Rammeaftale mellem Odsherred Kommune og Odsherred Erhvervsråd om løsning af erhvervsfremmeopgaver (2015-2017) Januar 2015
Aftalens parter Odsherred Kommune Nyvej 22 4573 Højby Tlf.nr. (+45) 59 66 66 66 CVR-nr. 29 18 84 59 www.odsherred.dk Kontaktperson: Centerchef Niels V. Haar Sørensen og Erhvervsoperatør Odsherred Erhvervsråd Adresse xx 4500 Nykøbing Tlf.nr. (+45) xx xx xx xx CVR nr.: xx xx xx xx www. Kontaktperson: Formand for Odsherred Erhvervsråd Lars Vedsmand indgår nærværende rammeaftale om løsning af en række erhvervsfremme opgaver for Odsherred Kommune. 1. Aftalens formål og omfang Udvikling af de generelle erhvervsmæssige rammebetingelser og understøttelse med erhvervsfremmende aktiviteter er et højt prioriteret politisk område for Byrådet i Odsherred Kommune. Odsherred Kommune løser opgaverne i forhold til erhvervsfremmende aktiviteter med hjemmel i lov om erhvervsfremme og regional udvikling 12 og 13, samt kommunalfuldmagtsreglerne. De to relevante paragraffer fra Lov om erhvervsfremme og regional udvikling lyder således: 12. Kommunerne kan gennemføre og finansiere erhvervsserviceaktiviteter over for en åben kreds af iværksættere og virksomheder. Stk. 2. Den kommunale erhvervsservice kan bestå af information og vejledning om start, drift og udvikling af virksomhed samt virksomhedsoverdragelse. Endvidere kan afholdes netværksmøder, kurser og lignende kollektive arrangementer. Ydelserne må ikke virke konkurrenceforvridende i forhold til den rådgivning og de andre aktiviteter, der tilbydes af private rådgivere og kursusudbydere. Stk. 3. Kommunerne kan drive erhvervsservice som en del af kommunens forvaltning eller i regi af selvstændige juridiske enheder. 13. Kommunerne kan iværksætte erhvervsudviklingsaktiviteter, bl.a. inden for 1) innovation, videndeling og videnopbygning, 2) anvendelse af ny teknologi, 3) etablering og udvikling af nye virksomheder, 4) udvikling af menneskelige ressourcer, herunder udvikling af regionale kompetencer, 5) vækst og udvikling i turismeerhvervet og 6) udviklingsaktiviteter i yderområderne. Stk. 2. Aktiviteterne skal iværksættes i overensstemmelse med 9, stk. 4 og 6. Aktiviteterne kan gennemføres i regi af selvstændige juridiske enheder. Det betyder, at nærværende rammeaftale alene omhandler opgaver, som Odsherred Kommune selv lovligt kan udføre i henhold til ovennævnte lovgivning. Odsherred Erhvervsråd er, som erhvervsoperatør for Odsherred Kommune, ved udførelsen af aftalens opgaver og aktiviteter underlagt gældende lovgivning. Odsherred Kommune har ret til men er ikke forpligtet til - at gennemføre erhvervsfremmende aktiviteter. Der er således ikke tale om en gensidigt bebyrdende aftale. Nærværende aftale er derfor ikke udbudspligtig. 2
Erhvervsrådets løsning af konkrete opgaver for Odsherred Kommune skal ske inden for rammerne af nærværende rammeaftale, sammenholdt med den operative del som aftales hvert år i en 1 årig effekt- og resultataftale. Det betyder, at rammeaftalen ikke i sig selv kan giver mulighed for at løse opgaver, som ikke fremgår af den 1 årige Effekt- og resultataftale. 2. Aftaleperiode Aftaleperioden løber fra 01.januar 2015 til og med den 31. december 2017. Aftalen følger Byrådets valgperiode som udgangspunkt med mindre andet besluttes. Såfremt en beslutning om aftaleperioden forlænges foretages dette med tillæg til nærværende rammeaftale. Aftalen suppleres med en årlig effekt- og resultataftale, der følger kalenderåret. Effekt- og resultataftalen skal foreligge godkendt inden udgangen af november måned forud for det kalenderår, som effekt- og resultataftalen vedrører. Godkendelse af den årlige effekt- og resultataftale sker i Økonomiudvalget. 