Nordvands bestyrelse Vandselskabet for Gentofte og Gladsaxe Kommuner J.nr.: Angiv jnr. 201453 Initialer: CNY Dato: 6. maj 2015 Referat fra bestyrelsesmøde d. Dato: 29. april 2015, kl. 08:30 11:00 Sted: Ørnegårdsvej 17, 2820 Gentofte Indkaldte: Bestyrelsen: Ivar Green-Paulsen (Formand), Trine Henriksen (Gladsaxe repræsentant), Lisbeth Winther (Gentofte repræsentant), Torben Sønnichsen (valgt blandt forbrugerne), Poul Piv Graugaard (valgt blandt forbrugerne), Krishna Peter Møller (valgt blandt medarbejderne), Lise Jangmark, valgt blandt medarbejderne). Ledelsen: Carsten Nystrup (Direktør), Bo Lindhardt (Chef Vand), John G. Poulsen (Chef Økonomi & Kunder, protokolfører). Kopi til: Bestyrelses suppleanter: Susanne Yazdanyar (Gladsaxe suppleant), Karen Riis Kjølbye (Gentofte suppleant), Torben Christensen (Medarbejdersuppleant), Kjeld Johnny Rasmussen (Medarbejdersuppleant) Ejerkommuner: Lis Bjerremand (Teknisk direktør i Gentofte), Philip Hartmann (By- og Miljødirektør Gladsaxe) Nordvand A/S Ørnegårdsvej 17 2820 Gentofte Tlf. 3945 6700 nordvand@nordvand.dk www.nordvand.dk CVR-nr. 31 88 49 93 Side 1 af 9
Dagsorden til bestyrelsesmødet d. 29. april 2015 Pkt. 1 Pkt. 2 Velkomst ved formanden. Bestyrelsesformand Ivar Green-Paulsen bød velkommen. Godkendelse af referat fra seneste møde og underskrift af protokol. Referatet fra seneste møde blev godkendt og underskrevet. Selskab Pkt. 3 Forelæggelse af evt. revisionsprotokoller siden sidste møde. (Revisor deltager under dette punkt.) Revisor Michael Bak fra PwC gennemgik revisionsprotokollerne for Nordvands selskaber vedrørende revisionen 2014. Nordvand har i henhold til det prisloft virksomheden er underlagt realiseret 19 mio. kr. i effektiviseringsgevinst. Revisionsprotokollerne er uden kritiske forhold, og regnskabet for 2014 er som følge heraf godkendt uden forbehold. I forhold til det til mødet udsendte materiale er pkt. 8 og pkt. 9 vedrørende manglende funktionsadskillelse udgået, idet drøftelser med selskabets ledelse har medført, at punktet ikke skal medtages i det endelige protokollat. Disse afsnit indsættes mere eller mindre som standard i revisionsprotokollen for alle vandselskaber og Nordvand er et af de første eksempler på, at supplerende kontrolforanstaltninger fra ledelsens side i forhold til at imødegå "manglende funktionsadskillelse medfører, at afsnittes fjernes fra revisionsprotokollen. Generelt er der i vandbranchen usikkerhed om opgørelsen af de skattemæssige indgangsværdier af materielle anlægsaktiver, og der er flere selskaber, herunder Nordvand, der afventer skattesagernes afgørelser i Landsskatteretten. Seneste nyt er, at der skal gennemføres syn og skøn i skattesagen af en uvildig rådgiver. Torben Sønnichsen gjorde opmærksom på, at to linjer manglede i revisionsprotokollen for Nordvand Holding A/S. Linjerne indsættes i det endelige protokollat. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og godkendte og underskrev revisionsprotokollerne. Side 2 af 9
Pkt. 4 Årsrapport 2014 gennemgang af årsregnskaber samt årsrapport vedrørende Intern Overvågning for Nordvand selskaberne. (Revisor deltager under dette punkt). Revisor Michael Bak gennemgik årsregnskaberne samt årsrapport vedrørende intern overvågning for Nordvand selskaberne. Nordvand-koncernen har i 2014 realiseret et resultat efter skat på 0 kr., og alle koncernens selskaber har realiseret 0 resultater ( hvile-isig-selv selskaber). Evt. "mellemværende" mellem Nordvand og forbrugerne fremgår i stedet af en balancepost i regnskabet. Egenkapitalen udgør pr. 31. december 2014 2.251 mio. kr. Revisor konstaterede, at alle selskaber i Nordvand-koncernen har overholdt Forsyningssekretariatets prislofter. PwC har ved revision af koncernens selskaber ikke konstateret nogle forhold af betydning for vurderingen af årsrapporterne, hvilket medfører revisionspåtegninger uden forbehold. Torben Sønnichsen spurgte til, hvad takstrettigheder i regnskabet er. Revisor svarende, at takstrettigheder er en rettighed i henhold til prisloftsbekendtgørelsen, som Nordvand