Guide til kørsel i virksomheden

Guide til kørsel i virksomheden

Hej virksomhedsejer Møder med kunder og forretningspartnere kan være altafgørende for, om virksomheden kan skabe indtægter og overleve år efter år. Derfor kan kørsel være en vigtig parameter for en virksomhed. Det er dog en jungle at finde ud af, hvad du kan trække fra af udgifter vedrørende bilen og driften, der hører til, samt hvilke fradrag du er berettiget til. Vi har skrevet denne guide, fordi vi gerne vil hjælpe virksomhedsejere med at få styr på ikke bare regnskab, men også alt det andet omkring virksomhedsdriften, herunder kørsel i virksomheden. Hvad kan du trække fra i virksomhedens regnskab, og hvordan er det med momsen? De spørgsmål er måske nogle, du stiller dig selv, før du skal købe bil, eller hvis du allerede kører rundt ude på landevejen. Denne guide vil besvare disse og mange andre spørgsmål, hvilket potentielt kan spare dig for mange penge. Vi vil i den følgende guide lede dig gennem de vigtigste regler, som du skal være opmærksom på, når du skal navigere igennem SKATs mange regler og bestemmelser. I Billy tilbyder vi et regnskabsprogram til virksomhedsejere, som gerne vil have nemt økonomisk overblik. Du kan prøve regnskabsprogrammet gratis i 30 dage, ligesom vores mere end 30.000 brugere har gjort, på billy. dk. Her kan du også læse om vores samarbejdspartner Mileage Book, som løser problemstillingen med kørselsregnskabet via en app og en webløsning, der er integreret med Billy. God fornøjelse! Mange hilsner Billy 2

Introduktion... 4 Skattefri kørselsgodtgørelse eller fradrag... 4 Skattefri kørselsgodtgørelse af erhvervsmæssig kørsel ud fra faktiske udgifter... 4 Fradrag for erhvervsmæssig kørsel ud fra faktiske udgifter...7 Tre typer biler... 8 Gule plader... 8 Papegøjeplader... 9 Hvide plader...11 Kørselsgodtgørelse vs. fradrag af udgifter...12 3

Introduktion Der er flere måder at behandle kørsel på i en virksomhed. Her skelner man imellem, om bilen er på hvide eller gule plader, og om bilen bruges privat eller udelukkende erhvervsmæssigt m.v. I denne guide forklarer vi, hvordan køb af bil og driftsudgifter kan håndteres i dit regnskab. Der kan altså være både tid og penge at spare, så det er værd at spidse blyanten. Skattefri kørselsgodtgørelse eller fradrag Når du kører erhvervskørsel i din private bil, er der to forskellige metoder, du kan vælge at benytte dig af: Skattefri kørselsgodtgørelse af erhvervsmæssig kørsel efter SKATs satser Den ene metode består i, at du får skattefri kørselsgodtgørelse efter SKATs satser. Hvis du ønsker at holde bilen helt uden for virksomheden og få skattefri kørselsgodtgørelse for din erhvervsmæssige kørsel, skal du vælge denne metode. På baggrund af et kørselsregnskab, som generelt bliver ført i en kørebog, får du skattefri kørselsgodtgørelse for hver kilometer, du har brugt din bil i virksomhedsregi. Du kan få kørselsgodtgørelse for: Kørsel til møder, erhvervsarrangementer, leverandører mm. (erhvervsmæssig kørsel) Kørsel mellem arbejdspladser. Husk, at kørsel mellem hjemmet og arbejdspladsen betegnes som privat kørsel. 4