3. Samarbejdsorganisation Økonomiudvalget har det overordnede og politiske ansvar for kommunens erhvervsfremmeindsats. Dette udtrykkes i en erhvervspolitik, økonomisk ramme og budget, rammeaftale med Erhvervsrådet, samt en årlig effekt- og resultataftale. Disse dokumenter udgør grundlaget for samarbejdet mellem Odsherred Kommune og Odsherred Erhvervsråd. I relation til Økonomiudvalget gennemføres følgende aktiviteter: Præsentation af status vedr. erhvervslivets vækst og vilkår i Odsherred Kommune, ansvarlig: Plan, Byg og Erhverv, marts Fremlæggelse af regnskab vedr. den kommunale opgave for det forgangne kalenderår, ansvarlig: Erhvervsrådet, april Fremlæggelse af evaluering vedr. effekt- og resultataftale for det forgangne år, ansvarlig: Erhvervsrådet og Plan, Byg og Erhverv, april Temamøde / udviklingsmøde mellem Økonomiudvalg, Erhvervsråd, VisitOdsherred og Plan, Byg og Erhverv. Mødet skal give bidrag til budget, ansvarlig: Plan, Byg og Erhverv, maj Erhvervsråd, VisitOdsherred og Odherred Landboforening holder hver for sig møde med Økonomiudvalget, hvor der samtidig gives en ½ års status for effekt og resultataftalen. Plan, Byg og Erhverv deltager på møderne. Ansvarlig: Plan, Byg og Erhverv, august Godkendelse af det kommende års effekt- og resultataftale, ansvarlig: Plan, Byg og Erhverv, december Økonomi Udvalget har nedsat et Advisory Board. Advisory Board holder møder 4 gange årligt. Advisory Board består af. Forud for møderne i Advisory Board holdes koordineringsmøde mellem borgmester, kommunaldirektør, direktør for vækstsporet, direktør for Erhvervsrådet, direktør for Visit Odsherred og centerchef for Plan, Byg og Erhverv. Koordineringsmødet har til formål at forberede dagsorden til Advisory Board og drøfte relevante emner. Det løbende og daglige samarbejde, som skal sigte mod at realisere den politisk vedtagne erhvervspolitik og den aftalte effekt- og resultataftale, sker via Erhvervsgruppen, som ledes af Centerchefen for Plan, Byg og Erhverv. Erhvervsgruppen består af Centerchefen for Plan, Byg og Erhverv (formand) og repræsentanter fra Erhvervsrådet. Gruppen kan indkalde relevante kompetencepersoner til gruppens møder. Der udarbejdes referater for gruppens møder. Der afholdes mindst 8 årlige koordineringsmøder i Erhvervsgruppen. Alle parterne skal medvirke til opfyldelsen af nærværende aftale på en loyal og rimelig måde, så samarbejdet og en smidig levering af de omfattede ydelser fremmes. 4. Ansvarsområder og roller Odsherred Kommune har det primære ansvar for at fremme den erhvervspolitiske vision og målsætning. 3
Odsherred Erhvervsråd understøtter aktivt og loyalt kommunen, såvel det politiske niveau som forvaltningen, i at udfylde sin rolle som myndighed og serviceleverandør på en løsningsorienteret og proaktiv måde inden for rammerne af nærværende rammeaftale, samt effekt- og resultataftalen. De virksomheder, som Odsherred Erhvervsråd giver vejledning og sparring med afsæt i nærværende aftale skal gøres bekendt med, at der er tale om en opgave, som Erhvervsrådet løser som erhvervsoperatør for Odsherred Kommune. Tilsvarende information skal videregives i forbindelse med løsning af projekter relateret til nærværende aftale. Odsherred Erhvervsråd garanterer, at opgaver og ydelser leveres i overensstemmelse med lovgivningen og nærværende aftale. Desuden garanterer Erhvervsrådet, at opgaverne løses i på det forventede faglige niveau og i overensstemmelse med god skik på området, herunder at de pågældende krav til faglige standarder overholdes. Odsherred Kommune kan ikke stilles til ansvar for aktiviteter, herunder rådgivning mv. som ikke er omfattet af nærværende rammeaftale og effekt- og resultataftalen. 