Boligselskabet Domea København Referat af organisationsbestyrelsesmøde Tirsdag den 26. marts 2013 kl. 17.00 i bestyrelseslokalet Gadekærvej 32, 2500 Valby Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Godkendelse af referat... 2 3 Boligselskabet Domea København 35-00... 2 3.1 Orientering om Domea 2015... 2 3.2 Fra driftsfællesskab til servicecenter... 3 3.3 Fysisk placering af et servicecenter i København... 5 3.4 Forslag til nedlæggelse af styregruppe for driftscenter... 5 3.5 Orientering fra formanden... 5 3.6 Orientering fra Domeas bestyrelse... 6 3.7 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer.... 6 3.8 Bestyrelsens konstituering... 6 3.9 Suppleanters deltagelse i bestyrelsesmøder fremadrettet... 6 3.10 Bestyrelseshonorar... 7 3.11 Boligselskabets budget... 7 3.12 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab... 7 4 Nybyggeri... 8 4.1 Igangværende byggerier... 8 4.2 Kommende byggerier... 8 4.3 Navneændring af 3527 Ragnhildgade plejecenter og 3528 Ragnhildgade plejecenter serviceareal... 9 4.4 Driftsbudgetter... 9 4.5 Orientering om driftsforhold... 11 5 Mødeplanlægning... 13 6 Eventuelt... 13 Deltagere fra bestyrelsen: Villy Brejning, formand Jens Thestrup, næstformand Bjarne Rasmussen Holger Juel Hansen Poul Erhard Juhl Nielsen Søren Nielsen Brian Jøns (afbud) Joan Thygesen (afbud) Preben Stampe Rasmussen Knud Johnsen Leif Devald Johnny Olsen (afbud) Uffe Frejdal Nielsen (afbud) Øvrige deltagere: Jytte Jensen, Domea Lene Leit, Domea Domea Boligcenter Høje-Taastrup, 12. april 2013
1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Referat: Godkendt 2 Godkendelse af referat Domea har modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 12. december 2012. Der er udsendt nyt referat efterfølgende og der er ikke kommet yderligere kommentarer til dette referat. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referat: Godkendt og underskrevet 3 Boligselskabet Domea København 35-00 3.1 Orientering om Domea 2015 Følgende orientering om Domea 2015 er blevet udsendt fra Domea til bestyrelsesmedlemmer: Overordnede principper for omstillingen Målet for omstillingen er, at Domea inden udgangen af 2015 har reduceret administrationsbidraget med gennemsnitlig 20 %, leverer excellent kundeservice og administrerer derfor 20 % flere boliger. I Domea vil vi arbejde ud fra tanken om, at vi er til for vores kunder, at vi er ét hold, og at vi skaber resultater. Det styrker Domeas konkurrenceevne, så vi forsat har en berettigelse i det almene boligmarked og det styrker det gode partnerskab med boligorganisationerne. Baggrunden for omstillingen Det sidste 1½ år har vi i Domea lavet målinger på hvordan vi arbejder, og vi har været i dialog med rigtig mange bestyrelser og medarbejdere både ejendomsfunktionærer og administrative om hvordan vi kan servicere Domeas kunder bedre og billigere. Derfor er omstillingen baseret på fakta, for vi ved hvad der er nødvendigt og hvad vi skal nå. Og så har vi forholdt os til om det giver værdi for jer, at opgaverne løses lokalt eller centralt før vi har tænkt organisering af Domea. Lokale servicecentre Vi øger vores nærhed og tilgængelighed ved at lave de 13 regionale boligcentre om til 30 lokale servicecentre, som skal ligge der, hvor I ønsker det for Domea er til for kunderne. Centrenes opgaver er ejendomsdrift, beboerservice, ledelse og servicering af beboerdemokratiet. En lokal kundechef, en driftsleder, en servicekoordinator og ejendomsfunktionærerne arbejder her tættere sammen for en endnu bedre lokal service - vi er et hold. I vil få mere at vide om roller og opgaver i de lokale servicecentre senere. Det skal understreges, at ingen af ejendomskontorets opgaver forsvinder. Side 2 af 13
