Mine nyttige telefonnumre: 1 5 15 - god dialog ved sygefravær Med denne folder ønsker vi at informere om Skoleforvaltningens sygefraværshåndtering Skoleforvaltningen Godthåbsgade 8 9400 Nørresundby Tlf.: 9931 4000 www.aalborg.dk
Fraværsdag 1 - Sygemelding Det er vigtigt at bevare en god kontakt fra første sygedag. Vi ønsker at give dig de bedste betingelser for at kunne slappe af. Tillid, tryghed og anerkendelse er af stor betydning for at bevare den gode kontakt. Du kan forvente at få disse spørgsmål fra din leder; 1. Hvordan går det? 2. Er der noget, jeg kan hjælpe med? 3. Er der aftaler/opgaver, der skal meldes fra til? 4. Hvor længe regner du med at være syg? 5. God bedring! Fraværsdag 5 - Dialog Det er vigtigt at bevare den gode dialog. Din leder kontakter dig, og du har mulighed for at fortælle om eventuelle problemstillinger på din arbejdsplads, som har betydning for dit sygefravær. Du kan forvente at få disse spørgsmål fra din leder; 1. Hvordan går det? 2. Er der noget, jeg kan hjælpe med? 3. Er der noget, du går og tænker på vedrørende dit arbejde? 4. Hvor længe regner du med at være syg? 5. God bedring! Fraværsdag 15 - Information om det videre forløb Din leder ringer til dig og skal nu vurdere det videre forløb. Du kan forvente at blive kaldt ind til en sygefraværssamtale, hvis du fortsat er syg. Du kan forvente at få disse spørgsmål fra din leder; 1. Hvordan går det? 2. Er der noget, jeg kan hjælpe med? 3. Ved 15 dages fravær sker der det, at... 4. Hvor længe regner du med at være syg? 5. God bedring!
Vejledning til lederen om 1 5 15 God dialog ved sygefravær HovedMED (HMU) og Direktørgruppen har besluttet, at vi i Aalborg Kommune skal indføre en systematisk metode til opfølgning på sygefraværet, så sygefraværet kan nedbringes til gavn for den enkelte medarbejder og til gavn for arbejdspladsen. Metoden hedder 1 5 15 God dialog ved sygefravær og handler kort og godt om, at lederen med udgangspunkt i grundlæggende værdier som anerkendelse og gensidig respekt tager kontakt til den sygemeldte medarbejder på 1., 5. og 15. sygedag. Introduktion til din personalegruppe Som leder er du ansvarlig for at fastlægge alle de praktiske detaljer omkring opfølgningen på sygefraværet, ligesom det er din opgave at planlægge og gennemføre en introduktion af metoden til din personalegruppe. Det er vigtigt, at I får drøftet og afklaret metoden, og det er vigtigt, at I får aftalt, hvordan I på jeres arbejdsplads vil praktisere opfølgningen. (Til denne drøftelse er det muligt at finde inspiration op CABI s fraværs og nærværs spil find det på www.cabiweb.dk/spil). Sygemeldingen Udgangspunktet er, at den enkelte medarbejder sygemelder sig ved at ringe til sin nærmeste leder. På arbejdspladser, hvor dette ikke er praktisk muligt, aftales det, hvordan sygemelding skal foregå. Sygdom er lovligt forfald, og medarbejderen har ansvar for, at sygemeldingen bliver givet korrekt og rettidigt i henhold til de retningslinjer, der er aftalt lokalt for sygemelding. Medarbejderen skal sikre, at du som leder ikke er i tvivl om, at fraværsårsagen er sygdom. Dette gælder også, hvis medarbejderen må forlade arbejdspladsen på grund af sygdom i arbejdstiden. Medarbejderen er ikke forpligtet til at oplyse, hvad han/hun fejler, men må gerne oplyse det af egen fri vilje. Til gengæld må hverken du eller den, der tager imod sygemeldingen, spørge til årsagen/diagnosen, jf. Helbredsloven. Som leder skal du sikre dig, at medarbejderen er bekendt med de lokale retningslinjer for sygemelding. Inspiration til opfølgningssamtalerne på dag 1, 5 og 15 Her kan du få vejledning i og inspiration til, hvordan du kan håndtere de enkelte opfølgningssamtaler. Kontakten til din medarbejder er en kort samtale, som primært handler om medarbejderens velbefindende og perspektiv for at vende tilbage til arbejdet. Opfølgningen skal ske i omsorg og ikke som kontrol. På den måde skal samtalen opretholde den gode relation og sikre en hurtig tilbagevenden til arbejdet. Systematikken er samtidig med til at sikre en ensartet behandling af medarbejderne.
