Varens vej. transportstole Afrapportering på brugerundersøgelse, HAT fase 1

Varens vej transportstole Afrapportering på brugerundersøgelse, HAT fase 1 1

healthcare ASSET TRACKING Om projektet HAT-projektet (Healthcare Asset Tracking) har til formål at teste og tilpasse en intelligent logistikløsning, der kan forbedre flowet og optimere sporbarheden af fysiske aktiver i og omkring hospitaler. Dette skal ske gennem systematisk og struktureret brugerinddragelse, hvor løsningen løbende rettes til i dialog med brugerne. Projektet inddrager en række private virksomheder og to forskellige hospitaler på tværs af regioner samt andre relevante aktører i værdikæden. Projektpartnere Munin Spot Technology: projektejer. Informi GIS Herlev Hospital Aalborg Universitetshospital VIF Videncenter for Innovation & Forskning Idé-klinikken Alectia Region Hovedstaden Apotek Regionslageret, Region Hovedstaden Insero Business Services Projektet har desuden en følgegruppe. Projektfaser Projektet er inddelt i 4 faser, som tilsammen udgør en brugercentreret tilgang til den samlede logistikløsning. Før research Test og tilpasning Opsamling Financiering HAT-projektet er støttet af Fornyelsesfonden. Kommercialisering Se mere om projektet på www.hat-projekt.dk 2

Om rapporten Baggrund Som del af fase 1 i HATprojektet er der gennemført brugerundersøgelser vedr. sporing af i alt 6 varegrupper: Tryksårsmadrasser, medicin og transportbure på Herlev Hospital samt blod, transportstole og vævs-/celleprøver på Aalborg Universitetshospital. Denne rapport er en afrapportering af undersøgelsesresultater for varegruppen transportstole. Formål Formålet med undersøgelserne har været at afdække varens logistikkæde, brugerbehov ved centrale touch points i logistikkæden samt at foretage en nul-punktsmåling forud for tests og tilpasning af en ny løsning fra Munin Spot Technology til sporing af varer. Undersøgelserne identificerer de behov og arbejdsgange, løsningen skal tilpasses, samt det forbedringspotentiale, en implementering kan indebære. Metode Der er foretaget observationer af brugen af transportstole på Aalborg Universitetshospital (herefter AaUH) samt stolenes vej rund på og omkring hospitalet. Undersøgelsen er desuden baseret på kvalitative interviews med i alt 13 brugere af transportstole fordelt på forskellige brugertyper. Endelig er erfaringer fra tidligere undersøgelser af området inddraget. Yderligere detaljer om den metodiske tilgang kan fås ved henvendelse til researchteamet. Rapportens indhold Rapporten er bygget op som en interaktiv fil. Med udgangspunkt i et overbliksbillede over varens vej (Blueprint), linkes til detaljeret information om alle delaspekter. Rapporten indeholder information om logistikkæden (varens vej), forskellige brugeres handlinger og behov, tekniske og fysiske forhold med betydning for en logistikløsning samt en 0-punktsmåling og vurdering af potentialet for mulige sporingsbaserede logistikforbedringer. 3

Transportstole Stolenes formål En transportstol er en kørestol, der er stillet til rådighed for patienter med gangbesvær. Transportstolen kan lånes til at transportere patienter fra A til B internt på hospitalet. Kørestolen skal i princippet afleveres umiddelbart efter brug. En patient, der for eksempel skal til kontrol ved et ambulatoriet, kan benytte sig af tilbuddet til at blive transporteret hen til ambulatoriet, men det er ikke meningen, at patienten skal benytte kørestolen under sit besøg ved ambulatoriet. Når patienten er færdig ved kontrol, må patienten igen benytte sig af transportstolen for at komme fra afdelingen og hen til sin bil eller en ventende taxa. Udfordring Der er en række udfordringer med brugen af transportstole på AaUH. Brugerne oplever, at der mangler stole. Stolene returneres ikke til opsamlingsstederne. Personalet bruger for meget tid på at lede efter stole tid der kunne have været bedre brugt på patienter, mv. Stolene anvendes til andet end formålet bl.a. anvender nogle patienter stole til at komme ud at ryge. Portørerne estimerer antallet af stole til ca. 200, men der mangler et præcist overblik over antal og brug af stole, hvorfor logistikstyring vanskeliggøres. Stolene forsvinder også ud af hospitalet. 4

