AARHUS UNIVERSITET HEALTH Møde den: 24. januar 2013, kl. 14.00-15.30 Mødelokale: Mødelokale 121B, Vennelyst Boulevard 9, bygning 1611 Fakultetets samarbejdsudvalg REFERAT Deltagere: Allan Flyvbjerg, Anne Marie Bundsgaard, Peter Holm-Nielsen, Steffen Junker, Diana Gyldenløve, Kim Sørensen, Karin Borup Jensen, Thomas G. Jensen, Hanne Mohr, Annette Kudahl Jensen, Ellen Frandsen og Steen Harrit Jakobsen (observatør) Afbud fra: Bertha Beck Mortensen, Kristjar Skajaa, Søren K. Kjærgaard, Jens Heidmann, Carsten Steengaard og Annie V. Charles. Referent: Birgit Honoré. Liselotte Westerby deltog under punkt 4 og 5. Dato: 15. januar 2013 Sagsnr.: SUN-2010-081-005 Ref: BH/hb Side 1/1 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referat fra mødet d. 24. oktober 2012 Referatet fra møde den 24. oktober 2012 blev godkendt. Der var enighed om, at referat fra FSU-mødet kan betragtes som godkendt til offentliggørelse, når FSU-sekretariatet har indarbejdet evt. bemærkninger fra FSU s medlemmer i referatet. Proceduren for godkendelse af referatet er herefter som følger: 1. FSU-sekretariatet udsender jf. forretningsordenen udkast til referat til FSU senest 14 dage efter mødets afholdelse. 2. FSU har - med en frist på 7 arbejdsdage mulighed for at give bemærkninger til referatet. 3. FSU-sekretariatet indarbejder evt. bemærkninger i referatet, hvorefter referat udsendes til FSU og offentliggøres. 4. Referatet godkendes formelt på det følgende FSU-møde. 3. Økonomi Dekanen orienterede om budget 2013. Universitetet budgetterer med et underskud på 81 mio. kr. i 2013, et underskud på 60 mio. kr. i 2014 og et resultat i balance fra 2015. Egenkapitalen ventes fra 2015 stabiliseret på godt 500 mio. kr. Universitetet vil i de kommende år gå en strukturel og konkurrencemæssig udfordring i møde. Den strukturelle udfordring består i at få strukturændringerne i forlængelse af fusionerne og den faglige udvikling på plads, mens den konkurrencemæssige udfordring består i, at der skal produceres mere for hver krone universitetet tjener hjem, og at indtægterne i stigende grad skal hentes i konkurrence med andre indenlandske og udenlandske aktører. AU investerer i 2013 og 2014 for at imødegå udfordringerne. Der arbejdes med tiltag på både det faglige og det administrative område. Health Aarhus Universitet Vennelyst Boulevard 9 8000 Aarhus C Tlf.: 87167000 E-mail: sun@au.dk http://health.au.dk/
Side 2/2 De væsentligste usikkerheder i budgettet er effekten af en kommende taxameterreform og risikoen for, at et krav om større omkostningsdækning fra eksterne midler vil medføre færre eksterne bevillinger til AU. Dekanen oplyste foranlediget af spørgsmål fra Steffen Junker - at størrelsen på et universitets egenkapital ikke er en foruddefineret/fast størrelse og at Aarhus Universitet har en relativ lav egenkapital. Foranlediget af spørgsmål fra Peter Holm-Nielsen oplyste dekanen, at de øgede lønudgifter i forbindelse med implementeringen af den nye studieordning på medicin primært vedrører kandidatdelen. 4. Evaluering af lønforhandling 2012 på Health Af aftale om principper for afvikling af lønforhandlinger på AU fremgår af punkt 3.13, at der kan foretages en evaluering af forløbet, når forhandlingsrunden er overstået. Formålet med evalueringen, er at forbedre processen og/eller produkterne til forårets lønforhandlinger 2013 på universitet/lokalt. FSU s evaluering af lønforhandlingsrunden 2012 kan i punktform sammenfattes som følger: Datagrundlag AUHRA s data ikke anvendelige. Ønske om bedre tid til forberedelse fra data foreligger Lønforhandlingskriterier Der er mange lag og for