FOTdanmark Weidekampsgade 10 2300 København S tlf: 33 70 33 70 www.fot.dk FOTdanmarks budget 2010-2013 Version 7 Årets budget består af to dele. Direkte: <direkte nummer> e-mail: <mailadresse> ref: twm 12. april 2010 Del 1. Viser budgettet for driften af sekretariatet, de igangværende og kommende udviklingsaktiviteter. Del 2 I henhold til vedtægternes bilag 1 og 3 er medlemmerne af FOTdanmark forpligtiget til at tilslutte sig Det Fælles Databasesystem. Det Fælles Databasesystem er FOTdanmarks til enhver tid værende databasesystem, som stiller systemydelser til validering, lagring, browserapplikationer og distribution af FOT-data til rådighed for medlemmerne. Bestyrelsen har indgået en aftale med KMS om etablering og drift af Det Fælles Databasesystem i Aftale mellem FOTdanmark og KMS om levering af systemydelser til FOTdanmarks medlemmer af 21. januar 2008. Del 2 af budgettet viser en opgørelse over FOTdanmarks betalinger til KMS i 2008 og 2009 og FOTdanmarks forpligtigelser til KMS i årene 2010, 2011 og 2012.
Budget del 1 Budget 2010-2013 Version 6 den 9. april 2010 Konto Tekst Regnskab 2009 Budget 2010 Budget 2011 Budget 2012 Budget 2013 PL-reguleringen fra www.kl.dk pr. 1/2 2010 3,1 2,8 Indtægter Medlemsbidrag fra KMS 1.775.000 1.829.819 1.881.054 1.881.054 1.881.054 Medlemsbidrag fra kommunerne 1.598.703 1.829.819 1.881.054 1.881.054 1.881.054 Momsfondet 176.297 Renteindtægter 15.794 D001 Indtægter i alt 3.565.794 3.659.638 3.762.107 3.762.107 3.762.107
Konto Tekst Regnskab 2009 Budget 2010 Budget 2011 Budget 2012 Budget 2013 Udgifter - Løn Løn og pension - 3 faste medarbejdere og en student (PL-reg. 1,8%) 1.639.685 1.945.398 1.980.415 1.980.415 1.980.415 D020 I alt løn 1.639.685 1.945.398 1.980.415 1.980.415 1.980.415 Sekretariatsdrift D100 Husleje - IT/citrix, telefon, kopi, inventar, porto mv. 162.932 130.346 133.995 133.995 133.995 D110 Bogholderi og revision 73.190 60.367 62.057 62.057 62.057 D120 Anskaffelse og vedligeholdelse 32.273 35.000 35.000 35.000 35.000 D130 Kontorhold og sekretariatsdrift 104.764 100.000 100.000 100.000 100.000 D140 Aftale med KMS om specifikationssekretariat 782.500 647.284 663.477 663.477 663.477 Løbende drift - målrettet medlemmerne D150 Møder og konferencer 256.199 225.000 225.000 225.000 225.000 D200 Samlede driftsomkostninger i alt 1.411.858 1.197.997 1.219.530 1.219.530 1.219.530 Udvikling Rammebevilling til registreringsinstruks (oversættelse) (beslutning 2008) 98.703 Arbejdsinternat for Specifikationsforum (beslutning den 4/2) 27.903 Udredning af dataproblemer i FOT2007 1. og 2. kvartal 2009 44.749 Igangværende udviklingsaktiviteter 3012 Etablering af værktøjer til ajourføring (internt og eksternt)(beslutning 18/3+23/4) 708.750 3050 Hovedoprydningen/Intressentanalysen (beslutning 25/6) 23.750 106.250 3060 Kommunikationsstrategi (beslutning den 6/11) 120.000 Udviklingsaktiviter i henhold til arbejdsprogrammet 2010-2011 3070 Fremtidig IT- arkitektur (beslutning den 7/4-10) 500.000 Udvikling i alt 195.105 1.435.000 - - - Udgifter i alt 3.246.648 4.578.395 3.199.945 3.199.945 3.199.945 Årets resultat 319.146-918.757 562.162 562.162 562.162 Egenkapital 1.736.003 817.245 1.379.408 1.941.570 2.503.732 3
