Referat fra DI s Bestyrelsesmøde d. 3. august 2006 klokken 20.00 22.00 (telefonmøde) Til stede: Susie Mielby (SM), Charlotte Helsø (CH), Astrid Jonsson (AJ), Kirsten Junker (KJ) og Birgitte Jensen (BJ). Fraværende: Ivar Søeborg (IS) Referat 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt og BJ valgt til referent. 2. Referat(er) SM savner referater fra komitemøderne. Der er ikke holdt mange møder, men vi skal være bedre til at sende referater til de andre bestyrelses- og komitémedlemmer. 3. Sager o Praksis med håndtering af sager (CH har sendt en revision ud): Revisionsudgaven er blevet godkendt (vedlagt). Den indarbejdes i Forretningsordenen. o Personsag 1: Sagen sættes i bero eftersom den behandles i retssystemet. CH skriver et brev til de berørte parter. o Personsag 2: Sagen sendes til advokat Pernille Skinnerup i Etisk udvalg for at se, om vi skal gå videre med sagen. o Ansvarlig for håndtering af sager: DI s næstformand er fremover den ansvarlige for håndtering af sager. CH ønsker at vende de etiske/moralske- og code of conduct -sager med Pernille Skinnerup fra Etisk udvalg.
CH fremlægger et oplæg for bestyrelsen til et senere møde. 4. Håndtering af frivillig arbejdskraft o Hedeland ny pladsansvarlig: Tim Brøndel ønsker at ophøre som pladsansvarlig for Hedeland. Lise Kondrup høres, om hun har forslag til ny pladsansvarlig. Hvis ikke annonceres der i Tölt/hjemmesiden efter en person, eller vi beder det regionale samarbejde om at finde en person. CH følger op på sagen med en jobbeskrivelse. o Håndtering af nøglepersoner i DI: Det er formændene, der er ansvarlige for at stille hold til deres opgaver. Det er vigtigt at tilgodese de personer, der lægger et stort frivilligt arbejde i foreningen. Formændene skal derfor hele tiden arbejde for at behandle/fastholde nøglepersoner korrekt. Det henstilles, at der anvendes genbrug hvis det ønskes og er muligt, samt fortrinsvis DI-medlemmer. o Jobbørs: CH udarbejder en jobbørs 5. Økonomi o A conto-udlæg i forbindelse med NM? : Ryttere skal fortrinsvis betale forlods, så sekretariatet ikke belastes med ekstra arbejde med opkrævninger. o Diæter til dommere og frivillige: Der kommer muligvis et forslag til generalforsamlingen om betaling til dommere. Vi afventer dette forslag. o Telefonpenge til formænd: Udlevering af mobiltelefon til formændene blev drøftet. DI-B ønsker fortsat udbetalt et beløb, da der bruges en del på internetforbindelse også og man ikke ønsker flere mobiltelefoner. 6. Orientering om afholdte arrangementer o Aktivitetsuge: Vi tager emnet op næste gang, når IS er til stede o DM (AJ): Regnskabet er ikke færdiggjort endnu, men arrangementet forløb godt. Der må godt være lidt mere festliggørelse af arrangementet i form af flag og blomster på pladsen. Manual for DM anbefales. o NM (SM): Økonomien er endnu ikke færdiggjort. Arrangementet har sat nye normer for NMér og vi har modtaget megen positiv respons. SM bemærkede desuden, at vi aldrig har haft et arrangement, hvor vi har talt så meget med sponsorerne og øvrige
samarbejdsparter, som vi har gjort ved dette NM. Det er vigtigt, at der skabes en positiv kontakt til vore eksterne samarbejdspartnere. o FEIF s Youth Cup 2006 (BJ): Arrangementet var godt, men der var ikke så mange deltagere fra Danmark. Dette skyldtes flere faktorer, blandt andet den store afstand til Østrig og dels, at det næsten faldt sammen med NM, således at de dygtige juniorryttere satsede på dette arrangement. Danmark skal være vært for Youth Cup i 2010 og juniorleder Jeanett Grandjean og BJ deltog for at se, hvad det indebar. 7. Eventuelt Hingsteannoncer: Det blev præciseret, at der ikke må annonceres med hingste i Tölt, der ikke har betalt for deres bedækningstilladelse. Hvis de ikke har godkendt bedækningstilladelse, så skal det fremgå. Næste møde afholdes den 18. august kl. 19.00 på Vilhelmsborg Godkendt den 6. august 2006. Susie Mielby
1.august 2006 Praksis for behandling af sager i bestyrelsen/etisk udvalg Bestyrelsen har i snit 1-2 sager om året. Bestyrelsen har nedsat Etisk udvalg med det primære formål at behandle sager, der omhandler den korrekte anvendelse af den islandske hest ( 2 i vedtægterne). Henvendelserne med sager har antaget et stigende omfang de senere år. På det senere har der været flere anmeldelser, som mere handler om tvister samt dårlig moral. Praksis er at bestyrelsen ikke går ind i sager, hvor der er tale om retlige forhold mellem to medlemmer at bestyrelsen henviser, evt. via indstilling fra etisk udvalg, til Hestens Værn. at bestyrelsen henviser til politi, hvor der er tale om lovovertrædelser at bestyrelsen ikke foretager sig noget, hvis der foreligger politianmeldelser eller behandling af sagen i retten Håndtering 1. Ofte starter sagen med en mundtlig henvendelse til et bestyrelsesmedlem, som oplyser om ovenstående og om at der skal foreligge en skriftlig anmeldelse 2. Når der foreligger en skriftlig henvendelse, behandles sagen på førstkommende bestyrelsesmøde. Hvis der ligger forhold ud over ovennævnte, og som vurderes af betydning for den islandske hest og foreningen, indhenter bestyrelsen i denne fase juridisk bistand fra en advokat for at afgøre evt. konsekvenser. 3. Derefter beder bestyrelsen om tilsagn til at sende anklage til anklagede med anmodning om svar på tiltale. Den indklagede får en tidsfrist på 4 uger, inden svaret skal være bestyrelsen i hænde. 4. Når der foreligger svar tager bestyrelsen stilling til anklagen og vil på førstkommende bestyrelsesmøde beslutte om sagen skal gå videre i etisk udvalg eller om bestyrelsen selv vil agere i forhold til klagen. Sager som bestyrelsen, med juridisk bistand, selv vælger at agere på, vil være sager, der har karakter af fx dårlig moral og ikke acceptabel opførsel. Sagen kan dog også sættes i bero til der afventer retlige afgørelser.
Bestyrelsen behandler disse sager fortroligt, da der er meget dårlige erfaringer med åbenhed herom. I det værste tilfælde har DI været tæt på et sagsanlæg. I tilfælde hvor bestyrelsen vælger at lade Etisk udvalg behandle sagen, vil bestyrelsen vælge at lade Etisk udvalg overtage sagen fra punkt 2 eller 4. Der gælder de samme regler om fortrolighed og afventning af retslige afgørelser for Etisk udvalg. Sanktioner. Vælger bestyrelsen, efter indstilling fra etisk udvalg, at melde sagen til hestens værn eller politiet, vil disse instanser gå videre og bestyrelsen foretager sig ikke mere i sagen, før disse instanser kommer til en afgørelse. Men er der sager hvor bestyrelsen vurdere at denne skal agere vil det være med sanktioner som skriftlige henstillinger til at forbedre forhold eller opførsel, mundtlige og skriftlige advarsler, karantæne fra foreningens arrangementer eller indstilling til general forsamlingen om udelukkelse fra foreningen.