Vejledning til samarbejdsaftalen af 27. september 1999 og rammeaftale om udvidet medarbejderindflydelse i statens institutioner af 10. juni 1999 og rammeaftale om organisering af sikkerhedsog sundhedsarbejdet i statens institutioner af 10. juni 1999 1
INDHOLDSFORTEGNELSE: Forord... 3 Vejledning til aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner... 4 Indledning... 4 Information og drøftelse... 4 Medbestemmelse... 6 Større rationaliserings- og omstillingsprojekter, samt projekter som medfører udbud og udlicitering... 9 Budget og finanslovsbidrag... 11 Kompetenceudvikling... 12 Ligebehandling... 13 Forbud mod forskelsbehandling... 14 Job på særlige vilkår (socialt kapitel)... 15 Oprettelse af samarbejdsudvalg... 17 Virksomheds- og ministeriesamarbejdsudvalg... 18 Sammensætning af samarbejdsudvalg... 20 Kontaktudvalg... 22 Tilrettelæggelse af møder... 22 Samarbejdsudvalgets informationspligt... 23 Møder uden for normal arbejdstid... 23 Tillidsrepræsentantbeskyttelse... 24 Kursus... 24 Nedsættelse af underudvalg... 25 Sagkyndige... 26 Tilkald af sagkyndige fra hovedsamarbejdsudvalg, Centralråd og faglige organisationer... 26 Uoverensstemmelser... 26 Centralrådets opgaver... 27 Centralrådets sammensætning... 28 Forretningsorden... 28 Sekretariat... 28 Udvalg... 29 Voldgift... 29 Øvrige bestemmelser... 30 Ikrafttræden... 30 Opsigelse... 30 Vejledning til rammeaftale om udvidet medarbejderindflydelse... 31 Vejledning til rammeaftale om organisering af sikkerheds- og sundhedsarbejdet... 37 10 principper for konsulentundersøgelser, hvori indgår personvurderinger... 41 Bilag 1, Cirkulære om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner... 43 Bilag 2, Cirkulære om rammeaftale om udvidet medarbejderindflydelse i statens institutioner og rammeaftale om organisering af sikkerheds- og sundhedsarbejdet i statens institutioner... 54 Bilag 3, Forvaltningslovens 27 (om tavshedspligt)... 60 2
Forord Gennem 1990'erne er samarbejdsaftalen blevet udvidet med fire tillægsaftaler om ligestilling, forbud mod forskelsbehandling, job på særlige vilkår samt personalets inddragelse i konkrete sager om udbud og udlicitering. Disse bestemmelser er nu samlet i en aftale for at tilvejebringe et grundlag, som gør det lettere at arbejde systematisk og målrettet med samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere i statens virksomheder og institutioner. Den aftale om kompetenceudvikling, som blev indgået ved overenskomstforhandlingerne 1999, er desuden indarbejdet i samarbejdsaftalen. Ved overenskomstforhandlingerne 1999 har Finansministeriet og Centralorganisationerne indgået aftaler om udvidet medarbejderindflydelse og om organisering af institutionernes sikkerheds- og sundhedsarbejde. Aftalerne giver nye og udvidede muligheder for at udvikle samarbejdet i såvel indhold som form. Det er blandt andet nu muligt at integrere sikkerhedsorganisationen i nye samarbejdsstrukturer, således at der kan skabes bedre sammenhæng mellem planlægning og koordinering af arbejdsmiljøarbejdet og samarbejdet om institutionens målsætning og udvikling. I forbindelse med revisionen af samarbejdsaftalen var Finansministeriet og Centralorganisationernes Fællesudvalg enige om at udsende en ny vejledning til aftalen. Vejledning til samarbejdsaftalen af 27. september 1999 og til rammeaftaler af 10. juni 1999 om udvidet medarbejderindflydelse i statens institutioner og om organisering af sikkerheds- og sundhedsarbejdet i statens institutioner udsendes hermed. Centralrådets anbefalinger af etiske principper i forbindelse med konsulentundersøgelser, som omfatter personvurderinger, er medtaget i vejledningen. Vejledningen er udarbejdet i et samarbejde mellem Finansministeriet og Centralorganisationernes Fællesudvalg. Det er vores håb, at den nye vejledning til samarbejdsaftalen og rammeaftalerne om udvidet medarbejderindflydelse og om organisering af sikkerheds- og sundhedsarbejdet kan bidrage til debat og fornyelse i samarbejdsudvalgene og således forstærke samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere til gavn for institution, medarbejdere og brugere. Mogens Lykketoft Niels Juul 3
