Referat fra Hjemmepleje-sygehusgruppe-/Kommuneleverandørmøde

Dato: 03.10.12 Vor ref.: JEJ/DSL Referat fra Hjemmepleje-sygehusgruppe-/Kommuneleverandørmøde Dato: Onsdag den 26. september 2012 Sted: Deltagere: DGI-byen, København Annemarie Frandsen, Region Nordjylland Karen von Påhlman, Region Nordjylland Kerstin Mariegaard, Sygehus Vendsyssel Annie Præstegaard, Brønderslev Kommune Hanne Starcke Rasmussen, Brønderslev Kommune Grethe Nielsen, Frederikshavn Kommune Karina Eriksen, Hjørring Kommune Peter Breum, Aalborg Kommune Thomas Koldkur Bitsch, Region Midtjylland Birgit Jeppesen, Aarhus Kommune Karina Hasager Hedevang, Region Syddanmark Karin Agger, Vejle Kommune Signe Karstoft, Vejle Kommune Bodil Grøn, Fredericia Kommune Kate Pedersen, Assens Kommune Mette Fredensborg, Assens Kommune Lene Kjellstrøm, Odense Kommune Jette Gudmundsen, Faxe Kommune Vivi Orthmann, Vordingborg Kommune Anne Danborg, Region Hovedstaden Inge Ruth Fisker, Region Hovedstaden Else Marie Laursen, Frederiksberg Kommune Gitte Femerling, Hillerød Kommune Kim Snekkerup, Halsnæs Kommune Pia Wisbøl, Herlev Kommune Heidi Hougaard Madsen, Avaleo Randi Jørgensen, Avaleo Michael Vognsen Nielsen, CSC Scandihealth Ole Vilstrup, CSC Scandihealth Stig T. Kristensen, CSC Scandihealth Thomas Jørgensen, Evenex Bolette Jensen, KMD Nina Granath, KMD Hrönn Sigurdardóttir, KMD Niels Vinther, KMD Kim Bjørn Hansen, Logica Ulrik Schønnemann, MedWare

Jesper Haffgaard, Systematic Susanne Grøndahl, Systematic Dorthe Skou Lassen, MedCom Jeanette Jensen, MedCom Jacob Glasdam, MedCom Iben Søgaard, MedCom (referent) Fraværende: Nanna Sunbjørg Pedersen, Silkeborg Kommune Hanne Gustafsson, Region Syddanmark Helle Rossen, Region Syddanmark Bente Veller, Region Syddanmark Morten Lyhne Thuesen, Region Syddanmark Linette Krell, Sydvestjysk Sygehus Jens Henning Rasmussen, Region Sjælland Merete Halkjær, Københavns Kommune Hans Bækvang, Fredensborg Kommune Jeppe Højholt Nielsen, CSC Scandihealth Henrik Palne, KMD Kate Kusk, MedCom Michael Due Madsen, MedCom Referat: Første mødehalvdel 9.30-12.00: 1. Velkomst og meddelelser, herunder rapportering RSI Velkomst v. Jeanette. Kort præsentationsrunde. Kort gennemgang af dagsordenen. MedCom har skrevet ud til de regionale repræsentanter vedr. RSI-pejlemærkerne, herunder alle MedCom-standarder implementeret på sygehusene. Der er stor fokus på dette fra både ministeriet, RSI og KL, da det er en del af økonomiaftalerne for 2010. Det betyder, at MedCom rapporterer hver måned til RSI s styregruppe og har indgået kontrakt med KL. Der udarbejdes skriftlige rapporter og statistik. Dorthe skitserede implementeringen af kommunestandarderne på et Danmarkskort pr. august 2012. Dorthe præsenterede ligeledes oversigt over leverandørernes test og certificering samt procentvis anvendelse af de forskellige meddelelser i regionerne. Enkelte kommuner er fra KL blevet bedt om at sende deres business case på projektet. Kommunerne er generelt forsigtige i forhold til besparelsespotentiale. En del arbejdsgange omkring standarderne er endnu ikke optimale, bl.a. pga. systemfunktionalitet og lange forsendelsestider. Der er forskel på, hvad de regionale repræsentanter i RSI-styregruppen (sundhedsdirektører) rapporterer til RSI og så den aktuelle status på implementeringen. Det er vanskeligt at vurdere, om dette har baggrund i forskellige opfattelser af, hvad 100 % implementering omfatter. MedCom rapporterer til RSI ud fra statistiktrafikken og rapporteringer