Referat organisationsbestyrelsesmøde Onsdag den 16. maj 2012 kl. 17.00, Kronprinsessegade 14, Kantinen Deltagere: Bestyrelsen (Bilal Turan fra pkt. 10), Bent Frederiksen, Peter Juul Andersen, Anette Hertz, Rikke Linnemann, (ref) Mødeleder: Villy Sørensen Indstillings- og drøftelsespunkter 1../. Referater Referat af bestyrelsesmøde den 8. maj er vedlagt til godkendelse (inkl. aktionsliste) Referatet blev godkendt uden kommentarer. 2../.. Revisionsprotokol Revisionen har færdiggjort byggeregnskab for omprioriteringssagerne i Bryggergården. På baggrund heraf har revisionen udarbejdet vedlagte revisionsprotokoller for henholdsvis byggeskadesagen og genopretningsarbejderne. Der vil til kommende bestyrelsesmøde blive udarbejdet en redegørelse for alle omprioriteringssagerne, hvori Bryggergården også vil indgå. Det indstilles, at bestyrelsen tager revisionsprotokollater til Bfr gennemgik kort byggeregnskaberne fra Bryggergården og kunne oplyse om, at som tidligere nævnt vil der komme en samlet opgørelse, som viser sammenhængen mellem de oprindelige indstillinger og byggeregnskaberne. Bestyrelsen tog revisionsprotokollen til 3. Opfølgning, repræsentantskabsmøde den 31. maj Siden seneste bestyrelsesmøde er der kommet yderligere kandidater til bestyrelsen. Det betyder, at vi pr. 10. maj har følgende opstillet: Formand Villy Sørensen Steffen Morild Villy Sørensen har haft kontakt til suppleanterne. Status er, at nuværende suppleant Flemming Løvenhardt stiller op som organisationsbetyrelsesmedlem, Bjarne Lynge vil gerne genopstille og Dorthe Skovgaard ønsker ikke at genopstille. Næstformand Anders Brøgger Iris Gausbo Bestyrelsesmedlemmer Ellen Vedelsby Lars Emanuel Susan Sagnsby Bilal Turan 16-05-2012 /ral Side 1 af 13
Martin Baden Jens Wenzel Andreasen Jørgen Andersen, Tranehavegård Daniel Majgren, Hjortegården Marianne Vibeke Møller, Vestergården 3 Flemming Løvenhardt, Remisevænget Nord 4. Indstilling, ændring i sammensætning af kapitalforvaltere På baggrund af investeringsafkastet for 2011 besluttede bestyrelsen på møde den 23. februar 2012 at holde Danske Capital under observation i første kvartal, idet Danske Capital havde klaret sig markant dårligere end Nykredit og Nordea både i 2010 og 2011. Afkaste for de tre porteføljeaftaler i 2012 viser imidlertid, at Danske Capital har klaret sig væsentligt bedre end de øvrige to aftaler. Nordea og Nykredit ligger tæt på benchmark. Afkastet for 1. kvartal fremgår af nedenstående tabel. Nykredit Danske Capital Nordea Investment Benchmark 0,22 pct. 0,82 pct. 0,26 pct. 0,28 pct. Samlet set er det et tilfredsstillende afkast for 1. kvartal set i forhold til benchmark. Det indstilles på baggrund af første kvartals afkast, at alle tre aftaler bibeholdes. Organisationsbestyrelsen godkendte, at alle tre aftaler bibeholdes. 5../.. Indstilling, helhedsplan Kokkedal I august 2011 modtog Boligforeningen 3B underretning fra Landsbyggefonden om, at helhedsplanen for Kokkedal på vej var prækvalificeret til en ny periode fra 1. juli 2012-30. juni 2016. I den mellemliggende periode har sekretariatet, styregruppen, beboerne og 3B udarbejdet en ny helhedsplan, som er vedlagt. Monia Stoltz og Anders Brøgger forlod lokalet under bestyrelsens behandling af punktet. Administrationen vil bruge de årlige statusskemaer til fremover at holde bestyrelsen orienteret. Landsbyggefonden har bevilget en ramme på 12 mio. Steffen Morild stopper som 3B 16-05-2012 /ral Side 2 af 13
