Version 0.6 Dato 17.01.16 Status Udkast Forfatter Interimledelsen Distribution Foreningens medlemmer
Formål Nærværende dokument beskriver forretningsordenen for Den Kommunale Digitaliseringsforening (Digitaliseringsforeningen). Organisering Digitaliseringsforeningens øverste myndighed er generalforsamlingen. På generalforsamlingen vælges årligt en bestyrelse bestående af 3 kommunaldirektører. Valgperioden er 3 år. De 3 bestyrelsesmedlemmer vælges for en periode på henholdsvis 1 år, 2 år og 3 år, således at det er 1 bestyrelsesmedlem på valg hvert år herefter. Foreningens daglige ledelse, D3, består af 3 digitaliseringsansvarlige, som udpeges af bestyrelsen årligt på baggrund af indstilling fra kredsen af kommunens digitaliseringsansvarlige. Ved udpegningen tages hensyn til sammensætningen af foreningens geografiske og befolkningsmæssige repræsentativitet. Medlemmet udpeges for en periode på 3 år. Der er i foreningsregi nedsat et antal fag-forretningsudvalg (kaldet ). Et består af 3 fagchefer med et ledelsesniveau på mindst chefniveau. I et indgår samtidig et medlem fra foreningens ledelse og en repræsentant fra foreningens sekretariat. Valgperioden til er 3 år for fagcheferne. Der udpeges én ny fagchef årligt pr. område. Generalforsamling Alle kommunaldirektører Bestyrelse 3 F11 BESKÆFT. OG BORGERSER. F11 BØRN OG KULTUR F11 SOCIAL OG SUNDHED F11 TEKNIK OG MILJØ F11 ADMINISTRATION D11 Kommunernes Ledelse 3 F11 IT It-chefer fra alle kommuner EKSTER NE SEKRETARI AT Forretningsudvalg med tre fagchefer. Konstituering Umiddelbart efter generalforsamlingen konstituerer bestyrelsen sig med en formand, og noterer sig årets planlagte bestyrelsesmøder. Hvervet som bestyrelsesmedlem er et 3-årigt hverv. Såfremt der sker ændringer i bestyrelsens sammensætning - afholder bestyrelsen et konstituerende møde. Rotationsprincippet kan her vige for hensynet til kontinuiteten i foreningens ledelse. Side 2 af 7
Bestyrelsen afholder møder efter behov, dog mindst en gang i kvartalet. Der kan afholdes yderligere møder, når et medlem af bestyrelsen, et medlem af foreningens ledelse eller foreningens revisor fremsætter begæring herom. Begæringen fremsættes skriftligt til formanden med en redegørelse for baggrunden for det stillede forslag. Der udarbejdes årligt en mødeplan for foreningens generalforsamling og bestyrelsesmøder. Afholdelse af bestyrelsesmøder Møderne indkaldes skriftligt sammen med en dagsorden af formanden med mindst 14 dages varsel. Varslet kan dog nedsættes, såfremt særlige forhold gør det nødvendigt. Med indkaldelsen og dagsordenen for mødet medsendes også et eksemplar af det nødvendige materiale til brug for behandlingen af de enkelte emner enten skriftligt eller elektronisk. Med indkaldelsen skal endvidere i videst muligt omfang gives medlemmerne oplysning om baggrunden for de til behandling foreliggende emner. D3 og repræsentanter for sekretariatet deltager i mødet. Sekretariatet sørger for dagsorden til og referat fra møderne. Bestyrelsesmødets ledelse og beslutningsdygtighed Møderne ledes af formanden. Når indkaldelse har fundet sted i overensstemmelse med forskrifterne, er bestyrelsen beslutningsdygtig, når over halvdelen af medlemmerne er til stede, heriblandt formanden. Bestyrelsesmedlemmerne - og andre tilstedeværende - har pligt til straks at underrette bestyrelsen om ethvert spørgsmål, som kan give mulighed for inhabilitet. De af bestyrelsen behandlede anliggender afgøres ved simpel stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende. Referat Formanden drager omsorg for, at der føres et referat over bestyrelsens forhandlinger og beslutninger. Af referatet skal fremgå: 1. Hvem der har ledet mødet, 2. Hvem der har deltaget i mødet, og 3. Dagsordenen med beslutninger for