FORENSIC SERVICES Efterforskning og forebyggelse af besvigelser og anden økonomisk kriminalitet samt computer forensics
You can guess, you can assume, or you can know and knowing is always better!
FORENSIC SERVICES I BDO s afdeling Forensic Services kan vi hjælpe virksomheder og deres advokater med efterforskning i besvigelsessager og civilretlige sager ved blandt andet at granske og analysere finansielle data og informationer, at sortere og søge i store elektroniske datamængder samt at bistå med vidneforklaringer. Tilsvarende kan vi hjælpe de offentlige myndigheder med efterforskning af økonomisk kriminalitet. Vi kan også understøtte rekonstruktører og kuratorers arbejde med henholdsvis rekonstruktions- og konkursboer. Vi kan endvidere hjælpe private og offentlige virksomheder med at identificere og vurdere risici for besvigelser og anden økonomisk kriminalitet. Vi rådgiver om, hvordan økonomiske, kriminelle handlinger kan forebygges ved at styrke virksomhedernes interne kontroller, der bidrager til at minimere risikoen for, at kriminelle handlinger forekommer, og som øger sandsynligheden for opdagelse, hvis kriminelle handlinger skulle indtræffe. It-baserede værktøjer til udførelse af dataanalyse samt til sikring og intelligent udsøgning af elektroniske informationer er afgørende for både den efterforskning og rådgivning om forebyggelse af besvigelser og anden økonomisk kriminalitet, vi udfører. Vi anvender derfor anerkendte metoder inden for computer forensics til datasikring, e-discovery og dataanalyse. FORENSIC SERVICES EFTERFORSKNING FOREBYGGELSE COMPUTER FORENSICS 3
4
HOLDET BAG FORENSIC SERVICES BDO s afdeling Forensic Services er landsdækkende og består af erfarne, statsautoriserede revisorer og medarbejdere med brede kompetencer inden for både efterforskning og forebyggelse af besvigelser og anden økonomisk kriminalitet. Endvidere består Forensic Services af højt kvalificerede specialister inden for computer forensics samt specialister fra vores skatte- og momsafdeling og Corporate Finance efter behov. Vi gør meget ud af at sætte det rigtige tværfaglige hold i forhold til den konkrete opgave, og vi løser alle opgaver i tæt samarbejde med kunden. Vi definerer opgaven sammen med kunden, og vi afstemmer forventningerne, herunder omfang, proces og pris. Vi vurderer herefter, hvordan opgaven bedst kan bemandes. Hvis opgaven kræver det, har vi mulighed for at trække på BDO s internationale specialister inden for både forensic services og computer forensics. Vi er en del af det nordiske BDO Forensic Team, hvor specialister fra Norge, Sverige, Danmark, Finland og Island arbejder tæt sammen om kundeopgaver og deler viden og erfaring for derved kontinuerligt at holde vores faglighed opdateret. Som et supplement til vores nordiske kolleger har vi med kort varsel adgang til yderligere ressourcer med stor faglig og teknisk ekspertise gennem det internationale BDO netværk. Vi arbejder eksempelvis tæt sammen med BDO LLP i England omkring e-discovery. 5
6
EFTERFORSKNING Formålet med en efterforskning er at indsamle, fastslå og dokumentere faktiske oplysninger vedrørende en bestemt hændelse og forbinde foretagne handlinger med mulige personer. En efterforskning igangsættes typisk, når der er konstateret besvigelser eller anden økonomisk kriminalitet, eller der er en begrundet mistanke om det. Vores metoder for efterforskning sikrer tilvejebringelse af alle faktiske oplysninger på et sådant niveau, at disse kan danne et pålideligt grundlag for en vurdering af eventuelle retslige skridt og vil kunne indgå i retssager som korrekte og troværdige beviser. Dette gælder, både når vi tilvejebringer oplysningerne gennem udført arbejde enten her i Danmark eller over landegrænser gennem det internationale BDO netværk, og når vi anvender vores avancerede it-værktøjer. For de private og offentlige virksomheder er vores efterforskning ikke kun et redskab til at afdække besvigelser og anden økonomisk kriminalitet, men efterforskningen giver i de fleste tilfælde også svar på, om virksomhedens politikker og procedurer er blevet overholdt, og om der er et tilstrækkeligt internt kontrolmiljø. Ekspertvidne Forensic accounting Efterforskning Bistand i retssager Konkurs og rekonstruktion 7
