Referat Dato for BS-møde: Tid: kl.12:00 Sted: Hos Christa Islin Fremmødte: Fraværende: Referent: Arielle Hansen Allan Høiberg Dennis Eno Nielsen Keld R. Hansen Christa Islin Joachim Knudsen Sophie F. Schröder Per Bührmann Christa Islin 1) Konstituering af bestyrelsen Bestyrelsen har konstitueret sig som følger: Arielle Hansen: Formand Allan Høiberg: Næstformand Joachim Knudsen: Kasserer Christa Islin: Sekretær Keld R. Hansen: MAU-koordinator Dennis Nielsen: Menigt BS-medlem Per Bührmann: Suppleant Sophie F. Schröder: Suppleant 2 Desuden konstitueret fra redaktørgruppen: Søren Bertil Fabricius Dorch: Redaktør af Subspace 2) Moderatorposten Preben har besluttet at fratræde moderatorposten med øjeblikkelig virkning, og Keld R. Hansen overtager indtil vi finder en ny permanent moderator. Joachim kender én, der måske vil overtage posten. Tilføjelse: Jan Bondebjerg er indsat som moderator med virkning fra 18. august 2006. Sophie blev udnævnt til debatlisteansvarlig. Hvis et medlem ønsker at anke en karantæne, er det også den debatlisteansvarlige der i samarbejde med formanden skal afgøre om moderatoren har overskredet sine beføjelser. Den debatlisteansvarlige lytter med på moderatorens e-mail-adresse og er således løbende orienteret om, hvad der foregår mellem moderatoren og medlemmerne. 3) Kassereropgaverne og det administrative system Joachim Knudsen blev valgt til kasserer. Administrationen er blevet gennemgået og, det er blevet besluttet at medlemsadministration, produktbestilling og lager fremover skal håndteres af hjemmesiden, hvor vi i forvejen har næsten alle de relevante oplysninger. Regnskabs- og faktureringsdelen styres af et normalt bogholderiprogram, mere specifikt SummaSummarum, anskaffes for cirka 2.500 kroner plus moms i den største version. Denne version kan importere bestillinger og betalinger direkte, så en masse manuelt tastearbejde undgås. Joachim står for at lave en detaljeret vejledning i det fremtidige system i samarbejde med relevante personer. Side 1 af 5
Vi overvejer at skifte bank for at spare gebyrer, og vil fremover benytte girokort med kode 71 til produkter og medlemmer som ikke ønsker at benytte PBS. SummaSummarum kan styre de koder, der skal på girokortene og på den måde spare en masse administration i forbindelse med bogføring af indbetalinger på de korrekte medlemmer. Vi bibeholder PBS til medlemskaberne fordi det vil holde bedre på medlemmerne når de ikke skal huske at forny medlemskaberne. Denne service kostede lidt under 6000 kroner i 2006. I forhold til risikoen for glemte fornyelser anser vi dette beløb for en god investering. Tilføjelse: Nye konti oprettet i Vestjysk Bank. Kontiene i BG Bank beholdes (med billigere webadgang end hidtil) for at vores eksisterende gironummer fortsat virker. PBS-aftaler flyttes til den nye bank hurtigst muligt. Vi vil ændre på systemet så indbetalinger af medlemskaber bliver kvartårlige i stedet for som nu hvor de er flydende året rundt alt efter indmeldingsmåned. Det vil i praksis betyde at nogle vil få en eller to måneder forærende men vi mener at det er den mindre administration værd. Medlemskort til nye medlemmer kan risikere at få en anden skæringsdato alt afhængig af hvornår indbetaling sker. Nyindmeldinger styres via hjemmesiden fremover. Systemet virker således at når man indmelder sig på hjemmesiden bliver man registreret og oprettet med medlemsnummer, men ikke aktiveret før indbetalingen er registret. Faktureringen styres fra SummaSummarum via en automatisk e-mail til kassereren, og indbetalingen vil efterfølgende aktivere medlemskabet. Ændringer af medlemskaber skulle nu komme til at ske automatisk, fordi oplysningerne på hjemmesiden (medlemmets profil) fremover er den originale database. I første omgang vil vi beholde den automatiske mail til kassereren om at der er lavet ændringer, så vi har en fornemmelse af, hvad der rører sig. Der laves automatisk backup af databasen til to fysiske lokationer en gang i døgnet. Det tilrådes at tjekke en gang ugentlig for fejl, og hjemmesiden vil få en checklistefunktion til dette formål. For medlemmer der har været med mere end 10 år fortsættes med guldkortet men med årsstriber på: Blå for år 11 og så videre efter det