Det gode ledermøde
Indledning På FDFs landsmøde i 2004 blev det vedtaget, at landsforbundet skulle udgive et materiale med henblik på en styrkelse af ledermødet. Denne folder dækker nogle af de tiltag, man kan gøre for at styrke ledermødet. Dog skal denne folder ikke bruges som en direkte kørevejledning lige efter bogen. Kredse er forskellige, med forskellige kulturer, forskellige ledere, forskellige antal ledere osv. I dette hæfte vil du derfor kunne finde forskellige måder at styrke ledermødet på. Det kan være at jeres ledermøder trænger til at have længere pauser, en bedre dagsorden eller måske et tip til, hvordan en god beslutning bliver taget. Men brug folderen som inspiration til at prøve noget nyt på jeres ledermøde god fornøjelse! Hvorfor overhovedet holde ledermøder i FDF? Der kan være mange årsager til at holde ledermøder i FDF. Det gode møde er perfekt til at idéudveksle og lave brainstorm, mens det giver lederne en god fornemmelse af at være en del af noget større. En større gruppe der arbejder sammen om det samme formål. Side 2 side 3
Generelt om ledermødet Når man holder ledermøder, er det vigtigt, at der er en grund til at komme. Det nytter ikke, at man bare holder møde for mødets skyld. Sørg altid for, at der er grund til at mødes til et ledermøde, så folk er klar over, hvorfor de skal komme. Dette kan man gøre ved at holde nogle spændende, indholdsrige og effektive møder. Indholdsrigt Der er noget på dagsordenen, jeg bare MÅ være med til. Der er nye og interessante punkter Begræns rutinepunkter Undgå eller lokalisér skjulte dagsordener Skab ejerskab over for beslutningerne Spændende Skab miljø, der fremmer hyggesnak /nye ideer Gode rammer God forplejning Spændende personer med spændende holdninger/ nye vinkler Effektivt Start til tiden Udsend dagsorden i god tid Mange punkter kan klares før / mellem møderne Sæt ikke uløselige punkter på dagsordenen Mange ledermøder har det med at drukne i anekdoter og historier, som reelt ikke hører ledermødet til. Begræns disse historier og gem dem til pausen. Den gode dagsorden, hvad skal med? Send dagsorden ud i god tid, så lederne kan nå at forberede sig ordentligt. Derudover signalerer en dagsorden meget mødets form. Skal der diskuteres, deles erfaringer, tages beslutninger eller er det kun orienteringer? Derfor er det vigtigt, at det er en klar og gennemarbejdet dagsorden. Herunder kan du se nogle fif. En god dagsorden indeholder: Et start- og et sluttidspunkt. Så ved man, hvad man skal afsætte af tid. En indledning (eller afslutning) som kan bestå af en sang, fortælling, bibelcitat, bøn eller lign. Dette kan I meget vel skiftes til at lave blandt lederne. En andagt til ledermøderne er vigtig, da vores formål er at møde børn og unge med evangeliet om Jesus Kristus. Godkendelse af referatet fra sidste møde. Referenten kan have glemt en ting eller der kan være spørgsmål omkring sidste referat dem er der plads til her. Godkendelse af dagsorden. Der kan være glemt forskellige ting. Her er det vigtigt, at der ikke kommer emner på, som folk skulle have forberedt sig på men der kan være opstået uforudsete ting, som er gode at få på dagsordenen. (listen fortsættes på næste side) Side 4 Side 5
Herefter kommer der orienteringspunkterne Det kan være en orientering om kredsen økonomi, om hvad der sker i landsdelen, i forbundet osv. Husk at skrive på dagsordenen, hvad der skal orienteres om således, at alle har en fornemmelse for, hvad der skal ske, inden de kommer til mødet. Som oftest er det kredslederen, der modtager post fra forbundet. Det en god idé at sortere posten inden ledermødet, så man inden ledermødet ved, hvad der skal siges om de enkelte ting fra forsendelsen. Så er det tid til debat Det kan være, I skal snakke om, hvordan man som leder taler til børn. Hvordan man som leder møder forældrene. Hvor finder man som leder nye idéer til børnemøder? Det vigtigt, at alle kommer på banen og får sagt noget se en guide til dette senere. Det er vigtigt, at det bliver en overordnet diskussion, lad selve behandlingen af emnet gå i udvalg. Beslutningspunkter Her skal der tages en beslutning. Det kan være om alt fra hvilket tema, der skal være på sommerlejren over til, om der skal holdes grillfest for lederne. Det er vigtigt, at dette punkt er meget præcist skrevet, således at alle ved, hvad de skal forberede sig på. Evt. Her kan alle de småting komme frem, som ikke er kommet frem under det forløbne møde. For eksempel, at en leder har fået nyt telefonnummer eller en påmindelse om næste møde. DO NOT - Siden sidst Den har vi ikke glemt men lad så vidt muligt være med at sætte den på dagsordenen. Den kan slå ethvert ledermøde ihjel. Hvis der endelig er noget, der skal evalueres så gør det fremadrettet. Forstået på den måde, at det er vigtigt med en evaluering, der siger: Hvis vi skal tænke fremad hvad skal vi så huske? Og kun hvis I bruger evalueringen konstruktivt næste gang. Sæt ikke uløselige punkter på dagsorden det får de fleste til at blive væk, bare ved at se dagsordenen. DO NOT - Opfordringer Undgå opfordringer på selve ledermødet. Hvis dette ikke kan undgås, så lad være med at presse folk. Dette kan nemlig ende med, at alle sidder og ser ned i bordet og så er det nemmere ikke at komme, for den, der ikke kommer, får ingen opgave. DO - Tidsplan Hav altid en tidsplan i dit hoved, således at du ved, hvor lang tid der er til hvert enkelt punkt. Dette betyder også, at du kan informere lederne om, hvad tid mødet forventes færdigt. DO - Pauser Der skal altid være pauser til et ledermøde. Som oftest er det i pauserne, at de virkelig spændende idéer opstår. Så vær generøs med pauserne. Side 6 Side 7
