Manual - for samarbejdet mellem kommuner og Midt- og Vestjyllands Politi om miljøsagers behandling
Fremsendelse af anmeldelser Kommunen fremsender anmeldelser med bilag i papirform. Anmeldelsen udfærdiges i henhold til skabelonen i Den gode anmeldelse i denne aftale. Kommunen fremsender alle anmeldelser til Midt- og Vestjyllands Politi, Lokalstationen. Politiet fremsender en kvittering for at anmeldelsen er modtaget til kommunen. I kvitteringen meddeles navnet på en kontaktperson ved politiet og sagens journalnummer. Gensidig kontakt og dialog Politiet og i større principielle sager anklagemyndigheden foretager en tidlig screening af anmeldelsen, med henblik på at afdække eventuelle mangler i anmeldelsen, der skal indhentes efterfølgende. Kommunen forhører sig efter behov om status på de enkelte sager hos politiet. Kommunen oplyser politiet om, hvorvidt en sag må anses som værende principiel. Kommunen bidrager til politiets prioritering af miljøsagerne ved at tilkendegive hvilke sager, der er særligt vigtige og hvorfor dette er tilfældet. Oplysninger, der er sagligt og fagligt relevante for sagsbehandlingen udveksles frit mellem kommunen og politiet. Politiet foretager høring af kommunen i sager, hvor politiet overvejer påtaleopgivelse i henhold til retsplejelovens 721. Såfremt der i forbindelse med politiets efterforskning fremkommer nye oplysninger, der har betydning for den miljømæssige vurdering af sagen, forelægges disse kommunen med henblik på en udtalelse. Politiet fremsender til kommunen en kopi af udsendte bødeforelæg. Politiet underretter kommunen om eventuelle retsmøder som interesseret part og sender en kopi af anklageskriftet. Kommunen underretter politiet om, hvorvidt den agter at møde op til retsmødet. Politiet underretter kommunen om udfaldet af en eventuel retssag. Kommunen følger løbende op i sager, hvor der er anmodet om iværksættelse af tvangsbøder og underretter politiet om, hvorvidt forholdet er bragt i orden. Politiet og kommunen har løbende fokus på, at henvendelser angående miljøsager fra den ene part til den anden prioriteres så højt som muligt. Politiet orienterer kommunen, såfremt der sker anmeldelse til miljøansvarlighedsregisteret.
Politiet og kommunen har løbende fokus på at orientere hinanden om forhold, der har betydning for en af parterne (f.eks. en tilladelse til et arrangement, der kan berøre den anden parts arbejdsområde). Gensidig bistand Kommunen kan efter behov yde politiet assistance til sagsbehandlingen i form af udfærdigelse af afhøringstemaer, bistand ved afhøringer og uddybning af anmeldelser i komplicerede sager. Kommunen kan efter aftale yde politiet miljøfaglig assistance i forbindelse med målrettede kontrolindsatser (f.eks værtshuse, Pizzariaer, dyrevelfærdskontrol på landejendomme mv). Kommunen kan efter behov yde politiet miljøfaglig bistand i forbindelse med besigtigelser/ransagning Kommunen kan yde politiet assistance ved akutte miljøuheld mv. (normalt via. beredskabets indsatsleder). Kommunen kan kontakte politiets vagtcentral på 112 ved akut behov for assistance. Ved mindre akut behov for assistance inden for normal kontortid kan Lokalpolitistationen kontaktes. Ved mindre akut behov for assistance uden for almindelig kontortid kan politiets vagtcentral kontaktes på 114. Ved planlagte assistancebehov kontaktes Lokalstationen. Der er mulighed for gensidig kompetenceudvikling mellem politiet og kommunen f.eks ved gensidig erfa-udveksling, temadage mv. Pressehåndtering og aktindsigt Ved politianmeldelse underretter kommunen den pågældende borger om, at politianmeldelse er sket. Der medsendes ikke en kopi af politianmeldelsen. Når en hændelse er anmeldt til politiet, udtaler kommunens medarbejdere sig som udgangspunkt ikke til pressen om sagen, men henviser pressen til at kontakte politiet. I særlige tilfælde kan det aftales mellem politiet og kommunen, at kommune udtaler sig om rent faglige aspekter i sagen. Når en hændelse er anmeldt til politiet, henviser kommunen klager og andre interesserede i sagen til politiet Politiet tager stilling til, om der kan gives aktindsigt i verserende eller afgjorte miljøsager, der er anmeldt til politiet. Kommunen kan meddele aktindsigt i dokumenter i sagen, der ikke er omfattet af politianmeldelsen. Hvis der gives aktindsigt i sådanne sager, underrettes politiets sagsbehandler om det.
