Mødeindkaldelse J.nr.: U0002-7-03-3-11 Ref: EM Mødeforum: Bestyrelsen for VIA University College Dato: Den 7. november 2011 Tid: Kl. 15.30-18.30 Sted: Campus Randers, Jens Otto Krags Plads 3, 8900 Randers C, lokale 2.02 Mødeleder: Deltagere: Johannes Flensted-Jensen Johannes Flensted-Jensen, Jørgen Nørby, Anita Jacobsen, Thor Jensen, Jeppe Hvas Andersen, Christian Nielsen Gjesthede, Mette Thunø, Martha Møller, Keld Bach Nielsen, Tonni Nørgaard, Lennart Olausson, Henning Pedersen, Lis Randa, Bodil Vilmand-Olsen, Peter Stampe og Anders Kühnau, Astrid Johanne Bårdgard. Rektor Harald Mikkelsen, professionshøjskoledirektør Asbjørn Christensen, prorektor Peter Friese, sekretariatschef Anders Leth Jensen, chefkonsulent David Erichsen. Afbud: Referent: AC-fuldmægtig Elvir Maleskic Dagsorden Mødet indledes med en rundvisning kl. 15.30-15.50. Beslutnings- og drøftelsessager: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Undertegnelse af referat af bestyrelsesmøde den 3. oktober 2011 (Bilag 02) 3. LUKKET PUNKT 4. Status for Budget 2012 5. Retningslinjer for håndtering af overskud og underskud (bilag eftersendes) 6. Opfølgning på temamødet om uddannelsesudvalg (bilag 06) Orienteringssager: 7. Orientering om udvikling af VIA China projektet i Chengdu, Kina (bilag 07) 8. Orientering om status for processen for regional strategi for velfærdsuddannelserne (Bilag 08) 9. Orientering om Imagine VIA 2020 (Bilag 09a og 09b) 10. Orientering om analyseprocessen VIAs operation 11. Orientering om campusledelse og -koordinering 12. Orientering om sektorens møde med minister for forskning, innovation og videregående uddannelser den 14. oktober 2011 13. Andre sager 14. Eventuelt Afbud bedes meddelt til Elvir Maleskic senest den 3. november 2011, kl. 12.00, e-mail: em@viauc.dk og tlf.: 8755 1003. Der vil blive serveret smørrebrød ved mødets afslutning. Med venlig hilsen Johannes Flensted-Jensen
Kommenteret dagsorden Ad. 1. Godkendelse af dagsorden Under dette punkt er der mulighed for at kommentere dagsordenen og eventuelt stille forslag til behandling af punkter, som ikke er medtaget på nærværende dagsorden. Det indstilles, at bestyrelsen godkender dagsordenen. Ad. 2. Undertegnelse af referat af bestyrelsesmøde den 3. oktober 2011 (Bilag 02) Som bilag 02-B-2011-06 er vedlagt referat af mødet i bestyrelsen den 3. oktober 2011. Referatet har været i høring i perioden fredag den 14. oktober til tirsdag den 25. oktober. Martha Møller har fremsendt nogle ønsker til tilføjelser til referatets punkt 05b og 6, som nu er indarbejdet i det fremsendte referat. I forlængelse af tilføjelserne har bestyrelsesformanden fundet det hensigtsmæssigt at supplere referatet af punkt 05b med yderligere to tilføjelser. Tilføjelserne i referatpunkterne 05b og 6 er markeret med fed i det følgende: 05b. Status for budget 2012 Asbjørn Christensen indledte behandlingen med et oplæg om de grundlæggende forudsætninger, der er indarbejdet i budget 2012. Oplægget vil blive udsendt sammen med referatet. Der blev i oplægget gjort rede for forskellen mellem finanslov 2011 og 2012, hvoraf fremgik, at man i det senest fremsatte finanslovsforslag for 2012 har tilbagetrukket nogle besparelser, der var varslet i forbindelse med vedtagelsen af finanslov for 2011. Grundforudsætningen for de markante besparelser var, at institutionerne fik stillet nogle itværktøjer til rådighed, hvilket ikke skete, og derfor blev de markante effektiviseringstiltag udskudt. I seneste finanslovsudspil er der lagt op til mindre besparelser i 2012 end oprindeligt. De særligt hårde besparelser, der var ventet i 2014, er udskudt til 2015. Der er dog fortsat stor usikkerhed om finansloven for 2012 pga. regeringsskifte. Af øvrige forudsætninger for budget 2012 blev der gjort rede for: at der i 2012 vil blive budgetteret med et overskud på 15 mio. kr., hvilket er i henhold til VIAs økonomiske strategi, hvor der opereres med en overskudsgrad på minimum 1 % at der vil blive oprettet en strategisk pulje at den totale ramme for fællesområdet fra 2011 til 2012 vil stige med ca. 1 %, og at stigningen er primært begrundet i omkostninger til den nye centrale studieadministrative enhed, samt centralisering af en række udgifter til bl.a. telefoni, som der ikke længere skal budgetteres med i højskolerne. Asbjørn Christensen fremhævede i den sammenhæng, at fællesområdets ramme ikke forventes at stige i samme takt som fællestaxametrene og pris og lønreguleringen, således at der på fællesområdet, selv om rammen i 2012 øges med 1%, reelt vil Udarbejdet af: ALJ/EM Side 2 af 8
