Sådan oversætter du centrale budskaber

Transkript

1 Sådan oversætter du centrale budskaber Dette er et værktøj for dig, som Vil blive bedre til at kommunikere overordnede budskaber til dine medarbejdere, så de giver mening for dem Har brug for en simpel trin-for-trin model til at lette arbejdet Dette værktøj indeholder Spørgsmål, der guider dig gennem en grundig forberedelse. Syv trin til en kommunikationsplan. En tjekliste til selve formidlingen. Inspiration til at holde budskaberne i live i hverdagen. Arbejdspapir: Fase 1: Planlægningsskema til den grundlæggende forberedelse Fase 2: Planlægningsskema til kommunikationsplanen Fase 3: Tjekliste til selve formidlingen PowerPoint-præsentation Sidst opdateret

2 Hvad mener vi med at oversætte? I mange virksomheder har medarbejderne svært ved at forstå centrale og vigtige budskaber om bl.a. vision, værdier, den nye forretningsstrategi og overordnede mål. Årsagen er, at budskaberne både sprogligt og indholdsmæssigt er for langt væk fra medarbejdernes virkelighed, til at de giver mening. Dette værktøj støtter dig i at gøre centrale budskaber forståelige for dine medarbejdere. Værktøjet har fokus på, hvordan du prioriterer og oversætter budskaber til relevant og forståelig information for dine medarbejdere. Formidling af centrale budskaber er en forædlingsproces At føre centrale budskaber ud i organisationen kan være svært. Mange ledere kender situationen, hvor de står med en bunke overheads, der indeholder en masse informationer fra centralt hold, som de har fået besked på at videreformidle. Du overvejer måske spørgsmål som: Hvad skal jeg prioritere at fortælle til mine medarbejdere?, hvad er egentlig relevant for vores afdeling, for at vi kan opfylde de mål, vi har? eller hvad vil mine medarbejdere gerne vide? Lederen som filter og oversætter Som leder har du et stort ansvar, når der skal kommunikeres om nye tiltag fra virksomhedsledelsen. Som kommunikator har du et helt unikt udgangspunkt, da du jo er den i virksomheden, der kender dine medarbejdere og deres hverdag bedst. Man hører ofte bemærkningen; vi får aldrig noget at vide, men ser man nærmere efter, er problemet i moderne virksomheder ikke, at informationen ikke er tilgængelig. Problemet er som regel, at budskaberne ikke er kommunikeret tydeligt og i øjenhøjde med medarbejderne. Rart at vide versus nødvendigt at vide Som leder er det vigtigt, at du påtager dig rollen som filter. Du bør filtrere i informationsstrømmen og samle det op, der er særligt vigtigt for virksomheden og dine medarbejdere. Og lade det passere, som ikke er nødvendigt, at medarbejderne kender til. Hvis du er usikker på, hvad der er relevant for dine medarbejdere, så spørg dem til råds. At oversætte Budskaber fra den centrale ledelse bliver ofte til i et andet perspektiv og i et andet sprog, end det der findes ude i virksomheden. Ligesom der kan være store forskelle på tværs af virksomheden - tænk bare på forskellen mellem den måde, man taler på i HR-afdelingen og på fabriksgulvet. Sidst opdateret

3 Det er vigtigt, at du påtager dig rollen som oversætter. Oversættelsen handler for det første om at oversætte selve sproget. Hvad betyder fx LEAN eller kompetence? For det andet handler det om at sikre forbindelsen mellem budskabet og medarbejdernes hverdag, som de kender den. Hvad betyder det fx for produktionen, at ledelsen efterspørger mere kundefokus? Hvad har det med os at gøre? Hvad kan vi bidrage med? Sidst opdateret

4 Sådan gør du! Værktøjet leder dig igennem fire faser. Undervejs stiller det nogle vigtige spørgsmål, som du bør svare på. Når du har været igennem de fire faser, er du i langt højere grad sikker på, at dine budskaber når ud til dine medarbejdere, at de forstår dem og at de handler efter dem. 1. Forberedelse For at du kan formidle centrale budskaber videre i organisationen, er det vigtigt, at du både er sikker på, at du har forstået, hvad det handler om, og at du er sikker på, hvad dit ansvar og opgave i kommunikationen af budskaberne, er. 1.1 Hvad handler det om? Alle ledere har prøvet at præsentere noget for sine medarbejdere og fået spørgsmål, de ikke kan svare på - simpelthen fordi lederen ikke har gjort sit hjemmearbejde. Det er naturligvis afgørende, at du som leder har tilstrækkelig viden om det, du skal formidle. Du skal som minimum kunne svare på følgende. 1) Hvad er hovedbudskabet? 2) Hvad er de gode argumenter for disse beslutninger og budskaber? 3) Hvor længe har man arbejdet med det? 4) Hvem har arbejdet med det? 5) Hvilke konsekvenser har det for virksomheden - positive som negative? 6) Hvilke konsekvenser har det for medarbejderne - positive som negative? 7) Hvad er tidsperspektiverne? 8) Er der noget medarbejderne kan påvirke? Hvordan? 9) Etc. Det er en god idé at skrive alle dine spørgsmål ned på forhånd og så tjekke, om du kan svare på dem. Eller om du er nødt til at skaffe mere information. Har du brug for mere information, er det vigtigt, at du ikke holder dig tilbage med at spørge - fx din egen chef eller den overordnede ledelse. I 9 ud af 10 tilfælde vil alle andre ledere i virksomheden sidde med præcis de samme spørgsmål som du. Gå til arbejdspapiret og notér dine spørgsmål og svar i planlægningsskemaet til fase 1 Sidst opdateret