hvert enkelt punkt samt væsentlige synspunkter og oplysninger, der ønskes tilført referat. Et eksemplar af referatet udsendes til samtlige bestyrelsesmedlemmer snarest muligt - og senest 8 dage - efter mødets afholdelse. Referatet anses for godkendt, såfremt der ikke er modtaget bemærkninger fra de tilstedeværende medlemmer efter 1 uge. Bestyrelsens arbejde Bestyrelsen forestår ledelsen af foreningens anliggender og skal sørge for en forsvarlig organisering af foreningens aktiviteter. Bestyrelsen skal gennem ledelsesinstruksen fastlægge de retningslinjer og anvisninger, der skal gælde for foreningens ledelse (D3) og skal føre tilsyn med at ledelsen af foreningen foregår i overensstemmelse hermed. Side 3 af 7
De enkelte medlemmer af bestyrelsen har ret til en detaljeret indsigt i samtlige af foreningens forhold. Bestyrelsen udpeger efter indstillingen fra kredsen af it- og digitaliseringsansvarlige medlemmerne til D3. Det ligger inden for bestyrelsens kompetence at afskedige et medlem af D3. Bestyrelsen behandler og træffer afgørelse i alle sager, der efter foreningens forhold er af usædvanlig karakter eller størrelse. D3 deltager i bestyrelsesmøderne og aflægger beretning om foreningens aktiviteter siden sidste bestyrelsesmøde. D3 forelægger herudover perioderegnskaber og budgetter. D3 orienterer bestyrelsen om alle usædvanlige eller ekstraordinære forhold, ligesom D3 besvarer alle spørgsmål, der måtte blive stillet af de enkelte bestyrelsesmedlemmer. Repræsentanter fra erne kan inviteres til bestyrelsesmøderne. Inhabilitet Bestyrelsen, D3 og medlemmerne af erne og foreningens fast- og midlertidige ansatte er undergivet reglerne om inhabilitet i forvaltningsloven. Det påhviler D3 at underrette bestyrelsesformanden om ethvert tilfælde, hvor D3, medlemmerne af erne eller foreningens ansatte har eller i offentligheden kan formodes at have en særlig personlig eller økonomisk interesse i et bestemt udfald af behandlingen af en sag, hvor foreningen medvirker ved og/eller træffer afgørelser i. Tavshedspligt Bestyrelsens medlemmer og D3 har tavshedspligt med hensyn til alt, hvad de erfarer i deres egenskab af medlem af bestyrelsen, medmindre der er tale om forhold, der er bestemt til eller ifølge lovgivningen underlagt ubegrænset offentlighed. Såfremt et medlem fratræder, skal han straks til bestyrelsesformanden tilbagelevere alt fortroligt materiale, han måtte være i besiddelse af samt eventuelle genparter heraf. Kontingentregulativ Som hovedregel fordeles foreningens udgifter mellem de deltagende kommuner i forhold kommunernes indbyggertal på baggrund af den seneste opgørelse fra Danmarks Statistik. Hvor det økonomisk giver mere mening afholdes udgifterne efter deltagelse, fx ved afholdes af betalte kurser. Kontingent til foreningen opkræves halvårs forud i henhold til budgettet i et grundkontingent og et projektkontingent. Der foretages én opkrævning pr. kommunalt budgetår. Grundkontingent fastsættes efter medlemmernes indbyggertal og skal dække omkostninger til foreningens virke, herunder administrationsomkostninger der ikke relaterer sig til et konkret digitaliseringsprojekt. Projektkontingentet fastsættes efter de beregnede udgifter til hvad et konkret digitaliseringsprojekt måtte koste og fordeles efter medlemmernes indbyggertal. Delvist frikøb og øvrige vilkår Generelt forventes det, at alle medlemskommuner bidrager til fælleskabet med personaleressourcer. For bidrag med mere end 50 effektive timer årligt kan en honorering af indsatsen komme på tale. Side 4 af 7
