Dato: 28.05.15 Vor ref.: IBS Referat fra FMK-EOJ-leverandørmøde med pilotkommunerne Dato: Mandag den 18. maj 2015 Sted: Deltagere: MedCom Jesper Dall-Hansen, KMD Lisbeth Hove Høgsbro, KMD Janni Kjærgaard, Aalborg Kommune Liselotte Johansen, Assens Kommune Mette Fredensborg, Assens Kommune Torben Iversen, CSC Bodil Haugstrup, Hedensted Kommune Thomas Sonne, Lakeside Anni Markussen, Lakeside Helle Balle, NSI Marianne Nielsen, MedCom Karina Hasager Hedevang, MedCom Iben Søgaard, MedCom (referent) Fraværende: Heidi Hougaard Madsen, Avaleo Randi Jørgensen, Avaleo Stig Kristensen, CSC Anni Steffensen, Hedensted Kommune Poul Erik Kristensen, KL Ken Wacker, MedCom Referat: 1. Velkomst Karina byder velkommen. Afbud fra Avaleo og KL. Kort gennemgang af dagsordenen. 2. Udestående fra sidste møde Problemstilling omkring bestillinger på åbne recepter, hvor der ikke kan genbestilles eller laves receptfornyelser: Det har ikke været en kendt problemstilling efter sidste opdatering, hvorfor vi konkluderer, at det er løst. Ellers må vi tage fat i den igen. Notat i forhold til håndtering af vikarer: MedCom har udarbejdet notat, der beskriver, hvordan man bør forholde sig i forhold til vikarer. Det er sendt ud og godkendt. Bemærkningsfelt til receptfornyelsesanmodning: På sidste møde blev det aftalt, at EOJleverandørerne skulle udarbejde en beskrivelse af en mulig løsning. EOJ-leverandørerne har ikke
lavet denne beskrivelse. Avaleo har slået feltet til lægen og apoteket sammen. KMD har lukket for feltet. Supportadgang til FMK for administrative medarbejdere: NSI har lavet et udkast til en løsning for regionale medarbejdere, som KL, MedCom og nogle få kommuner har læst igennem for at se, om de vil kunne bruge den samme løsning. Adgangen gælder kun til FMK-online. Man kommer til at arbejde på vegne af NSI. Hertil siger Janni, at hun selv har en sundhedsfaglig autorisation, men sidder som supporter. Hun kan teknisk set godt gå ind, men har ikke en behandlingsrelation. Hun har egentlig bare brug for at få lov til at gå ind, idet hun p.t. ikke kan supportere sine brugere. Vi bør (eller KL) få en jurist til at tolke, hvad en aktuel behandling indbefatter. Hvis bare vi kan få den igennem i forhold til en sundhedsfaglig supporter, vil vi nå et langt stykke af vejen. Trustløsningen virker ikke på FMK-online, men det gør på vegne af. Vi taler om, at der er en opgave til Marianne her, hvor kommunerne oplever, at lægerne er meget fastholdende overfor, hvad de ser i deres eget system. Vi taler om, at det er urimeligt, at det ofte er sygeplejersken, der står med aben, da det er lægens ansvar, at medicinkortet er rigtigt. Spørgsmålet er, om man skal indberette nogle flere UTH er, men vi skal også bare tænke på at bevare det gode samarbejde. Helle vil rigtig gerne modtage eksempler på fejl og mangler, hvis kommunerne oplever, at tingene ikke står rigtigt hos lægerne. 3. Status fra NSI Thomas fortæller lidt om roadmappet. Har fået positiv feedback på proces omkring at få flest mulige leverandører direkte på version 1.4.4, men med mulighed for i første omgang at kunne undlade bl.a. AK-behandling. Der er nogle uhensigtsmæssigheder i version 1.4.2, bl.a. omkring nogle datoer. I 1.4.4 vil man også lave en langt bedre visning af periodevis dosering i stedet for en lang tekststreng. KMD har lokalt lavet det, så man kan vise det pænt. NSI kører samtidig en proces omkring 1.4.6 fase 1 og fase 2, hvor man bl.a. er i dialog med apotekerne. I fase 1 vil man gå efter, at det apotekerne kan i dag, bliver tilknyttet FMK. I fase 2 går man efter at kunne vise dosiskortet. Der arbejdes på at få tilknyttet behandlingsrelation i løbet af 2015. Der arbejdes på at få lavet en national erstatnings-cpr-nummerservice, og denne regner man med at få FMK til at håndtere i løbet af 2016. Regionerne har kommittet sig til at ændre begreber i forhold til indlagt/udskrevet i stedet for suspenderet/afsuspenderet Helle mener, det er inden årets udgang, men hun tjekker lige op på det. Så kan vi jo høre, om