Rammeaftale 2014 Styringsaftale for det specialiserede socialområde og specialundervisning Kommuner i hovedstadsregionen og Region Hovedstaden 2014 Fælleskommunalt sekretariat for det specialiserede socialområde
Styringsaftale for det specialiserede socialområde og specialundervisning 2014 INDHOLDSFORTEGNELSE Indledning... 3 Aftale om takstudvikling i 2014... 4 Takstmodel... 5 Takstmodellens omkostningselementer... 5 Ens omkostningsmodeller... 5 Klar skelnen mellem forskellige omkostningselementer... 5 Fordeling af omkostningselementer i tilbud med flere takstgrupper... 7 Aftale om prisstruktur... 8 Beregningsgrundlaget... 8 Beregning af belægnings i tilbud med flere takstgrupper... 8 Kendte og faste takster... 9 Efterregulering... 9 Beregning af efterregulering i tilbud med flere takstgrupper... 9 Særskilt efterregulering i taksterne for 2014... 9 Forhøjelse af beregningsgrundlaget... 10 Særlige tilbud og ydelser... 10 Principper for samarbejde... 11 Frister for afregning for brug af tilbud... 11 Opsigelsesvarsler... 11 Forlænget varsel ved opsigelse af flere pladser... 11 Opfølgningsmekanismer for borgeres placering i takstgrupper... 11 Aftale om etablering og lukning af tilbud og pladser... 12 Principper for etablering af tilbud... 12 Principper for lukning og omlægning af tilbud... 12 Kommuners overtagelse af regionale tilbud... 12 Tværregional koordination af de sikrede institutioner... 13 Køb og salg af pladser uden for hovedstadsregionen... 13 Procedurer og tiltag i forhold til de mest specialiserede tilbud... 14 Nødbremse-modellen... 14 Task force... 14 Krav til de mest specialiserede tilbud... 15 Bilagsliste... 16 2
Styringsaftale for det specialiserede socialområde og specialundervisning 2014 INDLEDNING Kommunerne overtog med bekendtgørelsen fra marts 2011 ansvaret for koordineringen af det specialiserede socialområde. Koordineringen af området omfatter ansvaret for udarbejdelse af en årlig rammeaftale for det specialiserede socialområde, der består af en udviklingsstrategi og en styringsaftale. Med bekendtgørelsen fra april 2012 overtog kommunerne desuden ansvaret for koordinering af specialundervisningsområdet, hvilket ligeledes omfatter udarbejdelse af en årlig rammeaftale bestående af en udviklingsstrategi og en styringsaftale. Nærværende styringsaftale for 2014 omfatter således både det specialiserede socialområde og specialundervisningsområdet. Formålet er at styringsaftalen skal være med til at lægge rammerne for kapacitets- og prisudviklingen i det kommende år for de omfattede tilbud i kommunerne i hovedstadsregionen og i Region Hovedstaden. Indførelsen af styringsaftaler har til formål at øge bevidstheden om og stillingtagen til de styringsmæssige konsekvenser af, at kommunerne på det specialiserede socialområde er afhængige af at købe og sælge pladser på sociale tilbud på tværs af kommunegrænserne og af Region Hovedstaden. Styringsaftalen skal indeholde følgende elementer: Aftaler om udvikling i taksterne for tilbud omfattet af aftalen Aftaler om prisstruktur for de omfattede tilbud Aftaler om frister for afregning for brug af tilbud Aftaler om oprettelse og lukning af tilbud og pladser Aftaler om principper for evt. indregning af driftsherrens udgifter ved oprettelse og lukning af tilbud og pladser aftalt i rammeaftaleregi Tilkendegivelse fra kommunalbestyrelserne om overtagelse af regionale tilbud og fastlæggelse af, i hvilket omfang overtagne tilbud skal stå til rådighed for de øvrige kommuner Angivelse af, hvilke tilbud der er omfattet af styringsaftalen. Styringsaftalen skal indgås årligt og senest den 15. oktober. Herefter har den virkning fra 1. januar det følgende år. Aftalen indgås mellem kommunalbestyrelserne i hovedstadsregionen og med Region Hovedstaden, for så vidt angår de tilbud, regionen driver. Alle kommuner i hovedstadsregionen og Region Hovedstaden er dermed aftalepart i styringsaftalen uden hensyn til omfanget af deres køb og salg af tilbud. Loven kræver, at aftalen bliver indgået i enighed. Denne aftale er baseret på den fælles takstmodel, som er udviklet af kommunerne i hovedstadsregionen. Styringsaftalen lægger sig dermed i forlængelse af tidligere drøftelser og aftaler mellem kommunerne. Region Hovedstaden kan løse opgaver for en kommune inden for rammeaftalens område mod fuld indtægtsdækning beregnet efter styringsaftalens principper. Takstberegningen for de regionsdrevne tilbud følger principperne i den fælleskommunale takstmodel. Dog er de indirekte omkostninger beregnet konkret og holder sig inden for rammerne af den kommunalt aftalte maksimale overhead-. Efterregulering vil ske fuldt ud, da regionen ikke må operere med over- eller underskud på det takstfinansierede driftsområde. Styringsaftalen er et redskab til at understøtte det kommunale samarbejde i hovedstadsregionen og samarbejdet mellem kommunerne og regionen. Der er tale om anbefalinger til kommunerne, som skal understøtte den individuelle dialog mellem brugerkommuner og driftsherrer om både kvalitet og pris, som er udgangspunktet for køb og salg af pladser. I forhold til angivelser af, hvilke tilbud der er omfattet af styringsaftalen samt taksterne for disse henvises til www.tilbudsportalen.dk. 3
Styringsaftale for det specialiserede socialområde og specialundervisning 2014 AFTALE OM TAKSTUDVIKLING I 2014 indgik i perioden 2011-2013 aftaler om prisudviklingen på de takstbelagte tilbud inden for det specialiserede socialområde og specialundervisningen. Aftalerne indebar fra 2010-2011 en 2 s reduktion før p/l-regulering, og fra 2011-2013 en fastholdelse af takstniveauet fra 2011 efter p/lregulering. har indgået følgende aftale om fastsættelsen af taksterne i 2014: At driftsherrerne i 2014 reducerer taksterne med en i forhold til takstniveauet i 2013 efter p/l-regulering. At de driftsherrer, der fra 2010 til 2013 har hævet taksterne, reducerer taksterne med to i 2014 i forhold til takstniveauet i 2013 efter p/l-regulering 1. I 2014 foretages en særskilt efterregulering af overskuddet, der opstår i 2013 som følge af kommunernes overenskomstforlig med KTO (læs nærmere herom på side 9). Ovenstående reduktion af taksterne skal opnås eksklusiv den særskilte efterregulering. Reduktionen af taksterne skal derfor opnås ved at sammenligne takstniveauet for 2013, efter nedjustering af taksterne som følge af KTO-forliget, med taksterne for 2014 eksklusiv den særskilte efterregulering i 2014. Der vil blive taget højde for disse forhold i analysen af prisudviklingen fra 2013 til 2014. Der foretages årlige analyser af takst- og udgiftsudviklingen i kommunerne, som drøftes i kommunaldirektørkredsen og i KKR. 1 Ifølge Analyse af prisudvikling i takster 2013 har otte kommuner i hovedstadsregionen hævet taksterne i perioden 2010-2013. Analysen, hvori de otte kommuner fremgår, kan hentes på den fælleskommunale hjemmeside: http://www.rammeaftaleh.dk/da/rapporter/takster/. 4
Styringsaftale for det specialiserede socialområde og specialundervisning 2014 TAKSTMODEL Takstmodellen anvendes til beregning af takster for 2014, og tager udgangspunkt i Bekendtgørelse om omkostningsbaserede takster for kommunale tilbud. Takstmodellen omfatter alle de tilbud, som kommunerne og Region Hovedstaden har overtaget per 1. januar 2007 og andre, der efterfølgende er oprettet eller overtaget på lignende vilkår, og hvor der sker salg af pladser til andre kommuner. Grundprincippet for takstfastsættelse er at taksterne skal svare til de samlede omkostninger. TAKSTMODELLENS OMKOSTNINGSELEMENTER ENS OMKOSTNINGSMODELLER Der anvendes den samme omkostningsberegningsmetode på alle typer tilbud, medmindre andet er aftalt. Omkostningsberegningen baseres på tet for det år, taksten gælder. KLAR SKELNEN MELLEM FORSKELLIGE OMKOSTNINGSELEMENTER Der er en klar skelnen mellem direkte, indirekte og beregnede omkostninger. Nedenstående beskrivelse af omkostningselementerne er ikke udtømmende, men angiver retningslinjer for takstberegningen. DIREKTE OMKOSTNINGER De direkte omkostninger består af alle de udgifter og indtægter, der direkte knytter sig til den pågældende aktivitet, dvs. som udgangspunkt de udgifter og indtægter der fremgår af tilbuddenes, men også andel af beløb, der entydigt kan henføres til institutionen. Direkte omkostninger omfatter således: Løn til personale ansat på tilbuddene (samtlige lønandele, f.eks. pensionsbidrag, feriepenge, jubilæumsgratialer, atp, AER), samt andel af centrale lønpuljer, som ikke er udmøntet på teringstidspunktet. Øvrige personaleudgifter til personale ansat på tilbuddene (uddannelse, udviklingsudgifter, tjenesterejser, befordring, forsikringer). Køb (leasing) af varer og tjenesteydelser som foretages af tilbuddene og afholdes af tilbuddenes. Tilbuddenes ejendomsudgifter (husleje, varme, el, vand, skatter, afgifter, forsikringer, vedligeholdelse, snerydning, rengøring). Transport af brugere, dvs. den del af brugertransport, der er omfattet af tilbuddenes transportforpligtelse og som er en del af tilbuddenes (f.eks. udflugter og lignende). Befordring mellem hjem og tilbud afregnes direkte med den enkelte kommune og indgår således ikke i takstberegningen. Administrative udgifter som mæssigt er henført direkte til tilbuddet, dvs. både løn, øvrige personaleudgifter, samt køb af varer og tjenesteydelser. Det gælder også tilbuddets udgifter til konsulentbistand, supervision og rådgivning. Reparation og vedligeholdelse. Her kan tet tilpasses den enkelte tilbuds forhold, eller der kan anvendes en vejledende norm i teringen svarende til 2. 5
Styringsaftale for det specialiserede socialområde og specialundervisning 2014 INDIREKTE OMKOSTNINGER (ADMINISTRATION, TILSYN, UDVIKLING) De indirekte omkostninger består af de udgifter og indtægter, som er teret i driftsherres og som er nødvendige for driften af tilbuddet, men som ikke direkte og entydigt kan fordeles på det enkelte tilbud. Indirekte omkostninger omfatter således: Andel af løn og øvrige personaleudgifter til personale ansat i centrale støttefunktioner (tilsyn/visitation, rådgivning, personaleafdeling, økonomiafdeling, jura, kommunikation, politisk og administrativ ledelse m.m.). Hertil skal lægges øvrige udgifter der knytter sig til personalet ansat i centrale støttefunktioner (ITudstyr, IT-systemer, møbler, inventar, kontorhold, telefon, kantine, ejendomsudgifter - jf. eksempler på ejendomsudgifter under de direkte omkostninger). Andel af køb af varer og tjenesteydelser der indgår i driften af tilbuddet, men som foretages af driftsherre og afholdes på det centrale/fælles (f.eks. andel i udviklingsomkostninger, i centrale IT-systemer og telefonanlæg, m.v.). Den vejledende norm for beregning af de indirekte udgifter, er 7 af de direkte udgifter. Hvis der anvendes en højere, skal behovet for dette dokumenteres. BEREGNEDE OMKOSTNINGER Beregnede omkostninger består af de omkostninger, hvor der ikke er overensstemmelse mellem udgift og omkostning i året. Det betyder, at større anskaffelser og bygningsudgifter, der optages i driftsherres anlægskartotek kun indgår i takstberegningen med de efterfølgende års forrentning og afskrivning. De beregnede omkostninger omfatter således: Beregnede tjenestemandspensioner (hvis pensionerne er forsikringsmæssigt afdækket, skal den beregnede tjenestemandspension anvendes og ikke udgifterne til forsikringsdækningen). - De fremtidige udgifter til tjenestemandspensioner for ansatte tjenestemænd indregnes i takstgrundlaget med en fast del af lønsummen for de på tilbuddet ansatte tjenestemænd. Dette gælder uafhængigt af, om pensionerne er afdækket forsikringsmæssigt eller ej. - Der anvendes en sats på 20,3. - Det bemærkes, at det beregnede pensionsbidrag kun skal dække den del af pensionsforpligtelsen, som ligger efter 1. januar 2007. Pensionsrettigheder, som er opsparet før denne dato er udlignet ved overførslen af aktiver og passiver fra amt til kommuner og region. Forrentning og afskrivning af alle de aktiver, der medgår til driften af tilbuddet (der medtages ikke forrentning af likvide midler/driftskapital). Den enkelte driftsherres regnskabspraksis afgør værdiansættelse og afskrivningsprofil på de aktiver, der medgår til at levere ydelsen. Der er således ikke forskellige afskrivningsmetoder indenfor samme kommune/region. Det forudsættes til gengæld også, at: - Ingen kommuner opskriver værdien af aktiver overført fra amtet, med mindre værdiforøgelsen kan begrundes i en værdiforøgende renovering eller lignende. - Ingen kommuner ændrer regnskabspraksis med det formål at øge takstniveauet. - Aktiver som anskaffes (straksafskrives) over tilbuddets drifts kan ikke indgå i tilbuddets kapitaludgifter (gælder også forrentning). 6
Styringsaftale for det specialiserede socialområde og specialundervisning 2014 Renten på et 20-årigt fast forrentet lån i Kommunekredit anvendes til at beregne forrentningen af aktiverne. Rentesatsen opgøres per 1. april året forud for takstberegningsåret, så beregningen kan danne grundlag for den årlige rammeaftaleredegørelse og gælde for taksten det efterfølgende år. Det betyder, at: - Variationen i renteniveauet bliver opfanget med ca. et års forsinkelse, men medfører en højere prissikkerhed. - Det er restgælden, der forrentes. Det vil sige aktivets værdi primo året, før nedskrivningen med de afskrivninger, der foretages i takstberegningsåret. Fra summen af direkte, indirekte og beregnede omkostninger fratrækkes indtægter fra beboerbetaling og produktionsindtægter for at få takstgrundlaget. FORDELING AF OMKOSTNINGSELEMENTER I TILBUD MED FLERE TAKSTGRUPPER I tilbud med flere takstgrupper skal det omkostningsbaserede fordeles ud på de enkelte takstgrupper. Fordelingen af omkostningerne skal afspejle det reelle ressourceforbrug inden for de enkelte takstgrupper. Driftsherre kan enten fordele de direkte, indirekte og beregnede omkostninger ud fra konkrete vurderinger af ressourceforbruget inden for hver enkelt takstgruppe, eller forholdsmæssigt efter fordelingsnøgler fastsat af driftsherre. 7
Styringsaftale for det specialiserede socialområde og specialundervisning 2014 AFTALE OM PRISSTRUKTUR I forbindelse med takstfastsættelse refererer tilbud til et tilbud efter bestemmelserne i Serviceloven. Et fysisk tilbud kan indeholde flere tilbud efter bestemmelserne i Serviceloven. Således kan et fysisk tilbud for eksempel både indholde tilbud efter 104 og 108 i Serviceloven. Hvis et fysisk tilbud indeholder flere tilbud efter bestemmelserne i Serviceloven, skal der, jævnfør Takstbekendtgørelsen, fastsættes en takst for hvert af disse tilbud. Taksten beregnes i udgangspunktet som en enhedstakst for den gennemsnitlige ydelse (den ydelsespakke), som tilbuddet, efter bestemmelserne i Serviceloven, tilbyder. Enhedstaksten beregnes som en pris per dag eller en pris per time. Driftsherre kan vælge at inddele tilbuddet i to eller flere takstgrupper. Driftsherre skal tilstræbe at holde antallet af takstgrupper på et niveau, der sikrer gennemsigtighed i prisstrukturen. En inddeling i to eller flere takstgrupper skal foretages ud fra grupperinger af brugerne med udgangspunkt i brugernes funktionsniveau og behov for ydelser. Til hver takstgruppe skal der være tilknyttet en beskrivelse af brugergruppens funktionsniveau, der skal tage udgangspunkt i den terminologi og kategorisering af funktionsniveauer, der anvendes i Voksenudredningsmetoden eller i socialfaglige metoder som ICS-metoden for tilbud på henholdsvis voksenområdet og børne- og ungeområdet. Desuden skal der til hver takstgruppe tilknyttes en ydelsesbeskrivelse, der tydeligt angiver omfanget og tyngden af de leverede ydelser (fx socialpædagogisk støtte, terapi, pleje og omsorg m.v.). For tilbud, som er mulige at anvende i større eller mindre grad (fx dagtilbud), kan driftsherre indregne benyttelsesgraden som en vis afvigelse fra taksten. Betaling for tillægsydelser bør være en undtagelse, der særskilt skal begrundes. Som udgangspunkt anvendes der ikke abonnementsordninger. BEREGNINGSGRUNDLAGET Taksten beregnes på grundlag af en belægnings i tilbuddet. Til beregning af takster anvendes gennemsnittet af belægningsen 2 år forud for året. For 2014 anvendes eksempelvis gennemsnittet af den faktiske belægnings i 2011 og 2012. Har der været tale om en midlertidig overbelægning, kan denne udelades i beregning af belægningsen. Der kan aldrig anvendes en belægnings over 100. Ved takstberegning på krise- og misbrugsområdet vil det være naturligt, at beregne en takst ud fra det forventede antal brugere (med udgangspunkt i antal brugere de to forudgående år), og betragte det som en belægnings på 100. BEREGNING AF BELÆGNINGSPROCENT I TILBUD MED FLERE TAKSTGRUPPER For tilbud med to eller flere takstgrupper beregnes belægningsen på baggrund af tilbuddets samlede, gennemsnitlige belægning i 2 år forud for året, vægtet efter takstgruppernes andel af det samlede omkostningsbaserede. Den beregnede belægnings anvendes på alle takstgrupper. Af bilag 2 fremgår et eksempel på en model til beregning af belægningsen i tilbud med flere takstgrupper. Bilag 2 kan findes som særskilt dokument på www.rammeaftale-h.dk. 8
Styringsaftale for det specialiserede socialområde og specialundervisning 2014 KENDTE OG FASTE TAKSTER Taksterne skal være kendte på lægningstidspunktet og kan ikke siden ændres. Risikoen for, at taksten er fejlbehæftet påhviler driftsherren. EFTERREGULERING r inden for 5 af tilbuddets omkostningsbaserede, der ligger til grund for takstberegningen, afholdes af driftsherren. r over +/- 5 af tet efterreguleres i taksten for tilbuddet senest 2 år efter. Efterreguleringen beregnes som nettoresultatets afvigelse (summen af afvigelser på udgifts- og indtægtssiden) fra det omkostningsbaserede. Efterreguleringen omfatter alene afvigelser i tilbuddets direkte omkostninger samt takstindtægterne, mens der ikke medregnes afvigelser på de indirekte og de beregnede omkostninger. Da taksten det første år skal fastsættes, inden det endelige regnskabsresultat foreligger, skal efterreguleringen det første år bero på den forventede afvigelse. Eventuelle forskelle mellem den forventede afvigelse og den faktiske afvigelse skal modregnes i efterreguleringen to år efter. Af bilag 1 fremgår et eksempel på en model til beregning af efterregulering. Modellen er illustreret med en simulering af efterregulering over en 3-årig periode. Bilag 1 kan findes som særskilt dokument på www.rammeaftale-h.dk. BEREGNING AF EFTERREGULERING I TILBUD MED FLERE TAKSTGRUPPER For tilbud med to eller flere takstgrupper beregnes efterreguleringen af over- og underskud på baggrund af nettoresultatets afvigelse fra tilbuddets samlede omkostningsbaserede. Efterreguleringen fordeles forholdsmæssigt ud på takstgrupperne ud fra deres andel af det samlede omkostningsbaserede. Af bilag 2 fremgår et eksempel på en model til beregning af efterregulering ved anvendelse af flere takstgrupper. Modellen er illustreret med en simulering af efterregulering over en 3-årig periode. Bilag 2 kan findes som særskilt dokument på www.rammeaftale-h.dk. SÆRSKILT EFTERREGULERING I TAKSTERNE FOR 2014 Som følge af KL s overenskomstforlig med KTO har KL anbefalet, at kommunerne nedjusterer lønfremskrivningen i terne for 2013 med 0,9 point. KL anbefaler samtidig, at taksterne i de takstbelagte tilbud på det specialiserede socialområde og specialundervisning ikke nedjusteres tilsvarende. På denne måde vil tilbuddene alt andet lige generere et overskud, som KL anbefaler bliver efterreguleret særskilt i taksterne for 2014. Det er i besluttet at følge KL s anbefaling og foretage en særskilt efterregulering af det overskud, der opstår som følge af nedjusteringen af lønfremskrivningen, i taksterne på det specialiserede socialområde og specialundervisning for 2014. Den særskilte efterregulering er undtaget de gældende principper i styringsaftalen om efterregulering af over- og underskud. Det vil sige, at den særskilte efterregulering skal foretages, selvom overskuddet er mindre en grænseværdien på fem. Udover den særskilte efterregulering i 2014 vil det stadig være muligt for kommunerne at foretage efterreguleringer som følge af årsresultatets afvigelse fra det nedjusterede omkostningsbaserede efter de gældende principper i styringsaftalen for efterregulering af over- og underskud. 9
Styringsaftale for det specialiserede socialområde og specialundervisning 2014 Følgende principper er gældende for beregning af den særskilte efterregulering af taksterne i 2014: Det enkelte tilbuds omkostningsbaserede nedjusteres efter anbefalingen fra KL og under hensyntagen til kommunens konkrete fremskrivningsmetoder i forbindelse med lægningen for 2013. Taksterne i tilbuddet nedjusteres ikke, hvorfor de terede takstindtægter ikke ændres. Overskuddet som følge af den nedjusterede lønfremskrivning beregnes som afvigelsen mellem det nedjusterede omkostningsbaserede og de uforandrede terede takstindtægter. Det beregnede overskud, som følge af nedjusteringen af lønfremskrivningen, efterreguleres særskilt i tilbuddets takster for 2014. Den almindelige efterregulering beregnes efter de gældende principper i styringsaftalen. Nettoresultatets afvigelse skal beregnes som afvigelsen mellem det nedjusterede omkostningsbaserede og de realiserede udgifter plus afvigelsen mellem det uforandrede indtægts og de realiserede indtægter. Den almindelige efterregulering skal indregnes i tilbuddets takster senest to år efter 2013. Af bilag 3 fremgår et eksempel på en model til beregning af den særskilte efterregulering i 2014. Modellen tager udgangspunkt i ovenstående principper. Bilag 3 kan hentes som selvstændigt dokument på den fælleskommunale hjemmeside www.rammeaftale-h.dk. Tilbud drevet af Region Hovedstaden er ikke underlagt denne efterregulering. FORHØJELSE AF BEREGNINGSGRUNDLAGET Budgettet, der indgår i takstberegningen, kan alene reguleres som følge af p/l, lovændringer og tilpasninger i forhold til efterspørgslen (ændringer i belægningsen eller justering af målgruppe). Det betyder, at hvis brugerkommunerne ændrer deres efterspørgsel tilpasses driftsherres hertil. Ved væsentlige ændringer i tilbuddet, hvortil tet tilpasses såvel op som ned, skal driftsherre hurtigst muligt og senest ved vedtagelsen varsle brugerkommunerne om ændringerne og begrundelserne herfor. SÆRLIGE TILBUD OG YDELSER Der er nogle tilbud, som har eller udvikler meget specialiserede ydelser, blandt andet landsdækkende tilbud. Samtidig bliver nogle tilbud specielt tilpasset den enkelte bruger eller midlertidigt tilrettelagt i forbindelse med ventetid til tilbud. I forbindelse med rammeaftalen gives mulighed for at aftale andre betalingsmodeller end de anbefalede og indgå særaftaler mellem brugerkommuner og driftsherrer. 10
Styringsaftale for det specialiserede socialområde og specialundervisning 2014 PRINCIPPER FOR SAMARBEJDE FRISTER FOR AFREGNING FOR BRUG AF TILBUD Driftsherrerne afregner månedsvis forud, hver den 10. i måneden. På forudbestilte aflastningspladser meldes afbud senest 14 dage før det aftalte tidspunkt. Afbud senere end 14 dage før medfører betaling for den bestilte aflastning. OPSIGELSESVARSLER Der er fastlagt opsigelsesvarsler for de forskellige tilbud. For alle tilbud gælder, at opsigelsesvarslet bortfalder, hvis en opsagt plads bliver besat med det samme. Sociale tilbud (botilbud, dagtilbud og beskyttet beskæftigelse): Løbende måned plus 30 dage. Akutpladser på børneområdet: Løbende måned plus 30 dage. Aflastning: Løbende måned plus 30 dage. Afbud for bestilt plads senest 14 dage før. Beskæftigelsescentre og erhvervsmæssig afklaring: Løbende måned plus 30 dage. Specialundervisning, børn: Løbende måned plus 90 dage. FORLÆNGET VARSEL VED OPSIGELSE AF FLERE PLADSER Når en brugerkommune på samme tilbud vælger at opsige tre eller flere pladser inden for en periode på 3 løbende måneder, eller pladser svarende til indtægter på 20 eller mere af tilbuddets takstbaserede indtægts, forlænges opsigelsesvarslerne til løbende måned plus 6 måneder. Kommunaldirektørkredsen kan aftale længere opsigelsesvarsler på enkelte, særligt sårbare tilbud. Der er for 2014 ikke aftalt længere varsler på konkrete tilbud. OPFØLGNINGSMEKANISMER FOR BORGERES PLACERING I TAKSTGRUPPER Handlekommune og driftsherre/tilbud har pligt til at rette henvendelse til hinanden, såfremt det vurderes, at en borger bør flyttes til enten en højere eller en lavere takstgruppe. Én gang årligt skal der i samarbejde mellem handlekommune og driftsherre/tilbud, for eksempel i forbindelse med opfølgning på handleplaner, foretages en vurdering af borgerens funktionsniveau og behov for ydelser med henblik på borgerens placering i takstgruppe. Handlekommune og driftsherre/tilbud kan ud fra en vurdering af borgerens funktionsniveau og behov for ydelser til enhver tid anmode om omplacering af en given borger fra én takstgruppe til en anden. Den modsatte part skal tilstræbe at oplyse, om man er enig i denne vurdering senest ti hverdage fra, at der foreligger et tilstrækkeligt oplyst grundlag til vurdering af sagen. For at sikre fremdrift i sagsbehandlingen skal den modsatte part ved modtagelse af anmodning om omplacering hurtigst muligt indhente de nødvendige oplysninger om sagen. I tilfælde af uenighed henstilles til, at handlekommune og driftsherre/tilbud i fællesskab, og i dialog med borgeren, hurtigst muligt finder alternative løsninger inden for samme tilbud under hensyntagen til borgerens rettigheder. Hvis der ikke kan findes en løsning inden for tilbuddet, er det handlekommunens forpligtelse at finde alternative tilbud til borgeren. Ved enighed om omplacering fastsættes tidspunktet for iværksættelse af omplaceringen efter konkret aftale mellem handlekommune og driftsherre/tilbud. 11
Styringsaftale for det specialiserede socialområde og specialundervisning 2014 AFTALE OM ETABLERING OG LUKNING AF TILBUD OG PLADSER har ikke indgået konkrete tværkommunale aftaler eller aftale med Region Hovedstaden om oprettelse og lukning af tilbud og pladser i 2014. PRINCIPPER FOR ETABLERING AF TILBUD Ved etablering af et nyt tilbud, der forventes at være afhængigt af salg af pladser til andre kommuner, er det driftsherres ansvar at vurdere behovet for tilbuddet og dimensioneringen af det. Ved etablering af et nyt tilbud, som vil være afhængig af salg af pladser til andre kommuner, kan driftsherre vælge at anvende en lavere belægnings i en opstartsperiode. Længden af opstartsperioden fastsættes af driftsherre, men må maksimalt være løbende år plus 12 måneder. Driftsherre skal informere brugerkommunerne om, hvorvidt der anvendes en lavere belægnings i en opstartsperiode, inden brugerkommunerne visiterer borgere til tilbuddet. Ved anvendelse af lavere belægnings i en opstartsperiode gælder følgende undtagelser fra det gældende princip om efterregulering af over- og underskud: Driftsherre må ikke efterregulere som følge af en negativ afvigelse fra det omkostningsbaserede i opstartsperioden. Positive afvigelser fra det omkostningsbaserede på mere end 5 skal efterreguleres over for de kommuner, der har anvendt tilbuddet i opstartsperioden. Efter opstartsperiodens ophør skal driftsherre anvende en estimeret belægnings, der er fastsat ud fra belægningsen i sammenlignelige tilbud. Denne beregningsmetode må maksimalt anvendes i 3 år efter opstartsperiodens ophør. Herefter skal driftsherre anvende det gældende princip for beregning af belægningsen. PRINCIPPER FOR LUKNING OG OMLÆGNING AF TILBUD Driftsherre skal selv afholde alle udgifter forbundet med lukning af tilbud. Driftsherre kan indregne etableringsudgifterne ved omlægning af tilbud i taksterne fremadrettet fra næste år efter gældende principper for forrentning og afskrivning, således at de takstændringer, dette måtte medføre, er kendte på forhånd. Ved lukning og omlægning af tilbud skal driftsherre i forbindelse med varsling af ændringerne inddrage brugerkommunerne med henblik på planlægning af overgangsperioden. Planlægningen kan blandt andet omfatte konkrete planer for ind- og udslusning af borgere. Ved lukning og omlægning af tilbud har handlekommunen ansvar for at finde alternative tilbud til borgere, som ikke længere kan rummes i tilbuddet. For at give driftsherre mulighed for at tilpasse kapacitet og indhold i tilbuddet skal brugerkommunerne varsle om forventede markante ændringer i efterspørgslen, så snart viden herom foreligger. KOMMUNERS OVERTAGELSE AF REGIONALE TILBUD I henhold til reglerne i 186 i lov om social service kan beliggenhedskommunen anmode om at overtage regionsdrevne sociale tilbud. Når kommunen fremsætter en sådan anmodning påhviler det regionen i henhold til Social- og Integrationsministeriets bekendtgørelse nr. 782 af 6. juli 2006 at fremkomme med overtagelsesvilkårene. 12
Styringsaftale for det specialiserede socialområde og specialundervisning 2014 Af hensyn til overholdelse af varslingsreglerne i forhold til berørte medarbejdere, en hensigtsmæssig driftstilrettelæggelse og gennemførelse af en god overdragelsesproces er det i rammeaftalen fastlagt, at overtagelse normalt sker ved et årsskifte, og at kommunens anmodning om overtagelse senest fremsættes 1. januar året før overtagelsen, og gerne i forbindelse med kommunens godkendelse af rammeaftalen for året før overtagelsen. Anmodning til regionen om overtagelse af tilbud forudsætter behandling i kommunalbestyrelse/byråd, inden regionen udarbejder det konkrete overtagelsestilbud. Varsling af medarbejdere kan først bindende ske på grundlag af en endelig indgået aftale om overtagelsen mellem kommunalbestyrelse/byråd og Regionsrådet. Kommunerne i hovedstadsregionen har ikke planlagt overtagelse af regionale tilbud i 2014. TVÆRREGIONAL KOORDINATION AF DE SIKREDE INSTITUTIONER Kommunalbestyrelserne skal i dialog med Regionsrådene sikre tværregional koordination af de mest specialiserede lands- og landsdelsdækkende tilbud samt de sikrede institutioner. Der er på den baggrund nedsat et kommunalt koordinationsforum bestående af repræsentanter fra de administrative styregrupper på det specialiserede socialområde i hvert af de fem KKR. Koordinationsforummet er ansvarlig for at udarbejde forslag til landsdækkende koordination af de berørte områder, som indgår i de enkelte rammeaftaler. Med henblik på en udmøntning i rammeaftalen for 2015 er koordinationsforum i gang med at forberede forslag til tværgående koordination af de sikrede institutioner. Forslaget vil blive baseret på en række hensyn, som bl.a. skal sikre gennemsigtighed, sikkerhed, fleksibel kapacitetstilpasning samt kvalitetsudvikling. Arbejdet bygger på dialog med Danske Regioner og med de regionale driftsherrer. KØB OG SALG AF PLADSER UDEN FOR HOVEDSTADSREGIONEN Aftaler indgået i rammeaftaler kan kun binde rammeaftalens parter. Det betyder, at rammeaftalen alene regulerer køb og salg af pladser mellem brugerkommuner og driftsherrer med beliggenhed inden for samme region. I forhold til køb og salg af pladser mellem brugerkommuner og driftsherrer med beliggenhed i forskellige regioner anbefales det, at der ved hvert køb og salg af pladser udarbejdes konkrete og individuelle købskontrakter, der regulerer forpligtelsen for såvel brugekommune som driftsherre. Købskontrakterne bør indeholder aftaler om forhold som underskudsdeling, takst, afregning m.v. 13
Styringsaftale for det specialiserede socialområde og specialundervisning 2014 PROCEDURER OG TILTAG I FORHOLD TIL DE MEST SPECIALISEREDE TILBUD I Udviklingsstrategi 2014 er ni selvstændige tilbud blevet defineret som de mest specialiserede tilbud i hovedstadsregionen. Tilbuddene er målrettet målgrupper med helt særlige karakteristika og behov for specialiseret støtte og behandling og udgør en delmængde af de højt specialiserede tilbud omfattet af Udviklingsstrategien. 2 De mest specialiserede tilbud er underlagt en særlig samarbejdsmodel defineret som nødbremsemodellen. Formålet med modellen er at sikre, at de mest specialiserede kompetencer i disse tilbud bevares og udvikles. Modellen beskrives nedenfor. NØDBREMSE-MODELLEN Den særlige samarbejdsmodel til at understøtte de mest specialiserede tilbud er underlagt følgende forudsætninger: Modellen træder alene i kraft undtagelsesvist, det vil sige, at den ikke automatisk er gældende for alle tilbud defineret som mest specialiserede. Modellen er dynamisk og har løbende fokus på udviklingen på det specialiserede socialområde fagligt, metodemæssigt, behovsmæssigt og økonomisk. Modellen har fokus på incitamenter, herunder både for brugerkommuner og driftsherrer. Modellen understøtter en omkostningseffektiv drift og styring af tilbuddene. Modellen består af følgende overordnede elementer: 1. Driftsherre for et tilbud, der er defineret som mest specialiseret, har mulighed for at indstille tilbud, som driftsherre vurderer har behov for en særlig opmærksomhed, for eksempel hvis det vurderes at være lukningstruet. 2. På baggrund af indstillingen foretages en grundig afdækning af tilbuddets situation samt alternativer til tilbuddet. 3. På baggrund af den grundige afdækning foretages en vurdering af, om der er behov for særlige tværkommunale tiltag til bevarelse af tilbuddets viden og kompetencer. 4. Endelig træffes en beslutning om iværksættelse af særlige tiltag. Den tværkommunale samarbejdsmodel samt de særlige tiltag er nærmere beskrevet i bilag 4 til Styringsaftale 2014. Bilag 4 kan findes som særskilt dokument på den fælleskommunale hjemmeside www.rammeaftale-h.dk. TASK FORCE Til at understøtte samarbejdsmodellen er der nedsat en permanent task force, der har følgende opgaver: Årlig vurdering af alle tilbud i Udviklingsstrategien, herunder særligt de mest specialiserede tilbud med udgangspunkt i de opstillede kriterier for og krav til de mest specialiserede tilbud. Vurdering af tilbud, der nyindstilles af driftsherrer som værende mest specialiseret. Konkret afdækning og vurdering af behov for særlige opmærksomhed over for et tilbud defineret som mest specialiseret på baggrund af en indstilling fra en driftherre. Task forcen samles med en fast kadence på to på forhånd fastsatte datoer i løbet af året, således at driftsherrer ved, hvornår det vil være hensigtsmæssigt at indstille tilbud. Derudover vil task forcen kunne samles i forbindelse med akutte behov for vurdering af tilbud. 2 Kriterierne for udvælgelse af de mest specialiserede tilbud samt de udvalgte tilbud i 2014 kan findes i Udviklingsstrategi 2014. 14
Styringsaftale for det specialiserede socialområde og specialundervisning 2014 Task forcen består af centrale nøglepersoner på både børne- og ungeområdet og voksenområdet, herunder fagpersoner fra både myndigheds- og driftsherrekommuner samt Region Hovedstaden. Endelig skal task forcen hvert andet år foretage en vurdering af behov for og efterspørgsel efter de mest specialiserede tilbud blandt alle kommuner i hovedstadsregionen. Kommissorium for den permanente task force, herunder tidspunkter for de årlige møder, kan ses i bilag 5 til Styringsaftale 2014. Bilaget kan findes som særskilt dokument på den fælleskommunale hjemmeside www.rammeaftale-h.dk. KRAV TIL DE MEST SPECIALISEREDE TILBUD Der stilles følgende krav til de tilbud, som lever op til kriterierne for de mest specialiserede tilbud i hovedstadsregionen: Tilbuddet skal efterstræbe at være på forkant og løbende udvikle sig i forhold til målgruppernes behov, metoder, velfærdsteknologi, kommunernes efterspørgsel efter ydelser og pladser m.v. Tilbuddets viden, ekspertise og pladser skal være tilgængelig for alle kommuner i hovedstadsregionen, og der må ikke gives forrang til borgere fra driftsherres egen kommune eller geografisk nærområde. Tilbuddet skal levere synlig og offentlig tilgængelig dokumentation og effekt af indsatserne i tilbuddet. Den nedsatte task force medtager ovenstående krav i de løbende og konkrete vurderinger af de mest specialiserede tilbud. 15
Styringsaftale for det specialiserede socialområde og specialundervisning 2014 BILAGSLISTE Nedenfor fremgår en oversigt over bilag til Styringsaftale 2014: Bilag 1: Eksempel på model til beregning af efterregulering Bilag 2: Eksempel på model til beregning af efterregulering og belægnings ved anvendelse af flere takstgrupper Bilag 3: Eksempel på model til beregning af den særskilte efterregulering i 2014 Bilag 4: Samarbejdsmodel vedrørende de mest specialiserede tilbud Bilag 5: Kommissorium for task force vedrørende de mest specialiserede tilbud. Alle bilagene kan findes som særskilte dokumenter på www.rammeaftale-h.dk. 16
Bilag 1: Eksempel på model til beregning af efterregulering af over /underskud ved Rammeaftale 2014 Styringsaftalen Nedenstående eksempel på model til beregning af efterregulering følger principperne i styringsaftalen og tj til, hvordan beregningen af efterreguleringen kan udføres. Der er ikke pligt til at anvende præcis denne mod Princip for efterregulering i styringsaftalen Ifølge styringsaftalen skal afvigelser inden for 5 af tilbuddets omkostningsbaserede, der ligg af driftsherren. r over +/ 5 af tet efterreguleres i taksten for tilbuddet 2 år efter. Efterreguleringen beregnes som nettoresultatets afvigelse (summen af afvigelser på udgifts og indtægtssid Efterreguleringen omfatter alene afvigelser i tilbuddets direkte omkostninger samt takstindtægterne, mens der ikke medregnes afvigelser på de indirekte og de beregnede omkostninger. Vejledning til udfyldelse af model: Der skal alene indføres værdier i de hvide felter. Det vil sige de direkte og beregnede omkostninger, indtæg det normerede antal pladser samt den terede og faktiske belægnings. Beregning af de direkte og beregnede omkostninger samt den terede belægnings skal følge p Feltet "Til efterregulering" viser det beløb, som ligger ud over grænsen på 5 og dermed skal efterre Feltet "Tab/gevinst for driftsherre" viser det beløb, som ligger inden for grænsen på 5 og dermed s Model til beregning af efterregulering (+=underskud/ = overskud) regnskab Direkte omkostninger Indirekte omkostninger (7 % af dir. omk.) Beregnede omkostninger Indtægter fra beboere m.v. Samlet før efterregulering Efterregulering af O/U skud Budgetteret takstgrundlag 0,0% regnskab Takstindtægt 0,0% Normerede pladser Belægnings Takst pr. år Nettoresultat 0,0% +5 % grænse 5 % grænse Til efterregulering 0,0% Tab/gevinst for driftsherre 0,0% Bilag 1: Model til beregning af efterregulering af over /underskud Side 1
d anvendelse af enhedstakst Rammeaftale 2014 Styringsaftalen jener som inspiration til driftsherrekommunerne del. ger til grund for takstberegningen, afholdes den) fra det omkostningsbaserede. s gter fra beboere m.v., efterreguleringen, principperne i styringsaftalen. eguleres i taksten for tilbuddet to år efter. kal afholdes af driftsherre selv. Bilag 1: Model til beregning af efterregulering af over /underskud Side 1
Simulering af beregning af efterregulering af over /underskud ved anvendelse af enhedstakst over en 3 årig periode År 2: Indregning af efterregulering fra år 0 i taksten. År 0: Merforbrug på udgiftssiden og højere belægning end teret År 1: Mindreforbrug på udgiftssiden og ingen ændringer i belægning Udgifter balancerer, men en lavere belægnings end teret (+=underskud/ Omkostnings (+=underskud/ Omkostnings (+=underskud/ regnskab = overskud) baseret regnskab = overskud) baseret regnskab = overskud) Direkte omkostninger 7.000.000 7.700.000 700.000 Direkte omkostninger 7.140.000 6.700.000 440.000 Direkte omkostninger 7.280.000 7.280.000 Indirekte omkostninger (7 % af d. omk.) 490.000 490.000 Indirekte omkostninger (7 % af d. omk.) 499.800 499.800 Indirekte omkostninger (7 % af d. omk.) 509.600 509.600 Beregnede omkostninger 20.000 20.000 Beregnede omkostninger 20.000 20.000 Beregnede omkostninger 20.000 20.000 Indtægter fra beboere m.v. 150.000 155.000 5.000 Indtægter fra beboere m.v. 150.000 150.000 Indtægter fra beboere m.v. 150.000 150.000 Samlet før efterregulering 7.360.000 8.055.000 695.000 Samlet før efterregulering 7.509.800 7.069.800 440.000 Samlet før efterregulering 7.659.600 7.659.600 Efterregulering af O/U skud Efterregulering af O/U skud Efterregulering af O/U skud 176.796 176.796 Budgetteret takstgrundlag 7.360.000 8.055.000 695.000 9,4% Budgetteret takstgrundlag 7.509.800 7.069.800 440.000 5,9% Budgetteret takstgrundlag 7.836.396 7.836.396 0,0% Oprindeligt regnskab Oprindeligt Takstindtægt 7.360.000 7.510.204 150.204 2,0% Takstindtægt 7.509.800 7.509.800 0,0% Takstindtægt 7.836.396 7.519.774 316.622 4,0% Normerede pladser 10 10 Normerede pladser 10 10 Normerede pladser 10 10 Belægnings 98% 100% Belægnings 99% 99% Belægnings 99% 95% Takst pr. år 751.020 Takst pr. år 758.566 Takst pr. år 791.555 Nettoresultat 544.796 7,4% Nettoresultat 440.000 5,9% Nettoresultat 316.622 4,0% regnskab Oprindeligt regnskab Rammeaftale 2014 Styringsaftalen +5 % grænse 368.000 +5 % grænse 375.490 +5 % grænse 391.820 5 % grænse 368.000 5 % grænse 375.490 5 % grænse 391.820 Til efterregulering 176.796 2,4% Til efterregulering 64.510 0,9% Til efterregulering 0,0% Tab/gevinst for driftsherre 368.000 5,0% Tab/gevinst for driftsherre 375.490 5,0% Tab/gevinst for driftsherre 316.622 4,0% Trods den højere takstindtjening betyder merforbruget på de direkte udgifter, at Med et mindreforbrug på 5,9 % af det omkostningsbaserede og en uændret belægnings Efterreguleringen fra år 0 indregnes i det terede takstgrundlag og indgår hermed i taksten. nettoregnskabet udviser et underskud på 7,4 % af det omkostningsbaserede. udviser nettoresultatet et overskud på 5,9 %, hvilket ligger over 5 % grænsen. Udgiften til efterreguleringen er afholdt i år 0 og holdes derfor neutral på udgiftssiden. Dette giver en efterregulering svarende til 2,4 % af det omkostningsbaserede. Der er således grundag for efterregulering på 0,9 %. Nettoresultatet udviser således et underskud på 4,0 % som følge af de lavere takstindtægter. Da underskuddet ligger inden for 5 % grænsen er der ikke grundlag for en efterregulering. Bilag 1: Model til beregning af efterregulering af over /underskud Side 2
Bilag 2: Eksempel på model til beregning af efterregulering af over /underskud og belægnings ved anvendelse af flere takstgrupper Eksempel på model til beregning af efterregulering af over /underskud ved anvendelse af flere takstgrupper Rammeaftale 2014 Styringsaftalen Nedenstående eksempel på model til beregning af efterregulering, når der anvendes flere takstgrupper i samme tilbud, følger principperne i styringsaftalen og tjener som inspiration til driftsherrekommunerne til, hvordan beregningen af efterreguleringen kan udføres. Der er ikke pligt til at anvende præcis denne model. Principper for efterregulering i styringsaftalen Ifølge styringsaftalen skal afvigelser inden for 5 af tilbuddets omkostningsbaserede, der ligger til grund for takstberegningen, afholdes af driftsherren. r over +/ 5 af tet efterreguleres i taksten for tilbuddet senest 2 år efter. Efterreguleringen beregnes som nettoresultatets afvigelse (summen af afvigelser på udgifts og indtægtssiden) fra det omkostningsbaserede. Efterreguleringen omfatter alene afvigelser i tilbuddets direkte omkostninger samt takstindtægterne, mens der ikke medregnes afvigelser på de indirekte og de beregnede omkostninger. For tilbud med to eller flere takstgrupper beregnes efterreguleringen af over og underskud på baggrund af nettoresultatets afvigelse fra tilbuddets samlede omkostningsbaserede. Efterreguleringen fordeles forholdsmæssigt ud på takstgrupperne ud fra deres andel af det samlede omkostningsbaserede. Vejledning til udfyldelse af model Der skal alene indføres værdier i de hvide felter. Det vil sige de direkte og beregnede omkostninger, indtægter fra beboere m.v. og efterreguleringen. I hver takstgruppe angives det normerede antal pladser samt den terede og faktiske belægnings. Beregning af de direkte og beregnede omkostninger samt den terede belægnings skal følge principperne i styringsaftalen. I feltet "Andel af omk. Bas. Budget" anføres den pågældende takstgruppes andel af det omkostningsbaserede for tilbuddet. Takstgruppernes andel af det omkostningsbaserede kan enten beregnes ud fra en konkret fordeling eller vha. fordelingsnøgler. Der kan selvfølgelig anvendes færre eller flere takstgrupper end angivet i modellen. Feltet "Til efterregulering" viser det beløb, som ligger ud over grænsen på 5 og dermed skal efterreguleres i taksten for tilbuddet to år efter. Feltet "Tab/gevinst for driftsherre" viser det beløb, som ligger inden for grænsen på 5 og dermed tilfalder/skal afholdes af driftsherre selv. Model til beregning af efterregulering (+=underskud/ = overskud) regnskab Direkte omkostninger Indirekte omkostninger (7 % af dir. omk.) Beregnede omkostninger Indtægter fra beboere m.v. Samlet før efterregulering Efterregulering af O/U skud Budgetteret takstgrundlag 0,0% Takstgruppe 1 Andel af omk. Bas. Budget 0,2 regnskab Takstindtægt 0,0% Normerede pladser Belægnings 0% 0% Takst pr. år Takstgruppe 2 Andel af omk. Bas. Budget 0,3 regnskab Takstindtægt 0,0% Normerede pladser Belægnings 0% 0% Takst pr. år Takstgruppe 3 Andel af omk. Bas. Budget 0,2 regnskab Takstindtægt 0,0% Normerede pladser Belægnings 0% 0% Takst pr. år Takstgruppe 4 Andel af omk. Bas. Budget 0,3 regnskab Takstindtægt 0,0% Normerede pladser Belægnings 0% 0% Takst pr. år Takstindtægter samlet afvigelse 0,0% Nettoresultat 0,0% +5 % grænse 5 % grænse Til efterregulering 0,0% Tab/gevinst for driftsherre 0,0% Bilag 2: Model til beregning af efterregulering af over /underskud og belægnings ved anvendelse af flere takstgrupper Side 1
Bilag 2: Eksempel på model til beregning af efterregulering af over /underskud og belægnings ved anvendelse af flere takstgrupper Rammeaftale 2014 Styringsaftalen Simulering af beregning af efterregulering af over /underskud ved anvendelse af flere takstgrupper over en 3 årig periode Oprindeligt regnskab Oprindeligt Takstindtægt 1.472.000 1.472.000 0,0% Takstindtægt 1.501.960 1.501.960 0,0% Takstindtægt 1.546.251 1.577.807 31.556 2,0% Normerede pladser 8 8 Normerede pladser 8 8 Normerede pladser 8 8 Belægnings 98% 98% Belægnings 98% 98% Belægnings 98,0% 100% Takst pr. år 187.755 Takst pr. år 191.577 Takst pr. år 197.226 År 0: Merforbrug på udgiftssiden og højere belægning end teret År 1: Mindreforbrug på udgiftssiden og ingen ændringer i belægning År 2: Indregning af efterregulering fra år 0 i taksten. (+=underskud/ Omkostnings (+=underskud/ Omkostnings (+=underskud/ regnskab = overskud) baseret regnskab = overskud) baseret regnskab = overskud) Direkte omkostninger 7.000.000 7.700.000 700.000 Direkte omkostninger 7.140.000 6.700.000 440.000 Direkte omkostninger 7.280.000 7.280.000 Indirekte omkostninger (7 % af d. omk.) 490.000 490.000 Indirekte omkostninger (7 % af d. omk.) 499.800 499.800 Indirekte omkostninger (7 % af d. omk.) 509.600 509.600 Beregnede omkostninger 20.000 20.000 Beregnede omkostninger 20.000 20.000 Beregnede omkostninger 20.000 20.000 Indtægter fra beboere m.v. 150.000 155.000 5.000 Indtægter fra beboere m.v. 150.000 150.000 Indtægter fra beboere m.v. 150.000 150.000 Samlet før efterregulering 7.360.000 8.055.000 695.000 Samlet før efterregulering 7.509.800 7.069.800 440.000 Samlet før efterregulering 7.659.600 7.659.600 Efterregulering af O/U skud Efterregulering af O/U skud Efterregulering af O/U skud 71.653 71.653 Budgetteret takstgrundlag 7.360.000 8.055.000 695.000 9,4% Budgetteret takstgrundlag 7.509.800 7.069.800 440.000 5,9% Budgetteret takstgrundlag 7.731.253 7.731.253 0,0% Takstgruppe 1 Andel af omk. Bas. Budget 0,2 Takstgruppe 1 Andel af omk. Bas. Budget 0,2 Takstgruppe 1 Andel af omk. Bas. Budget 0,2 Takstgruppe 2 Andel af omk. Bas. Budget 0,3 Takstgruppe 2 Andel af omk. Bas. Budget 0,3 Takstgruppe 2 Andel af omk. Bas. Budget 0,3 regnskab regnskab regnskab Takstindtægt 2.208.000 2.208.000 0,0% Takstindtægt 2.252.940 2.252.940 0,0% Takstindtægt 2.319.376 2.319.376 0,0% Normerede pladser 4 4 Normerede pladser 4 4 Normerede pladser 4 4 Belægnings 98% 98% Belægnings 98% 98% Belægnings 98,0% 98% Takst pr. år 563.265 Takst pr. år 574.730 Takst pr. år 591.678 Takstgruppe 3 Andel af omk. Bas. Budget 0,2 Takstgruppe 3 Andel af omk. Bas. Budget 0,2 Takstgruppe 3 Andel af omk. Bas. Budget 0,2 regnskab regnskab regnskab Oprindeligt Takstindtægt 1.472.000 1.456.980 15.020 1,0% Takstindtægt 1.501.960 1.501.960 0,0% Takstindtægt 1.546.251 1.546.251 0,0% Normerede pladser 2 2 Normerede pladser 2 2 Normerede pladser 2 2 Belægnings 98% 97% Belægnings 98% 98% Belægnings 98,0% 98% Takst pr. år 751.020 Takst pr. år 766.306 Takst pr. år 788.903 Takstgruppe 4 Andel af omk. Bas. Budget 0,3 Takstgruppe 4 Andel af omk. Bas. Budget 0,3 Takstgruppe 4 Andel af omk. Bas. Budget 0,3 regnskab regnskab regnskab Takstindtægt 2.208.000 2.478.367 270.367 12,2% Takstindtægt 2.252.940 2.252.940 0,0% Takstindtægt 2.319.376 2.414.044 94.668 4,1% Normerede pladser 2 2 Normerede pladser 2 2 Normerede pladser 2 2 Belægnings 98% 110% Belægnings 98% 98% Belægnings 98,0% 102% Takst pr. år 1.126.531 Takst pr. år 1.149.459 Takst pr. år 1.183.355 Takstindtægter samlet afvigelse 255.347 3,47% Takstindtægter samlet afvigelse 0,00% Takstindtægter samlet afvigelse 126.225 1,63% Nettoresultat 439.653 6,0% Nettoresultat 440.000 5,9% Nettoresultat 126.225 1,6% +5 % grænse 368.000 +5 % grænse 375.490 +5 % grænse 386.563 5 % grænse 368.000 5 % grænse 375.490 5 % grænse 386.563 Til efterregulering 71.653 1,0% Til efterregulering 64.510 0,9% Til efterregulering 0,0% Tab/gevinst for driftsherre 368.000 5,0% Tab/gevinst for driftsherre 375.490 5,0% Tab/gevinst for driftsherre 126.225 1,6% Trods den højere takstindtjening i takstgruppe 4 betyder merforbruget på de direkte udgifter, at Med et mindreforbrug på 5,9 % af det omkostningsbaserede og en uændret belægnings Overbelægning i takstgruppe 4 medfører en mindre merindtjening på 1,6 %, som tilfalder diftsherre. nettoregnskabet udviser et underskud på 6,0 % af det omkostningsbaserede. udviser nettoresultatet et overskud på 5,9 %, hvilket ligger over 5 % grænsen. Dette giver en efterregulering svarende til 1,0 % af det omkostningsbaserede. Der er således grundag for efterregulering på 0,9 %. regnskab regnskab Bilag 2: Model til beregning af efterregulering af over /underskud og belægnings ved anvendelse af flere takstgrupper Side 2
Bilag 2: Eksempel på model til beregning af efterregulering af over /underskud og belægnings ved anvendelse af flere takstgrupper Eksempel på model til beregning af belægnings i forbindelse med takstfastsættelse ved anvendelse af flere takstgrupper Rammeaftale 2014 Styringsaftalen Nedenstående eksempel på model til beregning af belægnings, når der anvendes flere takstgrupper i samme tilbud følger principperne i styringsaftalen og tjener som inspiration til driftsherrekommunerne til, hvordan beregningen af belægningsen kan udføres. Der er ikke pligt til at anvende præcis denne model. Ifølge styringsaftalen beregnes taksten på grundlag af en belægnings i tilbuddet. Til beregning af takster anvendes gennemsnittet af belægningsen 2 år forud for året. For 2014 anvendes eksempelvis gennemsnittet af den faktiske belægnings i 2011 og 2012. Har de midlertidig overbelægning, kan denne udelades i beregning af belægningsen. Der kan aldrig anvendes en belægnings over 100 For tilbud med to eller flere takstgrupper beregnes belægningsen på baggrund af tilbuddets samlede, gennemsnitlige belægning i de to år forud for året, vægtet efter takstgruppernes andel af det samlede omkostningsbaserede Den beregnede belægnings anvendes på alle takstgrupper. Vejledning til modellen Modellen beregner automatisk de vægtede gennemsnit for henholdsvis år 0 og år 1 fra fanebladet "Simulering". Beregningerne fremgår af formlerne Den beregnede belægnings overføres automatisk til alle fire takstgrupper. Der er i formlen indsat et loft, så belægningsen maksimalt kan beregnes til 100 Beregning af belægnings år 3 Belægningspct. Vægtet gennemsnit år 0 101,4% Vægtet gennemsnit år 1 98,0% Gennemsnit af år 0 og 1 99,70% År 3: Indregning af beregnet belægnings samt efterregulering fra år 1 i taksten. (+=underskud/ = overskud) regnskab Direkte omkostninger 7.425.000 7.381.000 44.000 Indirekte omkostninger (7 % af d. omk.) 519.750 519.750 Beregnede omkostninger 20.000 20.000 Indtægter fra beboere m.v. 150.000 150.000 Samlet før efterregulering 7.814.750 7.770.750 44.000 Efterregulering af O/U skud 64.510 64.510 Budgetteret takstgrundlag 7.750.240 7.706.240 44.000 0,6% Takstgruppe 1 Andel af omk. Bas. Budget 0,2 Oprindeligt regnskab Takstindtægt 1.550.048 1.554.712 4.664 0,3% Normerede pladser 8 8 Belægnings 99,7% 100% Takst pr. år 194.339 Takstgruppe 2 Andel af omk. Bas. Budget 0,3 regnskab Takstindtægt 2.325.072 2.285.427 39.645 1,7% Normerede pladser 4 4 Belægnings 99,7% 98% Takst pr. år 583.017 Takstgruppe 3 Andel af omk. Bas. Budget 0,2 regnskab Takstindtægt 1.550.048 1.523.618 26.430 1,7% Normerede pladser 2 2 Belægnings 99,7% 98% Takst pr. år 777.356 Takstgruppe 4 Andel af omk. Bas. Budget 0,3 regnskab Takstindtægt 2.325.072 2.332.068 6.996 0,3% Normerede pladser 2 2 Belægnings 99,7% 100% Takst pr. år 1.166.034 Takstindtægter samlet afvigelse 54.415 0,70% Nettoresultat 10.415 0,1% +5 % grænse 387.512 5 % grænse 387.512 Til efterregulering 0,0% Tab/gevinst for driftsherre 10.415 0,1% Bilag 2: Model til beregning af efterregulering af over /underskud og belægnings ved anvendelse af flere takstgrupper Side 3
Bilag 2: Eksempel på model til beregning af efterregulering af over /underskud og belægnings ved anvendelse af flere takstgrupper Rammeaftale 2014 Styringsaftalen er været tale om en Bilag 2: Model til beregning af efterregulering af over /underskud og belægnings ved anvendelse af flere takstgrupper Side 3
Bilag 3: Eksempel på model til beregning af særskilt efterregulering i 2014 som følge af KTO forlig Modellen tager udgangspunkt i det eksisterende eksempel på model til beregning af efterregulering som følge af over eller underskud (bilag 1). Tilføjelserne som følge af beregning af den særskilte efterregulering er markeret med gult. Der er ikke pligt til at anvende præcis denne model. Rammeaftale 2014 Styringsaftalen Principper for den særskilte efterregulering i Styringsaftale 2014 Ifølge Styringsaftale 2014 skal det enkelte tilbuds omkostningsbaserede nedjusteres efter anbefalingen fra KL og under hensyntagen til kommunens konkrete fremskrivningsmetoder i forbindelse med lægningen for 2013. Taksterne i tilbuddet nedjusteres ikke, hvorfor de terede takstindtægter ikke ændres. Overskuddet som følge af den nedjusterede lønfremskrivning beregnes som afvigelsen mellem det nedjusterede omkostningsbaserede og de uforandrede terede takstindtægter. Det beregnede overskud, som følge af nedjusteringen af lønfremskrivningen, efterreguleres særskilt i tilbuddets takster for 2014. Den almindelige efterregulering beregnes efter de gældende principper i styringsaftalen. Nettoresultatets afvigelse skal beregnes som afvigelsen mellem det nedjusterede omkostningsbaserede og de realiserede udgifter plus afvigelsen mellem det uforandrede indtægts og de realiserede indtægter. Den almindelige efterregulering skal indregnes i tilbuddets takster senest to år efter 2013. Vejledning til eksempel Eksemplet viser beregning af den særskilte og almindelige efterregulering i hhv. 2014 og 2015 i et fiktivt botilbud med 16 pladser. Den særskilte efterregulering i 2014 beregnes som forskellen mellem det nedjusterede omkostningsbaserede og det uforandrede takstindtægts i 2013. Det omkostningsbaserede nedjusteres ved at de direkte omkostninger nedjusteres. Størrelsen af nedjusteringen afhænger af fordelingen ml. løn og vare/tjenester i det enkelte tilbud samt af den af driftsherre anvendte fremskrivningsfaktor. I nedenstående eksempel er den særskilte efterregulering på 53.500 kroner, som indregnes i takstberegningsgrundlaget for 2014. Den almindelige efterregulering beregnes efter de gældende principper i styringsaftalen. Nettoresultatet beregnes som summen af afvigelserne mellem det nedjusterede omkostningsbaserede og regnskab og det uforandrede indtægts og de realiserede takstindtægter. I nedenstående eksempel er der tale om et merforbug og øgede indtægter som følge af merbelægning i 2013. Nettoresultatet afviger med 5,6 fra det nedjusterede omkostningsbaserede, hvilket giver anledning til efterregulering i 2015 på 46.588 kr År 2013 År 2014 År 2015 Omkostningsbas ift. eret efter (+=underskud/ = justeret Omkostnings (+=underskud/ Omkostnings (+=underskud/ forlig regnskab overskud) baseret regnskab = overskud) baseret regnskab = overskud) Direkte omkostninger 7.000.000 6.950.000 7.750.000 800.000 12% Direkte omkostninger 7.040.350 7.049.083 8.733 0 Direkte omkostninger 7.167.076 7.175.966 8.890 Indirekte omkostninger (7 % af d. omk.) 490.000 486.500 486.500 Indirekte omkostninger (7 % af d. omk.) 492.825 492.825 Indirekte omkostninger (7 % af d. omk.) 501.695 501.695 Beregnede omkostninger 20.000 20.000 20.000 Beregnede omkostninger 20.000 20.000 Beregnede omkostninger 20.000 20.000 Indtægter fra beboere m.v. 150.000 150.000 155.000 5.000 Indtægter fra beboere m.v. 150.000 150.000 Indtægter fra beboere m.v. 150.000 150.000 Samlet før efterregulering 7.360.000 7.306.500 8.101.500 795.000 11% Samlet før efterregulering 7.403.175 7.411.908 8.733 Samlet før efterregulering 7.538.772 7.547.661 8.890 Efterregulering af O/U skud (fra 2011) 75.000 75.000 75.000 Særskilt efterregulering sfa. KTO forlig 53.500 53.500 Efterregulering af O/U skud (fra 2013) 46.588 46.588 Budgetteret takstgrundlag 7.435.000 7.381.500 8.176.500 795.000 10,8% Efterregulering af O/U skud (fra 2012) 30.000 30.000 Budgetteret takstgrundlag 7.585.360 7.594.250 8.890 0,1% Budgetteret takstgrundlag 7.319.675 7.328.408 8.733 0,1% Oprindeligt Budget efter forlig regnskab Takstindtægt 7.435.000 7.435.000 7.814.337 379.337 5,1% Takstindtægt 7.319.675 7.319.675 0,0% Takstindtægt 7.585.360 7.585.360 0,0% Normerede pladser 16 16 16 Normerede pladser 16 16 Normerede pladser 16 16 Belægnings 98% 98% 103% Belægnings 99% 99% Belægnings 99% 99% Takst pr. år 474.171 474.171 Takst pr. år 462.101 Takst pr. år 478.874 Overskud til særskilt efterregulering i 2014 53.500 Oprindeligt regnskab Oprindeligt regnskab Nettoresultat 415.663 5,6% Nettoresultat 8.733 0,1% Nettoresultat 8.890 0,1% + 5 % grænse 369.075 +5 % grænse 370.159 +5 % grænse 376.939 5 % grænse 369.075 5 % grænse 370.159 5 % grænse 376.939 Til efterregulering i 2015 46.588 0,6% Til efterregulering 0,0% Til efterregulering 0,0% Tab/gevinst for driftsherre 369.075 5,0% Tab/gevinst for driftsherre 8.733 0,1% Tab/gevinst for driftsherre 8.890 0,1% Bilag 3: Eksempel på model til beregning af særskilt efterregulering i 2014 som følge af KTO forlig Side 1
Bilag 4 - Styringsaftale 2014 Samarbejdsmodel vedrørende de mest specialiserede tilbud Kommuner i hovedstadsregionen og Region Hovedstaden 2014 1
Bilag 4 Styringsaftale 2014 SAMARBEJDSMODEL OM DE MEST SPECIALISEREDE TILBUD I HOVEDSTADSREGIONEN I Styringsaftale i Rammeaftale 2014 indgår en særlig samarbejdsmodel til understøttelse af tilbud i hovedstadsregionen, der er defineret som mest specialiserede tilbud. Modellen, der defineres som nødbremse-modellen, er nærmere beskrevet i nedenstående oversigt: Nødbremse-modellen - Samarbejdsmodel om de mest specialiserede tilbud Grundvilkår Tilbud, der karakteriseres som mest specialiseret, får ikke automatisk tildelt særlige vilkår. Først når et tilbud er i vanskeligheder, og efter en grundig afdækning af problemstillingerne hos tilbuddet, vil det blive vurderet omtilbuddet skal tildeles særlige vilkår. Målgruppe Udslagsgivende faktor Handling Vurdering Særlige tiltag De tilbud i hovedstadsregionen, der lever op til kriterierne for mest specialiserede tilbud, jf. Udviklingsstrategieni Rammeaftalen. Tilbud, der er omfattet af målgruppen, og hvor driftsherre har en særlig bekymring omkring tilbuddets eksistensgrundlag. Samarbejdsmodellen giver driftherre mulighed for at indstille tilbuddet til behandling i KKR Hovedstadens Embedsmandsudvalg for Social og Uddannelse. Indstillingen skal omfatte en detaljeret beskrivelse af den særlige problemstilling, som driftsherre vurderer, at tilbuddet er i, herunder beskrivelser af overordnede økonomiske data, bl.a. udvikling i belægningen m.v. På baggrund af driftherres indstilling foretages en vurdering af tilbuddet i forhold til efterspørgsel, alternativer inden- og uden for regionen, tilbuddets karakter m.v. Det forudsættes, at driftherre forinden selv har ageret som en økonomisk ansvarlig leverandør, herunder vurderet følgende muligheder for at løse tilbuddets økonomiske udfordringer: lukning af pladser, besparelser, organisatoriske ændringer, der kan nedbringe omkostninger fx samdrift med andre tilbud, fællesledelse m.m. Embedsmandsudvalget kan videresende en indstilling til den permanente task force, og angive særlige fokusområder og opmærksomhedspunkter, som skal indgå i task forcens grundige afdækning af tilbudets økonomi m.v. Task forcen igangsætter et afdækningsforløb, og har som led heri mulighed for at indhente yderligere dokumentation og data om det konkrete tilbud. På baggrund af den grundige afdækning vurderer task forcen, hvorvidt der er tale om et tilbud, der fremadrettet skal være til rådighed i hovedstadsregionen for at kunne tilgodese behov for behandling/tilbud til regionens borgere, og i givet fald, om der er behov for særlige tiltag. Task forcen indstiller vurderingen til Embedsmandsudvalget for Social og Uddannelse. Vurderes der at være behov for særlig opmærksomhed, kan task forcen (og Embedsmandsudvalget for Social og Uddannelse) trække på en liste med mulige tiltag, der kan iværksættes i forhold til det konkrete tilbud. Embedsmandsudvalget for Social og Uddannelse beslutter, om de vil tilslutte sig task forcens indstilling, herunder forslag til tiltag, eller om udvalget oplever behov for ydereligere afdækning i regi af task forcen. Embedsmandsudvalget for Social og Uddannelse indstiller beslutninger om særlige tværkommunale tiltag til, der træffer den endelig beslutning om handling i forhold til det konkrete tilbud. Ved tilbud, hvor Region Hovedstaden er driftsherre, skal Region Hovedstaden indgå i beslutningsprocessen. Særlige tiltag vurderes invividuelt i forhold til den konkrete sag og driftsherre. Inspiration til særlige tiltag kan findes i en værktøjskasse med mulige tiltag, som dog ikke er en udtømmende liste. Der kan derfor komme andre tiltag i spil. Se nedenfor. 2
Bilag 4 Styringsaftale 2014 VÆRKTØJSKASSE MED SÆRLIGE TILTAG Nedenfor er oplistet eksempler på en række mulige særlige tiltag, der kan iværksættes for at sikre, at den særlige viden og kompetencer i et mest specialiseret tilbud bevares. Listen er ikke udtømmende, hvorfor der i konkrete sager kan forekomme andre tiltag. Tilbuddet lukker, men der indgås samarbejde mellem kommuner og eventuelt region om at sikre specialviden og kompetencer i andre tilbud eller tiltag Herunder omplacering af konkrete medarbejdere i andre tilbud eller tiltag i hovedstadsregionen Samarbejde mellem kommuner og eventuelt region om udvikling af indholdet i tilbuddet Herunder videndeling om særlige pædagogiske forhold, udskillelse af konsulentydelser, og ændre organisering af driften. Forlængede opsigelsesvarsler Vil kunne give en forlænget planlægningshorisont i forhold til tilbud til borgerne. Aktuelle brugerkommuner bør høres inden de pålægges forlængede opsigelsesvarsler. Lavere teret belægnings Dette indebærer reelt en takststigning for tilbuddet. Anden finansieringsmodel - takstfinansiering kombineret med objektiv finansiering En finansieringsmodel, hvor takstfinansiering kombineres med objektiv finansiering kender kommunerne fra finansieringen af pladser på de landsdækkende sikrede afdelinger. Modellen omfatter, at den ene del af omkostningerne i tilbuddet betales gennem en takst for kommunernes forbrug af pladser, mens den anden del dækkes af objektiv finansiering. Den objektive finansiering er typisk beregnet efter en fordelingsnøgle, eksempelvis antallet af borgere inden for målgruppen. Det er muligt at skrue modellen sammen på flere måder i forhold til vægtning af de to finansieringselementer i deres indbyrdes forhold. Fordelen ved denne model er, at den både indeholde et element af aktivitetsafhængig finansiering, hvilket giver tilbud incitamenter til at tilpasse sit forbrug til takstindtægterne, samt et element af grundfinansiering, der gør tilbuddet mindre sårbart over for store udsving i aktiviteten og derved bidrager til en vis driftssikkerhed. Der bør være stor opmærksomhed på at adskille de to finansieringskilder. Adskilles de ikke kan det give urealistisk lægning eller manglende kapacitetstilpasning, hvilket kan føre til efterregulering af den objektive finansiering. Desuden kan der være en risiko for, at kommunerne, via den objektive finansiering, medfinansiere unødig kapacitet. 3
Bilag 5 - Styringsaftale 2014 Kommissorium for task force vedrørende de mest specialiserede tilbud Kommuner i hovedstadsregionen og Region Hovedstaden 2014 1
Bilag 5 Styringsaftale 2014 BAGGRUND Som en delmængde af de højt specialiserede tilbud, der er omfattet af Udviklingsstrategi 2014, har et særligt udviklingsprojekt igangsat i defineret, hvilke af de højt specialiserede tilbud, der kan karakteriseres som de mest specialiserede tilbud inden for det specialiserede socialområde. I udviklingsprojektet har deltaget repræsentanter fra kommunerne og Region Hovedstaden. Formålet med at definere de mest specialiserede tilbud er at opstille fælleskommunale procedurer og tiltag i Styringsaftale 2014, som kan bidrage til at understøtte, at disse tilbud får en særlig tværkommunal opmærksomhed, og hermed sikre, at de mest specialiserede kompetencer i disse tilbud bevares og udvikles. Der er opstillet seks kriterier, der beskriver de særlige karakteristika og behov hos målgrupperne, som de mest specialiserede tilbud skal kunne imødekomme. Et tilbud skal kunne opfylde mindste fem ud af samtlige seks kriterier, førend tilbuddet kan defineres som mest specialiseret, jf. Udviklingsstrategi i Rammeaftale 2014. De mest specialiserede tilbud i hovedstadsregionen er underlagt en særlig tværkommunal opmærksomhed, som er formuleret i en tværkommunal samarbejdsmodel defineret som nødbremse-modellen, jf. Rammeaftale 2014. Følgende aspekter er udgangspunkt for den særlige tværkommunale samarbejdsmodel: Modellen træder alene i kraft undtagelsesvist, det vil sige, at den ikke automatisk er gældende for alle tilbud defineret som mest specialiserede. Modellen er dynamisk og har løbende fokus på udviklingen på det specialiserede socialområde fagligt, metodemæssigt, behovsmæssigt og økonomisk. Modellen har fokus på incitamenter, herunder både for brugerkommuner og driftsherrer. Modellen understøtter en omkostningseffektiv drift og styring af tilbuddene. Det centrale i nødbremse-modellen er, at der først, efter en vurdering med afsæt i en grundig afdækning af tilbuddets økonomi m.v., kan bevilliges særlige vilkår til et tilbud, der opfylde kriterierne for mest specialiserede tilbud. Det er således først, når tilbuddet oplever problemer, at der kan indgås særlige aftaler om tværkommunalt samarbejde eller særlige vilkår for pågældende tilbud med henblik på at sikre den forsatte eksistens tilbuddet. Denne afdækning og vurdering foretages af en permanent task force, der nedsættes særligt til formålet. MÅLSÆTNING Den overordnede målsætning med at etablere en permanent task force er at have et fast apparat, der sikrer en løbende og høj faglig vurdering af de mest specialiserede tilbud i hovedstadsregionen. Task forcen skal bidrage til at understøtte, at disse tilbud, såfremt det vurderes nødvendigt, får en særlig tværkommunal opmærksomhed, og hermed sikre, at de mest specialiserede kompetencer i disse tilbud bevares og udvikles. SAMMENSÆTNING AF TASK FORCEN De kompetencepersoner, der skal indgå i den permanente task force udvælges af s Embedsmandsudvalg for Social og Uddannelse. Den permanente task force består af centrale nøglepersoner fra seks kommuner og Region Hovedstaden. Kommunerepræsentanterne udvælges ud fra en række kriterier, der sikrer en vis repræsentativitet. Kriterierne er bl.a.: 2
