Bilag 1 Retningslinjer for bogføringsprocessen Indholdsfortegnelse [Indledning] [Bogføring] [Bestilling af varer og ydelser] [Varemodtagelse] [Attestation og anvisning / ledelsestilsyn godkendelse af regnskabsbilag] [Attestationsansvar] [Specielt vedr. attestation og beløbsgodkendelse i Prisme] [Integreret anvisning/ledelsestilsyn i Prisme] [Arkivering og genfinding] Indledning Dette bilag beskriver de krav, der skal iagttages i forbindelse med registreringen på bogføringsområdet i Aalborg Kommune. Et afgørende element i dette er, at der er tilrettelagt velfungerende registrerings- og bogføringsrutiner med fastsatte og kendte krav til dokumentation, godkendelsesprocedurer og interne kontroller og ligeledes med det formål at understøtte god og betryggende styring samt rapportering på disse områder. Aalborg Kommunes arbejdsprocesser skal tilrettelægges effektivt og understøttes af IT, hvor dette er hensigtsmæssigt. Dette princip gælder også med hensyn til bogføringsprocessen. Bogføring og behandling af bilag i Aalborg Kommune skal foregå løbende, dels af hensyn til mulighederne for effektiv budgetopfølgning og dels af hensyn til at betalingsfrister m.m. overholdes. Bogføring Aalborg Kommune anvender Prisme fra Fujitsu til bogføring. Derudover fungerer Prisme i samspil med en række systemer, idet data indlæses via snitflader. De budgetansvarlige udpeger de personer, der skal autoriseres til at behandle regnskabsbilag. Det forudsættes, at disse personer forinden oprettelsen i systemerne i tilstrækkeligt omfang vejledes omkring forretningsgange, interne kontroller mv. Den budgetansvarlige har ansvaret for, at denne instruktion finder sted. 1/7
Der skal altid ligge dokumentation til grund for enhver regnskabsmæssig registrering. Dette gælder uanset, om transaktionen overføres fra andet elektronisk medie, herunder fagsystemer, eller registreres med udgangspunkt i et papirbilag eller elektronisk indberetning. Bestilling af varer og ydelser Kommunens indkøbspolitik og indgåede indkøbsaftaler skal overholdes. Er e-indkøb valgt som generelt værktøj til understøttelse af varebestillingen, skal dette anvendes. Det er herudover et lokalt ansvar at tage stilling til, hvordan varebestillingen skal foregå, kompetence- og værktøjsmæssigt. Ved bestilling af varer og ydelser skal der over for leverandøren afgives tilstrækkelige oplysninger til, at den efterfølgende fakturahåndtering kan foregå uden forsinkelse og uden genindtastning af oplysninger. Der skal altid afgives oplysninger om: EAN-nummer Personreference Der kan efter behov angives oplysning om: Ordre- eller rekvisitionsnummer Konteringsoplysninger til brug for bogføringen Med udgangspunkt i Aalborg Kommunes indkøbspolitik, som er vedtaget af Magistraten, har Aalborg Kommune - overordnet set - en betalingsbetingelse overfor kommunens leverandører på 30 dage netto. Undtagelser herfra er indkøb hos en leverandør, som kommunen har indgået en indkøbs-aftale med, her er betalingsbetingelsen mv. aftalt i forbindelse med, at indkøbsaftalen blev indgået. Derfor er udgangspunktet, at betalingsbetingelse er ét blandt flere forhold, som skal aftales, når der indgås aftale i forbindelse med køb af en vare eller en ydelse. Varemodtagelse Ved varemodtagelse kontrolleres, at leveringen er i overensstemmelse med bestilling, vedlagt følgeseddel eller tilsvarende. I henhold til Lov om offentlige betalinger, skal fakturaer fremsendes i elektronisk form. 2/7