fra regioner og kommuner. På mødet foretages en opdatering af tids- og implementeringsplanerne i hver region. Der blev efterspurgt, om man i fællesskab i lignende projekter kunne fastholde leverandørerne i nogle tidsplaner. Det vil bare være svært, da regioner og kommuner er vidt forskellige steder. MedCom vil gerne høre, om der er noget, de kan hjælpe med, men MedCom har ikke nogen sanktionsmuligheder overfor leverandørerne. MedCom vil gerne hjælpe i forbindelse med test hos de enkelte parter, da det giver et andet billede, end ved den test man laver i leverandørens eget produktionsmiljø. Siden sidste møde har der været 2 arbejdsgrupper i gang. Færdigbehandlings- og udskrivningsdato i 2

plejeforløbsplanen. CSC har kodet datofeltet Aftalt udskrivningsdato som Forventet udskrivningsdato i plejeforløbsplanen i CSC Sygehussystem og CSC omsorgssystem, og det har givet usikkerhed i kommunikationen. Høring med uens resultat og efterfølgende MedCombehandling. Konklusionen er, at mandatory-krav fjernes til dato, men fastholdes til kommentarfelt, når dato ikke er udfyldt. Der er plads til forbedringer i ydelser i indlæggelsesrapporten, forsendelsestider, indlæggelsesrapport færdiggøres på forhånd, meddelelsesflow ved overflytninger, overblik i ændringer i plejeforløbsplan, dialog om plejeforløbsplan, nye felter ex KRAM og vedhæftede filer. Alle disse kommer vi nærmere ind på i eftermiddag. Der blev spurgt til, om der var nogen gode erfaringer med, hvordan man videresender kommunemeddelelserne til en anden kommune, hvis borgeren midlertidigt bor i en anden kommune. Det er kommunens ansvar. 2. Forslag om afsnit kost 1. døgn efter udskrivelse flyttes fra udskrivningsrapport til plejeforløbsplan- er der enighed i gruppen? Udskrivningsrapporten sendes nogle gange først, når borgeren er kommet hjem og nogle gange sent på dagen. Derfor ville det være smart, hvis det stod i plejeforløbsplanen. Der blev talt om, at det kunne stå i begge standarder. Dette var der ikke helt enighed om. Der blev også efterspurgt oplysninger om medicinhåndtering i plejeforløbsplanen. Dette må man skrive i fritekst, da vi ikke vil arbejde en hel masse med medicinoplysninger, da FMK kommer. Der blev spurgt til, hvor relevant udskrivningsrapporten overhovedet er, da den ofte først bliver sendt, når borgeren er kommet hjem. Sådan er det dog ikke i Region Hovedstaden, hvor det er aftalt, at udskrivningsrapporten skal gennemgås med patienterne, inden de går hjem. 3. Gruppearbejde om besvarelse af plejeforløbsplan XDIS21 som ny standard Jeanette kom med oplæg til gruppearbejde. a. Kommunens svar på plejeforløbsplan. Diskutér, hvilke felter den konkret skal indeholde! Se guiden trin for trin for plejeforløbsplan. Region Sjælland og Hovedstaden: Det er en god idé med en form for tilbagemelding. Evt. en korrespondance, men som skal lægge sig sammen med de øvrige kommunestandarder. Eller en ny standard. Skal kunne acceptere nye borgere. Man skal passe på ikke at spamme hinanden, så man skal måske kun kunne svare på en plejeforløbsplan én gang. Ellers skal der oprettes en ny plejeforløbsplan. I Region Nordjylland har de fået lavet det sådan, at en korrespondancemeddelelse lægger sig sammen med de øvrige kommunemeddelelser. Region Syddanmark: Tænker, at man skal benytte plejeforløbsplanen både frem og tilbage, så man hele tiden kan se flowet i kommunikationen. Eller en specifik svarmeddelelse. I dag har kommunerne mulighed for at besvare en korrespondance lige