Afdelingsmøde for afdeling 16 Stoldal 10-56. Onsdag den 14. september 2016 kl. 19.00. Tilstede fra boligforeningen var direktør Kenneth Hansen (KTH), driftschef Lisbeth Pind (LP), vicevært Peter Nielsen og Jette Christensen. Fra bestyrelsen var mødt Mads Gammelmark, Ole Bech, Henrik Kruse og Mette Pernille Juul-Nyholm. Direktør KTH startede mødet med at byde de 21 fremmødte beboere i afd. 16 velkommen og præsenterede herefter de fremmødte fra Boligforeningen. 1. Valg af dirigent. KTH blev valgt til dirigent. 2. Fremlæggelse af kort beretning. KTH henviste til formandens beretning fra repræsentantskabsmødet den 24. maj 2016, som forefindes på vores hjemmeside www.hobroboligforening.dk. Beretningen her på afdelingsmødet vil tage udgangspunkt i den skriftlige beretning og alene omfatte nogle væsentlige emner fra beretningen. Det kan derfor anbefales at læse hele beretningen på hjemmesiden. Indledning Hobro Boligforening har i 2015 fortsat den gode udvikling. Der er gennemført mange forandringer i de interne procedurer, som skal tjene det formål, at I alle får en bedre og mere ensartet service. Denne gode udvikling vil fortsætte også i de kommende år, hvor der vil være fokus på effektivisering af driften. Fra politisk side er der fokus på effektiviseringer i Danmark almene boligorganisationer. Vi er allerede gået i gang, og fra bestyrelsens side føler vi, at vores boligforening står godt rustet til fremtiden. BL og boligpolitik Hobro Boligforening er medlem af BL Danmarks Almene Boliger, som er interesse- og brancheorganisation for boligorganisationerne i Danmark. Vi deltager aktivt i BL s aktiviteter både i repræsentantskabet og ved at vores medarbejdere deltager i ERFA møder med ansatte fra andre boligorganisationer. Der er øget fokus på benchmark af den almene sektor og dens effektivisering i samarbejde med de relevante ministerier. Det betyder formentlig, at der vil blive sat konkrete mål for de almene boligorganisationers effektiviseringer. I forbindelse med boligaftalen i 2014 blev der udarbejdet en analyse af potentialet for nedsættelse af udgifterne i den almene sektor. Sammenlignet med andre brancher var tallet forholdsvis lavt, og det afspejler jo, at de almene boligorganisationer er veldrevne, men det politiske fokus på effektivitet er der stadig.
Som nævnt i indledningen, er vi i Hobro Boligforening allerede godt i gang med en forandringsproces, som vil gøre vores boligorganisation til en moderne og effektiv virksomhed. I det kommende år vil vi især have fokus på at implementere en ny og bedre beboerservice, som blandt andet indebærer, at vores viceværter arbejder sammen i et fælles team på tværs af afdelingerne. Det er vigtigt for os, at vores beboere får den bedst mulige service. Fælles drift vil forbedre vores muligheder for en mere ensartet service og en højere kvalitet i opgaveudførelsen. BL Danmarks Almene Boliger har også flere steder konstateret, at en sådan organisering af driften betyder en bedre og mere effektiv service for beboerne. Hvad betyder det for dig som beboer? En bedre og mere ensartet beboerservice Tryghed ved at opgaven bliver løst af den rette medarbejder Effektivitet og hurtighed i opgaveudførelsen Kontakten bliver nemmere Rækkehusene på Hvilhøjvej Helt som forventet er alle 20 huse udlejet, og vi tror på et yderligere behov for disse lidt større rækkehuse. Vi håber derfor stadig at kunne bygge nogle flere huse i området senest i 2018. Startboligerne Startboligerne på Amerikavej har været en stor succes. Det har været en gevinst for afdelingen, at vi har en social vicevært på stedet, som blandt andet arrangerer gode og sunde aktiviteter for de unge beboere. Det er vores opfattelse, at afdelingen generelt har fået et løft, og at det nu er mere populært at bo på Amerikavej end tidligere. Vi besluttede derfor i november måned 2015 at ansøge om en forlængelse af projektet. Vi har på det grundlag fået tilsagn fra Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet om forlængelse af projektet fra de nuværende 10 år til 15 år. Kapitalforvaltningen Det meget lave renteniveau gjorde året 2015 til et vanskeligt år i forhold til at opnå en fornuftig forrentning af afdelingernes opsparede kapital. På grund af de turbulente markedsforhold især i foråret 2015 blev vi allerede i løbet af sommeren klar over, at det ville blive vanskeligt at opnå et positivt afkast af vores kapital. Ved årets udgang kunne vi således konstatere en samlet negativ forrentning på 0,5% for året 2015. Afkastniveauet i 2016 er stadig lavt, men det er dog vores forventning, at vi vil opnå en positiv forretning for hele året 2016.