Indkøbsprocessen sker, når en medarbejder/institutionen/afdelingen godkender et køb (disponeringstidspunktet) modtager varen/ydelsen og kan bruge den (transaktionstidspunktet) betaler/modtager pengene (betalingstidspunktet) annullerer en regning (kreditnota). Bogføringen sker som udgangspunkt lokalt, hvor pengene er brugt eller opkrævet. Dog ikke på steder, hvor bogføringen er centraliseret. Bogføring skal finde sted, så snart regningen er behandlet dvs. attesteret og konteret. Begrebet regning dækker over alle former for regninger, bl.a. fakturaer og kreditnotaer. Hver gang kommunen foretager ud og -indbetalinger til virksomheder og organisationer, skal der være en elektronisk regning. Den elektroniske regning bliver sendt direkte til eller fra Prisme. Hvis en organisation ikke selv har et økonomisystem, der kan sende elektroniske regninger til kommunen, kan de bruge hjemmesiden virk.dk eller sende via indscanningsbureau. Modtages en papirbaseret faktura, skal denne returneres til leverandøren med oplysning om, at kommunen kun modtager elektroniske fakturaer. Samtidigt orienteres leverandøren om korrekt EAN-nummer. Finanskontoret administrerer kommunens EAN-numre. Hvis det alligevel ikke har været muligt at betale på baggrund af en elektronisk regning, kan der undtagelsesvist være en papirkvittering el.lign. Den scannes og vedhæftes bilaget i Prisme via en bilagskladde. Papirudgaven kan herefter makuleres med mindre der er tale om et garantibevis eller lign. Som hovedregel opbevares regnskabsmaterialet elektronisk. Kun i særlige tilfælde findes papirbaserede regnskabsbilag eller specifikationer. Disse scannes og vedhæftes bogføringsbilaget i Prisme. Hvis der er behov for fysisk arkivering, skal der argumenteres for valget og en forsvarlig opbevaring skal finde sted. Attestation og anvisning / ledelsestilsyn godkendelse af regnskabsbilag Social- og Indenrigsministeriet benytter to betegnelser Anvisning og Attestation i de beskrevne regler om bogføring i kommuner samt indretning af Kasse- og Regnskabsregulativet. I Aalborg Kommune er bilagsbehandlingen forbundet med en attestations- og godkendelsesproces. Der kan være både én eller to medarbejdere inddraget i processen. 3/7
Attestationsansvar Ved attestation forstås, at en medarbejder med sin underskrift eller ved elektronisk påtegning på bilaget indestår for at Kommunen/institutionen har modtaget varen/fået ydelsen leveret til det aftalte Mængde, kvalitet, pris og samlet fakturabeløb er kontrolleret og svarer til det aftalte Konteringen er korrekt Periodisering i relation til regnskabsår er korrekt, hvilket vurderes ud fra oplysning om leveringsdato Den med leverandøren indgåede betalingsfrist overholdes, Udbetalingen har hjemmel i lovgivningen og byrådets beslutninger Møde-, rejse- og repræsentationsudgifter er specificeret med dato for begivenhed, formål og antal deltagere samt andre relevante oplysninger Den medarbejder, der attesterer(godkender) for fysisk modtagelse af en vare/ ydelse, indestår for, at varen/ ydelsen er modtaget hos kommunen/ institutionen. Som en del af godkendelsesproceduren alt afhængig af typen af bilaget indgår ovennævnte kontrolelementer. Specielt vedr. attestation og beløbsgodkendelse i Prisme I Prisme foregår bilagsbehandlingen på flg. måde: Konteringsansvarlig en medarbejder der konterer en E-faktura i Prismes fakturapulje. Attestationsansvarlig en medarbejder der attesterer en E-faktura i Prismes fakturapulje for varens modtagelse Attestations- og konteringssansvarlig en medarbejder, der modtager, konterer og attesterer en E-faktura i Prismes Fakturapulje og sørger for, at den bliver bogført. Godkendelse af store udbetalinger en budgetansvarlig leder eller særligt udpeget medarbejder, der beløbsgodkender udbetalingsbilag over beløbsgrænsen på 49.999,99 kr. (E-fakturaer og manuelt oprettede udgiftsbilag via Prismes Finanskladde). Inden bogføring foretages skal bilagsbehandleren (den attestationsansvarlige/godkenderen) indestå for de kontrolelementer, som er nævnt i afsnittet om Attestationsansvar. Endvidere henvises til særlig vejledning om bilagsbehandling og kontrol (er under udarbejdelse). Er beløbet over 49.999,99 kr. brutto, skal bilaget (den elektroniske regning eller udgiftsbilaget) som hovedregel beløbsgodkendes af den budgetansvarlige. Fagforvaltningerne kan dog udpege medarbejdere, som tildeles denne rettighed. 4/7