blive skåret ned med ca. 3 %. Her blev der henvist til slide 4 og 5 på det uddelte oplæg. I forbindelse med redegørelsen blev der spurgt til den ramme, der er afsat til oprettelsen af den nye centrale studieadministrative enhed i VIA. Der blev gjort rede for, at rammen indeholder lønudgifter til en studieadministrativ chef samt 4-6 administrative årsværk. Martha Møller kommenterede denne del med, at der igen sker en udvidelse i ledelsesniveauet, og at konsekvensen heraf må blive en reduktion på medarbejderniveau. Peter Friese gjorde i den forbindelse rede for, at etableringen af den nye centrale studieadministrative enhed modsvarer organisationens ønske om professionalisering, og at det i første omgang vil medføre en vis udgiftsstigning, men at det også er en forudsætning for, at de samlede planlagte besparelser på området kan gennemføres. Målet er, at de samlede udgifter til studieadministration i VIA i 2014 er reduceret med ca. 10 millioner kr. Herefter tog bestyrelsen statusorienteringen til efterretning. 06. Drøftelse af institutionens interne forhold i bestyrelsen Martha Møller indledte behandlingen med en motivation for dagsordenspunktet. Herunder udtrykte Martha Møller bekymring for, at der på de seneste bestyrelsesmøder havde været flere indsigelser imod at bestyrelsesmedlemmer rejser spørgsmål, der omhandler VIAs interne forhold. Hun argumenterede for, at bestyrelsesmedlemmer, både kan rejse dagsordenspunkter og rejse spørgsmål på møderne med afsæt i VIAs eksterne som interne forhold. Bestyrelsesformanden tilkendegav, at det var hans opfattelse, at bestyrelsesmedlemmer altid er velkomne til at sætte punkter på dagsordenen, men at bestyrelsen som den overordnede ledelse som udgangspunkt kun skal sagsbehandle/træffe beslutninger i sager på overordnet niveau og eksempelvis ikke skal sagsbehandle i: sager/opgaver, der er overdraget til den daglige ledelse, og som der bør være fuld tillid til, at den løser; sager, der rettelig hører til det interne samarbejdssystem. Der vil også være det formelle krav, at bestyrelsen som udgangspunkt ikke behandler sager, som ikke er forberedt og sat på dagsordenen. Martha Møller udtrykte sin enighed i, at bestyrelsen ikke skal sagsbehandle på alle forhold, men ønskede, at ledelsen orienterede mere uddybende - som det i øvrigt gælder for budgettet - om de interne forhold. Som eksempler nævntes VIAs operation og reorganiseringen på det studieadministrative område. I den efterfølgende drøftelse blev følgende synspunkter ytret: at der er fuld tillid til, at den daglige ledelse kan løse de opgaver, der er overdraget til den at de formelle arbejdsgange skal følges, men at der samtidig skal være højt til loftet i VIAs bestyrelse at der skal bruges mere tid i drøftelserne om fremtiden og visionerne at der altid skal være mulighed for at stille spørgsmål til interne såvel som eksterne Udarbejdet af: ALJ/EM Side 3 af 8
forhold De studerendes repræsentanter anførte, at de vil italesætte de forhold, der vedrører de studerende, når de bliver bragt dem til kendskab. I forbindelse med drøftelsen blev det beklaget, at bestyrelsen ikke ville nå de resterende punkter på dagens dagsorden, og i den sammenhæng var der en kort drøftelse af prioriteringen af dagsordenspunkter. Der blev ikke konkluderet endeligt på punktet, men de fremsatte synspunkter pegede i retning af, at der skal være plads til dybtgående drøftelser af de punkter, som vedrører bestyrelsens kompetenceområder, og at bestyrelsesmedlemmer naturligvis altid kan bede om at få en sag på dagsordenen. Det indstilles, at referatet godkendes og undertegnes. Ad 3. LUKKET PUNKT Ad. 4. Status for Budget 2012 Rektor Harald Mikkelsen og Professionshøjskoledirektør Asbjørn Christensen vil på mødet give en orientering om status for budgetprocessen. Det indstilles, at bestyrelsen fremkommer med kommentarer til statusredegørelsen og i øvrigt tager orienteringen til efterretning. Ad 5. Retningslinjer for håndtering af overskud