De kommuner, der stiller med et medlem til D3, modtager årligt en godtgørelse svarende til 5 arbejdstimer ugentligt (der henvises i øvrigt til notatet som beskriver foreningens mulighed for at frikøbe medarbejderne fra de deltagende kommuner). Medlemmerne af D3 løser dels opgaverne i Digitaliseringsforeningen fra hjemkommunen, dels gennem faste ledelsesmøder i regi af foreningen. D3 mødes typisk hver anden fredag. Foreningen udbetaler transportgodtgørelse til medlemmerne af foreningens ledelse. For kørsel i egen bil sker dette efter Statens takster. Foreningen stiller mødelokale til rådighed for bestyrelse og D3. Hjemkommunen stiller pc, tablet, mobiltelefon mv. til rådighed for medlemmet. Fagudvalg Der nedsættes et antal fag-forretningsudvalg (kaldet ). består af 3 fagchefer med et ledelsesniveau på mindst chefniveau. I et indgår samtidig et medlem fra D3 og en repræsentant fra foreningens sekretariat. løser bl.a. følgende opgaver for foreningen: Igangsætter systemanskaffelser og implementering inden for de på generalforsamlingen besluttede projekter, Forbereder fagudvalgets arbejde og tilrettelægger involvering af kommunerne til forberedelse af fagudvalgets prioritering og indstilling af, hvad der skal samarbejdes om på fagområdet inden for de kommende faser. Der nedsættes et antal fagudvalg bestående af kommunale fagchefer. De faglige udvalg løser bl.a. følgende opgaver for foreningen: Prioriterer foreningens arbejde på fagområdet og indstiller dermed til D3 og bestyrelse, hvad der skal samarbejdes om på fagområdet inden for kommende faser. Revision Revisor er berettiget til at deltage i det bestyrelsesmøde hvor årsregnskabet behandles. Revisor skal blandt andet udtale sig om, hvorvidt årsregnskabet og årsberetning efter revisor opfattelse indeholder de nødvendige oplysninger til bedømmelse af foreningens økonomiske forhold. Årsregnskab (Årsrapport) Udkast til årsregnskabet udarbejdes af D3 og forelægges for revisor så betids at revisor kan gennemgå årsregnskab inden udlevering til bestyrelsen senest 1. april. Bestyrelsen behandler herefter årsregnskabet på et bestyrelsesmøde, hvorunder bestyrelsen påser, at regnskabet er udarbejdet i overensstemmelse med vedtægterne og gældende lovgivning. Bestyrelsen udarbejder samtidig under dette møde årsberetningen. Såfremt der ekstraordinært opstår et overskud eller underskud på et af foreningens projekter tilbagebetales/betales dette forholdsmæssigt til/af de deltagende kommuner efter samme princip som opkrævningen har fundet sted. Eller det kan aftales, hvordan overskydende midler skal forbruges. Beslutning herom, skal ske på baggrund af indstilling fra bestyrelsen. Bestyrelsen og D3 underskriver årsregnskabet. Det udarbejdede årsregnskab fremsendes til medlemmerne i forbindelse med indkaldelsen til generalforsamlingen. Side 5 af 7
Årsregnskabet godkendes endeligt af generalforsamlingen. --- 0 --- Side 6 af 7
Bilag 1 Årsplan for foreningen Måned/Område Budget Regnskab Programmer Bestyrelse Ledelse Sekretariat Kommunaldirektør Digitaliseringsansvarlige Januar Kommende fastlægges Kommende besluttes til indstilling Kommende drøftes Februar Regnskab udarbejdes (forgående år) Marts 1. budgetopfølgning Status på Bestyrelsesmøde Møde med ledelsen Bestyrelsen godkender regnskab. Ledelsen udarbejder budgetforslag Revisor godkender regnskab Plan og budget for det kommende års foreligger April Budgetforslag inkl. kontingent forelægges bestyrelsen Forslag til nyt bestyrelsesmedle m Indkaldelse til ordinær generalforsamling Indsendelse af forslag, der ønskes optaget på dagsordenen på ordinær generalforsamling. Skriftlig anmeldelse af eventuelle kandidater til bestyrelsen. Maj Ordinær generalforsamling Budget godkendes af generalforsamlinge n samt foreningens revisor. Juni Juli Sommerferie August 2. budgetopfølgning Status på Bestyrelsesmøde Møde med ledelsen September Oktober November 3. budgetopfølgning Status på Bestyrelsesmøde Møde med ledelsen December Side 7 af 7