1. april 2009 BT/lt J.nr / Referat af Aalborg Universitets bestyrelsesmøde 1-09,

Transkript

1 Godkendt på bestyrelsens møde 2-09, Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg Tlf Fax april 2009 BT/lt J.nr / Referat af Aalborg Universitets bestyrelsesmøde 1-09, EKSTERNE MEDLEMMER: Lars Bonderup Bjørn Kari Tove Elvbakken Freddy Frandsen Frank Jensen Anne Knudsen Birgitte Possing INTERNE VIP-MEDLEMMER: Ann-Dorte Christensen Kenn Steger-Jensen INTERNT TAP-MEDLEM: Lisbeth Rosted INTERNE STUDENTERMEDLEMMER: Martin Hundebøll Carsten Rune Jensen FASTE DELTAGERE UDEN STEMMERET: Finn Kjærsdam Hanne K. Krogstrup Peter Plenge Til stede Fraværende Med afbud Uden afbud Mødet begyndte kl.: Mødet sluttede kl.: Referent: BT/LKJ Næste ordinære møde:

2 1. Godkendelse af dagsorden til bestyrelsens møde 1-09, Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referat af bestyrelsens møde 5-08, Bilag: A. Sagsfremstilling af vedr. referat af møde 5-08, B. Foreløbigt referat af bestyrelsens møde 5-08, af (Bilagene er kun udsendt til bestyrelsen). Det blev besluttet, at man i referatet af møde 5-08, skulle foretage en enkelt ændring. Side 3, 3. afsnit, således at 2. punktum kommer til at lyde som følger: Overførsel af opsparing sker i det omfang, at dette er muligt inden for rammerne af egenkapitalen på INS og HUM, mens SAMF ikke opererer med egenkapital/opsparing på institut- og studienævnsniveau. Referatet blev med denne ændring godkendt. 3. Valg til bestyrelsen 2008 Bilag: A. Sagsfremstilling af vedr. valg til bestyrelsen 2008 B. Valgresultatet for valggruppe 3 (studerende) FJ orienterede om resultatet af valget MH blev valgt ind i bestyrelsen, mens CRJ blev genvalgt. FJ ønskede MH velkommen i bestyrelsen. Ved lodtrækning blev CRJ genvalgt for 2 år, hvilket ikke fandtes at være hensigtsmæssigt, idet CRJ forventeligt afslutter sit studie i det sidste år af valgperioden. FJ henviste til, at valgudvalget må finde en løsning. Valget blev godkendt. 4. Orientering fra bestyrelsesformanden FJ orienterede om, at VTU har udarbejdet en køreplan for universitetsevalueringen Ledelsessekretariatet er i gang med dataindsamlingsarbejdet for AAU. Side 2 af 7

3 FJ oplyste bestyrelsen om, at AAU på nuværende tidspunkt er i gang med et større arbejde vedrørende AAU's tilstedeværelse i Esbjerg og København. AAU vil senere på året søge akkreditering af en lægeuddannelse. Det er vigtigt, at AAU til den tid har sikret sig regional opbakning og har oprustet sig, således alle formelle aspekter er på plads. FJ orienterede om, at der i øjeblikket er en proces i gang om tildeling af basisbevillinger. AAU vil gå efter at få vedtaget en vægtning, som vægter uddannelserne højest muligt. 5. Orientering fra rektor FK orienterede om, at UNIK-midlerne er blevet uddelt. Ministeren valgte 4 miljøer, hvor AAU desværre ikke var iblandt. I forbindelse med det danske universitetscenter i Beijing forventes der at blive åbnet op for udbud af uddannelser i udlandet. Ministeriet forventes at lave en liste over krav, som skal være opfyldt for at udbyde uddannelser i udlandet, og udbuddet af uddannelser i udlandet forventes fortsat at skulle godkendes af ministeriet. FK gjorde i øvrigt opmærksom på, at AAU for øjeblikket har en diskussion med VTU om geografisk begrænsning på en uddannelses akkreditering. Dekanstillingen på HUM er ved at blive opslået, og den forventes besat til sommer. Det forventes, at AAU forlader lokalerne på Sohngårdsholmsvej. Der er stor forskel på netto- og bruttokvadratmeter, og institutterne på Sohngårdsholmsvej vil gerne flytte ud på hovedcampus. Vedrørende regnskabsafslutningen oplyste FK, at AAU ikke kommer ud med så stort et minus, som forventet. Side 3 af 7

4 FK orienterede bestyrelsen om, at den strategiske handlingsplan for ligestillingen på AAU er udmundet i en handlingsplan for de ansvarlige aktører. Fremover vil man samle op på overgangsfrekvenser én gang om året, hvilket vil blive forelagt bestyrelsen. Der er ca. 35 studienævn på AAU. For øjeblikket arbejdes på en rationalisering ved at oprette 8-10 schools. Der vil blive ansat en studieleder på det enkelte område, og det nødvendige antal studienævn vil blive oprettet under hver school. School-strukturen vil blive drøftet på et senere møde i bestyrelsen. FK oplyste, at der foruden lægeuddannelsen arbejdes på at oprette en MBA-uddannelse, hvor man vil samle de masteruddannelser, som AAU allerede udbyder inden for ledelse. FK redegjorde for økonomien på INS, herunder, at man på hovedområdet vil begrænse sig mht. opslag af stillinger, ligesom forskningsfinansieringsmodellen og huslejemodellen er lagt ud til institutterne for at øge fokus på disse punkter. Under drøftelserne af de fremtidige besparelser på INS orienterede FK om undervisningsnormerne. Der forventes en reduktion, men AAU ligger stadig med en høj norm sammenlignet med andre universiteter. Det blev på bestyrelsesmødet aftalt, at det skal følges tæt, hvorledes besparelser i undervisningen indvirker på STÅ/gennemførelse. HKK orienterede bestyrelsen om mønsterbrydning, herunder at AAU er et udpræget mønsterbryderuniversitet det største i Danmark. HKK gjorde opmærksom på, at AAU stort set lever op til de forslag, som idégruppen for mønsterbrydning har opstillet. 6. Godkendelse af budget 2009 Bilag: A. Sagsfremstilling af vedr. budget 2009 B. Budget 2009 Erik Grave Kristensen og Kristian Trolle-Schultz deltog i dette punkt. FK redegjorde for resultatbudgettet Det samlede budget resulterer i samlede omkostninger på mio. kr. samt et forventet resultat på 26,5 mio. kr. Side 4 af 7