Den gode anmeldelse Med henblik på at sikre en så fyldestgørende og oplysende politianmeldelse som muligt, skal nedenstående retningslinjer lægges til grund ved udfærdigelsen. Det mest optimale for politi og anklagemyndighed er, at anmeldelsen opbygges af de enkelte elementer i den nævnte rækkefølge. 2.1 Skabelonen: Hvad vil vi gerne? Hvem anmeldes? Hvor har det fundet sted? Hvornår er det foregået? Hvad er overtrådt? Hvad er baggrunden? Det skal indledningsvist af anmeldelsen fremgå, hvad det er kommunen gerne vil have politiet til at gøre. Altså om det er en anmodning om efterforskning med henblik på at fastlægge et ansvar eller om der er tale om anmodning om tiltalerejsning mod bestemte personer eller virksomheder. Herunder også om der anmodes om tvangsbøder mv. Her skal det fremgå, hvem det er kommunen anmelder eller ønsker efterforskningen rettet imod. Herunder særligt en nærmere beskrivelse af evt. skadevolder, virksomhedsstruktur, ejer/lejeforhold, a/s, APS, IS, mv. Her er det væsentligt, at der til en hver tid entydigt skal kunne findes frem til stedet, herunder at der ikke kan ske forvekslinger. Derfor skal der være en konkret adresse, et matrikelnummer eller en kantpæl. Vedlæg om muligt et kortudsnit. Tidspunktet eller tidsrummet skal angives så konkret som muligt altså dato og klokkeslæt. Der kan også være tale om et tidsmæssigt interval f.eks. x dag mellem kl. xx og yy eller der kan være tale om et datomæssigt interval f.eks xx maj yy august. Det skal desuden angives, hvordan det ulovlige forhold er konstateret herunder om et evt. tilsynsbesøg har været varslet Så udførlig henvisning til love, bekendtgørelser og som muligt, herunder også straf-. Vigtigt at supplere - henvisningerne med overtrædelsen beskrevet i klart sprog. Både den på forseelsestidspunktet gældende lovgivning og evt. ændret lovgivning, skal citeres. Såfremt loven eller bkg. har et kaldenavn eksempelvis gødningsanvendelsesloven, bør dette tillige anføres. Beskrivelse af hændelsen og baggrunden for hændelsen så klart og præcist som muligt. Hvad har den pågældende gjort/hvad burde vedkommende have gjort? Angivelse af sagens historik, hvad er der sket indtil anmeldelsen og hvad har kommunen gjort? I forbindelse med historikken er det vigtigt at oplyse om navne på involverede sagsbehandlere hos kommunen, navne på involverede parter/personer, navne mv. på andre involverede myndigheder/eksperter.
Hvor alvorligt er det? Her angives kommunens vurdering af forseelsens/ hændelsens alvorlighed m.h.t.: Miljø: Hvad er de miljømæssige konsekvenser - herunder beskrivelse af kort- og langsigtede virkninger (f.eks på et vandløb) - er der tale om miljøskade mv., (bevissikring - måling af forureningens omfang, fotodokumentation mv.) Angivelse af eventuelle handlingsanvisninger - hvad skal der til for at rette op på forholdene? Forsætlighed: Angivelse af praksis, fortilfælde, om det er en principiel sag mv.,(hvis sagen er principiel, kan der anmodes om, at sagen går i retten og ikke afgøres ved bødeforelæg) Skærpende omstændigheder i henhold til lovgivningen (forsætlig/uagtsomt/groft uagtsomt) Særlig sagkundskab (burde vide bedre), Sanktion Om muligt angives et foreløbigt bud på bødestørrelsen gerne med henvisning til tidligere eller lignende sager Har kommunen et erstatningskrav? Beregning og dokumentation af opnået fortjeneste/besparelse ved handlingen/undladelsen (så konkret og veldokumenteret som muligt). Her anføres kommunens dokumenterede og betalte eksterne udgifter i forbindelse med hændelsen. Det skal også anføres om der i forbindelse med en evt. akutfase er sendt en regning direkte til skadevolder (f.eks. fra beredskabet), herunder beløbets størrelse og om den er betalt. Det anføres også om kommunen har betalt for øvrige afværgeforanstaltninger, analyser eller genopretninger. Man skal være opmærksom på, om der kan være tale om en reel miljøskade. Opfølgende tilsyn afregnes efter de gældende regler i brugerbetalingsbekendtgørelsen. Kontaktoplysninger Den aktuelle sagsbehandlers kontaktoplysninger anføres med navn, afdeling, tlf. og mail.
Der oplyses navnet på den person, der eventuelt vil kunne vidne i forbindelse med en retssag. Bilag/dokumenter Der laves en bilagsoversigt. I store og komplicerede sager er det relevant med et resume og en tidslinje. Eksempler på bilag: Miljø og naturklagenævnsafgørelser af relevans for sagen Fotos (med nr. og beskrivelse af essensen sted, retning og hvad ser man ) Kort/luftfoto (udpegning, beskrivelse og signaturforklaring) NB! fotos, kortbilag og lignende materiale skal vedlægges i 3 farveeksemplarer Tilsynsnotater + evt. dokumentation for varsel af tilsyn Måleprøver/resultater Evt. dokumentation for betaling af erstatningskrav Relevant korrespondance i sagen Relevante meddelte tilladelser/godkendelser Udstedte påbud/forbud og indskærpelser, Lovtekster/vejledninger/ændret lovgivning