Tlf: 89 30 78 00 aarhus@bdo.dk www.bdo.dk BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Kystvejen 29 DK-8000 Aarhus C CVR-nr. 20 22 26 70 AARHUS KOMMUNE REVISIONSBERETNING NR. 11 SIDE 355-363 LØBENDE REVISION 2015 BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.
INDHOLDSFORTEGNELSE 1 INDLEDNING... 355 2 REVISIONENS BEMÆRKNINGER... 355 2.1 Generelt... 355 2.2 Revisionens bemærkninger... 355 2.2.1 Personsager på det Sociale område... 355 2.3 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger... 356 3 REGNSKABSFØRING OG INTERNE KONTROLLER... 356 3.1 Kasse- og regnskabsregulativet... 356 3.2 Bilagsbehandling, funktionsadskillelse og interne kontroller... 357 3.3 Beholdningseftersyn og gennemgang af udvalgte balanceposter... 358 4 SAMARBEJDET MELLEM OPKRÆVNINGEN OG MAGISTRATSAFDELINGERNE... 359 5 REVISION AF DE SOCIALE OMRÅDER MED STATSREFUSION... 359 5.1 Generelt... 359 5.1.1 Formål... 359 5.1.2 Revisionens omfang og udførelse... 360 5.2 Forretningsgange m.v... 360 5.2.1 Forretningsgange... 360 5.3 Personsager... 361 6 LØBENDE FORVALTNINGSREVISION... 363 SIDE
355 Til Aarhus Byråd 1 Indledning I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse og revisionsregulativet for Aarhus Kommune afgives hermed beretning om revisionsarbejder vedrørende 2015 udført indtil februar 2016. Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves det, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold m.v. er i overensstemmelse med byrådets bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen skal det vurderes, om udførelsen af byrådets, Magistratens og udvalgenes beslutninger, og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender, er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vores beretning nr. 8 afsnit 1 til 9 om løbende revision 2013 af 28. april 2014. Revisionen i den anførte periode har omfattet de områder, der er omtalt i denne beretning. Vi gør opmærksom på, at revisionen for regnskabsåret 2015 først er afsluttet, når vi har revideret årsregnskabet og har afgivet revisionsberetning herom. 2 Revisionens bemærkninger 2.1 Generelt Revisionsbemærkninger, der skal behandles af byrådet og fremsendes til tilsynsmyndigheden, er anført under afsnit 2.2. Vi har pligt til løbende at vurdere, om der skal skrives en revisionsbemærkning, hvis regnskabets poster ikke er i overensstemmelse med byrådets beslutninger der er handlet i strid med gældende love og bestemmelser lovligheden af en post eller disposition anses for tvivlsom der ved gennemgang af de etablerede forretningsgange konstateres væsentlige mangler i kontrolmæssig henseende, idet revisionen samtidig kan fremsætte forslag til udbedring af konstaterede mangler foreskrevne forretningsgange i øvrigt ikke er fulgt 2.2 Revisionens bemærkninger Den udførte revision har givet anledning til følgende bemærkninger: 2.2.1 Personsager på det Sociale område På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at følgende områder ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler: Uddannelseshjælp Integrationsprogram For det nærmere indhold henvises til afsnit 5.3 Vedrørende Uddannelseshjælp har vi fra ledelsen modtaget et notat med beskrivelse af de initiativer der er blevet igangsat i løbet af 2015 og som forventes at have fuld effekt i løbet af 2016. Det fremgår
