Organisationsbestyrelsesmøde

Organisationsbestyrelsesmøde 1 Mødedato: 8. august 2016 og 3. oktober 2016. Klokken: 17.00 Organisationsbestyrelsen: init.: Formand Claes Jensen CJ Næstformand Herdis Larsen HL Best.medlem Kirsten Boeriis Nielsen KBN Best.medlem Frederik Schrøder FS Best.medlem Stine Kallerup Sørensen SKS Best.medlem Torben Lokjær TL Best.medlem Martin T. Rise Christensen MRC Ledelsen: Direktør/Referent Uffe Vithen UV Afbud fra: MRC. Indbudt: Ole Hvid Jensen EMNER TIL BEHANDLING BESLUTNING 1. Godkendelse af dagsordenen Godkendt. 2. Godkendelse af referat fra sidste møde 29. juni 2016. Mødet indledtes med en orientering fra driftschef Ole Hvid Jensen om dagsordens pkt. 7: Afd. 35: Kort orientering om status på renoveringsprojektet. Godkendt uden bemærkninger. OHJ gennemgik projektet i punktform: Det udbudte LBF støttede projekt Budget til LBF og skema B Problemerne begynder, dampspærre, pcb, skimmel Håndtering af skimmelsvampsagen, hvor står vi i dag? Ny økonomi, LBF og involvering af DAI Afdelingens mistillid til DOMI og Ole Dreyer Landsbyggefonden Gr. 1 arbejder renoveringsstøtte kr. 23.182.000 Tage, facader, vinduer og døre, efterisolering i facader, termostatventiler, mekanisk udsugning. Ikke renoveringsstøttede arbejder Gr. 2 arbejder kr. 6.000.000 Forsyningsledning for brugsvand i kældre og krybekældre, afløbsrør i kældre og krybekældre, kloakstik, el i terræn, lige numre Ekstraarbejder i det omfang de endeligt godkendes af LBF kr. 3.218.000 Brugsvand i terræn, supplerende belysning, efterisolering af krybekældre, belægninger i gårdhaver. I alt kr. 32.400.000

2 Projektet har taget en helt uventet drejning. I 2. og 3. kvartal 2016 blev der konstateret manglende eller nedbrudt dampspærre i forbindelse med efterisolering af tagrum. - Den eksisterende dampspærre er afsluttet før væggennemføringerne og er ikke tætnet. Det er ikke muligt, at tætne den gamle dampspærre. - Eksisterende dampspærre er afsluttet lige under toprem, hvorfor der ikke er en dampspærre i de lette vægpartier over vinduerne mod havesiden. - Afsmitning af PCB til karmtræ og mur. - PCB og tungmetaller i maling. Håndtering af skimmelsvamp-sagen i de første fem boliger nr. 33-41 Skimmelprøver, DBA, ca. 550.000 kr. inkl. moms indtil nu. Genhusning efter oversigt, sommerhuse, lejligheder, pavilloner, ca. 600.000 kr. inkl. moms indtil nu. Rensning, flytning og opmagasinering, Polygon, ca. 500.000 kr. inkl. moms. Ny økonomi: fra første budget på 32 mio. kr. til måske 70 80 mio. kr. DAI er inddraget i sagen og har håndteringen i relation til LBF. Det er administrationens opfattelses, at enkelte bestyrelses- / byggeudvalgsmedlemmer har mistillid til DOMI Bolig og ark. Ole Dreyers arbejds- og kompetencemæssige indsats. Vi vil gerne det gode samarbejde, og lade udvalget inspirerer, og komme med løsningsforslag. Vi er lydhør i forhold til hele situationen. Det overordnede ledelsesmæssige ansvar ligger på organisationsniveau og det blev på mødet besluttet, at DAI inddrages i sagen som bygherrerådgiver. 3. Meddelelser fra formanden Evaluering af afdelingsmøderne. Evalueringen udsættes til en senere drøftelse. Organisationsbestyrelsen vil på et søndagsmøde i november evaluere afdelingsmøderne. UV s opfattelse af møderne var, at september md. havde været en lang måned, og at det godt kunne mærkes, at vi manglede en medarbejder til at varetage ca. en tredjedel af møderne. Det medførte at de afdelinger, hvor et organisationsbestyrelsesmedlem var bolighavende, eller sad i afdelingsbestyrelsen ikke havde en administrativ medarbejder på sidelinjen, hvilket til tider kunne give udfordringer. Vi har derfor besluttet, at vi fremadrettet fordeler

