Forskerparken 10 DK-5230 Odense M Telefon 2916 1026 kwa@medcom.dk www.medcom.dk Dato 22.04.15 Vor ref. KWA Referat 1. FMK-ERFA-gruppemøde Tidspunkt: 22/4 2015 kl 10.00 14.00 Sted: Deltagere: MedCom, Forskerparken 10, 5230 Odense M Kirsten Damgaard, Aalborg Kommune (KMD) - afbud Janni Kjærgaard, Aalborg Kommune (KMD) - afbud Birgit Bækmann, Aarhus Kommune (CSC) Jan Larsen, Skive Kommune (Avaleo) Bodil Grøn, Fredericia Kommune (KMD) Brita Langvad, Haderslev Kommune (CSC) Lene Olsen, Kalundborg Kommune (KMD) Preben Hilligsøe, Roskilde Kommune (KMD) Merete Halkjær, Københavns Kommune (KMD) Kim Snekkerup, Halsnæs Kommune (Avaleo) - afbud Poul Erik Kristensen, KL Karina Hasager Hedevang, MedCom Marianne Nielsen, MedCom Ken Wacker, MedCom Iben Søgaard, MedCom 1. Velkomst og formål med gruppen Velkomst ved Karina Hedevang og intro til formål med ERFA-gruppen, nemlig deltagelse fra Tour de FMK -deltagere mhp. videre erfaringsudveksling, med repræsentanter fra kommuner der anvender de tre EOJ-systemer. Oplægget er desuden at der aftales møde ca. hver tredje måned. Der gennemgås nyt landekort med angivelse af procentmæssig implementering, opdateret med tal fra den 15. april, hvor det er glædeligt at den grønne farve dominerer(grøn = organisatorisk implementering i gang). Kortet vil blive anvendt på fremtidige styregruppemøder. Status lige nu på landsplan er at der er hentet
20.000 kort ned(ca. 20 %). Det bemærkes at kortene er hentet ned uden en PLO-aftale. Der spørges efter statistik om anvendelsesgrad på de enkelte hospitaler. Der henvises til NSI s hjemmeside, under behørig kritisk stillingtagen til statistik versus virkelighed og behov. Link til statistikken: http://www.ssi.dk/sundhedsdataogit/national%20sundheds-it/faelles%20medicinkort/statistik.aspx 2. Status fra ERFA kommunerne a. Største udfordringer lige nu Fredericia oplever mange successer med implementering. Der opleves behov for at tage højde for den kulturforandring der i virkeligheden er tale om. Dette gælder også gensidig forståelse med lægerne. Det opleves at KMD har overskud til at tage imod fejlrettelser og ændringsønsker. Fredericia kommune drifter egen EOJ(KMD) og snitflade til signaturcentral(signaturgruppen). Jo mere IT, jo mere fylder debatten om behovet for 24/7- overvågning af lokal IT, mhp. at hindre nedbrud, hvilket dog er meget omkostningstungt. Der er allerede oplevet problemer med manglende opdateret viden om borgeres medicin. Der opleves udfordringer med anvendelse af receptfornyelser og apoteksgebyr ved forsendelse. Samtidigt afdækkes behov for opgradering af nogle af de sundhedsfagliges ITkundskaber. Der opfordres til at skelne mellem problemer relateret til FMK, og andre allerede eksisterende problemer. Diskussionen om håndkøbspræparater, om de skal være på FMK, verserer nu endnu mere. Lige nu accepteres håndkøbsmedicin som lokale ordinationer(af ledelsen), men på sigt vil kommunen frasige sig medicinhåndteringen, såfremt det ikke fremgår af FMK. Kalundborg opfordrer til at man søger tilladelse hos den enkelte læge for hvert eneste konkrete præparat, forud for anvendelse af lokal ordination. Der anvendes udskrevne medicinlister pga. problematikken med SmartCare der implementeres samtidigt på både plejecentre og i hjemmepleje. Haderslev kommune drifter internt, hvilket giver problemer ift. krav om oppetid, sammenlignet med ekstern hosting og SLA-aftaler. Der opfordres til at det medtages i ITsikkerhedsanalyserne internt i kommunerne. Lægerne er meget aktive med at rydde op, også i de løse recepter. Der er flere positive tilbagemeldinger fra slutbrugerne. Der arbejdes på lister på håndkøbspræparater som lægerne i kommunen gerne vil ordinere i FMK. Der opleves problemer med håndkøbspræparater i XMO, der afventes fejlrettelser inden for en måned. Der opleves udfordringer ved at sosu-assistenter ikke har de medicinske kompetencer, som man havde forventet. Der opleves