Individuelle betalinger, Navision

Individuelle betalinger, Navision Stat Sidst opdateret 20.03.2011/version 1.1/Steen Eske Indhold Ændringer Centrale begreber Generelt Arbejdsgange Vejledningen består af 3 dele, som kan læses hver for sig. Du kan derfor uden problemer hoppe direkte til det afsnit, som er væsentligt for dig. Centrale begreber kan bruges som en ordliste og en lynindføring i de begreber, der omhandler individuelle betalinger. Generelt er en generel introduktion til emnet, og er især vigtig at læse første gang, man beskæftiger sig med emnet. Arbejdsgange beskriver, hvordan man konkret skal betjene systemet, og kan bruges som et opslagsværk. Ændringer Der er opdateret en række mindre punkter. Centrale begreber Centralt begreb Forklaring eller beskrivelse gebyrtyper Der er fra starten oprettet en række centrale gebyrtyper. Til hver af dem er der fra starten oprettet en helt identisk lokal gebyrtype. Det er muligt at oprette flere lokale gebyrtyper. Lokale gebyrtyper skal være knyttet til en central gebyrtype. Det anbefales ikke at ændre på de lokale gebyrtyper der findes fra starten, men i stedet at oprette nye lokale gebyrtyper i det omfang der er behov for det. Det er de lokale gebyrtyper der anvendes i forbindelse med opkrævninger. 1

Generelt Denne administrative vejledning vedrører opkrævningen af individuelle betalinger som bogføres eller er bogført i Navision Stat.. Bemærk at de individuelle betalinger adskiller sig fra elevbetalinger. Elevbetalinger er som navnet antyder knyttet til elever (uanset hvem det er der skal betale) og elevernes placeringer på skoleforløb og hold. Individuelle betalinger er kun knyttet til en debitor. Selvfølgelig vil en sådan opkrævning som hovedregel være baseret på en aktivitet som en elev gennemfører på skolen, men opkrævningen er ikke direkte knyttet til elevens placering på skoleforløb eller hold. Derfor er grundlaget for de to former for betalinger forskelligt og opkrævningerne af dem ligeså. Vejledningen behandler ikke øvrig administration omkring elever, opkrævninger af elever, kursister og gæster. Der henvises til de respektive administrative vejledninger: Fuldtidselever oversigt Elevbetalinger, skoleforløb Elevbetalinger, hold Elevbetalinger, elever, kursister og gæster på skolehjem Arbejdsgange I de følgende beskrives følgende emner: Grundlag for individuelle betalinger Gebyrer Individuelt betalingsgrundlag Betalingsgrundlagslinjer Opkrævning Genbestilling af opkrævninger Prøvetryk Overblik over faktiske opkrævninger Ændring efter udført opkrævning Grundlag for individuelle betalinger Individuelle betalinger er ikke knyttet til eleverne og deres placering på skoleforløb eller hold, men udelukkende til debitoren. Konceptet for individuelle betalinger er bygget op med henblik på at det kan understøtte opkrævninger i en række forskellige sammenhænge fx: 2