Fra 9 til 2 regioner Domeas nuværende 9 regioner ændres til 2 regioner, der hver ledes af en regionsdirektør og en markedschef. Ny Kundeservice Vi hæver vores serviceniveau ved at etablere en fælles kundeservice-funktion, der er placeret på 2 adresser i henholdsvis Vejle og Høje-Taastrup. Telefontiderne udvides til op til 60 timer om ugen, så vi er tilgængelige, når I som bestyrelser, beboere og boligsøgende har tid. På Kundeservice-funktionens 2 adresser samler vi en lang række servicefunktioner fra boligcentrene. Fx kundehenvendelser på mail, ventelister, flytteafregning, kontrakter og meget andet. Effektivt Landscenter Domeas landscenter bliver mere enkelt og effektivt og et nyt ledelsessekretariat yder specialiststøtte til alle Domeas enheder. Landscenteret vil også omfatte IT, en samlet økonomifunktion samt Byg og Renovering, der centraliserer alle byggeopgaver fra boligcentrene med placering øst og vest for Storebælt. Digitalisering Digitalisering er en hjørnesten i Domea fremover. Det giver Domeas kunder adgang til information og hjælp døgnet rundt med nye digitale selvbetjeningsmuligheder. Vi skaber resultater og leverer mere service for færre penge. Tidsplan I løbet af foråret 2013 informerer Domeas ledelse alle kunderne om planerne og de nye muligheder. Placeringen af de 30 nye lokale servicecentre bliver drøftet i forbindelse med dialogen med jer. De tre første forventer vi vil stå klar i løbet af sommeren 2013. Den nye landscenterstruktur er på plads inden sommerferien 2013. I løbet af sommeren etableres den nye kundeservicefunktion i Høje-Taastrup, og digitaliseringen muliggør underskrift med NemID. Inden udgangen af 2015 er Domea 20 % billigere, vi leverer endnu bedre kundeservice og administrerer 20 % flere boliger. Vi når det fordi vi er til for vores kunder, vi er et hold, og vi skaber resultater. Vi glæder os til at præsentere vores planer og drøfte mulighederne med jer. Yderligere orientering gives på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Taget til efterretning 3.2 Fra driftsfællesskab til servicecenter En grundtanke i Domeas strategi Domea 2015 er ønsket om at løse flere opgaver så tæt på kunden som muligt og at højne kompetence- og ledelsesniveauet lokalt. Dertil kommer en vigtigt målsætning om at sænke prisen på administrationsbidrag med 20 % i gennemsnit samt at skabe yderligere økonomiske gevinster for kunden ved optimering af den lokale ejendomsdrift. For at opnå disse gevinster, er etableringen af et lokalt servicecenter nødvendigt. Kort fortalt varetager det lokale servicecenter alle de funktioner, som løses bedst ude i organisationen og tæt på boligselskabets beboere. Dette betyder, at flere opgaver og medarbejdere, som før betjente selskabet fra Domeas regionskontor i Høje-Taastrup, flyttes ind i Boligselskabet Domea København. Side 3 af 13
Der er altså tale om, at Boligselskabet Domea København fremover ikke blot vil have ejendomsmestrer og ejendomsfunktionærer ansat i organisationen, men fremover også have både kundechef, driftsleder og servicekoordinator ansat i selve selskabet. Forskellen på driftsfællesskabet, som er besluttet i organisationen, og etablering af et servicecenter i Boligselskabet Domea København er overordnet at man flytter lønudgiften, som på nuværende tidspunkt er placeret i Domea, over i organisationen og derved får en besparelse på momsen som svarer til ca. 17 % af lønsummen. Etableringen af et lokalt servicecenter betyder, at der ansættes en daglig leder på kontoret, en kundechef. Kundechefens hovedopgave er at lede driftslederen og øvrige ansatte på kontoret, servicere bestyrelserne og varetage opgaver af overordnet betydning for driften af Boligselskabet Domea København planlægning, koordinerede udbud, økonomistyring på driftskonti, rådgivning til beboerdemokratiet, kontakt til myndigheder mv. Den styrkede ledelse af driften forventes at medføre en højere kvalitet i service og planlægning og sikre den bedst mulige udnyttelse af de personalemæssige ressourcer. Denne ledelsesmæssige løsning svarer stort set til den velkendte model som allerede har været brugt i Boligselskabet Domea København, hvor det har været en regionschef, der har varetaget opgaven. Forskellen er, at den foreslåede