leveringsudfordringer ift. apotekerne, samt problemer med tilknytninger af forkerte recepter til eksisterende ordinationer. Kalundborg kommune implementerer i øjeblikket på plejecentrene, hvor der ikke nødvendigvis er sygeplejersker. Det er oplevet at kvaliteten er markant forringet, da den refleksive proces omkring medicinering og manglende korrekt arbejdsudførelse ift. retningslinjerne ikke overholdes. Denne situation understøttes af Haderslev kommunes oplevelser fra driften. Løsningen ses, fra Kalundborg kommunes side, ikke som en fratagelse af arbejdsopgaver, men i en opkvalificering af personalet. Skive ser en meget stor udfordring i at man på socialområdet har en markant problematik med manglende sundhedsfaglige ift. de ovenstående erfaringer. Der implementeres på plejecentre nu, og i hjemmeplejen i efteråret. Der anvendes SmartCare på Ipads på plejecentrene der forventes samme model i hjemmeplejen. Det skyldes at man ønsker at undlade printede medicinlister. Der er drift via KMD, og der anvendes en vagtordning ift. oppetid. Der er trukket ca. 150 kort ned, med tilbageløb på ca. 90 kort(hvor der er behov for yderligere kommunikation om medicinen på trods af afstemning). Der opleves udfordringer med de løse recepter, hvor man qua enkelt-klik-manøvren i KMD skal klikke på hver eneste løse recept. Dette løses ved at nogle få håndplukkede personer 2
håndterer de løse recepter(ved at klikke sig igennem listen af løse recepter, for at facilitere en positivt oplevet implementering). Ift. genbestillinger er den største udfordring at lægerne ikke ved hvor de skal finde dem henne i deres system. Der forventes en fremtid, hvor der vil anvendes hjemmesygeplejersker til at tilknytte kort på plejecentrene, for at opkvalificere processen. Projektlederen oplever at måtte lege politimand ift. processerne på plejecentrene. Poul-Erik angiver at den øgede transparens i medicineringsprocesserne, også gælder kommunerne. Det præciseres at det er sundhedsministeriet der kræver en autorisation for at man må tilknytte medicinkort. Århus kommune bemærker at man ikke kan lære folk at reflektere, hvilket udgør et markant problem. Der er også her konkrete oplevelser med manglende færdigheder ift. medicineringsprocesser. Roskilde kommune har valgt at de hovedansvarlige i plejecentrene er ansvarlige for deres egen FMK-implementering. Der har dog vist sig et behov for opfølgning, hvis der ikke er sygeplejersker ansat på det enkelte plejecenter. Dette gøres ved at låne sygeplejerskerne ud fra et plejecenter til et andet. Der anvendes aktiv rettighedsstyring ift. vurdering af den enkelte sosu-assistents tilgang til FMK ift. deres kompetencer. PLO-aftalen er på plads, hvilket har faciliteret implementeringen. Der er lige nu 8 kort nede(6 kort på aktive patienter). Status er at udrulningen er på nippet til at accelerere. Der startes med to plejecentre. Der opleves i denne forbindelse udfordringer med borgere der flytter mellem kommunens tilbud. Der overvejes derfor at implementere i udeområderne samtidigt. Der er i ventetiden på PLO-aftalen brugt meget tid på at opkvalificere arbejdsprocesserne i samarbejde med praksiskonsulenten. Afregningsdelen er ikke plads der afventes respons fra regionen. MedCom har forespurgt på den officielle håndtering af aftalen der afventes svar fra KKR-konsulenten. For KMD-kommunerne er der en mulighed for at lave intern rapportering om hvilke borgere der er bedt om afstemning på. Karina udsender materialet med beskrivelse. Der er lagt mange ressourcer i forberedelse til SmartCare, men forsinkelserne fra KMD har spændt ben for den parallelle implementering. Københavns kommune håber på en kommende aftale med lægerne, planen er klar til eksekvering, men er i bero. Der er bekymring over at hospitalerne forventer at FMK er retvisende, og medicinerer derefter. Det er oplevet at misbrugspatienter er blevet fejlmedicineret under indlæggelse. Der mangler en regional/hospitalsperson der kan assistere i vidensdeling om håndtering af konkrete problemstillinger relateret til hospitalernes anvendelse af FMK. Der anvendes ikke SmartCare, og der er et kommende udbud ift. EOJ-leverandør. Århus kommune har hentet 3615 kort ned(ud af 6000). Det forventes at bibeholde 30/6-15 som deadline. Har kørt undervisning siden medio november 2014 til maj 2015. Der er intern opdeling i områder ift. implementering. Også her opleves udfordringer ift. borgere der flytter mellem kommunens tilbud. 