kort tid til at drøfte kriterierne. Forhandlingskompetencen TR forhandler med den (institut-)leder, der har forhandlingskompetencen Ansøgningsskemaet Revision af ansøgningsskema ønskes. Ønske om at ansøgningsskemaer sendes til HR med kopi til TR HR s rolle HR har ydet god service 5. Orientering om lønkatalog for VIP, Health Dekanen orienterede om den indgåede aftale omkring lønkatalog for VIPområdet samt forhåndsaftale for overenskomstansatte medarbejdere på Health. Lønkatalog samt forhåndsaftale er gældende fra og med 01. januar 2013. Aftalen blev færdigforhandlet 14. december 2012. Der var enighed om, at det er godt med et fælles VIP-lønkatalog. Det kunne konstateres, at der er behov for en kvalificering af, hvilke personalegrupper lønaftalen omfatter. Der var dog enighed om, at eventuelle mangler og præciseringer indarbejdes i forbindelse med den aftalte revision af katalog og forhåndsaftale i efteråret. Alle tillidsrepræsentanter, der repræsenterer de per-
Side 3/3 sonalegrupper, der er omfattet af hhv. VIP-lønkataloget og forhåndsaftale, skal være repræsenteret ved efterårets revisionsproces. Steffen Junker fremhævede at lønkatalog og forhåndsaftale er blevet til i en god proces mellem ledere, TR og HR, Health. Processen blev igangsat med inspirationsmøder mellem institutledere, TR og HR hen over sommeren 2012. I efteråret nedsattes en sparringsgruppe bestående af to institutledere og to TR, som i samarbejde med HR og dekanen og med afsæt i arbejdet på inspirationsmøderne - udformede det endelige katalog samt forhåndsaftale 6. Lønforhandling 2013, Health Dekanen gav en orientering om lønforhandlingsprocessen i 2013. Jf. AU s aftale om principper for afvikling af lønforhandling skal der i regi af FSU ske en drøftelse af særlige formål og indsatsområder som lønforhandlingen skal understøtte. FSU tilsluttede sig dekanens oplæg til kriterier for udmøntning af ny løn for 2013 der jf. HSU-mødet den 18. december 2012 betyder, at kriterierne for 2012 videreføres i 2013 grundet den korte tidsmæssige periode mellem lønforhandlingerne. Kriterierne dagsordensættes i institutternes LSU er, hvor der gives mulighed for at drøfte og konkretisere, hvordan kriterierne forstås og anvendes i relation til de forskelige faggrupper på institutterne. Anne Marie Bundsgaard og Peter Holm-Nielsen bemærkede, at kriterierne er fremadrettede, hvorfor forhandling af tillæg må ske på baggrund af en forventet indsats hos medarbejderne. Annette Kudahl Jensen udtrykte i den forbindelse bekymring, men fandt, at der nok ved forhandlingsbordet vil blive fundet mindelige løsninger herpå. Hertil bemærkede dekanen, at LSU erne jo har en stor opgave med at omsætte de aftalte kriterier til lokale forhold. Annette Kudahl Jensen bemærkede, at der generelt er tilfredshed med de indgåede lønaftaler for samtlige organisationer. 7. Psykisk APV På fakultets samarbejdsudvalgs møde den 24. oktober 2012 var der enighed om, at det var en god ide at nedsætte en følgegruppe på fakultetsniveau. Idet det er vigtigt, at følgegruppen har såvel arbejdsmiljø- som samarbejdsudvalgenes opbakning har dekanen derfor besluttet at nedsætte en følgegruppe, der kan repræsentere bredt i forhold til såvel samarbejds- som arbejdsmiljøorganisationerne og samtidig favne bredden af Healths institutter og skole. Som formand for følgegruppen er udpeget Marianne Hokland. APV følgegruppens formål er at koordinere og formidle hovedområdets proces for opfølgningen på APV resultaterne, således at den inddrager alle aktører (ledelsen, arbejdsmiljøorganisationen, samarbejdsorganisationen og AU HR) i APV opfølgningen.