356 at der ud over opnormering i afdelingen er iværksat øget ledelseskontrol med fokus på overholdelse af frister for opfølgning og tilbud, undervisning og kompetenceudvikling af medarbejdere i forhold til de konstaterede problemområder samt initiativer med henblik på at identificere sager, som har haft overskridelser i forhold til samtale eller tilbud. Vi har aftalt en særlig revision i foråret 2016 med fokus på rettidighed, både i forhold til opfølgning og tilbud samt afgivelse af uddannelsespålæg. Vedrørende området Integrationsprogram er der ud over løbende opnormeringer på området udarbejdet en handlingsplan. Det fremgår bl.a. af handleplanen, at der foretages en gennemgang af sagsgangene i forhold til at effektivisere og justere disse, der foretages løbende kontroller, herunder sagsgennemgang sammen med medarbejderne og der vil ske kompetenceudvikling af medarbejderne. 2.3 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Ved revisionen har vi foretaget opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger samt andre forhold omtalt i tidligere revisionsberetninger. Personsager på det sociale område I beretning nr. 10 omkring revision af regnskabet for 2014 skrev vi bemærkninger omkring sagsadministrationen på personssagsområderne Uddannelseshjælp og Midlertidig Arbejdsmarkedsydelse. Vi har foretaget opfølgning herpå i 2015 og har konstateret, at der fortsat er behov for en opstramning af sagsadministrationen vedrørende uddannelseshjælp da der konstateres mange fejl og mangler i de gennemgåede sager jfr. afsnit 5.3 Vedrørende Midlertidig Arbejdsmarkedsydelse er der stadig udfordringer med at give rettidig tilbud, men der er sket en forbedring af sagsadministrationen. Afstemninger vedrørende lønområdet I beretning nr. 10 omkring revision af regnskabet for 2014 skrev vi bemærkning omkring afstemning vedrørende lønområdet. Vi har foretaget opfølgning på afstemningsrutinerne omkring mellemregningskonti hos KMD BPO. Vi har taget udgangspunkt i afstemningerne pr. 30. november 2015. Vi kan konstatere, at der er foretaget afstemning af samtlige de mellemregningskonti, hvor afstemningsarbejdet varetages af KMD BPO. Vi har foretaget en stikprøvevis gennemgang af afstemningerne og kan konstatere, at der foreligger specifikation på alle de gennemgåede konti. Der forekommer dog stadig konti, hvor der er gamle poster, som ikke er endeligt afklaret og som eventuelt skal afskrives. Det er dog vores umiddelbare vurdering, at der er sket en forbedring af indholdet i afstemninger, ligesom der er en igangværende proces med afklaring og eventuel afskrivning af gamle poster. Vi følger op på forholdene ved den afsluttende revision af regnskabet for 2015 for at sikre at der er sket endelig afklaring og eventuel afskrivning af gamle poster. 3 Regnskabsføring og interne kontroller 3.1 Kasse- og regnskabsregulativet Vi har gennemgået kommunens kasse- og regnskabsregulativ og herunder vurderet om regulativet fortsat beskriver rammen og reglerne for, hvordan kommunens økonomistyring, kasse- og regnskabsvæsen m.v. udøves i praksis.