Kommentarer til budgettet 2010 del 1 FOTdanmark er pr. 1. januar 2010 blevet momsregistreret. Dette bevirker at regnskabstallene er inkl. moms, mens budgettallene er uden moms. Derfor kan det være vanskeligt at lave en direkte sammenligning mellem regnskabet for 2009 og budgettet for 2010. PL-reguleringen sker pr. 1. februar 2010 for budgettet 2010 og for 2011. De efterfølgende tal er i faste tal. Der anvendes KLs pris- og løn skøn. PLreguleringstallet er løbende tilgængeligt via www.kl.dk I 2010 er PL-reguleringen således 3,1 % for 2010 og 2,8 % for 2011 - reguleringen for 2011 vil næste år blive justeret med den aktuelle reguleringsprocent pr. 1. februar 2011 og forelagt til beslutning for repræsentantskabet i 2011. Ved en gennemgang af de enkelte poster i budgettet for 2010 skal følgende fremhæves: D001 Indtægter i alt: 3.659.638 Udgangspunktet for driften af sekretariatet på de 3.659.638 kr. er aftalt i forbindelse med etableringen af FOTdanmark og fremgår af bilag 3 af 19. september 2007 Budgetterede årlige udgifter i FOTdanmark godkendt på det første bestyrelsesmøde den 7. november 2007. Indtægterne til sekretariatsdrift finansieres af medlemmerne med halvdelen fra hhv. staten (KMS) og fra kommunerne. Indtægterne er forhøjet med PL-reguleringen fra 2009 til 2010 her på 3,1 %. En oversigt over den interne fordeling af kontingent og bidrag til FOT2007 mellem kommunerne er tilgængelig på FOTdanmarks hjemmeside. D020 Lønomkostninger og pension: 1.945.398 I denne post indgår ud over løn og pension også rekruttering, vederlag mv. til to konsulenter, en sekretariatsleder og en student, der aktuelt er erstattet af en tidsbegrænset vikar. Løn udgifterne øges fra 2009 til 2010 med KLs lønreguleringstakst på aktuelt 1,8 % pr. 1/2-10 og samme takst fra 2010-2011. D100 Husleje: 130.346 kr. Huslejen fremgår af Aftale om husleje mellem FOTdanmark og KL fra 26. september 2007. Huslejen er 130.346 kr. Årsagen til at beløbet er lavere i 2010 end i regnskabet for 2009 er, at beløbet i 2010 er eksklusiv moms, hvilket ikke var tilfældet i 2009.
D110 Bogføring og revision: 60.367 Sidste år 2009 var udgifterne til bogføring og revision 73.190 kr. Beløbet i budgettet er det samme beløb fra regnskabet fratrukket moms og PL-reguleret med 3,1 %. D120 Anskaffelse og vedligeholdelse: 35.000 Driften og justeringen af hjemmesiden, indkøb af bærbar PC er i FOTdanmark - sidste år var udgiften 32.273 kr. Det er forventningen, at udgiften vil blive på niveau med 2009. D130 Kontorhold og sekretariatsdrift: 100.000 Beløbet dækker over udgifter til hjemmearbejdspladser, mobiltelefoner, ekstra fotokopiering, forsikringspræmier, håndbøger- og abonnementsomkostninger, kontorartikler og gaver til oplægsholdere mv. Deri er indeholdt en post på 70.000 kr. til kurser og efteruddannelse af medarbejderne. Sidste år var der budgetteret med 120.000 kr. Beløbet er lidt lavere i år, da udgiften til moms kan løftes af. D140 Aftale med KMS om drift af FOT-specifikationssekretariatet 647.284 kr. Beløbet er aftalt mellem FOTdanmarks bestyrelse og KMS til dækning af udgifter til et årsværk. Beløbet er siden 2009 budgettet forøget med PL-reguleringen på 3,1%. I regnskabet for 2009 er beløbet noget højere hvilket skyldes at det i løbet af året 2009 kom frem, at beløbet var moms pligtigt. Posten var sidste år en del af projektdriften i FOTdanmark; den er i år flyttet til sekretariatsdriften. D150 Møder og konferencer i alt 225.000. Beløbet indeholder al mødeaktivitet, befordring, konferencedeltagelse og ikke mindst afholdelse af repræsentantskabsmødet. Sidste år var udgifterne 256.199 kr. inkl. moms. Beløbet er de sidste år vokset, i takt med at aktiviteten i foreningen er øget. Det må forventes, at visse af momsudgifterne kan trækkes fra, hvorfor beløbet ikke behøver at være helt så højt. D200 Samlede driftsomkostninger i alt: 1.197.997 kr. Således fremgår det, at de samlede budgetterede driftsomkostninger for foreningen beløber sig til 1.197.997 kr. Det er ca. 200.000 kr. mindre end sidste års regnskab, dette skyldes primært ændringen i foreningens moms-status. Igangværende udviklingsaktiviteter 3012 - Etablering af rutiner til ajourføring 708.750 kr. Bestyrelsen afsatte den 18. marts 2009 et rammebeløb på 708.750 kr. til etablering af rutiner til ajourføring af FOT data. Heraf afsatte bestyrelsen den 23. april 2009 et rammebeløb på 300.000 kr. til ekstern etablering af applikationer der skal indgå i den samlede procedure for indlægning af ajourførte FOT data i FOT2007 databasen. 5