Side 4/4 Følgegruppen har på sit møde i januar udarbejdet kommissorium for kontaktgrupperne. I forlængelse heraf nedsætter institutlederne kontaktgrupper på institutniveau med deltagelse af lokale repræsentanter fra følgegruppen for psykisk APV på Health. Endvidere har Psykisk APV-følgegruppen udarbejdet vedlagte procesplan. Følgegruppen vil holde fakultetets ledelse løbende orienteret om APV processens udvikling. Peter Holm-Nilsens bemærkede, at den foreliggende procesplan kunne give indtryk af, at APV-opfølgningstiltag først sker i efteråret. Anne Marie Bundsgaard kunne supplerende oplyse, at følgegruppen har fokus på at opfølgningen igangsættes umiddelbart i forlængelse af, at resultaterne foreligger. Dekanen betonede, at eventuelle graverende forhold (sexchikane, vold, mobning mv), der afdækkes i den psykiske APV naturligvis håndteres hurtigst muligt. 8. Høring - Høringsoplæg vedr. universitets strategi Dekanen orienterede om, at udkastet til ny strategi hvor fakultetets samarbejdsudvalg har været høringspart - har været i høring i de akademiske råd, i de 4 båndfora, hos hovedområderne, institutterne og studenterorganisationerne. Endvidere er der også grupper, som af egen drift har indsendt kommentarer. Generelt er der stor tilfredshed med udkastet. Høringssvarene er skrevet sammen og er blevet sendt til bestyrelsen til behandling på bestyrelsesmøde den 19. december. Høringssvarene viste bred opbakning til den strategiske kurs, men indeholdt forslag til præciseringer i selve strategien. Bestyrelsen drøftede strategiudkastet på baggrund af notatet om høringssvarene, og fandt generelt udkastet meget velskrevet, men fandt også behov for en række præciseringer. Eksempelvis har repræsentanterne for personalet bemærket, at de gerne så, at alle medarbejdergrupper og den enkelte forskers betydning fremgik tydeligere af strategien. Forslag til strategi for Aarhus Universitet 2013-2020 vil blive forelagt bestyrelsen til drøftelse på mødet den 5. marts 2013 sammen med en præsentation af universitetsledelsens planer for implementering af strategien. Det aftaltes, at Healths samlede notat af alle høringssvar til orientering vedlægges dette referat. 9. Orientering om akutjob Regeringen har sammen med DA, KL, Danske Regioner og Finansministeriet den 24. oktober 2012 indgået en aftale om at oprette 1.200 akutjob frem til 1. juli 2013. Målet er at hjælpe ledige, der i perioden 1. oktober 2012 til 1. april 2013 har tre måneder eller mindre tilbage af dagpengeperioden, samt personer, der frem til 1. juli 2013 opbruger den samlede dagpengeperiode og fortsat er ledige. Universitets samlede kvote er på 56 akutjob, og heraf er Healths s andel 8 akutjob. Kvoten skal senest være opfyldt den 30. juni 2013. Som universitet skal AU selv afholde udgifterne til oprettelse af akutjob. Samtidig forventes det, at ministeren får bemyndigelse til at omfordele bevillinger, hvis der er in-
Side 5/5 stitutioner, der enten ikke opfylder den tildelte kvote eller overopfylder den tildelte kvote. Ansættelsesperioden skal være minimum 13 uger, og det anbefales, at akutjob besættes med mindst 25 timer ugentligt. Der kan principielt opslås akutjob inden for alle stillingstyper, men da der skal være et realistisk match fra stillingen til målgruppen af langtidsledige, skal der især rettes fokus på TAPstillinger. I forhold til VIP-stillinger forventes det kun at være stillingstyper som videnskabelig assistent og deltidslærerstillinger, som kan blive aktuelle som akutjob. Fakultetsledelsen følger løbende op, at måltallet for Health nås. Status medio januar er, at der på Health er opslået et akutjob. Stillingen er ikke blevet besat med en person omfattet af ordningen (red.). Der var fra flere FSU-medlemmer forslag om, at institutterne kan skabe akuthob fx ved at samle opgaver, der traditionelt løses af flere studentermedhjælpere, i et eller flere akutjob. 