3 møderne blandt 4 administrative medarbejdere (Anne Pilgaard, Heidi L. Padkjær, Ole Hvid Jensen og UV). Ellers er det UV s opfattelse, at beboerne og afdelingsbestyrelserne er meget positive, at vi på tværs har en god dialog, og at der på afdelingsniveau er igangsat mange initiativer. En rigtig god energi som vi også kan mærke i administrationen. 5. kreds konference den 29. okt. Følgende er tilmeldt: CJ, HL, SKS, TL og KS. 4. Meddelelser fra andre bestyrelsesmedlemmer 2. Fyraftensmøde med fokus på socialt udsatte borgere. (HL?) HL deltog i det første fyraftensmøde. Mødet var meget med fokus på de hjemløse, hvorfor mødet ikke var relevant for DOMI Bolig, og hvorfor vi ikke deltog i det 2. møde. 5. Rapportering fra direktionen a. Hovedforeningen Underskrive foreningens vedtægter. Odder Kommune godkendelse af årsregnskabet 2015. Kort orientering om udkastet til personalehåndbogen. Trivselsundersøgelse i drift- og serviceafdelingen. Underskrevet. Byrådet har på et møde den 22. august 2016 fået forelagt årsregnskabet for DOMI Bolig og taget det til efterretning. Håndbogen ligger nu klar i et råudkast. Lene Lebech har fået til opgave at sætte den op, og gøre den entydigt. Der er nu gået 5 måneder siden den sidste kritiske trivselsundersøgelse blev udarbejdet blandt drifts- og servicemedarbejderne. Den nye rapport viser tydeligt, at der er sket en væsentlig forandring, idet svarene fra medarbejderne som er afgivet på de 14 stillede spørgsmål alle er steget i pointafgivelsen, dvs. medarbejdernes trivsel er blevet bedre. Styringsdialogmøde med Odder Kommune. Den 6. september 2016 afholdtes der møde med Odder Kommune. Følgende punkter blev behandlet: 1. Status for boligorganisationen, herunder økonomi og drift. Det går som udgangspunkt fint. Dog er der flere organisatoriske og ansættelsesretlige forhold, som har medført et underskud i det seneste regnskab. Fremadrettet forventes der at være rettet op på økonomien. 2. Status for afdelingerne, herunder afdelinger med væsentlige problemer

4 Afdelingerne opleves som velfungerende. 3. Beboerdemokrati og afdelingsbestyrelser Der er etableret afdelingsbestyrelser i næsten alle afdelinger, og afdelingsbestyrelserne fungerer godt. 4. Visioner og mål for boligorganisationen. DOMI Bolig vil have velfungerende afdelinger og afdelingsbestyrelser, og er interesseret i nye muligheder for udvikling af nye projekter. 5. Evt. Styringsrapport for DOMI Bolig. Stillingtagen til ny aftale med Odder Kommune om anvisningsret. b. Afdelingerne Mail fra afd. 31 vedr. budget 2017. Det gamle AAB i Odder og BMB er nu fuld implementeret i DOMI Bolig i relation til BL / LBF. Indberetning af styringsrapporterne på afdelingsniveau lader vente på sig. Midlertidigt stop af boligstøtte via huslejeopkrævningen for beboerne i Aarhus Kommune. Proceduren fremadrettet for hele DOMI Bolig. Ingen bemærkninger hertil. Odder Kommune har i dag anvisningsretten til ca. 273 boliger i kommunen. Odder Kommune ønsker at aftalen ændres til en 4. dels aftale som i Aarhus Kommune. UV har oplyst kommune om, at vi ikke har interesse i at overtage kommunens ældreboliger i Hou, Gylling og Hundslund. Organisationsbestyrelsen vil velvilligt se på aftalen når den foreligger. E-mail med afdelingsbestyrelsen synspunkter blev gennemgået, idet afdelingsbestyrelsen og administrationen havde forskellig opfattelse af det afholdte budgetmøde i juni md. vedrørende afdelingsbestyrelsens syn på opsparing til fremtidig vedligeholdelse i afdelingen. Med baggrund i afdelingsmødet i september måned kunne UV oplyse organisationsbestyrelsen om, at der var enighed på afdelingsmødet om, at henlæggelsesbeløbet til planlagt og periodisk vedligeholdelse ikke er indeholdt i afsætninger til tilbageførsel af dispositionsfondsbeløbet, henlæggelser til istandsættelse, tab ved fraflytning og opsparet resultat. Med baggrund heri gav det ikke mening, at kommentere e-mailen yderligere Da der var fuld enighed i organisationsbestyrelsen. Til orientering. Nyt nr. i LBF 1013 Med baggrund i, at det har været langsommeligt at få oprettet DOMI Bolig i LBF er indberetningen af styringsrapporten blevet noget forsinket. Indberetningen bliver indsendt til Aarhus Kommune den 4. oktober. I Odder Kommune er boligstøtten indsat på lejerens Nem-id konto, hvorimod man i Aarhus Kommune har fratrukket boligstøtten i huslejeopkrævningen. Fremadrettet vil boligstøtten blive fratrukket i huslejen men det har medført at vi midlertidig på baggrund at nyt LBF nr. 1013 har måttet stoppe