357 Konklusion Det er fortsat vores opfattelse, at regulativet i fornødent omfang beskriver rammen og reglerne for kommunens kasse- og regnskabsvæsen, herunder niveauet for de interne kontroller og ledelsestilsynet. I de følgende afsnit har vi efterprøvet, om konkrete og væsentlige dele af principperne for økonomistyring fungerer i praksis. 3.2 Bilagsbehandling, funktionsadskillelse og interne kontroller Vi har valgt at sætte fokus på, om bilagsbehandlingen i kommunen overholder de regler, som er vedtaget i Aarhus Kommunes Kasse- og regnskabsregulativ herunder instruks for attestation og dokumentation af dispositioner, bemyndigelse o.l. Regulativet og bilag indeholder følgende grundlæggende regler for den elektroniske bilagsbehandling i kommunen: Bilagene effektueres til betaling efter Magistratsafdelingernes regler for hvilke bilag som både skal attesteres og anvises elektronisk inden udbetaling. Denne fremgangsmåde sikrer, at bilagene over en vis størrelse behandles af to personer, hvilket i sig selv er en sikkerhed Magistratsafdelingerne fører løbende tilsyn med bilagsbehandlingen, herunder at bilagene bliver betalt til tiden, og at anvisningen foretages løbende. Den ledelsesmæssige kontrol af øvrige bilag er integreret i de budgetansvarliges almindelige ledelsestilsyn ud fra en afvejning af risiko og væsentlighed. Borgmesterens Afdeling fører overordnet tilsyn med at bilag betales rettidigt Vi har undersøgt, om bilagsbehandlingen følger disse regler og i det hele taget er tilrettelagt hensigtsmæssigt og betryggende, ligesom vi har undersøgt om de enkelte Magistratsafdelinger har fastsat specifikke regler. Der er ikke i alle tilfælde etableret en fuldstændig funktionsadskillelse mellem disponerende, registrerende og kontrollerende funktioner i kommunen. Dette forhold forøger risikoen for fejl som følge af tilsigtede eller utilsigtede handlinger eller mangler. Til imødegåelse heraf har kommunen / Magistratsafdelingerne etableret hensigtsmæssige og kompenserende kontroller, eksempelvis de tilrettelagte rutiner for anvisning, bilagsbehandling og betalingsformidling. Vi har ikke under vores revision konstateret fejl som følge af besvigelser. Vi har ved revisionen undersøgt om udvalgte nøgleprocesser udføres betryggende og i overensstemmelse med vedtagne regler. Revisionen har omfattet: Centralt tilsyn med rettidig bilagsbehandling i hele kommunen (Borgmesterens Afdeling) Administration af NEM-kontoordningen (Borgmesterens Afdeling) Forretningsgange for bilagsbehandling, centralt i de enkelte Magistratsafdelinger På baggrund heraf har vi foretaget stikprøvevis bilagsrevision og gennemgået et antal bogføringsbilag for alle Magistratsafdelinger. Konklusion Det er vores overordnede opfattelse, at de berørte nøgleprocesser i kommunens bilagsbehandling er velfungerende og tilrettelagt hensigtsmæssigt og at de administreres betryggende. Dette begrunder vi blandt andet med, at Magistratsafdelingerne har tilrettelagt tilsyn med bilagsbehandlingen og udfører bilagskontroller og stikprøvevise gennemgange i overensstemmelse hermed. Centrale kontroller i Borgmesterens Afdeling er udført i forhold til de vedtagne retningslinjer.
358 Ovenstående underbygges af vores stikprøver og udsøgninger, som viste, at de enkelte bogføringsenheder var ajour med bogføringen. Vi har heller ikke fundet væsentlige bogføringsfejl i de konkrete bilag, som vi har revideret. Vores gennemgang af bilagsbehandlingen har ikke givet anledning til kommentarer. 3.3 Beholdningseftersyn og gennemgang af udvalgte balanceposter Vi har foretaget følgende uanmeldte beholdningseftersyn ved Magistratsafdelingerne på følgende datoer: Borgmesterens afdeling 2. november 2015 Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice 8. december 2015 Magistratsafdelingen for Social og Beskæftigelse 13. oktober 2015 Magistratsafdelingen for Sundhed og omsorg 26. oktober 2015 Magistratsafdelingen for Teknik og Miljø 6. november 2015 Magistratsafdelingen for Børn og Unge 30. november 2015 Beholdningseftersyn ved Magistratsafdelingerne har omfattet kontrol af tilstedeværelsen af kommunens likvide aktiver, midlertidige anbringelser, fejlkonti og ventende remittering. Vi har konstateret likvidernes tilstedeværelse, deres tilhørsforhold til kommunen samt anbringelse pr. eftersynsdagen. Vi har undersøgt, om