Indholdsfortegnelse A. GENERELT... 3 1. Definitioner... 3 B. ENTREPRISEOPSTART... 5 1. Oprettelse af værksted m.v.... 5 2. Tilvejebringelse af manualer m.v. fra leverandører... 6 3. Udarbejdelse af kvalitetshåndbog, procedurer m.v.... 7 4. Vinterman kursus... 7 5. Overtagelse reservemateriel... 8 6. Vurdering af materiel (indsigelsesperiode)... 8 7. Kontakt med nye kørebaneentreprenører... 8 8. Afhentning af evt. lager fra tidligere entreprenør... 8 C. UDEN FOR BEREDSKABSPERIODEN... 9 1. Opbevaring af materiel... 9 2. Aftale afmontering af materiel med kørebaneentreprenører... 9 3. Afmontering, rengøring og konservering af kørebanemateriel... 9 4. Tilstandsvurdering af kørebanemateriel... 10 5. Materielgennemgang sammen med ordregiver... 10 6. Klargøring af kørebanemateriel m.v.... 10 7. Montering af kørebanemateriel... 10 8. Instruktion af chauffører m.v.... 11 9. Opgaver i forbindelse med modtagelse af nyt kørebanemateriel... 12 10. Årligt møde med alle værksteder... 12 11. Inspektion af materiel til stier, specialmaskiner m.v.... 12 12. Kvalitet og Audit... 12 13. Opgaver Vinterman... 12 D. I BEREDSKABSPERIODEN... 13 Side 1 af 19
1. Opbevaring af materiel... 13 2. Afholdelse af audits (Interne og eksterne)... 13 3. Administration i forbindelse med garantisager... 13 4. Administration af forsikringssager... 13 5. Eftersyn, vedligehold og reparation... 13 6. Indsåning og kontrol af spredebillede... 14 7. Telefonsupport... 15 E. LØBENDE OPGAVER... 16 1. Opgaver i forbindelse med salg af materiel... 16 2. Deltagelse i driftsmøder... 16 3. Deltagelse i kurser... 16 4. Planlægning og administration af alle opgaver... 16 5. Input til planlægning af tildeling af materiel... 17 6. Registrering af reparationsomkostninger i Vinterman... 17 7. Lagerstyring... 17 8. Fremsendelse af faktura... 17 F. RESERVEDELE... 18 G. MANDSKAB... 18 H. INCITAMENT REPARATIONER... 19 I. BILAG... 19 Side 2 af 19
A. GENERELT Disse særlige arbejdsbeskriver angiver hvorledes ordregivers vintermateriel til anvendelse på kørebaner skal administreres og serviceres, for at dette gennem hele beredskabsperioden, fra 1. oktober til 30. april altid er i funktionsdygtig stand. Tjenesteyder skal servicere vintermateriellet under hensyntagen til en samlet økonomisk optimering af ordregivers omkostninger. Ved vintermateriel forstås såvel driftsmateriel, reservemateriel som overskudsmateriel. Arbejdet skal igangsættes den 1. september 2013. Den første måned bruges på udarbejdelse af fundamentet for entreprisen, herunder udarbejdelse af vedligeholdelsesmanualer, procedurer, instruktioner og kvalitetsplaner. Som bilag A vedlægges en årsplan ( Årshjul ) for de opgaver, der er beskrevet under nedenstående punkter B, C, D og E. Tjenesteyder skal levere samtlige administrative og praktiske ydelser m.v. for at sikre, at kørebanemateriellet er fuldt funktionsdygtigt til opgaven hos den udpegede vinterentreprenør, og at det lever op til gældende lovgivning. Herudover skal tjenesteyder udføre kontrol af de køretøjer og det materiel vinterentreprenørerne skal stille til rådighed for udførelse af vintertjeneste på rastepladser, stier m.v. Endvidere skal tjenesteyder bidrage med administration af garantisager og forsikringsskader m.v. Der er med udgangen af 2012 fire forskellige fabrikater af lastbilspredere og ti forskellige fabrikater af lastbilplove. Der er flere forskellige modeller af hvert fabrikat. Materiellet vil løbende blive udskiftet og erstattet med andre typer materiel, der vil indgå i entreprisen. Til hver entreprise er tilknyttet et antal saltdepoter jf. oversigtskort. Vintermateriellet er tilknyttet saltdepoter. Antal af spredere og plove tilknyttet de enkelte saltdepoter fremgår af bilag A i Fælles Bestemmelser om udbud og tilbud. I Særlige betingelser og beskrivelser er for hver entreprise anslået værdi af ordregivers materiel og minimumskrav til antal værksteder og minimum antal servicevogne for entreprisen. Servicering af blandeanlæg til saltlage og saltlagetanke med tilhørende pumpesystemer kan være en del af entreprisen. Det fremgår af Særlige betingelser og beskrivelser ved hvilke saltdepoter der er blandeanlæg henholdsvis lagetanke med pumper tilhørende ordregiver. Øvrige blandeanlæg tilhører kommunerne og skal ikke serviceres af tjenesteyder. 1. Definitioner Ordregiver: Tjenesteyder: Ordregiver er Vejdirektoratet. Tilbudsgiver(e), der får overdraget en- Side 3 af 19
