Afdelingsbestyrelsens udgifter
Udgivet november 2011, revideret 2016 Tekst: Layout: Fotos: Tryk: Anna Jepsen Isholdt, Ida Jørgensen, Elly Borg, Kurt Rytter, Charlotte Enemark, Christian Heilesen KAB Colourbox Litotryk A/S
Indholdsfortegnelse INDHOLDFORTEGNELSE 3 FORORD 4 INDLEDNING 5 Opbygning af pjecen 5 UDGIFTER TIL AFDELINGSBESTYRELSENS EGET ARBEJDE 2 MODELLER 6 Rådighedsbeløb 6 Skattefri godtgørelse 6 1. RÅDIGHEDSBELØBET 7 Hvad dækkes af rådighedsbeløbet 7 Aviser 7 Gaver 7 Parkeringsgodtgørelse 8 Repræsentation 8 Taxaregninger 8 Tidsskrifter 8 Tog-/busbilletter 8 Udbetaling af rådighedsbeløb 9 2. ANDRE UDGIFTER 12 Afdelingsbestyrelsens/afdelingens beboeraktiviteter 12 Beboerblad 12 Befordring/kørselsgodtgørelse 12 It 13 Honorar til kunstnere, musikere, foredragsholdere m.fl. 13 Klubber 14 Kurser 14 Lokaler til afdelingsbestyrelsen 15 Løn/honorar 15 Incokort 15 Parkeringsbøder/parkeringsafgifter 15 Selskabslokaler 15 Tabt arbejdsfortjeneste 15 Telefon (fastnet eller mobil) 16 Tøj 16 Udvalg/underudvalg 16 Videokamera/fotografiapparat 16 BILAG 17
Forord Jeres opgaver i afdelingsbestyrelsen er mange og forskellige de varierer desuden ganske meget fra afdeling til afdeling. Fælles for de fleste afdelinger er, at det er praktisk, at I som afdelingsbestyrelse har et rådighedsbeløb, så I kan afholde de udgifter, der er forbundet med jeres virke. Det årlige rådighedsbeløb er en del af afdelingens budget, og som altid når en bestyrelse forvalter en kassebeholdning, er det en god idé for alle parter, at der er aftalte retningslinjer for administrationen af pengene. Derudover er der en del regler for rådighedsbeløbet og øvrige udgifter, I afholder i forbindelse med aktiviteter i afdelingen, som I skal være opmærksomme på. For at undgå usikkerhed ved fortolkning af disse regler og for at sikre at der ikke efterfølgende kan rettes kritik mod jeres arbejde i afdelingsbestyrelsen, har KAB udarbejdet denne pjece med beskrivelse af gældende regler samt de retningslinjer og anbefalinger, der er i KAB for administrationen af rådighedsbeløbet og andre udgifter. KAB anbefaler i øvrigt, at I i afdelingsbestyrelsens forretningsorden medtager bestemmelser om valg af kasserer, dennes beføjelser, underskriftsregler m.v. Bagerst i pjecen er der eksempler på blanketter, I bedes benytte. Blanketterne hentes fra www.kab-bolig.dk under Tryksager > Blanketter > Bestyrelser eller fås ved henvendelse på ejendomskontoret eller i kundecenteret. Kjeld Poulsen Formand Margrete Pump Kundedirektør 4
Indledning De udgifter, I har i forbindelse med arbejdet i afdelingsbestyrelsen, herunder rådighedsbeløbet, er en del af afdelingens budget og dermed af beboernes huslejekroner. Derfor skal udgifterne afholdes under ansvar over for afdelingens beboere. Ifølge lov om almene boliger må der ikke udbetales løn eller honorar (vederlag) til medlemmer af afdelingsbestyrelsen. I skal dog ikke som bestyrelsesmedlemmer have direkte udgifter ved bestyrelsesarbejdet - rimelige, dokumenterede udgifter kan derfor refunderes. I praksis sker det for det meste ved, at I som afdelingsbestyrelse får udbetalt et beløb i rater i takt med, at I afholder udgifterne. Et såkaldt rådighedsbeløb. Udgifter, I skal afholde i forbindelse med arbejdet i afdelingsbestyrelsen eller i forbindelse med beboeraktiviteter, som I i afdelingsbestyrelsen sætter i gang, skal medtages i afdelingens budget og godkendes af afdelingsmødet. Herefter er det jeres opgave at sikre, at der ikke sættes aktiviteter i gang, der ikke er dækning for i budgettet, og som ikke er særskilt vedtaget af afdelingsmødet. I skal altså som afdelingsbestyrelse sikre, at budgettet overholdes. Særligt skal I desuden være opmærksomme på habilitetsbestemmelserne i almenboligloven i forvaltningen af rådighedsbeløbet og i arbejdet i afdelingsbestyrelsen i øvrigt. Det er vigtigt, at I som afdelingsbestyrelsesmedlemmer overholder Almenboliglovens bestemmelser om habilitet, 17 og 18. Det betyder for det første, at I som medlemmer af afdelingsbestyrelsen skal indberette til kommunalbestyrelsen, hvis I har en nær økonomisk tilknytning til byggevirksomhed uden for jeres boligorganisation. For det andet betyder det, at I som medlemmer af afdelingsbestyrelsen ikke må deltage i behandlingen af sager, hvor I selv, jeres familie eller andre nært knyttede personer har en særinteresse. Under alle omstændigheder skal I udfylde blanketten Habilitetserklæring - tro og love erklæring for bestyrelsesmedlemmer, der er vist i bilag 1, og sende den ind til kundecenteret. I skal som afdelingsbestyrelsesmedlemmer desuden være opmærksomme på, at det kun er egne udgifter i forbindelse med bestyrelsesarbejdet, der dækkes. Inviterer I f.eks. ægtefæller med til arrangementer for afdelingsbestyrelsen, betales udgifterne hertil ikke af afdelingen. Opbygning af pjecen Først beskrives de 2 modeller, I kan vælge imellem til dækning af jeres udgifter i forbindelse med afdelingsbestyrelsens arbejde. I kapitel 1 redegøres nærmere for reglerne i den mest anvendte model, rådighedsbeløb. Der gives eksempler på, hvilke udgifter der dækkes af rådighedsbeløbet og proceduren for udbetaling og bogføring af rådighedsbeløb beskrives. Kapitel 2 handler om de regler, der er for udgifter, der ikke kan dækkes af rådighedsbeløbet. Vi har valgt at benævne disse andre udgifter. Til sidst i pjecen er der eksempler på de blanketter, der skal benyttes, samt vejledninger til disse. 5