må indregne i taksten over en 10 årig periode. Dette er blot et lille delelement af de samlede takstindtægter med baggrund i bl.a. opgørelse af forventede omkostninger til tjenestemænd formelt udlånt fra kommunerne. Der var en forespørgsel fra Torben Sønnichsen om at medtage supplerende oplysninger i årsregnskabet om vandtab. Carsten Nystrup svarede, at sådanne oplysninger medtages i Nordvands virksomhedsrapport, der omtaler årets begivenheder herunder vandtabet. Trine Henriksen spurgte til omkostningerne vedrørende revision. Revisor svarede, at omkostningen er opdelt på den lovpligtige revision samt på øvrige ydelser til eksempelvis indberetninger vedrørende prisloft med krav om revisorpåtegning samt skattemæssig assistance. I tillæg til årsrapporterne udarbejder Nordvand revisorpåtegnet årsrapport vedrørende indkøb Intern Overvågning. Revisor konstaterede, at retningslinjerne for det interne overvågningsprogram er overholdt, og at gennemgangen af årsrapporten ikke har givet anledning til nogle bemærkninger fra revisionen. John G. Poulsen gennemgik udviklingen i Nordvands faktiske driftsomkostninger som siden 1.1.2009 udviser en effektivisering på 28 % uden indregning af inflationen. Side 3 af 9
Pkt. 5 Carsten Nystrup gennemgik det forventede investeringsniveau for 2016. Investeringsniveauet er opgjort til 361,3 mio. kr. Hvilket viser, at Nordvand efter nogle år med meget store anlægsprojekter i Gentofte, nu nærmer sig det gennemsnitlige årlige niveau på afløbsområdet i begge kommuner på 100 mio.kr. i overensstemmelse med de to spildevandsplaners langtidsstrategi. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og godkendte og underskrev årsregnskaberne. Årsregnskaberne blev indstillet til generalforsamlingens godkendelse. Afrapportering 1. kvartal Driftsaftale + Udviklingsplan 2015, herunder statusnotat for årets investeringer. Carsten Nystrup gennemgik driftsaftale, investeringsnotat og udviklingsplan for 1. kvartal 2015. Efter 1. kvartal 2015 er der en forventning om høj målopfyldelse for hele året 2015. Vedrørende driftsaftalen er der følgende kommentarer efter 1. kvartal: Målsætning 1, resultatkrav 4, Den afskærende ledning ved Pilebro udvides inden årets udgang., her er projektet blevet kædet sammen med etablering af bassin ved Stavnsbjerg Allé og der vil således alene blive gennemført projektering for udvidelse af den afskærende ledning ved Pilebro. Projekterne gennemføres i 2016. Målsætning 2, resultatkrav 2, Der udføres separering af vejvand i et pilotområde i Gedvad (Kornmarken, Oldmarken, Hørmarken, Bondemarken, Lupinmarken, Rugtoften, Rugkrogen, Marsk Stigs Allé, Abelsvej, Peder Hesselsvej og Erik Glippings allé) inden årets udgang., også her er prioriteringen ændret, så der alene gennemføres projektering for dette projekt i 2015 forud for gennemførelse i 2016. For begge målsætninger er der tale om at udskydelse af praktisk gennemførelse til 2016 er sket i dialog med Gladsaxe Kommune. Herudover er der skærpet opmærksomhed på følgende to resultatkrav: Målsætning 2, resultatkrav 1: Der etableres regnvandstunnel i Hellerup med udløb ved Lille Strandvej, således at 50 % er gennemført med årets udgang., myndighedsbehandling (Kystdirektoratet) har medført at projektet er 2-3 måneder forsinket. Målsætning 3, resultatkrav 1, Der gennemføres klimaprojekt ved Gentofterenden og projektet er fysisk startet op inden udgangen af året., her har myndighedsbehandling m.m. desværre givet en forsinkelse, der forventes at forsinke fysisk opstart til primo 2016. Med hensyn til Nordvands anlægsprojekter forventes der ved udgangen af 1. kvartal totalt set lidt bedre fremdrift end i budget 2015. Årsestimatet for anlægsprojekter forhøjes derfor fra 497,7 mio. kr. til 499,0 mio. kr., en stigning på 1,3 mio.kr. Efter 1. kvartal er gennemført 11 % af årets forventede investeringer. I udviklingsplanen er der efter 1. kvartal forventning om fuld Side 4 af 9
