Strøm til opgavestyringen

Transkript

1 Strøm til opgavestyringen Ole Skree Nielsen Gladsaxe Kommune - Driftsafdelingen 11. juni 2015

2 Kort om Gladsaxe Driftsafdeling/Materielgård Udførende enhed med arbejdsområde inden for sektoren Vej- og Park Bemanding: Vognpark: Budget: 80 medarbejdere (10 adm udførende) Ca. 30 mandskabsbiler 48 mio. kr. Indbyggertal og areal: fordelt på 25 km 2

3 Digitalisering af opgaverne Status Analyse af vores arbejdsgange (Fra A-Z) Konklusion Stor kompleksitet og IKKE strømlinede Viceværtsordning Vi druknede i mails, telefoner og post-it Opgaverne kom ind fra højre og venstre Logistik og planlægning var besværliggjort Dokumentation for udførsel var mangelfuld Forsyningsafdelingen Miljøafdelingen Erkendelse Vi manglede overblik Skolerne Behov for at skabe et optimalt workflow - Vi valgte at overgå til digital styring Vej & Park

4 Oversigt den korte version 1) Borger-App en Tip Gladsaxe : App (eller fra PC) 2) App en Observationsmelding 3) Browserløsningen Webregistrering Observationsmelding: Bruges af interne medarbejdere på farten (fagprofessionelle) Job-App Egne medarbejdere i marken. (evt. eksterne leverandører) Webregistrering fra PC: Bruges af stationære medarbejdere (fagprofessionelle) skip

5 Tip Gladsaxe (1) Borgeren indberetter via apps til Android og ios Webløsning på Få, overordnede, simple registrerings-typer Der kan kun registreres indenfor kommunens grænser Borger får auto-kvittering på mail med link til offentligt oversigtskort med opgavestatus Opgaven kan følges i realtid LUK

6 Intern registrering af opgaver (2+3) Intern registrering (fagprofessionelle) på 2 måder: Observationsmelding Smartphone/Tablet Webregistering PC (Browser-baseret) Fælles for begge: Dropdown-menu med hovedgrupper/områder som f.eks. Vejområdet eller Gartner Mange registreringsmuligheder (typer af opgaver) Følgende registreres: Opgavetype Fotodokumentation Prioritet (fravalgt) Besked GPS-position (sker automatisk) LUK

7 Opgavestyringen LUK

8 Job- App Arbejdsredskab til visning af opgaver Visning af tildelte opgaver I Listeform eller eller på kort med positioner Info om opgaven (materialer/besked) Billeddokumentation (før/efter) Funktion: Videregiv opgave Google Navigation Mulighed for ruteoptimering Data om start- og stoptid, samt positioner registreres automatisk. LUK

9 Elementændringer og GIS Medarbejdere i marken registrerer elementændringer Elementændringer sendes til GISafdelingen, for gennemsyn, og læses over til Spatial Suite Integration via GeoJSON (Septima) LUK

10 Visning af GIS-data Til internt brug Ultimo august Øvrige dele af forvaltningen får mulighed for at se de opgaver vi håndterer i opgavestyringen via kommunens webkort (på intranet) Opgaven løses af vores leverandør i samarbejde med Septima (GIS) Visning af graveansøgninger fra Rosy, på webkort, opdelt i kategorier: Ansøgt Ansøgt og godkendt Færdigmeldt Ikke Godkendt Færdigmeldt Godkendt Garantisag Tilladelse OK Tilladelse bliver sendt LUK

11 Vinterkørsel Modul til rutedannelse & modul til kørsel Chaufføren får vist ruten på sin tablet i bilen samt live arbejdsspor (sneglespor) Ved nedbrud kan opgaven overdrages til anden enhed. Er der flere maskiner på samme rute kan den enkelte chauffør se hvad makkeren har udført. Chauffører kan registrere opgaver ad hoc. Kontoret kan tildele ad hoc opgaver til nærmeste, ledige chauffører. Oversigtkort på kontoret (på storskærm) viser også live arbejdsspor

12 Hvad bruger vi det til? Mere end 100 forskellige opgavetyper. Rutekørsler: affaldskuber (kombikuber), fejeruter mv. Tilsynsopgaver: Risikotræer, Nedtagning af afspærringer, Tilsyn ifbm. gravetilladelser osv. Opfølgning/Kvalitetskontrol på egne og eksternt udførte arbejder: (Lastvognskørsel samt rodfræsere mv.)

13 Hvad bruger vi det ellers til. Tracking (særskilt modul) RotteGIS Anmeldelser via borgerhenvendelser på kommunens hjemmeside Brøndsugning ISS Håndtering af invasive arter 2016-planer: Plejeplansmodul (I samarbejde med Vej- og Park) Ukrudtsbrænding Ruter indlægges Tømning af affaldsspande og registrering af affaldsmængder

14 Hvad har vi opnået? Forenkling af arbejdsgange og processer: Kun én indgang og behandling af opgaver fra både borgere, eget personale, eksterne afdelinger, øvrige myndigheder samt leverandører. Slut med post-it og krøllede sedler - Opgaver forsvinder ikke længere. Bedre service; vi når flere opgaver end tidligere og kvaliteten er højere. Overblik og forbedret kommunikation alle opgaver (åbne såvel som afsluttede) findes i datalister og på geografiske kort. Dokumentation for at arbejdet er udført: Hvor, hvornår og hvordan (internt, forsikring samt leverandørkontrol) Besparelser på leverandøraftaler: Vi sparer tid på lokalisering og forlods introduktion til opgaver som udføres af eksterne. Mandskabs-uafhængige rutekørsler: ved sygdom kan alle i princippet overtage uden forudgående kendskab til rute og opgaver = Bedre Service og besparelser på driftsbudgettet

15 Spørgsmål Ole Skree Nielsen Projektleder - Driftsafdelingen Tlf.: olesni@gladsaxe.dk