Udgifter til afdelingsbestyrelsens eget arbejde 2 modeller De beskedne udgifter, der er i forbindelse med jeres eget arbejde i afdelingsbestyrelsen, kan dækkes på to måder, nemlig: 1. Rådighedsbeløb 2. Skattefri godtgørelse I skal meddele KAB, hvilken en af de to modeller, I vil benytte i jeres afdelingsbestyrelse med dokumentation for jeres beslutning. Rådighedsbeløb Vælger afdelingsbestyrelsen at få dækket udgifterne gennem udbetalingen af et rådighedsbeløb, betyder det, at I får udlagt en mindre kassebeholdning. Dette er den mest benyttede måde at få dækket afdelingsbestyrelsens udgifter på. Rådighedsbeløbet vil typisk dække udgifter til kaffe, te, vand, fortæring, kontorartikler og andre småanskaffelser. Et rådighedsbeløb på 2.000-3.000 pr. afdelingsbestyrelsesmedlem pr. år er normalt. I skal huske at budgetlægge rådighedsbeløbet. Beløbet udbetales, som hovedregel, i flere rater enten fra kundecenteret i KAB eller fra ejendomskontoret, hvis jeres afdeling har en ejendomsleder. Skattefri godtgørelse En anden mulighed, for at få dækket jeres udgifter i afdelingsbestyrelsen, er, at I vælger, at hvert afdelingsbestyrelsesmedlem får en skattefri godtgørelse. Dette forudsætter, at I har fravalgt rådighedsbeløbet, og i stedet som enkeltmedlemmer selv afholder de udgifter, der er i forbindelse med jeres arbejde i afdelingsbestyrelsen. Arbejdende suppleanter har også mulighed for at modtage skattefri godtgørelse. I 2016 er det beløb, I hver især kan modtage for afholdelse af udgifter i forbindelse med afdelingsbestyrelsesarbejdet (f.eks. udgifter til papir, porto, ringbind m.v.) 1.400 om året. I skal huske at budgetlægge udbetalingsbeløbet. Betingelsen, for at I som ulønnede bestyrelsesmedlemmer kan modtage skattefri godtgørelse uden personligt at skulle indtægtsbeskattes, er at godtgørelsen udbetales til dækning af udgifter, som I hver især afholder på afdelingens vegne. Ønsker I skattefri godtgørelse i afdelingsbestyrelsen i stedet for rådighedsbeløb, skal I rette henvendelse til kundechefen, hvor I også vil kunne få nærmere information. Der er faste regler for, hvad der kan dækkes af rådighedsbeløbet, og hvordan udgifterne skal bogføres. Dette er nærmere beskrevet i pjecens første kapitel. 6
1. Rådighedsbeløbet Rådighedsbeløbet er, et mindre beløb, der stilles til rådighed for jer i afdelingsbestyrelsen, så I som enkelte medlemmer ikke selv skal have udgifter i forbindelse med bestyrelsesarbejdet. I skal dog være opmærksomme på, at der er regler for, hvad der kan dækkes af rådighedsbeløbet, samt hvordan det skal bogføres. Vælger I at få udbetalt et rådighedsbeløb, skal I i afdelingsbestyrelsen udarbejde et samlet regnskab over rådighedsbeløbet baseret på de regnskabsskemaer, I indsender. Se nærmere om dette under afsnittet Procedure for udbetaling og bogføring. På det årlige regnskabsmøde skal regnskabet (regnskabsskemaet) med tilhørende bilag være tilgængeligt. Hvad dækkes af rådighedsbeløbet Nedenfor er eksempler på de udgifter, I kan få dækket via rådighedsbeløbet, samt en beskrivelse af på hvilke konti beløbene skal konteres. Oversigten er i alfabetisk orden. Efter eksemplerne vises en oversigt over alle konti, der benyttes i forbindelse med afdelingens rådighedsbeløb. Aviser I kan i afdelingsbestyrelsen vedtage, at der over rådighedsbeløbet afholdes udgifter til avishold. Dette kræver dog, at avisen kan anses som vigtig for afdelingsbestyrelsens arbejde og viden om, hvad der foregår i lokalområdet. Avishold kan derfor kun omfatte lokale aviser. Avisudgifter konteres på konto 119-4001 Rådighedsbeløb eller konto 119-4099 Diverse. Gaver I har som afdelingsbestyrelsen mulighed for - indenfor rimelighedens grænser - at give gaver til jubilæer og andre festlige begivenheder. Disse gaver vil normalt blive dækket af afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb. Vær opmærksom på, at gavekort som udgangspunkt ikke bør gives som gave, da gavekort sidestilles med kontanter og dermed er skattepligtige for modtageren. Hvis gaverne er særskilt budgetteret i afdelingens bud- 7