10. Høring vedr. MUS-konceptet For at understøtte strategisk kompetenceudvikling på AU har Universitetsleden besluttet, at der skal udvikles og indføres et fælles koncept for medarbejderudviklingssamtaler (MUS). MUS-konceptet er prægodkendt af universitetsledelsen på møde november 2012, hvor høringen i samarbejdssystemet ligeledes er godkendt. Høringsperioden varer frem til 28. februar 2013. På Health tilrettelægges processen således, at alle institutternes/skolens LSU er hver især bedes drøfte og forholde sig til det foreliggende koncept. Dette gøres ved, at samarbejdsudvalget drøfter og svarer på: a. Er der dele af MUS-konceptet, der efter jeres mening med fordel kunne være anderledes, hvis formål, resultatmål og hovedprincipper (se bilag 0. Baggrundsinformation) fortsat skal overholdes? I givet fald hvordan? b. Er der dele af MUS-konceptet, I er særligt tilfredse med? c. Har I eventuelle øvrige kommentarer? FSU besluttede, at give LSU erne en bedre mulighed for, at afgive høringssvar i forbindelse med MUS-konceptet ved selv at afstå fra at give høringssvar. Dette betyder, at FSU s sekretariat meddeler LSU erne på Health at de kan sende deres høringssvar direkte til AU HR (mail: avhs@adm.au.dk mærk mailen: MUS-høring, LSU XXX (navn på LSU) ) med kopi til FSU (mail: bh@sun.au.dk) senest d. 28. Februar. 11. Orientering om institutlederforløb Dekanen og institutlederne orienterede om det netop afsluttede etårige institutlederforløb herunder de fremadrettede perspektiver.
Side 6/6 Herunder fremhævede Thomas G. Jensen, at særligt sparringen med ekstern konsulent, 360 graders evaluering og muligheden for at indgå i et netværk med andre (institut-)ledere, der står med samme type udfordringer, som en selv, har været meget givende. Ellen Frandsen supperede med, at der i institutlederkredsen på universitet er nedsat en arbejdsgruppe af institutledere, der tilrettelægger aktiviteter, der kan medvirke til at vedligeholde institutledernetværket på den lange bane. 12. Mødeplan for 2013 Der er på sidste møde aftalt mødekalender for FSU for foråret 2013. Det foreslås, at det aftalte møde den 26. marts 2013 flyttes til den 3. april 2013, idet det planlagte mødetidspunkt falder sammen med påsken (28.03.13-01.04.13 begge dage inkl.) således at mødeplanen ser ud som følger: 24. januar 2013 kl. 14.00-16.00 03. april 2013 kl. 14.00-16.00 20. juni 2013 kl. 14.00-16.00 13. Eventuelt Forslag til videreudvikling af FSU-møder og kommunikation fra FSU I forlængelse af FSU s temadag på Koldkærgaard var der enighed, at iværksætte følgende tiltag med henblik på at videreudvikle dels FSU-møderne, dels kommunikationen fra FSU-møderne: 1. Fremadrettet dagsordensættes på hvert FSU-møde et punkt, hvor det besluttes, om der skal iværksættes en særlig kommunikationsindsat omkring et eller flere emner fra dagens møde jf FSU s informationspligt. I forlængelse af dagens møde besluttede FSU, at der fra dette møde med fordel kunne iværksættes en særlig kommunikationsindsats omkring Lønkatalog og forhåndsaftale. 2. Der blev tilkendegivet stor interesse for, at FSU-møderne fremover sætter fokus på et aktuelt emne ved en temadrøftelse, hvor der fx inviteres ekstern oplægsholder eller hvor et eller flere medlemmer af FSU giver et oplæg til drøftelse. Forslag til temaer kan løbende fremsendes til sekretariatet (bh@sun.au.dk). 3. På årets sidste FSU-møde dagsordensættes en evaluering af FSUmødeformen. Hanne Mohr nævnte, at det kunne overvejes, at der på hvert møde i FSU var dagsordensat en kort evaluering af dagens møde således at forsalg til optimering af møderne løbende kan indarbejdes SKT kan gode erfaringer med dette.