treprise(r). Vinterentreprenører: Vintervagten: Værksted: Vinterman: Reservedele: Entreprenører, der varetager den praktiske udførelse af vintertjenesten for ordregiver, f.eks. kørsel med lastbiler. Vintervagten er et antal af Vejdirektoratet ansatte personer som inden for beredskabsperioden døgnet rundt overvåger vejene og foretager udkald af vinterentreprenører m.fl.. Tjenesteyders værkstedsfaciliteter i entrepriseområdet, der skal omfatte værksted, lager, mandskabsfaciliteter og udenoms arealer som opmarchareal, parkering, arealer til opbevaring af spredere og plove samt et testareal. Vinterman er ordregivers system til administration og styring af udkald, vinterentreprenører og vintermateriel m.v. Komponenter, der er en væsentlig del for det pågældende udstyr, herunder sliddele til plove. Smådele som bolte, ringe, skiver, splitter o.l. Småmaterialer og forbrugsgods som motorolie, hydraulikolie, konserveringsolie, fedt, frostvæske, bremsevæske, filtre, pakninger, bremsevæske o.l. Beredskabsperioden: Ved beredskabsperioden forstås perioden fra 1. oktober til 30. april. Driftsmateriel: Reservemateriel: Overskudsmateriel: Kørebanemateriel, der til daglig i beredskabsperioden er på rute. Kørebanemateriel, der til daglig i beredskabsperioden indgår i områdets pulje af reservespredere og plove. Kørebanemateriel, der ikke er egnet eller nødvendigt til drift eller reserve og derfor er standby. Side 4 af 19
B. ENTREPRISEOPSTART 1. Oprettelse af værksted m.v. Tjenesteyder skal gennemføre sit arbejde fra et eller flere værksteder i entrepriseområdet. Tjenesteyder skal her sørge for de nødvendige og tilstrækkelige arbejds- og lokalefaciliteter til at gennemføre arbejdet og til at overholde arbejdsmiljølovens krav. De i det efterfølgende beskrevne forhold udgør det behov som ordregiver anser for nødvendigt, men som ikke nødvendigvis vil opfylde det tjenesteyder anser for hensigtsmæssigt og nødvendigt, og ej heller nødvendigvis vil opfylde specielle og generelle krav til arbejdsmiljø m.m. Alle faciliteter skal være tilgængelige for tjenesteyder og hans personale døgnet rundt i beredskabsperioden, ligesom ordregivers personale samt udførende vinterentreprenører skal have adgang til værkstedet m.v. for at få udført reparation og vedligehold samt for evt. udskiftning af materiel. Ordregiver stiller ikke værksteder, værktøj eller udstyr til rådighed for opgaveløsningen. Geografisk placering Tjenesteyder skal oprette mindst et værksted. Værksteder skal placeres hensigtsmæssigt i entrepriseområdet, og med gode adgangsforhold til det overordnede vejnet. Jf. Særlige betingelser og beskrivelser skal tjenesteyder kunne udføre et antal samtidige reparationer på forskellige lokaliteter. Dvs. at ud over mindst et værksted skal der rådes over et antal servicevogne hertil. Et værksted kan erstatte en servicevogn, dog skal der skal altid rådes over mindst én servicevogn pr. entreprise. Tjenesteyder oplyser i forbindelse med tilbudsafgivning placeringen af sit/sine værksteder. Placeringen skal godkendes af ordregiver inden kontraktindgåelse samt ved eventuelle senere ændringer af værkstedsplacering i entrepriseperioden. Indendørsarealer Et værksted skal omfatte lokaler til følgende opgaver: Faciliteter for smede- og mekanikerarbejde samt elektronik- og hydraulikarbejde. Indendørs reservedelslager. Indendørs opbevaring af styrebokse m.v. Der skal være den fornødne plads til, at der kan repareres på minimum to spredere samtidigt. Udenoms arealer Udenoms arealer omfatter opmarchplads/venteplads for vinterentreprenørers lastbiler i forbindelse med reparation og montering mv. af udstyr m.v.. Udenoms arealer omfatter endvidere en vaskeplads forsynet med varmt og kold vand fra 1 slange og en højtryksrenser samt fornødent opmarch plads/venteplads for vinterentreprenørernes lastbiler i forbindelse med reparation m.v. af udstyr. Servicevogne Til brug for eftersyn, reparation og vedligehold af materiel uden for værkstedet i beredskabsperioden, skal tjenesteyder råde over det fornødne antal servicevogne, indrettet til følgende opgaver: Side 5 af 19
- Eftersyn og vedligehold af fugtsaltspredere og kombispredere - Mindre reparationer på mekanisk, elektrisk og hydraulisk udstyr - Udskiftning af sliddele på sneplove m.v. I servicevogne skal det være muligt at påsætte koblinger på hydraulikslanger. Alternativt skal der i servicevognene medbringes de nødvendige reserveslanger så udskiftning kan ske uden ekstra kørsel. Er dette ikke tilfældet betales ikke for kørsel og transporttid for fremskaffelse af slanger og koblinger m.v. Servicevogne skal være forsynet med blinkende gult kryds, jf. vejreglen Afmærkning af vejarbejder, revideret april 2008. Ordregiver leverer GPS udstyr med dataoverførsel for dokumentation af position m.v. ved reparationer i beredskabsperioden, til montering i det oplyste min. antal servicevogne. Udstyret kan i entrepriseperioden blive afløst ved brug af tjenesteyders smartphone. På et senere tidspunkt kan det blive aktuelt at sende tilsvarende data via en browser eller en app, med en dertil egnet smartphone. Lastbil Der skal rådes over en lastbil med lad og med hejs (wire- og kroghejs) samt frontplade til transport af spredere og plove mellem ordregivers opbevaringsplads(er) og værkstedet. Almindeligt værktøj Tjenesteyder skal være i besiddelse af almindeligt elektrisk- og