den etablerede kassevirksomhed fungerer betryggende og følger reglerne for kassekontrol m.v., som beskrevet i kasse- og regnskabsregulativet. Vi har herudover påset, at de likvide midler er anbragt i overensstemmelse med bestemmelserne i Styrelseslovens 44. Endvidere har vi vurderet de generelle forretningsgange for afstemning af balancekonti. Vi har ved revisionsbesøget fokuseret på at undersøge, om de enkelte afdelinger overholder reglerne i kasse- og regnskabsregulativet og Magistratsafdelingernes egne afstemningsprocedurer om løbende afstemning af balancekonti. Afstemningsprocedurerne skal sikre, at balancens poster løbende bliver afstemt og udlignet, så der ikke opstår uafklarede mellemværender og differencer med borgere, virksomheder og myndigheder. Magistratsafdelingerne har i egne instrukser beskrevet kravene til afstemning af balancekonti, som bl.a. indeholder en beskrivelse af ansvarsfordelingen, tidsterminer og de indholdsmæssige krav til en afstemning. Magistratsafdelingerne har også etableret et løbende tilsyn med, at afstemningsrutinerne bliver overholdt. Vi har stikprøvevis efterprøvet, om de enkelte afdelinger er ajour med afstemningsarbejdet i forhold til fastlagte regler og tidsterminer. Konklusion Det er konstateret, at der på Magistratsafdelingen for Teknik og Miljø er konteret udgifter vedrørende tilskudsfinansierede anlægsprojekter på mellemregningskonto. Projekterne skal fremgå i regnskabet som anlægsprojekter. Det er aftalt at forholdet berigtiges i 2016. Vedrørende afstemninger vedrørende lønområdet henvises til afsnit 2.3.
359 Det er herudover vores opfattelse, at Magistratsafdelingernes kassevirksomhed fungerer betryggende og følger de vedtagne regler. Under eftersynene fik vi bekræftet tilstedeværelsen af de likvide beholdninger samt deres tilhørsforhold til kommunen. Det er vores opfattelse, at der er etableret en betryggende forretningsgang for afstemning af balancens konti, som sikrer en løbende afstemning af balancens poster. Dette underbygges af vores stikprøver på udvalgte balanceposter. De udarbejdede forretningsgangsbeskrivelser for afstemningsarbejdet er nu fuldt ud implementeret i organisationen og har efter vores vurdering givet gode rutiner omkring afstemningsarbejdet. 4 Samarbejdet mellem Opkrævningen og Magistratsafdelingerne I 2011 blev opkrævningsarbejdet i Aarhus Kommune samlet i en ny afdeling - Opkrævningen - under Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice. I forbindelse med etableringen af den centrale opkrævningsfunktion blev der indgået samarbejdsaftaler mellem Opkrævningen og de enkelte magistratsafdelinger. Aftalerne regulerer bl.a. ansvarsfordelingen i opkrævningsarbejdet og fastlægger rammene for informationsudvekslingen mellem Opkrævningen og den enkelte magistratsafdeling. Fokusrevisionen har til formål at afdække følgende: Fungerer samarbejdet mellem Opkrævningen og magistratsafdelingerne som forudsat i samarbejdsaftalerne Er der uhensigtsmæssigheder i samarbejdet eller muligheder for forbedringer Er det fortsat hensigtsmæssigt at undtage de områder som ikke blev samlet i den fælles opkrævning i 2011 Er ledelsesinformationen tilfredsstillende Konklusion Undersøgelsen har vist, at det formelle samarbejde fungerer som fastlagt i samarbejdsaftalerne og såvel Opkrævningen som de enkelte magistratsafdelinger giver udtryk for, at samarbejdet fungerer godt og at det er blevet væsentligt bedre end tidligere. Herudover har gennemgangen givet anledning til enkelte anbefalinger. 5 Revision af de sociale områder med statsrefusion 5.1 Generelt De efterfølgende afsnit vil indeholde en beskrivelse af formål, omfang samt revisionens udførelse, som er dækkende for samtlige reviderede personsagsområder. Personsagsområderne er opdelt i overensstemmelse med den autoriserede kontoplan på hovedfunktionsniveau. 5.1.1 Formål Formålet med revisionen er at efterprøve, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis, herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling på de sociale områder, er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bekendtgørelse nr. 1345 af 12. december 2014 og nr. 552 af 28. april 2015 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forholds, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikters og Undervisningsministeriets ressortområder.