model fremadrettet vil give et 100 % fokus på Boligselskabet Domea København fra kundechefens side. Et lokalt servicecenter betyder også indførelsen af en rolle som servicekoordinator. Servicekoordinatoren assisterer i den daglige administration på det lokale servicecenter og tager sig bl.a. af beboerhenvendelser, udsteder godkendelser og tilladelser til f.eks. husdyrhold og er den, der udsender dagsordener og tager referater i forbindelse med bestyrelsesmøder. En servicekoordinator på det lokale servicecenter betyder også, at åbningstiderne for beboerhenvendelser kan udvides. Organiseringsdiagram for et servicecenter kan se således ud: Domea udvikler på nye IT-løsninger, der vil blive indført i det lokale servicecenter. Systemerne skal gøre det endnu nemmere at ansøge om lov til at lave forbedringer, evt. klage over sin nabo, ansøge om hjælp til huslejen, eller blot stille et spørgsmål om et eller andet. Der vil blive en nærmere orientering på mødet, hvor organisationsbestyrelsen har mulighed for, i forbindelse med fremlæggelsen af Domea 2015, herunder lokale servicecentre at spørg ind til de enkelte punkter. Side 4 af 13
Referat: Taget til efterretning 3.3 Fysisk placering af et servicecenter i København Af pladshensyn og for at signalere at der er tale om et fælles servicecenter og for ikke at forfordele nogen af afdelingerne, foreslås det at et lokalt servicecenter i Boligselskabet Domea København ikke placeres på nogle af de nuværende ejendomskontorer, men placeres et centralt sted med kortest afstand til afdelingerne, dog med hensyntagen til prisniveauet i de forskellige områder i København. Etablering af et lokalt servicecenter som base for ejendomspersonalet kan muligvis frigøre lokaler til anden anvendelse. Fx kan et tidligere ejendomskontor i et boliglejemål i stedet benyttes til beboerlokale eller genudlejes og få huslejeindtægter. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om, at udvide beslutningen om etablering af driftscenter til at omfatte etablering af lokalt servicecenter. Et servicecenter skal være på omkring 200 til 300 m2 med plads til maskiner. Styregruppen har foreslået at en god placering af Domea Københavns servicecenter kunne være i Sydhavnen og i nærheden af en Metro. Referat: Godkendt Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om, at etablere servicecenter i et erhvervslejemål som ikke er placeret i forbindelse med en afdeling. Referat: Godkendt under forudsætning af at økonomien kan godkendes. 3.4 Forslag til nedlæggelse af styregruppe for driftscenter Da styregruppen næsten består af hele organisationsbestyrelsen, anmoder administrationen om nedlæggelse af styregruppen. Årsagen til forslaget skyldes, hensynet til antallet af møder, dagsordener og referater. Det er administrationens opfattelse at beslutningerne omkring etableringen af drifts-/servicecenter fremover bedst træffes i organisationsregi og beslutningerne refereres i organisationsbestyrelsens referater. Såfremt dette forslag imødekommes, vil driftschefen naturligvis sørge for, at samtlige beslutninger, der har betydning for driften og personalet selvfølgelig vil blive drøftet med berørte grupper. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om nedlæggelse af styregruppen for drifts-/servicecenter. Referat: Styregruppen blev ikke nedlagt med antallet af personer blev reduceret til 3 personer fra organisationsbestyrelsen. Villy Brejning, Søren Nielsen og Poul Erhard Juel Nielsen blev valgt. 3.5 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Side 5 af 13