VEJLEDNING TIL AFTALE OM SAMARBEJDE OG SAMAR- BEJDSUDVALG I STATENS VIRKSOMHEDER OG INSTITUTI- ONER INDLEDNING 1.Den offentlige sektor befinder sig i en løbende omstillingsproces, der skal sikre, at den til stadighed er effektiv, fleksibel og brugerorienteret. Et vigtigt led i omstillingsprocessen er mål- og kontraktstyring, der giver institutionerne større økonomisk og fagligt råderum. Institutionerne og disses ledelser får derved i langt højere grad end hidtil et direkte ansvar for, at de ønskede resultater opnås. Omstillingsprocessen forudsætter engagerede, effektive og kvalitetsbevidste medarbejdere. Det er derfor af afgørende betydning, at de enkelte medarbejdere kan se sig selv som en del af en sådan proces. Ledelse og medarbejdere skal i samarbejde føre institutionernes mål ud i livet. For at øge medarbejdernes forståelse for institutionens drift og økonomi og herigennem at skabe fælles accepterede rammer om institutionens målsætning skal samarbejdet inddrage så mange som muligt. Samarbejdet skal desuden sikre medarbejderne udviklingsmuligheder samt medbestemmelse ved arbejdets tilrettelæggelse og udformningen af deres egen arbejdssituation. Samarbejdet har som en væsentlig forudsætning, at der anvendes tidssvarende og motiverende ledelsesformer. Rammerne for samarbejdet mellem ledelse og medarbejderne fastlægges i samarbejdsudvalg. Det er samarbejdsudvalgets opgave at udvikle samarbejdet overalt i institutionen til gavn for både institutionen og den enkelte medarbejder. SAMARBEJDSUDVALGETS OPGAVER INFORMATION OG DRØFTELSE 2.Information og drøftelse mellem ledelse og medarbejdere er af afgørende betydning for et godt samarbejde på arbejdspladsen. Det er særlig vigtigt, at samarbejdsudvalget er velinformeret om institutionens forhold og udvikling. For at samarbejdsudvalget kan løse sine opgaver, skal ledelsen informere samarbejdsudvalget om udviklingen med hensyn til institutionens arbejds- og personaleforhold, herunder ligestillings- og efteruddannelsesspørgsmål 4
rationaliserings- og omstillingsprojekter indførelse af ny eller ændring af bestående teknologi økonomiske situation Informationen skal gives på et så tidligt tidspunkt, at der bliver gode muligheder for en grundig drøftelse, således at medarbejdernes synspunkter og forslag kan indgå i grundlaget for ledelsens beslutninger. Det påhviler medarbejderrepræsentanterne at informere om synspunkter og forhold hos medarbejderne, som er af betydning for samarbejdet. Informationen skal så vidt muligt gives såvel skriftligt som mundtligt. Alle forhold, der er omfattet af informationspligten, skal drøftes i samarbejdsudvalget, hvis en af parterne ønsker det. En væsentlig forudsætning for, at samarbejdsudvalget er velfungerende, er at ledelse og medarbejderrepræsentanter gensidigt informerer om synspunkter og forhold af betydning for samarbejdet. Information og drøftelse er grundlaget for samarbejdsudvalgets arbejde. Der er særlig pålagt ledelsen en informationspligt om en række væsentlige forhold i institutionen. Det er vigtigt, at information gives på et så tidligt tidspunkt, at den enkelte medarbejderrepræsentant har mulighed for at drøfte de spørgsmål, som skal behandles i samarbejdsudvalget, med den gruppe, som medlemmet repræsenterer. Da formålet med drøftelserne i samarbejdsudvalget er, at medarbejdernes synspunkter og forslag skal kunne indgå i ledelsens beslutninger, kan det