Forensic accounting Vi kan identificere de undersøgelser, der skal udføres for at kunne afdække besvigelser eller andre kriminelle, økonomiske handlinger, eller som skal udføres for at kunne beeller afkræfte mistanker herom. Undersøgelser omfatter typisk en granskning og analyse af finansielle data, pengestrømme, årsregnskaber og øvrige regnskabsmæssige forhold. Arbejdet tilrettelægges i en kombination af udvalgte handlinger, baseret på vores identifikationer, og analyser ved hjælp af it-baserede teknikker. Fremfundne beviser vil være egnede til brug i strafferetlige sager eller eventuelle civile søgsmål. Vi har eksempelvis medvirket til at opklare og udrede: Misbrug af beboermidler på et opholdssted og sammenblanding af opholdetsstedets og lederens private økonomi, herunder uretmæssig forvaltning af statslige tilskudsmidler. Udbetaling af løn og andre vederlag til medarbejdere, som ikke er ansatte, eller reelt ikke udfører arbejde, samt aflønning i naturalier. Overførsel af betalinger af kreditorer til private bankkonti og registrering af falske købsfakturaer. Falsk dokumentation for omkostninger og registrering af fiktive udgifter til inddækning af medarbejderens private hævninger på arbejdsgiverens bankkonto. Overforbrug vedrørende rejse og repræsentation og indkøb af varer, der er unormale for en kommunes drift og henhører under det private forbrug. Konkurs og rekonstruktion I konkurssager kan vi hjælpe kurator med at foretage granskning, undersøgelse og analyse af konkursboets økonomi og regnskabsmæssige forhold, herunder være behjælpelig med at gennemgå årsregnskaber, revisionsprotokoller og udarbejde regnskabsmæssige opgørelser, fx modregnede balancer. I analysen og undersøgelsen af konkursboer anvender vi BDO Insolvens Dataanalyse. Det er et værktøj, som giver kurator adgang til en række standard- og specialanalyser af EFTERFORSKNINGSPROCES Planlægning Indledende informationsindsamling Identifikation af nøglekompetencer Udvælgelse af nøgleressourcer Vurdering af begrænsninger Organisering og bemanding Planlægning af processen Sikring af data og informationer Sikring af papirbaserede dokumenter og andre informationer Sikring af elektroniske data ved fysisk kopiering i flere datasæt Sikring af økonomidata til videre behandling ved udtræk til egne databaser Iagttagelse af lovgivningsmæssige og andre krav i forbindelse med datasikringen 8
samtlige økonomidata. Denne ensartede behandling af data betyder en større træfsikkerhed og en bedre dokumentation, og værktøjet understøtter kurators vurdering af konkursboets økonomi i årene op til konkursen, omstødelige dispositioner efter de objektive og subjektive regler samt eventuelle ledelsesansvar. Vi har eksempelvis udført analyser og undersøgelser, som har medvirket til at: Identificere ledelsesansvar ved at foresætte driften af virksomheden, uanset at den nødvendige driftslikviditet ikke var til stede. Opklare omfanget af belåning af falske fakturaer ved overdragelse til factoringselskab. Opgøre omstødelseskrav mod konkursboets hovedkreditor, der i sin egenskab af franchisegiver havde modtaget betaling ved modregninger. Bistand i retssager I retssager kan vi bistå, rådgive og hjælpe advokater med blandt andet