som en e-mail. Region Nordjylland: Vil gerne afskaffe udskrivningsrapporten og kommunikere frem og tilbage med plejeforløbsplanen. Forestiller sig nogle afkrydsningsfelter plejeforløbsplan accepteret, udskrivningsdato accepteret, opklarende spørgsmål m.m. Som det kører i dag, vil regionen svare tilbage på en korrespondance fra kommunen med en plejeforløbsplan. Hvis man finder en løsning med frem- og tilbagesendelse af plejeforløbsplan, hvor det tidligere skrevne er blændet, skal man blot sikre sig, at stamdata ikke sendes med hver gang. Man må meget gerne maile til MedCom, hvis man har input, som vi ikke nåede at få frem på 3

mødet. b. Det videre flow, når sygehuset har modtaget svar på plejeforløbsplan og vil sende nyt svar til kommunen: i. Anvendes da en opdateret plejeforløbsplan? Obs. fx markører/felter, som viste, at datoer nu er aftalte. ii. Skal kommunens svar/kommentarer kunne ses i opdaterede plejeforløbsplan? iii. Hvordan vil det fungere i lange forløb? Kommunen svar på plejeforløbsplan nr. 4 fx iv. Kunne det tænkes, at sygehuset bruger også besvar standarden i kommunikationen? c. Diskutér, hvilke fordele og ulemper der kan være ved en (stramt) struktureret meddelelse og ikkestruktureret svarmeddelelse! d. Diskutér ønsker og idéer omkring miniplejeforløbsplan indhold og anvendelse. Anden mødehalvdel 12.00-17.00 4. Velkommen til leverandørerne Velkomst v. Jeanette. Kort præsentationsrunde. Kort præsentation af eftermiddagens program. 5. Hjemmepleje-sygehusstandarder med underpunkter: a. Projekt- og implementeringsstatus i de 5 regioner og tilhørende kommuner Region Nordjylland: Kører alle standarderne i alle kommuner og på alle sygehuse. Det har været en svær opstart, men man tager det til sig, efterhånden som man lærer det at kende. Har lidt rettelsesønsker både til standarder og sundhedsaftaler. Region Midtjylland: Får det implementeret i MidtEPJ ultimo januar, hvorefter det skal implementeres med kommunerne. En del kommuner er dog i udbud, hvilket kan være en udfordring. Der er ikke nogen aftaler med pilotkommuner. Region Syddanmark: Prøver at lave test den 24. oktober med de 4 pilotkommuner. Går i pilot 1. januar og efterfølgende de øvrige kommuner 1. april. Kommunerne er klar. I første omgang bliver det kun på OUH, da de øvrige hospitaler endnu ikke har fået udrullet Cosmic. Region Sjælland: Regionen har meldt ud, at de er i drift den 23. oktober på alle afdelinger. Er ved at lave hul igennem-test, og alle kommuner er ved at gøre sig klar. Region Hovedstaden: Der er udpeget en fælleskommunal repræsentant, som er Gitte Femerling, som sidder med i alle grupper, både styregruppe, implementeringsgruppe m.m. Går trinvis på Nord den 22/10 og går successivt på, efterhånden som man bliver klar. Frederiksberg Kommune og Frederiksberg Hospital går på 1/12, og Rigshospitalet går først på i januar. Jeanette præsenterede statistik for de 4 kommunemeddelelser. b. Gennemgang af ændringer til hjemmepleje-sygehusstandarderne, herunder også ønsker til præsentation af ydelser i indlæggelsesrapport, XDIS16 Indlæggelsesrapport: Medicin: Der tilføjes angivelse af, om medicinen er fast eller p.n. Der tilføjes oplysninger om ordinations- og seponeringsdato. Telefonnummer til borgerens apotek tilføjes. Serviceoplysninger: Der tilføjes oplysning om madleverance. Generelt visning af ydelser: Ikke ændringer i standard, men ønsker. Plejeforløbsplan: Mandatory-krav i dato til færdigbehandlingsdato frafalder. Dog skal kommentarfelt til færdigbehandlingsdato udfyldes, såfremt dato ikke er udfyldt. Mandatory-krav til dato til 4

