Statsforvaltningens brev til et rådgivningsfirma Henvendelse vedrørende afgørelse om aktindsigt

Transkript

1 Statsforvaltningens brev til et rådgivningsfirma Dato: Henvendelse vedrørende afgørelse om aktindsigt Fredericia Kommune har den 14. juni 2016 videresendt XX s klage over afslag på anmodning om aktindsigt til Statsforvaltningen, som i medfør af kommunestyrelseslovens 47 fører tilsyn med kommunerne. Sagen vedrører Fredericia Kommunes afgørelse om afslag på aktindsigt efter offentlighedslovens 9, stk. 2, nr. 1. Resumé Det er Statsforvaltningens opfattelse, at der ikke er grundlag for at antage, at Fredericia Kommune ved sin afgørelse om afslag på aktindsigt har handlet i strid med offentlighedslovens 9, stk. 2, nr. 1. Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for Statsforvaltningens opfattelse. Sagens baggrund Tilsynet Statsforvaltningen Storetorv Aabenraa Sagsnummer.: SAGSBEHANDLER: Signe D. Madsen Telefon: EAN-Nr skriv til os via borger.dk ÅBNINGS- OG TELEFONTIDER findes på Det fremgår af sagen, at rådgivningsfirmaet XX den 25. maj 2016 har anmodet om aktindsigt i Fredericia Kommunes sag vedrørende støtte til en konkret boligforening. Fredericia Kommune har den 31. maj 2016 meddelt XX afslag på aktindsigt efter offentlighedslovens 9, stk. 2, nr.1, med følgende begrundelse: Anmodningen afvises med henvisning til et uforholdsmæssigt ressourceforbrug idet, XX i løbet af det seneste halve år har anmodet om aktindsigt i 29 støttesager (aktindsigt af hhv. den , , ). Det er kommunens vurdering, at XX ikke skønnes at have en så særlig interesse i de sager, der søges indsigt i at kommunen løbende bør være forpligtiget til at anvende omfattende ressourcer på at behandle aktindsigtsanmodninger fra XX, jf. Mohammad Ahsan, Offentlighedsloven, 1. udgave, s. 216 ff. om gentagne aktindsigtsanmodninger. 1

2 Det er kommunens opfattelse, at kredsen af de, som kan tænkes at have en særlig interesse, er, pressen (massemedier), en part i en verserende retssag, hvor anmodning om aktindsigt har interesse i forhold til indsamling af oplysninger til brug for retssagen, anerkendte NGO s indsamling af oplysninger, som ligger inde for den pågældendes NGO s område. Der er særlig lagt vægt på, at der i tidligere anmodninger om aktindsigt fra XX er angivet, at anmodningen sker på vegne af boligselskaber, som ikke længere eksisterer under det pågældende navn, og som nu er sammenlagt i ét selskab, hvorfor det formodes at XX ikke har fornødent kendskab til pågældende boligselskab, som XX angiver at handle på vegne af. XX har den 6. juni 2016 klaget over afslaget af 31. maj 2016, blandt andet under henvisning til følgende: I forhold til Kommunens ressourceforbrug, skal henvises til, at Kommunen kan forventes at benytte op til 25 timer pr. sag, jf. Ombudsmandens udtalelser af 16. sep om afslag på aktindsigtsanmodninger. I den forbindelse skal de 29 omtalte sager, som XX har ansøgt om aktindsigt i indenfor det seneste halve år, anses som værende 29 individuelle sager. Tilfældet kan således ikke siddestilles med situationen i Mohammad Ahsan, Offentlighedsloven, 1. udgave, s. 216 ff., da der, i det deri omtalte tilfælde, er tale om søgning af aktindsigt i samme sag. Det kan tillige nævnes at XX har været Kommunen behjælpelig med gennemgang og afhentning af materialet hos Kommunen. Opgaver, som ellers også ligger indenfor, hvad vi efter reglerne kan forvente af Kommunen. Til spørgsmålet om hvorvidt XX kan anses for at have særlig interesse i sagen, kan specificeres at XX Advokatanpartsselskabet Z med informationsindsamling og beregninger, som anvendes i en verserende sag ved Landsskatteretten. Bevis herpå kan forevises efter ønske. De ansøgte akter, skal således ligge til grund for de i sagen anførte påstande. Fredericia Kommune har den 10. juni 2016 fastholdt afgørelsen om afslag på aktindsigt og den 14. juni 2016 oversendt sagen til Statsforvaltningen. Kommunen har i den forbindelse supplerende oplyst følgende: Det er Fredericia Kommunens opfattelse, at XX og YY skal betragtes som samme anmoder idet, kommunikationen vedr. støttesagerne har været med begge. I perioden til har XX fremsendt 5 anmodninger om aktindsigt i 29 støttesager i Fredericia Kommune. I perioden til har YY herudover tillige fremsendt 5 anmodninger om aktindsigt i 21 salgssager vedr. ejendomme i Fredericia Kommune. ( ) 2