hydraulisk værktøj samt håndværktøj til de anførte værkstedsfunktioner. På værkstedet skal det være muligt at påsætte koblinger på hydraulikslanger. Specialværktøj Udstyr til fejlfinding af hydraulik- og el-systemer skal forefindes på værkstedet og i samtlige servicevogne. Tjenesteyder skal til vedligehold af materiel benytte det af materielfabrikanterne anbefalede specialværktøj. Tjenesteyder må selv skaffe sig oplysning om omfang og art af dette. Fabrikaterne er anført i Særlige betingelser og beskrivelser. Tungt udstyr Der skal forefindes mindst én kran e.l. på værkstedet til løftning af større dele. Denne skal have en min. løfte evne på 2 tons. Tilsyn Ordregiver vil i et vist omfang føre uanmeldt tilsyn på arbejdsstederne, herunder gennem føre uanmeldte auditer. 2. Tilvejebringelse af manualer m.v. fra leverandører Det påhviler tjenesteyder at rekvirere leverandørinstrukser og -beskrivelser m.v. hos de relevante leverandører. Leverandørbeskrivelser vil for størstedelen foreligge på dansk eller engelsk. For hver maskintype og model skal tjenesteyder så vidt muligt have følgende dokumenter til rådighed: Side 6 af 19
Leverandørens sikkerheds- og betjeningsinstruks Leverandørens instruktionsbeskrivelse og manualer med tilhørende smørings- og eftersynsinstrukser. Leverandørens reservedelsbeskrivelse. 3. Udarbejdelse af kvalitetshåndbog, procedurer m.v. I september skal tjenesteyder udarbejde sin kvalitetshåndbog og beskrive procedurer m.v., på grundlag af manualer m.v. fra leverandørerne for det vintermateriel, der skal serviceres. I forbindelse med entrepriseopstarten skal tjenesteyder efter behov eventuelt i samarbejde med ordregiver udarbejde det fundament, som arbejdet i entreprisen skal bygge på. Det er et krav, at tjenesteyder som minimum udarbejder følgende: Quick guides til udlevering til chauffører for korrekt daglig brug af materiellet jf. krav fra hhv. ordregiver og materielleverandør. Instruks for daglig vedligehold af materiellet, herunder servicefrekvens, eventuelle særlige krav til rengøring m.v. Herudover skal tjenesteyder forberede audit-arbejde i perioden ved at udpege en intern auditør, som ikke må være medejer af firmaet. Denne skal på kursus på ordregivers regning og herefter udarbejde følgende: Ansvarsfordeling i forbindelse med kvalitetsarbejdet. Plan for interne audits, herunder tidsplanlægning. Denne planlægning skal tage højde for, at der på hvert driftsmøde med ordregiver skal afrapporteres resultater af intern audit. Procedurer og skemaer til sikring af korrekt og dækkende dokumentation af udførte reparationer, herunder arbejdstid, beskrivelse af fejl, beskrivelse af reparation og dokumentation for reservedele. Procedure for korrigerende handlinger ved fund af gentagne fejl. Ordregiver uddanner auditøren med bistand fra eksterne konsulenter, idet der kan forventes følgende opdeling: 1. Vedrører procedurer, instruktioner og vedligeholdelsesplaner. Her deltager den interne auditør samt det værkstedspersonale, der beskæftiger sig meget med vintermateriellet. 2. Vedrører selve auditten. Her deltager kun den interne auditør. 3. Vedrører klargøring / opstart audit hos tjenesteyder. Her gennemfører den interne auditør det første arbejde vedr. intern audit. 4. Vedrører opfølgning på første audit. Dette gennemføres på første driftsmøde. 4. Vinterman kursus I forbindelse med entrepriseopstarten skal tjenesteyder på kursus i brugen af Vinterman. På dette kursus vil undervisningen som udgangspunkt fokusere på, hvordan rekvisitioner oprettes, udfyldes og afsendes, hvordan udstyrskartoteket er bygget op, og hvordan reservemateriel håndteres. Ordregiver afholder en gang årligt kurser i Vinterman, som de medarbejdere, der til daglig bruger Vinterman, skal deltage i. Her vil eventuel nyudvikling, som skal indarbejdes i tjenesteyders arbejdsgange, blive gennemgået. Side 7 af 19
Herudover vil der løbende blive samlet op på brugen af Vinterman, ligesom der efter beredskabsperioden - ved behov - vil blive afholdt opsamlingsmøder med alle tjenesteydere. 5. Overtagelse reservemateriel Tjenesteyder skal afhente reservemateriel og overskudsmateriel som er opbevaret på tidligere tjenesteyders plads og anbringe det på opbevaringspladsen. 6. Vurdering af materiel (indsigelsesperiode) Tjenesteyder skal primo oktober 2013 vurdere om kørebanemateriellet er i en stand, hvor det kan forventes at være klar til drift i beredskabsperioden. Formålet med denne vurdering er at sikre at eventuelle mangler, der skal tilbageføres til tidligere tjenesteyder, fremkommer rettidig i indsigelsesperioden. Tjenesteyder kontakter først vinterentreprenørerne telefonisk for at få deres vurdering af om klargøring og montering er udført tilfredsstillende, herunder om evt. påpegede fejl og mangler er rettet. I benægtende fald skal tjenesteyder besigtige materiellet hos vinterentreprenøren og kontrollere klargøringen og monteringen m.v. Såfremt tjenesteyder har indsigelser over materiellets stand skal dette meddeles ordregiver senest d. 15. oktober. 