aftalt udskrivelsesdato frafalder. Fritekstfeltlængde øges i indlæggelsesforløb. Yderligere koordinering der tilføjes fritekstfelt ud for hvert enkelt felt i afsnittet, anslag 70. Ved datoforslag om udskrivningskonferencemulighed for at skrive klokkeslæt. Obs. mulighed for at angive videokonference? Dette var der umiddelbart stemning for, da mange er begyndt at bruge videoudskrivningskonferencer. MedCom vender tilbage med nærmere detaljer omkring dette. MedCom vender ligeledes tilbage med specifikationer på fritekstfelter. Udskrivningsrapport: Medicin: Der tilføjes angivelse af, om medicinen er fast eller p.n. Der tilføjes oplysninger om ordinations- og seponeringsdato. Fritekstfeltlængde øges i indlæggelsesforløb og sygeplejehandlinger (svarende til 1 A4-side). Der ytres ønske om behov for angivelse af, hvilken medicin borgeren selv har ansvar for, og hvilken medicin, kommunen har ansvar for. Hvis kommunen administrerer bare ét præparat, skal de angive alle præparater i deres dokumentation, men det er vist ikke alle kommuner, der håndterer dette. Indlæggelsesrapport: Der har været nedsat en arbejdsgruppe, som er kommet med følgende forslag: At ydelser generelt trækkes fra de disponerede/planlagte ydelser, så frekvensen bliver retvisende. Disponerede ydelser foretrækkes med afvigelse fx plejehjem/centre da mulighed for visiterede ydelser. At talklassifikationen fjernes, ex 2.1.1.1 Bad og gengives som Bad. At ydelserne præsenteres med navn og ikke blot som Praktisk hjælp og Personlig pleje. Såfremt førnævnte ikke er muligt, at beskrivelsen af ydelsen (evt. fra bemærkningsfelt til kørelister) overføres til feltet Beskrivelse af ydelse. At ydelsernes frekvens generelt præsenteres som antal besøg fra disponeringen, fremfor antal minutter eller timer. At visning af frekvens er ens for alle EOJ-systemer (se tabel). At det tydeligt fremgår om en ydelse leveres dagligt, og hvor mange gange. At ugentlig specificeres mht. om det er 1 x ugentlig eller flere gange ugentlig. Fordelingen ved daglige besøg vises for henholdsvis dag, aften og nat. Udover tabellen, skal der udarbejdes nogle alias. MedCom vil gerne have en tilbagemelding fra leverandørerne på det notat, som arbejdsgruppen har udarbejdet. Leverandørerne er dog nødt til at have modtagernes input til, hvilke fordelinger på ydelsesniveau. Arbejdsgruppen sender input til leverandørerne. Kerstin fra Nordjylland går med i arbejdsgruppen. Der er lidt forvirring omkring, hvilke ændringsønsker der gælder. Det er fordi, der allerede er klappet kage på nogle af ønskerne, og så er der kommet flere ønsker til. Alle rettelser ligger samlet i rettelsesbladet, og MedCom skal nok sende en samlet liste over ændringer. Jeanette gav en ultrakort orientering om besvar-standard til plejeforløbsplan. Der nedsættes en arbejdsgruppe, som arbejder videre med idéen. Det er nok en god idé at tage en leverandør med i arbejdsgruppen. Der blev spurgt til tidshorisont. Dorthe kunne ønske sig, at MedCom har noget dokumentation klar i løbet af foråret, og så ville det være smukt, hvis man kunne have den ude hos brugerne i løbet af 1 år. c. Ønske om, at statistikken kan vise antal autogenererede indlæggelsesrapporter versus manuelt opdaterede Dette skulle kunne lade sig gøre via VANSEnvelope, hvor de kan tagges. Man skal tale med Torfinn fra KMD. Alle leverandører skal putte en service-tag i, som KMD så skal pille ud. d. Forslag: Udfasning af indlæggelsessvar DIS14/XDIS14 I takt med at man tager indlæggelsesrapporten i brug, bliver der mindre behov for indlæggelsessvaret. Man kan lukke ned for det, når man har implementeret 5