Taxaregninger Taxaregninger, som skyldes afdelingsbestyrelsesarbejdet, kan I få refunderet over jeres rådighedsbeløb. På taxaregningerne skal I angive tid, kørselsstrækning og årsag til regningen. Taxaregninger konteres på konto 119-4001 Rådighedsbeløb eller konto 119-4099 Diverse. Tidsskrifter Udgiften til beskedent tidsskriftshold, der er relevant for afdelingen, kan I afholde over jeres rådighedsbeløb. get, og altså ikke afholdes over rådighedsbeløbet, kan de blive refunderet via KAB. I skal i så fald fremsende de attesterede bilag til kundecenteret. Bemærk, at der i jeres afdeling eller organisation kan være formuleret en lokal politik på området. Gaver konteres enten på konto 119-4001 Rådighedsbeløb eller konto 119-8990 Diverse. Parkeringsgodtgørelse Hvis I bruger jeres egen bil i forbindelse med afdelingsbestyrelsesarbejdet, og derfor skal betale parkeringsafgifter, kan udgiften til disse refunderes over jeres rådighedsbeløb. I skal huske at angive tid, sted og årsag sammen med parkeringsbilletterne. Parkeringsgodtgørelse konteres på konto 119-4001 Rådighedsbeløb eller konto 119-4099 Diverse. Repræsentation Som afdelingsbestyrelsesmedlemmer har I normalt ikke repræsentation. Hvis der undtagelsesvis er tale om denne form for udgifter, kan I få dem refunderet via jeres rådighedsbeløb. I skal på bilaget påføre deltagere, tid, sted og klare oplysninger om, hvad udgiften omfatter. Udgiften konteres på konto 119-4001 Rådighedsbeløb eller konto 119-4099 Diverse. Tog-/busbilletter Tog- og busbilletter, i forbindelse med jeres arbejde i afdelingsbestyrelsen, kan refunderes over jeres rådighedsbeløb. På billetterne skal I angive tid, strækning og årsag. Udgiften konteres på konto 119-4001 Rådighedsbeløb eller konto 119-4099 Diverse. Kontering Følgende konti kan benytt es i forbindelse med afregning af rådighedsbeløbet: Kontorholdsudgift er 119-4003 Mødeudgift er 119-4008 Inventar 119-4009 Vedligeholdelse: 119-4010 Diverse 119-4099 Rådighedsbeløb 119-4001 Repræsentationsudgifter konteres på konto 119-4001 Rådighedsbeløb eller konto 119-4008 Mødeudgifter. 8
Procedure for udbetaling og bogføring Rådighedsbeløbet udbetales, som tidligere beskrevet, i flere rater. Beløbet udbetales fra kundecenteret i KAB eller fra ejendomskontoret, hvis I i afdelingen har en ejendomsleder. Følgende er en beskrivelse af proceduren for henholdsvis udbetaling af rådighedsbeløb, oprettelse af en foreningskonto og bogføring af rådighedsbeløb (regnskab) Udbetaling af rådighedsbeløb 1. I meddeler KAB, hvem der er valgt til afdelingsbestyrelsen, herunder hvem der er valgt som formand, kasserer m.v. Benyt blanketten Valg til afdelingsbestyrelse, vist i bilag 2. 2. Når I har behov for udbetaling af rådighedsbeløb, retter kassereren henvendelse til kundecenteret eller ejendomskontoret om udbetaling. 3. Bemærk, at udbetaling af rådighedsbeløbet kun kan ske, hvis I har aflagt regnskab for tidligere udbetalte beløb (se nærmere under afsnittet Regnskab ). Hvis der søges om udbetaling af større beløb, end der er afsat i budgettet, skal KAB have en tilkendegivelse om at afdelingsbestyrelsen er opmærksom på dette. 4. Rådighedsbeløbet overføres til den bankkonto, I som afdelingsbestyrelse har oprettet - jf. afsnittet Oprettelse af bankkonto. 9
Oprettelse af bankkonto Som følge af nye lovgivningsmæssige krav vedr. bankdrift er der kommet nye regler for oprettelse af lokale konti til afdelingsbestyrelser. Konti til afdelingsbestyrelser kan ikke længere opføres som en privat konto (eksempelvis formandens), men skal være en konto oprettet af boligorganisationen på boligorganisationens CVR-nummer. Tidligere var det således, at afdelingsbestyrelserne kunne oprette foreningskonti i banken uden egentlig skattemæssig dokumentation, men nu kan konti udelukkende oprettes med tilknytning til et CVR-nummer. På baggrund af dette er det nu desværre blevet en mere kompliceret opgave at oprette en lokal konto til eksempelvis en afdelings formand. KAB hjælper derfor boligorganisationen og afdelingen med at oprette og ændre konti. Ønsker afdelingsbestyrelsen at få oprettet en lokal konto, kan afdelingen derfor rette henvendelse til afdelingens kundecenter i KAB. 10
Regnskab 1. Hver gang I afholder en udgift, eller I får en indtægt, skal I ajourføre regnskabsskemaet. Se konteringsvejledningen i KAB for korrekt kontering. Regnskabsskemaet kan I rekvirere hos KAB, eller downloade fra KAB s hjemmeside: www.kab-bolig.dk under Tryksager > Blanketter > Bestyrelser. Blanketten Afregning af rådighedsbeløb, er det regnskabsskema, I skal benytte til afregning af rådighedsbeløb. Et eksempel på dette er vist i bilag 3. Der er desuden en vejledning, og i skemaet er der tilføjet et tænkt eksempel. 2. Regnskabsskemaet skal I dels sende, når I har behov for at få udbetalt yderligere rater af rådighedsbeløbet, dels når afdelingens regnskabsår slutter. Det er vigtigt, at I vedlægger en kopi af jeres bankkontoudskrift. Regnskabsskemaet skal sendes til kundecenteret eller ejendomskontoret. 