REGNSKABS OG DOKUMENTATIONSKRAV TIL PARTNERE I ICI PRO JEKTET

REGNSKABS OG DOKUMENTATIONSKRAV TIL PARTNERE I ICI PRO JEKTET Følgende dokument beskriver de retningslinier der er gældende for partnere i ICI Projektet, der er finansieret med midler fra Den Europæiske Regionalfond. Retningslinierne for denne type projekt er omfattende og nedenstående opsummerer de vigtigste elementer. For mere information henvises til links bagerst i dokumentet. De dokumenter der refereres til beskriver det samlede regelgrundlag for projektet og indeværende dokument skal kun opfattes som en opsummering af disse. Det anbefales derfor, at de dokumenter der findes som bilag gennemlæses af den medarbejder hos den enkelte partner, der er kontaktperson til projektet. HVEM ER PARTNER? Uddrag fra bilag 1: Projektpartnere er karakteriseret ved at have en interesse i projektet, der går videre end en ren underleverandør (finansiel) interesse. En projektpartner er støttemodtager, men ikke nødvendigvis tilsagnsmodtager. Som hovedregel skal projektpartnere senest på tilsagnstidspunktet registreres af Erhvervs og Byggestyrelsen (EBST), der også skal godkende ændringer i et projekts partnere. Det betyder at alle der bidrager til projektet er partnere. Dette gælder hvis de får del i tilskuddet eller hvis de medfinansierer projektet med egne timer. Alle partnere skal overholde de samme retningslinier og regnskabskrav som er gældende for projektet og som uddybes nedenfor. Center for Industriel Produktion (CIP) ved Aalborg Universitet er Tilsagnsmodtager og er således ansvarlig for den samlede økonomi og afrapportering. Det er ligeledes CIP der modtager tilskuddet fra EBST og herefter fordeler det ud til partnerne i ICI Projektet. HVAD SKAL UDFYLDES VED OPTAGELSE SOM PARTNER? Når en partner skal optages i ICI projektet skal er der nogle formelle dokumenter der altid skal udfyldes. Det gælder bilag 3 der er en erklæring om deltagelse som partner. Denne skal udfyldes og fremsendes til ICI Sekretariatet, der herefter vil sende den videre til Region Nordjylland med henvisning til at den pågældende virksomhed/institution optages som partner. 1

Alle medarbejdere skal acceptere at personlige informationer indsamles af projektledelsen gennem projektet og at disse informationer registreres elektronisk som et led i projektets administration. Der kan læses mere om dette i bilag 4. Der laves en erklæring fra ICI Sekretariat, hvor hver person hos den enkelte partner erklærer at have fået Bilag 4 udleveret og acceptere de forhold som Bilag 4 beskriver. HVILKE OMKOSTNINGER KAN DÆKKES? Hver partner kan afholde udgifter i henhold til den aftale der er indgået med projektledelsen i ICI. Dette gælder den finansielle ramme (beløbets størrelse) samt de typer af udgifter der kan dækkes. (Køb af viden, løn, rejser, materialer mm). For nogle partnere kan det være aftalt at den pågældende partner skal medfinansiere en del af projektet fx med egne timer eller naturalier. Reglerne for opgørelse og dokumentation af udgifter der fungerer som medfinansiering er de samme som ved øvrige typer projektudgifter. Det er endvidere en forudsætning for støtteberettigelse, at de projektrelaterede udgifter og indtægter bogføres på særskilte konti i virksomhedens økonomisystem. HVORLEDES FASTSÆTTES UDGIFTEN PÅ AFHOLDTE UDGIFTER I PROJEKTET? Alle omkostninger der afholdes af projektets partnere skal opgøres til kostpris og partnere må således ikke lægge nogen avance på de udgifter der medtages i projektet. En god huskeregel er at ingen partnere må tjene noget (direkte) ved at deltage i et projekt som dette. Der skal