indlæggelsesrapporten. e. Kommunikationsflow: Afhængigheden af indlæggelsesadvis. Håndtering af overflytninger. Der blev talt om, at sygehusleverandørerne kunne sørge for at lægge den sidst manuelt opdaterede indlæggelsesrapport øverst. Det kunne være rart, hvis man kunne undgå genfremsendelse af automatisk indlæggelsesrapport. Klargøring af indlæggelser på forhånd, hvilket bevirker indlæggelsesrapport fra kommunen, før patienten er blevet indlagt. f. Vedhæftede filer Stort ønske til denne funktionalitet. g. Tidsplan for implementering af ændringerne MedCom har sendt følgende tidsplan til leverandørerne: Pr. 1. april 2013 alle kan modtage i version 1.01. Pr. 1. juni 2013 alle kan afsende i version 1.01 (der må ikke længere sendes i 1.00). Det passer fint i forhold til MidtEPJ. KMD Care ville også kunne være klar, men ved ikke, hvornår kommunerne vil have implementeret det. Kommunerne har en deadline på 1 år, men man kan selvfølgelig håbe på, at de vil tage det hurtigere i brug, da det er efterspurgt. CSC Vitae kan have det klar, men ikke udrullet til alle kommuner. Så længe standarden ikke er lagt helt fast, er det svært for leverandørerne at sige. Hvis der er fuldstændig styr på dokumentationen inden udgangen af oktober, vil leverandørerne godt gå med til 1. april. Region Nordjylland spørger, om det kan lade sig gøre i deres region, at alle kommuner tester den nye version og herefter svitser tilbage til gammel version, og så aftaler man en fælles dato, hvor alle skifter over til ny version samtidig alle kommuner og regionen samme dato. Man vil ikke kunne håndtere borgere fra andre regioner, men det gør man ikke i forvejen. h. Præsentation af model for, hvordan ændringer i modtagne standarder kan vises v. Jacob Jacob kom med oplæg til en model for, hvordan ændringer i modtagne standarder kan vises. Jacobs model er problematisk, hvis leverandørerne ikke gemmer gamle filer med MedCommeddelelsen. Leverandørerne gemmer jo ikke MedComs dokument, men gemmer det i eget internt format. Se i øvrigt præsentation. i. Foreløbigt resultat af formiddagens arbejde om ønsker til standard til besvarelse af modtaget plejeforløbsplan j. Fælles national aftale om anvendelse af MedCom-standarder Der er stor forskel på, hvordan man anvender MedComs standarder i de 5 regioner. Der er ligeledes forskel i de 5 regioners sundhedsaftaler. Det har været efterspurgt af den nationale hjemmepleje-sygehusgruppe at få en fælles minimumaftale på tværs af alle regioner. En KLkonsulent på sundhedsaftaleområdet er orienteret om dette ønske og vil vende tilbage med information om de formelle tiltag, det vil kræve at etablere en sådan aftale. 6. Opfølgning på kommunikationshastighed - kort orientering Bolette Friis, KMD I forbindelse med MedCom8-projektet Teknologisk fremtidssikring er der kommet en forespørgsel til MedComs styregruppe om at kigge på gennemløbstid på MedCom-kommunikationen. Der er nedsat en arbejdsgruppe i regi af MC8-koordineringsgruppen, som kigger på området. Bolette skitserede forskellige løsninger. De enkelte kommuner har forskellige løsninger. Gav 6