3. I kundecenteret gennemgås regnskabsskemaet med de tilhørende bilag, men der bliver ikke foretaget en egentlig revision. Husk at få en kvittering, når I køber varer eller tjenesteydelser den skal I bruge, når I aflægger regnskab. Kvitteringen skal indeholde navn, adresse og CVRnummer på leverandøren samt en specifikation af de leverede ydelser eller varer. Der kan dog være tilfælde, hvor CVR-nummeret ikke er oplyst, f.eks. direkte kassekvitteringer i detailforretninger. I skal i afdelingsbestyrelsen altid påføre bilaget oplysning om, i hvilken forbindelse I har afholdt udgiften. Hvis udgiften ikke vedrører hele afdelingsbestyrelsen, skal der anføres, hvilke personer udgiften vedrører. I må ikke bruge standardiserede blå eller røde bilag. Benyt hellere fortløbne dags dato kvitteringer. Vær løbende opmærksom på rådighedsbeløbets størrelse. Hvis der søges om udbetaling af større beløb, end der er afsat i budgettet, skal KAB have en tilkendegivelse om at afdelingsbestyrelsen er opmærksom på dette. Husk altid at alle bilag skal være underskrevet af den person, som har afholdt udgiften/indtægten og formanden eller næstformanden for jeres afdelingsbestyrelse. Er det formanden, der afregner, bør regningen være attesteret af næstformanden eller 2 bestyrelsesmedlemmer. Både kassereren og formanden bør underskrive regnskabsblanketten. Vær opmærksom på at tabt arbejdsfortjeneste og kørselsgodtgørelse ikke må udbetales af rådighedsbeløbet. Disse udgifter skal udbetales af KAB s Lønteam. Se nærmere under kapitel 2 Andre udgifter. 4. Hvis I er tvivl om kontering og lign ende, skal I kontakte kundecenteret. 11
2. Andre udgifter Dette kapitel handler om de udgifter, I kan have i afdelingsbestyrelsen, som ikke kan dækkes af rådighedsbeløbet, samt hvor disse udgifter budgetteres og konteres. Til sidst vises en oversigt over de konti, der benyttes i forbindelse med afdelingens andre udgifter. Afdelingsbestyrelsens/afdelingens beboeraktiviteter Udgifter til beboeraktiviteter, I som afdelingsbestyrelse sætter i værk, afholdes ikke over jeres rådighedsbeløb. De skal i stedet afholdes over særligt budgetterede poster for afdelingsbestyrelsens/afdelingens beboeraktiviteter. Det kan f.eks. være jubilæumsaktiviteter, sommerfester, fastelavnsfester, julestuer m.v. samt aktiviteter så som fælles vedligeholdelsesarbejder og beplantning, hvor der er beboerdeltagelse. I skal budgettere aktiviteterne særskilt, og de skal godkendes i forbindelse med afdelingens budget. Udgifterne er underlagt almindelig revision, og indgår som en del af regnskabet i jeres afdeling. Eventuelt bliver udgifterne specificeret i en note til regnskabet. Betaling kan ske via afdelingsbestyrelsens betalingskort / Netbank. Har afdelingsbestyrelsen ikke et betalingskort, skal I ved større beboeraktiviteter aftale udbetalingen af beløbet med kundecenteret. Som hovedregel skal betaling af større udgifter ske på den måde, at regninger attesteres af jer som afdelingsbestyrelse og indsendes til KAB. KAB foretager herefter bogføring og udbetaling. Til dækning af mindre udgifter kan I få udbetalt et disponibelt beløb. I dette tilfælde skal I, straks efter at I har afholdt udgiften, foretage afregning over for KAB. Dette sker ved, at I fremsender et evt. resterende beløb samt bilag for de afholdte beløb. Benyt her blanketten Afregning af udlæg, der er vist i bilag 4. Afdelingsbestyrelsens/afdelingens beboeraktiviteter budgetteres og konteres på konto 119-3000 Tilskud til fester og 119-3001 Tilskud til sociale foranstaltninger. Beboerblad I kan i afdelingsbestyrelsen eller på afdelingsmødet vælge at udgive et beboerblad for afdelingens beboere. Husk, at udgifterne skal fremgå af budgettet og regnskabet, og at der på beboermødet skal indhentes godkendelse af aktiviteten og afholdelse af udgiften hertil. Husk i øvrigt, at der altid skal udpeges en ansvarshavende redaktør af beboerbladet. I bør desuden være opmærksomme på, at der med udgivelsen kan være forbundet ret store udgifter og et stort arbejde. Udgiften konteres på konto 119-8242 Beboerblade. Befordring/kørselsgodtgørelse Hvis I har kørsel i egen bil i forbindelse med jeres bestyrelsesopgaver, kan I få udbetalt godtgørelse til dækning af udgifterne. Beløbet er skattefrit og i 2016 udgør det 3,63 pr. kørt kilometer indtil 20.000 km, hvorefter satsen falder til 1,99 12
It Hvis I indkøber it-udstyr, skal det fremgå af budgettet i jeres afdeling og være godkendt af afdelingsmødet. Indkøbt it-hardware og -licenser tilhører afdelingen. Ved udtræden af afdelingsbestyrelsen skal udstyr med programmer afleveres til det nye afdelingsbestyrelsesmedlem. Bemærk dog at afdelingen eller organisationen kan have en lokal politik på området. It i KAB kan efter nærmere aftale stille it-udstyr til rådighed for medlemmerne af jeres afdelingsbestyrelse. Dette ejes i så fald af KAB. It-politik for medlemmer i jeres afdelingsbestyrelse, herunder klarhed for brug af it-systemer, e-post og internetadgang, afskrivning af it-materiel og afdelingsbestyrelsens køb af afskrevne PC er m.v., fastlægges af boligorganisationen. It-udgifter vedrørende afdelingsbestyrelsen konteres enten på konto 119 8732 Indkøb it eller på konto 119 8733 PC-pakke afdeling. For at få godtgørelsen skal I føre et detaljeret kørselsregnskab, hvoraf det fremgår: hvor mange kilometer, der er kørt. hvornår, hvorfra og hvortil, der er kørt. formålet med kørslen. Kørselsregnskabet skal underskrives af den, der skal have godtgørelse. Anmodning om udbetaling af kørselsgodtgørelse skal attesteres af formand/næstformand eller 2 afdelingsbestyrelsesmedlemmer. Benyt blanketten Kørselsregnskab, der er vist i bilag 5, og indsend denne til KAB s Lønteam, der foretager udbetaling med førstkommende lønudbetaling samt lønangivelse til SKAT. Udgiften konteres på konto 119-8612 Befordring. Honorar til kunstnere, musikere, foredragsholdere m.fl. Der kan over kontoen for særlige aktiviteter udbetales honorar til kunstnere, julemænd, gøglere, musikere m. fl. Der skal ikke foretages skattetræk, men honoraret skal angives til SKAT, hvilket KAB sørger for. Det er derfor vigtigt, at I i afdelingsbestyrelsen ikke foretager kontant udbetaling til kunstneren, men i stedet lader KAB udbetale honoraret direkte til kunstneren. SKAT har opstillet nogle krav til udbetaling af honorarer. Kravene er: Honoraret lønangives som B-indkomst. Udbetaling må alene ske, når der opgives navn, adresse, CPR.