kr. Kommunen og boligorganisationerne bidrager med i alt kr. 5.951.475 i perioden, hvoraf 3B skal bidrage med i alt 438.720 kr. Heraf skal Egedalsvænge bidrage med 223.520 kr. Der resterer herefter et beløb på 215.200 kr., som selskabet skal bidrage med i rede midler fordelt over den fireårige projektperiode. Disse, sammen med et tilsvarende beløb fra AB Hørsholm Kokkedal, anvendes til at dække den manglende lønfinansiering afstedkommet efter Landbyggefondens nye regler om fondens tilskud til løn (jf. organisationsbestyrelsens møde d. 29. marts 2012, pkt. 25). repræsentant i projektet og vil stærkt anbefale, at en anden bærer opgaven videre. Bestyrelsen godkendte 3B s engagement i indsatsen, som beskrevet samt at 3B bidrager med kontant medfinansiering på i alt kr. 215.200 over en fireårig periode, som indarbejdes i 3B s driftsbudget. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender 3B s engagement i indsatsen som beskrevet oven for og i helhedsplanen, og at 3B bidrager med kontant medfinansiering på i alt 215.200 kr. over den fire-årige periode. Beløbet indarbejdes i 3B s driftsbudget Byggesager 6. Indstilling, formel godkendelse af navn til 3B s afdeling på Glødelampen, Herlev I det fælles byggeri på Glødelampen i Herlev, blev det efter mange forhandlinger i det fælles byggeudvalg mellem DAB, KAB og 3B, godkendt at den samlede bebyggelse blev navngivet Glødelampen. KAB har navngivet deres afdeling Edison Park og DAB har navngivet deres afdeling Spindekrogen. Vi skal derfor have navngivet vores afdeling. Alle boligorganisationer slår efter byggeriet deres to byggerier sammen til én afdeling. Der har været en drøftelse i 3B s Byggeudvalg for Glødelampen om navnet og på baggrund heraf indstiller Byggeudvalget at afdelingen navngives Lampestedet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender, at afdelingen navngives Lampestedet. Bestyrelsen godkendte, at afdelingen navngives Lampestedet. 16-05-2012 /ral Side 3 af 13
7. Orientering, byggemulighed Hegels Minde, Fredensborg 3B er blevet kontaktet af ejendomsmæglerne Sadolin og Albæk, der for Fredensborg Kommune har til opgave at sælge ejendommen Hegels Minde, Jernbanegade 28, Fredensborg. Der er i alt tre almene boligorganisationer, der har vist interesse for at byde på ejendommen - foruden 3B er det Lejerbo og Domea. Fredensborg Kommune ønsker et projekt med familieboliger på grunden, der giver mulighed for ca. 1.200 m 2 i de eksisterende bygninger, der skal renoveres og for ca. 1.275 m 2 ny bebyggelse. Grunden er beliggende i den gamle del af hovedgaden i Fredensborg ikke langt fra slottet. Bygningerne er fra starten af 1900-tallet og bygget som et plejehjem. Der er ca. 1.200 m2 eksisterende bebyggelse, som skal renoveres fra bunden og derudover er der mulighed for at bygge ca. 1.275 m2 nyt på den bagvedliggende grund. Nabogrunden, som kommunen også ejer, har yderligere en byggemulighed, som 3B kan byde på, så vi kan få en større bygningsmasse i projektet og dermed bedre rentabilitet. Kommunen forventer at få et nettooverskud på salget af grunden og den tilhørende indbetaling af grundkapital til byggeriet. Efter at have set nærmere på sagen har vi i administrationen valgt ikke at byde på byggemuligheden, idet vi vurderer sagen som for risikabel, specielt set i lyset af at det vil være dyrt at ombygge de eksisterende bygninger. Desuden er der en del terrænspring på resten af grunden, som kan bebygges, hvorfor denne også er dyrere at bebygge end normalt. Og når kommunen så samtidig forventer at få en god pris for grunden, er det vurderingen, at sagen ikke vil kunne hænge sammen. 16-05-2012 /ral Side 4 af 13
8. Indstilling, Taastrup Torv 3B har et allerede godkendt nybyggeri på Taastrup Torv i forbindelse med Ejendomsudviklingsselskabet Sophienbergs projekt på Taastrup Torv med 12 plejeboliger med serviceareal og 16 familieboliger. Sophienberg har imidlertid ikke kunnet udleje den sidste del af byggeriet ved siden af 3B s boliger, og har derfor tilbudt 3B at bygge syv boliger mere på i alt ca. 800 m 2. Sophienberg har nu formelt købt grunden af Høje- Taastrup Kommune, og er startet på forprojekteringen af byggeriet. Sophienberg har udlejet størsteparten af stueetagen og starter derfor byggeriet. De har imidlertid ikke kunnet afsætte de sidste arealer på 1. til 3.sal i byggeriet, og har derfor forespurgt, om 3B er interesseret i at bygge flere boliger på resten af arealet fra 1. til 3. sal. Der kan være cirka syv boliger mere, hvilket giver mulighed for at flytte hovedtrappen og dermed få en hovedadgang, der ligger bedre. Høje-Taastrup Kommune har sagt ok til, at 3B søger skema A på de ekstra boliger. 