7. Kontakt med nye kørebaneentreprenører I oktober 2013 skal tjenesteyder kontakte nye kørebaneentreprenører og gennemgå deres materiel for at udføre en kontrol af om klargøring og montering, udført af tidligere entrepriseholder, er udført efter leverandørernes anbefalinger og ordregivers retningslinjer. Arbejdet omfatter også et telefonisk interview med vinterentreprenøren. Arbejdet udføres og rapporteres efter nærmere aftale med ordregiver. Overlap mellem punkt 6 og 7? 8. Afhentning af evt. lager fra tidligere entreprenør Tjenesteyder skal ved entreprisens start afhente ordregivers lager af materialer/reservedele hos tidligere tjenesteyder. Materialer/reservedele vil være pakket, klar til afhentning. Side 8 af 19
C. UDEN FOR BEREDSKABSPERIODEN 1. Opbevaring af materiel Uden for beredskabsperioden opbevares alt materiel på en af de nedenfor angivne opbevaringspladser: Saltdepot Klarup - Klarupvej 96, 9270 Klarup Saltdepot Viborg - Farvervej 25, 8800 Viborg Saltdepot Hadsten - Over Hadstenvej 78, 8370 Hadsten Saltdepot Ribe - Ørstedsvej 4, 6760 Ribe Odense Kommune - Olfert Fischers Vej 25, 5220 Odense Saltdepot Ringsted - Sorøvej 67, 4100 Ringsted Saltdepot Roskilde - Darupvej 1, 4000 Roskilde Driftsmateriel afleveres af vinterentreprenørerne på disse pladser efter beredskabsperioden, og afhentes fra disse pladser ved beredskabsperiodestart. Reservemateriel og overskudsmateriel opbevares på disse pladser. Gælder både sommer og vinter opbevaring. Styrebokse og tilsvarende mindre udstyr som løse kabler m.v. skal opbevares indendørs på tjenesteyders værksted. Opbevaring skal ske i separate nummererede kasser (anlægsnummer) således at kontrolbokse m.v. altid kan følge sprederen/ploven. Al transport af materiellet mellem opbevaringspladsen og værkstedet og omvendt påhviler tjenesteyder. Udgifterne hertil skal være indeholdt i enhedspriserne for henholdsvis afmontering og montering jf. TABG. 2. Aftale afmontering af materiel med kørebaneentreprenører Det er tjenesteyders opgave at planlægge og administrere afmontering af kørebanemateriellet, herunder at indkalde kørebaneentreprenørerne til afmontering af materiel m.v. på opbevaringspladsen. 3. Afmontering, rengøring og konservering af kørebanemateriel Afmontering Afmontering omfatter modtagelse af materiel og udstyr umiddelbart efter beredskabsperiodens afslutning. Afmontering skal ske i perioden 1. maj 1. juni. Der kan evt. træffes aftale om, at afmontering m.v. af noget materiel kan påbegyndes i april. Rengøring Rengøring omfatter en fuldstændig rengøring af materiellet såvel udvendigt som indvendigt og i alle tilgængelige hulrum. Konservering Konservering omfatter en behandling med et rusthæmmende produkt på alle overflader og i alle tilgængelige hulrum. Det anvendte produkt skal være godkendt til formålet, jf. leverandørens manualer og instruktioner og skal godkendes af ordregiver. Side 9 af 19
4. Tilstandsvurdering af kørebanemateriel Umiddelbart efter eller i forbindelse med afmontering og rengøring udføres en tilstandsvurdering for hvert enkelt stykke materiel, der ud over en plan for dette materiels specifikke vedligeholdelse også skal indeholde et overslag over den forventede omkostning til vedligeholdelse og til evt. særlige reparationer for den samlede klargøringen. Tilstandsvurderingen benyttes til samtidigt at udarbejde reparationsoverslag for klargøring til næste beredskabsperiode. Resultatet afleveres årligt til ordregiver senest 1. juli. 5. Materielgennemgang sammen med ordregiver Når alt materiel efter beredskabsperiodens afslutning er modtaget retur fra vinterentreprenørerne, udarbejder tjenesteyder på grundlag af den gennemførte tilstandsvurdering og reparationsoverslaget en begrundet indstilling over materiel, der bør erstattes med nyt. Indstillingen skal omfatte såvel reparations- som almindelige vedligeholdsomkostninger ved det gamle materiel som forslag til forskellige typer af nyt materiel. Denne indstilling afleveres årligt til ordregiver senest den 1. juli. Ordregiver forestår selv indkøb af nyt vintermateriel. 6. Klargøring af kørebanemateriel m.v. Klargøring er grundigt eftersyn og reparation af defekte dele henholdsvis udskiftning af nedslidte dele m.v., således at materiellet er fuldstændig klar til i næste beredskabsperiode. Tjenesteyder har ansvaret for, at vintermateriellet med tilhørende udstyr som kontrolbokse m.v. klargøres således, at det som udgangspunkt kan benyttes den efterfølgende beredskabsperiode uden nedbrud og dermed behov for reparationer. Saltspredere har ca. 400 driftstimer i en normalvinter. Omfanget af klargøring af materiellet skal fastlægges efter de procedurer og instruktioner der udarbejdes af den interne auditør på grundlag af leverandørernes manualer m.v. og nærmere aftaler med ordregiver. Klargøringen omfatter således også de nødvendige reparationer der er registeret ved tilstandsvurderingen, der udføres umiddelbart efter afmontering og rengøring. Reparationer iværksættes kun efter udarbejdet tilbud og efter ordregivers godkendelse heraf. Klargøring omfatter også klargøring af evt. blandeanlæg og evt. saltlagetanke med pumper, jf. Særlige betingelser og beskrivelser. Klargøring omfatter også at rekvirere af certificeret firma til årlig godkendelse af alle de galger og kæder, der bruges til ophængning af spredere, herunder også de galger, der står hos vinterentreprenørerne for kørebaner, iht. lovkrav. 