SKATs satser er følgende: 2016 2015 Kørsel (bil eller motorcykel) op til 20.000 km/år 3,63 kr./km 3,70 kr./km Kørsel (bil eller motorcykel) ud over 20.000 km/år 1.99 kr./km 2,05 kr./km Kørsel på egen cykel, knallert eller EU-knallert 0,52 kr./km 0,52 kr./km For hver kilometer, du kører erhvervsmæssigt, kan du altså trække det tilsvarende beløb ud af virksomheden. Hvis du kører 10 km, kan du altså skattefrit trække 37 kr. ud. For at kunne dokumentere den erhvervsmæssige kørsel skal du lave et regnskab over dine kørte kilometer. Dette bliver kaldt en kørebog. En kørebog er en logbog, hvori du skriver alt ned, så der er styr på, hvor langt du kører og i hvilket ærinde. På den måde kommer der styr på, hvor meget kørselsgodtgørelse du er berettiget til. Kørebogen gør det muligt at dokumentere din erhvervsmæssige kørsel, så du ikke risikerer, at skattemyndighederne kommer efter dig. Kørebogen skal indeholde følgende oplysninger: Navn og privatadresse Firmanavn og firmaadresse Bilens registreringsnummer Beskrivelse af kørslens erhvervsmæssige formål Dato for kørslen Kørslens mål og eventuelle delmål Angivelse af antal kørte kilometer De anvendte satser Beregning af kørselsgodtgørelsen. 5

Der er ikke krav om, at man bruger en bestemt blanket til sin kørebog, men det kan være en fordel at bruge den samme systematik fra gang til gang. Virksomheden Mileage Book, som Billy har et samarbejde med, har udviklet en app og en online kørebog, som du kan integrere med Billy. Den kan varmt anbefales. Med Mileage Book slipper du for manuelt at indtaste dit kørselsregnskab i Excel-ark eller udfylde kørebog med pen og papir. Din kørebog udfyldes automatisk via en app, hvor dato, start- og slutadresse samt den kørte distance registreres automatisk. Ligeledes udregnes din kørselsgodtgørelse automatisk efter de aktuelle satser. Når du afslutter dit kørselsregnskab, bliver de økonomiske posteringer overført til Billy med et enkelt klik. Med Mileage Book sparer du altså tid på både registrering og administration af din erhvervskørsel, og samtidig struktureres dit kørselsregnskab efter SKATs regler.sdesefasefafbook sparer du altså tid på både registrering og administration af din erhvervskørsel og samtidig struktureres dit kørselsregnskab efter SKATs regler. Læs mere om integrationen her: https://www.billy.dk/appstore/mileagebook/ Hvis du vælger at få kørselsgodtgørelse, skal alle andre biludgifter holdes uden for virksomhedens regnskab. Rent bogføringsmæssigt er der to måder at bogføre din kørselsgodtgørelse på. Du kan enten bogføre den med jævne mellemrum til en senere udbetaling eller bogføre den som en direkte udbetaling, hvis du har fået udbetalt kørselsgodtgørelsen. Hvordan det håndteres i Billy, kan du læse her: Fradrag for erhvervsmæssig kørsel ud fra faktiske udgifter En anden måde er at få fradrag for bilens faktiske udgifter ved den erhvervsmæssige kørsel inklusive afskrivninger. Det vil sige, at du kan træk- 6

ke alle udgifterne fra i den procentsats, du har, i forhold til hvor meget du kører i bilen erhvervsmæssigt kontra privat. Lad os sige, at din kørebog viser, at du kører 40 % privat og 60 % erhvervsmæssigt. Du har købt en bil for 200.000 og haft 20.000 kr. i omkostninger til benzin m.v., så du vil kunne opstille følgende beregning: Afskrivning (Max 25% af saldoværdien): Kr. 50.000 Driftsudgifter: Kr. 20.000 Udgifter i alt: Kr. 70.000 Regulering for privat kørsel (-40%) Kr. -28.000 Endeligt fradrag: Kr. 42.000 I ovenstående eksempel vil du kunne få fradrag for 42.000 af de 70.000 kr. Det resterende beløb (28.000 kr.) skal tages ud af regnskabet igen og i stedet bogføres som en privat udgift. Hvis du ikke fører en kørebog, vil SKAT normalt anerkende en årlig privat kørsel på 8.000 km. Det vil sige, at stod kilometertælleren på 0 ved årets start og på 10.000 ved årets afslutning, så vil SKAT normalt anerkende en fordeling, der hedder 80 % privat og 20 % erhverv. Dog anbefaler vi, at du fører en kørebog, så der er 100 % styr på tingene. Det vil betyde, at 80 % af de udgifter, man har bogført i regnskabet som en udgift, skal tages ud igen og betragtes som en privat udgift i stedet. Det kan derfor være en rigtig god idé at føre kørebog, hvis du også bruger bilen privat og har mere end 20 % erhvervsmæssig kørsel i den. 7