blueprint transportstole Handling Behov Lomme på flere stole 3 opsamlingssteder Stole forsvinder Også opsamling på enkelte afdelinger Tags må ikke kunne fjernes Brugere anvender forskellige platforme Ikke alle har adgang til mobil IT-platform Bestilling af PT-transport modtages elektronisk Ingen IT-styring af transportstole p.t. Kontakt mellem aktører Visuelt overblik Link mellem opgaver og stolestatus Information om antal, placering og brug Produktion & indkøb Stol står på opsamlingssted Stol tages til PT transport Transport til afd. med PT Patient afleveres Stol retur til opsamlingssted Overvagtmester køber stole Portører fylder op med stole Får opgave via mobil app Leder efter stol Transporterer patient til afdeling Tager stol med retur eller lader patient og stol blive på afdelingen Opkald fra afdeling ang. manglende stole Billige stole og overblik over antal og brug Overblik over stolenes placering Info på mobil om nærmeste stol Besked om hvorvidt stolen må efterlades på afdelingen At kunne finde forsvunde stole Bestiller flere stole til opsamlingssted Frivillig leder efter stole Besvarer spg. om stole til PT/pårørende Udleverer egen nødstol Holder øje med stole ved opsamlingssted Modtager opkald ang. forsvunde stole Overblik over stole: hvor og hvor mange At kunne videregive information om stole Hurtig og nem kontakt til portør At andre også tager ansvar for stolene Komm. med potører ang. forsvundne stole. Tager stole ved indgang Eller: Leder efter stol Transporterer patient til afdeling Eller: Loader patient + stol i taxa Afleverer patient + stol ved afdeling Tjecker evt. PC i forhal vedr. næste tur. Holder øje med forsvundne stole Hurtigt overblik over nærmeste ledige stol At minimere tidsforbug Info om hvorvidt stol må blive ved patient Kunne melde til hospitalet angående fundne stole Har/har ikke stole til patienttransport Modtager patient med transportstol Ringer efter portør for transport af patient Siger farvel til patient Kontakt til portører for at få fyldt op med stole Hurtig og nem adgang til transport af patient Mulighed for nem bestilling af transport inkl. stol Ankommer til hospital Spørger efter stol i informationen Leder efter stol Finder stol og kører til afdeling Ankommer til afdeling Venter på afdeling Indlagt/undersøges Patient udskrives Hurtigt og nem transport af patient Overblik over nærmeste stol Lokation: hvor er afdelingen? Transport fra venteværelse til stue Tryghed - jeg kan komme videre transport under indlæggelse Hvor længe skal jeg vente på en stol? 5

om blueprintet Blueprintet er bygget op omkring varens rejse (blå bokse), og afspejler logistikkæden samt hvad der sker undervejs i og omkring logistikkæden. Det gælder både rammer (fysiske og tekniske forhold) samt arbejdsgange forbundet med håndtering af logistikkæden (brugeres handlinger).i Blueprintet kan man både se, hvad der konkret sker (grønne bokse), samt hvilke krav (gule bokse - behov) det stiller til en evt. sporings-/logistikløsning. Ved at trykke på links i blueprintet kan man se mere detaljeret information. Handling Behov Link: Fysiske forhold Hvilke fysiske faktorer påvirker varen undervejs i logistikkæden (f.x. kulde, varme, fysisk placering, mv. forhold der skal tænkes på i valget af tags og readers placering)? FYSISKE FORHOLD IT & INFO-STRØM Lomme på flere stole Tags må ikke kunne fjernes 3 opsamlingssteder Stole forsvinder Brugere anvender forskellige platforme Ikke alle har adgang til mobil IT-platform Bestilling af PT-transport modtages elektronisk Kontakt mellem aktører Visuelt overblik Link mellem opgaver og stolestatus Ingen IT-styring af transportstole p.t. Information om antal, placering og brug Også opsamling på enkelte afdelinger Link: IT & informationsstrøm Hvilke data bevæger sig frem og tilbage vedr. varen undervejs i logistikkæden? (=handling) Hvilke samlede behov har brugerne vedr. IT ift håndtering af varens logistik undervejs i logistikkæden? (=behov) Information om masterdata er også repræsenteret her. VARENS VEJ Brugertype 1 PORTØR Brugertype 2 INFORMATIONEN Produktion & indkøb Overvagtmester køber stole Billige stole og overblik over antal og brug Stol står på opsamlingssted Portører fylder op med stole Overblik over stolenes placering Bestiller flere stole til opsamlingssted Overblik over stole: hvor og hvor mange Info på mobil om nærmeste stol Frivillig leder efter stole Får opgave via mobil app At kunne videregive information om stole Stol tages til PT transport Leder efter stol Besvarer spg. om stole til PT/pårørende Hurtig og nem kontakt til portør Udleverer egen nødstol Transport til afd. med PT Transporterer patient til afdeling Patient afleveres Tager stol med retur eller lader patient og stol blive på afdelingen Besked om hvorvidt stolen må efterlades på afdelingen Holder øje med stole ved opsamlingssted At andre også tager ansvar for stolene Stol retur til opsamlingssted Opkald fra afdeling ang. manglende stole At kunne finde forsvunde stole Modtager opkald ang. forsvunde stole Komm. med potører ang. forsvundne stole. Link: Varens vej Step-by-step hvad sker der med varen i logistikkæden rund på hospitalet. Detaljeret oversigt. Link til kort video af varens vej på hospitalet. Brugertype 3 TAXA Brugertype 4 HOSPITALS- AFDELING Tager stole ved indgang Hurtigt overblik over nærmeste ledige stol Har/har ikke stole til patienttransport Kontakt til portører for at få fyldt op med stole Eller: Leder efter stol Transporterer patient til afdeling At minimere tidsforbug Eller: Loader patient + stol i taxa Afleverer patient + stol ved afdeling Infor om hvorvidt stol må blive ved patient Modtager patient med transportstol Hurtig og nem adgang til transport af patient Tjecker evt. PC i forhal vedr. næste tur. Ringer efter portør for transport af patient Holder øje med forsvundne stole Kunne melde til hospitalet angående fundne stole Siger farvel til patient Mulighed for nem bestilling af transport inkl. stol Link: Brugertyper For hver type af bruger, der er i berøring med varen undervejs i logistikkæden: hvad gør brugeren med, og ift, varen? Hvad er brugerens behov ift. information vedr. sporing af varen? Brugertype 5 PATIENT & PÅRØRENDE OM BLUEPRINTET Ankommer til hospital Hurtigt og nem transport af patient Spørger efter stol i informationen Overblik over nærmeste stol SAMLEDE KONKLUSIONER OG ANBEFALINGER Leder efter stol Finder stol og kører til afdeling Lokation: hvor er afdelingen Ankommer til afdeling Transport fra venteværelse til stue Venter på afdeling Tryghed - jeg kan komme videre Indlagt/undersøges transport under indlæggelse Patient udskrives Hvor længe skal jeg vente på en stol? 5 Link: Om blueprintet Læsevejledning. Forklaring på, hvordan man skal læse blueprintet, og hvordan det linker til rapportens struktur. (denne side) Link: Samlede konklusioner og anbefalinger Resultater af 0-punktsmåling Det samlede vurderede forbedringspotentiale Anbefalinger vedr. masterdata Anbefalinger vedr. den tekniske løsning (herunder til valg af tags og opstilling af readers) 6

