Udbuds- og indkøbsstrategi for perioden 2014-2017 Indledning Frederikssund Kommune ønsker at sikre, at kommunen opnår god kvalitet og effektivitet i den kommunale opgavevaretagelse. Strategien har til hensigt at give borgere, medarbejdere og såvel nuværende som potentielle leverandører et overblik over kommunens holdninger til og beslutninger på området. Strategien her ligeledes til hensigt at understøtte en hensigtsmæssig og effektiv økonomidisponering med henblik på at forbedre økonomien for kommunen som helhed. Der bruges mange forskellige betegnelser for konkurrenceudsættelse grundet bl.a. lovgivning. Det kunne eksempelvis være EU-udbud, annonceringer, tilbudsindhentning, markedsprøvning af kommunens egne driftsområder, udlicitering, licitation, funktionsudbud mm. Det mest gængse er udbud, hvilket herefter bruges i resten af dokumentet. Strategien omfatter alle former for udbud i forbindelse med køb af varer, tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver og gælder for samtlige områder, institutioner m.fl. i Frederikssund Kommune. Selvejende institutioner og 60 virksomheder er ikke omfattet af strategien. Strategien er godkendt i Byrådet den 27. august 2014 og revideres mindst en gang i hver byrådsperiode. Strategien indeholder følgende: Formål og principper Organisering og samarbejder Styring Udbud Bilag: 1. Udbudsplan for varer og tjenesteydelser 2. Leverandørkodeks 3. Udmøntning af indkøbsbesparelser 1
Formål og principper Formålet med strategien er at fastlægge de overordnede principper og retningsliner for udbud samt indkøb af varer og tjenesteydelser i Frederikssund Kommune. Det er Frederikssund Kommunens overordnede målsætning for kommunens udbud og indkøb, at det sker i henhold til at sikre: Effektivitet med lave priser, lave totalomkostninger og brugbare ydelser/løsninger for at sikre, at Kommunen handler bedst og billigst Innovation og kvalitetsudvikling baseret på nytænkning og markedsmodning med fokus på markedsdialog Bæredygtighed gennem miljø- og energikrav samt ved at tage et samfundsansvar (CSR) og sociale hensyn herunder i form af sociale klausuler og arbejdsklausuler, hvor det giver mening i forhold til ydelsen samt sikre et kædeansvar i forhold til evt. underleverandører Frederikssund Kommune har 5 grundlæggende principper for udbud og indkøb, der understøtter strategiens formål. Vi effektiviserer kommunens udbud samt indkøb ved at udbyde efter forretningsmæssige principper med lave totalomkostninger og ved brug af rette udbudssetup sikre bedst og billigst aftaler for kommunen efter gældende regler for offentligt indkøb at udnytte koordinationsmuligheder, faglige synergier og stordriftsfordele ved udbud sammen med andre kommuner m.fl. dialog med markedet at samle indkøbsaftalerne centralt i Udbud og Kontrakt og stille information til rådighed for indkøbere i økonomisystemet, via mail samt på intranettet mm. (kommunikation) Vi følger op på aftalerne - både internt og eksternt ved at sikre indkøbsdata via systemunderstøttelse at afholde møder med leverandører at måle og rapportere besparelse på nye aftaler at undersøge og optimere muligheden for mere effektiv bestillingsformer fx e-handel kvartalsvis at sende ledelsesinformation om status på brug af aftalerne via indkøbsanalysesystemet (compliance) Vi arbejder tæt sammen med de enkelte fagområder for løbende at identificere og realisere besparelser, som fagcheferne er ansvarlige for at gevinstrealisere med bl.a. viden fra Udbud og Kontrakt med involvering i udbudsprocesserne fx i forbindelse med at fastlægge krav til ydelserne, udarbejde kravspecifikationer og efterfølgende implementere indkøbsaftalerne for at sikre korrekt brug af indkøbsaftalerne ved løbende o dialog og samarbejde med bestillerne i fagområderne o møder med fagchefer o at afholde kurser for bestillere 2
