14.03. 1 Bestyrelsesmøde tirsdag den 18. marts 2014 kl. 18.30. Deltagere: Formand Erik Piilgaard Næstformand Dan Christensen Sekretær Bendt Nielsen Bestyrelsesmedlem Tom Sørensen Karin Jørgensen Peter Kragballe Anders Nielsen Direktør Anders Rønnebro Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden. 2. Protokol. 3. Revisionsprotokol. 4. Byggeri. 5. Planlægning af afdelingsmøder 6. Indstilling til bestyrelsen. a. Støtte til renovering af varmeanlæg i LBF fællesmidler. b. Ansøgning om dispositionsfondsstøtte til udjævning af forsikringsudgifter. 7. Initiativpris. 8. Udvalg. 9. Nyt fra administrationen. 10. Eventuelt. 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt. 2. Protokol Protokol af møde den 18. februar 2014 blev godkendt. 3. Revisionsprotokol Intet nyt. 4. Byggeri Byggeudvalgsmøde Erik Piilgaard orienterede om byggeudvalgsmødet Afd 65 - Æblehaven Erik Piilgaard orienterede om status. Byggeriet er foran tidsplanen grundet den milde vinter og aflevering forventes at følge den lagte plan. 2. etape udbydes denne uge.
14.03. 2 Afd. 7, Helhedsplan Erik Piilgaard orienterede. Der skal afholdes ekstraordinært afdelingsmøde i marts, der foreslås en huslejestigning på ca. kr. 70. 5. Planlægning af afdelingsmøder Bestyrelsen gennemgik og fordelte afdelingsmøderne for 2014. 6. Indstilling til bestyrelsen a. Støtte til renovering af varmeanlæg i LBF fællesmidler. Indstilling om: Støtte til renovering af varmeanlæg i LBS fællesmidler Hermed indstilles til bestyrelsen, at tidligere prioritering af LBF fællesmidler ændres. Tillige præciseres anvendelse af bevilget ramme for støtte til energiprojekter, hvor det handler om varme- og varmtvandsproduktion. Fællesmidler Tidligere er midler anvendt til støtte for afdelinger, hvis boliger ikke havde eget bad og toilet. Når projekt i afdeling 7, Ringkøbingvej er gennemført, resterer kun få lejligheder i AAB. Derimod er der behov for fremme af modernisering af afdelingernes varmeanlæg, så de tilpasses nutidens udfordringer. I projektafdelingen har Signe Friis Christensen gennemgået de økonomiske rammer, afdelingerne har afsat i deres PV planer, samt indsamlet data fra afdelingerne om radiatorantal og anlæggenes beskaffenhed. Der er udarbejdet skitseprojekter, der belyser mulighederne for ombygning af anlæg i afdelingerne 15, Skovvangsparken, 20, Niels Ebbesens Gård, 40, Veri I og 41, Veri II. Andre afdelinger er vurderet i forbindelse med øvrige vedligeholdelsesarbejder på varme- og varmtvandsanlæg. Med baggrund heri, er foretaget vurdering af afdelingernes mulighed for fremrykning af renovering af varmeanlæg og i samme forbindelse ombygge anlæg. Indenfor en ti års horisont står 37 afdelinger for renovering af varmeanlæg. Med de ændrede forudsætninger, vil der ske en regulering af budgetbeløb i enkelte afdelinger, da nogle ældre afdelinger ikke har varmeforsyning i alle rum eller en rørføring, der oprindeligt var til eget kedelanlæg. Af hensyn til kompleksiteten i denne proces anmodes bestyrelsen om, at hvert projekt støttes med LBF fællesmidler indtil kr. 4.000 pr. lejemål i afdelingen. Støtte anvendes primært til, at projektafdelingen kan knytte ressourcer til opgavernes gennemførelse, således kvalitet og dokumentation sikres med henblik på den fremtidige drift og vedligeholdelse, især med fokus på resursebesparelse og levetidsforlængelse. Der vil naturligvis fortsat være fokus på mulighed for implementering af nye løsninger, f. eks sol- til varmtvandsproduktion. Tidsrammerne i afdelingernes PV skemaer ændres ikke, derimod vil fremrykning blive fremlagt på afdelingsmøde efter aftale med afdelingsbestyrelser, således afdelingerne får projekterne forelagt med den nødvendige dokumentation og de økonomiske rammer. Bestyrelsen vil i hvert tilfælde inden mødet, få forelagt anmodninger om bevilling af lavtforrentet lån i Dispositionsfonden: Lån tilrettes således henlæggelse kan konverteres