-nr eller virksomhedsnummer (CVR/SEnummer). Ved udbetaling til ensembler (flere personer) skal beløbsmodtager spørges, om udbetalingen skal fordeles mellem ensemblets medlemmer. Hvis dette er tilfældet, skal fordelingen påføres udbetalingsblanketten, og den enkelte kunstners navn, adresse og CPR-nummer plus andel af honoraret skal opgives. I skal benytte blanketten Udbetaling af honorar til kunstnere, der er vist i bilag 6. 13
Honorarer konteres på kontoen for særlige aktiviteter, konto 118-3000 Tilskud til fester. Klubber Der kan via afdelingens regnskab bevilges tilskud til klubber i afdelingen. Det kan være akvarieklubber, strikkeklubber, billardklubber, solarieklubber, bowlingklubber, genbrugsklubber m.v. Det er en forudsætning for tilskud, at alle afdelingens beboere skal have mulighed for at tilmelde sig og deltage i klubbens aktiviteter. Tilskuddet kan variere efter aktivitet og deltagerantal. Som afdelingsbestyrelse bør I altid kræve, at der præsenteres et regnskab fra klubben, hvis der er ydet tilskud fra afdelingen, og/eller hvis der er stillet lokale gratis til rådighed. Mange steder er afdelingsbestyrelsens kasserer født revisor for en beboerklub. Husk at udfylde blanketten Afregning af udlæg. Se bilag 4 Udgiften konteres på konto 119-3001 Tilskud til klubber, foreninger m.v. I kan også i afdelingsbestyrelsen vælge at lade klubben betale for leje af lokale og andre lokaleudgifter (vand, varme, el) gennem et klubkontingent. Hvis beboere i jeres afdeling ønsker at benytte lokaler til lukkede klubber, dvs. klubber der ikke er åbne for alle afdelingens beboere, må afdelingen ikke yde tilskud eller stille lokaler gratis til rådighed. Klubberne skal i disse tilfælde betale almindelig markedsleje for lokalerne, og der skal udfærdiges en lejekontrakt. Kurser Hvis I deltager i kurser/studier af betydning for jeres arbejde i afdelingsbestyrelsen, betales udgifterne enten af afdelingen eller af boligorganisationen. Deltagelse i relevante kurser er skattefri. Vær opmærksom på, at der i de enkelte boligorganisationer kan være forskellige regler for deltagelse i kurser. Vær desuden opmærksom på, om der er afsat midler i budgettet til kurset. Kursusudgifter budgetteres og konteres i afdelingsregnskabet på konto 119-4002 Kurser eller i organisationsregnskabet på konto 502-1401 Kurser. 14
Lokaler til afdelingsbestyrelsen I kan som afdelingsbestyrelse indrette mødelokaler, kontorlokaler m.v. til brug for jeres daglige arbejde. Indretningen og driften af lokalerne afholdes over afdelingens budget, og udgiften skal godkendes af afdelingsmødet. Udgiften konteres på konto 118 - (3xxx) Møde- og selskabslokaler. Løn/honorar I henhold til lov om almene boliger udbetales der ikke løn eller honorar til afdelingsbestyrelsesmedlemmer. I forbindelse med deltagelse i særlige arrangementer og kurser kan I dog modtage godtgørelse for tabt arbejdsfortjeneste i de tilfælde, hvor der rent faktisk er tale om løntræk fra arbejdsgiveren. Den tabte arbejdsfortjeneste skal være dokumenteret ved et brev fra arbejdsgiveren om, at der er foretaget løntræk, og hvor stort løntrækket har været. Udbetaling skal attesteres af formand/næstformand eller af 2 bestyrelsesmedlemmer. Der kan kun udbetales et beløb, der svarer til den faktiske tabte arbejdsfortjeneste. Incokort KAB har en aftale med firmaet Inco, som giver mulighed for, at I som afdelingsbestyrelse kan få et Incokort. Kortet giver adgang til Inco-butikkerne, men er ikke noget kredit- eller kontokort. Formålet med ordningen er at give afdelingerne mulighed for at foretage indkøb til fester m.v. til lavest mulige priser. Benyt blanketten Bestilling af INCO-kort, der er vist i bilag 7. Parkeringsbøder/parkeringsafgifter Husk at parkeringsbøder (parkeringsafgifter) altid betales af den person, der har fået bøden. I må som afdeling/ afdelingsbestyrelse ikke betale for denne udgift. Det samme gælder naturligvis fartbøder. Selskabslokaler Såfremt I som afdelingsbestyrelse selv forestår udlejning af selskabslokaler, skal alle udgifter og indtægter ved selskabslokalerne registreres i afdelingens regnskab (og medtages i budgettet). I må altså ikke beholde et eventuelt overskud og anvende det til beboeraktiviteter. Der henvises til pjecen Udlejning af selskabslokaler, der findes på www.kab-bolig.dk under Tryksager > Pjecer > Bestyrelser. Tabt arbejdsfortjeneste I får som afdelingsbestyrelsesmedlemmer ikke betaling for varetagelsen af det almindelige bestyrelsesarbejde. 15