5 1.2 Hvad synes du om det? En forudsætning for en god formidling er, at dine egne holdninger harmonerer med budskaberne fra topledelsen. Hvis dette ikke er tilfældet, vil det skinne igennem og sprede sig til dine medarbejdere i løbet af 10 sek. Eller sagt på en anden måde: En sælger, der ikke kan lide varen, kan ikke sælge den! Husk, at du som leder har som opgave at bidrage konstruktivt. Det kan være nødvendigt, at du arbejder med dig selv på dette punkt. Overvej igen, hvorfor budskabet eller beslutningen ser ud, som det gør. Hvad vil der ske, hvis I lod være? Hvad får I ud af det, når I er færdige? Snak evt. med din leder om det, måske har hun/han yderligere gode argumenter, du endnu ikke har hørt. Gå til arbejdspapiret og notér dine holdninger under fase 1 punkt Afklaring af eget ansvar, rolle og ressourcer Det er også vigtigt, at du kender de forventninger, din(e) overordnede leder(e) har til dig, hvad angår kommunikationen og hvad angår resultaterne af kommunikationen i det hele taget. Tag en snak med din leder og spørg til nedenstående. 1) Hvad er målet med kommunikationen? a) Skal medarbejderne blot informeres? b) Skal de ændre holdning? c) Skal de ændre adfærd? 2) Hvad er din rolle og dine ressourcer? a) Er det din opgave at opnå ovenstående mål? b) Hvor lang tid kan du bruge på det? c) Følger der særlige ressourcer med? d) Kan du få hjælp, hvis du har behov for det? Gå til arbejdspapiret og notér dine svar ind under punkt 1.3 Sidst opdateret

6 2. Planlægning af kommunikationen For at få helt styr på din kommunikation bør du udarbejde en kommunikationsplan, hvor du i en vis udstrækning kan trække på de svar, du kom frem til ovenfor under punktet Forberedelse. Ved at følge nedenstående syv trin får du en færdig kommunikationsplan. Gå til arbejdspapiret under fase 2 og notér undervejs de spørgsmål og svar, som du finder frem til i afsnittet nedenfor 2.1 Kommunikationsplanen 1) Hvad er målet med kommunikationsindsatsen? - Hvis målet er at informere, kan en mail eller et punkt på dagsordenen til næste afdelingsmøde være tilstrækkeligt. - Hvis målet er at ændre holdninger eller adfærd, er dialog med medarbejderne nødvendigt. 2) Hvad skal du fortælle? - Hvad er hovedbudskabet/hovedbudskaberne? Husk max. tre hovedbudskaber. - Hvilke argumenter bakker op om budskabet? Hvorfor er dette vigtigt? Hvad får I ud af det? - Hvilke eksempler kan du bruge for at underbygge dine pointer? - Hvem står bag det hele? - Hvad er konsekvenserne for hele virksomheden? - Hvad er konsekvenserne for jer? - Hvornår sker det? - Hvad kan I påvirke? Og hvordan? - Hvad synes du selv om det? - Hvad er næste skridt? Og hvem har bolden? Prioritér gerne med hård hånd i mængden af informationer - målet er, at din fortælling skal være så kort og præcis som mulig. Som en tommelfingerregel kan du benytte reglen - 30 % kan handle om de generelle ting og 70 % om det, der specifikt vedrører jeres dagligdag. Planlæg desuden om - og i så fald hvordan - du vil gøre det muligt for medarbejderne at stille spørgsmål og kommentere undervejs i din fortælling. Sidst opdateret