Varens vej 21 Patient får stolen med hjem i taxa 17 Transportstol forsvinder 3 Taxachauffør eller pårørende leder forgæves efter en stol 4 5 Der spørges i informationen efter en stol Informatinonen bestiller en portør efter en stol 6 7 9 12 Portør leder efter stol ud fra erfaring Stol transporteres til patient Patient bliver siddende i stol Transportstol med patient afhentes 1 2 8 10 Patient med Taxachauffør eller kørselsbehov pårørende leder Patient anbringes Patient flyttes fra ankommer til efter stol og i stol, og køres til transportstol til sygehus finder en afdeling anden stol 13 Taxachauffør eller pårørende leder efter stol og finder en 15 16 Transportstol med patient afhentes Tom transportstol køres til opsamlingssted 21 Hospitalsafdelingernes tidsforbrug til fremfindelse af transportstole 11 Taxachauffør eller pårørende kan ikke finde en transportstol 14 Der bestilles en transportstol og portør kommer med en 18 Transportstol stilles på et tilfældigt sted 19 20 En frivillig starter en indsamlingsrunde De fundne transportstole køres til opsamlingssted 7

Brugertype 1 portør så kan vi jo godt, når vi går herfra sige, at der står stole derovre så er det frustrerende at komme derover: jamen der er ingen stol.....vi bruger nok 1 portørstilling på ugebasis til at lede efter stole jeg tror, vi har ca. 200 stole, men jeg ved det ikke præcist Om portørerne Der er ca. 150 portører på AaUH. De har til opgave at transportere patienter og ting med relevans for behandlingen (f.eks. senge, vævsprøver, apparatur, mv.). Portørerne ledes af en Overvagtmester. I øjeblikket deltager portørkorpset i et pilotprojekt, hvor de spores og modtager arbejdsopgaver via mobiltelefoner. AaUH fungerer i øjeblikket på flere lokationer, inden sygehuset samles på én adresse i et nyt sygehusbyggeri. Der er både portører på AaUH Nord, Syd samt i Medicinerhuset. Både afdelinger, portørcentralen samt Informationen (3 receptioner placeret ved hovedindgangene) kan tilkalde portører. Foruden portørerne, er der også andre faggrupper, som transporterer varer rundt på hospitalet. F.eks. hjælpemiddelassistenterne, som bl.a. tager sig af at transportere hjælpemidler til udlån frem og tilbage til patienter. Der er også nogle få frivillige, som hjælper med at transportere ting rundt. Disse frivillige bliver også sendt efter transportstole, når der mangler nogen. Handlinger Portørerne er overordnet ansvarlige for transportstolene. Stolene er bl.a. portørernes redskab til at transportere patienter rundt på hospitalet. Portørerne fylder også op med stole på opsamlingsstederne selvom det ikke er en fast opgave for den enkelte portør. Portørerne bruger meget tid på at lede efter stole, der typisk mangler når og hvor, der er behov. Ressourceforbrug Portørernes samlede ressource- og tidsforbrug på håndtering af stole vurderes at være ca. 7 timer per uge. Beregning: Antal portører: 150 Anvendt samlet tidsforbrug pr. uge, min.: 420 Resultat: Samlet tidsforbrug pr. uge, timer: 7 Beregningsmetode: Antal portører, der dagligt har til opgave at finde transportstole Anvendt tidsforbrug pr. hverdag pr. portør der bliver brugt til at lede efter transportstole opgjort i antal minutter (kun tiden til at finde transportstolen medgår ikke selve transporttiden af stolen; transporttiden vil også være der fremover) Behov Indbygget tag i alle stole billigst mulige løsning. Overblik til logistikplanlægning og til indkøb over antal og placering af stole. Type af info om placering af stole: hvilken etage, evt. hvilken afdeling + om stolen anvendes. Info om nærmest tilgængelige stol samtidig med at opgave om patienttransport modtages på mobiltelefon. Info om hvor der er behov for stole lige nu. Info om det er ok at efterlade stol med patient, når patienten skal vente ved en afdeling. Info om en patient, der skal afhentes, har en stol hos sig. At kunne finde stole uden for hospitalet. 8