målopfyldelse. Dog er der skærpet opmærksomhed på: Pkt. 6 Pkt. 7 Pkt. 8 Målsætning 8, resultatkrav 2 : Målsætning er at have mindre end 3 % sygefravær i Nordvand. Kort syge-fravær og langt sygefravær skal begge være mindre end 1,5 %. her kan det efter 1. kvartal konstateres, at der er et samlet sygefravær på 3.5% fordelt på 2.6% på kort og 0.9% på lagt sygefravær. Dette til trods er der stadig forhåbning til i løbet af året at nå et gennemsnit på 3% sygefravær fordelt med 1.5% til kort og langt sygefravær. Målsætning 8, resultatkrav 3: Resultatkravet er at have færre end 20 registrerede arbejdsskader og færre end 10 anmeldte arbejdsskader i Nordvand., her er der i årets første 3 måneder registreret og anmeldt 8 arbejdsskader, hvilket er højt og giver anledning til fokus på arbejdsmiljø og korrekte arbejdsrutiner. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og godkendte nyt årsestimat for anlægsinvesteringer på 499,0 mio. kr. inkl. intern omprioritering af, hvilke projekter der gennemføres i 2015. Regnskab pr. 31. marts 2015 samt estimat for årsresultat. John G. Poulsen gennemgik regnskabet pr. 31. marts 2015. Nordvand har realiseret et resultat på 0 kr. ( Hvile-i-sig-selv virksomhed). Der er i 1. kvartal realiseret 2,5 mio. kr. flere omkostninger end budgetteret. Men der er tale om periodeforskydninger, der indhentes i den resterende del af året. Der er i 1. kvartal gennemført investeringer på 57 mio. kr. svarende til 11 % af de forventede samlede investeringer i 2015, hvilket er helt som planlagt på dette tidspunkt af året. selskaber overholder prislofter fra Forsyningssekretariatet. Posten på balancen opgørelse af mellemværende med kunder vedrørende prisloft og hvile-i-sig-selv princip blev gennemgået. For året som helhed forventes et resultat på 0 kr. ( hvile-i-sig-selv virksomhed). Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Orientering om konsolidering i vandsektoren. (punktet håndteres fortroligt) Carsten Nystrup orienterede om udviklingen på området. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Godkendelse af grundlaget for etablering af fælles indkøbsselskab blandt de Nordsjællandske vandselskaber. NV Side 5 af 9
Pkt. 9 Pkt.10 Carsten Nystrup orienterede om, at det på Nordvands bestyrelsesmøde 28. april 2014 og generalforsamling 20. maj 2014 blev besluttet, at arbejde videre med etablering af et fælles indkøbssamarbejde blandt forsyningsselskaberne i Nordøstsjælland. Nu foreligger der udkast til dokumenter vedrørende selskabsetableringen, herunder skabelon for bestyrelsens indstilling til generalforsamlingen. Det indstilles derfor, at bestyrelsen godkender udkastet til selskabsdokumenter og indstilling af dokumenterne til Nordvands generalforsamling den 22. maj 2015. Herudover skal Nordvands direktør bemyndiges til på vegne af selskabet at kunne færdiggøre selskabsdokumenterne også til brug på den ordinære generalforsamling i Nordvand Holding A/S i 2015, og bemyndiges til, at deltage på stiftelsesmødet i indkøbsselskabet samt at kunne tegne aktier i den forbindelse. Trine Henriksen opfordrede til, at der vil blive vedtaget etiske retningslinjer vedrørende indkøb for det nye selskab. Carsten Nystrup var enig og svarede, at det vil være naturligt at implementere retningslinjerne, når selskabet er etableret. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning, godkendte udkastet til selskabsdokumenter og indstillingen til generalforsamlingen. Der blev givet fuldmagt til direktøren til at færdiggøre dokumenterne, deltage på stiftelsesmødet i indkøbsselskabet samt tegning af aktier. Generalforsamling BIOFOS d. 20. maj 2015. Orientering og mandat til formand og direktør. Der skal afholdes generalforsamling i BIOFOS. I den forbindelse skal Michael Lilja-Nielsen fra HOFOR repræsentere Gentofte Spildevand A/S og Gladsaxe Spildevand A/S. Der ønskes i den forbindelse givet mandat til at direktør Carsten Nystrup og bestyrelsesformand Ivar Green-Paulsen kan give Michael Lilja-Nielsen fuldmagt til at repræsentere selskaberne. Trine Henriksen gjorde opmærksom på, at dagsordenen vedrørende BIOFOS ikke var udsendt med bestyrelsesindkaldelsen. Carsten Nystrup svarede, at dagsordenen vil blive udsendt umiddelbart efter bestyrelsesmødet. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og godkendte mandatet. Bestyrelsens godkendelse og mandat til formand om underskrift af aftaletillæg 1 til Harrestrup Å aftalen. GKS og GXS GXS Side 6 af 9