360 5.1.2 Revisionens omfang og udførelse Revisionen gennemføres ved en kombination af system- og substansrevision baseret på revisors faglige vurdering af kommunens systemer, forretningsgange, kontrolmiljø m.v. Antallet af gennemgåede sager skal ses i sammenhæng med de anvendte revisionsmetoder, test af kontroller og substansrevision. Udvælgelsen af personsager planlægges og gennemføres ud fra revisors faglige vurdering af væsentlighed og risiko, og der er lagt særligt vægt på følgende kriterier: Nyetablerede sager Sager af væsentlig økonomisk karakter Sager af væsentlig sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter Sager efter revisors vurdering Revisionen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retlige grundlag i sagerne. Vi har foretaget kontrol af, at bogførte udbetalinger m.v. er sket med hjemmel i meddelte bevillinger samt gældende love og bestemmelser. Det er endvidere efterprøvet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser inden for de forskellige områder. Vi har endvidere efterprøvet, om kommunen ved sagsoprettelse og ved lovpligtige sagsopfølgninger har udnyttet muligheden for at foretage kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, herunder i fornødent omfang har sammenholdt oplysninger fra forskellige registre med det formål at sikre, at der ikke udbetales uforenelige ydelser. 5.2 Forretningsgange m.v. 5.2.1 Forretningsgange I henhold til regnskabs- og revisionsbekendtgørelsen på områder med statsrefusion og tilskud skal kommunen have tilrettelagt interne kontroller til sikring af kvaliteten i sagsbehandlingen. Vi har efterprøvet, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer, procedurer for sagsbehandling samt kvalitetskontrol) inden for følgende personsagsområder er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis: Tilbud til udlændinge (herunder integrationsprogram og introduktionsforløb og ydelser til udlændinge omfattet af integrationsloven) Personlige tillæg og helbredstillæg efter lov om social pension Kontante ydelser (herunder kontanthjælp, uddannelseshjælp, sygedagpenge, enkeltydelser, tabt arbejdsfortjeneste, merudgifter m.v.) Revalidering (herunder ressourceforløb, jobafklaringsforløb, ledighedsydelse og fleksjob/flekslønstilskud) Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder indsatsen for forsikrede ledige og modtagere af midlertidig arbejdsmarkedsydelse) Vi har foretaget test af kontroller af 221 personsager for at efterprøve kommunens forretningsgange, kvalitetskontrol og andre interne kontroller. Konklusion Det er vores vurdering, at der generelt er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange m.v. på personsagsområderne, samt at der administreres i overensstemmelse med disse. For Beskæftigelsesforvaltningen, Jobcentret og Ydelsescentret, er der etableret en hensigtsmæssig og betryggende kvalitetskontrol, som er med til at sikre, at risikoen for fejl minimeres. Vedrørende ydelsescentret var kvalitetskontrollen på revisionstidspunktet udført løbende og i overensstemmelse med
361 retningslinjer. Vedrørende Jobcentret var kvalitetskontrollen ikke udført for 1. kvartal 2015. Dette er begrundet med de store IT-mæssige udfordringer og er besluttet af ledelsen. For 2. kvartal 2015 er dele af ledelsestilsynet ligeledes ikke udført af samme årsag. Som supplement til kvalitetskontrollen er der indført en række øvrige kontroller omkring opfølgning på advis er på E-indkomst samt en årlig kontrol af årsopgørelser fra SKAT på modtagere af kontanthjælp. Dette for at sikre at der ikke sker uretmæssige udbetalinger af ydelser. Vedrørende det interne ledelsestilsyn i Socialforvaltningen er det vores vurdering, at der er etableret hensigtsmæssige og betryggende retningslinjer for ledelsestilsyn, samt at det generelt er udført i overensstemmelse med de interne retningslinjer. Det kan dog anbefales, at der i det fremtidige ledelsestilsyn sættes fokus på konstaterede problemområder. Det fremgår at forvaltningen selv er opmærksom på dette. 