bl.a. være hensigtsmæssigt at overveje, i hvilket omfang drøftelserne bør følges op af retningslinier, f.eks. i forbindelse med større rationaliseringsog omstillingsprojekter. Når der i aftalen anføres, at information så vidt muligt gives såvel skriftligt som mundtligt betyder det, at såvel ledelse som medarbejdere i størst muligt omfang bør informere samarbejdsudvalget om de enkelte emner i skriftlig form, således at eventuel foreliggende skriftlig information kan danne grundlag for drøftelser i samarbejdsudvalget. Dette betyder dog ikke, at manglende mulighed for en skriftlig information, f.eks. af tidsmæssige grunde, skal føre til, at et spørgsmål ikke drøftes i samarbejdsudvalget. Ved parterne i samarbejdsudvalget forstås henholdsvis ledelses- og medarbejdersiden. Når der i samarbejdsaftalen anføres: "såfremt en af parterne ønsker det", betyder dette, at der skal være bred tilslutning blandt medlemmerne af pågældende "side" i samarbejdsudvalget. Dette indebærer, at det enkelte samarbejdsudvalgsmedlem ikke kan påberåbe sig at være part i samarbejdsaftalens forstand og således ikke har nogen vetoret, der kan blokere for samarbejdsudvalgets arbejde. 5
Det kan derfor være hensigtsmæssigt for medarbejdersiden at udarbejde forretningsorden eller lignende for, hvordan en fælles holdning opnås ( jf. punkt 13 om kontaktudvalg). MEDBESTEMMELSE 3.Med henblik på at sikre medarbejdernes medvirken til den mest hensigtsmæssige tilrettelæggelse af det daglige arbejde og deres behov for udvikling og tryghed i arbejdssituationen kan samarbejdsudvalget fastlægge retningslinier for arbejds- og personaleforhold. Der kan fastsættes retningslinier for de emner/områder, der vedrører institutionens arbejds- og personaleforhold. Fastlæggelse af retningslinier er begrænset til det ansvars- og kompetenceområde, som ledelsen har, og ledelsen skal derfor redegøre for, hvilke grænser der gælder for ledelseskompetencen. Fastlæggelse af retningslinier i samarbejdsudvalget forudsætter enighed mellem parterne. Hvis der ikke kan opnås enighed, fastsætter ledelsen de nødvendige regler, men det betragtes som et brud på samarbejdsaftalen, hvis der ikke udvises positiv forhandlingsvilje. Fastlagte retningslinier udformes skriftligt. De er bindende for begge parter, som er forpligtet til at forsvare og anvende dem i konkrete tilfælde. Hver af parterne kan opsige fastlagte retningslinier med 3 måneders varsel. Inden opsigelsen finder sted, skal der søges gennemført ændringer af de hidtidige retningslinier på en for parterne tilfredsstillende måde. Delegering af ansvar og beføjelser til de enkelte medarbejdere eller grupper af medarbejdere skal tilstræbes. Formålet med at fastlægge retningslinier er, at opnå enighed om institutionens personalepolitik i bred forstand. Hvert enkelt samarbejdsudvalg må udarbejde sine egne retningslinier, blandt andet fordi forholdene er meget forskellige på de forskellige arbejdspladser. Ikke alene er der forskel med hensyn til arbejdets karakter og antallet af medarbejdere, men der er også store forskelle på de ledelses- og personaleforhold, som præger de enkelte arbejdspladser. Det er derfor op til det enkelte samarbejdsudvalg at tage stilling til, hvilke emner eller områder inden for arbejds- og personaleforhold, man ønsker at udarbejde retningslinier for. Af konkrete eksempler på arbejdsforhold kan nævnes: placering af daglig arbejdstid og pauser velfærdsforanstaltninger forhold vedr. sikkerhed arbejdstilrettelæggelse ordensregler fastsættelse af arbejdsmetoder arbejdsstedets indretning 6