styring, indeksering og sortering af store datamængder samt intelligent udsøgning og indledende review af de fremfundne dokumenter til brug for advokatens nærmere vurdering. Til løsning af sådanne opgaver udfører vi ofte først en komplet datasikring ved brug af computer forensics-værktøjer, og dernæst anvender vi elektroniske dokumenthåndteringssystemer og e-discovery-løsninger. Ekspertvidne I kraft af vores ekspertise og specialiserede viden kan vi rådgive og udtale os sagkyndigt om en række aspekter inden for revision, regnskab og skat til brug for forhandlinger, syn og skøn, voldgift eller civile retssager. Vores udtalelser er understøttet af en struktureret informationsindsamling samt kvalificerede undersøgelser og målrettede analyser for at tilvejebringe beviser samt opgøre og dokumentere økonomiske krav, herunder forsikringskrav i form af fx driftstab, værdien af beskadigede varelagre eller anlægsaktiver mv. Vi har eksempelvis udtalt os om: Værdiansættelsen af et rejsebureau til brug for voldgiftssag. Anden revisors arbejde som syns- og skønsmand i retssag anlagt af et konkursbo mod revisor. Værdiansættelsen af pantebreve i forbindelse med vurderingen af et konkursbos aktiver. Krav i retssag anlagt af SØK mod en børsnoteret virksomhed. Ansvarsplacering i forbindelse med sag om ulovlig statsstøtte som uvildig granskningsmand. Analyser og dokumentation Overblik og struktur over indsamlede data og informationer Intelligent udsøgning af elektroniske informationer ved hjælp af e-discovery-løsninger Interview af relevante personer Gennemgang af papirbaserede dokumenter og udsøgte elektroniske informationer Udførelse af undersøgelser og analyse af økonomidata mv. Vurdering af resultater af udført arbejde Konklusion Rapportering Udarbejdelse af udkast til rapport Gennemgang af rapport på møde Afklaring af tvivlsspørgsmål Endelig rapport 9
Know who you are doing business with! 10
FOREBYGGELSE For både offentlige og private virksomheder og organisationer kan det have store konsekvenser at blive udsat for besvigelser eller andre økonomiske, kriminelle handlinger. Besvigelser vil oftest være koncentreret omkring handlinger, der medvirker til manipulation af regnskaber, eller som medfører misbrug af aktiver. Konsekvenserne kan være alt fra direkte økonomisk tab til afledte effekter, fx negativt omdømme, mistet troværdighed og tab af kunder. Årsagen til besvigelser skal oftest findes i et svigt i de interne kontroller, som virksomheden allerede har indført, eller i et mangelfuldt kontrolmiljø i dele af virksomheden. Vores erfaringer inden for besvigelser viser, at manglende kendskab til risikoen for manipulation af regnskaber samt utilstrækkelige kontroller og uvidenhed om advarselstegnene på underslæb og tyveri af aktiver mv. er hyppigt forekommende årsager. Proces for forebyggelse af besvigelser Vi kan hjælpe med at identificere risici for besvigelser og anden økonomisk kriminalitet ved at vurdere risikofaktorerne og klarlægge virksomhedens eksisterende kontroller. Vores arbejde tilrettelægges ud fra den konkrete situation, men vil typisk omfatte interview, gennemgange af processer og systemer samt dataanalyse. Identifikationen danner baggrund for at udarbejde og implementere et program, der har til formål at minimere risikoen for kriminelle handlinger og øge sandsynligheden for, hvis de skulle indtræffe, at de bliver opdaget på et tidligere tidspunkt. Programmet indeholder en række elementer og er sammensat således, at virksomheden kan vælge at indføre hele programmet eller enkelte forebyggende elementer. Andre besvigelsesforebyggende ydelser Af andre besvigelsesforebyggende ydelser kan vi nævne, at vi rådgiver om politikker og retningslinjer for anonym anmeldelse