Udbetaling af godtgørelse for tabt arbejdsfortjeneste forudsætter, at bestyrelsen i jeres boligorganisation tidligere har godkendt denne praksis, og at budgettet for jeres afdeling indeholder en sådan udgift. Beløbet skal altid udbetales via KAB s Lønteam, der foretager skattetræk og lønangivelse til SKAT ved årets slutning. I skal benytte blanketten Tabt arbejdsfortjeneste, der er vist i bilag 9. Dokumentation for timeantal og timeløn skal påføres blanketten. Tabt arbejdsfortjeneste konteres på konto 119-4007 Tabt arbejdsfortjeneste. Telefon (fastnet eller mobil) Vær opmærksom på de generelle retningslinjer for indkøb og brug af afdelingsbetalte telefoner, som jeres boligorganisation har fastlagt. Derudover skal udgifter til jeres indkøb og brug af telefoner godkendes af afdelingsmødet og budgetteres. Udgiften konteres på konto 119-8099 Diverse Udvalg/underudvalg Etablerer I et udvalg eller underudvalg under afdelingsbestyrelsen, og bevilges der et beløb til disse udvalg, er det altid jer i afdelingsbestyrelsen, der har det regnskabsmæssige ansvar for udvalgenes pengeforbrug. Det er desuden jer i afdelingsbestyrelsen, der skal redegøre for beløbene på beboermøderne. Videokamera/fotografiapparat Har afdelingen anskaffet et videokamera eller et fotografiapparat, må det kun anvendes til aktiviteter i afdelingen - og altså ikke medbringes på private ferier el. lign. Udstyret tilhører afdelingen og må derfor som udgangspunkt ikke foræres til et afdelingsbestyrelsesmedlem. Jeres afdeling eller boligorganisation kan dog have en lokal politik på området. Der kan bevilges fri telefon, men det vil blive betragtet som honorar og blive beskattet. Som afdelingsbestyrelsesmedlemmer kan I få udbetalt et skattefrit telefontilskud (i 2016) på max. 2.350 pr. år. Eventuelle taletidskort er omfattet af det maksimale beløb på 2.350 Får I udbetalt mere end 2.000 årligt i telefontilskud, er hele beløbet skattepligtigt. Telefontilskud skal udbetales via KAB s Løn-gruppe. Telefontilskud oplyses ikke til SKAT ved årets udgang, såfremt det er på maks. 2.000 I skal benytte blanketten Telefonordning, der er vist i bilag 10. Udgiften konteres på konto 119-4021 Telefon, fax og internet. Tøj Tøj til afdelingsbestyrelsen betragtes som gaver og er derfor skattepligtige. Hvis der kun er tale om enkelte beklædningsgenstande med logo, betragtes disse dog ikke som skattepligtige. Kontering Følgende konti kan benyttes i forbindelse med afregning af afdelingens beboeraktiviteter: Beboerblade 119-8242 Befordring 119-8612 Diverse 119-8099 Indkøb it 119-8732 Kurser 119-4002 Kurser 502-1401 (i organisationsregnskabet) Møde- og selskabslokaler 118-(3xxx) PC-pakke afdeling 119-8733 Tabt arbejdsfortjeneste 119-4007 Telefon, fax og internet 119-4021 Tilskud til fester m.v. 119-3000 Tilskud til klubber, foreninger m.v. 119-3001 16
Bilag På de følgende sider er der optrykt eksempler på de blanketter, som I skal benytte i forbindelse med afdelingsbestyrelsens udgifter. Blanketterne kan down loades fra KAB s hjemmeside www.kab-bolig.dk under Tryksager > Blanketter > Bestyrelser eller fås ved henvendelse på ejendomskontoret eller i kundecenteret. Følgende er en oversigt over blanketterne: Bilag 1 Habilitetserklæring Bilag 2 Valg til afdelingsbestyrelsen Bilag 3 Afregning af rådighedsbeløb (2 sider) Bilag 4 Afregning af udlæg (2 sider) Bilag 5 Kørselsregnskab Bilag 6 Udbetaling af honorar til kunstnere Bilag 7 Bestilling af INCO-kort Bilag 8 Tabt arbejdsfortjeneste Bilag 9 Telefonordning 17
Bilag 1: Habilitetserklæring Habilitetserklæring Tro og love erklæring for bestyrelsesmedlemmer Kun én af nedenstående erklæringer skal udfyldes. Erklæring A udfyldes, hvis der ikke er forhold, der har betydning for habilitetsregler. Erklæring B udfyldes, hvis der er forhold, som skal indberettes. Erklæring A: Undertegnede, der bekræfter at være bekendt med betydningen af bestemmelserne i lov om almene boliger (se bagsiden), erklærer herved på tro og love ikke at have forhold af den i 17 og 18 nævnte art. Såfremt der sker ændringer i forhold til denne erklæring, vil jeg straks give selskabet meddelelse herom. Dato: Underskrift: Navn (blokbogstaver): Boligorganisation/-afdeling (blokbogstaver): Afkryds venligst: Organisationsbestyrelsesmedlem Afdelingsbestyrelsesmedlem ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Erklæring B: Undertegnede, der erkender at have forhold af den i 17 og 18 nævnte art, erklærer herved at være bekendt med, at dette forhold skal indberettes til kommunalbestyrelsen og at ville tage kommunalbestyrelsens indstilling til efterretning. Såfremt der sker ændringer i forhold til denne erklæring, vil jeg straks give selskabet meddelelse herom. Interessekonfliktens art: Dato: Underskrift: Navn (blokbogstaver): Boligorganisation/-afdeling (blokbogstaver): Afkryds venligst: Organisationsbestyrelsesmedlem Afdelingsbestyrelsesmedlem Indsendes til KAB, Kundecenter, Vester Voldgade 17, 1552 København V 18