Opkrævning for materialer Opkrævning for genudskrivning af AMU beviser og certifikater Opkrævning af ÅE-rekvirenter Det er tanken at der i EASY-A gradvis opbygges redskaber til at danne de individuelle betalinger baseret på oplysninger i systemet. Det er dog også muligt manuelt at oprette individuelle betalinger og der er pt. kun denne funktionalitet som findes i systemet. Et individuelt betalingsgrundlag består af selve betalingsgrundlaget og en eller flere grundlagslinjer. Skolen skal opkræve betaling for diverse ydelser gennem opkrævning af de relevante debitorer. Opkrævningen og selve betalingen sker via faktura med indbetalingskort eller girokort. Der er et tæt samspil mellem EASY-A og Navision Stat (NS) omkring betalingerne. Selve grundlaget for at den individuelle betaling og den efterfølgende opkrævning dannes i EASY-A er at der er knyttet et individuelt betalingsgrundlag til debitoren. I forbindelse med at selve opkrævningen gennemføres, overføres oplysningerne til NS, hvor opkrævningerne så bogføres. Bogføringen kan ikke foretages fra EASY-A. Det skal ske manuelt i NS. Udskrivningen af fakturaer foregår ligeledes i NS. I forbindelse med overblik over betalingsstatus overføres tilsvarende oplysninger fra NS til EASY-A. Gebyrer Individuelle betalinger tilknyttes til debitorerne i form af betalingsgrundlag med tilhørende grundlagslinjer. Der kan være behov for at opdele den samlede opkrævning i flere rater med tilknyttede gebyrer. Inden man kan opretter en grundlagslinje skal skolen have oprettet de lokale gebyrtyper der skal benyttes på grundlagslinjerne. Systemet er født med en række centrale gebyrtyper, og fra starten vil der i systemet også være nogle lokale gebyrtyper. I forbindelse med individuelle betalinger er der pt. to lokale gebyrtyper Indiv og Mat som begge er knyttet til den centrale gebyrtype Individuelt gebyr. Det anbefales kraftigt ikke at rette i de lokale gebyrtyper som er oprettet i systemet fra starten af, men i stedet oprette nye lokale gebyrtyper i det omfang der er behov herfor. Oprettelsen af en flere lokale gebyrtyper, skal altid tilknyttes en af de centralt definerede gebyrtyper. Der kan oprettes lokale gebyrtyper, som passer til skolens behov for opkrævninger. 3

Oprettelsen og vedligeholdelsen af de lokale gebyrtyper sker i vinduet A421 Lokale gebyrtyper (menu: Betalinger Kartoteker). Her beslutter man hvilken central gebyrtype den lokale gebyrtype skal være tilknyttet. Det er muligt at tilknytte en række oplysninger til den lokale gebyrtype bl.a. Ø-kontostreng, beløb og debitor (se afsnittet debitorer). De oplysninger, der bliver lagt ind på en lokal gebyrtype, bliver benyttet som forslag, når gebyrtypen bliver benyttet i opkrævningsgrundlaget. Oplysninger om konti i NS kan findes på vinduet D200 Værdiliste for NS-konti (menu: Betalinger Kartoteker). Alle oplysninger hentes fra NS, og de kan ikke vedligeholdes i EASY-A. Ved søgning bør det bemærkes, at det er vigtigt at huske at afgrænse, for ellers findes alle konti frem (hvilket bl.a. betyder at søgningen bliver meget langsom). 4

I vinduet A421 Lokale gebyrtyper er der mulighed for at angive 1) en Ø- kontostreng eller 2) et kontoforslag som ikke behøver at være en fuld kontostreng. Hvis man angiver en Ø-kontostreng anvendes denne ved betalinger med det pågældende gebyr (så har det ingen mening også at angive et kontoforslag). Hvis man ikke angiver en Ø-kontostreng, men i stedet angiver et kontoforslag anvendes dette. Der foretages ikke nogen validering af kontoforslag mod kontoplanen før der foretages en opkrævning. I forbindelse med individuelle betalinger kan der kun anvendes lokale gebyrtyper knyttet til den centrale gebyrtype Individuelt gebyr. Individuelt betalingsgrundlag Individuelle betalingsgrundlag oprettes og vedligeholdes på vinduet B635 Individuelt betalingsgrundlag (menu: Betalinger Individuelle betalinger) Vinduet består af to blokke: Oplysninger om selve betalingsgrundlaget Oplysninger om grundlagslinjerne til betalingsgrundlaget I den øverste blok angives/vises selve grundlagsnummeret, en tekst, samt hvilken debitor der er der skal opkræves. Desuden kan man her angive om der skal anvende en fælles fakturalinje: 5