Retningslinier om personaleforhold kan f.eks. vedrøre: ansættelser afskedigelser forfremmelser uddannelse af medarbejdere introduktionsprogram personaleudvikling medarbejdersamtaler De anførte eksempler er ikke en udtømmende oplistning af emner vedrørende arbejds- og personaleforhold. I samarbejdsaftalens punkt 4, 5, 6, 7, 8 og 9 er konkret nævnt områder, hvorom der i samarbejdsudvalget skal aftales retningslinier. Samarbejdsaftalens punkt 14 angiver de overordnede begrænsninger for samarbejdsudvalgets arbejde, idet der anføres "I samarbejdet skal såvel ledelse som medarbejdere respektere gældende love og administrative bestemmelser, aftaler i henhold til tjenestemandslovgivningen og kollektive overenskomster." Den enkelte ledelses kompetence er fastlagt i forhold til overordnede myndigheder. I samarbejdsudvalget kan der naturligvis ikke fastlægges retningslinier, som går ud over det ansvars- og kompetenceområde, som samarbejdsudvalgets formand har. Hvis der under arbejdet med fastlæggelse af retningslinier i det enkelte samarbejdsudvalg opstår tvivl om rækkevidden af ledelsens kompetence, skal ledelsen redegøre for, hvilke grænser der gælder for ledelseskompetence på det område, der er under drøftelse. Hvis et samarbejdsudvalg ønsker at fastlægge retningslinier, som er uden for ledelsens kompetenceområde, må forslag til sådanne retningslinier fremsendes ad tjenestevejen til den instans, som har kompetence til at træffe afgørelse. Lokale samarbejdsudvalg kan desuden ved fastlæggelse af retningslinier være bundet af de retningslinier, der er fastlagt i for eksempel hovedsamarbejds- eller virksomhedssamarbejdsudvalg. I samarbejdsudvalg på institutioner, hvor der findes bestyrelser, kan bestyrelsens rolle i forhold til de enkelte ledelser være meget forskellig. Samarbejdsudvalget må derfor, hvis der opstår tvivlsspørgsmål, anmode udvalgets formand om at redegøre for sin kompetence i de spørgsmål, der er tvivl om. Samarbejdsudvalget er medbestemmende ved fastlæggelse af retningslinier. Dette indebærer, at samarbejdsudvalget skal indlede drøftelser heraf, når en af parterne i samarbejdsudvalget fremsætter ønske om det. Grundlaget for drøftelserne i samarbejdsudvalget og den dertil anvendte mødetid må derfor give udvalgets medlemmer rimelig mulighed for at udveksle 7
synspunkter og forslag, ligesom der under drøftelserne må udvises positiv forhandlingsvilje, som udtryk for ønske om at nå til enighed. Kan der på trods heraf ikke opnås enighed, fastsætter ledelsen de regler, der skal gælde for området. Indholdet af retningslinier, som samarbejdsudvalget er enige om, skal udformes skriftligt. Tilsvarende gælder i situationer, hvor ledelsen efter drøftelsen i samarbejdsudvalget vælger at fastsætte regler, og hvor der er enighed om, at disse fastsættes skriftligt. De fastlagte retningslinier er bindende for begge parter, som er forpligtet til at forsvare og anvende dem i konkrete tilfælde. Retningslinier kan betragtes som en række af kriterier og procedureregler for, hvordan bestemte situationer og problemer kan løses i praksis. Kriterierne angiver således de overordnede linier, mens procedurereglerne foreskriver, hvorledes konkrete spørgsmål løses i praksis. For eksempel kan kriterierne i retningslinier for ansættelse være overordnet målsætning med ansættelser, ønsket personaleprofil, ligestilling ved ansættelser, mens procedurereglerne kan fastsætte nøjere regler for samarbejdsudvalgets/tillidsrepræsentanters eller medarbejderes medvirken i ansættelsesforløbet. Den sproglige formulering af retningslinier kan efterfølgende give anledning til mange diskussioner i samarbejdsudvalget. Det er derfor vigtigt, at retningslinier er formuleret således, at der ikke senere opstår fortolkningsproblemer. Brugen af ord som bør/kan/skal må derfor overvejes nøje. Det er også væsentligt, at det af retningslinierne fremgår, hvem de omfatter. Er det hele personalet på institutionen/arbejdsstedet, eller er det kun dele af personalet - og da hvilke