eksempel fra Region Nordjylland. Bolette skitserede 2 løsninger på hurtigere gennemløbstider en FTP-postkasse eller en KFSopgradering. De 2 løsninger har selvfølgelig nogle konsekvenser. I forhold til KMD sygehusophold er der nogle andre udfordringer. KMD Sygehusophold indlæser meddelelser med 30 min. intervaller, 60 min. udenfor dagtiden. KMD er i gang med at udarbejde en plan for en KFS-løsning, som de regner med at kunne gå i drift med medio december. Der er endnu ikke nogen testkommune, der har meldt sig. Spørgsmålet er, om det er den meddelelsesbaserede kommunikation, man skal bruge til denne form for kommunikation. Se i øvrigt præsentation! 7. Etablering af løsning til telemedicinske data i fagsystemer v. Carsten Stanley Mortensen, TeleCare Nord Carsten Stanley Mortensen og Tina Archard Heide fra Region Nordjylland præsenterede TeleCare Nord som er et tværsektorielt projekt mellem Region Nordjylland, alle de nordjyske kommuner og de praktiserende læger. Det er et tværsektorielt samarbejde om og med patienten. TeleCare Nord inddrager alle nordjyske KOL-patienter, der er meget besværet af KOL, og som kan have gavn af projektets løsning. Patient empowerment, kvalitet og samfundsøkonomi. Er storskalaprojekt for RSIpejlemærket vedr. it-understøttelse af en udvalgt gruppe af kronisk syge. Man tager udgangspunkt i MedComs kronikerdatasæt v. 1.0. Har delt udfordringerne op i 4 hovedområder it, organisation og samarbejde, sundhedsfaglige definitioner samt uddannelse og implementering. Carsten skitserede hele infrastrukturen og de forskellige involverede leverandører. Der er generelt brug for etablering af en løsning til opbevaring af telemedicinske data i EOJ-systemerne, og 2012 er afsat til afklaring, specificering og udvikling. Første kvartal 2013 implementering af pilotpatienter. Andet kvartal 2013 implementeringsopstart af patienter i Aalborg og Hjørring kommuner. Andet halvår 2013 bred implementering af patienter i de øvrige kommuner. Evidens for resultater sikres gennem et blokrandomiseret design. De telemedicinske data, der skal opsamles i hjemmet, er blodtryk, puls, vægt og saturation. Se i øvrigt præsentation. 8. Orientering fra MedCom a. Statusorientering DGOP og EGOP Der er nedsat en arbejdsgruppe i regi af Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse, som har haft en række spørgsmål, som Dorthe har besvaret. MedCom lægger sig i slipstrømmen af resultatet af arbejdsgruppen. De kigger bl.a. også på det der med kun én genoptræningsplan pr. forløb. b. Orientering om advisudredning MedCom er gået i gang med at lave en advisundersøgelse. Nogle af jer i gruppen er allerede blevet stillet nogle spørgsmål. Jeanette er startet i kommunerne, herefter regionerne og til slut leverandørerne. Fx er der forskellige arbejdsgange på de forskellige FAM-afdelinger. De må selv bestemme, om de vil indlægge med det samme, køre det som et ambulant forløb eller som et skadestueforløb. c. Kommunikationsbehov i psykiatrien og MedCom-standarder Der er næsten etableret en arbejdsgruppe, som skal lave en kortlægning, og der holdes 3 møder her i løbet af efteråret. 7

d. Orientering om national implementering af telemedicinsk sårvurdering Der er bevilget 30 mio. til projektet. Lige nu arbejdes der med udbud og projektetablering. 9. Plan fremover Videreudvikling af plejeforløbsplan. Der nedsættes en arbejdsgruppe, og vi tager leverandørrepræsentanter med i gruppen. Vi forestiller os et nyt møde primo februar 2013. MedCom vil gerne være med til at arbejde lidt anderledes, hvor vi laver det som workshops og gerne med aktiv inddragelse af leverandørerne. 10. Evt. Intet. 8