og underskud (bilag eftersendes) Som redegjort på bestyrelsesmødet den 3. oktober har rektoratet vurderet, at det vil være hensigtsmæssigt at revidere de retningslinjer for overførsel af over-/underskud mellem finansår, der blev vedtaget i 2009. Rektoratet har på baggrund af de tilkendegivelser, som bestyrelsen fremkom med på det seneste møde, udarbejdet et forslag til nye retningslinjer på området. Det gøres opmærksom på, at bilaget vil blive eftersendt. Det indstilles, at bestyrelsen tiltræder forslaget til nye retningslinjer for håndtering af overskud og underskud. Ad 6. Opfølgning på temamødet om uddannelsesudvalg (bilag 06) Den 3. oktober afholdtes et temamøde om uddannelsesudvalg, hvor bestyrelsen mødtes med formænd for uddannelsesudvalg i VIA, professionshøjskoleledelsen og et antal tilforordnede fra højskolerne. Som opfølgning på temamødets gruppedrøftelser er der udarbejdet et notat, som er vedlagt som bilag 06. Udarbejdet af: ALJ/EM Side 4 af 8
Den overordnede vurdering i formandskabet er, at mødet var vellykket, idet der fra flere sider under de afsluttende gruppefremlæggelser blev givet ros til initiativet og ytret lyst til mere dialog og et endnu tættere samarbejde mellem bestyrelse og uddannelsesudvalg. Det foreslås, at bestyrelsen følger op på temamødet med henblik på udarbejdelse af en skrivelse fra bestyrelsesformanden til uddannelsesudvalg. Formandskabet foreslår, at følgende pointer indgår i skrivelsen: At der om et års tid holdes et nyt temamøde At bestyrelsen vil prioritere kommunikation med uddannelsesudvalgene At bestyrelsen vil arbejde for mere aktivt at bruge udvalgene ved at sende konkrete sager/ spørgsmål til behandling i uddannelsesudvalgene Det indstilles, at bestyrelsen deltager i en kort opfølgning på temamødet og fremkommer med input til den skrivelse, der skal sendes til uddannelsesudvalg. ORIENTERINGSSAGER: Ad. 7. Orientering om udvikling af VIA China projektet i Chengdu, Kina (bilag 07) VIA har i længere tid haft en række aktiviteter i Kina, herunder fx indgåelse af dobbelt degreeaftaler med kinesiske universiteter og udbud af workshops, en sommerskole og enkelte moduler i Kina. De forskellige indsatser er primært initieret af de enkelte højskoler. Med de mange gode projekter, som VIA har i bagagen, og som er på vej, ønsker VIA at satse stærkere på den fælles VIA indsats. Det næste skridt på vejen er, at VIA etablerer et kontor i Chengdu i Sichuan-provinsen, hvor VIA har valgt, at det fælles VIA China projekt skal tage sit udspring. I forbindelse med etableringen af et kontor vil VIA ansætte en kinesisk medarbejder, som kan hjælpe med at drive projektet frem, bl.a. ved at undersøge markedet samt etablere og holde kontakten til kinesiske samarbejdspartnere og myndigheder. Relationer og tilstedeværelse er altafgørende i Kina. Etablering af et kontor i Chengdu kræver, at VIA får en ny juridisk status. For at VIA kan agere selvstændigt og kan drive indtægtsdækket virksomhed, må VIA: Etablere en virksomhed i Hong Kong med begrænset ansvar Etablere en virksomhed i Chengdu Med henblik på at være på forkant med VIAs aktiviteter både i Kina og andre steder i verden, vil det desuden være en fordel at etablere et dansk holdingselskab, som kræves ved udbud af hele uddannelser i udlandet ifølge bekendtgørelsen om udbud af danske erhvervsrettede videregående uddannelser i udlandet. VIA udbyder ikke på nuværende tidspunkt hele uddannelser i udlandet. Som bilag 07 vedlægges et uddybende notat om VIAs satsning i Chengdu. Peter Friese vil supplere notatet med en kort mundtlig orientering. Det indstilles, at bestyrelsen fremkommer med eventuelle bemærkninger til orienteringen og Udarbejdet af: ALJ/EM Side 5 af 8