7. Montering af kørebanemateriel Montering omfatter alle arbejder ved montering af ordregivers spredere og plove på vinterentreprenørens lastbiler. Side 10 af 19
Det er tjenesteyders opgave at planlægge og administrere montering af kørebanemateriellet, herunder at indkalde vinterentreprenørerne til montering af det pågældende materiel. Ordregiver har i udbudsmaterialerne for vinterentrepriserne på kørebaner stillet krav til de lastbiler, der skal køre med vintermateriellet. Ordregiver udarbejder et tjekskema, der skal anvendes ved kontrol af lastbilen. Evt. afvigelser skal påtales og løbende dokumenteres overfor de respektive vinterentreprenører og ordregiveren, da lastbilen således ikke kan godkendes til udførelse. På dette skema skal det også registreres hvilket materiel, der er tildelt den enkelte vinterentreprenør, og hvor materiellet vil være opbevaret gennem beredskabsperioden. Montering skal være gennemført d. 1. oktober. 8. Instruktion af chauffører m.v. Ud over monteringen af kørebanemateriellet skal der ske en instruktion af chaufførerne i betjening af det konkrete materiel. Instruktion af chauffører omfatter følgende: Spredere: Gennemgang af relevante afsnit i instruktionsbog Praktisk gennemgang af sprederens indstillingsmuligheder Kørsel med manuel indstilling Fejlmuligheder iht. instruktionsbog Gennemgang og udlevering af sikkerhedsmanual Gennemgang af daglig vedligehold Læsning af spreder Tjek af spredebillede Gennemgang og udlevering af Quick guides Plove: Gennemgang af relevante afsnit i instruktionsbog Praktisk gennemgang af: o Montering og afmontering o Betjeningsmuligheder Gennemgang og udlevering af sikkerhedsmanual Gennemgang af daglig vedligehold Kontrol af skærslid Det er et krav for vinterentreprenøren, at alle chauffører skal deltage i instruktionen. Tjenesteyder skal udarbejde en kvittering for montering / afmontering og modtaget instruktion til de chauffører, der er til stede. Kvitteringen, der skal underskrives af de deltagende chauffører, skal udover deltageres navne vise dato og entreprisenummer samt materielnummer for det materiel, der er monteret og instrueret i. Tjenesteyder skal opbevare denne kvittering i hele entrepriseperioden. Tjenesteyder kan påregne, at vinterentreprenørens medarbejdere har gennemgået generelle AMU-kurser eller lignende i vintertjeneste. Der skal til hver rute udleveres en Quick guide, betjeningsvejledning og sikkerhedsinstruks. Side 11 af 19
9. Opgaver i forbindelse med modtagelse af nyt kørebanemateriel I forbindelse med modtagelse af ordregivers nyindkøbte materiel vil det blive nødvendigt at udføre en modtagekontrol af, hvorvidt nyt materiel opfylder leveringsbetingelserne og de tekniske specifikationer, såvel som hvorvidt det måtte være åbenlyse uhensigtsmæssigheder, som skal udbedres inden beredskabsperiodens start. 10. Årligt møde med alle værksteder Der afholdes en gang om året op mod beredskabsperiodens start et møde mellem alle tjenesteydere og Vejdirektoratet, hvor generelle problemstillinger og fokusområder gennemgås. 11. Inspektion af materiel til stier, specialmaskiner m.v. Tjenesteyder kan i Vinterman finde fortegnelse over de vinterentreprenører, der med egne køretøjer og materiel udfører vintertjeneste med traktorer og gummigeder på kørebaner samt de vinterentreprenører, der udfører vintertjeneste på stier, rastepladser, håndarbejde og specialmaskiner. Tjenesteyder skal årligt kontrollere om disse køretøjer og dette udstyr overholder en række krav, som nærmere fremgår af tjekskemaer, der udleveres af ordregiver. Kontrollen udføres efter aftale med de respektive entreprenører og på deres opbevaringspladser. Evt. afvigelser skal påtales og løbende dokumenteres overfor de respektive vinterentreprenører og ordregiveren, da materiellet ikke kan godkendes til udførelse. Alle kontroller og dokumentationer skal være afsluttet årligt ved beredskabsperiodens start. 12. Kvalitet og Audit Til brug uden for beredskabsperioden skal tjenesteyder udarbejde tjek-skemaer til brug ved afmontering, beredskabsperiodeklargøring og montering. Af disse skal som minimum fremgå de punkter, som er nødvendige for, at ordregiver kan identificere materiellet, samt kontrolpunkter for aktiviteten. Uden for beredskabsperioden udarbejder den interne auditør planer for den kommende beredskabsperiode, efter behov i samarbejde med ordregiver og under hensyntagen til eventuelle fokusområder fra ordregiver. 