til låneydelse, hvilket bør sikre, at lejeforhøjelser, som følge af projekterne minimeres eller helt undgås. 14.03. 3 Bestyrelsen godkendte indstillingen fra administrationen. b. Ansøgning om dispositionsfondstøtte til udjævning af forsikringsudgifter. Indstilling om: Tilskud til udjævning af forsikringsudgifter I de seneste 12 år eller mere er AAB s bygningsforsikringer udbudt i en samlet pulje i EU. Derved er der opnået gode konkurrencedygtige priser. Når der udbydes samlet i en pulje, skal afdelingerne betale det samme for at være forsikrede. Dette har imidlertid ikke været tilfældet. Årsagen til den skæve betaling fortaber sig i det uvisse. I forbindelse med en ny udbudsrunde opnåede afdelinger en besparelse i 2013, derfor besluttede økonomiafdelingen at regulere ind over en femårs periode. Derfor er den første bid af forskellen allerede taget i regnskabet for 2013. For at imødegå alt for store stigninger på et år på bygningsforsikringer, anmodes derfor om, en bevilling fra dispositionsfonden på kr. 472.116. Bestyrelsen godkendte indstillingen fra administrationen. 7. Initiativpris Bestyrelsen har modtaget 2 indstillinger Bestyrelsen indstiller afdeling 10 - Skovfaldet og afdeling 53 - Bushøjen Begrundelse: Afdelingsbestyrelsen har på forbilledlig vis taget deres nye boligafdelings hjemmeside i brug. De har vist en høj grad af initiativ og idérigdom i deres måde at sende nyheder ud på hjemmesiderne. Afdelingsbestyrelsen fremmer beboernes engagement og informationsniveau, hvilket er til glæde for fælleskabet og beboerdemokratiet i boligafdelingen. Tirsdag den 1.april kl. 17.00 vil prisoverrækkelsen finde sted. 8. Udvalg
14.03. 4 Forretningsudvalgsmøde af 4. marts 2014 Erik Piilgaard orienterede. Skådeafdelingerne Karin Jørgensen forlod mødet til dette punkt pga. inhabilitet, da hun sidder i afdeling 56 s afdelingsbestyrelse. Erik Piilgaard og Anders Rønnebro orienterede. Skådeafdelingerne har indbudt deres kontaktpersoner fra bestyrelsen til møde omkring en personsag. Personsager er et møde mellem afdelingerne og den ansattes chef. Bestyrelsen vil blive orienteret om mødets udfald. Håndbog for beboervalgte Erik Piilgaard opfordrede bestyrelsen til at informere administrationen, hvis man finder evt. fejl i håndbogen. Punktet omkring Falck bliver ajourført. 5 årsfest Erik Piilgaard orienterede om status. Der er ca. 450 tilmeldte personer. De Bynære Havnearealers Affaldsværk A/S Ejerforeningen Lighthouse G AAB indstiller ikke en bestyrelseskandidat. Skrald i Aarhus Erik Piilgaard orienterede. Dette ligger i 5. kreds regi, vi vil blive orienteret hvis der sker ændringer. Aarhus bolig Der er Repræsentantskabsmøde den13. maj 2014. Der er 101.814 medlemmer iflg. sidste optælling Anders Rønnebro orienterede om status i den tabte sag Aarhus Bolig overholder de lovede svartider. Der er kommet 1.100 anmodninger om genoptagelse af medlemskab af ca. 40.000 mulige d.d., der forventes ca. 1.500. 75 % er bevilget optagelse 25 % afvist. Man er i ved at lave ny hjemmeside. Egå vandværk Generalforsamling, indbydelse. Respektive AAB afdelinger har fået retten til adgang til generalforsamlingen. Forhandlingsudvalgsmøde 27-02-2014 Erik Piilgaard orienterede. Afdeling 7 Ringkøbingvej er tildelt 14 boliger. De første 7 boliger har kommunen anvisningsret til. Bryggervej - 5 boligforeninger søger på 2 byggefelter. Repræsentantmøde i 5. kreds 04-03-2014 Suppleantvalget er ikke låst med personlig suppleant, den enkelte boligorganisation kan selv bestemme. Klage over informationsniveauet fra Alboa mener man skal være fleksible fremover omkring udlejning.
