FAQ & vejledning til ScanJour Captia 4.5

FAQ & vejledning til ScanJour Captia 4.5 Indhold Om vejledningen... 2 Support... 2 FAQ problemer og løsninger... 3 Installation... 3 CDO mangler... 3 Hukommelsesfejl... 3 Import af dokument... 4 Fejl ved import af PDF-fil... 4 Fejl ved import af TIFF-fil... 4 Brugernavn og adgangskode... 5 Problemer med brugernavn og adgangskode... 5 Outlook... 6 Adgangskoden skal indtastes igen og igen... 6 Problemer med integrationen mellem Captia og MS Office... 6 Outlook går ned... 10 Diverse... 10 Captia virker ikke... 10 Diverse fejl... 11 Indblik... 12 Print... 12 Internet Explorer virker ikke... 13 Generel betragtning om hvorledes vi kan gribe uklare problemer an... 14 Installation af Captia... 16 Generelt inden installation... 16 Ny bruger i Captia... 16 Valg af adgangskode... 17 Installation/adgang til Captia for første gang... 18 Føj Captia til Lokalt Intranet... 21 Fjern scanjour.au.dk fra Websteder du har tillid til... 22 Afinstallation af Captia... 23 Side 1 af 24

Om vejledningen Denne Captiavejledning er udarbejdet til AU IT s support af Captia. Vejledningen er udarbejdet i samarbejde mellem Peter Zinck Nielsen, AdmApp, AU IT, og Liv Lykke Ekmann, Team Processer & IT (PI), AU HR. Se også medarbejdere.au.dk/captia. Support Hvad skal løses af brugeren? o Installation af Captia/nye versioner Hvad skal løses af Team PI? (Kontaktoplysninger: captia@au.dk eller 8715 3323.) o o o o o Problemer vedr. funktionaliteten Problemer vedr. rettigheder Brugeradministration Systemvedligeholdelse (Configuration Management) Vedligeholdelse af Captia-site samt sikre at der her findes installationsvejledning, vejledning i løsning af generelle fejl samt vejledning i håndtering/brugen af Captia Hvad skal løses af supporten? o Hjælper brugeren hvis de løber ind i problemer ifm. installation af Captia samt med integrationen til Officepakken Hvad skal løses af driften/serverdriften/scanning? o o Udarbejde vejledninger til brugerne/supporten vedr. fejlretning Sikre stabil drift Hvad skal løses af ScanJour o o o 3. level support ScanJour kontaktes via http://support.scanjour.dk/login.asp Følgende har adgang til at indrapportere fejl: Eva Vestergaard, Team PI Malene E. Jakobsen, Team PI Claus Øster -Jørgensen, AdmApps Karina Enig Dam, AdmApps Peter Zinck Nielsen, AdmApps Den person som indrapporter fejl til ScanJour, skal sende mails til orientering til ovenstående personkreds. Side 2 af 24

FAQ problemer og løsninger Installation CDO mangler Problem: Fejl ved installation af Captia, som fortæller at CDO en mangler og at man skal kontakte administrator. Løsning: Linket henviser til CDO en på nettet. Klik og download: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=2714320d-c997-4de1-986f- 24F081725D36&displaylang=en Vælg herefter Kør og du er klar til at bruge Captia igen. Hukommelsesfejl Problem: Memory error på XP, når man forsøger at åbne http://sjweb.djf.agrsci.dk/captia09. Side 3 af 24

Løsning: Følg linket, som har et løsningsforslag. http://www.oratraining.com/blog/2010/04/internet-explorer-has-closed-this-webpage-to-helpprotect-your-computer/ Import af dokument Fejl ved import af PDF-fil Problem: Når brugeren forsøger at uploade en PDF-fil i Captia kommer denne fejlmeddelelse: Løsninger: Tjek at Captia er anført under Lokalt Intranet (se s. 21). Kopier filen til roden af C-drevet og forsøg igen. Hvis det ikke virker, så prøv evt. at gøre navnet kortere. Fejl ved import af TIFF-fil Problem: Følgende fejlmeddelelse popper op, når TIFF-fil forsøges importeret til Captia: Side 4 af 24