Referat: Villy Brejning gjorde opmærksom på at bestyrelsen i Domea København administrerer for omkring 58.000.000 kr. og må betragtes som en storforretning, og at det derfor er vigtigt at alle bestyrelsesmedlemmer holder fokus på organisationen og ikke sin egen afdeling. 3.6 Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Uffe Frejdal deltog ikke i mødet. 3.7 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer. Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Taget til efterretning 3.8 Bestyrelsens konstituering Efter repræsentantskabsmødet den 12. december 2012 har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Valgt indtil Villy Brejning Formand Repræsentantskabet 2014 Jens Thestrup Næstformand Repræsentantskabet 2014 Bjarne Rasmussen Medlem Repræsentantskabet 2013 Holger Juel Hansen Medlem Repræsentantskabet 2014 Joan Thygesen Medlem Repræsentantskabet 2014 Knud Johnsen Medlem Repræsentantskabet 2013 Leif Devald Medlem Repræsentantskabet 2013 Poul Erhard Juhl Nielsen Medlem Repræsentantskabet 2013 Preben Stampe Rasmussen Medlem Repræsentantskabet 2013 Søren Nielsen Medlem Repræsentantskabet 2014 Uffe Frejdal Nielsen Medlem Domea 2013 Med Domea som forretningsfører. Repræsentantskabet har besluttet, at bestyrelsen selv konstituerer sig med næstformand. Det indstilles, at bestyrelsen konstituerer sig med næstformand. Referat: Jens Thestrup blev valgt 3.9 Suppleanters deltagelse i bestyrelsesmøder fremadrettet Det har været kutyme at suppleanterne deltager i organisationsbestyrelsesmøderne. Da det er en stor bestyrelse, bør dette emne tages op med mellemrum. Side 6 af 13
Det indstilles, at bestyrelsen tager stilling til, om de ønsker suppleanternes deltagelse i organisationsbestyrelsesmøderne. Referat: Der var enighed om at suppleanter i fremtiden ikke inviteres med til møderne. 3.10 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2010 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 71,49 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 42,89 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Referat: Godkendt 3.11 Boligselskabets budget Boligselskabets budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 01. juli 2013 til 30. juni 2014 vedlægges som bilag og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Domea har følgende kommentarer til budgetforslaget: Under de ordinære udgifter er budgettet på mødeudgifter hævet fra kr. 43.000 til kr. 123.000, grundet de mange mødeaktiviteter som foregår i organisationen samt udgifterne og indtægterne til forretningsførelse, da Emblasgade går i drift den 1.5.2013. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering. Referat: Godkendt Leif Devald gjorde indsigelse mod administrationsbidraget på Peder Lykkecentrets plejecenter. Imidlertid har administrationsaftalen med bilag været forelagt både organisationsbestyrelsen og repræsentantskabet. Indsigelsen skulle have været fremsat ved disse møder. 3.12 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab Side 7 af 13
De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Boligselskabet Domea København kan vælge op til 5 repræsentanter. Repræsentantskabet har besluttet, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanter af sin midte. Det indstilles, at bestyrelsen udpeger op til 5 repræsentanter af sin midte for 1 år. Referat: Søren Nielsen, Preben Stampe Rasmussen, Holger Juel Hansen. Leif Devald og Jens Thestrup blev udpeget. 4 Nybyggeri 4.1 Igangværende byggerier 3508 Kridtholmen: Byggeriet er i fremdrift og går efter planen. KHS holder GVL stramt i ørene, hvilket også tyder på at være påkrævet. Indflytning forventes juni/juli 2014. 3526 Emblasgade: Her er indflytning 1.5.2013. Der er udfordringer med belægningen, som formegentlig ikke når at blive færdig til indflytning, grundet frost. 3527 Ragnhildgade plejecenter: Der er fuld gang i byggeriet og der afholdes byggemøder med kommunen om indretning. Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Taget til efterretning 4.2 Kommende byggerier Den 5. marts var der projektgennemgang for organisationsbestyrelsen af begge nybyggerier: 3529 Ny Ellebjerg, Følager 5, 2500 Valby 3530 Ørestaden, Ørestads Boulevard, 2300 København S Præsentationen af 35-29 Ny Ellebjerg, åbnede op for mange spørgsmål som ikke kunne besvares lige umiddelbart under mødet og lod bestyrelsen tilbage med en del ubesvarede problemstillinger. Der er indkaldt til møde den 21.3.2012 med Domeas Bygningsafdeling, hvor status på projektet m.m. vil blive belyst. Der er nu, ud over de eksisterende byggeudvalg, nedsat to nye byggeudvalg og fordelingen af medlemmer fra organisationsbestyrelsen er som følger: Side 8 af 13