Det lokale MED udvalg eller i personalemøde med MED status udarbejder en lokal proceduren for; hvordan kontakten praktiseres, hvornår du som leder tager kontakt 1. dagen og hvilke spørgsmål og formuleringer, der er relevante på jeres arbejdsplads. Din opmærksomhed og omsorg har stor betydning for, hvor hurtigt der sker en ændring til det bedre for medarbejderen. En tidlig samtale kan forhindre, at især trivselsproblemer udvikler sig og ender i en langvarig sygemelding. Forberedelse af samtalen For at sikre, at samtalen opleves som relevant for medarbejderen, er det vigtigt, at du forbereder samtalens indhold og mål og får sat så god og fortrolig ramme. Afsæt tilstrækkelig tid til samtalen, så I kan komme hele vejen rundt om den sygemeldtes situation. Du skal under samtalen være respektfuld, anerkendende og tydelig i dine budskaber, så I sammen kan reflektere over mulige løsninger, som arbejdspladsen kan bakke op om. Afrund samtalen med en kort opsamling af mulige løsninger, en plan for det videre forløb og herunder, hvem der gør hvad. Måske er der andre, der skal inddrages í samtalen f.eks. tillidsrepræsentant og/eller arbejdsmiljørepræsentant. Måske skal der meldes noget ud på arbejdspladsen, og måske skal der sammen med Jobhuset sættes gang i et fast track forløb. (LINK) 1. sygedag (den dag medarbejderen sygemelder sig) Hvis du ikke selv har modtaget sygemeldingen, så ringer du jf. jeres lokale procedurer til medarbejderen. Samtalen skal have fokus på aflastning under sygefraværet, og du kan stille følgende spørgsmål; Hvordan går det? Er der noget, jeg kan gøre for dig? Er der aftaler/opgaver der skal meldes fra til? Hvornår på dag 5, som er den xx.xx., skal jeg kontakte dig, hvis du fortsat er syg? Husk notatpligten! Brug evt. notatskema fraværsdag 1. (LINK) 5. sygedag (tælles fra dag 1 er det ikke en arbejdsdag, da førstkommende hverdag) Du ringer til medarbejderen i overensstemmelse med de lokale procedurer. Samtalen har fokus på dialog og en ledelsesmæssig vurdering samtidig med, at medarbejderen får mulighed for at fortælle om forhold,
som kan hjælpe ham/hende hurtigt tilbage på arbejdspladsen. Ved opfølgning på 5. dagen kan du stille spørgsmål som f.eks.; Hvordan går det? Er der noget, jeg kan hjælpe med? Er der noget, du går og tænker på? Hvornår på dag 15, som er den xx.xx, skal jeg kontakte dig, hvis du fortsat er syg? Hvis der er udsigt til længerevarende fravær: Du er meget velkommen til at kontakte mig inden dag15, hvis der opstår behov for, at vi taler sammen. Husk notatpligten! Brug evt. notatskema fraværsdag 5. (LINK) 15. sygedag (tælles fra dag 1 er det ikke en arbejdsdag, da førstkommende hverdag) Du ringer til medarbejderen, og samtalen skal have fokus på dialog og din ledelsesmæssige vurdering af situationen, samtidig med, at medarbejderen får mulighed for at fortælle om forhold, der kan hjælpe ham/hende hurtigt tilbage på arbejdspladsen. Ved opfølgning på 15. dagen kan du stille spørgsmål som f.eks.; Hvordan går det? Er der noget, jeg kan hjælpe med? Er der noget, du går og tænker på? Hvad skal der til for, at du kan genoptage arbejdet evt på deltid eller med midlertidige opgaver? Hvordan skal kontakten være fremover? Husk at der skal tages notater ved alle typer samtaler vedrørende sygefravær. Brug evt. notatskema fraværsdag 15. (LINK) Hvis sygefraværet ser ud til at fortsætte, orienterer du medarbejderen om, at der vil blive indkaldt til en sygefraværssamtale. Sygefraværssamtalens formål er, at I på baggrund af en konkret dialog om netop den sygemeldtes situation, i fælleskab kan undersøge udsigten til og muligheden for, at medarbejderen kommer helt eller delvist tilbage i jobbet. Fokus og formål er at fastholde medarbejderen i arbejde. Sygefraværssamtalen er lovpligtig og skal afvikles senest 4 uger efter 1. sygedag. Husk notatpligten! Brug evt. skema til sygefraværssamtale. (LINK)
Information til medarbejderen om 1 5 15 God dialog ved sygefravær HovedMED (HMU) og Direktørgruppen har besluttet, at vi i Aalborg Kommune skal indføre en systematisk metode til opfølgning på sygefraværet, så sygefraværet kan nedbringes til gavn for den enkelte medarbejder og til gavn for arbejdspladsen. Metoden hedder 1 5 15 God dialog ved sygefravær og handler kort og godt om, at lederen med udgangspunkt i grundlæggende værdier som anerkendelse og gensidig respekt tager kontakt til den sygemeldte medarbejder på 1., 5. og 15. sygedag. Bliver du sygemeldt, er der din nærmeste leders ansvar at tage en tidlig om omsorgsfuld kontakt til dig. Er der tale om flere dages fravær, skal din leder tage kontakt til dig efter en klar systematik nemlig ved 1, 5 og 15 dages sygefravær. Denne opfølgning