fra medarbejdere om ulovlige, umoralske eller illegitime forhold i virksomheden. Vi tilbyder også at drive whistleblower-ordninger for både private og offentlige virksomheder. I vores ydelser indgår desuden rådgivning om anti-korruption, der fx er reguleret i UK Bribery Act og Foreign Corrupt Practices Act, samt udførelse af etisk Due Diligence og baggrundstjek i forbindelse med virksomhedsopkøb, ansættelse af nøglemedarbejdere eller indgåelse af strategiske samarbejdsaftaler. Opfølgning på program/elementer Implementering af program/elementer Vurdering af risikofaktorer Klarlægning af eksisterende kontroller Fastlæggelse af program og de enkelte elementer heri Elementerne i programmet og de tilhørende kontroller varierer naturligvis fra sag til sag, men de kunne fx være: Virksomhedskultur. Politikker og retningslinjer. Bevidstgørelse og uddannelse. Tilsyn og overvågning. Metoder for efterforskning og rapportering. Risikovurderinger. Forebyggende og opdagende kontroller, der enten er manuelle eller systembaserede. 11
12
COMPUTER FORENSICS I vores efterforskning og rådgivning om forebyggelse af besvigelser og anden økonomisk kriminalitet anvender vi it-baserede værktøjer til udførelse af dataanalyse samt til sikring og intelligent udsøgning af elektroniske informationer. Anvendelsen af disse værktøjer er typisk en stor del af vores efterforskning og rådgivning, da vores erfaringer viser, at der i mange sager er behov for at sikre integritet af data og at identificere vigtige faktuelle oplysninger, både hurtigt og effektivt. Datasikring En afgørende forudsætning for at kunne udføre dataanalyse og foretage valide udsøgninger i elektroniske informationer er at sikre alle elektroniske data på en fuldstændig og uomstødelig måde. Det omfatter også slettede eller skjulte oplysninger, når de har betydning for beskrivelse af et faktuelt grundlag. Den konkrete metode og procedure for datasikring vil afhænge af situationen og formålet, men vi indleder altid med en overordnet gennemgang af it-systemerne med henblik på at undersøge it-platform, servere og databaser i forhold til de data, der skal sikres. Hvis virksomheden ikke selv opbevarer data, indhenter vi disse fra de enkelte serviceleverandører. Vi har blandt andet udført datasikring af: Filservere og udvalgte drev og dokumenter. SQL og Oracle databaser, herunder databaser for økonomisystemer. Exchange servere og udvalgte postkasser med e-mails. Vi foretager fysisk kopiering af de elektroniske medier i flere datasæt, og for at sikre fuldstændighed og uomstødelighed tildeler vi de kopierede data en krypteringsnøgle, der beregnes ud fra blandt andet tid, data og indhold i hver enkelt fil. Et af disse datasæt anvendes til udsøgning og analyse af data. På denne måde sikrer vi, at de kopierede datasæt også kan anvendes som bevis i retssager. Identifikation Planlægning Spejling Kontrol Rapportering Identifikation af it-platform, servere og databaser. Fastlæggelse af omfang og metoder for datasikringen. Datasikring ved spejling og fysisk kopiering af data i flere datasæt. Krypteringsnøgler verificerer kopier mod de originale kildedata. Gennemgang og kontrol af den elektroniske verificering. Udarbejdelse af dokumentation og rapport. 13