farvesystem, kortene har fra år 1 og frem. Farvestriben regner vi med at kunne sætte manuelt på kortet når det lamineres derved sparer vi at skulle have trykt flere forskellige kortfarver end vi allerede har. Af hensyn til udskiftningen af redaktøren tidligere på året, og den efterfølgende utidige udskiftning af bestyrelsen, forlænges alle medlemskaber med 3 måneder ud over den forlængelse det vil medføre at få samlet fornyelsestidspunkterne. Vi afventer en afklaring af banksituationen (specielt om vi kan overføre de igangværende PBS-aftaler til webadgang via en anden bank og om vi kan oprette en konto med indbetalingskort) før vi kan genoptage nyindmeldinger og fornyelser. Afklaringen forventes afsluttet i starten af september. 4) Subspace Redaktionen er godt i gang og er lige nu ved at arbejde med næste nummer, hvis udgivelsesdato ikke ligger 100% fast endnu. Aftalen med den gamle bestyrelse lød på december, men siden da har vi mistet layouteren og måske trykkeriet, så der er nok at se til. Det forventes stadig at næste nummer udkommer allersenest i december. 5) KVL Sekretær Christa Islin har overtaget nøglerne til KVL. André har bekræftet at KVL er reserveret til DM (fredag aften og lørdag). Side 2 af 5
Christa tager kontakt til KVL for at få en nærmere afklaring på lokaler og udstyr til DM og fremover. 6) Ting bestyrelsen bør være enige om på forhånd Under dette punkt har vi taget en række principielle beslutninger om, hvordan forholdene er omkring flere af de ting, vi arbejder med, så vi ikke risikerer at være uenige om det når det er alvor senere. Hvis en person siddende i bestyrelsen modtager ting fra samarbejdspartnere, der kan relateres til bestyrelsesarbejdet (f.eks. uopfordrede gaver fra sponsorer, der ikke udtrykkeligt er markeret som personlige gaver), skal de konsekvent tilfalde foreningen, der kan bruge dem til f.eks. præmier. Transportudgifter i forbindelse med BS-møder og arbejdsweekender i webgruppen: Har man mere end 50 km t/r til det sted mødet holdes, får man benzin, tog eller busbillet refunderet ved at indsende en opgørelse til kassereren. Brobilletter refunderes altid. Udtalelser på debatterne På debatlisten eksisterer bestyrelsen ikke - der er kun privatpersoner. Dette er dels for at overflødiggøre bemærkninger om at man udtaler sig som privatperson, uden at private udtalelser tolkes som stammende fra bestyrelsen, dels for at undgå spørgsmål til bestyrelsen på debatlisten, der skal handle om Star Trek og andet science fiction. På foreningsdebatten udtaler BS sig kun på opfordring og med et samlet standpunkt, repræsenteret ved formanden. BS-medlemmerne går ikke ind på foreningsdebatten som privatpersoner for at undgå forvirring over, hvilke udtalelser der er officielle. Vi opfordrer også til at bruge foreningsdebatten konstruktivt, bemærkninger, kommentarer, forslag til hjemmeside og subspace. Indlæg på bestyrelsens debatliste (bestyrelsen@trekkies.dk) arkiveres ikke af serveren. Hjemmesidens polls kan bruges både til Star Trek- og foreningsemner. Det skal forsøges at lave to forskellige polls, der kommer frem på skift. Vi mangler lige nu en poll-redaktør; Allan taler med en mulig. En vedtægtsrevision er ikke umiddelbart påkrævet her og nu trods debatten til EGF. Der skal ryddes op i vedtægterne, men der er ikke noget konkret behov for at skrive andre serier ind i vedtægterne (de forbydes ikke af den nuværende formulering), og bestyrelsens tid er bedre brugt på andre opgaver i første omgang. Vi forsøger generelt at være afslappede men sørger for at have styr på opgaver og beslutninger. 7) Akutte opgaver 7a) trekkies Nordic Trekkies Nordic er aldrig kommet i gang men vi vil ikke nedlægge den endnu, lader den ligge i dvale i første omgang. Der er startet et nordisk samarbejdsforum på initiativ af en forening fra ét af de andre lande man kan tilmelde sig på http://stc.startrekdb.se/forum/index.php?action=register. 7b) DM Vi skal have en kaffe/slikbod, den tager Christa sig af. Vi skal også have en foreningsbod. Allan og Keld vil se om de kan nå at få lavet et touchskærm-baseret-system til brug som kasseapparat - det vil gøre det hele endnu nemmere. Budgettet er ikke ret stort PT der regnes med et underskud på omkring 5-6000 kroner. Der er givet tilladelse til brug af cirka 2000 kroner til Helle og Merete fra DM-gruppen, som rejser til USA - pengene skal bruges til at finde præmier til de forskellige konkurrencer til DM. Det vil sige at der er Side 3 af 5