13. Opgaver Vinterman På samme måde som i beredskabsperioden, skal alle udgifter, der vedrører kørebanemateriel uden for beredskabsperioden også påføres rekvisitioner i Vinterman. Disse rekvisitioner oprettes af tjenesteyder selv efter aftale med ordregiver. Det er ligeledes tjenesteyders opgave at oprette en rekvisition (med 0,- i beløb), hvorpå eventuelle garantireparationer udført af materielleverandør, er registreret. På denne måde kan ordregiver følge hvilke reparationer, der er udført på materiel omfattet af garanti. Også uden for beredskabsperioden kan det på et senere tidspunkt i entreprisen blive tjenesteyders opgave at vedligeholde udstyrsdatabasen i Vinterman. Side 12 af 19
D. I BEREDSKABSPERIODEN 1. Opbevaring af materiel I beredskabsperioden opbevares driftsmateriellet hos vinterentreprenørerne. Reservemateriel og overskudsmateriel på opbevaringspladserne nævnt under pkt. C.1. 2. Afholdelse af audits (Interne og eksterne) I beredskabsperioden skal den interne auditør løbende opdatere planen for afholdelse af interne audits, og når det er nødvendigt skal procedurer og skemaer også opdateres og ordregiver skal orienteres. Herudover skal den interne auditør afholde interne audits og forberede afrapportering af disse til ordregiver. 3. Administration i forbindelse med garantisager Administration af konkrete garantisager for leveret vintermateriel kan være en del af entreprisen. Dette sker kun efter nærmere aftale med ordregiver. 4. Administration af forsikringssager Det er som udgangspunkt tjenesteyders opgave at stå for administrationen af forsikringssager hvor materiellet er skadet i forbindelse med vinterentreprenørens udførelse, herunder både kontakten med vognmanden og dennes forsikringsselskab. Ordregiver skal løbende orienteres om disse sager. 5. Eftersyn, vedligehold og reparation Almindeligt vedligehold i beredskabsperioden Almindeligt vedligehold i form af smøring m.v. skal udføres i omfang og med de rette tidsintervaller i henhold til leverandørernes manualer. Tjenesteyder skal, med udgangspunkt i Vinterman, selv holde kontrol med materiellets driftstimer, således at alm. vedligehold kan styres og gennemføres på de rette tidspunkter. Almindeligt vedligehold skal i videst mulig omfang ske på saltdepoterne, når lastbilerne vender tilbage for at genlæsse efter et udkald, for at minimere ordregivers omkostninger. Plove kan som hovedregel smøres og efterses på vinterentreprenørens opbevaringssted. Vedligehold der kan forudses som fx udskiftning af sliddele skal være forberedt ved tilpasning af de aktuelle sliddele til hver enkelt maskintype. Reparationer i beredskabsperioden Ved reparationer i beredskabsperioden forstås uforudsete reparationer o.l., der ikke er omfattet af almindelig vedligehold i beredskabsperioden. Reparation omfatter også evt. blandeanlæg og evt. saltlagetanke med pumper, jf. Særlige betingelser og beskrivelser. Indledningsvis skal manglende funktion søges løst telefonisk mellem tjenesteyder og vinterentreprenøren, jf. pkt. F Telefonsupport. Side 13 af 19
Reparationer skal umiddelbart kunne iværksættes alle dage og på alle tider af døgnet i beredskabsperioden ved nedbrud, skader efter uheld m.v. jf. Fælles Betingelser. Der skal kunne udføres det antal samtidige reparationer, på alle tider af døgnet og alle dage i beredskabsperioden, som fremgår af Særlige betingelser og beskrivelser for entreprisen. Akut reparation: Vejrsituationen er afgørende for, om der er tale om akut reparation. Vurderingen, hvorvidt et stykke materiel skal vurderes til akut reparation, skal ske i et samarbejde mellem værksted og vintervagt. Tjenesteyder afgør, ved en bestilt akut reparation, om reparation kan udføres indenfor 4 timer eller, om der indsættes reservespreder. Der rådes over reservemateriel som alternativt kan indsættes efter tjenesteyders vurdering. Akutte reparationer skal udføres på det saltdepot, som ruten er tilknyttet med mindre andet aftales. Ikke akutte reparationer udføres, hvor det er mest hensigtsmæssigt og under hensyntagen til, at ordregivers samlede udgifter minimeres. Da det i dagligdagen vil være tjenesteyders opgave at vurdere, hvornår der i stedet for akut reparation af et stykke materiel skal indsættes reservemateriel på en rute, er det også tjenesteyders opgave at opdatere denne information i Vinterman, ligesom det er tjenesteyders opgave at sætte driftsmateriellet på rute igen i Vinterman, når det er klar til dette. Der kan i tilfælde, hvor dette er hensigtsmæssigt, udføres almindelig vedligehold af materiellet i fortsættelse af en reparation. Udkald Ordregiver, normalt repræsenteret ved vintervagten, kalder tjenesteyder ud til arbejde i beredskabsperioden, når dette vurderes nødvendigt. Tjenesteyder skal have et fast tlf. nummer til udkald. Det betragtes som udeblivelse, såfremt ordregiver i løbet af mindst tre telefonopkald inden for mindst 10 minutter ikke får kontakt med tjenesteyder, eller såfremt tjenesteyder uden at det er meddelt/aftalt med ordregiver undlader at stille til den aftalte reparation inden for udkaldsfristen. Materiel omfattet af leverandørgaranti Arbejde på materiel omfattet af garanti fra leverandøren må kun udføres i samarbejde med leverandøren og efter forudgående aftale med ordregiver. 