Vi udfordrer fagområderne ved en grundig behovs- og markedsafdækning herunder dialog med markedet at sikre god forståelse inden for de enkelte fagområder ved at specialisere udbudskonsulenterne til fagområderne (samme ansigt hver gang) og dermed sikre en effektiv og kundefokuseret afdeling at sikre korrekt og godt indkøb, hvis vi bliver opmærksomme på andet dialog omkring konkurrenceudsættelse af egne driftsområder, da vi udbyder opgaver, vi enten ikke selv kan løfte eller som udgangspunkt, hvor der er en forventning om en positiv businesscase og dermed til stadighed undersøge potentialet for effektivisering af den kommunale service gennem udbud af såvel eksternt som internt udførte ydelser. Vi påtager os et socialt ansvar i overensstemmelse med udbudslovgivningen, kommunalfuldmagtsreglerne mm. og vil anvende sociale klausuler om uddannelse og praktikaftaler, hvis det er relevant for ydelsen samt tilpasset hertil ved at forpligte virksomhederne til at overholde de af Danmark tiltrådte ILO-konventioner, hvor det er relevant ved i aftalerne at sikre muligheden for at følge op på, om virksomhederne i praksis overholder deres forpligtelser også i forhold til evt. underleverandører (kædeansvar) Organisering og samarbejder Der er overordnet tre fagområder, der varetager udbud: Udbud og Kontrakt: Varer og tjenesteydelser primært på driftsområdet Byggeriafdelingen: Bygge og anlæg samt varer og tjenesteydelser på anlægsområdet Plan, Vej og Miljø: Bygge og anlæg samt tjenesteydelser på vej- og miljøområdet Frederikssund Kommunes indkøb foregår decentralt på baggrund af centralt indgåede aftaler efter gennemført udbudsforretning. Interne samarbejder og brugerinddragelse ved varer og tjenesteydelser Kommunen prioriterer den løbende dialog med fagområderne for at sikre korrekt brug af aftalerne og indgåelse af de rigtige aftaler. For de udbud, som Udbud og Kontrakt gennemfører, nedsættes der derfor en følgegruppe bestående af fagpersoner fra de mest forbrugende enheder i kommunen med henblik på at sikre, at relevant viden om behov og indkøbsadfærd udnyttes optimalt. Fagpersonerne har ansvaret for at udarbejde kravspecifikationer samt forventes at agere som ambassadører for aftalerne ved implementering. Inddragelsen skal sikre, at de krav der fastsættes fagligt til udbuddet, stemmer overens med kommunens konkrete behov efterfølgende. I de tilfælde hvor kommunalt udførte opgaver udbydes, og der kan være tale om personalemæssige konsekvenser, inddrages personaleafdelingen og MED-organisationen, jf. retningslinjerne herfor. 3
Eksterne samarbejder Frederikssund Kommune prioriterer det tværgående samarbejde med andre offentlige instanser med fokus på indkøbs- og udbudssamarbejdet i Indkøbsfællesskab Nordsjælland (herefter forkortet IN). Ligeledes deltager Kommunen aktivt i følgegrupper i Statens og Kommunernes Indkøbsservice både på de frivillige SKI-rammeaftaler og på de forpligtende kommunale aftaler (KL-aftalerne) på vegne af henholdsvis IN og Frederikssund Kommune. Ved at deltage i SKI-regi sikrer Kommunen medindflydelse i forhold til aftalerne. Når Kommunen deltager i udbudssamarbejder, finder retningslinjer og standarder herfor anvendelse. Fordelen ved at deltage i eksterne samarbejder inden for bl.a. udbud er: at Frederikssund Kommune får gennemført endnu flere udbud at resultaterne heraf er bedre end hvad Frederikssund kan opnå alene i markedet grundet større volumen mm. øget adgang til kompetencer og viden på tværs af kommunerne/ski øget mulighed for at udfordre markedet med nye innovative løsninger mm. Indkøbsfællesskab Nordsjælland (IN) IN består af 11 nordsjællandske kommuner samt Bornholm og blev etableret i 2009 med henblik på at udbyde i fællesskab. I IN er der nedsat en række ekspertgrupper inden for bl.a. velfærdsteknologi, it, det specialiserede socialområde mm. Formålet med ekspertgrupperne er bl.a. at udfordre markedet og være innovative på områderne i forbindelse med udbud herunder indkøb og dermed i endnu højere grad sætte IN på udbuds- og indkøbslandkortet. Ved at deltage i IN forpligter kommunen sig til at deltage aktivt i samarbejdet fx ved at være tovholder på tværkommunale udbud, ekspertgruppedeltagelse mm. Statens og Kommunernes Indkøbsservice (herefter SKI) og de forpligtende aftaler Ved at anvende en SKI-rammeaftale afløfter kommunen sin udbudsforpligtelse uanset indkøbets størrelse. Regeringen og KL har som en del af økonomiaftalen for 2012 besluttet, at kommunernes økonomi skal effektiviseres yderligere ved, at kommunerne tilslutter sig en række forpligtende indkøbsaftaler med et generelt smallere sortiment og færre leverandører end på de frivillige SKI aftaler. Frederikssund Kommune prioriterer og tilmelder sig de forpligtende aftaler under forudsætning af, at aftalen i sit indhold er tilstrækkeligt dækkende for kommunens behov. Styring Udbudsplan Alle udbudsegnede områder over tærskelværdierne 1 skal udbydes. Kommunen vil i sin udbudsplan bruge flest ressourcer på de udbud, hvor der forventes at være reelt økonomisk rationale for kommunen. På baggrund af den løbende dialog med fagcheferne, indkøbsanalyser, udløb af kommunens gældende aftaler mm. udarbejder Udbud og Kontrakt i samarbejde med en styregruppe en årlig tentativ udbudsplan for varer og tjenesteydelser, der både består af nye udbud samt genudbud. 1 2014: EU-udbud: Varer og tjenesteydelser 1,542 mio. kr. Bygge og anlægsopgaver 38,625 mio. kr. og nationalt udbud: Varer og tjenesteydelser 0,5 mio. kr. Bygge og anlægsopgaver 3,0 mio. kr. 4
Udbudsplanen forelægges primo hvert år til Byrådet, hvorefter den offentliggøres på kommunens hjemmeside. Leverandørstrategi, -kodeks og -ansvar Frederikssund Kommune ønsker at indgå i et professionelt samarbejde med leverandører, som er værdiskabende for begge parter. Kommunen har derfor vedtaget et leverandørkodeks, jf. bilag 2, der gælder for alle indkøb af varer og tjenesteydelser. Enhver aktuel som potentiel leverandør behandles således med baggrund i principperne om gennemsigtighed, ligebehandling og ikkediskrimination. Kommunen forventer, at leverandører overholder nationale love, bestemmelser og myndighedsforskrifter såvel som kodekset samt kommunens øvrige krav indeholdt i bl.a. en skriftlig aftale. Kommunen forventer ligeledes, at leverandøren sikrer, at personale er bekendt med og efterlever kodekset. Det er derudover leverandørens ansvar, at eventuelle underleverandører lever op til samme forpligtelser, som leverandøren er underlagt via en aftale med kommunen samt leverandørkodeks (kædeansvar). Frederikssund Kommune ønsker at samarbejde både med små, mellemstore og store leverandører. Udbudsreglerne udelukker favorisering af lokale leverandører. Alle leverandører får lige adgang til at konkurrere i forbindelse med udbud via kommunens elektroniske udbudssystem samt information på kommunens hjemmeside. Kontraktinformation og -opfølgning (compliance) Det er vigtigt, at kommunen fremstår som en seriøs og dygtig samarbejdspartner. Det er derfor en forpligtelse for kommunens institutioner og enheder at anvende indkøbsaftalerne, hvilket også er en forudsætning for at realisere de potentielle økonomiske gevinster ved udbud. Udbud og Kontrakt samler aftalerne om varer og tjenesteydelser herunder it centralt og løbende stille information til rådighed for