3B har derfor forespurgt Ministeriet for By Bolig og Landdistrikter, om vi kan få dispensation for udbudsreglerne og benytte os af, at entreprenøren har tilbudt at udføre de ekstra syv boliger til samme pris pr. m 2, som det projekt der har været i udbud. Ministeriet har meldt tilbage, at det synes de er ok, og at vi skal ansøge kommunen om dette. Tidsplanen er, at vi skal starte byggeriet omkring sommer 2013 med indflytning ultimo 2013 samtidig med ibrugtagning af butikscentret. Det indstilles, at Bestyrelsen tager ovenstående til efterretning og godkender, at projektet på Taastrup Torv udvides med syv ekstra senioregnede familieboliger. Bestyrelsen godkendte, at projektet på Taastrup Torv udvides med syv ekstra senioregnede familieboliger. 9. Indstilling, driftsstøtte til Egedalsvænge Monia Stoltz og Anders Brøgger 16-05-2012 /ral Side 5 af 13
Indstilling hvor konsekvenserne for dispositionsfonden er indarbejdet vil blive eftersendt. forlod lokalet under bestyrelsens behandling af punktet. Bent Frederiksen gennemgik kort sagen og de bagvedliggende betingelser: Egedalsvænge afdelingsmøde i oktober 2010 godkendte på baggrund af de daværende udmeldinger fra LBF, at de skulle betale en stigning på 20 kr. pr lejemål. Nye udmeldinger fra LBF i juni 2011 gør, at 3B skal dække det hele via dispositionsfonden, og at lejestigningen dermed falder væk. Renoveringen vil ske efter Bygningsreglement 2010, hvilket giver en stor besparelse på ca. 50 % i varmeforbruget. Administrationen foreslår derfor, at Egedalsvænge skal lægge den besparelse som de opnår på energiregnskabet i renoveringen. Besparelsen svarer til at afdelingen fortsat får en lejestigning på 20 kr. pr. m2 pr. år. Bestyrelsen drøftede punktet og er enige i principperne i indstillingen, men udskyder den endelige beslutning om driftsstøtten til bestyrelsesmødet den 31. maj efter administrationen i samarbejde med revisionen har udarbejdet en redegørelse for udviklingen i dispositionsfonden inklusiv worst og best case scenario. 10. Indstilling, udbud grundkapital KK Københavns Kommune har annonceret et offentligt 16-05-2012 /ral Side 6 af 13
udbud af grundkapital til nye bæredygtige Almene Boliger med en lav husleje. Tilbuddet skal indsendes d. 6. juni 2012 og 3B skal derfor have besluttet, om vi vil byde på opgaven. Kommunen har stillet krav om, at det skal være den samme arkitekt, der gennemfører projektet, som har lavet skitseforslaget til forslaget. 3B er derfor nødt til at bruge vores rammeaftale, hvor vi kan gennemføre et miniudbud på en uge, så har vi valgt en rådgiver, der kan gennemføre hele sagen i totalrådgivning. 3B har rammeaftale med følgende firmaer om totalrådgivning til nybyggeri: Arkitema K/S, Ai-gruppen as, Holsøe Arkitekter A/S, JJW Arkitekter & Niras A/S, Dominia AS, Lemming & Eriksson a/s samt Virumgård Arkitekter A/S. Hvor der kun er angivet et navn, vil de parre sig med enten et arkitektfirma eller et ingeniørfirma. 3B har afskrevet muligheden for at byde ind med det tidligere projekt, vi har fået udarbejdet på Telemarksgade, idet vi ikke har en rammeaftale med det arkitektfirma, der lavede skitseforslaget../. Vi har haft kontakt med Københavns Kommune og med By & Havn, der efter vores opfattelse er kommet med den bedste byggegrund, der er beliggende på Teglholmen - se vedlagte brochure fra By & Havn. Grunden ligger attraktivt ved havnen og der skal udgraves en kanal ind mod 3B s byggeri på sydsiden af grunden. På nordsiden af grunden placeres der et parkeringshus, som Københavns Kommune står som bygherre for. Der er både busforbindelse og stoppested til vandbussen umiddelbart ved grunden. Administrationen foreslår, at 3B laver et skitseforslag i samarbejde med Boligkontoret Danmark, der med DVB, De Vanføres Boligselskab, kan opføre byggeri i København. DVB kan være interesseret i et nybyggeri på ca. 20-25 boliger. Ved at samarbejde kan vi opføre et byggeri, der ligesom det eksisterende nyere byggeri på Sluseholmen, 16-05-2012 /ral Side 7 af 13