Hvis der skal det vil de enkelte grundlagslinjer ikke fremgå af fakturaen. der vil kun vises en enkelt linje med den tekst der så her angives i feltet A-Fakturalinje (teksten kan gå over flere linjer idet linjeskift angives ved hjælp af et #-tegn). Der vil tilsvarende kun blive vist et samlet beløb på fakturaen. Hvis der ikke skal anvendes fælles fakturalinje anvendes feltet A- Fakturalinje i denne blok ikke. På fakturaen vil der komme en linje for hver grundlagslinje med den fakturatekst der er angivet på de respektive linjer (også her kan teksten går over flere linjer ved at anvende #-tegn). I den øverste blok vises endelig også summen af alle de tilknyttede grundlagslinjer og den tidligste forfaldsdato for betalingsgrundlaget (hentes fra grundlagslinjerne). I den næste blok vises de enkelte grundlagslinjer. For hver enkelte grundlagslinje angives/vises linjenummer, gebyrtype, rate, beløb, forfaldsdato, Ø-kontostreng, A-Fakturalinje og Ø-fakturalinje. Der gælder følgende: Linjer på samme betalingsgrundlag og med samme rate skal have samme forfaldsdato A-fakturateksten anvendes kun hvis der på selve betalingsgrundlaget er sagt N til fælles fakturalinje. Ø-fakturalinjen er den fakturalinje som anvendes ved bogføringen i NS (bemærk at denne anvendes selv om der er sagt J til fælles fakturalinje på betalingsgrundlaget) Desuden vises om beløbet er opkrævet og grundlagslinjens oprindelse. Denne vil altid være MAN for betalingsgrundlag der oprettes manuelt uanset hvad opkrævningen vedrører. På vinduet findes desuden en knap Opkræv. Ved at trykke på den bestilles en opkrævning for det pågældende betalingsgrundlag. Det sker ved at vinduet A102 udfyld jobbestilling åbnes for batchjobbet D638 Opkrævning for individuelle betalinger i NS afgrænset til det aktuelle betalingsgrundlag og den seneste forfaldsdato på betalingsgrundlaget. Ønsker man fx kun at opkræve for en enkelt rate må man sørge for at afgrænse til denne inden selve jobbet startes. Fra vinduet kan man navigere til følgende andre vinduer: D431 Debitorkartotek i NS A645 Virksomheder B632 Individuel betalingsoversigt pr. debitor B636 Betalingsgrundlagslinjer 6

Betalingsgrundlagslinjer På vinduet B636 Betalingsgrundlagslinjer kan man se og vedligeholde alle betalingsgrundlagslinjer herunder flytte grundlagslinjer fra et betalingsgrundlag til et andet betalingsgrundlag. Vinduet går således på tværs af de enkelte betalingsgrundlag. 7

Ved at afgrænse på forskellige måder kan man fx se alle grundlagslinjer knyttet til et givent betalingsgrundlag (på samme måde som man kan på B635 Individuelt betalingsgrundlag) eller alle betalingsgrundlag for en debitor (på tværs af betalingsgrundlag). Det er muligt at oprette nye betalingsgrundlagslinjer, slette linjer, rette i den herunder flytte grundlagslinjerne til et andet betalingsgrundlag. Der gælder dog følgende regler: Grundlagslinjer med samme betalingsgrundlag og rate skal have samme forfaldsdato Hvis en grundlagslinje er opkrævet er det ikke muligt at flytte den til et betalingsgrundlag med en anden debitor (men gerne til et andet betalingsgrundlag med samme debitor) Hvis en grundlagslinje er opkrævet er det ikke muligt at ændre forfaldsdato eller Ø-kontostreng. Når man opretter en ny grundlagslinje og har angivet gebyrtypen udfyldes beløb, Ø-kontostreng og debitortype fra gebyrtypen. For Ø- kontostreng gælder der det specielle at den hentes fra feltet Ø- kontostreng på gebyrtypen, men hvis dette felt ikke er udfyldt på gebyrtypen så hentes i stedet oplysningen fra feltet Konto-forslag på gebyrtypen i stedet. Det er muligt at ændre i oplysningerne. Hvis debitortypen er: P persondebitor så angives et CPR-nummer. Når feltet forlades undersøger systemet om den pågældende debitor i forvejen findes ellers oprettes den pågældende debitor med reference til personen (hvis personen ikke findes gives en fejl). 8

