1331 Slagelse Boligselskabs bestyrelsesmøde Fredag den 12. december 2014 kl. 16.00 Tilstede: Carsten Hansen, Gitte Svendsen, Mia Hansen, Jan Hansen, Karl Klüssendorf, Knud Glavind, Ayhan Tüncer, Arne Juul, Mette B. Petersen, Mogens R. Aaskov Referent: Mette B. Petersen Dagsorden: Referat: 1. TIL BESLUTNING: 1.a Strategi for styring/disponering af dispositionsfondens midler Som opfølgning på bestyrelsens temamøde den 28. marts 2014 samt ledelsens budgetog opgaveseminar den 25./26. november 2014 fremlægges strategi for fremtidig styring/disponering af dispositionsfondens midler. AJ gennemgik oplægget, og forklarede hvad baggrunden for strategien er: en forsvarlig driftsmæssig model for udskiftning/vedligeholdelsen af de store bygningsdele i boligselskabets afdelinger. Bestyrelsen vedtog strategien. oplæg til strategi. (Oplæg til strategi er lagt på I-binder) 1.b Strategi for henlæggelser i drift og vedligeholdelsesplaner fra 2016 (større bygningsdele/aktiviteter) Som opfølgning på bestyrelsens temamøde den 28. marts 2014 samt ledelsens budgetog opgaveseminar den 25./26. november 2014 fremlægges strategi for fremtidige henlæggelser i DV-planer med virkning fra budget 2016. Bestyrelsen vedtog strategien, idet den er sammenhængende med punkt 1a. oplæg til strategi. (Oplæg til strategi er lagt på I-binder) 1.c Strategi for brug af egen trækningsret 2015 2017 Som opfølgnings på bestyrelsens temamøde den 28. marts 2014 samt ledelsens budget og opgaveseminar den 25./26. november 2014 fremlægges strategi for brugen af egen trækningsret. Bestyrelsen vedtog indstillingen. oplæg til strategi, som er lagt på I- binder.
1332 1.d Åbent demokrati Som opfølgning på bestyrelsesmødet den 12. november 2014 samt drøftelser og anbefalinger fra formandsmødet den 17. november 2014 indstilles det til bestyrelsen: Bestyrelsen vedtog punkt A,B og C, men besluttede ikke at igangsætte punkt C. Der arbejdes videre med punkt D omkring hvilken form det skal være i. A) At der etableres nyhedsbrev til samtlige lejere i Slagelse Boligselskab med opstart fra 1. kvartal 2015 B) At formandsmøderne nedlægges fra 2015 og erstattes af øget fokus på repræsentantskabet via en hel temadag én gang årligt C) At det drøftes om formanden skal have åben dør én gang om måneden for beboere i selskabet i en forsøgsperiode på 3 måneder D) At der arbejdes videre med en selvstændig afdelingsside på selskabets hjemmeside, hvor der kan uploades referater, informationsskrivelser m.m. 1.e Opfølgning på beboeranalysen Som opfølgning på bestyrelsens møde den 12. november 2014 samt input og anbefalinger fra formandsmødet den 17. november 2014 indstilles det: Bestyrelsen vedtog punkt A, B og C i indstillingen. A) At resultatet af analysen for alle afdelinger med en besvarelsesprocent på over 10 lægges på I-binder til orientering/brug for afdelingsbestyrelsernes videre arbejde B) At den fremlagte nye analysemodel på formandsmødet gøres tilgængelig for alle afdelingsbestyrelser i 2015 med tilbud om støtte fra Slagelse Boligselskab v/gada Omar (til bearbejdning af lokal analysemodel samt råd og vejlning om gennemførelse af lokal analysemodel) C) At initiativet jf. pkt. B vil opfylde målet i selskabets Vision/Strategi/Handleplan 2017, Idé/projekt 4 under Vi finder attraktive fælles løsninger med plads til individualitet.
