Pjece INFLUENZA A (H1N1) BEREDSKABSPLANLÆGNING FOR VIRKSOMHEDER Udgivet af MedHelp A/S August 2009
Indhold 1 Om Influenza A (H1N1) Kort om sygdom, symptomer og nødvendig personlig handling. 2 Planlægning Hvorfor? Hvilke overvejelser og beslutninger. 3 Smittespredning Opmærksomhed på, og reduktion af denne. 4 Kommunikation Hvad skal vi melde ud og hvornår. 5 Huskeliste Opsummering af anbefalede handlinger. Om Influenza A (H1N1) Kort fortalt Influenza A (H1N1) er et virus, som er opstået hos grise og nu er blevet til en sygdom hos mennesker. Influenzaen er af WHO kategoriseret som en global pandemi. Dette henviser til virussets udbredelse, og angiver ikke i hvilken grad sygdommen er farlig for de smittede. Symptomerne er de samme som ved traditionel influenza det vil sige pludselig opstået feber, ondt i halsen, hoste og muskelsmerter. Diarré kan også forekomme. Hvad skal du gøre, hvis du oplever symptomerne? Hvis du i øvrigt er rask, skal du ikke foretage dig andet eller mere, end du ellers ville gøre, når du får influenza typisk blive hjemme. Du skal kun kontakte lægen, hvis: Dine influenzasymptomer pludselig bliver værre Du har en sygdom, der gør influenza til en mere alvorlig sygdom, end det ellers ville være. Det gælder personer med nedsat lungefunktion, astma, hjerte-karsygdomme, diabetes eller nedsat immunforsvar. Du - siden du blev syg - har været i nær kontakt med personer, der har en sygdom, der gør influenza til en mere alvorlig sygdom, end det ellers ville være. Du er gravid eller har børn under 2 år.
Planlægning Hvorfor planlægge? Omfanget af den forestående epidemi i Danmark er stadig ren spekulation. Worst case scenarier indikerer op imod 1,5 mio. danskere ramt, hvilket betyder en betydelig del af arbejdsstyrken vil blive pacificeret i 2-3 dage. Den enkelte virksomhed skal gøre sig klart, hvad dette kan have af indvirkning på produktion, salg, service og ledelse. Forberedelsen handler primært om at vide, hvad ens risiko er og tage aktivt stilling til situationen. Hvem gør hvad? Ledelsen er ansvarlig, og bør enten selv involvere sig, eller udpege specifikke individer i organisationen til at gennemføre analyser og forberedende arbejde. Personen (eller gruppen) der tildeles det operationelle ansvar skal briefes detaljeret. Hjælp til denne briefing kan hentes i nærværende materiale, samt gennem yderligere dialog med f.eks. MedHelp A/S. De ansvarlige skal desuden sikres et passende mandat, og om nødvendigt et budget til opgavens gennemførelse. Udgangspunkt: Risiko analyse Første trin i planlægningen er en analyse af konkrete risici, hvilket kan ske ved at identificere kritiske: - medarbejdere - funktioner - indkommende ressourcer/forsyninger - udgående ressourcer/forsyninger Med kritisk menes elementer, som hvis de pacificeres af sygdommen, kan skade virksomhedens drift. Denne skade kan opstå i form af eksempelvis: manglende produktion, manglende kundeservice og opfølgning, manglende rapportering og afregning af diverse, manglende salgsindsats, manglende ledelse i konkrete situationer eller andet. Beslutning: Aktiv minimering af risici Efter ovenstående analyse bør minimum følgende specificeres for alle identificerede elementer: - Type af risiko (jf. de fire ovenstående typer) - Konsekvens ved pacificering (internt/eksternt) - Mulige afløsning/erstatning (hvem/hvad kan løse opgaven) - Konsekvens ved afløsning/erstatning - Prioritet (lav, mellem, høj) Ved afslutningen af disse beslutninger, skal virksomheden som et minimum være klar over dens kritiske elementer, samt planen for, og konsekvensen ved, erstatning af disse i tilfælde af sygdom.