Renoveringsopgaver Der er i 2015 gennemført mange renoveringsarbejder i vores afdelinger. Der er således anvendt i alt 5,6 mio. kr. fra afdelingernes henlæggelser til planlagt vedligeholdelse og i alt 7,5 mio. kr. til almindelig vedligeholdelse i årets løb. Derudover har hovedforeningen givet tilskud til renoverings-arbejder i afdelingerne for i alt 456 tkr, og der er udført lånefinansierede renoveringsopgaver for i alt 4,4 mio. kr. Der er således disponeret 18 mio. kr. i afdelingerne i 2015. I kan finde en specifikation af afdelingerne i årsberetningen, som ligger på vores hjemmeside. Tab ved lejeledighed Samlet set er tab ved lejeledighed faldet for 3. år i træk. Dispositionsfonden har i 2015 dækket udgifter til lejeledighed for i alt 347 tkr. mod en samlet udgift på 449 tkr. i 2014. I 2012 udgjorde tab ved lejeledighed i alt 1.508 tkr., så tabene er over 3 år faldet med 1.161 tkr. til under en fjerdedel af niveauet i 2012. Det er meget tilfredsstillende, at vi har fået stabiliseret tab ved lejeledighed på et relativt lavt niveau. Tab ved fraflytninger Dispositionsfondens andel af tab ved fraflytninger har i 2015 udgjort i alt 431 tkr. sammenlignet med 512 tkr. i 2014. Rykker- og inddrivelsesproceduren er i årets løb blevet gennemgået og justeret, så proceduren i højere grad har fokus på at begrænse størrelsen af eventuelle tilgodehavender fra fraflyttede lejere. Der er i den forbindelse lavet klare retningslinjer for restancer og afdragsordninger. Lånekonverteringer Renteniveauet har også i 2015 været meget lavt og det har givet mulighed for, at vi igen i det seneste år har omlagt nogle af afdelingernes realkreditlån. Vi vil fortsat være opmærksomme på konverteringsmuligheder, hvis de skulle opstå. Personaleforhold Ejendomsservice Boligforeningen har fået en ny driftschef, Lisbeth Pind, som startede hos os den 15.november 2015. Vores tidligere inspektør, Thomas Petersen, fratrådte sin stilling hos os den 31. oktober 2015. Lisbeth har haft en travl start, hvor hun har skullet fortsætte de mange projekter, som var sat i gang allerede før hun startede hos os, men hun er faldet rigtig godt til i vores organisation.
Administrationen Vores bogholder, Elsebeth Sejersen, kommer tilbage fra barselsorlov i maj måned 2016. Samtidig stopper Ulla Dalsgaard, der har været ansat som barselsvikar for Elsebeth. Vi glæder os til at se Elsebeth igen og samtidig ønsker vi Ulla held og lykke i hendes nye job. Der blev spurgt ind til hvem der havde besluttet den kommende sammenlægning af viceværterne. Dette besvarede KTH, var organisationsbestyrelsen. Der blev også spurgt om hvornår denne plan træder i kraft. KTH svarede, at han forventede det vil være klar pr. 1. januar 2017. Der var undren over hvordan viceværterne vil få tid til også at skulle klare håndværker arbejde ud over deres egne opgaver. Mads Gammelmark svarede, at det jo selvfølgelig er et forsøg, hvor han håber beboerne vil melde tilbage med ris og ros. Der blev spurgt ind til Texaco grunden, om ikke vi kunne bygge nogle boliger på den. Mads Gammelmark svarede, at kommunen nu har besluttet, at grunden skal i udbud ultimo 2017. Hobro Boligforening vil byde på den, da tegningerne er klar. Så vi håber stadig på der chance for at vi får den. 2. Gennemgang af regnskab og budget. KTH gennemgik først regnskabet for 2015 via en oversigt over regnskabstallene, samt et diagram med procentvis inddeling af hovedtallene. Dette viste et lille overskud på kr. 16.609,29. Herefter blev budgettet for 2017 gennemgået. Via et diagram med procentvis opdeling, blev der forklaret, hvilke udgifter der er faste og hvilke der kan røres ved. Budgettet medførte en huslejestigning på kr. 10,00 pr. m2 pr. år. Der var lidt spørgsmål frem og tilbage om hvad man kan få lavet i sin lejlighed, og hvad man selv skal sørge for. Budgettet blev herefter godkendt ved håndsoprækning. 3. Behandling af indkomne forslag fra organisationsbestyrelsen: Afsnit III.2 i husordenen vedrørende støj ønskes ændret. Husordenen foreskriver, at musik og støj ikke må finde sted efter kl. 24, undtaget i særlige tilfælde. Dette ønskes ændret til, at musik og støj ikke må finde sted efter kl. 23.00. Der blev spurgt om ikke det vil være bedre at skrive kl. 22. Men det mente man vil være for tidligt. Der blev diskuteret lidt frem tilbage. Flere meninger og holdninger kom frem. Der blev ved håndsoprækning stemt med 9 for og 11 imod forslaget. Så forslaget blev forkastet. 4. Valg af beboerrepræsentanter og suppleanter. Henrik Kruse, Demo Demcoj og Vita Ekelund, Annika Jølsted og Tina Ostrowski er alle valgt til 2017. Nina Johansen blev valgt som suppleant til 2017.