veksler i facadeudtryk, og ved at vi er to boligorganisationer, der afgiver et samlet tilbud, vurderer administrationen, at vi står stærkt i konkurrencen med de øvrige almene boligorganisationer, der forventes at afgive tilbud. Tilbuddet drejer sig om samlet ca. 12.000 m 2 almene boliger, altså samlet ca. 125 boliger, så vi får ca. 100 boliger og DVB ca. 25 boliger, såfremt vi vinder udbuddet. Sagen er ligeledes sat til beslutning i DVB via BDK. Ved at bruge vores rammeaftale vurderer administrationen, at 3B skal bruge kr. 250.000 inkl. moms til rådgiverhonorar for udarbejdelse af et samlet skitseforslag, der senere indregnes i sagen, såfremt vi vinder udbuddet. Vi skal betale 3.750 kr./m2 byggeret inkl. moms for grunden og derudover vil evt. komme en merudgift på ca. 400 kr./m2 til oprensning af forurenet jord. Det indstilles, at 1. 3B afgiver et tilbud i samarbejde med Boligkontoret Danmark og DVB 2. der bevilges kr. 250.000 inkl. moms til rådgiverhonorar for udarbejdelse af skitseforslag til tilbuddet samt at vi udarbejder skema A materiale til udbuddet. Beløbet indregnes i sagen såfremt vi vinder udbuddet. Gør vi ikke det, bæres udgiften forholdsmæssigt af hver boligorganisation. I så tilfælde vil der være en udgift for 3B på ca. 200.000 kr. der tages fra Dispositionsfonden. Bestyrelsen godkendte, at 3B afgiver tilbud i samarbejde med BDK samt at der bevilges kr. 200.000 til udarbejdelse af skitseforslag samt skema A materiale til udbuddet. Orienteringspunkter 11. Havneholmen og Samarbejde BDK Der vil på mødet blive givet en orientering om dels Havneholmen, dels samarbejdet med BDK. Bfr gennemgik de seneste tegninger. Den politiske styregruppe mødes den 19. juni for at tale identitet. 16-05-2012 /ral Side 8 af 13
De to ledergrupper mødes den 22. juni, hvor de vil have den samme drøftelse. I september mødes de to bestyrelser og tager en drøftelse med udgangspunkt i de input, der kommer fra disse to møder. Der blev foreslået, at bestyrelsen har et debatforum på x3b, hvor bestyrelsen kan komme med input til identitetsarbejdet.. Den administrative styregruppe forventes at komme i gang efter sommerferien. Samarbejde BDK: Det boligsociale område overtager 3B fra BDK. 3B arbejder på at deltage i BDK s projekt med satspuljemidler vedr. udsættelser. Evt. udvide BDK s jurafunktion så 3B også kan håndtere de juridiske opgaver inhouse. 12. Driften status Der vil på mødet blive givet en kort status på driften, herunder en orientering om møde med Kgs. Enghave den 14. maj. Villy Sørensen redegjorde kort for et velafholdt møde. Peter Juul Andersen uddybede oplevelsen det er en gammel konflikt, der antager forskellige former over tid. Ved fælles hjælp kom der fokus på opgaverne og 3B har nu fået 100 dage til at vende tilbage med løsninger. 16-05-2012 /ral Side 9 af 13
Der er en konstruktiv stemning fremadrettet. Harry Ottosen accepterede i samme anledning at hans forslag til repræsentantskabsmødet ikke kommer med på mødet. Peter Juul Andersen orienterede endvidere om, at lokalinspektørernes rolle er på vej den rigtige vej det er en mere sammentømret og aktiv gruppe end tidligere. Næste opgave er at opgradere varmemestrene og få de rigtige værktøjer i driften. Den 30. maj holder 3B en servicedag, hvor vi tager fat i servicebegrebet og opstiller mål. 13../. Indflytningsstatistik 1. kvartal 2012 Vedlagt statistik over indflytninger for alle familieboliger, ældreboliger og ungdomsboliger for 1. kvartal 2012. Der har været 217 indflytninger fordelt som nedenfor: 59 boliger er lejet ud efter den interne/eksterne venteliste 42 boliger er lejet ud efter fleksibel udlejning 97 boliger er anvist til kommunerne 1 bolig er tilbudt Byfornyelsen i København 10 boliger er overtaget ved bytning 0 boliger er lejet ud til tidligere beboere, der i forbindelse med deres fraflytning har ønsket et Boliggarantibevis i 3B 8 boliger er lejet ud via Centralindstillingsudvalget/Københavns Universitet/DTU Årsagen til at der er forskel i antallet af indflytninger via den intern/ekstern, fleksible venteliste, kommunale anvisninger samt boliger, som er anvist via byfornyel- 16-05-2012 /ral Side 10 af 13