Tips til mødelederen Det at være mødeleder er fin balancekunst. Nogle steder vælger man, at mødelederrollen går på skift andre steder er det altid den samme. Det vigtigste er, at det er en dygtig mødeleder, som hører alles meninger, kan samle op og drage konklusioner. Her kommer en hel række tips og idéer til mødelederen: -Start ALTID til tiden - og byd velkommen. Med dette markerer du, at mødet er startet og småsnak skal vente -Slut altid til tiden gerne 10 min. før, da det giver en fornemmelse af et effektivt møde -Begræns antallet af sager (meget kan klares udenfor det egentlige møde) -Sæt ikke uløselige problemer på dagsorden, sager du ved vil gå i hårdknude. Se om de ikke kan løses på anden vis. Gerne udenfor ledermødet -Få mødedeltagerne til at fungere som en gruppe -Vær upartisk, eller udvis i det mindste upartisk adfærd -Få mødedeltagerne til at føle sig betydningsfulde, vær generøs med komplimenter -Vær opklarende, gør opmærksom på enighed og afgør modstridende synspunkter -Beskyt de svage -Del store problemer op i mindre problemer, hvis muligt -Hold mødet i gang. Når sagen er moden til afslutning, skal du forsøge at afslutte og opsummere -Få mødet til at fremstå vigtigt -Skab kreative resultater -Udvikl konsensus i beslutningen -Skab positiv atmosfære -Udvikl problemløsningsteknikker -Kommuniker med gennemslagskraft -Hold mødedeltagernes oplæg korte og relevante -Bevæg mødet fremad helikopterposition -Opsaml, konkluder, hvem gør hvad -Stop diskussioner, der er ved at gå i selvsving -Sørg for, at alle argumenter kommer frem -Sørg for, at der er noget at holde møde om. Et møde med fire eller flere deltagere uden mødeleder er ligesom et trafikeret vejkryds uden lysregulering, eller en fodboldkamp uden dommer Side 8 Side 9
Sådan skaber du en god beslutning Når man holder møder, kan det være svært at nå frem til en konklusion på en diskussion. Her følger et par gode fif til, hvordan man kan komme frem til en god måde at skabe en beslutning på. Start med en indledning om punktet. Det kan være en begrundelse for, hvorfor punktet skal på, det kan være facts om emnet eller andet som åbner for, hvad det er, vi taler om. Efter indledningen kan man høre, hvad folk mener om det sagte og hvad de umiddelbart føler. Herefter er det tid til at vurdere det sagte, som så kan føre frem til en beslutning om, hvad der skal ske. Prøv så vidt muligt at undgå at disse punkter bliver blandet sammen. Dette kan nemlig være med til at gøre det svært at bevare overblikket og lave en fremadrettet diskussion. Hvis diskussionen alligevel drejer i den forkerte retning, er det vigtigt, at du som mødeleder sørger for at bevare retningen. Derfor er det din rolle som mødeleder at lede folk tilbage på sporet, hvis de skifter emne. Stop op og bed dem komme tilbage på rette spor. Dette kan sagtens gøres på en pæn og sober måde. Dette giver i den sidste ende en stor respekt for mødelederen. Gode, sjove og anderledes idéer til ledermødet -Hold møde når der er noget spændende i tv. Optag det og se det sammen efter mødet. -Hvert møde indeholder en ny aktivitet, som man senere kan lave med sin FDF-klasse. -Inviter en spændende oplægsholder (præst, skoleinspektør, forbundssekretær, nabokredsens kredsleder eller..). -Syng en sang imellem punkterne. -Husk at holde pauser i ledermødet. Undersøgelser viser, at det er her, at alle de gode idéer opstår. Så brug flittigt pauser. Pauserne kan sagtens være styrede, som eksempelvis en gåtur, oprydning i depot eller andet. -En leg eller andet, der kan få folk til at grine og more sig sammen. -Er der mange børnefamilier i kredsen? Måske seniorerne kan lave en pasningsordning (og tjene penge til sommerlejren). -Hvad med at holde møder helt andre steder end i plejer? Udenfor, hos kredslederen, i biografen, på det lokale museum osv. Måske kan I endda finde et sted, hvor man kan samle masser af inspiration. -Kan man mødes inden mødet til spisning? Måske bare to gange om året? Dette giver et godt lederfællesskab. -Timeout i stedet for at en opgave sendes i udvalg, så brug 10 min på at løse den sammen. -Skal alle med til alle ledermøder? Eller er en fra hver klasse nok (måske bare til noget af mødet?). Hvilke møder kommer alle lederne til? Er det sommerlejrmødet? Kan man måske hente noget derfra og bruge i det almindelige ledermøde således, at der kommer flere? Side 10 Side 11
Det gode ledermøde Udgivet af FDF, 2006 Rysensteensgade 3 1564 København V Tlf.: 3313 6888 Mail: FDF@FDF.dk Udarbejdet af: Jacob Zakarias Larsen Signe Hemmet Nielsen Foto: Martin Bo Hermansen Signe Hemmet Nielsen Dennis Skærup Højland Andersen Layout: Michael Lind Olsen Tryk: FDF