Emblasgade + plejecenter: Villy Brejning, Holger Juel Hansen, Jens Thestrup, Preben Stampe Rasmussen. Kridtholmen: Villy Brejning, Holger Juel Hansen, Jens Thestrup, Preben Stampe Rasmussen. Ørestades Boulevard: Villy Brejning, Søren Nielsen og Preben Stampe Rasmussen Ny Ellebjerg: Villy Brejning, Søren Nielsen Da Ny Ellebjerg byggeriet kun har to repræsentanter fra bestyrelsen anbefales det organisationsbestyrelsen at finde et 3. bestyrelsesmedlem som kan indtræde der. Derudover deltager kundechefen i det omfang der er behov for dette. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om indtrædelse af ekstra bestyrelsesmedlem i byggesagen Ny Ellebjerg og derefter tager orienteringen til efterretning. Referat: Poul Erhard Juel Nielsen blev valgt som ekstra bestyrelsesmedlem i byggesagen Ny Ellebjerg der herudover består af yderligere 2 bestyrelsesmedlemmer, nemlig Villy Brejning og Søren Nielsen. Orientering blev herefter taget til efterretning 4.3 Navneændring af 3527 Ragnhildgade plejecenter og 3528 Ragnhildgade plejecenter serviceareal Københavns Kommune har ændret adressen til afdelingen. Afdelingerne har i december 2012 fået adresse Emblasgade 1. På baggrund af denne adresseændring foreslås det at afdelingerne ændrer navn til Emblasgade Plejecenter og Emblasgade plejecenter, serviceareal. Der vil kun være adgang til afdelingen fra Emblasgade. Det indstilles, at bestyrelsen tager beslutning om navneændring af afdelingen Ragnhildgade plejecenter og - serviceareal, til Emblasgade plejecenter og - serviceareal. Referat: Navnet Emblasgade blev besluttet. Pårørende til plejecentrets beboere ønsker imidlertid nyt navn, og det blev besluttet at forslag kan fremsættes til organisationsbestyrelsen. 4.4 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 01. juli 2013 til 30. juni 2014 vedlægges som bilag. Domea har følgende kommentarer til budgetterne: Generelt: Side 9 af 13
Niveauet på lejereguleringer er i overkanten, men der skal rettes op på økonomien i flere afdelinger. Afdeling 3504 Randers-Rothesgade: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 107.000,00 og indebærer en lejeregulering på 2,35 % pr. 01.07.2013. Budgettet skal godkendes af organisationsbestyrelsen, da der ikke er afdelingsbestyrelse. Afdeling 3505 Verdishave: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 315.000,00 og indebærer en lejeregulering på 5,54 % pr. 01. 07.2013. Budgettet skal godkendes af organisationsbestyrelsen, da der ikke er afdelingsbestyrelse. Til budgettet kan i øvrigt bemærkes at den endelige driftsaftale med kommunen ikke er på plads. Afdeling 3506 Verdishave, serviceareal: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 147.000 og indebærer en lejeregulering på 4,17 % pr. 01. 07.2013. Budgettet skal godkendes af organisationsbestyrelsen. Til budgettet kan i øvrigt bemærkes at den endelige driftsaftale med kommunen ikke er på plads. Afdeling 3510 Gertsvej: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 76.000 og indebærer en lejeregulering på 2,99 % pr. 01. 07.2013. Budgettet er godkendt af afdelingsbestyrelsen og på afdelingsmødet den 14.2.2013. Afdeling 3512 Tingvej: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 101.000 og indebærer en lejeregulering på 2,74 % pr. 01. 07.2013. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmødet den 26.2.2013. Afdeling 3514 Kurlandsgade: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 137.000 og indebærer en lejeregulering på 12,72 % pr. 01. 07.2013. Budgettet bør godkendes af organisationsbestyrelsen, det er principielt godkendt på afdelingsmødet, med kun en fremmødt beboer den 12.2.2013. Afdeling 3516 & 3522 Frederikssundsvej og Peder Lykkes Vej: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 276.000 og indebærer en lejeregulering på 1,68 % pr. 01. 