Løsning: Hvis man vil importere en TIFF-fil til Captia, skal filen have endelsen.tif..tiff fungerer ikke. Normalt vises filendelser ikke i Windows Stifinder, så for at kunne rette endelsen, skal man først gøre følgende (Windows 7): Åben Windows Stifinder. Vælg Organiser > Mappe- og søgeindstillinger. Vælg Vis. Fjern flueben fra Skjul filtypenavne for kendte filtyper. Tryk OK. Brugernavn og adgangskode Problemer med brugernavn og adgangskode Problem: Det tilsendte brugernavn og adgangskode fungerer ikke. Løsning: Kontakt Team PI, som sender en ny. Problem: Problemer med at logge på. Løsninger: Hvis ikke denne form på brugernavnet dur esdh.au.dk\auxxxxxx, så prøv denne i stedet: esdh\auxxxxxx. Det kan skyldes problemer med netværk/server. Prøv igen senere. Der er tastet forkert brugernavn/adgangskode tjek om det tastes korrekt eller bed om et nyt. Adgangskoden kan være udløbet. Fjern sjweb.djf.agrsci.dk fra Styring af legitimationsoplysninger i Kontrolpanel > Brugerkonti. Side 5 af 24

Problem: Bruger har indtastet forkert adgangskode (mange gange). Løsninger: Kontoen skal åbnes igen eller brugeren skal have en ny adgangskode. Outlook Adgangskoden skal indtastes igen og igen Problem: Bruger bliver bedt om adgangskode hele tiden og det forstyrrer Outlook. Løsninger: Føj Captia til Lokalt Intranet (se s.21). Problem: Gentagne gange beder Outlook om adgangskode og Outlook lukker. Til sidst fejlmeddelelsen her: Løsning: Adgangskoden kan være udløbet. Problemer med integrationen mellem Captia og MS Office Problem: Problemer med at sende mails fra Captia via Outlook med filer fra Captia. Løsninger: Tjek at Captia er anført under Lokalt Intranet (se s.21). Afinstaller og geninstaller Captia. Følg vejledningerne. Problem: Problemer med at journalisere en mail i Captia via Gem mail -knappen i Outlook. Side 6 af 24

Løsninger: Tjek at Captia er anført under Lokalt Intranet (se s.21). Afinstaller og geninstaller Captia. Følg vejledningerne. Luk Outlook, gå til http://sjweb.djf.agrsci.dk/captia09, start Outlook igen og forsøg at gemme mailen igen. Problem: Outlooks/Words tilføjelsesprogrammer (knapper) fra Captia er forsvundet. Løsning: Tjek at brugeren har logget på Captia. Hvis ikke Captia er åbnet, åbnes tilføjelsesprogrammet heller ikke. Det kan også skyldes at tilføjelsesprogrammet SJ Addin integration for MS Outlook er blevet deaktiveret. Det kan aktiveres igen på følgende måde: Bemærk: I engelsksprogede udgaver af Outlook hedder tilføjelsesprogram Add-in. Outlook 2007: Vælg Deaktiverede elemener i menuen Hjælp. Marker Tilføjelsesprogram: sj add integration for ms outlook (sjdocintegration.dll) og klik på Aktiver. Side 7 af 24

Outlook 2010: Vælg Indstillinger i menuen Filer. Vælg Tilføjelsesprogrammer. Vælg Deaktiverede elementer ud for Administrer nederst i vinduet. Klik på Udfør. Marker Tilføjelsesprogram: sj add integration for ms outlook (sjdocintegration.dll) og klik på Aktiver. Side 8 af 24

Hvis dette ikke løser problemet, må du afinstallere og geninstallere. Følg vejledningerne. Problem: Når der skal gemmes en mail i Captia kommer disse fejlmeddelelser: Side 9 af 24