9 ud af 10 områder er undervist de selvejende institutioner mangler. Der differentieres mellem assistenterne ift. de vurderede reelle kompetencer. CSC (stationært) er meget brugervenligt. Der anvendes ikke håndholdt løsning. Der opleves ligeledes problemer med ansvar og kompetencer blandt personalet. Der peges af lægerne især på assistenters manglende kompetencer. Håndkøbspræparater er også et problem, som det er set i de andre kommuner. 3
Der er oplevet problemer med at komme i kontakt med afdelingerne på hospitalerne. Dette forventes løst med en nyligt udsendt liste over afdelingsansvarlige der kan tage stilling til konkrete medicinkort. Ift. de praktiserende læger er der nogle af lægerne der rent faktisk tror at PLO-aftalen allerede er på plads, hvilket giver lidt knas i kommunikationen. Skive kommune(avaleo) anvender webbaseret løsning, hvilket letter 24/7- overvågningsproblematikken. Der er et godt samarbejde med IT-afdelingen, hvilket har lettet implementeringen. Signaturserveren driftes af kommunen selv, hvilket dog har besværliggjort processen. Der opleves mange problemer med dosisdispensering, hvor apotekerne og lægerne ikke samarbejder om medicineringsprocessen på samme måde. Apotekerne anerkender at der et problem, men er ikke løsningsorienterede. Avaleo har forsøgt at løse problemet pragmatisk, hvilket på anden led besværliggør håndtering af FMKoplysninger versus lokale ordinationer. Der opleves problemer med at lægerne sætter behandlingsslutdatoer på ordinationer, hvis de ønsker at borgeren kommer i konsultation ift. behandlingen. Dette på trods af at lægerne er opmærksomme på at ordinationerne forsvinder i EOJ en. Ift. sosu-ass. opleves der også her problemer med kompetencer, og især forskellige kompetencer mellem forskellige sosu-assistenter. Ålborg(repræsenteret via notat, fremlagt af Marianne Nielsen, MedCom) har 306/4500 kort igennem. Der opleves godt samarbejde med lægerne. Dog vil visse læger ikke arbejde ud fra kommunens medicinlister. Der opleves problemer med håndkøbsmedicin der ønskes en afklaring af hvorvidt man generelt bør undlade at assistere med at administrere medicin der ikke er på FMK. KL s melding er at såfremt medicin håndteres, gøres det med baggrund i en henvisning. Om det er vist på FMK er principielt ligegyldigt, selvom det er uhensigtsmæssigt. Således skal man håndtere det selvom det ikke står på FMK, såfremt lægen har fortalt kommunen at det må gives. Kalundborg pointerer at det er vigtigt at skelne mellem håndkøbsmedicin og naturmedicin. Haderslev mener at det er en kommunal ledelsesbeslutning om man vil håndtere medicin der ikke er på FMK. Fredericia henviser til fordelen i at have den komplette medicinliste repræsenteret på FMK, hvilket forhåbentligt, på den lange bane, kan lade sig gøre. KL giver anbefalingen at håndteringen lægger sig op ad gældende retningslinjer og at det handler om en ledelsesbeslutning i den enkelte kommune, hvorledes man konkret håndterer det. Århus anbefaler at KL tager det op i forum med regionerne at lave en anbefaling ift. at anbefale at al medicin vises på FMK, vel vidende at det ikke er et lovgivende organ. Kalundborg kommune peger på den etiske problemstilling i ikke at kunne hjælpe borgere med deres naturmedicin, hvis de har et behov for det. Skive påpeger behovet for at få ændret i central lovgivning fremfor udstedelse af anbefalinger om andres praksis. MedCom tager