Brugertype 2 informationen Det er vores frivillige. Det er dem, der mange gange render rundt og leder Det er et mareridt Kan det ikke ligge som standard på skrivebordet på PC en, så ALLE har adgang? [om at gøre information om stolenes placering tilgængelig for alle på sygehuset] Karnevallet. Det kender vi jo. Der gemme vi alle stolene [Om tyveri af transportstole] Om informationen Der findes 3 Informationer på AaUH. De er placeret ved hovedindgangene (Nord, Syd og Medicinerhuset) og fungerer som en slags reception. Både patienter, pårørende, taxachauffører og medarbejdere henvender sig i Informationen, når de skal finde vej, skal have fat i en medarbejder, etc. Informationen omstiller også telefoner. Der er tilknyttet et mindre antal frivillige til Informationen. Informationen fungerer i logistikkæden ofte som et samlingspunkt. Det gælder især, når der skal transporteres varer mellem sygehusets lokationer. Handlinger Informationen (reception v. hospitalets indgang) besvarer henvendelser fra patienter og pårørende. Her spørges også efter transportstole, hvis der ingen er på opsamlingsstedet uden for Informationen. Informationen føler et ejerskab overfor at sikre, at der er stole til rådighed ved indgangen. De modtager også henvendelse udefra om (genfundne) stole. De har frivillige ansat, som bl.a. bruger tid på at lede efter flere transportstole. Ressourceforbrug Informationens samlede ressource- og tidsforbrug på håndtering af stole vurderes at være ca. 0,5 timer per uge. Beregning: Anvendt samlet tidsforbrug pr. uge, min.: 30 Resultat: Samlet tidsforbrug pr. uge, timer: 0,5 Beregningsmetode Antal henvendelser til Informationen, der vedrører fremskaffelse af transportstole Anvendt tidsforbrug pr. henvendelse der bliver brugt til at bede en portør eller frivillig om at finde en transportstol inkl. tiden hvor der snakkes med pårørende, taxachauffør eller patient, opgjort i antal minutter (evt. ventetid er ikke inkluderet). Behov Overblik over placering og brug af stole. At kunne videregive information om nærmeste stol til patienter, pårørende, taxachauffører (samt evt. medarbejdere og portører). Kommunikation med Overvagtmesteren (portørerne) om forsvundne eller genfundne stole. Hurtig og nem kontakt til portørerne. Adgang til information om stole uden for hospitalet, så denne information kan sammenholdes med eksterne henvendelser samt videregives til portørerne. Føler et behov for at dele ansvaret for at finde stole bredere ud på hospitalet. 9

Brugertype 3 Taxachauffør Det er hurtigere at løbe ned ad trappen uden transportstolen end at vente på en elevator med en transportstol Så leder chaufføren, og nu begynder vi snart at arbejde gratis. Det er et kæmpe problem Mange gange får vi at vide [på afdelingen]: du kan bare parkere stolen der. Så siger jeg jo ikke nej nej, jeg skal have stolen med igen [om ikke at tage stolen med ned til opssamlingssted, når man har afleveret en patient] Om taxachaufførerne ved AuUH Der kører primært ét taxaselskab til/fra AaUH: Dantaxa. Nogle chauffører kører særligt meget med patienter og kender hospitalet godt. Selskabet kører også den faste transport mellem Nord og Syd med blod, vævsprøver, journaler, mv. Selskabet har både store og små taxaer. Den faste taxa-transport mellem hospitalets lokationer kører hver halve time. Handlinger Chaufførerne både henter og afleverer patienter, der kan have behov for kørestol. Chaufføren forventes at aflevere patienten ved afdelingen og bruger derfor meget tid på at lede efter transportstole på hospitalet. Når patienter transporteres mellem hospitalets lokationer, bliver chaufføren nogen gange bedt om at tage transportstolen med mod at levere den tilbage (der udleveres så taxabon til stolen for tilbagetransport) Ressourceforbrug Taxachaufførernes samlede ressource- og tidsforbrug på håndtering af stole vurderes at være ca. 7,3 timer per uge. Beregning: Anvendt samlet tidsforbrug pr. uge, min.: 435 Resultat: Samlet tidsforbrug pr. uge, timer: 7,3 Beregningsmetode Anvendt tidsforbrug pr. gang en taxachauffør skal lede efter en transportstol eller spørge i Informationen efter en transportstol opgjort i antal minutter (kun tiden til at finde transportstolen medgår ikke selve transporttiden af stolen; transporttiden vil også være der fremover). Antal gange i alt taxachauffører skal lede efter en transportstol pr. uge. Behov Hurtigt overblik over hvor den nærmeste stol kan findes, når ankommer med patient til hospitalet. Info om stolen må blive ved patienten. Det tager for lang tid at tage stolen med tilbage p.g.a. bl.a. venten på elevator. Minimere tidsforbrug: Får ikke betaling for tid brugt på at lede efter stole. At kunne melde til hospitalet, at de har set en forsvunden/stjålen stol ude i byen. Brugerinterface Anvender i forvejen PC og fladskærm ved Informationerne til bl.a. information om næste tur. Info om stole kunne med fordel køres tilgængelig her. Modtager desuden bestillinger i bilen via eget system. Har ofte også mobiltelefon. 10