EOJ-leverandørerne vil lave det samme kommitment. Nye certificeringskrav til 1.4.2 & 1.4.4 Listevisning i EPJ-systemerne i version 1.4.2. Regionerne har indgivet høringsvar, hvor de ville have kravet ud. Dette er dog indtil videre ikke accepteret fra NSI. Man vil skulle sende sin genbestilling til den afdeling, hvor patienten har fået udskrevet sin medicin. EOJleverandørerne undersøger, om de kan sende en genbestilling til en SKS-kode i stedet for en praktiserende læge. Hvis man sender en receptfornyelsesanmodning, vil alle, der kigger i FMK på den givne patient, kunne se fornyelsen, men idet man sætter en modtager på, vil der blive sendt et advis til modtageren. Thomas Sonne mener, at der mangler en helt klar aftale mellem KL og regionerne om, hvordan man løser dette problem. Karina tager den med til KL. Mette synes, EOJ-systemet burde bygges op, så det automatisk linker til det SKSnummer på overordnet niveau, som recepten er udstedt fra, så sygeplejersken ikke selv skal sidde og lede. Det vil blive et problem for de kommunale medarbejdere at holde styr på, hvilken medicin der skal bestilles hos egen læge, og hvilken medicin der skal bestilles på sygehuset. Thomas Sonne foreslår, at man på sigt på ordinationsniveau kunne angive, hvem der har behandlingsansvaret. Iben spørger, om man i EOJ-systemet for hvert præparat kan 2
angive, hvem der har behandlingsansvaret, så man en gang for alle har taget stilling for hvert enkelt præparat. Karina foreslår, at der nedsættes en lille arbejdsgruppe. Helle pointerer, at her er endnu en opgave, som skal afklares mellem KL og regionerne. 4. Kort status på KL-projektet Status på den tekniske og organisatoriske implementering Alle 5 regioner har nu indgået aftale med PLO. Region Syddanmark og Region Hovedstaden har dog indgået en anden aftale end de øvrige 3 regioner. Essensen er dog, at det er det samme, lægerne forpligter sig til. Hvorvidt lægen skal trykke på ajourførtknappen, hver gang de laver en ny ordination, står ikke i nogen aftale. Der er også lidt forvirring om, hvorvidt lægen skal eller kan tage stilling til løse recepter. Helle mener, at de løse recepter er historik, idet alle læger er forpligtede til at ordinere via FMK, og derfor bør kommunerne i princippet kun forholde sig til de ordinationer, der står på FMK. Den manglende aftale har betydet, at udbredelsen i kommunerne har stået lidt i dødvande, således at mange kommuner har trukket i håndbremsen. Der er ikke nogen ny deadline i forhold til KL-projektet. Hvis deadline skal flyttes, skal det aftales i økonomiforhandlingerne, som p.t. pågår. Det er dog vigtigt, at der udmeldes en ny deadline, idet en urealistisk deadline vil give mere ligegyldighed. For kommunerne er der nu et arbejde i at holde styr på, hvilke patienter der er lavet oprydning på. Karina viser status på udbredelse via landkort. 5. Receptfornyelsesanmodninger Besked til apoteket/besked til lægen/bemærkningsfeltet/udfordring ift. at borgerne får leveret flere gange Helle mener, det handler om en aftale mellem borger og apotek. Avaleo har lavet en løsning, hvor 2 tekstfelter (et til lægen og et til apoteket) bliver slået sammen til et. Der er mulighed for at angive tekst ud for hvert enkelt præparat, og det er tydeligt at se, om fornyelsen ryger direkte til apoteket eller til lægen. NSI har i princippet ikke lov til at lave en central løsning, hvor de sender en besked til et bestemt apotek om, at der er en mulig kunde på vej. I CSC kan man selv vælge, om man vil bruge wildcard-løsningen, hvor alle fornyelser ryger af sted til enten lægen eller apoteket, eller hvor man vælger dem, der skal til apoteket i en arbejdsgang, og efterfølgende vælger dem, der skal til lægen i en anden arbejdsgang. Det vil være en større ændring for KMD at genindføre tekstfeltet. Det er et endnu større problem, at der ikke er påført udleveringssted på fornyelser, der går igennem lægen. Selv om kommunen har skrevet det på, ryger det i nogle lægesystemer ikke automatisk med over på recepten, og lægen