6. Indsåning og kontrol af spredebillede Tjenesteyder skal være i besiddelse af udstyr, således at spredere kan afprøves, herunder kalibrering af dosering Indsåning og kontrol samt kalibrering af spredebilleder (tværfordeling ved fejeprøve) for tør og befugtet salt. Udstyret skal findes i mindst én servicevogn. Side 14 af 19
Endvidere skal der foretages indstilling af dyser i et afmærket felt, samt måles mængder af lage (dosering) fra hver enkelt dyse. Indsåning og kontrol af spredebillede skal udføres omkring den 15. i december, januar februar og marts, eller supplerende efter 20 saltninger. Samtidig tilstræbes udført alm. vedligehold. Arealer med afmærkninger til kontrol af spredebilleder for salt og saltlage etableres af ordregiver på saltdepoterne. 7. Telefonsupport Tjenesteyder skal døgnet rundt - i beredskabsperioden - kunne kalde en faglært medarbejder for telefonisk support. Når tjenesteyderen er udkaldt af vintervagten til reparation, og der er modtaget en rekvisition, skal tjenesteyders medarbejder kontakte den pågældende chauffør for om muligt at løse problemet telefonisk uden at køre ud. Indenfor normal arbejdstid skal værkstedet altid være bemandet i beredskabsperioden. Side 15 af 19
E. LØBENDE OPGAVER 1. Opgaver i forbindelse med salg af materiel Tjenesteyder skal bistå ordregiver med diverse opgaver i forbindelse med salg af overskudsmateriel. 2. Deltagelse i driftsmøder Der afholdes driftsmøder op til en gang månedligt. Som udgangspunkt kan påregnes følgende dagsorden, der reduceres og suppleres efter behov: 1. Status fra værkstedsentreprenør a. Reparationer siden sidste driftsmøde b. Problemsager siden sidste driftsmøde c. Præsentation af gennemført audit samt resultater heraf 2. Status fra Vejdirektoratet a. Nyheder siden sidst b. Fokusområder i kommende periode 3. Planlægning af arbejde indtil næste driftsmøde 4. Næste møde 5. Evt. Tjenesteyder skal fremlægge oversigt over udført arbejde i den foregående periode samt detaljeret arbejdsplan for planlagt vedligehold og ønsket omfang af reparationer af væsentligt økonomisk omfang for den kommende periode. Grænsen for væsentligt økonomisk omfang fastsættes af ordregiver. 3. Deltagelse i kurser Der skal påregnes afsat op til 8 kursusdage for den teknisk/administrative leder og for hver mekaniker årligt. Ordregiver uddanner tjenesteyders mandskab i brug af Vinterman. Ordregiver uddanner tjenesteyders interne auditør. Værkstedspersonale er forpligtet til at deltage i leverandørernes kursus ved modtagelse af nyt materiel. Tjenesteyder skal følge med i udviklingen indenfor vintermateriel og i forbindelse med udskiftning være i stand til at begrunde det bedste indkøb. Evt. udgifter til deltagelse i maskinudstillinger og lignende skal forud godkendes af ordregiver. 4. Planlægning og administration af alle opgaver Tjenesteyder skal planlægge og administrere alle opgaver på en effektiv måde, så samarbejdet med aktørerne er optimal, og således at der ikke sker nogen sammenblanding mellem ordregivers reservedele og tjenesteyders øvrige reservedele. Herved forstås, at: Side 16 af 19
Værkstedet ledes af en administrativ leder og en faglig leder, der kan være samme person på mindre værksteder. Den faglige leder skal dagligt være til stede på værkstedet. Værkstedets reservedelslager skal være fysisk adskilt fra tjenesteyders eget/andres reservedelslagre. Tjenesteyder skal have en PC med opkobling til internettet (Min. 20/20 MB). Tjenesteyder skal have installeret Vinterman og kunne kommunikere med ordregiver og andre via e-mail. 5. Input til planlægning af tildeling af materiel Tjenesteyder skal levere input til ordregivers planlægning og administration for tildeling af materiel til vinterentreprenører. 6. Registrering af reparationsomkostninger i Vinterman Alle reparationsomkostninger registreres i Vinterman som anført under pkt. C13, Opgaver i Vinterman. 7. Lagerstyring Tjenesteyder udarbejder en plan for hvilke komponenter, der bør føres på tjenesteyders lager samt maksimale og minimale mængder heraf. Denne fortegnelse skal godkendes af ordregiver. Efter godkendelsen er tjenesteyder ansvarlig for indkøb, samt for at der altid er de anførte mængder på lager. Tjenesteyder skal føre en elektronisk lagerstyring af ordregivers reservedele m.v. efter nærmere aftale med ordregiver. Ordregiver skal på forlangende have adgang hertil eller kopi af heraf. 8. Fremsendelse af faktura Fremsendelse af faktura m.v. fremgår af TABG pkt. C, Betaling. Side 17 af 19