1333 1.f Fra papir til digitalisering Som opfølgning på bestyrelsens møde den 8. oktober 2014 samt input og anbefalinger fra formandsmødet den 17. november 2014 indstilles det: Bestyrelsen ved indstillings punkt A, B og C. Der var en snak om, at det er vigtigt det er et aktivt fravalg fra ibinder. A) At al generel information til beboere er via selskabets hjemmeside samt nyheder via kvartalsmæssigt nyhedsbrev jf. dagsordenens pkt. 1.c. B) At al information og kommunikation med organisationsbestyrelsen og afdelingsbestyrelserne foregår via I- binder med virkning fra 1. april 2015 og, at der i den forbindelse skrives til alle afdelingsbestyrelser om, hvorvidt der ønskes et aktivt fravalg af denne mulighed. Hvis I-binder fravælges vil info m.m. til afdelingen foregå som hidtil, dvs. til formanden for afdelingsbestyrelsen. C) At administrationen i selskabet inden årets udgang aftaler præcise retningslinier for brug for af I-binder samt brug og journalisering i I-binder og EGbolig. 1.g Ansøgning om midler fra reguleringskontoen i afd. 12, Sydbyen I forbindelse med gennemførelsen af den fysiske helhedsplan er der opsparet et betragteligt beløb på afdelingens reguleringskonto, som ikke indgår i det samlede byggeregnskab for helhedsplanen. Hvis beløbet på reguleringskontoen ikke bruges, tilbagegår de til Landsbyggefonden ved helhedsplanens afslutning. AJ gennemgik hvad ansøgningen drejer sig om. Der blev bl.a. fortalt om midler til aktivitetsområder, som også FOB vil søge om. Bestyrelsen godkendte ansøgningen. På den baggrund fremlægges der forslag til ansøgning til Slagelse Kommune og Landsbyggefonden og brug af midler fra reguleringskontoen til flere formål, som ikke blev/er bevilget i den igangværende fysiske helhedsplan. Der skal ikke stilles garanti for beløbet, ligesom ansøgningen heller ikke påvirker den endelige huslejefastsættelse i afdelingen. (Ansøgning er lagt på I-binder)
1334 1.h Byggeregnskab for 5 skæve boliger, afd. 6, Klosterbanken Det indstilles, at bestyrelsen godkender det fremlagte byggeregnskab, som udviser et mindreforbrug i forhold til det budgetterede på kr. 217.007. Bestyrelsen godkendte byggeregnskabet. 2.TIL DRØFTELSE: Ingen sager 3. TIL ORIENTERING: 3.a Opgaveprioritering i administrationen i forhold til større opgaver i 2015/2016 (LUKKET PUNKT) Som opfølgning på ledelsens budget og opgaveworkshop den 25.-26. november 2014 fremlægges ledelsens bud på opgaveprioritering i 2015/2016. 3.b Reduktion i antallet af medarbejdere i selskabets udlejningsafdeling fra 4 til 3 medarbejdere (LUKKET PUNKT) Som en eksekvering af budget 2015, er der opsagt en medarbejder i udlejningsafdelingen med virkning fra 30. juni 2015. På den baggrund har der været afholdt temadag den 1. december 2014 med afdelingen for at drøfte, hvordan det kan lykkes at reducere bemandingen med 25% uden, at det går ud over servicen og kvaliteten i arbejdet i afdelingen. Der orienteres om dette på mødet. 3.c Status på leverandør af køkkener ifm. den kollektive råderet (LUKKET PUNKT) 3.d Orientering om helhedsplaner, herunder skæringsdatoer for de 3 planer Afd. 3, Slotsvænget Afd. 10, Grønningen Afd. 12, Sydbyen Afd. 3: Der er skæringsdato 1. juni 2015. Byggeriet er over budget, men der mangler at blive ansøgt om støtte til ekstra miljøomkostninger. Afd. 10: Der er skæringsdato 1. august 2015. Man er ved at indhente en del af den tabte tid fra starten af byggeriet. Afd. 12: Der er skæringsdato 1. marts 2015. Der er kommet ibrugtagningstilladelse til den interne vej. Der er nogle ting omkring byggeriet der skal kigges på før afleveringen.
1335 3.e Ledige boliger: Afd. 03: 1 familiebolig Afd. 12: 3 familieboliger Der var nogle få spørgsmål omkring de ledige boliger. 4. TIL UNDERSKRIFT: Diverse dokumenter blev underskrevet. Mageskifte afd. 29, Jordbærvej 5. EVENTUELT: Der var intet til eventuelt. Næste møde: 14. januar 2015 Bestyrelsens underskrift: Slagelse, den 12. december 2014