3 I klagen henvises til, at anmodning om aktindsigt i samlet 29 støttesager skal anses at være 29 individuelle sager, hvor kommunen angiveligt skal forventes at anvende 25 timer pr. sag. Det fremgår af, Mohammad Ahsan, Offentlighedsloven med kommentarer, 1. udgave, 2014, side 215 om uforholdsmæssigt ressourceforbrug: Ved vurderingen af, om behandlingen af en anmodning om aktindsigt vil nødvendiggøre et i forhold til ansøgerens interesse i at få indsigt i det konkrete tilfælde uforholdsmæssigt ressourceforbrug, må der lægges vægt på, hvor mange sager eller dokumenter aktindsigtsanmodningen vedrører, ligesom der må lægges vægt på, om aktindsigten på grund af dokumenternes og sagernes indhold vil være kompliceret at behandle. Det centrale for vurderingen vil således være det forventede tidsforbrug i forbindelse med den pågældende myndigheds behandling af aktindsigtsanmodningen, jf. bl.a. betænkning nr. 1510/2009, side 399 f., samt side 929. Det er således ikke kommunens opfattelse, at kommunen forventes at skulle bruge 25 timer pr. støttesag. I denne sag gik kommunen dog i dialog med XX om afgrænsning af aktindsigten de 29 sager enten ved identificering de akter XX ønskede fremsendt eller at en repræsentant fra XX kunne komme og gennemse akterne for at finde de relevante, som kommunen herefter ville kopiere og fremsende. XX valgte at sende en medarbejder fra YY som fremfandt de ønskede dokumenter. XX valgte denne mulighed, da kommunen bad XX konkretisere anmodningen. Kommunen forestod herefter kopiering og fremsendelse at akterne til YY i Randers. Fredericia Kommune har den 5. september 2016 telefonisk supplerende oplyst, at kommunen har anmodet XX om at godtgøre, at firmaet har en særlig interesse i de sager, der er omfattet af aktindsigtsbegæringerne, ved at dokumentere firmaets oplysning om, at indsamlingen af oplysninger sker til brug for en verserende retssag. Ifølge kommunen har XX ikke forevist dokumentation herfor. Statsforvaltningens kompetence Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. kommunestyrelseslovens 48, stk. 1. Statsforvaltningen kan udtale sig om lovligheden af kommunale dispositioner eller undladelser, jf. kommunestyrelseslovens 50. Statsforvaltningens udtalelse Det fremgår af offentlighedslovens 7, stk. 1, at udgangspunktet vedrørende aktindsigt er, at: 7. Enhver kan forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en myndighed m.v. som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. ( ) 3

4 Hovedreglen i offentlighedslovens 7 om retten til aktindsigt modificeres blandt andet af offentlighedslovens 9, stk. 2, nr. 1. Offentlighedslovens 9, stk. 2, nr. 1, har følgende ordlyd: 9. ( ) Stk. 2. Behandlingen af en anmodning om aktindsigt efter 7 kan, uanset at betingelserne i stk. 1 er opfyldt, afslås, i det omfang 1) behandlingen af anmodningen vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug Af de specielle bemærkninger til 9, stk. 2, nr. 1, i lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013 om offentlighed i forvaltningen fremgår følgende: Det centrale for vurderingen af, om behandlingen af en anmodning om aktindsigt vil nødvendiggøre et i forhold til ansøgerens interesse i at få indsigt i det konkrete tilfælde uforholdsmæssigt ressourceforbrug, vil være det forventede tidsforbrug i forbindelse med den pågældende myndigheds behandling af aktindsigtsanmodningen. Der må i den forbindelse lægges vægt på, hvor mange sager eller dokumenter anmodningen om aktindsigt vedrører, ligesom der må lægges vægt på, om aktindsigten på grund af dokumenternes og sagernes indhold vil være kompliceret at behandle. Adgangen til at afslå at behandle en anmodning om aktindsigt vil forudsætte, at det vurderes, at det samlede tidsforbrug for myndighederne i forbindelse med behandlingen af anmodningen det vil sige såvel fremsøgningen af sagerne eller dokumenterne samt myndighedens vurdering af, om der kan meddeles aktindsigt heri må forventes at overstige ca. 25 timer (svarende til mere end tre fulde arbejdsdage). ( ) Kravet om, at det skal påvises, at behandlingen af anmodningen vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, indebærer, at såfremt den, der har søgt om aktindsigt, godtgør en særlig interesse i sagerne eller dokumenterne, vil myndigheden m.v. være forpligtet til i almindelighed og således uanset sagens eller dokumenternes omfang at behandle anmodningen. En myndighed vil i den forbindelse kun sjældent kunne undlade at behandle en anmodning om aktindsigt, der er fremsat af et massemedie eller en forsker tilknyttet et anerkendt forskningsinstitut, da sådanne medier og forskere i almindelighed må antages at have en særlig interesse i aktindsigten, jf. også lovforslagets 28, stk. 2, nr. 1, og 29, stk. 2, hvorefter en myndighed kan undlade at foretage ekstrahering med henvisning til et uforholdsmæssigt ressourceforbrug. ( ) Forarbejdernes eksempler på hvem der kan have en særlig interesse i aktindsigt er ikke udtømmende. I Jon Andersen, Offentlighed i forvaltningen, 1. udgave, 2013, side 115, er det anført, at for eksempel også interesseorganisationer eller personer, der har en retlig interesse i en sag eller i at få kendskab til dokumenterne, vil kunne godtgøre en særlig interesse. Tilsvarende er anført i Offentlighedsloven med kommentarer af Mohammad Ahsan, 1. udgave, 2014, side 218. Forarbejderne til offentlighedsloven uddyber endvidere vedrørende 9, stk. 2, nr. 1: 4