decentrale indkøbere i økonomisystemet, via mail samt på intranettet. Inden for bygge og anlæg skal der rettes henvendelse til enten Byggeriafdelingen eller Plan, Vej og Miljø. Udbud og Kontrakt følger løbende institutionernes brug af aftalerne (compliance) og udsender ledelsesinformation med kvartsopfølgning på indkøb via et indkøbsanalysesystem. Rapporterne er et vigtigt værktøj i den løbende dialog med fagområderne om optimering og øget brug af aftalerne. Rapporterne anvendes ligeledes i forbindelse med kontraktopfølgningen med kommunens leverandører. Der må ikke foretages private indkøb i Frederikssund Kommunens navn eller på anden vis indgås aftale med en af kommunens leverandører i arbejdsøjemed. Udbud Når det skal vurderes, om et indkøb er relevant at udbyde herunder over eller under tærskelværdi for udbud, vurderes det samlede indkøb på tværs af institutioner, afdelinger, enheder, centre mm. 5
Udbudskanal og sourcingstrategi Valg af udbudskanal (eget udbud, IN, SKI mm.) vurderes hver gang på baggrund af det konkrete indkøb, dog således at flest mulige udbud gennemføres via fællesskaber, medmindre det ikke dækker kommunens primære behov. Kommunen tilmelder sig derfor også de forpligtende aftaler via SKI/KL, medmindre direktionen vurderer, at aftalen ikke er tilstrækkelig dækkende for kommunen eller på anden vis ikke er hensigtsmæssig, eller kommunen i forvejen allerede har aftaler på områderne. Kommunen lægger vægt på: At standardisere og substituere indenfor de enkelte indkøbsområder At reducere antallet af leverandører på områder, hvor spredning er uhensigtsmæssig At princippet om tilstrækkelighed varetages, så der ikke indkøbes varer eller tjenesteydelser af en højere kvalitet end nødvendigt. Udbudsform, udvælgelses- og tildelingskriterier Valg af udbudsform, udvælgelses- og tildelingskriterier samt kravene afstemmes fra udbud til udbud i forhold til bl.a. markedsstrukturen, kontraktgenstanden mm. og drøftes internt i følgegrupperne. Egnethed af en tilbudsgiver vurderes ud fra virksomhedens forhold herunder økonomisk samt teknisk formåen. Ved valg af tildelingskriterium har kommunen mulighed for at vælge mellem laveste pris eller det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Hvis det økonomisk mest fordelagtige tilbud anvendes, vil prisen som udgangspunkt dog vægte mindst 55 %. Politisk behandling Udbud af varer og tjenesteydelser med en årlig kontraktværdi under 3 mio. kr. (fx kontorartikler) behandles ikke politisk, medmindre udbuddet medfører en ændring af kvalitetsniveau for kommunens borgere. Udbud med en årlig kontraktværdi mellem 3 mio. kr. og 10 mio. kr. behandles politisk i fagudvalget (fx supplerende skolekørsel), og udbud over 10 mio. kr. årligt eller udbud af kommunens egne driftsopgaver behandles ligeledes i Økonomiudvalg og i Byrådet (fx rengøring). Behandling af udbud sker som et lukket punkt på dagsorden grundet fortrolighed og udbudsreglernes princip om ligebehandling. I behandlingen indgår en politisk godkendelse af udbudsmaterialet inden offentliggørelse samt en orientering om leverandørvalg efter evaluering af tilbud. Udbud inden for fritvalgsområdet til kommunens borgere jf. bl.a. Servicelovens 112 behandles ligeledes med høring i Ældre- og Handicapråd samt involvering af brugere fra relevante organisationer, jf. retningslinjerne herfor. Udbud af egne driftsopgaver Der skal altid være fokus på, at kommunens indkøb og service udføres så effektivt som muligt, herunder skal markedsprøvning som redskab altid vurderes på relevante områder. Dette for at sikre, at der altid er god sammenhæng mellem pris og kvalitet samt fokus på effekt og værdiskabelse i kerneopgaven. Det er en ledelsesmæssig opgave løbende at tage stilling til eventuel konkurrenceudsættelse med udbud af egne driftsopgaver. 6
Forud for en beslutning om udbud af egne driftsopgaver skal fagområdet undersøge mulige kvalitetsmæssige, økonomiske og personalemæssige effekter, egnethed for konkurrenceudsættelse herunder om der er et marked. Fagområdet skal ligeledes afklare, om ydelsen kan kravspecificeres, evt. et behov for eksterne ressourcer til kravspecificering, ressourceafklaring til at gennemføre og efterfølgende kontrollere de udbudte driftsopgaver etc. Det er Byrådet, der beslutter på baggrund af en indstilling, om kommunalt udførte driftsopgaver skal konkurrenceudsættes. Konkurrenceudsættelse af driftsopgaver, der på nuværende tidspunkt varetages af kommunen, kan få konsekvenser for de berørte medarbejdere. Medarbejderne skal i god tid, inden der træffes beslutning om udbud, informeres og have mulighed for at drøfte de arbejds- og personalemæssige konsekvenser ved det konkrete udbud. MED-aftalen samt procedureaftalen for større ændringer og omstillinger er bærende for disse drøftelser. Kommunale afdelinger, hvis driftsopgaver konkurrenceudsættes, afgiver kontrolbud i henhold til gældende regler og vejledninger, såfremt det er muligt. Sociale klausuler, miljø mm. Frederikssund Kommune vil udnytte sin økonomiske volumen, hvor det er relevant i forhold til ydelsen/indkøbet til positivt at påvirke og sikre, at leverandørerne gør en aktiv indsats indenfor sociale klausuler, miljø mm. Bæredygtighed Kommunen sikrer, at indkøb baserer sig på helhedsbetragtninger, hvor der tages højde for henholdsvis økonomiske, tekniske, miljømæssige, sociale forhold mm. Miljø Miljøforhold herunder bl.a. klima- og energiforhold bliver inddraget sammen med andre hensyn i alle egnede udbud, som Kommunen selv forestår. Sociale klausuler Kommunen anvender sociale klausuler om bl.a. uddannelses- og praktikaftaler samt samarbejde med jobcentret om den virksomhedsrettede beskæftigelsesindsats som et aftalevilkår i relevante udbud inden for de retlige rammer. Relevante udbud er: Bygge- og anlægskontrakter hvor kontrakten udføres i Danmark og har en varighed på minimum 6 måneder og en kontraktværdi på mindst 10 mio. kr. eks. moms og/eller en lønsum på 4 mio. kr. Tjenesteydelseskontrakter hvor kontrakten udføres i Danmark og har et driftselement (fx rengøring eller kantinedrift), en varighed på minimum 6 måneder og en kontraktværdi på mindst 10 mio. kr. eks. moms og/eller en lønsum på 4. mio. kr. Brugen af sociale klausuler afhænger af en samlet vurdering fra gang til gang af hjemmel i lovgivningen, overholdelse af EU-retten samt tilknytning til kontraktens udførelse. Ved brug af sociale klausuler offentliggør kommunen det i udbudsbekendtgørelsen. Kommunen gør ved udgangen af hvert år status over anvendelse af sociale klausuler. 7
Arbejdsklausul Kommunen ønsker at fremstå som en modelarbejdsgiver inden for de retlige rammer af kommunalfuldmagten samt de EU-retlige regler. I Kommunens aftaler inden for anlægsopgaver og tjenesteydelser indgår der derfor som udgangspunkt altid et aftalevilkår indeholdende en arbejdsklausul. Det betyder, at leverandører til Kommunen er forpligtet sig til at sikre, at de ansatte hos leverandøren og eventuelle underleverandører, som medvirker til at opfylde kontrakten, har løn- og ansættelsesforhold, der ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art og på samme egn, hvor arbejdet udføres, jf. ILO konventionen nr. 94. Internationale konventioner Leverandører til Frederikssund Kommune skal overholde internationale konventioner tiltrådt af Danmark ligesom kommunen forventer, at leverandørerne og deres eventuelle underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder og herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. 8