Løsning: Klik på Opdater i den øverste boks herover og genstart Outlook. Outlook går ned Problem: Outlook går ned hele tiden (f.eks. pga. en forkert adgangskode, når man logger på Captia). Løsninger: Klik Annuller det kan skyldes problemer på netværket/serveren. Prøv igen senere. Tjek om brugernavn og adgangskode er korrekte. Adgangskoden kan være udløbet. Deaktiver tilføjelsesprogrammet sj adinn (se herover) midlertidigt, men så virker Captia ikke fra Outlook. Diverse Captia virker ikke Problem: Captia fungerer ikke optimalt. Løsning: Afinstaller og installer Captia. Det er hurtigt og løser de fleste problemer (se s. 18 og 23). Problem: Captia fungerer ikke efter at brugeren har brugt den ældre version af ScanJour. Løsning: Ofte skyldes problemer med Captia, at der findes en ældre version af Captia på computeren. Slet gamle versioner af ScanJour fra computeren. Afinstaller og geninstaller Captia (se s. 18 og 23). Problem: Når brugeren besøger Captia web site vises en helt blank side eller en side, som ligner nedenstående: Side 10 af 24

Løsning: Deaktiver Lync-browser helper eller afinstaller MS Communicator (hvis disse programmer er installereret). Problem: Brugeren kan ikke få adgang til Captia (og muligvis heller ikke Outlook og netværksdrev) og får denne fejlmeddelelse: Løsning: Det kan være et symptom på netværksproblemer, så afvent og se tiden an. Det kan selvfølgelig også betyde at brugeren ikke har den fornødne sikkerhedskode (almindelige brugere har oftest sikkerhedskode 6). Diverse fejl Problem: Brugeren får denne scriptfejl: Side 11 af 24

Løsning: Hvis brugeren har browseren Internet Explorer 10 er det denne opdatering, der er skyld i fejlen. Afinstaller og benyt Internet Explorer 9 i stedet. Problem: Diverse fejl. Løsning: I en logfil fra installationen kan man finde fejl: Åbn Stifinder > Indtast %temp% i søgefeltet >Åbn logfilen sj_webclient. Problem: Ikke alle siderne fra en sag vises, når den åbnes Løsning: Hvis dette problem opstår, anbefaler at benytte IrfanView som TIFF-fremviser (Programmet hentes på: www.irfanview.com. Under installationen vælges evt., at programmet skal være standardprogram for TIF/TIFF) Indblik Problem: Brugeren har ikke de indblik/rettigheder, som han/hun har brug for. Løsning: Kontakt Team PI. Print Problem: Når man forsøger at printe et dokument fra Captia, udskrives kun lidt af websiden og ikke selve dokumentet. Løsning: For at printe et dokument i Captia: Klik på handlingsikonet, klik herefter på udskriv dokument i dokumentprogram. (Man kan ikke udskrive via Filer > Udskriv eller Ctrl + P i Internet Explorer.) Side 12 af 24

Internet Explorer virker ikke Problem: Internet Explorer fungerer ikke på hjemmesider, der bruger Flash, efter Captia er installeret. Løsning: Det kan skyldes Flash. Afinstaller Flash og se om det gør en forskel. Side 13 af 24