dele. Ligeledes må det præciseres, om retningslinierne gælder for hele institutionen/arbejdsstedet eller kun for en bestemt arbejdsmæssig eller geografisk del af den. Da samarbejdsudvalgene skal drøfte ligestillingsspørgsmål med henblik på at gøre ligestilling til en integreret del af institutionens personalepolitik, skal denne problemstilling også indgå ved fastlæggelsen af retningslinier ( jf. punkt 7). Endelig bør retningslinierne indeholde bestemmelser om godkendelsesproceduren, ikrafttrædelsestidspunktet, opsigelsesbestemmelser samt dato og underskrifter. Retningslinier fastlagt i samarbejdsudvalget som opsiges, udløber ved opsigelsesdatoen, uanset om der er opnået enighed om nye retningslinier eller ej. Spørgsmålet om opsigelse af retningslinier fastlagt i samarbejdsudvalget blev i 1985 behandlet i Centralrådet, som i den anledning var tiltrådt af en højesteretsdommer som opmand. 8
Om opsigelse af sådanne retningslinier udtalte opmanden: "Efter samarbejdscirkulærets 5, stk. 4, 2. pkt. (nu samarbejdsaftalens pkt. 3) skal der, inden opsigelse af fastlagte retningslinier finder sted, ved en almindelig drøftelse i samarbejdsudvalget søges gennemført ændringer af de hidtidige retningslinier på en for parterne tilfredsstillende måde. Dette findes ikke at være til hinder for, at opsigelse finder sted, selv om drøftelserne i samarbejdsudvalget om ændring af de hidtidige retningslinier ikke har ført til et for parterne tilfredsstillende resultat. Derimod skal grundlaget for drøftelserne og den hertil anvendte mødetid have givet udvalgets medlemmer rimelig mulighed for at udveksle synspunkter og forslag, ligesom der under drøftelserne må være udvist positiv forhandlingsvilje som udtryk for et ønske om at nå til enighed, hvilket parterne må antages at være forpligtet til at tilstræbe. En naturlig forudsætning herfor må være, at den part, som ønsker at opsige fastlagte retningslinier, fremkommer med såvel en rimelig begrundelse herfor som et rimeligt oplæg eller udspil til den almindelige drøftelse i samarbejdsudvalget." (Opmandskendelse af 19. juni 1985). STØRRE RATIONALISERINGS- OG OMSTILLINGSPROJEKTER SAMT PROJEKTER SOM MEDFØRER UDBUD OG UDLICITERING 4. Samarbejdsudvalget skal drøfte konsekvenserne af større rationaliserings- og omstillingsprojekter samt projekter vedrørende bl.a. ny og ændret teknologi. I drøftelsen skal indgå forhold vedrørende teknik, økonomi, arbejdets tilrettelæggelse, personalebehov, uddannelse og arbejdsmiljø. Samarbejdsudvalget skal desuden drøfte projekter, der indebærer udbud og udlicitering af opgaver, samt nedsættelse af projektgrupper i forbindelse hermed. Samarbejdsudvalget skal i nødvendigt omfang aftale retningslinier for medarbejderrepræsentanters deltagelse i projektgrupper mv., der nedsættes i forbindelse med konkrete teknologiprojekter og projekter, som indebærer udbud og udlicitering af opgaver, samt retningslinier for medarbejdernes adgang til foreliggende dokumentation vedrørende (teknologi)projekterne. Specielt omkring indførelse af ny eller ændret teknologi skal der gøres opmærksom på, at samarbejdsaftalens underskriftsparter er enige om, at den tidligere ophævede teknologiaftales tryghedsbestemmelser fortsat anses for indeholdt i den ny samarbejdsaftale. Dette indebærer, at det i forbindelse med afskedigelser foranlediget af indførelse af ny teknologi påhviler samarbejdsudvalget at behandle mulighederne for i størst muligt omfang at sikre medarbejderne andet kvalificeret arbejde så vidt muligt i samme lokalområde. For at undgå afskedigelser bør behovet for omskoling, efteruddannelse og omflytning som følge af ændret arbejdstilrettelæggelse søges afklaret så tidligt som muligt i forbindelse med et konkret projekt. 9