Bilag 2: Valg til afdelingsbestyrelsen Vester Voldgade 17 1552 København V T 33 63 10 00 kab@kab-bolig.dk www.kab-bolig.dk Valg til afdelingsbestyrelsen Afdelingens systemnr./navn Antal boliglejemål: Boligorganisation Afdelingsmøde er afholdt (dato) Antal lejemål repræsenteret: Antal beboere til mødet: Efter afholdelse af valg består afdelingsbestyrelsen af følgende: Navn Adresse E-mailadresse Telefon På valg Formand Kasserer Øvrige medlemmer 1. suppleant 2. suppleant 3. suppleant Dato Formand Dirigent 19
Bilag 3: Afregning af rådighedsbeløb (side 1) Afregning af rådighedsbeløb Vester Voldgade 17 1552 København V T 33 63 10 00 kab@kab-bolig.dk www.kab-bolig.dk Afdelingens systemnr./navn Kasserapport for perioden Dato Tekst Konto Bilag Indtægter Udgifter Overført fra sidste afregning 1 Modtaget rådighedsbeløb 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 Udgifter i alt Indtægter i alt Kassebeholdning 0,00 0,00 0,00 Kasse Bank - indtast kun her - vedlæg bankudskrift Kasse Kontant - automatisk beregnet Sammentælling 0,00 0,00 0,00 Underskrift formand Underskrift kasserer 20
Bilag 3: Afregning af rådighedsbeløb (side 2) Til at dække beskedne udgifter i forbidnelse med afdelingsbestyrelsens arbejde kan der udbetales et såkaldt rådig hedsbeløb til afdelingsbestyrelsen. Rådighedsbeløbet skal være budgetlagt. Beløbet skal være af beskeden størrelse og skal typisk dække mødeudgifter til kaffe, te, vand, fortæring m.v. samt kontorartikler og andre små anskaffelser. Bilagene lægges i regnskabsskemaets pose. Vejledning til regnskabsskema Afdelingens systemnr. og navn, kasserapport for perioden, startbeholdning Udfyldning af data hertil giver sig selv. Angiv den overført kassebeholdning fra sidste afregningsperiode under indtægter, idet det forudsættes at afdelingsbestyrelsen ikke lægger egne penge ud. hver for sig. Benyttes det manuelle regnskabs skema skal du selv gøre dette. Kassebeholdning er lig med den forskel der mellem indtægter og udgifter. I det manuelle skema skal du selv angive beløbet. Bilagsregistrering Hvert indtægts- eller udgiftsbilag skal registreres i regnskabsskemaet for sig. Angiv dato og tekst for hvornår indtægten eller udgiften har været afholdt. Indsæt kontonummer efter KAB s kontoplan som er: Konto Navn 119-4003 Kontorholdsudgifter (papir, kuglepenne, blækprinter m.v.) 119-4008 Mødeudgifter (kaffe, the, basser m.v. AB-møde) 119-4009 Inventar (lampe til AB-kontor m.v.) 119-4010 Vedligeholdelse (flipover, printer til AB-kontor m.v.) 119-4099 Diverse (parkeringsgodtgørelse, blomster, taxa, tidsskrifter m.v.) Bilagsnummer skal altid være fortløbne og angives sådan. Indtægter De beløb afdelingsbestyrelsen har modtaget som rådighedsbeløb eller lignende fra boligorganisationen Eventuelle renter fra bankkonto Andre indtægter, f.eks. overskud ved øl- eller sodavandssalg ved beboermøder m.v. Husk afregning for salg af flasker. Afdelingsbestyrelsens kassebeholdning skal opsplittes i kontanter og bankbeholdning. I det manuelle regnskabsskema skal du selv indtaste tallene i begge kolonner, hvorimod der i det automatiske skema, kun skal indsættes bankbeholdning, så udregnes kontantbehold ningen. Årsafslutning Senest ved regnskabsårets udløb eller hver gang der ansøges om udbetaling af yderligere rater af rådighedsbeløb, sluttes regnskabet af med en sammentælling af de 2 kolonner og forskellen angiver kassebeholdnin-gen, som afdelingsbestyrelsen har. Forskelsbeløbet overføres til ny regnskabsblanket. Beholdningen føres under indtægter. Der kan ikke være negativ kassebeholdning (udlæg), idet afdelingsbestyrelsen vil være ansvarspådragende ved at forpligte afdelingen for beløb ud over det budgetlagte og godkendte rådighedsbeløb. Underskrift/indsendelse Regnskabsskemaet underskrives af kasserer og afdelingsbestyrelsesformand og indsendes til KAB, forvaltningsområdet, senest ½ måned efter regnskabsperiodens afslutning. Husk, at indsende både regnskabsskemaet og bilag, herunder bankudskrift som er afstemt med regnskabsskemaets bankbeholdning. Udgifter Her angives alle udgifterne, som afdelingsbestyrelsen afholder på afdelingens vegne. Se eksemplar herpå, via kontoplanen. Sammentællinger m.v. Afdelingsbestyrelsen bør tage kopi af regnskabsskemaet til eget brug, idet regnskab for rådighedsbeløb fremlægges for beboerne af afdelingsbestyrelsen. Skulle der være tvivl om regnskabsføring, udbetaling eller lignende, så kontakt forvaltningsområdets økonomimedar- 21
Bilag 4: Afregning af udlæg (side 1) Afregning af udlæg Vester Voldgade 17 1552 København V T 33 63 10 00 kab@kab-bolig.dk www.kab-bolig.dk Afdelingens systemnr./navn Kasserapport for perioden Dato Tekst Konto Bilag Indtægter Udgifter Modtaget udlæg 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 Udgifter i alt Indtægter i alt 0,00 Kassebeholdning 0,00 0,00 Beløb til afregning Sammentælling 0,00 0,00 0,00 22