Brugertype 4 Hospitalsafdeling Det kunne være smart hvis man havde et overblik ude i trafikcentrum både for os og for f.eks. pårørende. Man ville jo nok komme til at bruge det (transportstolene) mere, hvis det hele var lidt nemmere. Ja jeg har da selv været ude og lede efter en kørestol nogle gange hvis patienterne ikke vil transporteres i sengen. Det ville være smart hvis man også kunne se hvilken model det var der er nemlig forskel på f.eks. bredden eller om der er fodstøtter på, og det kan godt være afgørende. Om afdelingerne Alle afdelinger bruger transportstole. En tidligere undersøgelse af stolenes placering afslørede således, at de kunne findes overalt på hospitalet. Dog anvender nogle afdelinger oftere transportstole end andre. Portørcentralen har derfor udvalgt en række afdelinger, hvor der skal være stole til rådighed hele tiden. Foruden opsamlingsstederne ved de 3 informationer, placeres derfor stole ved AMA (Medicinerhuset), Skadestuen, Dialysen, indgangen v. Onkologisk afdeling, Elevboligen, Forhallen ved den gamle hovedbygning samt ved den gamle Lungeklinik. Der er ikke en fast rutine for opfyldning af stole, hverken til Informationen eller lokalt på afdelingerne. Portørerne sørger dog jævnligt for at holde øje. Handlinger I en tidligere undersøgelse gennemført af Idé-klinikken, blev en række afdelinger spurgt om deres brug af transportstole. Medarbejderne på sygehusets afdelinger oplever ifølge undersøgelsen, at patienter kommer for sent til aftaler, fordi de bruger tid på at lede efter en transportstol. De oplever desuden, at det kan være svært at hjælpe patienten videre efter behandling. Her bruger medarbejderne meget tid på at lede efter stole eller kontakter portørerne for at få dem til at lede. Ressourceforbrug Afdelingen bruger stort set kun tid på at bestille en portør og det vil næsten være uændret fremover. Beregning Anvendt samlet tidsforbrug pr. uge, min.: 50 Resultat: Samlet tidsforbrug pr. uge, timer: 0,8 Behov Kontakt til portørerne, når der er behov for at få flere stole til afdelingen. Hurtig og nem adgang til transport af patienter. Mulighed for nem og hurtig bestilling af transport med stol. Overblik over transportstole ved trafikscentrum. (området foran elevatorerne på hver etage kaldes trafikcentrum) 11

Brugertype 5 patienter & pårørende De begynder at stresse, fordi de har en tid. Somme tider er der nogen, der decideret bryder sammen i gråd [Informationen om patienter/pårørende, der ikke kan finde en stole] Om patienter og pårørende Det er primært gangbesværede patienter, som anvender transportstole på AaUH. Patienternes pårørende kan tage en stole, når de ankommer til hospitalet og låne den til at transportere patienten til den afdeling, hvor patienten skal undersøges eller modtage behandling. Nogen gange anvender patienterne stolene til andre formål. Det kan eksempelvis være patienter, som under indlæggelse ønsker at ryge og beholder stolen på afdelingen for at kunne komme ud. Det kan også være patienter, som beholder stolen på stuen for selv at kunne komme rundt på hospitalet. Endelig kan der være patienter, som skal vente på behandling ved ankomst og ikke selv kan transportere sig fra venteværelse til undersøgelsesrum. De beholder derfor stolen hos sig. Handlinger Transportstolenes formål er at bidrage til transport af patienter. Patienterne er således de primære brugere af stolene. Dog vil de oftest være andre personer, der kører stolen, mens patienten sidder i den. Det må formodes at være sjældent, at patienten selv har behov for at finde en stol, da patienten sandsynligvis ikke selv vil være i stand til at gå efter stolen. Patienten er derimod afhængig af, at andre finder stolen til ham/hende. Informationen fortæller om meget frustrerede pårørende og patienter, som er meget ulykkelige over at komme for sent til behandling, fordi de ikke kan finde en stol. Ressourceforbrug Patinter og pårørendes samlede ressource- og tidsforbrug på håndtering af stole vurderes at være ca. 5,75 timer per uge. Beregning: Anvendt samlet tidsforbrug pr. uge, min.: 345 Beregningsmetode Anvendt tidsforbrug pr. gang en pårørende skal lede efter en transportstol eller spørge i Informationen efter en transportstol opgjort i antal minutter (kun tiden til at finde transportstolen medgår ikke selve transporttiden af stolen; transporttiden vil også være der fremover). Antal gange i alt pårørende skal lede efter en transportstol pr. uge. Tidsforbrug frivillige bruger på indsamling af transportstole. Behov Pårørende: hurtigt overblik over nærmeste stole ved ankomst til hospitalet. Hurtig og nem transport af syg patient. Viden om, hvad stolen må bruges til. Hurtigt overblik over, hvor de skal hen. Patienter: behov for stole til andet og mere end det tilladte p.t. At andre kan hente stole til dem, når der er behov. Nem adgang til stole. Tryghed, når ankommer til afdeling: viden om, hvordan de kommer videre med/uden stol. Ved udskrivelse: information om, hvor længe patienten skal vente på at blive transporteret i stol. 12