Samarbejdsudvalget skal aftale retningslinier for gennemførelsen af disse initiativer, således at medarbejderne kan varetage nye eller ændrede arbejdsopgaver (jf. punkt 6). Nødvendig omskoling og efteruddannelse betales fuldt ud af institutionen/virksomheden. I de tilfælde, hvor det ikke er muligt at tilbyde en medarbejder andet kvalificeret arbejde, skal der optages forhandling med den berørte organisation. Rationaliserings- og omstillingsprojekter, herunder projekter der indebærer eventuelt udbud eller udlicitering af opgaver, får ofte store konsekvenser for berørte medarbejderes arbejds- og personaleforhold. Ved iværksættelse af sådanne projekter skal ledelsen inddrage medarbejderne i processen (jf. Finansministeriets cirkulære nr. 42 af 1. marts 1994 om udbud af statslige drifts- og anlægsopgaver og Udbud og udlicitering. En vejledning i gennemførelse af udbudsforretninger,s. 108 f., Økonomistyrelsen, december 1996). Inddragelse af medarbejderne i rationaliserings-, omstillings-, udbuds- og udliciteringsprocesser sker bl.a. ved forelæggelse for og drøftelser i samarbejdsudvalget. Det er vigtigt, at samarbejdsudvalget inddrages i det analysearbejde, som iværksættes med henblik på beslutning om opgaven skal udbydes/udliciteres eller om intern effektivisering kan gøre opgavevaretagelsen konkurrencedygtig. Følgende forhold indgår i samarbejdsudvalgets drøftelser af rationaliserings- og omstillingsprojekter, herunder projekter som medfører udbud og udlicitering: Teknik herunder inddragelse af ekstern bistand Økonomi herunder omkostninger ved nuværende og fremtidig opgavevaretagelse Tilrettelæggelse af arbejdsopgaverne herunder beskrivelse af den nuværende opgaveløsning Personalebehov herunder personalets forhold i forbindelse med eventuel overgang til anden/privat arbejdsgiver Uddannelsesbehov og -krav til berørte medarbejdere (jf. punkt 6) Arbejdsmiljøforhold Samarbejdsudvalget kan nedsætte projektgrupper som led i en løbende intern omstillings- og rationaliseringsproces i institutionen. Ved iværksættelse af rationaliserings- og omstillingsprojekter, herunder projekter der indebærer eventuelt udbud eller udlicitering af opgaver, vil det være naturligt at nedsætte en projektgruppe med deltagelse af repræsentanter for ledelse og medarbejdere (jf. punkt 19). Projektgruppen gennemgår alle relevante forhold omkring institutionens egen opgaveløsning som grundlag for beslutning om rationalisering og omstilling af institutionens egen opgaveløsning eller beslutning om et eventuelt udbud/udlicitering. Projektgruppens arbejde tilrettelægges på en sådan måde, at både direkte og indirekte berørte medarbejdere inddrages i drøftelserne. Det bemærkes, at det af visse organisationsaftaler fremgår, at der skal optages drøftelser mellem de berørte parter, inden der træffes endelig beslutning om større rationaliseringsforanstaltninger eller arbejdsomlægninger.(jf. f.eks. Cirkulære om organisationsaftale for Rengøringsassistenter m.fl. i statens tjeneste mv.) Opmærksomheden henledes på, at medarbejdere, der skal medvirke ved udarbejdelsen af et evt. kontrolbud, ikke må kunne påvirke udarbejdelsen af udbudsmaterialet. Eventuelt kontrolbud skal 10
udformes uafhængigt af de personer, som træffer beslutning om, hvem der efter udbud skal løse opgaven fremover. Kontrolbud bør derfor ikke udarbejdes af projektgruppen, men de direkte involverede medarbejdergrupper bør inddrages i arbejdet med udarbejdelse af kontrolbud. Hvis overvejelserne i projektgruppen/samarbejdsudvalget fører frem til beslutning om udbud eller udlicitering af opgaver, bør nedennævnte områder indgå i drøftelserne: Kravspecifikation i udbudsmaterialet f.eks. opgavebeskrivelse, kvalitetssikring og opfølgning Betingelser for og tilrettelæggelse af udarbejdelsen af tilbud Personalets løn-, arbejds- og ansættelsesforhold