5 Hvor der er tale om en anmodning om aktindsigt, der vil være ressourcekrævende at behandle, herunder uforholdsmæssig ressourcekrævende, vil en myndighed m.v. dog under alle omstændigheder og således også i forhold til bl.a. journalister kunne anmode den aktindsigtssøgende om at konkretisere, hvad det nærmere er, den pågældende interesserer sig for. Endvidere vil myndigheden efter omstændighederne kunne tilkendegive, at en manglende konkretisering hvor der ikke er tale om afslag på anmodningen som følge af et uforholdsmæssigt ressourceforbrug vil indebære længere sagsbehandlingstid. Meddelelse af afslag på aktindsigt med henvisning til ressourceforbruget bør således meget ofte ikke være den første reaktion på en anmodning om aktindsigt, men myndigheden bør i første række indlede en dialog med den aktindsigtssøgende med henblik på at få afgrænset og konkretiseret anmodningen, således at et eventuelt ressourceproblem ikke længere foreligger. Der kan forekomme tilfælde, hvor flere anmodninger om aktindsigt til samme myndighed ved vurderingen af ressourceforbruget i forbindelse med myndighedens behandling heraf skal betragtes som én anmodning om aktindsigt. Det vil f.eks. kunne være tilfældet, hvor den pågældende myndighed tidligere har afslået at behandle en anmodning om aktindsigt med henvisning til, at behandlingen vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, og hvor der efterfølgende i stedet for én samlet anmodning indgives særskilte anmodninger om aktindsigt, der samlet set reelt dækker de samme oplysninger som den anmodning om aktindsigt, myndigheden afslog at behandle. Der kan også i øvrigt efter omstændighederne meddeles afslag på en anmodning om aktindsigt med henvisning til et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, hvor den samme ansøger anmoder om aktindsigt i den ene sag efter den anden hos en myndighed. Adgangen til i sådanne tilfælde at meddele afslag på aktindsigt vil dog forudsætte, at den pågældende gennem en periode har anmodet om aktindsigt i et betragteligt antal sager hos den samme myndighed, og at det er åbenbart, at ansøgeren ikke har en sådan særlig interesse i de sager, der søges aktindsigt i, at myndigheden løbende bør være forpligtet til at anvende omfattende ressourcer på at behandle aktindsigtsanmodninger fra den pågældende. Det bemærkes, at det vil bero på en konkret vurdering i det enkelte tilfælde, om der i de omhandlede tilfælde kan meddeles afslag, og der gælder således f.eks. ikke en ret til at få behandlet mindst 10 aktindsigtsanmodninger inden for en periode på seks måneder. Det forudsættes imidlertid, at en ansøger normalt alt afhængig af omstændighederne vil skulle have fremsat anmodninger over for den samme myndighed inden for det seneste halve år for, at der af den omhandlede grund kan meddeles afslag. Det er Statsforvaltningens opfattelse, at der ikke er grundlag for at antage, at Fredericia Kommune ved sin afgørelse om afslag på aktindsigt har handlet i strid med offentlighedslovens 9, stk. 2, nr. 1. Statsforvaltningen har herved lagt vægt på Fredericia Kommunes oplysninger om, at XX og YY til sammen har fremsat i alt ti anmodninger om aktindsigt til kommunen inden for en halvårlig periode. 5

6 Statsforvaltningen har endvidere ikke fundet grundlag for at tilsidesætte Fredericia Kommunes vurdering af spørgsmålet om, hvorvidt XX må antages at have en særlig interesse i de pågældende sager. Statsforvaltningen har herved lagt vægt, at XX ikke har imødekommet kommunens anmodning om at dokumentere, at indsamlingen af oplysninger sker til brug for en verserende retssag ved Landsskatteretten. Statsforvaltningen foretager ikke yderligere i sagen. Statsforvaltningen har sendt en kopi af dette brev til Fredericia Kommune. Udtalelsen vil blive offentliggjort på i anonymiseret form. Med venlig hilsen Hanne Villumsen kontorchef Signe D. Madsen 6