tager oprettelsen af de nævnte juridiske enheder i DK, Hongkong og Kina til efterretning. Ad 8. Orientering om status for processen for regional strategi for velfærdsuddannelserne (Bilag 08) På baggrund af National strategi for velfærdsuddannelserne fra 2009 har der været taget initiativ til en regional strategi for velfærdsuddannelserne i Region Midtjylland. Vedlagt til orientering er et statusnotat for det igangsatte arbejde. Punktet blev udsat fra seneste møde. Ad 9. Orientering om Imagine VIA 2020 (Bilag 09a og 09b) Imagine VIA 2020 har nu afsluttet fasen DISCOVERY, som omhandlede udforskning af VIAs fremtid indenfor uddannelsesopgaven, forskning, udvikling og innovation samt VIA som organisation i 2020. I fasen DISCOVERY er der afholdt workshop for medarbejdere, seminar for ledere, konsulenter og nøglemedarbejdere i VIA, interview med en række aftagere, afholdelse af konference med input fra eksperter samt fokusgruppeinterview med studerende. Dette har udmøntet sig i fire delrapporter. De første to delrapporter (VIA i 2020 ifølge medarbejderne og VIA i 2020 ifølge lederne) har bestyrelsen fået tilsendt inden afholdelse af workshoppen den 29. august. De sidste to delrapporter (bilag 09a: VIA i 2020 ifølge omverdenen og bilag 09b: VIA i 2020 ifølge de studerende) forelægges til bestyrelsens orientering. I løbet af oktober og november vil der med afsæt i delrapporterne blive udarbejdet konkrete bud på VIAs vision med deltagelse af Professionshøjskoleledelsen, projektgruppen for Imagine VIA 2020, medarbejdere, ledere og sparringspartnere. I november går Imagine VIA 2020 ind i sin afsluttende fase med design af visionen. Den samlede vision, udarbejdet på baggrund af de fire delrapporter, vil blive forelagt for bestyrelsen den 12. december 2011 til beslutning. Rektor Harald Mikkelsen vil ved selve bestyrelsesmødet give en orientering om status for visionsprocessen. Punktet blev udsat fra seneste møde. Ad. 10. Orientering om analyseprocessen VIAs operation Som opfølgning på drøftelsen ved bestyrelsesmødet den 29. august er der truffet aftale om, at de studerende kan udpege repræsentanter til en række af arbejdsgrupperne i tilknytning til analyseprocessen. Styregruppen for VIAs operation er gået i gang med at gennemgå analyserapporterne fra de forskellige arbejdsgrupper, vurdere relevansen og udrede besparelses-/indtægtspotentialet for de enkelte indsatsområder. Analyseresultaterne og besparelses-/indtægtspotentialet lægges ind i en samlet oversigt, og tallene akkumuleres, indtil alle rapporter er behandlet, og Udarbejdet af: ALJ/EM Side 6 af 8
det samlede besparelses-/indtægtspotentiale er opgjort. Først derefter vil styregruppen foretage en prioritering af indsatserne og aflevere en indstilling til VIAs ledelse. Sideløbende med de ordinære styregruppemøder holdes der regelmæssige møder med Rambøll om den igangværende analyse af VIAs administrative funktioner. VIAs medarbejdere kan løbende orientere sig om processen på intranetadressen: https://intranet.viauc.dk/forside/organisationen/rektorsekretariat/operation/. Professionshøjskoledirektør Asbjørn Christensen vil på mødet kort supplere ovenstående med en mundtlig orientering. Punktet blev udsat fra seneste møde. Ad. 11. Orientering om campusledelse og -koordinering På et tidligere bestyrelsesmøde har man ønsket, at ledelsen fremkommer med en orientering om campusledelse- og koordinering i VIA. Campusledelsesfunktionen rummer to overordnede dimensioner: en eksternt rettet, hvor det handler om opgaver i relation til at synliggøre VIA over det lokalsamfund, som campusserne er en del af, og en internt rettet, hvor det handler om en række tværgående opgaver/funktioner som fx studiestartsarrangementer og tværfaglige arrangementer. Bestyrelsen orienteres hermed om, at professionshøjskoleledelsen har besluttet, at år 2012 skal være et forsøgsår for afprøvning af forskellige modeller for organisering og håndtering af opgaver på campusniveau, da campusserne jo er meget forskellige i den faglige sammensætning og i relation til konsolideringsgraden nogle campusser er helt nye mens andre har fungeret i flere år. Forsøgsordningen i 2012 gennemføres med henblik på at identificere nogle best practices, der kan danne grundlag for nogle nye, fælles principper for campusledelse i VIA. Asbjørn Christensen vil på mødet kort supplere ovenstående med en mundtlig orientering. Ad. 12. Orientering om sektorens møde med minister for forskning, innovation og videregående uddannelser den 14. oktober 2011 Den nye uddannelsesminister Morten Østergaard mødtes den 14. december med professionshøjskolernes rektorer og bestyrelsesformænd. Harald Mikkelsen, der deltog i mødet, vil kort orientere bestyrelsen om mødet. Ad 13. Andre sager Udarbejdet af: ALJ/EM Side 7 af 8
Ad. 14. Eventuelt Udarbejdet af: ALJ/EM Side 8 af 8