F. RESERVEDELE Tjenesteyder skal altid benytte originale reservedele til reparationer. Uoriginale reservedele må kun benyttes efter forudgående aftale med leverandør og ordregiver. Benyttes uoriginale reservedele uden forudgående aftale mellem leverandør og ordregiver, skal disse snarest udskiftes for tjenesteyders egen regning. Hvor reservedele fra udtjent materiel kan genanvendes til andet materiel, skal dette ske. Reservedele indkøbes af tjenesteyder, jf. pkt. E 7, og viderefaktureres til ordregiver. G. MANDSKAB Tjenesteyder skal lede og koordinere entreprisen ved en daglig leder, der er fortrolig med, og fuldt kvalificeret til, de pågældende arbejder. Det er op til tjenesteyder at bemande entreprisen, og placere sit mandskab i entrepriseområdet, så det krævede antal samtidige reparationer kan udføres på de aktuelle lokaliteter og med de anførte tidsfrister. Mandskab skal ved arbejde uden for værkstedet være iført fluorescerende arbejdstøj (gult, orange eller rødt) med reflekser i henhold til DS/EN 471 klasse 3 beklædning. Arbejdssproget er dansk. Arbejdstid I beredskabsperioden skal der være tilkaldevagt alle døgnets 24 timer såvel hverdage som helligdage, således at værksted(er) og servicevogn(e) kan bemandes i nødvendigt omfang til udførelse af reparationer m.v. med de i Fælles betingelser anførte tidsfrister. Tjenesteyder skal sikre, at arbejdsmiljølovens arbejdstidsregler og færdselslovens køre-/hviletidsregler overholdes for eget personale i alle almindeligt forekommende vintersituationer. Uddannelse Tjenesteyders medarbejdere skal være faglærte/tillærte indenfor de relevante arbejdsområder. Til arbejde sammen med faglærte/tillærte arbejder kan benyttes lærlinge og anden arbejdskraft. Tjenesteyder skal have mindst to medarbejdere med uddannelsesbevis eller tilsvarende til vedligehold og reparation af de sprederfabrikater der fremgår af Særlige betingelser og beskrivelser. Uddannelsen skal være gennemført senest 31. december 2013. Alle tjenesteyderens medarbejdere skal senest den 1. november 2013 have gennemført AMU-kurset Vejen som arbejdsplads-trin 1. Underentreprenører Udskiftning af underentreprenører må ikke ske uden ordregivers godkendelse. Underentreprenører skal, sammen med hovedentreprenøren, opfylde samme krav som hovedentreprenør. Ordregiver forbeholder sig således ret til, ikke at acceptere Side 18 af 19
underentreprenører. H. INCITAMENT REPARATIONER Efter nærmere aftale kan der oprettes en Incitamentspulje - reparationer, der i et vist omfang skal modsvare besparelser der opnås ved at reparationer og indsætning af reservemateriel undgås i beredskabsperioden. Ordregiver lægger kr. 5.000 i puljen pr. spreder efter hver beredskabsperiode hvor reparation af en spreder eller indsætning af reservemateriel, ikke har fundet sted. Sprederen skal have været i drift mindst 300 timer i beredskabsperioden. Puljen deles med 1/3 til de ansatte på værkstedet, 1/3 til tjenesteyder og 1/3 til ordregiver. I. BILAG Som Bilag A vedlægges en årsplan (Årshjul) der viser hovedopgaver og tidsplan for opstart og for de årligt tilbagevendende opgaver. Side 19 af 19
Bilag A Entrepriseopstart ÅRSPLAN - SERVICERING AF VINTERMATERIEL Oprettelse af værksted m.v. Skaffe manualer mv. fra leverandører Udarbejde kvalitetshåndbog, procedurer mv. Vinterman kursus Overtage reservemateriel Vurdering af materiel (indsigelsesperiode) Kontakt med nye kørebaneentreprenører Afhente evt. lager fra tidligere entreprenør Januar Februar Marts April Maj Juni ÅRSPLAN - SERVICERING AF VINTERMATERIEL Juli August September Oktober November December 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 Uden for beredskabsperioden I beredskabsperioden Opbevaring af materiel Aftale afmontering af materiel med kørebaneentreprenører Afmontering, rengøring og konservering af kørebanemateriel Tilstandsvurdering af kørebanemateriel Materielgennemgang sammen med ordregiver Klargøring af kørebanemateriel m.v. Montering af kørebanemateriel Instruktion af chauffører m.v. Opgaver i forbindelse med modtagelse af nyt kørebanemateriel Årligt møde med alle værksteder Inspektion af materiel til stier, specialmaskiner mv. Kvalitet og Audit Opgaver i Vinterman Opbevaring af materiel Afholdelse af audits (interne og eksterne) Administration i.f.m. garantisager Administration af forsikringssager Eftersyn, vedligehold og reparation Indsåning og kontrol af spredebillede Teelefonsupport Løbende opgaver Opgaver i.f.m. salg af materiel Deltage i driftsmøder op til en gang månedligt Deltagelse i kurser Planlægning og administration af alle opgaver Input til planlægning af tildeling af materiel Registrering af reparationsomkostninger i Vinterman Lagerstyring Fremsendelse af faktura