5. Underleverandører Odsherred Erhvervsråds forpligtelser i nærværende rammeaftale, samt i effekt- og resultataftalen, kan ikke overlades til udførelse af underleverandør(er) uden skriftlig forelæggelse for Centerchefen for Plan, Byg og Erhverv, som herefter afgør spørgsmålet skriftligt overfor Odsherred Erhvervsråd.1 6. Økonomi Odsherred Kommunes økonomiske ramme til løsning af opgaverne udlagt til Odsherred Erhvervsråd fastsættes et år ad gangen af Byrådet. Beløbet udbetales i 4 lige store rater (1.janauar, 1.april, 1.juli og 1.oktober). Den økonomiske ramme opdeles i en del, som vedrører opgaver der relaterer sig til erhvervsfremmelovens 12 og en del, som vedrører opgaver der relaterer sig til erhvervsfremmelovens 13. Effekt- og resultataftalen skal redegøre for konkrete projekter og indsatser, effekter og resultater, samt den økonomi, som relaterer sig til det konkrete projekt / indsats. Odsherred Erhvervsråd skal sikre og dokumentere, at den økonomiske ramme, som kommunen stiller til rådighed alene anvendes til løsning af opgaver, som kommunen lovligt kan støtte, jf. ovenfor. Odsherred Kommune er forpligtet til ved regnskabstilsyn at kontrollere, at der ikke sker sammenblanding med Erhvervsrådets øvrige midler, som anvendes til ikke-kommunale formål. Det er Byrådets politiske og retlige ansvar under kontrol af bl.a. revisionen og tilsynsmyndigheden at Erhvervsrådet overholder regler og lovgivning inden for rammerne af denne aftale. Odsherred Erhvervsråd sikrer og dokumenterer ovenstående via bogføringen og et selvstændigt regnskab med en revisorpåtegning fra ekstern revisor. Den økonomiske ramme skal anvendes til løsning af de opgaver, som defineres i Effekt- og resultataftalen. Til løsning af opgaverne medgår de direkte relaterede omkostninger i form af f.eks. timeløn, transport, rimelig forplejning til møder, aftalt brug af underleverandører m.v.. Der ud over medgår i den økonomiske ramme en forholdsmæssig andel af de indirekte opgaverelaterede omkostninger, som Erhvervsrådet afholder i form af husleje, varme, el, andel af fællesomkostninger, rengøring, kontorartikler, internet, telefon o.lign. De beregnede indirekte omkostninger, som relaterer sig til de opgaver, som Erhvervsrådet løser for Odsherred Kommune, kan dog maksimalt udgøre 35 % af Erhvervsrådets samlede omkostninger til husleje, varme, el, andel af fællesomkostninger, rengøring, kontorartikler, internet, telefon o.lign. Beregningen af den forholdsmæssige andel fastsættes i Effekt- og resultataftalen, idet beregningen er relateret til hvilke typer af opgaver Erhvervsrådet løser for Odsherred Kommune. Opgaver der f.eks. løses af underleverandører betragtes alene som direkte omkostninger uden medregning af indirekte omkostninger. Pensionsordninger, kurser, personalegoder mv. som besluttes af Erhvervsrådet er Odsherred Kommune uvedkommende og kan ikke indgå som direkte eller indirekte omkostninger. 4
7. Tavshedspligt Odsherred Kommune og dennes medarbejdere har tavshedspligt. Det samme gælder Odsherred Erhvervsråd, dennes medarbejdere og eventuelle underleverandører, som tilsvarende skal overholde de samme regler om tavshedspligt, som gælder for kommunen og dennes medarbejdere med hensyn til fortrolige oplysninger, som de bliver bekendt med gennem opgaveløsningen af nærværende kontrakt. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse. 8. Forsikring Odsherred Erhvervsråd skal i aftaleperioden være dækket i henhold til alle lovpligtige forsikringer, som udøvelse af nærværende rammeaftale medfører. Odsherred Erhvervsråd skal desuden i aftaleperioden være dækket af en erhvervsansvarsforsikring og produktansvarsforsikring inkl. for person- og tingskade med samlet årlig forsikringssum på minimum 10 mio. danske kr. pr. forsikringsbegivenhed. Erhvervsrådets erstatningsansvar er ikke begrænset til forsikringssummen. Odsherred Kommune er til enhver tid berettiget til at kræve dokumentation for forsikringstegningen og -dækningen. Manglende overholdelse af forsikringspligten vil blive betragtet som en væsentlig misligholdelse af kontrakten. 9. Erstatningsansvar, erstatningspligt og ansvarsfraskrivelser Parterne er erstatningsansvarlige efter dansk rets almindelige ansvarsregler, men ikke for driftstab, tabt avance eller andet indirekte tab. Eventuelle skader ved handlinger eller undladelser som Odsherred Erhvervsråd, dennes medarbejdere og/eller underleverandør(er) måtte forårsage på personer eller ting eller på anden måde være involveret i ved udførelse af sit arbejde eller leverance for Odsherred Kommune, er Odsherred Kommune uvedkommende, og ansvaret herfor påhviler alene Odsherred Erhvervsråd, som skal friholde Odsherred Kommune for ethvert krav og enhver udgift, herunder sagsomkostninger, advokatudgifter, renter m.v. som et sådant krav måtte medføre. 10. Misligholdelse Hvis en af nærværende aftaleparter væsentligt misligholder sine forpligtelser i henhold til nærværende rammeaftale, eller Effekt- og resultataftalen er modparten berettiget til at opsige kontrakten. I øvrigt er parterne ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse, herunder reglerne om hævebeføjelse, forholdsmæssigt afslag, afhjælpning, dækningskøb, erstatningsansvar m.v. og det forudsættes, at reglerne herom kan bringes til anvendelse ved gentagne misligholdelser samt enkeltstående eller flere tilfælde af væsentlig misligholdelse. 11. Aftalens opsigelse Eventuel opsigelse skal altid ske skriftligt overfor aftaleparten, og virkningen sker altid fra og med den 1. ugedag i den efterfølgende måned i forhold til den konkrete opsigelsesfrist nævnt i måneder. Begge aftalepartnere er berettiget til at opsige kontrakten med mindst 3 måneders varsel. Odsherred Kommune er endvidere berettiget til at opsige kontrakten med mindst 1 måneds varsel i følgende tilfælde: Ved opløsning af Odsherred Erhvervsråd Ved manglende kompetencer til løsning af aftalens opgaver Andre omstændigheder indtræder, som bringer kontraktens rette opfyldelse i alvorlig fare. Ved væsentlig misligholdelse af kontrakten kan denne dog opsiges straks jf. det ovenfor anførte. 5
Odsherred Kommune kan endvidere være forpligtet til at opsige kontrakten omgående og med omgående virkning, i følgende tilfælde: Hvis lovgivning kræver dette Ved afsagt dom fra en domstol Ved afgørelse eller udtalelse fra en anden offentlig myndighed I ovenstående tilfælde kan misligholdsbeføjelser ikke gøres gældende over for Odsherred Kommune. Odsherred Kommune er dog forpligtet til at betale for dokumenterede, udførte fakturerede eller leverede ydelser i henhold til aftalen fra aftalens ikrafttræden indtil tidspunktet for aftalens opsigelse. Inden nærværende aftale kan opsiges af parterne p.g.a. væsentlig misligholdelse er parterne kontraktligt forpligtet til at forsøge at forlige uoverensstemmelsen om aftalens forståelse mv. Parterne kan til brug for dette forligsforsøg anmode en neutral person om at medvirke som opmand til konfliktens løsning. Såfremt uenigheden ikke kan løses i mindelighed af sagens parter skal sag anlægges ved de ordinære domstole. 12. Underskrift For Odsherred Kommune UNDERSKRIFTER/DATO: For Odsherred Erhvervsråd UNDERSKRIFTER/DATO: Borgmester Thomas Adelskov Bestyrelsesformand Lars Vedsmand Kommunaldirektør Rie Perry.. Erhvervsdirektør Niels Gundersen 6