Generel betragtning om hvorledes vi kan gribe uklare problemer an Hvis der er nogen tvivl om, hvorvidt Captia er korrekt installeret, så er det selvfølgelig en god idé at geninstallere Captia og sikre sig, at problemet stadig findes. Hvis problemet optræder i forbindelse med brug af tilføjelsesprogrammet i Outlook etc., så undersøger vi evt. først om vi kan fremprovokere en lignende fejl, når vi bruger websiden direkte. Hvis vi kan, så kan det være lettere at arbejde videre med denne. Når vi tester, bør vi tilstræbe at have samme udgave af Internet Explorer på vores egen PC og brugerens PC. Versionsnummer kan ses i menuen Hjælp -> Om Internet Explorer. Nedenstående trin kan dog godt anvendes, selvom det ikke er tilfældet, blot man minder sig selv om at problemet måske også kunne være bundet til en specifik version af Internet Explorer, når man overvejer drastiske skridt som geninstallation af Windows. Umiddelbart er det første, som skal afklares, hvor problemet ligger. 1. Er det på brugerens PC? 2. Er det i brugerens profil (det brugernavn, som anvendes til at logge på Windows med)? 3. Er det i brugerens brugernavn til Captia? For at afdække dette, kan vi prøve at gøre følgende: 1. Afprøve på vores egen PC om vi selv kan gøre det, som ikke fungerer for brugeren. (Så nøjagtigt som muligt, dvs. samme sag/akt, samme valg af indblik osv.) a. Hvis ikke, så må vi først finde en PC/bruger, hvor det fungerer. b. Hvis det ikke fungerer nogen steder, så prøver vi at afklare nøjagtig hvilken handling/input fra brugeren, der giver anledning til problemet er det f.eks. når man benytter et bestemt sagsnr.? 2. Fjerne sjweb.djf.agrsci.dk fra Lokalt intranet / Pålidelige websteder på vores egen PC (eller en anden PC, hvor det virker) og logge på sjweb.djf.agrsci.dk/captia09 med brugerens brugernavn/kodeord. Afprøve om vi kan gøre det, som ikke fungerer for brugeren. a. Hvis vi ikke kan, så kunne problemet være relateret til brugerens rettigheder i Captia (indblik/sikkerhedskode). b. Vi undersøger dette og får tingene til at virke på vores egen PC, før vi vender tilbage til brugeren. 3 Fjerne sjweb.djf.agrsci.dk fra Lokalt intranet / Pålidelige websteder på brugerens PC og logge på sjweb.djf.agrsci.dk/captia09 med eget brugernavn/kodeord. Afprøve om vi kan gøre det, som ikke fungerer for brugeren. a. Hvis vi ikke kan, så kunne problemet ligge på brugerens PC eller i brugerens profil. 4 Tilføje vores eget Windows-brugernavn til gruppen Administratorer på brugerens PC og logge på pc en som os selv. Afprøve om vi kan gøre det, som ikke fungerer for brugeren. Side 14 af 24

a. Hvis vi ikke kan, så ligger problemet nok på brugerens PC. b. Hvis vi kan, så mistænker vi brugerens profil. Egen PC og eget brugernavn behøver naturligvis ikke være vores eget, men kan også være en test-pc/test-bruger eller brugerens nabos PC og brugernavn det væsentlige er at det er en PC og bruger, for hvem tingene fungerer. Hvis problemet ser ud til at ligge på brugerens PC: Fungerer tingene hos brugerens naboer, der har pc ere installeret på samme måde som den fejlramte bruger? I så fald bør geninstallation af Windows overvejes. I princippet kan en fejl skyldes at brugeren har fået en opdatering til Internet Explorer, som vi selv/andre ikke har fået endnu. For en god ordens skyld bør dette undersøges før evt. geninstallation. Man kan også begynde at grave i hvilke versioner af Internet Explorer, Office m.v. der er installeret og hvordan pc en adskiller sig fra pc ere, hvor tingene virker, men medmindre der er massive problemer som f.eks. hos SPS/DPU, så vil udbyttet næppe stå i et fornuftigt forhold til arbejdsindsatsen (og det vil det heller ikke nødvendigvis, hvis der er massive problemer). Hvis problemet ligger i brugerens profil, så kan en løsning være at nulstille profilen. Side 15 af 24

Installation af Captia Generelt inden installation Inden installation af Captia er det vigtigt at fjerne gamle udgaver af ScanJour. Det er ikke nødvendigt at ScanJour er installeret på computeren, for at brugerne kan søge/slå op i gamle sager, da programmet er browserbaseret. Gamle udgaver kolliderer med Captia, så Captia ikke fungerer optimalt. Brug altid Internet Explorer (32 bit) som browser i forbindelse med Captia. Andre browsere fungerer ikke med Captia - heller ikke Internet Explorer 64-bit. Når man installerer Captia, er det vigtigt at man logger på Captia som den bruger, der fremover skal bruge programmet. Brug aldrig eget brugernavn/adgangskode på brugerens computer, da Captia vil huske og anvende disse i stedet for brugerens i visse sammenhænge. Vigtigt efter installation og geninstallation: Tilføj: http://sjweb.djf.agrsci.dk til Lokalt Intranet (se s.21). Fjern: ScanJour.au.dk fra Websteder, du har tillid til, for hvis denne URL anses for at være pålidelig, vil programmet installere nye elementer uden at spørge og det skaber problemer med Captia (se s. 22). Er Captia ikke installeret korrekt første gang, kan der opstå forskellige børnesygdomme. Opstart altid Captia før andre programmer opstartes. Også selvom Captia ikke skal bruges, da tilføjelsesprogrammer i Outlook og Word ellers vil bede om en adgangskode, for at få forbindelse til Captia. Ny bruger i Captia Brugeren har modtaget et brugernavn og en midlertidig adgangskode til Captia pr. mail: Eksempel: Brugernavn: esdh.au.dk\auxxxxxx Midlertidig adgangskode: ESDHtoxxxx Den midlertidige kode skal ændres inden Captia installeres. Se mere herunder. Side 16 af 24