3050 - Hovedoprydningen 130.000 kr. Bestyrelsen afsatte den 25. juni 2009 et rammebeløb på 130.000 kr. til gennemførelsen af hovedoprydningen i specifikationen. Der er i 2009 brugt 23.750 kr. af rammebeløbet til en ekstern proces konsulent. 3060 - Kommunikationsstrategi 120.000 kr. Bestyrelsen afsatte den 6. november 2009 et rammebeløb på 120.000 kr. til udarbejdelse af kommunikationsstrategi for FOTdanmark. Alle igangværende udviklingsaktiviteter videreføres i det nye budget for 2010. Nye udviklingsaktiviteter i henhold til arbejdsprogrammet 3070 - Fremtidig IT arkitektur 500.000 kr. Bestyrelsen har den 7. april 2010 besluttet, at opgaven skal løses ved hjælp af ekstern bistand. Derfor er der afsat et rammebeløb på 500.000 kr. til eksterne konsulenter. Udvikling i alt Således forventes en samlet udgift til udvikling på 1.435.000 kr. Således er der budgetteret med et negativt resultat for året 2010 på -918.757 kr. Det bevirker, at egenkapitalen nedskrives til 817.245 kr. ultimo 2010. Foreningen skal i henhold til vedtægterne ikke oppebære nogen formue, derfor er det bestyrelsens holdning, at egenkapitalen fremadrettet primært skal bruges til projektudvikling. 6
Budget - del 2 Finansieringen af Det Fælles Databasesystem FOT2007 I henhold vedtægternes bilag 1 og 3 er medlemmerne af FOTdanmark forpligtiget til at tilslutte sig Det Fælles Databasesystem. Det Fælles Databasesystem er FOTdanmarks til enhver tid værende databasesystem, som stiller systemydelser til validering, lagring, browserapplikationer og distribution af FOT-data til rådighed for medlemmerne. Bestyrelsen har indgået en aftale med KMS om etablering og drift af Det Fælles Databasesystem i Aftale mellem FOTdanmark og KMS om levering af systemydelser til FOTdanmarks medlemmer fra 21. januar 2008. Finansieringen af Det Fælles Databasesystem skal i 2010 og frem indgå i årsregnskabet. Sekretariatet har i samarbejde med KMS udarbejdet en opgørelse over FOTdanmarks betalinger til KMS i 2008 og 2009 samt FOTdanmarks forventede forpligtigelser til KMS i årene 2010, 2011 og 2012. FOT2007 har været i drift siden 1. september 2008 og de tilhørende browserapplikationer siden sommeren 2009. Etableringsudgifterne udgør i alt 7,8 mio. kr., og driftsbidragene er fastsat i henhold til principperne i bilag 1. KMS afholder 25 % og kommunerne 75 % af de samlede udgifter til såvel etablering som drift. FOTdanmark opkræver kommunernes bidrag efter en fordelingsnøgle fastsat af KL og i takt med, at kommunerne tilslutter sig FOT2007. Kommunernes bidrag reguleres hvert år med den af KL fastsatte reguleringsprocent. FOTdanmark betaler KMS i takt med, at kommunerne tilslutter sig FOT2007. Den forventede tilslutning fremgår ligeledes af bilag 1. I bilag 2 er vist en opgørelse af tilbagebetalingstakten i årene 2010, 2011 og 2012. Der forventes et skyldigt beløb på ca. 1 mio. kr. ultimo 2012, hvis FOT-