5 Bestyrelsen diskuterede det forhold, at INS har flere omkostninger end SAMF og HUM tilsammen. Det diskuteredes også, hvorvidt der kan være risici forbundet med, at tallene for SBi og INS er samlet. FK oplyste, at man havde valgt at lægge SBi under INS, fordi meningen var, at SBi skulle involveres i undervisningen. Der var således tale om en bevidst beslutning for at integrere SBi i INS. Bestyrelsen fandt det hensigtsmæssigt fremover at nedbryde INS-budgettet i mindre dele bl.a. ved at lade SBi optræde selvstændigt i budgetopstillingen (men stadig som en del af INS i budgetmodellen). FK orienterede om, at resultatbudgettet fremover skal styres af økonomicentrene. Der skal ske en økonomiopfølgning tre gange om året, og der skal reageres, når økonomien afviger væsentligt fra budgettet. EGK orienterede om, at næste periodeopfølgning vil ske pr. 30. april. FJ orienterede om, at man fra 2010 skal sigte mod kvartalsvise opfølgninger, og at målet for budget 2010 er et budget, hvor man samlet kan se indtægter og omkostninger. Ligeledes bør nyinvesteringer og afskrivninger fremgå, således det kan sikres, at disse er i balance. Budgettet blev godkendt. 7. Orientering om og underskrift af revisionsprotokollat Bilag: A. Sagsfremstilling af vedr. institutionsrevisors protokollat om forberedende revisionsarbejder 2008 B. Institutionsrevisors protokollat om forberedende revisionsarbejder 2008 af Michael Stenskrog deltog i dette punkt. Punktet blev flyttet til efter punkt 5. MS orienterede om, at der i november er sket en løbende revision, som følger op på revisorens anbefalinger fra året før. Der er en overordnet tillid til, at systemerne, som ligger til grund for årsrapporten, fungerer. MS oplyste, at han vil afholde et møde om, hvad der skal arbejdes med i henhold til anbefalingerne. Side 5 af 7

6 Det blev diskuteret, hvorvidt økonomistyringen fungerer tilfredsstillende. Det fungerer endnu ikke helt tilfredsstillende, men rammerne er nu på plads. MS understregede, at 2009 bliver det år, hvor man skal bevise, at økonomistyringssystemet er implementeret. Det skal undersøges, hvorvidt AAU har krav imod Jyske Invests hedgefond. 8. Forslag til og underskrift af Aalborg Universitets investeringspolitik Bilag: A. Sagsfremstilling af vedr. AAU s investeringspolitik B. Notat om AAU s investeringspolitik af FJ orienterede om, at der hovedsageligt er investeret i danske obligationer. EGK oplyste, at der i store træk henstår 40 mio. kr. i kontanter, 60 mio. kr. i danske obligationer samt 20 mio. kr. i aktier og øvrige obligationer. Sidstnævnte er de mere risikobetonede investeringer. Midlerne har i længere tid været stort set uændret anbragt og har indtil i år givet et årligt afkast på ca. 8 mio. kr. Det blev desuden oplyst, at der i 2008 siden finanskrisens start modsvarende er tabt ca. 19 mio. kr., primært i form af urealiserede kurstab, således at nettoeffekten for 2008 bliver et tab på ca. 11 mio. kr. Bestyrelsen er bevidst om, at der er tale om et risikoelement som følge af en beslutning om ikke straks at realisere beholdningen af værdipapirer. Det blev aftalt, at sidste punkt under Risikoeksponering skal omformuleres fra Kontante aftaleindlån på op til 50 % af investeringspuljen og med en bindingsperiode på maksimalt 1 år til Kontante aftaleindlån på 50 %.... Investeringspolitikken blev med ovennævnte ændring godkendt og underskrives på næste møde. 9. Orientering om Problem Based Learning (PBL) og AAU s aktiviteter på området Anette Kolmos var inviteret til dette punkt. Punktet blev udsat til møde 3-09 i juni. Side 6 af 7

7 10. Evaluering af bestyrelsens arbejde Bilag: A. Sagsfremstilling af vedr. evaluering af bestyrelsens arbejde B. FJ s notat af vedr. Corporate Governance Good Governance C. Selvevalueringsskema for bestyrelsen (Punktet var lukket bilagene er kun udsendt til bestyrelsen). Evalueringen af bestyrelsens arbejde flyttes til mødet i juni. Bestyrelsen gjorde dog opmærksom på, at rektors orientering fremover ønskes skriftligt evt. med en mundtlig fremhævelse af 2-3 punkter. 11. Meddelelser Bilag: A. Liste af over emner til behandling i bestyrelsen i 2009 Studentermiljøet drøftes på bestyrelsens møde i september. FK oplyste, at man har vedtaget, at der i år skal laves en trivselsundersøgelse for samtlige medarbejdere på AAU. FK meddelte, at den konkretisering af mål og midler i Rektors særlige fokusområder, som blev lovet på sidste møde, medtages i den strategiske handlingsplan. 12. Eventuelt Intet at bemærke. Side 7 af 7