Det skal nævnes at denne metode ikke er mulig, hvis man har et IVS eller APS. Fri bil Den sidste type fradrag vi kommer ind på er beskatning af fri bil. Her tager man bilen ind i virksomheden og trækker alt fra, og bliver derimod beskattet af fri bil. Så hvis du kører privat i en bil, som din arbejdsgiver eller din virksomhed, der er under virksomhedsskatteordningen, stiller den til rådighed for dig, har du fri bil til rådighed (firmabil). Det skal du løbende betale skat af. Reglerne er hvis du har fri bil til rådighed, skal du betale skat af en procentdel af bilens værdi plus et miljøtillæg. Det har ingen betydning for skatten, hvor meget du kører i bilen. Sørg for at skrive det på din forskudsopgørelse (hvis det ikke allerede står der), så du betaler skatten løbende gennem året. Tre typer biler Nu har du styr på kørselsgodtgørelse og kørselsfradrag, men hvordan er reglerne for de forskellige typer biler? Generelt findes der skatte- og momsmæssigt tre typer biler: biler med gule plader, biler med papegøjeplader og biler med hvide plader. Gule plader For biler med gule plader, som kun må bruges i virksomheden, er reglerne sådan, at du kan trække alle udgifter fra i SKAT, inklusive udgifter vedrørende driften af bilen, såsom brændstof og reparationer. Samtidig er der fuldt momsfradrag. Når du køber en bil på gule plader, sparer du både registreringsafgift og moms. Da SKAT regner med, at bilen kun bruges i erhvervsmæssig sammenhæng, er det derfor strengt forbudt at køre i bilen privat. 8

Bogføringsmæssigt skal udgifterne posteres på en udgiftspost, medmindre de skal bogføres som et aktiv, og du kan trække købsmoms fra: Bogføringseksempel på driftsudgift: Du har købt benzin for 625 kr. inkl. moms. Du bogfører i kassekladden, hvor du vælger udgiftskontoen Transport og rejser e.l., vælger momssatsen Købsmoms 25 % og vælger banken som modkonto. Bogføringseksempel på bilkøb: Du har købt en varevogn for 40.000 kr. inkl. moms. Du bogfører i regningssektionen, hvor det vigtigste er, at du vælger en udgiftskategori af typen Anlægsaktiv. Du kan oprette en konto til formålet og eventuelt kalde den Indkøb af bil. Da bilen er på gule plader, har du mulighed for momsfradrag og skal sætte momssatsen til at være Købsmoms (25 %). Husk, at du også har mulighed for at vælge den anden metode, hvor du får kørselsgodtgørelse. Det kan du få, hvis du ikke vil lave et regnskab, hvori du fratrækker udgifterne i virksomheden. Det sker som sagt efter statens takster, og som dokumentation til SKAT skal du føre en kørebog over, hvor meget du bruger bilen i virksomheden henholdsvis privat. Papegøjeplader Hvis du vil bruge din varebil på gule plader til privat kørsel, skal den registreres til fuld eller delvis privat anvendelse. Du skal derfor betale privatbenyttelsesafgift og have papegøjenummerplader. Det koster pt. (2015) 1.180 kr. for et sæt papegøjenummerplader. Privatbenyttelsesafgift bliver opkrævet sammen med vægtafgiften, og afgiften afhænger af bilens totalvægt. Hvis du bruger bilen både til privat og erhvervsmæssig kørsel, betaler du halvdelen af afgiften: 9