Integreret anvisning/ledelsestilsyn i Prisme I Aalborg Kommune foregår anvisningen som integreret anvisning. Bilagsbehandlingen i Prisme er i et vist omfang uddelegeret til bilagsbehandlerne og den budgetansvarlige har ansvaret for, at bilagene er behandlet efter reglerne. Den traditionelle anvisning (godkendelse) sker ikke på hvert enkelt bilag/postering, idet anvisningen integreres i budgetkontrollen. Herved forstås, at de kontroller, der ligger i anvisningen, foretages som en integreret del af budgetkontrollen og det almindelige ledelsestilsyn. Den anvisningsbemyndigede kan ikke anvise bilag til og fra sig selv eller nærtstående person. Udlandsrejser anvises af enten borgmester/ rådmand eller direktør. Borgmester/ rådmand kan også lade bestemmelsen gælde for tilknyttede selvejende institutioner. Institutionsansattes ledsagelse af børn/ brugere m.v. på udlandsrejser er undtaget fra bestemmelsen om borgmesters, rådmands eller direktørs anvisning. I disse tilfælde følges de generelle regler for anvisning. Bemyndigelsen til anvisning er knyttet tæt sammen med ansvaret for det pågældende bevillingsområde. Ledelsestilsynet omfatter både løbende budgetkontrol (herunder anvisning) set i forhold til forbrug indenfor løn og øvrige udgifter samt afprøvning af rigtigheden af selve bogføringen. Det nødvendige ledelsestilsyn skal udføres af den budgetansvarlige leder. Ledelsestilsynet skal foretages minimum hver måned på baggrund af den forgangne måneds forbrug (udgifter og indtægter). Dvs. kontinuerligt. Ledelsestilsynet består bl.a. af at: føre tilsyn med, at budgettet overholdes og med anvendelsen af budgettet, sikre, at der ikke disponeres ud over det korrigerede budget, medarbejderne har de fornødne kompetencer til at udføre arbejdet, organisationen er indrettet betryggende ift. den økonomiske styring, udføre betryggende kontroller med forvaltningen af kommunens midler, interne arbejdsgange er i overensstemmelse med kommunens regler for økonomisk styring jf. Kasse- og Regnskabsregulativet med tilhørende bilag, dokumentere det gennemførte ledelsestilsyn. Den budgetansvarlige leder har pligt at foretage en løbende kontrol af, at grundlaget for betalinger inden deres budgetansvarsområde er i orden. Det vil sige kontrol af følgende forhold: at der er bevillingsmæssig dækning for alle udgifter og indtægter at bevillingens forudsætninger i øvrigt er opfyldt at indbetalinger og udbetalinger i øvrigt er i orden at der er sammenhæng mellem budget og forbrug herunder vurdering af forbrugsprocenterne, kontrol af forbruget ved sidste månedsskifte 5/7
om der har været foretaget atypiske enkeltudbetalinger om der optræder atypiske forbrugsmønstre at elektroniske bilag behandles og betales rettidigt at der gøres der brug af indkøbsaftaler (jf. retningslinjerne på KLIK) at der udføres stikprøvekontrol af bilag. Herudover følgende: løndokumentationskontrol eget budget (det vil sige, at kontrollen skal sikre at de personer, der fremgår også er ansat under ansvarsområdet og at de personer, der eventuelt er fratrådt i løbet af året ikke forsat får udbetalt løn efter fratrædelsen). løndokumentationskontrol udvalgte medarbejdere (fx elever og personer omfattet af beskæftigelsesforanstaltninger - fleksjob, skånejob mv.). Arbejdsstedet