er med til at opretholde den gode relation og forhåbentligt sikre, at du kan vende hurtigt tilbage til arbejdet. Samtidig er opfølgningen med til at sikre, at alle medarbejdere bliver behandlet ensartet. I jeres lokale MED udvalg eller i personalemøde med MED status skal der fastlægges nogle lokale procedurer, som skal indeholde følgende; Hvordan skal sygemeldingen praktiseres? Hvornår skal lederen kontakte medarbejderen på 1. dagen? Hvilke spørgsmål og formuleringer er det relevant, at lederen benytter på netop jeres arbejdsplads? Sådan fungerer det i praksis Bliver du syg, skal du som udgangspunkt sygemelde dig til din nærmeste leder. Kan du ikke få fat på din leder, kan du sygemelde dig til en kollega, som vil give beskeden videre. Det er dit ansvar; At sygemeldingen bliver givet korrekt og rettidigt i henhold til de retningslinjer, der er aftalt lokalt for sygemelding. At din leder ikke er i tvivl om, at fraværsårsagen er sygdom. Det gælder også, hvis du må forlade arbejdspladsen på grund af sygdom i arbejdstiden. Men du er ikke forpligtet til at oplyse hvad du fejler, men du må selvfølgelig gerne oplyse det, hvis du har lyst. Hverken din leder eller den, der tager imod sygemeldingen, må spørge til årsagen/diagnosen, jf. Helbredsloven. 1. sygedag (den dag du melder dig syg)
Hvis du ikke allerede selv har talt med din leder, da du sygemeldte dig, vil du blive ringet op af ham/hende, jf. jeres lokale procedurer. Samtalen skal have fokus på aflastning under sygefraværet, og du kan forvente at få følgende spørgsmål; Er der aftaler/opgaver der skal meldes fra til? Er der ellers noget jeg kan gøre for dig? Hvornår passer det dig bedst, at jeg ringer på 5. fraværsdag, hvis du fortsat er syg? 5. sygedag (tælles fra dag 1 er det ikke en arbejdsdag, da førstkommende hverdag) Er du stadig syg 5 dage senere, vil din leder ringe til dig igen i overensstemmelse med de lokale procedurer. Samtalen har fokus på forhold, som kan hjælpe dig hurtigst muligt at komme tilbage til arbejdspladsen. Ved opfølgning på 5. dagen kan du forvente spørgsmål som f.eks.; Hvordan går det? Er der noget jeg kan hjælpe med? Er der noget du går og tænker på? Hvornår på dag 15, som er den xx.xx, skal jeg kontakte dig, hvis du fortsat er syg? Hvis der er udsigt til længerevarende fravær: Du er meget velkommen til at kontakte mig inden dag15, hvis der opstår behov for, at vi taler sammen. 15. sygedag (tælles fra dag 1 er det ikke en arbejdsdag, da førstkommende hverdag) Din leder ringer igen til dig, også her skal I have en snak om, hvad der kan gøres for, at du kan komme hurtigst muligt tilbage på arbejdspladsen. Ved opfølgning på 15. dagen kan du forvente spørgsmål som f.eks.; Hvordan går det? Er der noget jeg kan hjælpe med? Er der noget du går og tænker på? Hvad skal der til for, at du kan genoptage arbejdet evt på deltid eller med midlertidige opgaver? Hvordan skal kontakten være fremover? Sygefraværssamtale Hvis din sygeperiode ser ud til at fortsætte, vil du blive orienteret om, at du vil blive indkaldt til en sygefraværssamtale. Sygefraværssamtalens formål er, at I på baggrund af en konkret dialog om netop din
situation, i fælleskab kan undersøge udsigten til og muligheden for, at du helt eller delvist kommer tilbage i jobbet. Fokus og formål er at fastholde dig i arbejde.
Notatskema fraværsdag 1 Det er vigtigt at bevare en god kontakt fra første sygedag. Vi ønsker at give dig de bedste betingelser for at kunne slappe af. Tillid, tryghed og anerkendelse er af stor betydning for at bevare den gode kontakt. Dato Medarbejderens navn Ansættelsessted Hvordan går det? Er der noget, jeg kan hjælpe med? Er der aftaler/opgaver, der skal meldes fra til? Hvor længe regner du med at være syg? God bedring! Andre notater Hvem har taget imod sygemeldingen?
Notatskema fraværsdag 5 Det er vigtigt at bevare den gode dialog. Din leder kontakter dig, og du har mulighed for at fortælle om eventuelle problemstillinger på din arbejdsplads, som har betydning for dit sygefravær. Dato Medarbejderens navn Ansættelsessted Hvordan går det? Er der noget, jeg kan hjælpe med? Er der noget, du går og tænker på vedrørende dit arbejde? Hvor længe regner du med at være syg? God bedring! Andre notater Hvem har taget imod sygemeldingen?
Notatskema fraværsdag 15 Din leder ringer til dig og skal nu vurdere det videre forløb. Du kan forvente at blive kaldt ind til en sygefraværssamtale, hvis du fortsat er syg. Dato Medarbejderens navn Ansættelsessted Hvordan går det? Er der noget, jeg kan hjælpe med? Ved 15 dages fravær sker der det, at Hvor længe regner du med at være syg? Aftale om kontakt fremover God bedring! Andre notater Hvem har taget imod sygemeldingen?