Bilag 4: Afregning af udlæg (side 2) Udbetaling af det disponible beløb til dækning af mindre udgifter/udlæg kan ske i forbindelse med afdelingens bolig sociale arbejde. Udgifterne (udlægget) skal være budgetlagt. Beløbet vil typisk dække udgifter til fastelavnsfester, sommerfester m.v. Der skal straks efter afholdelse foretages afregning ved fremsendelse af det tiloversblevne beløb inkl. dokumentation i form af bilag for udgifterne. Bilagene lægges i regnskabsskemaets pose. Vejledning til regnskabsskema Afdelingens systemnr. og navn samt kasserapport for perioden Udfyldning af data hertil giver sig selv. Bilagsregistrering Hvert indtægts- eller udgiftsbilag skal registreres i regnskabsskemaet for sig. Angiv dato og tekst for hvornår indtægten eller udgiften har været afholdt. Underskrift/indsendelse Regnskabsskemaet underskrives af kasserer og afdelingsbestyrelsesformand og indsendes til KAB, kundecentret, umiddelbart efter aktiviteten er afsluttet. Husk, at indsende både regnskabsskemaet og bilag. Skulle der være tvivl om regnskabsføring, udbetaling eller lignende, så kontakt kundecentrets økonomi medarbejder eller sekretær. Indsæt kontonummer efter KAB s kontoplan som er: Konto Navn 119-3000 Tilskud til fester 119-3001 Tilskud til klubber, foreninger m.v. Bilagsnumre skal altid være fortløbne og angives sådan. Indtægter De beløb afdelingsbestyrelsen har modtaget som udlæg fra boligorganisationen Andre indtægter, f.eks. overskud fra øl- eller sodavandssalg ved beboerfester m.v. Husk afregning for salg af flasker. Udgifter Her angives alle udgifterne, som afdelingsbestyrelsen afholder på afdelingens vegne. Se eksemplar herpå, via kontoplanen. Sammentællinger m.v. Såfremt regnskabsskemaet hentes fra KAB s hjemmeside, sammentælles indtægts- eller udgifts kolonnerne auto matisk hver for sig. Benyttes det manuelle regnskabs skema, skal du selv gøre dette. Kassebeholdning er lig med den forskel, der er mellem indtægter og udgifter. I det manuelle skema skal du selv angive beløbet. 23
Bilag 5: Kørselsregnskab Vester Voldgade 17 1552 København V T 33 63 10 00 kab@kab-bolig.dk www.kab-bolig.dk Kørselsregnskab Sendes sammen med blanketten Tabt arbejdsfortjeneste" til kundecentret. Navn Adresse CPR-nummer Postnummer By Organisation/afdeling Systemnummer Navn Dato Kort beskrivelse af kørsel (årsag, samt hvorfra og hvortil) Km Til udbetaling i alt Antal km 0 Godkendelse Dato Formandens underskrift 24
Bilag 6: Udbetaling af honorar til kunstnere Vester Voldgade 17 1552 København V T 33 63 10 00 kab@kab-bolig.dk www.kab-bolig.dk Udbetaling af honorar til kunstnere Ensemble navn Navn Adresse CPR-nummer SE-nummer I forbindelse med arrangement den Dato Bestilt af afdelingsbestyrelsen for Kvitterer undertegnede for honoar Underskrift Honorar Kørselsgodtgørelse Godkendt af Rejseudlæg Øvrige udlæg ifølge bilag Eventuel fordeling mellem flere kunstnere af ovennævnte udbetaling skal anføres nedenfor. Ovennævnte udbetaling indberettes som B-indkomst til Skat. Fordeling af honorar m.v. Navn Adresse CPR-nummer SE-nummer Kørselsgodtgørelse Rejseudlæg Øvrige udlæg ifølge bilag Navn Adresse CPR-nummer SE-nummer Kørselsgodtgørelse Rejseudlæg Øvrige udlæg ifølge bilag Navn Adresse CPR-nummer SE-nummer Kørselsgodtgørelse Rejseudlæg Øvrige udlæg ifølge bilag Ovennævnte udbetaling indberettes som B-indkomst til Skat. 25
Bilag 7: Bestilling af INCO-kort Vester Voldgade 17 1552 København V T 33 63 10 00 kab@kab-bolig.dk www.kab-bolig.dk Bestilling af INCO-kort Blanketten sendes til KAB Sekretariatet Vester Voldgade 17 1552 København V Navn Adresse Postnummer By Organisation Afdeling Jeg ønsker et kort til INCO til brug for aktiviteter i den boligafdeling, hvor jeg er formand/ ejendomsleder/driftsleder. Jeg forpligter mig til selv at returnere kortet direkte til INCO, hvis jeg ikke længere er formand for afdelingsbestyrelsen eller ejendomsleder/driftsleder. Dato Underskrift 26
Bilag 8: Tabt arbejdsfortjeneste Vester Voldgade 17 1552 København V T 33 63 10 00 kab@kab-bolig.dk www.kab-bolig.dk Tabt arbejdsfortjeneste Indsendes til kundecentret. Navn CPR-nummer Adresse Har tabt arbejdesfortjeneste således: Dato Vedrørende Antal timer à Kørselsgodtgørelse Bankkontonummer Øvrige udlæg ifølge bilag Bankens reg.nr. Kopi af bikort vedlægges Dokumentation Overstående oplysninger bekræftes hermed Arbejdsgivers stempel og underskrift Arbejdsgivers dokumentation for tab af arbejdsfortjeneste vedlægges Godtgørelsesmodtager Dato Underskrift For organisations-/afdelingsbestyrelse Dato Underskrift Udfyldes af KAB Systemnummer Systemnavn Kontonummer Anvisning/godkendelse 27
Bilag 9: Telefonordning Vester Voldgade 17 1552 København V T 33 63 10 00 kab@kab-bolig.dk www.kab-bolig.dk Telefonordning Indsendes til kundecentret. Afdelingsbestyrelsen har den vedtaget, at nedennævnte skal have telefontilskud på for året. Navn CPR-nummer Bankens registreringsnummer Bankkontonummer Afdelingsbestyrelsen har den vedtaget, at nedennævnte skal have (sæt kryds): Fri telefon Fri mobiltelefon Navn CPR-nummer Afdelingsbestyrelsen for Dato Formandens underskrift Udfyldes af KAB Systemnummer Systemnavn Kontonummer Anvisning/godkendelse Kundechefen sender kopi til Lønteam. 28