ligeledes ikke indgå moms i de regnskabsaflagte udgifter. Uddrag fra Bilag 1: Afregning til markedspris kan kun ske, hvis der er en sådan uafhængighed mellem køber og sælger, at det vurderes, at udvekslingen af varer og tjenesteydelser sker fuldt ud som på det frie marked under fuld konkurrence. Der må ikke medtages udgifter, som overstiger markedsværdien af ydelsen. Hvis der ikke er uafhængighed, skal afregning ske til kostpris. Kostprisen skal vedrøre den projektudgift, der direkte kan henføres til projektet og som faktisk er afholdt og betalt af partneren eller den interesseforbundne part. Der kan ikke tillægges overhead, avancetillæg eller lignende til denne projektudgift. HVORLEDES DOKUMENTERES UDGIFTERNES KOSTPRIS? Det er et krav at hver partner kan dokumentere at ovenstående udgifter er betalt og at partneren således reelt har haft den pågældende udgift. Dette kan dokumenteres med udtræk fra partnerens økonomisystem der viser, at betalingen har fundet sted. Der skal her være tale om den faktiske betalingsdokumentation og ikke en faktura udstedt fra partneren selv eller udtræk fra eksempelvis time /sagstyringsystem. 2

Hver partner afholder selv udgifterne i forbindelse med projektet. I forbindelse med afrapporteringerne (der laves af ICI Sekretariatet) skal dokumentationen fremsendes til ICI Sekretariatet, der så videresender til Erhvervs og Byggestyrelsen, der i sidste ende udbetaler pengene. Først når dette er sket modtager den enkelte partner den del af tilskuddet der skal dække de afholdte omkostninger. (afrapporteringsprocedurerne beskrives senere). Uddrag fra Bilag 1: Støttemodtager skal kunne dokumentere betaling af alle omkostninger (ydelser/ varer/lønninger), og gennemfører støttemodtager projektet i et partnerskab, gælder dokumentationskravet også for alle partnere i projektet. Dokumentationen skal enten være eksterne dokumenter, f.eks. bankkontoudtog, nota, kvittering eller anden behørig dokumentation. Dokumentationen skal som projektets øvrige regnskabsmateriale opbevares frem til udgangen af 2020, dog altid mindst i 5 år efter projektets endelige afregning. I projektet skal alt dokumentation kunne fremvises elektronisk. Det vil sige, at alle bilag skal forefindes elektronisk som PDF fil. HVORLEDES DOKUMENTERES LØNUDGIFTER? Lønudgifter kan dokumenteres på tre måder enten ved original lønseddel, kopi af lønseddel eller ved attesteret udtræk fra partnerens lønsystem. For de fleste partnere vil kopi af lønseddel være det letteste at overskue. Denne skal attesteres af den enkelte medarbejder, der underskriver kopien for at dokumentere dens rigtighed. Uddrag fra bilag 2: Der skal for hver enkelt medarbejder foreligge udbetalingsdokumentation, der dækker de perioder, hvor lønudgiften medtages i projektregnskabet. Følgende dokumentationsformer anses som tilstrækkelig udbetalingsdokumentation: Original lønseddel, bekræftet kopi af lønseddel eller udtræk fra lønningssystem attesteret med stempel og underskrift af medarbejdere. Udtrækket skal indeholde de data, der indgår i den enkelte medarbejders lønseddel. Lønseddel fremsendes til ICI Sekretariatet efter de retningslinier, der findes i vejledningen til timeregistreringsskemaet, der udleveres af ICI Sekretariatet (Husk at også lønsedler skal forefindes elektronisk som PDF fil). HVORLEDES BEREGNES LØNUDGIFTERNE? For lønudgifterne gælder de samme vilkår som for de øvrige udgifter beskrevet ovenfor. Der skal være tale om de faktiske, afholdte udgifter. Uddrag fra Bilag 1: For ansatte, som arbejder deltid på projekter, sker beregningen ved at gange timelønnen med det antal timer, som anvendes på projektet. For månedslønnede beregnes timelønnen som den faktiske årsløn divideret med 1613.( ) Den beregnede løn kan ikke overstige den faktisk betalte løn. 3