Carsten Nystrup orienterede om, at der er udarbejdet aftaletillæg 1 til Harrestrup Å aftalen. Harrestrup Å aftalen vedrører den fælles udnyttelse af kapaciteten i Harrestrup Å. Aftaletillæggets formål er at udvikle aftaleparternes samarbejde herunder at fastlægge en fordelingsnøgle for omkostningerne. Aftalen skal underskrives af bestyrelsesformanden. Bestyrelsen godkendte aftaletillæget og gav Ivar Green-Paulsen mandat til at underskrive aftalen. Pkt.11 Afrapportering af vandkvaliteten 2014. Bo Lindhardt gennemgik afrapportering af vandkvaliteten. Den løbende drikkevandskontrol dokumenterer, at Nordvand også i 2014 har leveret drikkevand af god kvalitet. Af de vandprøver der er udtaget ved afgang fra vandværker og i ledningsnettet overholdt 98,3 % af prøverne kvalitetskravene. De få steder, hvor kvalitetskravene ikke er overholdt vurderes det, at det skyldes lavt vandforbrug eller interne problemer på selve prøvestedet, eksempelvis skoler efter længere ferie uden vandforbrug. Der er i alt i hele forsyningsområdet udtaget 2.300 vandprøver fra boring til taphane. Vedrørende perfluorstoffer er der udtaget prøver på 10 udvalgte steder, der er undersøgt for 14 specifikke stoffer. Der er ikke fundet spor i nogen af prøverne. Torben Sønnichsen opfordrede til at fortælle eksempelvis skoler, hvordan vandkvaliteten kan forbedres. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Pkt.12 Redegørelse fra direktøren om selskabets overordnede virksomhed i den forløbne periode. Orientering om evaluering af vandsektorloven kommende regulering Der er p.t. ikke noget nyt, men der forventes snart en udmelding. Der er varslet en TOTEX-regulering, der vil omfatte effektivisering af både omkostninger og investeringer. Derudover er Nordvand tilmeldt kommende workshops om emnet, som afholdes af Forsyningssekretariatet. Status på indsats overfor tab i ledningsnettet. Vandtabet var i 2014 13,9 % i Gentofte og 5,9 % i Gladsaxe. Side 7 af 9
I alt var der i 2014 154 brud, det laveste siden 2009. Der er gennemført systematisk lækagesøgning i begge kommuner. Etableringen af sektionsbrønde i Gladsaxe er færdiggjort. Der er gennemført nulpunktsmåling i to sektioner i Gentofte. Der er opsat ca. 50 % af de 425 loggere, der er planlagt at blive opsat i Ordrup, Gentofte og Hellerup. Notat vedr. tab i ledningsnettet udsendes med referatet. På baggrund af drøftelserne om tab i ledningsnettet og bestyrelsens strategi om ekstra tiltag blev det drøftet, hvorvidt eksempelvis etablering og drift af dataloggere skulle ske in house eller ved ekstern leverandør. Bo Lindhardt gav udtryk for, at det var valgt at benytte ekstern assistance også til driften af hensyn til de særlige kompetencer arbejdet kræver. Orientering om foreløbigt program for bestyrelsesseminar 2015, d. 12. maj. Forslag til den forventede dagsorden blev gennemgået. Pkt.13 Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Bestyrelsens stillingtagen til, hvilke sager fra dagsordenen, der skal håndteres fortroligt Bestyrelsen tog stilling til, at punkt 7 skulle håndteres fortroligt indtil sagen offentliggøres gennem behandling i de berørte kommuner. Pkt.14 Næste møde d. 31. august 2015 Pkt.15 Eventuelt. - Poul Graugaard synes, at det er positivt, at Nordvand nu selv gennemfører grøn vedligeholdelse på egne lokaliteter i forsyningsområdet. Nordvand Holding A/S Gentofte Vand A/S Gentofte Spildevand A/S Gladsaxe Vand A/S Gladsaxe Spildevand A/S Sjælsø Vand A/S Nordvand A/S NVH GKV GKS GXV GXS SJV NV Med venlig hilsen Carsten Nystrup Direktør Side 8 af 9
Godkendelse af referatet/protokollen fra bestyrelsesmøde den 29. april 2015: Ivar Green-Paulsen Lisbeth Winther Trine Henriksen Torben Sønnichsen Paul Graugaard Krishna Møller Lise Jangmark Carsten Nystrup Side 9 af 9