skal manuelt overføre det, hvilket han ofte glemmer. Torben synes, det bør være lægepraksissystemet, der sørger for at føre leveringsoplysninger med videre til recepten. Helle er ude i, at alle recepter burde lægges på receptserveren, så når en recept skal fornys, sender kommunen en receptfornyelse til lægen. Kommunen får et advis, når recepten er lavet, hvorefter kommunen kan lave genbestilling til apoteket. Det kunne være rigtig godt at lave en workshop, som prøver at kigge hele arbejdsflowet igennem hos kommunen, hos lægen og på apoteket. Karina, Marianne og Helle prøver at strikke noget sammen. Ændret i udleveringen Kan EOJ-systemerne manuelt håndtere en midlertidig anden udlevering fx 2 x 20 mg i stedet for 1 x 40 mg. I Avaleo kan de manuelt ændre det, men også ændre i doseringsteksten. I KMD kan man ændre i doseringen, men ikke i doseringsteksten. Man kan dog skrive en bemærkningstekst. Tællelisten passer dog. Man kan ikke gøre det i SmartCare. CSC kan også 3
håndtere det. Det er dog stadig en udfordring i forhold til dosispakket medicin. Håndtering af manglende reaktion fra praksislæger i forbindelse med receptfornyelsesanmodninger o Herunder EOJ-systemernes håndtering af dette Thomas synes, det ville være rigtig smart, hvis EOJ-systemerne havde en funktionalitet, der gør, at kommunen adviseres, hvis der ikke handles på de udeståender, kommunen har altså fx en receptfornyelse. Hvis lægen enten fornyr den, eller hvis lægen afviser den så får man et advis. Hvis lægen ikke gør noget, får kommunen ikke besked. Receptfornyelsesanmodning til sygehusene o Skal der laves en ændring i EOJ-systemerne? Se under punkt 3 vedr. nye certificeringskrav til 1.4.2 og 1.4.4! 6. Andre udfordringer Liselotte fortæller, at der generelt er en problemstilling i forhold til slutdatoer. Fx ved afhængighedsskabende præparater, hvor nogle læger vælger at udstede en recept, der gælder en dag, for hvis det står som en fast behandling, kan borgeren selv forny recept via FMK-online, men problemet er, at behandlingen forsvinder fra FMK. Der er også nogle læger, som vælger at sætte slutdato på nogle præparater, fordi de ønsker at se patienten inden fornyelse, men så forsvinder medicinen også fra FMK. Håndtering af slutdato (tidsbegrænsede behandlinger) I Avaleo kan man manuelt ændre slutdatoen lokalt, men det vises ikke i FMK. o Kan der gøres noget i EOJ-systemerne? KMD har fået et ønske ind fra Aalborg om, at man skal kunne oprette en lokal ordination på de sidste 2 dage i en antibiotikabehandling, og det har høj prioritet. Dosisdispensering o Kan der gøres noget i EOJ-systemerne? Der vises ikke udleveringer i EOJsystemerne. Kæmpe udfordring for kommunerne. Problem i forhold til embedslægernes krav om korrekt handelsnavn. Og specielt et problem, når apoteket udleverer anden styrke KMD viser dem, men Janni oplever, at de ikke altid bliver vist. Janni sender nogle eksempler til Jesper. Viser også udleveringer på dosispakket medicin. o Der sættes en Behandlingsstopdato på fx 2 år frem i tiden. Kan det skyldes, at nogle læger fortsat opretter en ordination som receptordination og IKKE først som en ordination? Er kun set ved dosispakket medicin. Det er uhensigtsmæssig brug. Man bør i stedet bruge ordinationsslutdato. Det er ikke muligt at bestille medicin på privatmarkeringer Der har hidtil ikke været nogen eksempler på dette. o Er der en ny løsning på vej? Svaret fra NSI er, at det er der ikke. 4