mellem 3000 og 4000 kroner tilbage til indkøb af pokaler, pynt, præmier, diverse materiale og underholdning, hvis vi holder slik- og foreningsbod samt eventuelt fødselsdagsfestindslag udenfor. Vi skal have sat tilmelding til DM på hjemmesiden både for medlemmer og ikke-medlemmer. Det vil give bedre overblik hvis så mange som muligt tilmelder sig på forhånd, og hjemmesidens automatik duer kun til at man som medlem kan melde sig selv til et arrangement. Dette skal med i e-mail news når systemet er lavet. Dennis får overblik over mulighederne for fælles madbestilling. 7c) Sponsorer, presse og postkasse Dennis vil forsøge at skaffe sponsorater, pressemeddelelser og måske en form for tv-dækning af begivenhederne samt stå for kontakt til Paramount og tømning af postkasse. 7d) Fanfilm Allan (med flere) arbejder videre med planerne om at starte produktionen af en fanfilm op. Målet er i første omgang at fange medlemmernes interesse og få frivillige til at melde sig, så projektet kommer til at omfatte så mange medlemmer som muligt. En frivillig har allerede meldt sig under EGF. Det er planen at lave en føljeton i Subspace og på hjemmesiden om, hvordan det skrider frem og på den måde vække medlemmernes lyst til at bidrage i form af gags, manuskriptideer, praktisk arbejde eller andet. Formålet med projektet er at samle så mange medlemmer som muligt omkring et fælles projekt der er stort nok til at blive set og varer længe nok til at holde medlemmernes interesse fanget i lang tid. 7e) Tegner/illustrator Vi har måske en tegner til Subspace. Allan formidler kontakt til redaktionen. 7f) Pressearkiv Vi talte om at finde billeder evt. med tekst fra diverse aviser og lignende, til at bringe i Subspace og på hjemmesiden, hvor Star Trek nævnes. Det blev foreslået at vi opretter en arkivarfunktion et medlem, der skal samle artikler, udsendelser og lignende, hvor foreningen eller dens medlemmer har været omtalt, og sørge for at materialet bliver tilgængeligt for medlemmerne, f.eks. på hjemmesiden. Formålet med dette er at gøre foreningens omfang og aktiviteter mere synligt. Dette punkt nåede ikke at blive diskuteret nærmere. 7g) Statistik Vi skal have opdateret statistikken over kønsfordelingen af medlemmer. 7h) Opgaveliste Fremover skal vi have lavet en liste over, hvad vi har af projekter og opgaver, der kan bruges hjælp til, samt hvor mange hjælpere vi vil få brug for, i stedet for, bare at bede om hjælp. Vi har mødt flere medlemmer der gennem tiden har tilbudt hjælp, men er blevet afvist det må ikke ske igen. 7i) Lageret Keld og Per tager kontakt til André angående tømning af lager hos André. Merete vil fortsætte med at sende salgsprodukter ud, så hendes lager skal der ikke gøres noget ved. 7j) Star Treks fødselsdag Dennis vil meget hurtigt finde ud af hvad vi skal lave af arrangement i forbindelse med Star Trek s fødselsdag fredag d. 8/9. Sophie undersøger om hun kan skaffe lokaler. Tilføjelse: Det er lykkedes Dennis at finde en kendt entertainer. Der er i en email-news skrevet, at vi arbejder på noget særligt, men ingen detaljer. Dagen er oprettet i kalenderen, ligeledes uden detaljer endnu. Side 4 af 5
7l) Fantasticon Fantasticon afholdes lørdagen inden DM. Christa har erfaring fra tidligere og står for vores deltagelse når det er afklaret hvad vi har af materiale på lageret, der kan bruges. 7m) Kulturnat Kulturnatten ligger i år for tæt på DM til at vi kan afse ressourcer til deltagelse. 7n) Års-T-shirt Dennis undersøger mulighederne for billigere fremstilling i lige så god kvalitet og størrelser op til XXXXL. Niki kender muligvis også billigere producent; Allan undersøger. Priser for 75 og 200 stk. 8) Diverse opgaver og ansvarsområder Christa overvejer, hvordan juleafslutningen 2006 skal forløbe. Allan har ansvar for kontakten med webgruppen. 9) Næste møde Næste BS-møde 15/10 eller alternativt 8/10. Stedet vil Keld stå for, og han vender tilbage med den endelige dato afhængigt af, hvad der passer bedst. Side 5 af 5