Udregningen af den faktiske timeløn for hver medarbejder ud fra ovenstående retningslinier foretager ICI Sekretariatet eventuelt med støtte fra den enkelte partner. For enkeltmandsvirksomheder hvor der ikke udbetales løn til ejeren findes særlige regler for løndokumentation. Kontakt ICI Sekretariatet for en afklaring i disse tilfælde. REGISTRERING AF TIMER I ICI PROJEKTET Alle medarbejderes der arbejder på ICI Projektet skal registrere de timer, der arbejdes på projektet. Det gælder også de timer, der regnes som medfinansiering i ICI Projektet. Dette skal gøres i det timeregistreringsskema der er udviklet og udleveres af ICI Sekretariatet. Dette. I timeregistreringsskemaet findes en vejledning der beskriver, hvorledes skemaet bruges til timeregistrering samt procedurer i forbindelse med underskrift og fremsendelse af timeopgørelserne. Timeregistrering: Der skal af medarbejdere på et strukturfondsprojekt føres time regnskab for de på projektet forbrugte timer. Timeregnskabet skal dokumentere, at udførte opgaver vedrører strukturfondsprojektet, og danne baggrund for beregningen af den andel af medarbejderens løn, der kan indregnes i projektregnskabet. Der stilles følgende krav til timeregnskabet: Medarbejderen udarbejder løbende et timeregnskab. Ved registreringen fordeler medarbejderen timerne på de udførte arbejdsopgaver, der er specificeret på en klar og gennemskuelig måde. Timeregnskabet underskrives af medarbejderen og godkendes af en overordnet. Det originale timeregnskab skal som projektets øvrige regnskabsmateriale opbevares frem til udgangen af 2020, dog altid mindst i 5 år efter projektets endelige afregning. De udfyldte og underskrevne timeregistreringsskemaer skal fremsendes løbende hver måned til ICI Sekretariat som beskrevet i vejledning til timeskemaerne. Skemaerne for en måned skal være ICI Sekretariatet i hænde senest den 5. i efterfølgende måned. Det er vigtigt, at denne tidsfrist overholdes. KRAV VED AFRAPPORTERING For at få udbetalt midler fra Den Europæiske Regionalfond skal der to gange årligt afrapporteres til Erhvervs og Byggestyrelsen (EBST), der administrerer midlerne i Danmark. Afrapporteringen består i, at ICI Sekretariatet udarbejder og fremsender et samlet regnskab med en oversigt over alle de projektrelevante (og dokumenterede) udgifter der har været i en periode. På baggrund heraf vurderer EBST i samarbejde med et udvalgt revisionsfirma (PWC) om alle de afrapporterede udgifter kan betragtes som projektrelevante samt om dokumentation for deres afholdelse er tilstrækkelig detaljeret. På baggrund heraf godkendes det samlede projektregnskab for perioden og midlerne fra EBST udbetales. Det er ICI Sekretariatet der foretager afrapporteringen til EBST, der skal have fremsendt èt samlet projektregnskab for hele ICI projektet to gange årligt. Det samlede projektregnskab laves på baggrund af del regnskaber fra hver enkelt partner. Der afrapporteres til EBST pr 31/8 og 28/2. ICI Sekretariatet skal indsende det samlede regnskab senest 3 uger 4