Smittespredning Hvad kan gøres allerede nu? Uanset omfanget af epidemi eller ressourcer afsat til forberedelsen, så er i den forestående sæson relevant at minde samtlige medarbejdere om grundlæggende god hygiejne opsummeret som: Ovenstående anbefales kommunikeret aktivt, og desuden ophængt på relevante steder (toiletter, kantiner, fælles arealer etc.). Plakater, klistermærker m.v. kan rekvireres hos MedHelp A/S på www.medhelp.dk/influenza. Yderligere mulige tiltag: - Indkøb af hånddesinficeringsmiddel, papirlommetørklæder og papirhåndklæder til personale brug. - Intensivering af den generelle rengøringsindsats gennem konkrete aftaler med eventuelt rengøringspersonale. - Hvis en medarbejder bliver syg, rengør og desinficer alle overflader som medarbejderen har været i kontakt med i døgnet op til sygdommen. - Hvor muligt ud fra et driftsperspektiv kan hjemmearbejdet øges for at reducere den fysiske kontakt og smittefare. - Hvor muligt ud fra et driftsperspektiv kan fysiske møder erstattes af telefonmøder.
Kommunikation Internt i virksomheden Som arbejdsgiver bør du tage et medansvar for at beskytte de ansattes helbred ved at kommunikere virksomhedens forholdsregler mod smittespredning ud. Informationen skal være let tilgængelig og utvetydig og skal modvirke angst, utryghed og rygtedannelse. Medarbejdere generelt - Information om, hvorvidt raske ansatte skal møde på arbejde - Information om, hvordan de skal forholde sig, hvis de bliver syge - Information om, hvordan de begrænser smittespredning Ledere - Niveau-bestemt indsigt i virksomhedens kritiske elementer, samt forholdsregler ved pacificering af disse. Kommunikation til eksterne parter Sørg for at vedligeholde dine samarbejdspartneres tillid til, at virksomheden er i stand til at opretholde sine kritiske funktioner og opnå forståelse for, at andre funktioner eventuelt må nedprioriteres midlertidigt. På samme måde som du i din forberedelse har identificeret driftsrisici, så kan andre virksomheder have konkluderet en afhængighed af netop din vare, service eller ydelse. Offentlighed, kunder, samarbejdspartnere, myndigheder, medier m.fl. - Forsikringer om at virksomheden gør, hvad der er muligt under omstændighederne - Opdateringer om status for kritiske funktioner, varslinger om potentielle forsyningsafbrydelser m.v. - Fortæl, hvad I selv gør, og hvad I har brug for fra andres side - Vær parat til at dele information generelt også med eventuelt konkurrerende virksomheder hvis det kan hjælpe dem med at håndtere pandemien bedre
Huskeliste Forberedelse Udpegning af arbejdsgruppe eller individer ansvarlige for gennemførelsen af H1N1 beredskabet Briefing til ovenstående om formålet med forberedelsen Identifikation af kritiske medarbejdere Plan for erstatning ved sygdom hos kritiske personer Identifikation af kritiske funktioner Plan for erstatning ved sygdom hos medarbejdere, som varetager kritiske funktioner Identifikation af indkommende kritiske ressourcer/forsyninger Plan for alternativ tilvejebringelse af ressourcen, ved udeblivelse/forsinkelse Identifikation af udgående kritiske ressourcer/forsyninger Plan for alternativ levering af ressourcen, såfremt leveringsdygtigheden reduceres Smittespredning Download/bestil materiale og plakater fra www.medhelp.dk/influenza Email PDF version til medarbejdere (inspiration til email tekst kan hentes på www.medhelp.dk/influenza) Instruktioner til rengøringspersonale (inspiration kan hentes på www.medhelp.dk/influenza) Ophængning af plakater På toiletter I kantiner I fælles områder I kontormiljøer Ændringer i daglige arbejdsrutiner Øget anvendelse af hjemmearbejde (Ja/Nej) Introduktion af telefonmøder (Ja/Nej) Kommunikation Kort om virksomhedens generelle tiltag og opmærksomhed Til medarbejdere på email Til medarbejdere på intranet Til ledelse Til kunder (jf. analyse af udgående kritiske ressourcer/forsyninger) Til relevante samarbejdspartnere/leverandører (jf. analyse af indgående kritiske ressourcer/forsyninger) Internt, angående plan for erstatning af kritiske medarbejdere/funktioner Til de enkelte medarbejdere/funktioner Til funktioner med faglig kontaktflade/behov til de kritiske medarbejdere/funktioner Ved risiko for, eller tilfælde af, kritisk driftssituation Til medarbejdere på email Til medarbejdere på intranet Til ledelse Til kunder (jf. analyse af udgående kritiske ressourcer/forsyninger) Til relevante samarbejdspartnere/leverandører (jf. analyse af indgående kritiske ressourcer/forsyninger)