Bilag 1 Udbudsplan for varer og tjenesteydelser 9
Bilag 2 - Leverandørkodeks Frederikssund Kommune ønsker at indgå i et professionelt samarbejde med leverandører, som er værdiskabende for begge parter. Kommunen har derfor vedtaget et leverandørkodeks, der gælder for alle indkøb af varer og tjenesteydelser i kommunen. Når kommunen har indgået en aftale med en leverandør, ønsker kommunen ikke opsøgende salgsarbejde fra fravalgte eller kommende leverandører hos de decentrale enheder. Al henvendelse skal ske centralt til enten Udbud og Kontrakt, Byggeriafdelingen eller Plan, Vej og Miljø. Som leverandør i Frederikssund Kommune: Skal du indgå i et loyalt samarbejde baseret på tillid og gensidighed hvad enten det er i implementerings-, rammeaftale-, afviklingsperiode mv. Skal du og dit personale udvise en ansvarlig og professionel adfærd overfor kommunen, hvad enten det er kommunens borgere og/eller ansatte samt deltage aktivt i at fremme samarbejdet. Er det alene tilladt at rette direkte henvendelse til kommunens personale og/eller borgere mv. omkring aftalen, hvis det på forhånd skriftligt er aftalt med kommunen, og markedsføringsmateriale er godkendt. Har du ubegrænset tavshedspligt med hensyn til oplysninger tilgået i forbindelse med samarbejdet. Tavshedspligten er ikke begrænset til en eventuel aftaleperiode. Må du ikke uden forudgående skriftlig accept gøre brug af kommunen og/eller kommunens logo i din markedsføring og eventuel anden brug som reference. Det er imidlertid tilladt at medtage kommunens navn (ekskl. logo) på en generel referenceliste. Kommunen forventer, at leverandører overholder nationale love, bestemmelser og myndighedsforskrifter såvel som kodekset samt kommunens øvrige krav indeholdt i bl.a. en skriftlig aftale. Kommunen forventer ligeledes, at leverandøren sikrer, at personale er bekendt med og efterlever kodekset. Det er derudover leverandørens ansvar, at eventuelle underleverandører lever op til samme forpligtelser, som leverandøren er underlagt via en aftale med kommunen samt leverandørkodeks (kædeansvar). 10
Bilag 3 Udmøntning af indkøbsbesparelser Formål Fra 2015 vil det være således, at indkøbsbesparelser i et vist omfang deles mellem kommunekassen/en central besparelsesramme og de relevante decentrale fagområder. Formålet hermed er at skabe den bedst mulige balance mellem udmøntningssikkerhed og incitamentsmæssige forhold. Udmøntningssikkerhed Med udmøntningssikkerhed menes sikkerhed for at indkøbsbesparelser reelt udmøntes i budgetterne, og Byrådet har mulighed for at prioritere potentielt råderum. Incitamentsmæssige forhold Med incitamentsmæssige forhold menes, at det sikres, at de relevante fagområder har et tilstrækkeligt incitament til at deltage i arbejdet med at udbud således, at det gøres muligt at indgå de bedst mulige indkøbsaftaler. Model Fra 2015 indføres en fordelingsnøgle, hvor 50 pct. af en indkøbsbesparelse tilgår de relevante decentrale fagområder og 50 pct. tilgår kommunekassen/en central besparelsesramme for så vidt angår den primære drift. Med den primære drift menes bl.a. udgifter til kontorartikler, bleer osv. I forhold til den sekundære drift vil det fra 2015 være sådan, at indkøbsbesparelser 100 pct. tilgår kommunekassen/en central besparelsesramme. Med den sekundære drift menes bl.a. udgifter til telefoni, energi mv. Primærdrift vil således være karakteriseret ved at de decentrale fagområder selv har budgetansvaret, mens sekundærdrift vil være karakteriseret ved, at budgettet er centraliseret. I bilag 1. Udbudsplan for varer og tjenesteydelser fremgår det hvilke kommende udbud, der betegnes som hhv. primær og sekundær drift. 11