Valg af adgangskode Først skal adgangskoden ændres. Det er kun muligt at ændre koden her første gang. Følg dette link http://esdhcpw.uni.au.dk Udfyld brugernavn og adgangskode præcist som oplyst i oprettelsesmailen. Brug f.eks. copy-paste, men vær opmærksom på kun at kopiere brugernavn/adgangskode. Klik Log on. Skift adgangskoden. Kravene herunder er ikke nødvendigvis korrekte. Brug f.eks. 6 bogstaver og 4 tal afsluttet med et tegn. Side 17 af 24

Installation/adgang til Captia for første gang Luk alle Office-programmer (Outlook, Word osv.). Vælg Internet Explorer (ikke Internet Explorer 64 bit). Hvis operativsystemet er Windows 7, skal Internet Explorer startes ved at højreklikke på Internet Explorer i startmenuen og vælge Kør som administrator. Ved andre udgaver startes Internet Explorer på normal vis. Kopier URL en her til adresselinjen i Internet Explorer: http://sjweb.djf.agrsci.dk/captia09 Udfyld brugeroplysninger og sæt flueben i feltet Remember my password. Side 18 af 24

Hvis formen esdh.au.dk\auxxxxxx ikke fungerer, forsøg med esdh\auxxxxxx. Accepter, at Captia-klienten installeres på din PC. Vælg Installer tre gange i meddelelsesboksene, der dukker op i midten/foroven/forneden af skærmen. Side 19 af 24

Herefter er Captia klar til brug på Pc en. Det kan være nødvendigt at lukke og starte Outlook, Word osv. igen, før integrationen med disse programmer fungerer. Hvis Internet Explorer blev kørt som administrator som beskrevet ovenfor, så luk programmet og start det igen på normal vis. Side 20 af 24

Føj Captia til Lokalt Intranet For at undgå problemer med gentagne meddelelser om indtastning af adgangskode eller fejl ved import af dokumenter (og meget andet), skal domænet http://sjweb.djf.agrsci.dk anføres som websted under Lokalt Intranet : Åbn Captia i browseren, vælg Internetindstillinger. Vælg fanen Sikkerhed > Lokalt intranet > Websteder Vælg Avanceret og tilføj http://sjweb.djf.agrsci.dk Luk og bekræft alle åbne vinduer Side 21 af 24

Fjern scanjour.au.dk fra Websteder du har tillid til Fjern http://scanjour.au.dk fra Websteder du har tillid til, da ældre udgaver af ScanJour ellers vil installere sig selv igen og igen og det kolliderer med Captia. Åbn Internet Explorer, klik på Funktioner > Internetindstillinger. Vælg derefter Sikkerhed > Pålidelige websteder. Klik på knappen Websteder. Det kan være nødvendigt at fjerne fluebenet i Kræv servergodkendelse, men klik det på igen efter webstedet er fjernet. Side 22 af 24

Afinstallation af Captia Luk alle Office-programmer (Outlook, Word osv.) og Internet Explorer. Åbn Kontrolpanel via startmenuen og vælg Fjern et program eller Programmer og funktion. I Windows XP hedder punktet Tilføj/fjern programmer. Side 23 af 24

Vælg programmet ScanJour Captia webclient eller ScanJour Captia webclient x64 og klik på Fjern. Nu fjernes Captia. Alle programmer, der hedder noget med ScanJour skal fjernes. Kun ScanJour Captia må være installeret på computeren, da den ældre udgave af ScanJour kolliderer med Captia, så den ikke fungerer. Man kan sagtens slå op i ScanJour uden at den er installeret på computeren. Genstart computeren og herefter kan Captia geninstalleres. Side 24 af 24