5.3 Personsager På baggrund af en vurdering af væsentlighed og risiko er der foretaget gennemgang af personsager. Personsagsgennemgangen er foretaget som kombination af test af kontroller samt juridisk kritisk revision inden for følgende områder: Tilbud til udlændinge (herunder integrationsprogram og introduktionsforløb og ydelser til udlændinge omfattet af integrationsloven) Kontante ydelser (herunder kontanthjælp, uddannelseshjælp, sygedagpenge, enkeltydelser, tabt arbejdsfortjeneste, merudgifter m.v.) Revalidering (herunder ressourceforløb, jobafklaringsforløb, ledighedsydelse og fleksjob/flekslønstilskud) Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder indsatsen for forsikrede ledige og modtagere af midlertidig arbejdsmarkedsydelse) Forebyggende og anbringende foranstaltninger SEL 52 Sammenfattende konklusion på personsagsgennemgang På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagerne generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. På følgende områder har vi alene fundet ubetydelige eller ingen fejl: Hjælp efter aktivlovens 81 og 85 Hjælp efter aktivlovens 82 Ressourceforløb Kontanthjælp til personer omfattet af integrationsloven Tilkendelse af fleksjob Opfølgning Fleksjob / fleksløntilskud Vedrørende områderne revalidering, kontanthjælp og forsikrede ledige er der efter vores opfattelse sket en forbedring af sagsadministrationen. På følgende områder er der efter vores opfattelse behov for opstramning af sagsadministrationen: Uddannelseshjælp I 10 ud af 15 sager er der ikke foretaget rettidig opfølgning på det individuelle kontaktforløb. Der er tale om væsentlige forsinkelser i 5 af sagerne. I 4 af sagerne kan den manglende rettidige opfølgning skyldes IT-systemfejl. I disse sager er der ikke tale om væsentlige forsinkelser. I 8 ud af 15 sager er der ikke givet rettidigt tilbud, heraf 3 sager hvor der umiddelbart burde være givet mentorstøtte og i 6 sager mangler der rettidig uddannelsespålæg / uddannelsesplan. I 1 af sagerne vedrørende rettidig tilbud og uddannelsespålæg kan dette skyldes IT-systemfejl. Herudover var der øvrige enkeltstående fejl i sagerne.
362 Vi har modtaget et notat med beskrivelse af de initiativer der er blevet igangsat i løbet af 2015 og som forventes at have fuld effekt i løbet af 2016. Det fremgår at der ud over opnormering i afdelingen er iværksat øget ledelseskontrol med fokus på overholdelse af frister for opfølgning og tilbud, undervisning og kompetenceudvikling af medarbejdere i forhold til de konstaterede problemområder samt initiativer med henblik på at identificere sager, som har haft overskridelser i forhold til samtale eller tilbud. Der henvises til bemærkninger afsnit 2.2.1 Integrationsprogram I 8 ud af 9 sager var opfølgning ikke foretaget rettidigt, i 4 sager var integrationskontrakten ikke underskrevet, i 2 sager var der ikke tilbudt integrationsplan og i 4 sager manglede der stillingtagen til sanktion eller sanktion var ikke foretaget. Herudover var der øvrige enkeltstående fejl i sagerne. Afdelingen var selv i deres ledelsestilsyn blevet opmærksom på de samme problemstillinger, og der er udarbejdet en handlingsplan på området. Der er endvidere løbende foretaget opnormeringer. Det fremgår af handleplanen, at