e-discovery Strukturering og samling af elektroniske data til brug for udsøgning og videre behandling af informationer er vigtige elementer både i efterforskningssager og rådgivningsopgaver. Vi anvender her vores e-discovery-løsning, som blandt andet består af de internationalt anerkendte it-værktøjer EnCase Forensic og Relativity. Vi har eksempelvis foretaget: Undersøgelse af, om der er sket ændringer i formelle dokumenter i henhold til underskriftsdato. Undersøgelse og grafisk præsentation af flow i e-mailkorrespondance, herunder identifikation af væsentlige ændringer i korrespondancen i forhold til bestemte tidspunkter. Udsøgning af dokumenter med specifikke ord og sætninger i dokumentarkiver. Vores løsning omfatter indlæsning og konsolidering af elektroniske informationer i egne it-systemer, hvorved alle data struktureres og samles, så de kan danne grundlag for udsøgning og behandling. Vi kan håndtere en lang række forskellige filtyper lige fra tekstfiler og e-mails til logfiler og udtræk fra større databasesystemer. Opsætning af søgekriterier for udsøgning af informationer med specifikke karakteristika afhænger helt af de konkrete omstændigheder i sagen. Dataanalyse Undersøgelser og analyser af økonomidata er ofte et grundlæggende fundament i vores efterforskningssager og rådgivningsopgaver. De er fx med til at identificere foretagne unormale transaktioner i bogholderiet, klarlægge pengestrømme og mellemregninger samt give information om, hvilke medarbejdere der har foretaget hvilke registreringer. I analysen af konkurs- og rekonstruktionsboer anvender vi BDO Insolvens Dataanalyse, der kan understøtte henholdsvis kurator og rekonstruktørs arbejde, fx ved grafisk at præsentere konkursboets økonomi i årene op til konkursen eller ved at analysere, hvilke dele af virksomheden der er levedygtig. Vi har eksempelvis udført: Analyse og granskning af transaktioner på koncerninterne mellemregningskonti. Udsøgning af posteringer, der har ekstraordinær resultatpåvirkning. Udsøgninger i økonomidata med henblik på at vise en oversigt over et konkursbos ind- og udbetalinger på alle likvide konti og driftskreditter, sorteret efter givne kriterier i de sidste 3 måneder før konkursen. Vores dataanalyser er baseret på udtræk af data direkte fra økonomisystemers databaser til indlæsning i BDO s Microsoft SQL databaser. Denne metode er uafhængig af, hvilket økonomi- og databasesystem virksomheden anvender. Analyser af data udføres ved at afvikle egenudviklede queries og scripts i Microsoft SQL database, der designes til den konkrete situation og ud fra formålet. 14
BDO Nordic Forensic Team Peter Rasborg Partner, statsautoriseret revisor Forensic Services BDO i Danmark Per Sloth Partner Computer Forensics BDO i Danmark Erling Grimstad Partner BDO Forensic BDO i Norge Eila Koivu CIA, CCSA, CISA, CFE Forensic Services BDO i Finland Anders Björklund Senior Manager Forensic Accounting BDO i Sverige Tinna Finnbogadottir Head of Advisory BDO i Island BDO tager forbehold for trykfejl og eventuelle ændringer efter redaktionens slutning. December 2012 Copyright BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Alle rettigheder forbeholdes. Mekanisk, fotografisk, elektronisk eller anden form for gengivelse eller mangfoldiggørelse af denne manual eller dele heraf er ikke tilladt uden BDO s skriftlige samtykke ifølge gældende dansk lov om ophavsret. Undtaget herfra er korte uddrag til brug for omtale. 15
Kontakt Peter rasborg Partner, statsautoriseret revisor Forensic Services Tlf. 39 15 52 56 ras@bdo.dk Kenneth S. Andersen Partner, registreret revisor, COR Forensic Services Tlf. 24 29 50 17 kes@bdo.dk Per Sloth Partner Computer Forensics Tlf. 39 15 52 06 psc@bdo.dk BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab og BDO Kommunernes Revision, Godkendt revisionsaktieselskab, begge danskejede revisions- og rådgivningsvirksomheder, er medlemmer af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og dele af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer. BDO er varemærke for både BDO netværket og for alle BDO medlemsfirmaerne. BDO i Danmark beskæftiger godt 1.000 medarbejdere, mens det verdensomspændende BDO netværk har næsten 55.000 medarbejdere i 138 lande.