danmark er landsdækkende i 2012. Hvis de 7 kommuner, der pt. ikke er medlem af FOTdanmark, ikke er tilsluttet FOT2007 med udgangen af 2012, vil det skyldige beløb være 0,5 0,75 mio. kr. højere. Driftsbidragene reguleres med KL s reguleringsprocent, der også ligger til grund for reguleringen af de kommunale bidrag. KMS tilgodehavende forrentes med 4 % p.a. I FOTdanmarks arbejdsprogram for 2010/2011 er forudsat, at der igangsættes aktiviteter med henblik på at forbedre mulighederne i FOT2007 på kort sigt (Indsatsområde 4). Det vurderes, at udgifterne forbundet med disse aktiviteter vil være i størrelsesordenen 0,5 mio. kr., som er indarbejdet i budgettet for FOT2007 i 2010. Bilag 1. Principper for fastsættelse af udgifter til drift, vedligehold, datahåndtering og support i forbindelse med FOT2007 2. Udgifter og indtægter forbundet med FOT2007 8
Bilag 1 Principper for fastsættelse af udgifter til drift, vedligehold, datahåndtering og support i forbindelse med FOT2007 2008-priser Drift af servere etc. Systemvedligehold Datahåndtering og support Tilslutning i fuldt årsabon. Sum årlig Kommune KMS 2008 66.667 166.667 54.075 2,3 287.408 215.556 71.852 2009 200.000 580.000 300.893 14,4 1.080.893 810.669 270.223 2010 200.000 580.000 1.042.065 53,9 1.822.065 1.366.549 455.516 2011 200.000 580.000 1.042.598 78,5 1.822.598 1.366.948 455.649 2012 200.000 580.000 1.140.750 98,0 1.920.750 1.440.563 480.188 SUM 866.667 2.486.667 3.580.380 6.933.713 5.200.285 1.733.428 KMS betaler 25 % og kommunerne 75 % af de årlige udgifter. Driftsbidraget omfatter udgifter til drift, systemvedligehold, datahåndtering og support. Udgifter til drift fastsættes som en procentdel af udgiften til anskaffelse af servere, databaser og anvendelse af IT-infrastrukturen. Disse anskaffelsesudgifter er opgjort til 2 mio. kr. Driftsbidraget for denne type ydelser ligger normalt i branchen på 10 20 %. Driftsbidraget for FOT2007-bidraget fastsættes til 10 %, svarende til 200.000 kr./år. Udgifterne omfatter service-/supportudgifter til hardware, operativsystem, databaseprogrammel, etc. samt KMS løbende driftsarbejde til system- og databaseadministration. Eventuel udvidelse af driftskapacitet såfremt dette måtte komme på tale er ikke indeholdt. Udgifter til systemvedligehold af FOT2007 omfatter applikationsvedligehold, databasevedligehold og administration samt vedligehold af datadistribution mv. Bidraget til systemvedligehold ligger normalt i branchen på 10 20 % af udviklingsomkostningerne. Bidraget er fastsat til 10 % af udviklingsomkostningerne. Udviklingsomkostningerne udgør 5,8 mio. kr., svarende til et bidrag til systemvedligehold på 580.000 kr./år. Udgifter forbundet med datahåndtering og support varierer med antal tilsluttede kommuner. Udgifterne fastsættes med udgangspunkt i en gennemsnitsvurdering af den medgåede tid til disse aktiviteter. Tilslutning fra kommunerne til FOT2007 forventes at ske i den ovenstående angivne takt
Bilag 2 Udgifter og indtægter forbundet med FOT2007 (excl. moms) Regnskab 2008 Regnskab 2009 Budget 2010 Budget 2011 Budget 2012 KL's PL-reguleringspct. 4,4 3,1 2,8 PL11 Etablerings-/udviklingsudgifter Etableringsudgift FOT2007, inkl. Browser 7.800.000 Udvikling i medfør af Arbejdsprogram 2010/2011 500.000 Driftsudgifter Drift af FOT2007, inkl. Browser 66.667 208.800 215.273 221.300 221.300 Systemvedligehold 166.667 605.520 624.291 691.771 691.771 Datahåndtering og support 54.075 314.132 1.121.641 1.153.637 1.227.862 I alt 8.087.409 1.128.452 2.461.205 2.066.709 2.140.934 Kommunal andel (75%) 6.065.557 846.339 1.845.904 1.550.032 1.605.700 Skyldigt beløb til KMS 6.065.557 6.954.597 8.120.431 6.855.556 5.360.696 Betalt af FOTdanmark 192.232 921.397 3.018.965 3.244.983 4.326.570 KMSs rest tilgodehavende (inkl. Forrentning på 4% pa) 5.873.325 6.033.200 5.101.466 3.573.073 1.034.126