Fysiske forhold Placering af readers AaUH er primært fordelt på 2 lokationer: Nord og Syd. Der er 3 faste opsamlingssteder til transportstole: Ved Informationen på Nord, på Syd og i Medicinerhuset. Stolene placeres desuden ved Skadestuen, Dialysen og Fysioterapien samt en række øvrige afdelinger. Readers bør som et minimum placeres ved de 3 Informationer samt på hver etage. Placering af tags Tags vil i princippet kunne placeres i lommen bag på stolen. Alle stole har dog ikke lomme og p.g.a. tyveri bør tags placeres på hver stol et sted, hvorfra tag en ikke kan fjernes. En mulighed kunne evt. være at placere tag en i røret, der udgør stolehåndtaget eller syet ind i selve stoleryg/under sæde. Sædepuderne forsvinder jævnligt og er derfor ikke hensigstmæssige steder for tags. Stole ud af hospitalet En del stole forsvinder jævnligt fra hospitalet. Det skyldes flere forhold: Nogle stole bliver væk på hospitalet. Nogle stole kommer hjem med patienten via taxa-transport. Andre stole overføres via taxa mellem hospitalslokationerne. Endelig sker der tyveri af stole. Transportstolene har en stålpind fæstnet for at forhindre sammenklapning og dermed transport i bil væk fra hospitalet. Dette forhindrer dog ikke transport i større taxa er, som medtager patient og stol uden nødvendigvis at vide, at stolen ikke må fjernes fra hospitalet. Der er ikke information på stolene om, hvor de skal placeres, hvad de må bruges til mv. Kun at de tilhører portørcentralen og hospitalet. Så ringer patienterne og siger: Jamen. Jeg blev kørt hjem i en kørestol, og jeg har ikke plads til den [Informationen om patienter, der ringer om transportstolle, de er blevet kørt hjem med]. 13

IT & Informationsstrøm Data Der er blandt alle brugere behov for adgang til data om følgende vedr. transportstole: Antal stole Placering af stole på hospitalet Anvendelse (i brug/ikke i brug) Lokation for stole uden for hospitalet (vedr. f.eks. tyveri) Det ville være en fordel med et samlet visuelt overblik. Adgang til data Der er behov for adgang til information om placeringen af stolene på hospitalet. Real time: ideelt er der behov for info om stoleplacering, som man kan tage med sig, når man leder. Info bør være tilgængelig på de platforme, brugerne i forvejen anvender. F.eks. Fladskærm/PC ved alle indgange, som bl.a. taxachaufførerne er vandt til at bruge. Integration mellem data Portørerne er dem, der bruger mest tid på at lede efter transportstole. På AaUH har alle portører p.t. en mobil tracking, som på telefonen orienterer dem om kommende opgaver og samtidig sporer portøren (pilotløsning). Information om stoleplacering bør ideelt tænkes sammen med denne løsning, så alle portører hele tiden kan se, hvor stolene er evt. koblet direkte sammen med en opgave om afhentning af patient & stol. IT systemer Man kan ikke p.t. spore transportvognene. En logistikløsning vil skulle tænkes sammen med de eksisterende IT-løsninger, brugerne allerede anvender (er trygge ved). Forskellige platforme til informationssøgning Alle brugergrupper har behov for adgang til info om, hvor nærmeste transportstol er. De anvender dog forskellige kommunikationsplatforme: Informationen og afdelingerne anvender PC (bl.a. Intranet) Patient/pårørende anvender mobiltelefon, opslag eller spørger Informationen. Portørerne anvender mobiltelefon med nyt søgningssystem. Taxa anvender system i bilen, mobiltelefon eller PC ved Informationen. IT-integration Hvis brugerne skal have glæde af muligheden for at kunne spore transportstole, kan det overvejes at sikre integration med, og gøre info tilgængelig på, følgende platforme: Portørernes mobiltelefon-system PC ved Informationen (3 steder) Evt. intranet Evt. app til offentlig brug. Handlinger Der anvendes i dag ingen data til registrering af stole. Den enkelte stol er ikke identificeret. Behov for ID Den enkelte transportstol skal tildeles et entydigt ID-nummer. Det er afgørende at det tildelte ID-nummeret ligeledes er unikt i forhold til andre genstande, personer m.v. er kan tænkes på sigt også at indgå i et tracking system. Det vil være mest hensigtsmæssigt, hvis det også er muligt at spore om transportstolen er tom eller ej. En præcis praktisk brugbar lokationsangivelse. Standarder Det anbefales, at der anvendes GS1 standarden for entydig identifikation af genstande. Hver stol får tildelt et GTIN nummer, der er world wide entydigt i forhold til alle varer og genstande. Aalborg Universitetshospital bør have et virksomhedsprefix hvorefter de 13 cifre kan opbygges. Alternativt kan HAT-projektet have et prefix. GTIN-nummeret suppleres med et serienummer, der identificerer den enkelte stol. Samtidig er der mange brugergrupper til stolene. Der er behov for, at der sker en (evt. automatisk) kommunikation om stolene mellem disse brugergrupper. Det kunne eksempelvis være en afdeling, der har behov for at få flere stole leveret eller en medarbejder, der finder en stol fejlplaceret på hospitalet. Det kan også være automatisk melding om manglende stole ved Informationen. OBS Bemærk at en stationær løsning (f.eks. adgang til information via en PC) skaber den udfordring, at man ikke ved, om stolen stadig er der, når man når frem. En mobil løsning vil sikre mere brugbar sporing. Ikke alle brugere har adgang til mobile platforme. 14