14.03. 5 Chris Cully, Bendt Nielsen og John Jensen er valgt til Århus Miljøcenter for den næste byrådsperiode. 24/7 vagtordning Erik Piilgaard orienterede om status på 24/7 vagtordningen. I forbindelse med budget 2015 er 24/7 indarbejdet i budgettet, i bemærkningsfeltet noteres denne oplysning, dermed behøver man ikke at indsende et forslag. 3 afdelinger er endnu ikke med, men har stadigvæk muligheden. Strategikonference Der vil blive afholdt konference for bestyrelsen fredag den 7. november 2014 Strategi 2015 mod 100 års jubilæum Anders Rønnebro samt forretningsudvalget udarbejder det videre forløb. Almene boligdage 5-6. september 2014 i Bellacentret Dan Christensen og Bendt Nielsen står for koordineringen af AAB s delegerede mht. transport mm. Kurt V. Jensen s jubilæum - afdeling 35 Markeres i forbindelse med repræsentantskabsmødet i juni. Skanderborg 19-03-2014 Anders Rønnebro og Erik Piilgaard deltager i boligpolitisk konference. Vandtårnplan udsatte boligområder Tom Sørensen orienterede om møde der omhandler området Kalmargade, Reginahøj og Lindholmparken. Tom Sørensen deltager fortsat i dette samarbejde. Kursusudvalg Dan Christensen og Bendt Nielsen orienterede. -26/3 kursus i afholdelse af afdelingsmøde. D.d. 12 tilmeldte. Fremadrettet vil der årligt blive afholdt følgende kurser: Sidste tirsdag i januar, Budgetmøde Sidste tirsdag i februar, Afholdelse af afdelingsmøde Sidste tirsdag i august, Ny i afdelingsbestyrelsen. Repræsentantskabsweekend i Rebild er ved at blive planlagt. Budgetudvalg Bendt Nielsen orienterede. 8. Nyt fra administrationen Veri Anders Rønnebro orienterede om boligretssag, vi vandt med stemmerne 3-0, sagen er ikke anket, dvs. at der tilfalder kr. 147.000 i AAB Erhverv. Konkurrence og forbrugerstyrelsen Anders Rønnebro orienterede om skrivelse vedr. samarbejdet med Skanderborg Kommune.
14.03. 6 Havnen - afdeling 75 Parkeringsproblematik. AAB mener det er nu, vi skal gøre krav på det antal parkeringspladser vi har ret til. Anders Rønnebro arbejder videre med sagen. Fleksibel udlejning AAB har haft møde med Aarhus Kommune den 17/3 Man arbejder på fleksibel udlejning i Rundhøjområdet. AAB får nye aftaler med afdelingerne: 24+28+30+35+37+38+40+41 Danmarks Radio den 17/3 Rapporttage om repatriering. Fusionen mellem Alto Bolig og Boligforeningen af 10. marts Fusionen er udsat. Boligsociale Fællessekretariat. Ny leder er ansat i Fællessekretariatet. Ledelsesberetning 2013 Anders Rønnebro fremlagde oplæg til Ledelsesberetning. Bestyrelsen godkendte Ledelsesberetningen. 9. Eventuelt Anders Nielsen spurgte ind til AAB s IT-politik. Anders Rønnebro og Erik Piilgaard redegjorde for denne. Anders Nielsen havde nogle konkrete tekniske spørgsmål omkring Ipad instruktioner mm. Anders Rønnebro undersøger. Jubilæum, der bliver evalueret efter jubilæet. Spørgsmål omkring Meta Data, Anders Rønnebro følger op. Næste møde i bestyrelsen er onsdag den 23. april 2014 kl. 14.00 Derefter regnskabsmøde kl. 17.00. Bendt Nielsen Referent