5. Eventuelt. 1. Afdelingen har et tilbagevendende problem med sko, cykler og andet i opgangene. Dette er ikke tilladt, men hvordan kommer vi problemet til livs. Dette besvarede LP. Brandmyndighederne har en helt klar regel der siger, at der kun må ligge en måtte, men ingen sko. Flere mente, at dette aldrig kommer til at finde sted. Der kom forslag om et opslag i opgangene eller at få reglerne oversat til flere sprog. Det svarede KTH, at boligforeningen allerede har på flere sprog. KTH kunne samtidig sige, at viceværten ikke kunne nå rundt til alle 165 lejemål hver dag. Mads Gammelmark foreslog, at man betalte sig fra det, ved at få en pensionist til at indsamle fodtøj i opgangen hver dag. Vita Ekelund foreslog, at beboerrepræsentanterne mødes og går ud til de pågældende lejemål hvor problemet er. 2. Der er rod i affaldsskurene. Poser ligger smidt og storskrald efterlades i affaldsskurene. Det synes især at være et problem ved blok C. Skal vi etablere videoovervågning? Der var stor enighed om, at dette er et stort problem. Især når mindre børn bliver sendt ned med affaldet. De kan ikke nå derop og sætter derfor posen på jorden. Mads Gammelmark foreslog, at man måske kan finde en mere moderne løsning f.eks. med et Molok system. Der blev spurgt om ikke man kan lave videoovervågning på området. Mette Nyholm foreslog, at man kan sætte et skilt op i opgangene med, at afhentning af storskrald er gratis. Man skal bare ringe til ordningen, så bliver det hentet. Der blev nævnt, at der mangler et sted i afdelingen hvor man kan afleverer store papkasser. KTH sagde, at boligforeningen skal holde et møde med beboerrepræsentanterne alligevel, så der vil man forsøge at finde en løsning. Der blev også gjort opmærksom på, at rotterne bliver tiltrukket af alt det affald, og når de store dørmåtter i opgangene bliver foldet, og sat i klemme i døren, har rotterne fri adgang til opgangene og derved også lejlighederne. Der blev spurgt ind til det nye vaskesystem. Der er et problem med at computeren går ud, og derved sletter alle data. Derved når man ikke at få vasket sit tøj færdigt i sin vasketid. Der blev spurgt om man måske kunne lave en klub eller noget andet til alle de dejlige børn som bor i Stoldal, for at de har et sted at være. Men Henrik Kruse svarede, at man allerede har haft brandtilsynet ude at kikke, men der er desværre ingen rum, der er godkendt til et sådant tilbud. Der blev spurgt om der kunne være mulighed for at få gravet en trampolin ned til børnene. Dette lovede LP at finde ud af, da der sikkert findes nogle helt specielle regler. Til sidst blev der spurgt om de store træer i afdelingen kan blive fældet, da de tager udsigten fra flere lejemål.
Der blev foreslået, at man laver parkeringsafmærkning på området, da folk ikke parkerer særlig hensigtsmæssigt. Der blev spurgt om hvordan reglerne er med hensyn til parkering. Må et lejemål optage flere parkeringspladser? Mads Gammelmark svarede, at man må bruge flere pladser hvis det er det man vil. Der var ikke yderligere spørgsmål under eventuelt. KTH takkede herefter for god ro og orden.