5 denne rutine i Beder og Malling indtil KMD kan få oprettet DOMI Bolig med det nye fælles nr.. Der vil ske implementering i enten 4. kvartal 2016 eller 1. kvartal 2017. Vi tilskriver alle lejerne i god tid. Aflysning af 3 ejerpantebreve. Vi har i et års tid haft efterlyst 3 stk. pantebreve ved diverse instanser. Efter periodens udløb er disse sendt til aflysning i tingbogen. 6. Økonomi a. Balance b. Regnskaber c. Budgetter d. Dispositionsfonden e. Egen trækningsret i LBF f. Likviditet Afkastopgørelse PP Capital for perioden 31.12.15 til 30.06.16, perioden 31.12.15 til 31.07.16, og perioden 31.12.15 til 31.08.16. Afkastopgørelse Djurslands Bank for perioden 31.12.15 til 30.06.16. g. Revisionsprotokol Periodens resultat 1,04% Periodens resultat 1,26% Periodens resultat 1,24% Periodens resultat 1,77% 7. Projekter Afd. 1 Underskrive pantebrev vedr. vinduesudskiftningen i 2015 Afd. 9 LBF besigtigelse vedr. renovering. Afd. 10 Renoveringsprojekt. Afd. 28 etape II, Købsaftale til udtalelse ved Clemens Advokaterne. Afd. 28 Byggekredit Afd. 35: Kort orientering om status på renoveringsprojektet. Underskrevet af CJ, HL og UV. LBF har meddelt at de kommer på besøg den 12. oktober for en gennemgang og opfølgning på kommende renovering af afdelingen. Renoveringsprojektet afsluttes i uge 43. Alt er kørt efter bogen. Selvfølgelig har der undervejs været små bump men i det store hele bærer projektet præg af at være stramt styret, og ikke mindst har håndværkerne været indstillet på, at gøre tingene så glidningsfrit for beboerne, som det har kunnet lade sig gøre. Byggekreditten konverteres til et lån den 2. januar 2017. Clemens advokaterne v/advokat Lars Wolthers har den 2. august 2016 tilskrevet modpartens advokat med de få bemærkninger, som vi havde til købsaftalen. Vi afventer det endelige skøde til underskrift. Byggekreditten har været i licitation. Lavestbydende var Nykredit med den endelige finansiering med Djurslands Bank på byggekreditten. Henviser til referatets indledning.

6 Afd. 36 Byggeregnskab. Afd. 47 Nyt byggeri ved Veilgårdsparken i Malling. Byggekreditten på godt 10. mill. er indfriet med et Nykredit realkreditlån. Vi har fra Aarhus Kommune modtaget meddelelse om, at vi har fået kvoten i Veilgårdsparken etape II. Der kan opføres 38 boliger. Arkitektfirmaet Ole Dreyer med ingeniørfirmaet NIRAS er og har været på projektet siden den indgåede optionsaftale fra 2009. 8. Opfølgning på igangværende sager 9. Indkomne forslag 10. Kommende møder: Bestyrelsesmøder: Alle møder starter kl. 17.00 7. november 2016 8. december 2016 Orienteringsmøde: 8. december 2016 Boligdage: 16. til 18. november 2017. 11. Eventuelt Odder den / 2016 Organisationsbestyrelsens godkendelse af referatet: