Boligselskabet DFB Referat fra organisationsbestyrelsesmøde nr. 63 26. februar 2013 kl. 17.00 Hos Domea, Oldenburg Allé 3, 2630 Taastrup Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Godkendelse af referat... 2 3 Orientering fra formanden... 2 4 Orientering fra administrationen... 3 4.1 Orientering om Domea 2015... 3 5 Boligselskabet DFB... 5 5.1 Boligselskabets årsregnskab... 5 5.2 Revisionsprotokol... 6 5.3 Bestyrelsens årsberetning... 6 5.4 Boligselskabets budget... 7 5.5 Afdelingernes årsregnskaber... 7 6 Repræsentantskabsmøde d. 21. marts 2013... 8 6.1 Bestyrelsesforhold... 8 7 Afdelinger i drift... 8 7.1 9309 Prags Boulevard Prækvalifikation til forlængelse af social helhedsplan... 8 7.2 9319 Sølvkær Overholdelse af budgetstigning på 1,5%... 8 7.3 9319 Sølvkær Betaling på driftsstøttelån... 9 7.4 9360 Hanebred - Varmeregnskaber... 9 8 Byggesager... 11 8.1 Bofællesskabet den 3. Revle... 11 8.2 Arkitektonisk fyrtårn i København... 11 9 Mødeplanlægning... 11 10 Eventuelt... 12 Deltagere fra bestyrelsen: John Adelsteen Andersen, formand Peter Hansen, næstformand Bente Nees Poul Erik Jensen Øvrige deltagere: Pia Christiansen, Domea Kristine Jacobsen, Domea Anja Herringsø, Domea Kirsten Malinovsky Petina Larsen Susanne Pia Hansen Tanja Hornehøj Ole Pedersen, Domea Carsten Pedersen, Domea Afbud: Ercan Ceylan Domea Boligcenter København, den 13. marts 2013
1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden. Referat: Dagsorden godkendt. 2 Godkendelse af referat Referatet fra mødet d. 13. december 2012 er tidligere udsendt. Det indstilles, at bestyrelsen godkender referatet fra mødet d. 13. december 2012. Referat: Referat godkendt. 3 Orientering fra formanden Nærmere orientering gives på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Formand John Adelsteen Andersen orienterede om, at han fra BL havde fået information om kurser vedr. arbejdet i organisationsbestyrelsen. Formanden fandt, at denne kursusrække kunne være gavnlig for bestyrelsen. Evt. kan BL høres, om det er muligt at få et særligt kursus for DFB s organisationsbestyrelse. John Adelsteen Andersen drøftede en sag vedr. ejendomspersonalets adfærd overfor potentielle lejere. John Adelsteen Andersen forespurgte til indførelsen af forbrugsaflæsning senest 5 dage efter fraflytning. Dette tages under punktet om varmeregnskaber. Der vil blive arbejdet videre med en skiltepolitik for boligselskabet. Et oplæg udarbejdes af en mindre gruppe og tages op på næste møde. Morelhaven skal flyttes ind til de øvrige afdelinger i DFB på Domea Web. Tagrenderne i Klostergården II begynder at haste, da der er opstået tæring i de nuværende. Det er desuden længe siden, at pengene er bevilliget. Kundechef Carsten Pedersen bemærkede hertil, at vejrforholdene om vinteren gør, at det ikke ville have været hensigtsmæssigt at skifte tagrender om vinteren. Det sidste tilbud på udskiftningen vil indkomme i denne uge, hvorefter arbejdet igangsættes snarest. Orienteringen taget til efterretning. Side 2 af 12
4 Orientering fra administrationen 4.1 Orientering om Domea 2015 Følgende orientering om Domea 2015 er blevet udsendt fra Domea til bestyrelsesmedlemmer: Overordnede principper for omstillingen Målet for omstillingen er, at Domea inden udgangen af 2015 har reduceret administrationsbidraget med 20 %, leverer excellent kundeservice og administrerer derfor 20% flere boliger. I Domea vil vi arbejde ud fra tanken om, at vi er til for vores kunder, at vi er ét hold, og at vi skaber resultater. Det styrker Domeas konkurrenceevne, så vi forsat har en berettigelse i det almene boligmarked og det styrker det gode partnerskab med boligorganisationerne. Baggrunden for omstillingen Det sidste 1½ år har vi i Domea lavet målinger på hvordan vi arbejder, og vi har været i dialog med rigtig mange bestyrelser og medarbejdere både ejendomsfunktionærer og administrative om hvordan vi kan servicere Domeas kunder bedre og billigere. Derfor er omstillingen baseret på fakta, for vi ved hvad der er nødvendigt og hvad vi skal nå. Og så har vi forholdt os til om det giver værdi for jer, at opgaverne løses lokalt eller centralt før vi har tænkt organisering af Domea. Lokale servicecentre Vi øger vores nærhed og tilgængelighed ved at lave de 13 regionale boligcentre om til 30 lokale servicecentre, som skal ligge der, hvor I ønsker det for Domea er til for kunderne. Centrenes opgaver er ejendomsdrift, beboerservice, ledelse og servicering af beboerdemokratiet. En lokal kundechef, en driftsleder, en servicekoordinator, og ejendomsfunktionærerne arbejder her tættere sammen for en endnu bedre lokal service - vi er et hold. I vil få mere at vide om roller og opgaver i de lokale servicecentre senere. Det skal understreges, at ingen af ejendomskontorets opgaver forsvinder. Fra 9 til 2 regioner Domeas nuværende 9 regioner ændres til 2 regioner, der hver ledes af en regionsdirektør og en markedschef. Ny Kundeservice Vi hæver vores serviceniveau ved at etablere en fælles kundeservice-funktion, der er placeret på 2 adresser i henholdsvis Vejle og Høje-Taastrup. Telefontiderne udvides til op til 60 timer om ugen, så vi er tilgængelige, når I som bestyrelser, beboere og boligsøgende har tid. På Kundeservice-funktionens 2 adresser samler vi en lang række servicefunktioner fra boligcentrene. Fx kundehenvendelser på mail, ventelister, flytteafregning, kontrakter og meget andet. Effektivt Landscenter Domeas landscenter bliver mere enkelt og effektivt og et nyt ledelsessekretariat yder specialiststøtte til alle Domeas enheder. Side 3 af 12
Landscenteret vil også omfatte IT, en samlet økonomifunktion samt Byg og Renovering, der centraliserer alle byggeopgaver fra boligcentrene med placering øst og vest for Storebælt. Digitalisering Digitalisering er en hjørnesten i Domea fremover. Det giver Domeas kunder adgang til information og hjælp døgnet rundt med nye digitale selvbetjeningsmuligheder. Vi skaber resultater og leverer mere service for færre penge. Tidsplan I løbet af foråret 2013 informerer Domeas ledelse alle kunderne om planerne og de nye muligheder. Placeringen af de 30 nye lokale servicecentre bliver drøftet i forbindelse med dialogen med jer. De tre første forventer vi vil stå klar i løbet af sommeren 2013. Den nye landscenterstruktur er på plads inden sommerferien 2013. I løbet af sommeren etableres den nye kundeservicefunktion i Høje Taastrup, og digitaliseringen muliggør underskrift med NemID. Inden udgangen af 2015 er Domea 20% billigere, vi leverer endnu bedre kundeservice og administrerer 20% flere boliger. Vi når det fordi vi er til for vores kunder, vi er et hold, og vi skaber resultater. Vi glæder os til at præsentere vores planer og drøfte mulighederne med jer. Yderligere orientering gives på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Pia Christiansen orienterede om, at medarbejderne d. 28. januar er blevet orienteret om Domea 2015 og at organisationsændringen og effektiviseringen blev påbegyndt 2. februar 2013. Pia Christiansen orienterede om, at man er overgået fra 9 til 2 regioner. Der etableres i hver region et kundeservicecenter, hvor åbningstiderne på telefonerne kommer til at være ca. 60 timer ugentligt. Pia Christiansen orienterede videre om, at det er hensigten at etablere ca. 30 lokale servicecentre rundt om i landet, således at driften kommer endnu tættere på kunderne. Hovedmålet med Domea 2015 er at 1. januar 2016 nedsættes administrationsbidraget med 20%. En etablering af lokale servicecentre vil give en yderligere besparelse på 17% på sparet moms. Endelig vil en effektivisering i driften ved etablering af samdrift give en forventet effektivisering på yderligere 15%. To film om hh. baggrunden for Domea 2015 og den nye struktur blev fremvist. Pia Christiansen orienterede derefter om, at Kristine Jacobsen vil overgå til projektsekretariatet for Domea 2015 og derfor stopper som regionskonsulent ved udgangen af februar. Stillingen forventes genbesat pr. 1. maj. John Adelsteen supplerede med, at han og Peter Hansen vil deltage på formandskabsmøde om Domea 2015 for de store kunder d. 16. marts. I den forbindelse var organisationsbestyrelsen meget velkomne til at give indspark på email til formandsskabet mht. til mulige løsninger og effektiviseringer i driften. Orienteringen taget til efterretning. Side 4 af 12
5 Boligselskabet DFB 5.1 Boligselskabets årsregnskab Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Boligselskabets årsregnskab for perioden 1. oktober 2011 til 30. september 2012 vedlægges som bilag. Domea har følgende kommentarer til årsregnskabet: Regnskabet udviser et overskud på kr. 171.437. Overskuddet er overført til arbejdskapitalen. Der er i året anvendt 893.251 kr. fra arbejdskapitalen, Midlerne er brugt til pilotprojekt med elektronisk fraflytning. Den disponible del af dispositionsfonden er i regnskabsårets løb øget med kr. 1.777.176. Den disponible del af dispositionsfonden udgør herefter kr. 5.348.537. Saldo på egen trækningsret udviser ved regnskabsårets afslutning en saldo på kr. 371.909. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Pia Christiansen orienterede om, at der i år er tale om et nyt koncept for årsregnskab og spurgte, om der i den forbindelse var nogen kommentarer. Peter Hansen bemærkede, at der i årsregnskabet manglede besvarelse af, hvad man vil gøre ved de bemærkninger, som rejses i revisionsprotokollen, hvor der aktuelt er en bemærkning om overtrædelse af driftsbekendtgørelsen for udlån. Anja Herringsø svarede hertil, at bemærkningen skyldtes, at man ikke må have udlån til en afdeling med udlejningsvanskeligheder. De pågældende udlån er dog netop for at gøre noget ved afdelingens udlejningsvanskeligheder. I regnskabet er i øvrigt nævnt, at lånet er indfriet efter skæring og at revisionens bemærkning derfor bortfalder fremadrettet. Bestyrelsen var i øvrigt meget positive overfor den nye udformning af regnskab. Pia Christiansen gennemgik herefter regnskabets nøgletal. John Adelsteen Andersen ønskede at vide, hvad der lå bag bemærkningen hvorfor afdelingerne fortsat kan indbetale til selskabets dispositionsfond. Anja Herringsø svarede hertil, at afdelingernes indbetaling til arbejdskapitalen kunne fravælges og at satsen ligeledes kunne reguleres af selskabet. Indbetaling til arbejdskapitalen er derimod obligatorisk. Side 5 af 12
Pia Christiansen orienterede organisationsbestyrelsen om fremskrivningerne på de fælles midler. Pia Christiansen orienterede bestyrelsen om, at de afdelinger, hvor økonomien er kritisk/rød, er der igangsat modvirkende tiltag i form af huslejenedsættelse i Sølvkær og helhedsplaner i Markedspladsen og Kongensgade. I de afdelinger hvor der er behov for at styrke økonomien/økonomien er gul, er der ligeledes igangsat tiltag. Pia Christiansen opsummerede, at det alt i alt så fornuftigt ud og at selskabet var på rette vej. Helhedsplanerne vil rette op på mange af de udfordringer, som er i afdelingerne. Styringsrapporten gennemgås efter at afdelingernes styringsrapporter er tilrettede. Regnskabet godkendt. 5.2 Revisionsprotokol Revisionsprotokollen indeholder en bemærkning om afdeling 9314 Markedspladsens likviditetsmæssige problemer samt begrænsede henlæggelser. Revisionsprotokollen indeholder ligeledes en bemærkning om 9356 Kongensgade og de betydelige udlejningsvanskeligheder i afdelingen. Revisionsprotokollatet er i øvrigt uden anmærkninger. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Pia Christiansen orienterede om, at revisionen har bemærkninger om Kongensgade og Markedspladsen, men at revisionsprotokollen i øvrigt var uden anmærkninger. Protokollat godkendt. 5.3 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens økonomiske årsberetning er anført i regnskabet s. 15-18. Den supplerende beretning fremlægges på bestyrelsesmødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Referat: Formandens udkast til beretning blev omdelt. Organisationsbestyrelsesmedlemmerne skriver kommentarer og forslag til beretningen til formanden på mail. Den økonomiske årsberetning godkendt. Side 6 af 12
5.4 Boligselskabets budget Boligselskabets budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 1. oktober 2013 til 30. september 2014 vedlægges som bilag og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges repræsentantskabet til orientering. Referat: Pia Christiansen gennemgik budgettet for 2013/14 og fremskrivningen på de fælles midler. Budget godkendt. Det undersøges om flere tiltag kan tages over dispositionsfonden og svaret skrives i referatet. 5.5 Afdelingernes årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. For afdelingerne Kongensgade, Nybrovænge Ældre, Nybrovænge Almen og Strandvænget godkender organisationsbestyrelsen dog på både afdelingens og boligselskabets vegne, idet der ikke er valgt afdelingsbestyrelse i afdelingerne. Efter aftale med bestyrelsen fremsendes kun regnskaber på de afdelinger, hvor regnskabet vurderes at kræve en nøjere drøftelse. Dette drejer sig om: 9309 Prags Boulevard 9314 Markedspladsen 9319 Sølvkær 9350 Bryggergården 9356 Kongensgade 9360 Hanebred 9375 Strandvænget 9377 Ørnegårdsvej Der henvises i øvrigt til stamskemaet, som vedlægges som bilag. Der vil på mødet blive givet en status for regnskabernes godkendelse i afdelingerne. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber under forudsætning af afdelingernes godkendelse. Referat: De fremhævede regnskaber er gennemgået i forbindelse med selskabets årsregnskab. I øjeblikket udestår godkendelse fra afdelingsbestyrelserne i Bryggergården og Hanebred. Afdelingernes årsregnskaber godkendt. Årsregnskaberne for Kongensgade, Nybrovænge Ældre, Nybrovænge Almen og Strandvænget blev godkendt egenhændigt af organisationsbestyrelsen, da disse afdelinger ikke har afdelingsbestyrelser. Side 7 af 12
6 Repræsentantskabsmøde d. 21. marts 2013 6.1 Bestyrelsesforhold Forud for repræsentantskabsmødet har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Valgt indtil John A. Andersen Formand Repræsentantskabet 2014 Peter Hansen Næstformand Repræsentantskabet 2013 Bente Nees Medlem Repræsentantskabet 2013 Susanne Pia Hansen Medlem Repræsentantskabet 2014 Kirsten Malinovsky Medlem Repræsentantskabet 2014 Petina Larsen Medlem Repræsentantskabet 2013 Ercan Ceylan Medlem Repræsentantskabet 2014 Poul Erik Jensen Medlem Bestyrelsen 2013 Tanja Hornehøj Medlem Ansatte 2014 Med Domea som forretningsfører. Afgangsordenen blandt bestyrelsesmedlemmer indebærer, at Peter Hansen, Bente Nees og Petina Larsen er på valg. Der skal ligeledes vælges 2 suppleanter til bestyrelsen. I øjeblikket er suppleanterne Kirsten Mouritzen og Haifa Abed Elkarim. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Orienteringen taget til efterretning. 7 Afdelinger i drift 7.1 9309 Prags Boulevard Prækvalifikation til forlængelse af social helhedsplan Afdelingsbestyrelsen i Prags Boulevard ønsker en forlængelse af den sociale helhedsplan i Holmbladsgadekvarteret. Forlængelsen forventes at ligge inde for de rammer for aktiviteter og indsatser, som organisationsbestyrelsen tidligere er orienteret om og har godkendt. Den endelige helhedsplan vil blive forelagt organisationsbestyrelsen inden indsendelse til landsbyggefonden. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at der arbejdes videre med prækvalifikation til forlængelse af helhedsplan. Referat: Godkendt. 7.2 9319 Sølvkær Overholdelse af budgetstigning på 1,5% På seneste møde godkendte organisationsbestyrelsen at bevilligede et huslejetilskud til afdeling Sølvkær. En forudsætning for de fremlagte beregninger var, at Side 8 af 12
Sølvkær fra kommende budgetår og frem til tilskuddet er udfaset, holder den årlige huslejestigning på 1,5 %. I øjeblikket er budget 2013/14 under udarbejdelse, og det har vist sig umuligt at holde huslejestigningen på 1,5%. For ar overholde betingelsen på 1,5% stigning, mangler afdelingen ca. 60.000 kr. (Der orienteres om præcist beløb på mødet). Det indstilles til bestyrelsen at bevillige et tilskud på ca. 60.000 til afdeling Sølvkær fra dispositionsfonden til at holde huslejestigningen på 1,5%. Referat: Kirsten Malinovsky orienterede om, at afdelingen efterfølgende har fundet ud af, at man af egne midler kan holde huslejeniveauet nede. Dette skyldes, at afdeling Sølvkær efter regnskabsskæringen har fået penge tilbage i ejendomsskat. Der udestår nogle vigtige vedligeholdelsesarbejder, som også vil kunne indeholdes i dette beløb. Anmodningen fra afdelingen bortfalder, da beløbet dækkes af afdelingen selv. 7.3 9319 Sølvkær Betaling på driftsstøttelån Afdeling Sølvkær er blevet opkrævet 102.000 kr. fra Nykredit til tilbagebetalingen af driftsstøttelån. Under normale omstændigheder ville afdelingen have ansøgt om fritagelse for indbetaling til dispositionsfond for i stedet at bruge midlerne på tilbagebetalingen. Da organisationsbestyrelsen i DFB ikke ønsker at afdelingerne søger om fritagelse, anmodes selskabet i stedet om at dække udgiften. Der gøres opmærksom på, at der på et senere tidspunkt kommer tilbagebetaling af yderligere to andele af driftsstøttelånet, i alt 204.000 kr., som afdelingen også vil have svært ved at dække selv. Det indstilles til bestyrelsen at bevillige et tilskud på 102.000 kr. til afdeling Sølvkær fra dispositionsfonden. Referat: Anmodningen fra afdelingen bortfalder, da beløbet dækkes af afdelingen selv, se punkt 7.2. 7.4 9360 Hanebred - Varmeregnskaber Formanden for afdeling 9360 ønsker ikke at godkende afdelingens årsregnskab. Dette skyldes en ændret procedure i forbindelse med forbrugsregnskaber, hvorved regnskaberne kommer tre måneder senere end hidtil med henblik på at få fordelingen på lejere mere præcis. Afdelingsformanden efterspørger en uddybende forklaring på ændringen af procedure. Domea arbejder på at løse sagen i mindelighed med formanden for afdelingen, således at årsregnskabet kan godkendes. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Side 9 af 12
Referat: John Adelsteen Andersen orienterede om korrespondancen fra afdeling Hanebred vedrørende varmeregnskaberne. Fra afdelingsbestyrelsens side ønsker man sagen bragt op på repræsentantskabsmødet. John Adelsteen Andersen mente imidlertid ikke, at en sag vedrørende Domeas procedurer hørte hjemme i repræsentantskabet. Derfor vil det være vigtigt at få sendt et afklarende svar til afdelingen og det øvrige repræsentantskab inden repræsentantskabsmødet. Carsten Pedersen orienterede om, at sagen er splittet op i to dele, dels en del vedrørende regnskabernes rigtighed i Hanebred, dels en del vedrørende proceduren for forbrugsregnskaber i Domea. Vedrørende rigtigheden af regnskaberne, vil Carsten Pedersen gå i drøftelse med Techem og afdelingsbestyrelsen omkring evt. at få en stikprøvekontrol på målerne i afdelingen eller på anden måde få verificeret regnskabets rigtighed. Vedrørende Domeas procedurer, tidspunktet for aflæsning og afregning, samt frister og lovgivning for forbrugsregnskaber, udarbejdes et notat fra Domeas side. Anja Herringsø orienterede om, at tidspunktet for forbrugsregnskab er blevet tilpasset tidspunktet for forsyningsselskabets årsregnskab. Ved at lave afdelingens forbrugsregnskab på baggrund af et årsregnskab fra forsyningsselskabet, bliver fordelingen på beboere mere præcis. John Adelsteen Andersen påpegede, at det er vigtigt, at beboerne får besked om forbruget ved aflæsning. Ole Pedersen orienterede om, at aflæsningerne i stigende grad foregik digitalt og fjernaflæst, hvilket er billigere for beboerne. Det vil være noget besværligt at gå rundt og dele strimler ud bagefter, og det vil kunne gå ud over besparelsen ved at fjernaflæse. I stedet kunne den samlede aflæsning for afdelingen ligge på ejendomskontoret eller det kan være, at målerselskaberne kan ligge aflæsningerne på nettet. Aflæsningen skal så hurtigt som muligt og så rigtigt som muligt til beboerens kendskab. Susanne Pia Hansen spurgte hvorfor beboernes a conto beløb sættes ned, når beboerne har udtrykt ønske om at dette ikke sker. Anja Herringsø svarede hertil, at a conto-beløbene udregnes efter sidste års forbrug og at det ikke er muligt administrativt at skelne mellem beboere, der ønsker a conto justeret efter forbrug og beboere, som ikke ønsker dette. John Adelsteen Andersen forespurgte Domea, om man vil fortsætte med at tage penge for at ændre a conto. Pia Christiansen svarede hertil at Domea i øjeblikket er ved at afklare proceduren for dette fremover. Orienteringen taget til efterretning. Side 10 af 12
8 Byggesager 8.1 Bofællesskabet den 3. Revle Byggeprojekt Den 3. Revle bliver et seniorbofællesskab placeret i Lundtoftegade i København. Anvisningen vil varetages af Københavns Kommune. Præsentation af projektet vedlægges som bilag. Der vil blive orienteret yderligere på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at DFB byder ind på byggeprojektet Den 3. Revle. Referat: Pia Christiansen orienterede yderligere om sagen. I kraft af at DFB har indgået en længerevarende administrationsaftale med Domea, er det nu muligt at sætte gang i en længere proces som en byggesag jo er. Peter Hansen spurgte til udlejningssikkerheden. Pia Christiansen svarede hertil, at Københavns Kommunes projiceringer peger på ca. 100.000 flere indbyggere i byen over de næste ti år. Godkendt. 8.2 Arkitektonisk fyrtårn i København Københavns Kommune udmønter en del af grundkapitalen 2013 til en konkurrence om et alment arkitektonisk fyrtårn med i alt 100-200 boliger. Udarbejdelse af forslag til konkurrencen vil beløbe sig til ca. 100.000 kr. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at selskabet byder ind i konkurrencen om opførelsen af et alment arkitektonisk fyrtårn i København og at der benyttes 100.000 kr. fra dispositionsfonden til at få udarbejdet et forslag af en arkitekt. Referat: Pia Christiansen orienterede yderligere om projektet. Der er afholdt et indledende møde med Lene Tranberg arkitekter. Disse er ikke billige, men der skal en meget dygtig arkitekt til at vinde et projekt som dette. Pia Christiansen bad derfor om bestyrelsens velvilje i forhold til at man brugte flere penge end sædvanligt på projektet. Godkendt. 9 Mødeplanlægning Følgende møder er planlagt fremadrettet: 21. marts 2013 organisationsbestyrelsesmøde kl. 17.00 hos Domea 21. marts 2013 ordinært repræsentantskabsmøde kl. 18.00 hos Domea. Side 11 af 12
Organisationsbestyrelsen har tidligere udtrykt ønske om en rundtur til nogle af afdelingerne i selskabet. Fastlæggelsen af datoer for dette afventer indtil ny bemanding er på plads i Domea. Datoforslag eftersendes. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen om fastlagte møder til efterretning. Referat: Taget til efterretning. 10 Eventuelt Referat: Susanne Pia Hansen spurgte ind til katalogerne. Kristine Jacobsen svarede hertil, at de steder hvor katalogerne er godkendt på afdelingsmødet, er de udsendt til afdelingsbestyrelsen til godkendelse. Katalogerne tages op på næste møde. Susanne Pia Hansen spurgte til rundturen til afdelinger. Denne planlægges efter repræsentantskabsmødet. På næste møde sættes logo, skiltepolitik samt kultur og værdier på dagsordenen. Side 12 af 12