i forbindelse med udlicitering Behov for omskoling, efteruddannelse og omflytning Projektgruppens og samarbejdsudvalgets videre inddragelse i forløbet Det er i denne sammenhæng vigtigt, at samtlige medarbejdere løbende holdes skriftligt og mundtligt orienteret om drøftelser og beslutninger i forbindelse med rationalisering og omstilling, herunder udbud/udlicitering af opgaver, (jf. punkt 15). BUDGET- OG FINANSLOVSBIDRAG 5. Der skal fastlægges retningslinier for samarbejdsudvalgets drøftelser af institutionens budget- og finanslovsbidrag og for drøftelsen af principperne for bevillingernes anvendelse. Samarbejdsudvalget skal især vurdere konsekvenserne for arbejds- og personaleforholdene ved væsentlige ændringer i de resultatkrav, der stilles til institutionens drift, og i de økonomiske rammer, der gælder for driften. Efter samarbejdsaftalen er de enkelte statsinstitutioners budget og finanslovsbidrag emner, som i samarbejdsudvalgene skal gøres til genstand for information og drøftelse. I samarbejdsudvalgene skal der derfor aftales retningslinier om den procedure, som skal følges ved information om og drøftelse af den enkelte institutions budget- og finanslovsbidrag. Det indebærer typisk, at der f.eks. i forretningsordenen for de enkelte samarbejdsudvalg fastsættes terminer for udvalgets drøftelser af de enkelte faser fra finanslovsbidrag til regnskabet foreligger, således at det sikres, at der sker en regelmæssig drøftelse af institutionens økonomiske status i samarbejdsudvalget,( jf. tillige punkt 2). Det anbefales, at drøftelse af institutionens økonomi indgår som en fast bestanddel af samarbejdsudvalgsarbejdet. Der kan ikke fastlægges retningslinier i samarbejdsudvalgene, som forpligter ledelsen i budgetlægningsfasen. Fastlæggelse af budgetrammerne er en politisk afgørelse, som samarbejdsudvalgene ingen direkte indflydelse har på. Det er klart, at de økonomiske rammer, der fastlægges for den enkelte institution, har væsentlig indflydelse på arbejds- og personaleforholdene. Det er derfor i samarbejdsaftalen beskrevet, hvilke opgaver samarbejdsudvalget har i forbindelse med de konsekvenser, der følger af væsentlige ændringer i de resultatkrav, der stilles til insti- 11
tutionens drift, og i de økonomiske rammer, der gælder for driften. I samarbejdsudvalgets vurdering af konsekvenser skal indgå forhold vedrørende arbejdstilrettelæggelse, personalebehov og uddannelse, (jf. tillige punkt 4 og 6). KOMPETENCEUDVIKLING 6. Samarbejdsudvalget skal drøfte og fastsætte principper og retningslinier for den samlede kompetenceudviklingsindsats i institutionen. Samarbejdsudvalget skal herunder drøfte principperne for tilrettelæggelse af en systematisk uddannelsesplanlægning og drøfte behovet for iværksættelse af efteruddannelsesaktiviteter for alle medarbejdergrupper. I forbindelse med større omstillinger og rationaliseringer, herunder i forbindelse med indførelse af ny teknologi, skal behovet for omskoling, efteruddannelse og omplacering klarlægges, og der skal aftales retningslinier for gennemførelsen heraf. Finansministeriet og CFU har ved overenskomstforhandlingerne 1999 indgået en aftale om kompetenceudvikling, jf. Finansministeriets cirkulære nr. 112 af 25. juni 1999 om aftale om systematisk kompetenceudvikling i statens institutioner. Ifølge denne aftale skal der i alle statens institutioner foretages systematisk kompetenceudvikling for alle medarbejdere. Der er imidlertid brug for, at der også sker en mere overordnet og langsigtet prioritering og planlægning af indsatsen vedrørende kompetenceudvikling og efteruddannelse. Inden for større sammenhængende områder f.eks. en styrelse eller eventuelt et ministerområde, bør det overvejes, hvordan der bedst kan sikres et overordnet samarbejde om prioritering og