skal kontrollere, at alle medarbejdere er ansat i Aalborg kommune og møder frem, uanset om de er ordinært ansatte eller ansat som elever og personer omfattet af beskæftigelsesforanstaltninger, jfr. ovenstående. kontrol af sygefravær. Ledelsestilsynet kan ikke uddelegeres! Dette skal forstås på en sådan måde, at det er selve anvisningen af ledelsestilsynsrapporten, som ikke kan uddelegeres til andre. Den budgetansvarlige leder har ansvar i forhold til de udførte kontroller. Løndokumentationskontrollen eller den stikprøvevise bilagskontrol kan udføres af en stedfortræder eller anden medarbejder (primært medarbejdere med ledende funktioner). Dog skal det sikres, at stedfortræderen/medarbejderen ikke har bogføringsadgang til Prisme set i forhold til den stikprøvevise bilagskontrol. Der skal være en funktionsadskillelse. Hvis den budgetansvarlige leder vælger at lade en anden medarbejder om at udføre kontrol, skal der på forsiden af Ledelsestilsynet anføres, hvem der har udført de forskellige kontroller samt vedhæftes dokumentation for, at løndokumentationskontrollen er udført. Anvisning foretages via udførelse af ledelsestilsyn i Prisme. Ved gennemførelse af ledelsestilsynet, bliver alle finansposteringer (siden seneste gennemførte ledelsestilsyn) anvist. Samme person må ikke både betale faktura og samtidig gennemføre ledelsestilsyn på de samme kontoområder. Det ledelsesmæssige tilsyn skal tilrettelægges, så det medvirker til at sikre, at de gældende regler efterleves. Et ledelsestilsyn skal dokumenteres, så det efterfølgende kan godtgøres, at det rent faktisk er udført. Ved udførelse af det ledelsesmæssige tilsyn skal der ikke laves en efterprøvelse af det arbejde, som er lavet, men det skal påses, at det udførte arbejde er sket i henhold til gældende regler og kvaliteten er som forventet. For regninger mindre end 50.000 kr. brutto udføres en stikprøvevis bilagskontrol på ca. 10%. Derudover udføres kontrol af manuelt oprettede udbetalingsbilag mindre end 50.000 kr. ud fra kriterierne væsentlighed og risiko. 6/7
Når den stikprøvevise bilagskontrol udføres, skal der være særskilt fokus på denne type bilag. Omfanget af denne type bilag bør for den enkelte institution/afdeling være på et meget minimalt niveau dog undtaget på steder, hvor der eksempelvis udbetales forskellige former for tilskud. Ledelsestilsynet i forhold til omposteringsbilag sker integreret i den løbende budgetopfølgning, hvor den budgetansvarlige følger op på forbruget på de enkelte konti. Der vil være en ubetinget pligt til at udtage stikprøver, såfremt en konto udviser et uventet forbrug. Udførte kontroller og resultatet heraf dokumenteres og beskrives i Anviste ledelsestilsyn i Prisme. Såfremt den budgetansvarlige registrerer et misforhold i forhold til ovenstående punkter, har pågældende pligt til at reagere på dette omgående. Arkivering og genfinding Filerne vedrørende fuldt elektroniske og skannede fakturaer arkiveres af Fujitsu. Via funktioner i Prisme kan oplysningerne eller den skannede faktura vises på skærmen eller udskrives. Hvis der ikke er fastsat særlige arkivbestemmelser, vil filerne som minimum være arkiveret i 3 år efter afslutningen af det regnskabsår, bilaget vedrører. I det omfang der fortsat og undtagelsesvist findes dokumentation på papir, er det den enkelte afdeling/institutions ansvar at opbevare denne dokumentation sikkert og systematisk, så genfinding er muligt. Arkivperioden er også her mindst 3 år. Papirdokumentation kan eksempelvis være: følgesedler med attestation for leverancen underbilag til samlebilag (hvor kun samlebilaget er elektronisk) udlægsbilag regninger fra udlandet regninger, som af en eller anden grund ikke er scannet 7/7