Bilag 5 Styringsaftale 2014 Børne- og ungeområdet og voksenområdet Bruger- og driftsherrekommuner Kommunestørrelse Geografisk placering. Såfremt de udpegede medlemmer ønsker at træde ud af task forcen, vil Embedsmandsudvalget for Social og Uddannelse udpege et nyt medlem. Embedsmandsudvalget for Social og Uddannelse kan desuden til en hver tid beslutte at ændre på sammensætningen af medlemmerne. Det forventes, at de udpegede medlemmer deltager i de to faste årlige møder og ad hoc efter behov. Desuden må medlemmerne forvente at afsætte tid til forberedelse af møderne, herunder gennemgang af data m.v. TASK FORCENS FUNKTION OG MANDAT Task forcen skal varetage følgende opgaver: 1. Årlig vurdering af alle tilbud i Udviklingsstrategien, herunder særligt de mest specialiserede tilbud med udgangspunkt i de opstillede kriterier for og krav til de mest specialiserede tilbud. 2. Vurdering af tilbud, der nyindstilles af driftsherre som værende mest specialiseret. 3. Konkret afdækning og vurdering af behov for særlige tiltag over for et tilbud defineret som mest specialiseret på baggrund af en indstilling fra en driftherre. 1. Årlig vurdering Task forcen skal minimum én gang om året og senest i forbindelse med task forcens sidste faste møde på året foretage vurderinger af, hvilke tilbud i hovedstadsregionen der i det kommende år lever op til kriterierne for de mest specialiserede tilbud. Disse systematiske vurderinger skal omfatte følgende: En revurdering af de tilbud, der i pågældende år er defineret som de mest specialiserede tilbud, i forhold til kriterierne for de mest specialiserede tilbud. En vurdering af, hvorvidt de tilbud, der opfylder kriterierne for de mest specialiserede tilbud, også samtidig lever op til nedstående krav, jf. Styringsaftale i Rammeaftale 2014: - Tilbuddet skal efterstræbe at være på forkant og løbende udvikle sig i forhold til målgruppernes behov, metoder, velfærdsteknologi, kommunernes efterspørgsel efter ydelser og pladser m.v. - Tilbuddets viden, ekspertise og pladser skal være tilgængelig for alle kommuner i hovedstadsregionen, og der må ikke gives forrang til borgere fra driftsherres egen kommune eller geografisk nærområde. - Tilbuddet skal levere synlig og offentlig tilgængelig dokumentation og effekt af indsatserne i tilbuddet. En vurdering af nyetablerede tilbud og øvrige tilbud omfattet af s Udviklingsstrategi i forhold til kriterierne. Såfremt task forcens vurderinger munder ud i behov for ændringer i forhold til, hvilke tilbud der opfylder kriterierne for mest specialiserede tilbud, skal task forcen udarbejde en argumenteret indstilling til Embedsmandsudvalget for Social og Uddannelse. Embedsmandsudvalget for Social og Uddannelse behandler indstillingen på næstkommende møde i udvalget, og træffer en beslutning om videre handling. 2. Vurdering af nyindstillede tilbud 3
Bilag 5 Styringsaftale 2014 En driftsherre, der vurderer, at et tilbud kan imødekomme kriterierne for mest specialiserede tilbud, har mulighed for at indstille tilbuddet til Embedsmandsudvalget for Social og Uddannelse. Indstillingen skal indeholde en begrundet ansøgning fra driftsherre inden for de seks kriterier, der er opstillet for de mest specialiserede tilbud. En indstilling bliver behandlet af Embedsmandsudvalget på det førstkommende møde efter indstillingen er modtaget. Såfremt Embedsmandsudvalget beslutter at videresende driftsherrers indstilling til den pemanente task force, skal task forcen foretage en konkret vurdering af pågældende tilbud. Embedsmandsudvalget har mulighed for at angive opmærksomhedspunkter, som skal indgå i task forcens vurdering af pågældende tilbud. Task forcen skal foretage en vurdering af tilbuddet ud fra kriterierne for de mest specialiserede tilbud. På baggrund af vurderingen indstiller task forcen til Embedsmandsudvalget for Social og Uddannelse, hvorvidt tilbuddet bør defineres som mest specialiseret. Embedsmandsudvalget for Social og Uddannelse beslutter, om de vil tilslutte sig task forcens indstilling, eller om udvalget oplever behov for yderligere afdækning i regi af task forcen. Såfremt Embedsmandsudvalget for Social og Uddannelse vurderer, at tilbuddet kan defineres som mest specialiseret, skal tilbuddet indarbejdes i næstkommende Rammeaftale, og vil i perioden hvor denne er gældende være betragtet som et mest specialiseret tilbud. Tidsfrist for driftsherres indstilling af tilbud, der ønskes omfattet af næstkommende Rammeaftale, er senest til det planlagte møde i Embedsmandsudvalget for Social og Uddannelse, der er placeret umiddelbart før den permanente task forces faste møde den første torsdag i oktober måned. 3. Konkret vurdering af behov for særlig opmærksomhed Driftsherrer til tilbud defineret som mest specialiseret har mulighed for at fremsende en indstilling til Embedsmandsudvalget for Social og Uddannelse, såfremt driftsherre vurderer, at tilbuddet er i en særlig situation, der kræver en særlig fælleskommunal opmærksomhed. En indstilling bliver behandlet af Embedsmandsudvalget på det førstkommende møde efter indstillingen er modtaget. Såfremt Embedsmandsudvalget beslutter at videresende driftsherrers indstilling til task forcen, skal task forcen foretage en konkret vurdering af pågældende tilbud. Embedsmandsudvalget har mulighed for at angive særlige fokusområder og opmærksomhedspunkter, som skal indgå i task forcens grundige afdækning af tilbuddet. Task forcens afdækning og vurdering skal som minimum baseres på følgende oplysninger, der tilvejebringes af driftsherre, omkring tilbuddet: Tilbuddets økonomi Udvikling i belægningen Udviklingen i efterspørgslen Alternativer inden- og uden for regionen Tilbuddets karakter Tilbuddets egen handling og løsninger på udfordringerne 4
Bilag 5 Styringsaftale 2014 Ved omlægning og lukning af de mest specialiserede tilbud vurderes, om eventuelle faglige kompetencer og specialiseret viden går tabt, samt hvordan denne eventuelle særlige kompetence eller viden kan bevares eksempelvis ved overførelse til andet tilbud. Det forudsættes, at driftsherre forinden selv har ageret som en økonomisk ansvarlig leverandør, herunder som minimun vurderet følgende muligheder for at løse tilbuddets økonomiske udfordringer: Lukning af pladser Besparelser Organisatoriske ændringer, der kan nedbringe omkostninger fx samdrift med andre tilbud, fællesledelse m.m. Task forcen igangsætter et grundigt afdækningsforløb, og har som led heri mulighed for at indhente yderligere dokumentation og data hos det konkrete tilbud. Afdækningen skal gennemføres og afsluttes hurtigst muligt og senest inden for fire måneder fra driftsherres indstilling er modtaget. Dette forudsætter, at driftsherre hurtigt stiller relevant data til rådighed. På baggrund af den grundige afdækning vurderer task forcen, hvorvidt der er tale om et tilbud, der fremadrettet skal være til rådighed i hovedstadsregionen for at kunne tilgodese behov for behandling/tilbud til regionens borgere, og i givet fald, om der er behov for særlig opmærksomhed. Task forcen indstiller vurderingen til Embedsmandsudvalget for Social og Uddannelse. Vurderer task forcen, at der er behov for særlig opmærksomhed, kan task forcen trække på en liste med mulige tiltag (jf. bilag 4 til Styringsaftale i Rammeaftale 2014), som kan indstilles som handling i forhold til det konkrete tilbud. Særlige tiltag vurderes individuelt i forhold til den konkrete sag og driftsherre. Embedsmandsudvalget for Social og Uddannelse beslutter, om de vil tilslutte sig task forcens indstilling, herunder forslag til tiltag, eller om udvalget oplever behov for yderligere afdækning i regi af task forcen. Embedsmandsudvalget for Social og Uddannelse indstiller beslutning til, der træffer den endelig beslutning om handling i forhold til det konkrete tilbud. Ved tilbud, hvor Region Hovedstaden er driftsherre, skal Region Hovedstaden indgå i beslutningsprocessen. KADENCE FOR SAMLING AF TASK FORCEN Task forcen samles med en fast årlig kadence på to på forhånd fastsatte datoer i løbet af året, således at driftsherrer ved, hvornår det vil være hensigtsmæssigt at indstille tilbud. De to faste møder afholdes på følgende tidspunkter: Sidste tirsdag i marts måned Første torsdag i oktober måned. Task forcen etableres i 2013, og afholder første møde 3. oktober 2013. Derudover vil task forcen kunne samles i forbindelse med akutte behov for vurdering af tilbud. Desuden skal task forcen hvert andet år foretage en vurdering af behov for og efterspørgsel efter de mest specialiserede tilbud blandt alle kommuner i hovedstadsregionen. Dette vil ske samtidig med indhentning af oplysninger til Udviklingsstrategien i Rammeaftalen. Første gang herfor vil være i forbindelse med 5
Bilag 5 Styringsaftale 2014 indhentning af oplysninger til Udviklingsstrategi i Rammeaftale 2016, der indhentes i periode november 2014 til januar 2015. ORGANISERING Fælleskommunalt sekretariat forestår sekretariatsbetjeningen for den permanente task force. s Embedsmandsudvalgt for Social og Uddannelse fungerer som styregruppe for task forcen, og vil således løbende i processen blive orienteret om task forcens arbejde og vurderinger. LEVERANCER Det forventes, at task forcen årligt udarbejder og fremlægger en kort statusrapport for Embedsmandsudvalget for Social og Uddannelse, hvor task forcens aktiviteter og eventuelle opmærksomhedspunkter vedrørende tilbudsviften i regionen og de mest specialiserede tilbud kan indskrives. Statusrapporterne offentliggøres på den fælleskommunale hjemmeside. PROCES Task forcen bliver etableret medio 2013 med henblik på afholdelse af første møde 3. oktober 2013. Såfremt task forcens vurderinger giver anledning til etablering af tværkommunale tiltag eller lignende vil dette foregå via beslutninger og indstillinger fra Embedsmandsudvalget for Social og Uddannelse til K29 og. 6