efter disse datoer. Derfor har ICI s ledelse valgt at der afrapporteres forskudt. Det vil sige at der regnskabsaflægges pr 30/6 og 31/12. Det betyder, at udgifter der er (dokumenteret) afholdt efter disse to datoer først kan medtages i det efterfølgende delregnskab for næste periode. For at nå at samle delregnskaberne fra de forskellige partnere i ICI Projektet er det påkrævet, at alle partnere fremsender deres delregnskaber senest henholdsvis den 15/2 og 15/8. Såfremt fristen ved perioderegnskab ikke overholdes overgår pågældende samarbejdsparts regnskabsrapportering til næste perioderegnskab. Samarbejdspartner er ansvarlig for, at eget regnskab er en opgørelse af de faktisk bogførte, godkendte, betalte og projektrelaterede udgifter og indtægter. Regnskabet skal dokumenteres med godkendte bilag og bogføringen være i overensstemmelse med de bogføringsregler projektet er underlagt. Betalingsdokumentation skal attesteres og sendes til ICI Sekretariat i indscannet version således at alle bilag kan findes i PDF format. Det gælder eksempelvis: lønsedler, dokumentation for betalinger (eks kontoudskrifter), fakturaer mm. Bilagene skal påføres fortløbende bilagsnummer svarende til bilagsnummeret i bilagslisten (Bilag 5). Alle bilag indtastes i et Excel skema der er udviklet af EBST. Dette skema kan ses i Bilag 5. Her indtastes samtlige bilag under fanen Bilagsliste. Hvis der er tvivl om hvilken ERDF konto udgiften skal føres på kan man kigge i overskrifterne til hver konto under fanen regnskab eller søge hjælp hos ICI Sekretariatet. Ud fra disse data genereres automatisk et regnskab under fanen Regnskab. Den økonomiansvarlige hos den enkelte partner skal kun godkende udgifterne afholdt af partneren i projektet. Der skal altså ikke skrives tal ind under finansieringsdelen i Excelarkets fane Regnskab ligesom de nederste felter omkring tilskudsprocent, udbetaling mm. ikke skal udfyldes af den enkelte partner. Disse udfyldes kun af ICI Sekretariatet i det konsoliderede regnskab. Excel arket vil vise en Fejl men denne skal blot ignoreres. ICI Sekretariatet konsoliderer de indsendte delregnskaber til ét samlet regnskab, der fremsendes til EBST. Såfremt det samlede regnskab godkendes udbetales midler til ICI (CIP), der herefter fordeler de udbetalte midler ud til de partnere, der har regnskabsaflagt. HJÆLP TIL REGNSKABAFLÆGGELSE Som det fremgår af ovenstående beskrivelse er der mange ting man skal være opmærksom på i forbindelse med regnskabsaflæggelsen. Man er derfor meget velkommen til at tage kontakt til ICI Sekretariatet for at få hjælp i forbindelse med regnskabsaflæggelsen eller den daglige administration af projektet hos den enkelte partner. Kontakt en af nedenstående fra ICI Sekretariat: Anders Vestergaard, 9940 8982, av@production.aau.dk Susanne Hansen, 9940 7111, sh@production.aau.dk Denne vejledning vil blive revideret løbende. Dette skyldes bl.a. at de forskellige vejledninger og retningslinier, der udleveres fra EBST og revisor, revideres løbende, samt at der arbejdes på en videreudvikling af de IT systemer som EBST stiller til rådig til afrapportering. ICI Sekretariatet vil løbende informere alle partnere om ændringer i krav, vejledninger mm. 5

BILAG TIL VIDERE INORMATION: Bilag 1: http://www.ebst.dk/file/63724/retningslinjer_011209.pdf (bemærk at der med tiden kommer nye retningslinier og at det altid er de nyest retningslinier der er gældende) Bilag 2: http://www.ebst.dk/file/8010/vejledning_om_dokumentationskrav.pdf Bilag 3: http://www.ebst.dk/file/6369/erklaering_om_deltagelse_som_partner.pdf Bilag 4: http://www.ebst.dk/file/9807/persondatalov_alle_ansoegere.pdf Bilag 5: Excel skema til brug for afrapportering for hver enkelt partner: http://www.ebst.dk/file/13784/regnskabsskema_regionalfond.xls Se desuden vejledning til regnskabsskema (Bemærk at denne vejledning beskriver udførelsen af det samlede regnskab og ikke den enkelte partners del regnskab. En den af forklaringerne er dog de samme): http://www.ebst.dk/file/13786/vejl_udf_regnskabsskema.doc 6