7 3) Hvem skal du fortælle det til? Hvem er målgruppen? - Hvilken interesse tror du, at medarbejderne har i budskaberne? - Hvordan forventer du, at medarbejderne vil reagere på budskaberne? - Vil nogle reagere negativt? Hvad gør du så? - Vil nogen reagere positivt? Hvad gør du så? - Er der nogle i din afdeling, som du bør advisere, før du informerer alle medarbejdere? 4) Spørgsmål og svar Du bør altid forberede dig på de spørgsmål og indvendinger, der kan komme fra dine medarbejdere, når du formidler dine budskaber. En meget effektiv måde du kan forberede dig på, er ved først at formulerer de spørgsmål, som du kan forestille dig, at medarbejderne vil sidde med - og at du herefter formulerer dine svar på disse spørgsmål. Du bør desuden overveje, om du bør indbygge nogle af disse spørgsmål og svar i den fortælling, du har planlagt. 5) Støtte Overvej, om du har brug for støtte til visse elementer af din formidling. Det kan fx være en overordnet leder eller en projektleder til at fortælle mere indgående om de overordnede budskaber. Eller en kommunikationsmedarbejder der kan hjælpe dig helt på plads med din plan og fortælling samt måske til at være ordstyrer på mødet med medarbejderne. 6) Materialer samt mødeform og sted Næste trin i kommunikationsplanen er at overveje, hvilke materialer, mødeform osv. du vil bringe i anvendelse. Det er ofte en fordel med skriftligt materiale, som medarbejderne kan have liggende og læse i. Du kan også overveje, om medarbejderne skal have tilsendt et skriftligt oplæg inden mødet. Det er som hovedregel ikke muligt at lave en effektiv formidling uden en mundtlig præsentation og dialog med dine medarbejdere om de centrale budskaber. Kun sådan kan du sikre forståelse og ejerskab. Overvej i den forbindelse, hvilken type møde der vil egne sig bedst, samt hvor meget tid det realistisk set kræver at formidle budskaberne ordentligt, hvis der både skal være tid til et oplæg fra dig, spørgsmål samt dialog om konsekvenser og næste skridt. Overvej også, hvor du vil afholde mødet. Det kan være effektivt med luftforandring og Sidst opdateret

8 kan være med til at skærpe opmærksomheden, hvis mødet ikke afholdes der, hvor I normalt holder møder. 7) Timing Timingen er afgørende for al god kommunikation. Når du overvejer, hvornår formidlingen skal finde sted, bør du afveje nyhedsværdien (dvs. at budskaberne er relativt nye) i forhold til jeres mulighed for at prioritere ordentlig tid til både formidlingen og den efterfølgende opfølgning. Sidst opdateret

9 3. Selve formidlingen For at sikre at selve formidlingen bliver optimal, kan du benytte denne tjekliste med 11 punkter: 1) Find et godt mødelokale og udsend invitation med dagsorden og evt. baggrundslæsning i god tid. Skriv i invitationen hvad du forventer, at der kommer ud af mødet 2) Udform de skriftlige materialer 3) Lav et manuskript til dit eget oplæg 4) Kom i god tid og gør lokalet klar 5) Start til tiden og slut til aftalt tid 6) Få en til at hjælpe med referat og en anden til at holde tiden 7) Engagér dig og giv noget af dig selv på mødet 8) Vær sikker på, at forståelsesspørgsmålene kommer op til overfladen. Lad evt. deltagerne tale sammen om dit oplæg to og to, hvor de diskuterer, om alt var klart og til at forstå. 9) Sørg for reel dialog om de konkrete konsekvenser og næste skridt på baggrund af budskaberne. Husk at aftale deadlines for opfølgende aktiviteter og hvem der har ansvar for hvad 10) Afslut med at opsummere mødets hovedpointer og konklusioner 11) Sørg for at referatet kommer ud hurtigt - helst næste arbejdsdag - og aldrig senere end tre dage efter mødet. Gå til arbejdspapiret under 3. Tjekliste og notér svarene ned Sidst opdateret

10 4. Hold budskaberne i live over længere tid En særlig udfordring i alle virksomheder er at fastholde de centrale budskaber over tid, gerne indtil de ændringer, der følger i kølvandet på budskaberne, er blevet gennemført. For at sikre den nødvendige opmærksomhed over tid, kan du lade dig inspirere af nedenstående tip. Tips Løbende status på møder Styringsredskaber fx årsplanen Synlighed på arbejdspladsen, fx på plakater, klistermærker, kopper, musemåtter o.l. Målinger Grib lejligheden - fx talen til jubilaren, til sommerfesten o.l. - fremhæv fx de dyder medarbejderne har i relation til budskaberne Invitér en direktør Fordel Budskaberne og de opfølgende aktiviteter holdes synligt i live Sikrer, at budskaberne og arbejdet med opfølgningen prioriteres Medarbejderne får løbende påmindelser om budskaberne Viser, at arbejdet med budskaberne følges og er vigtigt Gør budskaberne nærværende i andre sammenhænge end de snævert arbejdsrelaterede Viser, at den øverste ledelse rent faktisk står bag budskaberne og prioriterer arbejdet med dem Sidst opdateret