Bilens totalvægt Registreret første gang efter 2. juni 1998 til og med 24. april 2007 Registreret første gang den 25. april 2007 eller senere Til og med 2 tons Kr. 990 Kr. 5.510 Over 2 til og med 3 tons Kr. 5.510 Kr. 5.510 Over 3 til og med 4 tons Kr. 5.510 Kr. 16.380 Skattemæssigt får du fradrag i forhold til, hvor meget den bliver brugt i virksomheden. Hvis du for eksempel bruger bilen 50 % erhvervsmæssigt, kan du trække 50 % af udgifterne og afskrivningerne fra i virksomheden. Momsmæssigt kan du ikke få momsfradrag for købet af bilen, sådan som du kan ved gulpladebiler. Du kan dog få momsfradrag ved driftsudgifter som brændstof, reparationer og færgebilletter. Dette gælder alle driftsudgifter, hvilket vil sige, at det også gælder for driftsudgifter vedrørende privat kørsel til f.eks. benzin. Bogføringseksempel på 50 % fradrag af købsmoms: Du har købt benzin for 625 kr., hvoraf 125 kr. er moms. Dvs. at du kan få 62,50 kr. i fradrag. Du bogfører i kassekladden, hvor du laver tre linjer: Debet Kredit Kørsel Kr. 562,5 - Købsmoms (25%) Kr. 62,5 - Bank - Kr. 625 Med papegøjeplader har du også mulighed for at vælge kørselsgodtgørelse i stedet. Det indebærer som sagt, at du som dokumentation til SKAT skal føre en kørebog over, hvor meget du bruger bilen erhvervsmæssigt. 10

Hvide plader Hvis du vælger at bruge metoden, hvor du trækker udgifterne fra i virksomheden, og du har en personbil eller en privat bil, kan du ikke få momsfradrag. Det gør, at du hverken kan trække momsen fra ved købet af bilen eller ved driftsudgifterne. Samtidig skal du heller ikke betale moms, hvis du på et tidspunkt vælger at sælge bilen. Du kan dog fratrække udgifterne i virksomheden i forhold til det omfang, du bruger bilen privat. Så hvis du bruger bilen 50 %/50 %, kan du trække halvdelen af en benzinregning fra i virksomheden, men uden momsfradrag. Bogføringseksempel på fradrag af 50 % af regning: Hvis du kan trække halvdelen fra, skal du bogføre den ene del som en udgift i virksomheden uden moms, mens den anden del i stedet skal bogføres som en privat udgift. Det gør du ved at bruge kontoen Mellemregning med ejer og kassekladden. Debet Kredit Kørsel Kr. 312,5 - Mellemregning med ejer Kr. 312,5 - Bank - Kr. 625 På denne måde får du bogført, at beløbet er blevet trukket ud af din bankkonto, således at halvdelen er en udgift i virksomheden, og den anden halvdel er en privat udgift, som din virksomhed har lagt ud for. Her skal huskes, at du skal føre en kørebog for at kunne dokumentere, hvorfor du er berettiget til at trække de udgifter fra. Her har du også mulighed for at vælge at få kørselsgodtgørelse efter SKATs takster, og du skal derfor føre kørebog. 11

Kørselsgodtgørelse vs. fradrag af udgifter Nu spørger du sikkert, hvad der bedst kan betale sig. At få kørselsgodtgørelse eller trække udgifterne fra i dit regnskab? Det kommer helt an på, hvor meget der køres erhvervsmæssigt, og hvilken bil der køres i. I de fleste tilfælde kan det dog bedst betale sig at køre i egen bil og dermed opnå den skattefri kørselsgodtgørelse, og det kan selvsagt også betale sig, hvis man vælger en bil, som kører langt på literen. Forhold, der taler for at trække udgifterne fra Mindre end 50 % erhvervsmæssig kørsel Et stort samlet kørselsbehov, hvoraf en væsentlig del er privat Store driftsomkostninger Højt værditab på bilen. Forhold, der taler for at få kørselsgodtgørelse Et stort erhvervsmæssigt kørselsbehov Lavt værditab på bilen Små driftsomkostninger, f.eks. benzinforbrug, reparation osv. Det er dog vanskeligt at give et entydigt svar på, hvornår det økonomisk er mere fordelagtigt at vælge det ene frem for det andet. Det vil kræve en konkret beregning at kunne svare på, hvad der er mest fordelagtigt. Typisk viser beregninger, at man skal vælge fri bil, hvis antallet af erhvervsmæssige kilometer er lavt i forholdv til de private kilometer. Omvendt kan det være en fordel at vælge egen bil, hvis der køres meget erhvervsmæssigt især hvis der er tale om en billig bil da udbetalingen af skattefri kørselsgodtgørelse er med samme sats, uanset hvilken bil medarbejderen anvender (ny, brugt, billig eller dyr). Du kan hurtigt få en indikation af, hvilken løsning der passer dig bedst, ved at gå ind på: http://www.fdm.dk/biler/bilkoeb/firmabil-eller-egen-bil 12