problematikken med i klinikerforum. Der spørges til hvornår der skal bedes om oprydning på et medicinkort, relateret til evt. anvendelse af en bagatelgrænse. Kalundborg påpeger rigsrevisionsrapporten, der peger på et behov for at alle kort gennemgås. Skive påpeger at hvorvidt et kort er registreret afstemt inden for de sidste 14 dage, ikke er en garanti for at der reelt er ryddet op. 3. Status på PLO-aftalen Region Sjælland og Region Nord har en PLO-aftale der er underskrevet. Region Midt er på vej, ventende på afklaring af SPOC(Single Point Of Contact) på hospitalerne. Det forventes at der er opstart af aftalen per 1. maj 2015. I Region Hovedstaden og i Region Syd er der ikke tiltrådt en aftale. Der udtrykkes bekymring for risikoen for at kommunerne nedlægger arbejdet med medicinhåndteringen pga manglende samarbejde med lægerne. Der peges samtidigt på en hæmsko for implementeringen i form af manglende IT-kundskaber blandt de praktiserende læger. 4
Der spørges til bagudrettet honorering af afstemning der er ikke indeholdt bagudrettet honorering. Det tydeliggøres af KL at det er PLO der har afvist en honoreringsform der ville have tilgodeset de klinikker der har dannet fortrop i afstemningerne. 4. Listevisning hos de praktiserende læger Der er mange henvendelser til MedCom om at lægerne ikke kan se listevisninger, hvilket handler om at lægerne ikke ved hvor de skal finde dem. XMO er kontaktet, der dog ikke ønsker at være aktive i forhold til deres kunder om denne problematik. Lægerne mener at processen er besværliggjort ift. tidligere praksis. XMO melder at de er i gang med at rulle en ny version ud(hvilket har været i proces siden januar). Denne version skal løse en problematik hvor en receptfornyelsesanmodning der er ændret hos lægen, ikke kan annulleres. Indtil videre er det udelukkende MyClinic der ikke har udviklet listevisning. De melder at det vil ske til efteråret. Docbase har ikke en officiel løsning, og foreløbige praksiseksempler tyder på en problemstilling, der er i afklaringsproces. Ved udgangen af i år skal alle lægesystemer være på FMK v. 1.4, minimum, hvilket vil løse problemstillingen med listevisning. 5. Opmærksomhed omkring behandlingsslutdato Orientering om at lægerne ikke altid anvender behandlingsslutdato på temporære behandlinger. Omvendt er der en problemstilling med at der anvendes behandlingsslutdatoer på faste behandlinger, ifm. at lægen gerne vil have borgeren i konsultation ift. videre behandling på et givent tidspunkt. Samtidigt er der en problemstilling med eks. penicillinkure på ti dage, der af lægen registreres som tolv dage, for at sikre at behandlingen dagen efter kan opstartes og køre i ti dage. Lægen skal i denne forbindelse skrive sic på recepten for at fortælle apoteket at det er korrekt kun at udlevere medicin til ti dage. I EOJ ses det som om medicinen skal gives i tolv dage. 6. Genbestillinger på privatmarkeringer Der kan ikke genbestilles på privatmarkeret medicin, hvilket giver pragmatiske udfordringer i håndteringen af medicinen og receptfornyelsesanmodninger, der ikke kan sendes via FMK. Den pragmatiske løsning nu og her, et at fremsende receptfornyelsesanmodningen via korrespondancemeddelelse. Der er dog nogle kommuner der ikke ønsker at håndtere privatmarkeret medicin. Der er flere holdninger til privatmarkeret medicin, rangerende fra ikke at varetage det, at kræve at borgeren ikke har privatmarkeret medicin til at ønske at varetage medicinhåndteringen af privatmarkeret medicin. 