L lærestedsdebitor så angives et lærestedsid. Når feltet forlades undersøger systemet om den pågældende debitor i forvejen findes ellers oprettes den pågældende debitor med reference til personen (hvis personen ikke findes gives en fejl). Det er endnu ikke muligt at anvende L- og N-debitorer med flere EAN-numre. N øvrig debitor så angives debitornummeret. Her skal debitoren findes i forvejen ellers gives en fejl. Fra vinduet kan man navigere til følgende andre vinduer ved hjælp af højre musetast: D431 Debitorkartotek i NS A645 Virksomheder B632 Individuel betalingsoversigt pr. debitor B635 Individuelt betalingsgrundlag Der er lang skærmkopi på vinduet svarende til udskriften B637 Individuelle betalingsgrundlag. Udskriften vil dog være begrænset til det betalingsgrundlag som cursoren står på dvs. man kan ikke bestille denne udskrift på tværs af betalingsgrundlag. Opkrævning Opkrævning af individuelle betalingsgrundlag sker ved at bestille batchjobbet D638 Opkrævning for individuelle betalinger i NS. Jobbet bestilles på vinduet A101 Jobbestilling (menu: System Jobs). Når batchjobbet bestilles overføres oplysningerne til NS. Disse danner grundlag for bogførngen. Bogføringen kan ikke bestilles fra EASY-A. Det skal ske manuelt i NS. Udskrivningen af fakturaer foregår ligeledes i NS. Mht. udskrivningsform (faktura m. giro eller indbetalingskort) må der kun sættes ét J. Hvis Ø-kontostreng mangler på et gebyr, eller debitortypen er N og der ikke er anført noget debitornummer, kan opkrævningen ikke gennemføres. Det vil fremgå af loggen for jobbet. Når batchjobbet bestilles overføres oplysningerne til NS. Disse danner grundlag for bogføringen. Bogføringen kan ikke initieres fra EASY-A. Den skal foretages manuelt i NS. Udskrivningen af fakturaer foregår ligeledes i NS. Der kan forekomme tilfælde, hvor et opkrævningsjob er blevet afvist i forbindelse med opkrævningskørslen. En afvisning kan f.eks. skyldes manglende tilknytning af en debitor eller Ø-kontostreng. Et praktisk vindue i sådanne tilfælde er vinduet B633 Manglende opkrævninger af individuelle betalinger (menu: Betalinger Manglende opkrævninger af 9

individuelle betalinger), som anvendes til at vise de grundlagslinjer som endnu ikke er opkrævet. Vinduet viser kun de betalingsgrundlagslinjer som ikke er opkrævet. Der er muligt at søge på alle felter fx alle linjer som har en forfaldsdato < en given dato, alle linjer med en bestemt debitor etc. Oplysninger om individuelle betalinger på en given debitor som allerede er foretaget eller fremtidige opkrævninger kan findes på vinduet B632 Individuel betalingsoversigt pr. debitor (menu: Betalinger Individuel betalingsoversigt). 10

I den øverste blok kan man søge en debitor. Systemet viser så i de to næste blokke de foretagne opkrævninger hhv. fremtidige opkrævninger. I den øverste blok er der også et felt som viser om der findes elevbetalinger på samme debitor. Disse vises ikke på vinduet. For at se dem skal man anvende vinduet D432 Betalingsoversigt pr. debitor i NS. Dette vindue kan kaldes frem ved hjælp af højremus og vil da åbne med den pågældende debitor fremsøgt. 11

På dette vindue er der lang skærmkopi (svarende til udskriften C432 Betalingsoversigt pr. debitor). Genbestilling af opkrævninger Der kan opstå situationer, hvor det kan være hensigtsmæssigt at genudskrive en eller flere individuelle fakturaer. Sådanne genbestillinger skal foretages i NS. Overblik over faktiske opkrævninger Når opkrævningerne er bogført, og debitorerne evt. har betalt, kan alle registreringerne ses på de to vinduer med betalingsoversigter: B632 Individuel betalingsoversigt pr. debitor D432 Betalingsoversigt pr. debitor i NS I NS er det desuden muligt at se såvel opkrævningsoplysningerne - dvs. bogført, betalt mv. Ændring efter udført opkrævning Der kan forekomme tilfælde, hvor et individuelt betalingsgrundlag er opkærvet, og der derefter sker ændringer som bør afstedkomme rettelser i både ikke opkrævede og i opkrævede individuelle betalingsgrundlag. Rettelser af betalingsgrundlagene med tilhørende grundlagslinjer sker ved hjælp af de tidligere omtalte vinduer B635 Individuelt betalingsgrundlag og B636 Betalingsgrundlagslinjer. Herefter skal man sørge for at opkræve debitorerne igen ved hjælp af D638 Opkrævning for individuelle betalinger i NS. 12