Håndtering af advis FMK har en aktuel case, hvor NSP en er fyldt op af adviser, der ikke har været tømt i 30 dage. Det tyder på, at en kommune systemmæssigt fx har bedt om at få adviser på samme patient flere gange altså har flere ens postkasser, men man tømmer kun den ene postkasse. Der bliver gjort noget fra FMK s side, da NSP en er ved at gå i dørken. EOJ-leverandørerne vil gerne have en skriftlig beskrivelse af, hvad FMK har tænkt sig at gøre, som de kan sige god for. Samtidig kommer der en besked ud på NSPOP. Assens Kommune har haft meldt nogle eksempler ind på borgere, hvor de ikke har fået noget advis, men burde have fået det. Fremsøgning MedCom får meldinger fra kommuner om, at fremsøgning af adviser er vanskelig. Karina spørger CSC, hvordan det håndteres. Torben forklarer, hvordan man fremsøger ændringer. Bodil vil gå hjem og teste det, og Torben vil også lige følge op på, at det fungerer, som han har forklaret det. Karina sender de henvendelser, hun har fået, til Torben. Advisering i EOJ-systemet, selvom borgeren er indlagt, og FMK er suspenderet Det er rigtig nok, at kommunen får adviser, selv om et kort er suspenderet. Borgeren kan være hjemme på orlov, og sygehuset kan have glemt at afsuspendere kortet ved udskrivelse. Kommunen må læse adviset og konstatere, at det ikke er noget, der skal handles på og lave et lille notat. Håndtering af vikarer MedCom har udarbejdet notat, der beskriver, hvordan man bør forholde sig i forhold til vikarer. Det er sendt ud og godkendt. Rammeordination Hvordan håndteres det? Fx Laksantiabehandling og Insulinbehandling Man må lave en p.n.-ordination, som hedder efter skema, efter aftale eller fx 5-15 ml som fritekst. 7. Opfølgning fra End-2-end test Tilbagemeldinger fra EOJ-leverandørerne & MedCom Jesper: Det har været eksplorative tests, og det er lidt tilfældigt, hvad man finder, men det er vel også godt nok. Man får indblik i, hvad de andre systemer kan. Der blev fundet en fejl hos KMD, som man er ved at løse. Føler ikke umiddelbart behov for at komme til flere tests. CSC: Har haft Kirsten af sted. Hun synes, det har været en aha-oplevelse i forhold til at se, hvordan de andre systemer fungerer. Fungerede det, hvad skal ændres til næste gang? 8. Opsamlingsfunktion i MedCom Opsamlingsfunktion omkring ukorrekt anvendelse af FMK Der har været talt om en SPOC-funktion, men man har i stedet besluttet, at der skal være en entydig indgang til hospitalerne, som lægerne og kommunerne kan henvende sig til. Samtidig er der etableret en opsamlingsfunktion i regi af Danske Regioner, men med daglig funktion i MedComs FMK-team, hvor leverandørerne kan melde ind i forhold til ukorrekt anvendelse af FMK. Det er Marianne, der har fået denne stilling. NSI er fortsat ansvarlig for håndtering af tekniske fejl og dataforvanskning på FMK via NSPOP.dk. Ligeledes skal leverandørerne selv sørge for fejl og mangler i eget system. Marianne er i gang med at prøve 5
at definere sine opgaver, og hun har skrevet rundt til forskellige parter. Marianne skal rapportere tilbage til styregruppe m.m. I forhold til en afdeling, der gentagne gange ikke afsuspenderer et medicinkort, vil EOJ-leverandøren aldrig høre om. Her vil det give mere mening, at henvendelsen kommer fra projektlederne i kommunerne. 9. Eventuelt. Jesper har lovet på vegne af Randi at nævne, at hun for længe siden (3 mdr.) har indmeldt en fejl med manglende id er på nogle bestillinger. Bestillinger bliver slettet efter 3 mdr. Det betyder ved fejlsøgning, at EOJ-leverandøren ikke kan genfinde bestillingerne. NSI har rettet fejlen og tænker umiddelbart, at man ikke vil udvide perioden for sletning af bestillinger, hvis det er for at imødegå en fejl, som ikke længere er der. Der skal være en forretningsmæssig grund til at ændre perioden. NSI tjekker op på, om det står i specifikationen, og hvis det ikke gør, kommer de med en udmelding om en forældelsesfrist. Hver region har beskrevet en testpatient. Ikke alle lægesystemer har leveret en testpatient ind. Anni Markussen sender et link til siden, hvor de ligger. Certificeringsdata ligger også på siden. Man kan enten slå op på dem, eller man kan hente dem ned. Film og vejledninger fra EOJ-leverandørerne på MedComs hjemmeside? Nogle kommuner har valgt at lave en lille film om, hvordan man tilknytter en borger til FMK og har foreslået, at man kunne lægge disse film på MedComs hjemmeside. EOJleverandørerne synes ikke, at disse film skal ligge på MedComs hjemmeside. Dato for næste møde MedCom melder en dato ud i september. Arbejdsgruppe Helle og Marianne vil gerne deltage i en arbejdsgruppe. 6