der foretages en gennemgang af sagsgangene i forhold til at effektivisere og justere disse, der foretages løbende kontroller, herunder sagsgennemgang sammen med medarbejderne og der vil ske kompetenceudvikling af medarbejderne. Handleplanen forventes jf. det oplyste gennemført ultimo 1. kvartal 2016 Der henvises til bemærkninger afsnit 2.2.1 Midlertidig arbejdsmarkedsydelse I 4 ud af 9 sager var tilbud ikke givet rettidigt. Modtagere af midlertidig arbejdsmarkedsydelse har ret til tilbud efter 4 uger. Der er tale om væsentlig overskridelse af frist for tilbud i de 2 sager. Der har ligeledes i de 2 sager været en meget sparsom opfølgning. Jobafklaringsforløb I 5 sager var sagen ikke behandlet i rehabiliteringsteamet senest 4 uger efter ophør af sygedagpenge og i 4 sager var rehabiliteringsplanens indsatsdel ikke udarbejdet. Det er oplyst, at afdelingen selv har været igennem sagerne i forhold til ovenstående problemstillinger. Der er ligeledes arbejdet med at få justeret arbejdsgange, således at sagerne behandles i rehabiliteringsteamet efter senest 4 uger. Servicelovens 41 I 5 af de gennemgåede 12 sager er det vores vurdering at den bevilgede timeaflastning burde være givet efter 44 jf. 84. Der henvises til afgørelse nr. 85-13. Fejlene har refusionsmæssig betydning. Der bør dog efter vores vurdering være fokus på at der ved bevilling af timeaflastning vurderes i forhold til øvrige bestemmelser i Serviceloven. Det er oplyst, at forvaltningen er i en proces i forhold til sondring mellem 41 og 44 jf. 84. Servicelovens 52 Vi har foretaget gennemgang af 24 sager. I 6 sager er der ikke foretaget rettidig opfølgning på foranstaltningen, i 7 sager er muligheden for en støtteperson til barnet ikke undersøgt i forbindelse med anbringelsen og i 4 sager er der ikke udarbejdet tillæg til 50 undersøgelsen. I 3 sager er handleplan først udarbejdet efter anbringelsen og i 3 sager mangler der tilretning af handleplan. Herudover er der øvrige enkeltstående fejl. På trods af ovenstående er det vores indtryk, at der har været iværksat foranstaltninger i de reviderede sager.
363 Vi har modtaget en handleplan på ovenstående områder fra forvaltningen. Detaljeret opgørelse af fejl på personsagsniveau I bilag til den afsluttende beretning vil fremgå en mere detaljeret redegørelse for resultatet af den udførte personsagsgennemgang, herunder redegørelse for enkeltstående fejl, samt de tværministerielle oversigter. 6 Løbende forvaltningsrevision Ved den løbende forvaltningsrevision vurderes, om byrådets og udvalgenes beslutninger samt den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget økonomisk hensigtsmæssigt. I praksis vil den løbende forvaltningsrevision især have fokus på aspekterne sparsommelighed, produktivitet og ledelse og styring, og sjældent omfatte effektivitetsaspektet, som kræver ret omfattende undersøgelser, som hovedsageligt vil skulle udføres som større undersøgelser. Løbende forvaltningsrevision udføres integreret med den finansielle revision og den juridisk - kritiske revision. Vi skal dog fremhæve følgende afsnit, hvor løbende forvaltningsrevision med aspektet ledelse og styring er udført integreret med den øvrige revision: Afsnit 3. og 3.2 om forretningsgange for regnskabsføring og interne kontroller Afsnit 4 om samarbejdet mellem Opkrævningen og Magistratsafdelingerne Afsnit 5.2.1 om forretningsgange, interne kontrolprocedurer, procedurer for sagsbehandling samt kvalitetskontrol på de sociale områder Aarhus, den 17. marts 2016 BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Lasse Jensen Statsautoriseret revisor Jan Hansen Registreret revisor