Samlede konklusioner & anbefalinger Varen Der vurderes at være over 200 transportstole på AaUH. Alligevel oplever brugerne af stolene, at der mangler stole, og at det tager for lang tid at finde en stol. Både portører, hospitalets øvrige medarbejdere, taxachauffører samt pårørende og patienter bruger meget tid på at lede efter stole Logistikkæden Stolene bevæger sig i en lukket logistikkæde, hvor stolene lånes, anvendes til transport og i princippet tilbageleveres til udgangspunktet. P.t. fungerer denne logistikkæde dog ikke optimalt, da stole ofte bliver på afdelingerne og bliver væk på hospitalet - og til tider befinder sig uden for hospitalet. Brugernes handlinger Medarbejdere på hospitalet anvender uhensigtsmæssig tid på at lede efter stole. Tid der kunne have været anvendt på behandling af patienter og hovedopgaver relateret hertil. Brugernes behov Alle brugere har behov for et bedre overblik over stolenes placering, herunder nærmest ledige stol. Portørerne har desuden behov for et overblik over antal og brug af stole, så logistikken kan forbedres. Patienter har tydeligvis et behov for transport og bevægelsesfrihed, som rækker ud over stolenes tilladte anvendelse. 15

O-punktsmåling Der er foretaget en måling af ressource- tidsforbrgu på håndtering af transportstole i forbindelse med brugerundersøgelserne. Denne nulpunktsmåling vil senere i HAT-projektet blive sammenlignet med ressource- og tidsfrobrug ved anvendelse af HAT-logistikløsningen. Målinger foretages for at vurdere hvad effekten af en implementering af trådløse logistikløsninger kan være på hospitaler. Samlet resultat af 0-pkts. måling Tidsanvendelse pr. brugergruppe pr. uge, min. og %: Portør 420 33% Informationen 30 2% Taxachauffør 435 34% Pårørende/frivillig 345 27% Afdelinger 50 4% I alt 1280 100% Identificerede cost drivers 1. Tidsanvendelse til fremfinding af ledig transportstol og antal gange pr. uge hvor der ledes efter stol 2. Tidsanvendelse til indsamlingsrunder af transportstole og antal gange pr. uge der Målemetode Opdeling i arbejdsprocesser og estimering af anvendt tidsforbrug. Præsentation af målingerne for brugere med henblik på verificering Data-output: Det samlede tidsforbrug pr. hverdag anvendt til at lede efter stole. Der regnes ikke på økonomi, da der indgår interne og eksterne ansatte, pårørende og frivillige i arbejdsopgaverne og der har forskellige omkostninger Usikkerhedsfaktorer Data-usikkerked omkring antal transportstole behov pr. dag Data-usikkerhed vedrørende tidsforbrug anvendt til at lede efter transportstole Frivillige personer anvendes til visse af disse opgaver Forbedringspotentiale Tid En sporingsløsning vil kunne minimere den tid, alle brugergrupper anvender til at lede efter stole. Det gælder Informationens frivillige, portører, medarbejdere på afdelingerne, patienter, pårørende og taxachauffører. Effektivitet Der vil kunne etableres indsamlingsrunder, hvor man fra systemet får en præcis placering af de tomme stole, som kan afhentes. Serviceforbedringer Mange patienter og pårørende er meget frustrerede over ikke at kunne finde et stol og oplever det som et ekstra pres i en i forvejen vanskelig situation med sygdom. Når det bliver nemmere - og der ikke skal bruges så meget tid på - at finde stole, vil der være et større incitament for chauffører og andre til at overholde procedurer for returnering af transportstole. Kvalitet Mange patienter har et reelt behov for transportstol som følge af sygdom. Øget venten på en stol kan betyde forsinkelser i ankomst og afgang fra behandling. Medarbejdere på afdelingerne bruger ressourcer til at finde stole. Tid sparet ved bedre stolesporing- og adgang kan anvendes til behandling. Logistik & indkøb Et bedre overblik over antal og brug af stole kan optimere logistik og indkøbsfunktionen. Ved en præcis angivelse af hvor den enkelte transportstol befinder sig kan beholdningen af stole bedre reduceres end når man bruger søg og find proceduren. Rotationshastigheden af transportstolene forøges. Krav til den tekniske løsning Påmontering af tags Syet ind i stolebetræk eller placeret inde i stoleskelrt. Alternativt lagt i stolelomme, men ikke hensigstmæssigt ift. tyveri og v. stole uden lommer. Placering af readers Minimum ved alle Informationer/indgange samt udvalgte afdelinger (alle faste opsamlingssteder). Desuden ved hver etage samt evt. yderligere afdelinger. Tag-typer Holdbare, kunne fæstnes mod tyveri, læses både i og uden for hospitalet. Holdbarhed udendørs også. Data Information om antal, placering og brug/ikke brug af stole. Desuden ideelt set real time info, som kan tages med, når der ledes (mobil løsning). Software brugerinterface Info om stole tilgængelig på PC/fladskærme ved de 3 Informationer, via portørers mobiler samt evt. på AaUH intranet. Hardware - øvrigt Både sporing inden for og uden for hospitalet ønskeligt. 16