07.2013. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmødet den 18.03.2013. Afdelingerne vil fremover samlet være benævnt 3522 Frederikssundsvej og Peder Lykkes Vej Afdeling 3518 Gudenåvej: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 53.000 og indebærer en lejeregulering på 3,07 % pr. 01. 07.2013. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmødet den 28.2.2013. Afdeling 3520 Baldersgade: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 65.000 og indebærer en lejeregulering på 8,08 % pr. 01. 07.2013. Budgettet skal godkendes af organisationsbestyrelsen, da der ikke er en afdelingsbestyrelse. Afdeling 3525 Gadekærvej: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 303.000 og indebærer en lejeregulering på 1,92 % pr. 01. 07.2013. Budgettet forventes godkendt af afdelingsmødet den 20.2.2013. Side 10 af 13
Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. Referat: Godkendt 4.5 Orientering om driftsforhold Generelt er der en udfordring omkring ejendomspersonalet i organisationen, der mangler kompetencer på rigtig mange områder, det være sig ledelse fra ejendomsmestrenes side samt almindelige kompetencer omkring syn og vedligeholdelse. Det er et ønske fra kundechefens side at løfte kompetencerne nu, ved at bruge de medarbejdere, som har kompetencerne til oplæring for kollegaer. Dette vil betyde, at de medarbejdere, som skal dele ud af deres viden, lånes ud til andre afdelinger. I alt skønnes der at være behov for ca. 30 timer til dette. I Boligselskabet Domea København har der ikke været talt om fælles holdning til dresskode hvilket gør, at de fleste af medarbejderne ikke har præsentabelt og ens tøj, så de kan være genkendelige for beboerne. Dette vil kundechefen gerne have ændret på og henviser til lokalaftalens 2012-2014 punkt 11 ang. arbejdsbeklædning. Uddrag heraf som følger: Det forventes at medarbejderen har en præsentabel fremtræden i arbejdstiden. Slidt, hullet og/eller forvasket arbejdstøj er ikke foreneligt med kravet om en præsentabel fremtræden. Ejendomsfunktionæren skal i arbejdstiden være iklædt det tildelte arbejdstøj, som ikke må benyttes uden for arbejdstiden, dog således at lige-vej til og fra arbejde er ok. Derudover vil kundechefen foreslå at der på tøjet bliver påført Boligselskabet Domea København samt at medarbejderne får udleveret legitimationskort, som kan fremvises på forlangende af beboerne. Afdelingernes driftsforhold: 3504 Randers-Rothesgade: Kommunens tilbygning af serviceareal er forsinket i ca. en måned og forventes færdigt senest 1.4.2013. Der har været store problemer med at holde varmen i forbindelse med byggeriet i flere lejemål. 3505 Verdishave: Der er stadig problemer med at få byggeriet færdiggjort fra GVL s side Karsten Petersen, Byg er på sagen. 3510 Gertsvej: Der er ved at blive etableret et mindre ejendomskontor med toilet og brusefaciliteter i kælderen. Lokalet skal også bruges som mødelokale for bestyrelsen. 3512 Tingvej: Rambøll er ved at udarbejde oplæg til helhedsplan, hvor badeværelserne med skimmel problemer indgår men adgangsforhold og udearealer er også en del oplægget. 3514 Kurlandsgade: KHS er i gang med at lave oplæg til helhedsplan. Der er store udfordringer med køkkener og badeværelser. Adgangsforholdene er meget dårlige og der forventes at ligge et oplæg inden for en måned. 3516 Frederikssundsvej: Side 11 af 13