sen og bytninger, er, at der er forskellige udlejningsaftaler med kommunerne. 14../. Fraflytningsstatistik 1. kvartal 2012 Vedlagt statistik over fraflytningsprocent for alle familie-, ungdomsboliger og ældreboliger; hvor det fremgår, at der i 1. kvartal 2012 har været 316 fraflytninger og fraflytningsprocenten var 2,78%. I forhold til 1. kvartal 2011 har der i 1. kvartal 2012 været 40 flere fraflytninger. 15../. Udlejningssituationen Oversigt over ledige boliger pr. 31. marts, hvor det samlede lejetab udgør 406.751,50 kr. Som det fremgår af oversigten, er der ledige boliger i Egedalsvænge, Dyvekevænget, Ved Rosenhaven, Signalgården og Remisevænget Øst. Til orientering har Københavns Kommune ophævet ordningen vedr. kommunal godkendelse af borgerne til nybyggerier. Dette gør, at 3B s sagsbehandlingstid bliver reduceret, da ansøgeren efter at have fået tilbudt boligen, kan få tilsendt en lejekontrakt til underskrift med det samme og dermed undgås den op til 10 dage lange behandlingstid for kommunal godkendelse. 16../. Restancer og udsættelser 1 kvartal 2012 I perioden 1. januar 2012 til 31. marts 2012 er sendt: 1.284 rykker 1 (påkrav) 219 rykker 2 (ophævelsesskrivelser) 41 rykker 3 (lejere som er overgivet til advokat) 16 er udsat af deres bolig (4 stk. havde dog afleveret opsigelse/nøgler, inden fogeden kom). 16-05-2012 /ral Side 11 af 13
Der er udsættelsessager, som vi ikke vil forhindre. Det gælder fx klagesager i forbindelse med husordensager og ulovlig fremleje i de pågældende boliger. I disse situationer fastholder 3B sagerne, til lejer bliver sat ud med fogeden. Bestyrelsen tog orientering til 17. Udlejningssituationen Teglværkshaven 35 boliger: Lejekontrakten er sendt 2 boliger: Ansøgerne er sendt til Kommunal godkendelse i Herlev Kommune 8 boliger: Sendt i tilbud til ansøgerne (igen) 15 boliger: Sendt til kommunal anvisning Årsagen til at der har været flere boliger som har skullet sendes i tilbud er bl.a. at: flere ansøgere er ikke længere interesseret, da de har fået løst deres boligbehov på anden vis flere ansøgere har ikke i første omgang fået tilbudt den ønskede type bolig flere bolighavende ansøgere har ikke ønsket boligen alligevel Åbent hus i sidste uge der er stor tilfredshed med kvaliteten. FU arbejder videre med en besigtigelsestur til Teglværkshaven, Taastrup Torv og Glødelampen. 18../.. Budgetopfølgning 1. kvartal 2012 Budgetprognosen for 2012 er baseret på bogføringen pr. 31. marts og forventningerne til resten af 2012. Budgetprognosen viser et forventet årsresultat tæt på balance. Set i forhold til budgettet er der således en negativ afvigelse på ca. 460 t.kr., idet driften udviser et merforbrug på 310 t.kr. og nettorenten for foreningen en mindreindtægt på ca. 150 t.kr. For en uddybning henvises til vedlagte bilag. Det er direktionens vurdering at budgetprognosen er et forsigtigt bud på årsresultatet, hvorfor der forventes et driftsresultat der balancerer. Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning 16-05-2012 /ral Side 12 af 13
19. Orientering fra formand / direktion Fra formanden: Fra direktionen: Andre: Villy Sørensen: Åbning af nærgenbrugsstationen i Hørgården bygningerne er med grønne dage og den indeholder en bytteafdeling. Andre: Monia Stoltz er kommet ind i BL kreds 2 bestyrelse. Henrik Borre er genvalgt til bestyrelsen som medarbejderrepræsentant. Referater fra afdelingsmøderne mangler i mange tilfælde. Der skal strammes op og der vil blive kigget på det af administrationen inden for nær fremtid og der vil blive informeret til afdelingsbestyrelsesformændene bl.a. via Kanalen. 20. Eventuelt 16-05-2012 /ral Side 13 af 13