øvrige relevante forhold For mere information Én samlet løsning En teknisk sporings- og logistikløsning vil ikke nødvendigvis kunne stå alene, hvis udfordringerne med transportstole skal løses. P.t. oplever flere forskellige typer af brugere, at det er vanskeligt at finde en stol, når der er behov for en. Flere oplever også, at de skal bruge meget tid på at samle stole sammen til opsamlingsstederne. Med en sporingsløsning, vil der være overblik over antal, placering og brug af stole. Dette skal dog følges op af hensigtsmæssige bruger-handlinger. Bl.a. vil der stadig være behov for, at brugere ikke fjerner transportstolene fra hospitalet. Derfor bør det overvejes også at se på arbejdsgange, regler for brug af stolene samt den generelle kommunikation til brugerne om korrekt stolebehandling. Opmærksomhedspunkter Det er et problem, at brugere ikke p.t. kan se på stolene præcis hvad de må bruges til, hvor de skal placeres, mv. Arbejdsgangen med at stole tages med tilbage til opsamlingssted, når patient er afleveret på afdeling er ikke hensigtsmæssig. Med et fornyet overblik, bør det overvejes, om antallet af stole er tilstrækkeligt. Ansvaret for opsamling og tilbagelevering af stole er ikke placeret. Der ser ud til at være et behov blandt patienter for at beholde stolene i særlige tilfælde på stuen/i venteværelse. Kan dette tilgodeses? Denne rapport er udarbejdet i et samarbejde mellem Idé-klinikken, Alectia og INNOBA. For yderligere information om brugerundersøgelsen, kontakt venligst: Rikke Bastholm Clausen, INNOBA rikke@innoba.dk Jesper Jønsson, Idéklinikken j.joensson@rn.dk Jan Jakobsen, Alectia jj@alectia.com HAT er et samarbejde mellem Munin Spot Technologi, InformGis, Herlev Sygehus, Aalborg Universitetshospital, Region Hovedstadens Apotek, Regionslageret, Videncenter for Innovation & Forskning (VIF), Idé-klinikken, Alectia samt Insero Business Services. Læs mere om projektet på www.hat-projekt.dk 17

Bilag: O-punktsmåling Health Care Asset Tracking Nulpunktsmåling Case: Lokation: Transportstole Ålborg Universitetshospital Nr. (flow) Funktion (element i "Varens vej") Bruger Opgørelsesenhed for ressourceforbrug Værdi af ressourceforbrug pr. enhed 1. Patient med kørselsbehov ankommer til sygehus Patient Uændret før og efter Uændret før og efter 2. Taxa chauffør eller pårørende leder efter stol og finder en Taxa chauffør eller pårørende Antal minutter pr. gang 5 3. Taxa chauffør eller pårørende leder forgæves efter stol Taxa chauffør eller pårørende Antal minutter pr. gang 10 4. Der spørges i informationen efter en stol Taxa chauffør eller pårørende Antal minutter pr. gang 2 5. Informationen bestiller en portør efter en stol Informationen Antal minutter pr. gang 2 6. Portør leder efter stol ud fra erfaring Portør Antal minutter pr. gang 15 7. Stol transporteres til patient Portør Uændret før og efter Uændret før og efter 8. Patient anbringes i stol og køres til afd. Taxa chauffør eller pårørende Uændret før og efter Uændret før og efter 9. Patient bliver siddende i transportstol Taxa chauffør eller pårørende Uændret før og efter Uændret før og efter 10. Patient flyttes fra transportstol til anden stol Taxa chauffør eller pårørende Uændret før og efter Uændret før og efter 11. Taxa chauffør eller pårørende kan ikke finde en transportstol Taxa chauffør eller pårørende Antal minutter pr. gang 10 12. Transportstol med patient afhentes Taxa chauffør eller pårørende Uændret før og efter Uændret før og efter 13. Taxa chauffør eller pårørende leder efter stol og finder en Taxa chauffør eller pårørende Antal minutter pr. gang 5 14. Der bestilles en transportstol og portør kommer med en Portør Antal minutter pr. gang 15 15. Transportstol med patient afhentes Taxa chauffør eller pårørende Uændret før og efter Uændret før og efter 16. Tom transportstol køres til opsamlingssted Taxa chauffør eller pårørende Uændret før og efter Uændret før og efter 17. Transportstol forsvinder "Stol" Uændret før og efter Uændret før og efter 18. Transportstol stilles på et tilfældigt sted Taxa chauffør eller pårørende Uændret før og efter Uændret før og efter 19. En frivillig starter en indsamlings runde Frivillig Antal minutter pr. gang 20 20. De fundne transportstole køres til opsamlingssted Frivillig Antal minutter pr. gang 20 Samlet ressourceforbrug pr. uge, antal minutter 18