Pr. 1.7.2013 sammenlægges afdelingen med 3522 Peder Lykkes Vej. Der ændres ikke noget på driften som varetages af Finn Rumohr ApS med stor tilfredshed. Gårdprojektet er i fuld gang nu og der er en aktiv beboer som deltager i møderne sammen med Jens Thestrup fra organisationsbestyrelsen. 3522 Peder Lykke. Som ovenfor nævnt er afdelingen pr. 1. juli 2013 sammenlagt med Frederikssundsvej. Den 18. marts 2013 bliver der afholdt det første fælles afdelingsmøde, hvor budget for næste år skal vedtages. Der er langt om længe kommet gang i de formelle aftaler mellem BL, kommunen og boligselskaberne vedr. levering af genhusningslejligheder. Københavns kommune får hver 9. ledig lejlighed stillet til rådighed for genhusning ved byfornyelse. Det er naturligvis boligselskaberne som er forpligtet, via aftaler, til at levere disse lejligheder til kommunen. Det gør at boligselskaberne ikke har så mange andre lejligheder at hjælpe med. Derfor er det aftalt, at Københavns kommune stiller de 1 og 2 rums lejligheder, som de får til byfornyelse, til rådighed for genhusning af beboerne i Peder Lykke. Denne aftale har dog krævet en række formelle skrivelser og godkendelser som nu endelig er faldet på plads. Kuben regner derfor med, at få de første lejligheder stillet til rådighed i 2. kvartal af 2013. Herefter skulle genhusningen gerne tage fart. Huset fortsætter med almindelig og nødvendig drift indtil huset er tømt for beboere. 3525 Gadekærvej: Helhedsplanen er godkendt på afdelingsmødet og efter EU licitation om teknisk rådgivning, har Witraz fået opgaven. Der skal nedsættes beboergrupper til workshops med forskellige emner hen over foråret. 3526 Emblasgade: Der har været holdt informationsmøde i januar og den 20. marts holdes det næste møde, der har været stor interesse. Der har været en del beboere som har sprunget fra lejemålet i sidste sekund både fordi de ikke havde forventet at omkostningerne ved at flytte ind var så store og fordi en del ikke har fået solgt deres bolig som de forventede. Der er indflytning den 1.5.2013. Der bliver holdt åbent hus den 16. 17.3.2013, hvor det forventes, at få en del opskrivninger til ventelisterne. Det indstilles at bestyrelsen beslutter, at der i en overgangsperiode inden et driftscenter/servicecenter gives mulighed for sidemandsoplæring med udlån af medarbejdere med særlige kompetencer til øvrige afdelinger, samt om der skal afregnes timer mellem afdelingerne. Referat: Vedtaget, dog uden beregning afdelingerne imellem. Det blev også besluttet at alle afdelinger fremover skal være nævnt i dagsorden og referat. I de afdelinger hvor der ingen bemærkninger er, noteres blot: Ingen bemærkninger. Det indstilles at bestyrelsen træffer beslutning om at kundechefen, efter en snak med enkelte medarbejdere, træffer beslutning om tøjmærke samt farvevalg. Referat: Vedtaget Side 12 af 13
Det indstilles samtidig at bestyrelsen træffer beslutning om organisationens navn skal påføres arbejdstøjet og at medarbejderne bliver udstyret med legitimationskort. Referat: Vedtaget Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen omkring de forskellige afdelinger til efterretning. Referat: Taget til efterretning 5 Mødeplanlægning I henhold til boligselskabets vedtægter skal bestyrelsen og repræsentantskabet godkende årsregnskabet senest 6 måneder efter seneste årsregnskabs afslutning. Herudover fremgår det af vedtægterne, at boligselskabets bestyrelse skal godkende budgetter for boligselskab og alle afdelinger senest 3 måneder inden næste regnskabsårs begyndelse for afdelingernes vedkommende sker godkendelsen af budgettet efter forudgående godkendelse på afdelingsmøde. Bestyrelsesmøder og repræsentantskabsmøde afholdes traditionelt i december. 21.03.2013 Møde med BYG omkring byggeprojektet 35-29 Ny Ellebjerg. 26.03.2013 Ordinært organisationsbestyrelsesmøde. (godkendelse af budgetter) 30.04.2013 Ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde omkring Ny Ellebjerg. 05.09.2013 Ordinært organisationsbestyrelsesmøde. 10.12.2013 Ordinært organisationsbestyrelsesmøde og repræsentantskabsmøde. (godkendelse af regnskaber) 25.03.2014 Ordinært organisationsbestyrelsesmøde (godkendelse af budget) Alle bedes medbringe kalender, da der skal aftales møder for resten af året. Det indstilles, at bestyrelsen fastlægger møder efter de foreslåede mødedatoer. Tid og sted for møder og arrangementer i perioden fremsendes senere med indkaldelserne. Referat: Afstemt og godkendt 6 Eventuelt Underskrift: Side 13 af 13