7. Bemærkningsfelt til receptfornyelsesanmodninger KMD har fjernet et bemærkningsfelt ifm. receptfornyelsesanmodninger, efter anmodning fra NSI. Det omhandler genbestilling på flere forskellige præparater, hvor der kun er recepter på nogle af præparaterne. Borgeren kan i dette tilfælde blive bonet for forsendelse af medicin 2 gange. Skive kommune mener ikke at det er kommunens problem. Fredericia har anvendt feltet og problematiserer at det ikke eksisterer længere. Hidtil har man flittigt anvendt bemærkninger. Lige nu er den eneste måde at håndtere det på, at anvende en parallel korrespondancemeddelelse. Skive problematiserer at kommunen endnu engang bliver den der skal samle og løse en masse eksterne problemstillinger. Merete Halkjær problematiserer at det er borgeren der bliver offer for en systemmæssig udfordring. Der bliver spurgt til hvorvidt det ville være en god løsning at kunne sende en korrespondancemeddelelse sammen med receptfornyelsesanmodningerne. Dog er der problemer relateret til hvorvidt kommunerne overhovedet kan se om der er åbne recepter, og at man ikke ved om lægen vil foretage receptfornyelsen. Det bliver foreslået at der oprettes et felt til hhv. lægen og apoteket. Marianne Nielsen efterspørger konkrete eksempler på at man bestiller medicin på åbne recepter med reitereringer, med leveringsoplysninger der divergerer fra det på recepten angivne, der ikke kommer igennem Fredericia vil fremfinde et eksempel og fremsende det. 5
8. Medicinliste i EOJ kontra udlevering fra apotek Iflg. embedslægens krav skal der være en opdateret medicinliste, såfremt den udskrives og anvendes i borgerens eget hjem, skal den altid være retvisende. Håndteringen af dette kompliceres af EOJsystemerne og apotekernes arbejdsgange. Embedslægens tilbagemelding er at det ikke skal være IT der umuliggør korrekt behandling. Det er derfor nok at notere i journalen, såfremt der udleveres anden medicin end det ordinerede. Der er dog erfaringer i kommunerne for, at embedslægerne har forskellige holdninger, alt efter hvem man konsulterer. Haderslev påpeger differentiering mellem akut og kronisk behandling, og opfordrer til dialog med apotekerne ift. en samarbejdsaftale. Dette vil dog blive lokalaftaler, da apotekerne, ligesom lægeklinikkerne, er selvstændige enheder. 9. Receptfornyelser til sygehuse? NSI vil gerne høre om det er nødvendigt med listevisninger på hospitalerne, hvilket tilbagemeldingen er at det er. Næste spørgsmål i denne forbindelse er om det skal være lægespecifikt. Det meldes, generelt, at det skal være eks. ét ambulatorium, ikke per læge på ambulatoriet. 10. Orientering om opdateret roadmap for de kommende år Der er et ønske, centralt fra, at alle kommer på FMK v. 1.4.4 hurtigst muligt. Ingen af EOJleverandørerne har dog meldt deadlines ind. Der er tale om oprettelse af administratorroller til kommunerne, der giver mulighed for at eks. projektlederen i kommunen, må kigge i FMK. Der spørges til det konkrete behov, da NSI melder at loggen burde være rigeligt. Haderslev melder at der anvendes foldere til borgerne, og at det noteres i EOJ at borgeren har givet samtykke til at kommunalt ansatte(også uden medicinhåndteringspraksis) må kigge i FMK-oplysninger. Århus anvender ikke samtykke og har en reel problemstilling ift. håndtering af tekniske problemstillinger. MedCom laver en beskrivelse af konsekvenser og muligheder der er relateret til adgang af oplysninger på FMK, ift. de muligheder der foreligger i dag, jf. samtykke, og de muligheder der anmodes om hos NSI. 11. Eventuelt, herunder aftale om næste møde Merete Halkjær pointerer at det ikke er blevet debatteret hvorledes og om vi kan sikre bredere forståelse for de andres FMK-oplevelse, både tværfagligt og tværorganisatorisk, da dette emne var et af læringspunkterne på Tour de FMK. Haderslev har snakket med KLU om behovet for den tværfaglige forståelse. Der var opbakning, men det er meget svært at udføre i praksis. En mulighed er at invitere en læge og besøge et hospital. Kalundborg har anvendt praksiskonsulenter i samarbejdet med hospitalerne for at få en større fælles forståelse. Århus har produceret en film, der kan anvendes til at vise praksis hvilke arbejdsgange der anvendes i kommunen. MedCom stiller sig til rådighed for at samle og udstille de fælles værktøjer der er produceret. Næste møde er 20. august, kl. 10-15. 6