planlægning af kompetenceudvikling og efteruddannelse. Sådanne spørgsmål om overordnet planlægning og prioritering af kompetenceudviklingsindsatsen inden for større sammenhængende områder drøftes i hovedsamarbejdsudvalg eller lignende. Det er derfor vigtigt, at det enkelte samarbejdsudvalg drøfter fastlæggelsen af den lokale kompetenceudviklingsindsats, herunder iværksættelse af konkrete efteruddannelsesaktiviteter. Det skal sikres, at beslutningerne om kompetenceudvikling træffes i nær kontakt med de berørte medarbejdere og under hensyn til de opgaver, som skal løses nu og i fremtiden. Til drøftelse af kompetenceudvikling og efteruddannelsesspørgsmål kan samarbejdsudvalget nedsætte et særligt efteruddannelsesudvalg. Et sådant udvalg skal nedsættes, når én af parterne ønsker det (jf. punkt 19). Hvis medarbejderne skal bibeholde motiveringen under en omstillingsproces er det nødvendigt, at der skabes den fornødne følelse af tryghed. Med henblik herpå skal behovet for omskoling, efteruddannelse og omplacering i forbindelse med større omstillinger og rationaliseringer, herunder indførelse af ny teknologi, drøftes i samarbejdsudvalget. Sådanne drøftelser i samarbejdsudvalget bør indledes allerede under planlægningen af en større omstilling eller rationalisering, således at der bliver gode muligheder for en drøftelse af konse- 12
kvenserne, og mulighederne for omplacering til andre arbejdsområder i eller uden for institutionen er grundigt behandlet. Efter drøftelse heraf og afklaring af de forskellige muligheder skal samarbejdsudvalget aftale retningslinier for gennemførelse af de aftalte initiativer. LIGEBEHANDLING 7. De statslige arbejdspladser har en særlig forpligtelse, når det gælder om at fremme lige vilkår for kvinder og mænd. Det gælder i forhold til ligestillingslovene og Folketingets opfordring til at opstille handleplaner til fremme af ligebehandlingen på statens arbejdspladser. Formålet er, at styrke arbejdet for aktivt at fremme ligebehandlingen mellem kvinder og mænd på statens arbejdspladser, således at alle medarbejdere - uanset køn - får samme mulighed for ansættelse, uddannelse, forfremmelse og arbejdsvilkår i øvrigt. Samarbejdsudvalget skal sikre, at der i den enkelte institution tilstræbes en mere ligelig fordeling mellem kvinder og mænd i de jobtyper og ansættelsesfunktioner, hvor erhvervsvalg og rekruttering har vist sig at være kønsbestemt. Samarbejdsudvalget skal derfor fastlægge retningslinier for dette arbejde, herunder udvikling af eventuelle handlingsplaner for ligebehandling af kvinder og mænd samt vurdering af, om arbejdsforholdene er tilpasset begge køn. I de tilfælde, hvor der nedsættes ligestillingsudvalg, jf. punkt 19, kan ligestillingsudvalg tage alle ligebehandlingsspørgsmål op i relation til de emner, som i øvrigt behandles i samarbejdsudvalget. Samarbejdsudvalget skal i forbindelse med drøftelse af institutionens arbejds- og personaleforhold drøfte ligestillingsspørgsmål med henblik på at gøre ligestilling til en integreret del af institutionens personalepolitik. Samarbejdsudvalget bør endvidere gennem personalepolitikken søge at sikre et arbejdsklima uden uønsket adfærd af seksuel karakter eller anden kønsbestemt adfærd, der krænker kvinders og mænds værdighed på arbejdspladsen diskrimination af en medarbejder, der klager, eller en medarbejder, der ønsker at vidne eller vidner i tilfælde af en klage. Det anbefales herunder, at der ved tilrettelæggelse af principper for institutionens personalepolitik tages passende hensyn til, at arbejdslivet kan forenes med forældrerollen/familielivet. Formålet med bestemmelserne om ligebehandling er at styrke arbejdet for at fremme lige vilkår for kvinder og mænd på statslige arbejdspladser. 13
Ligebehandling er først og fremmest et ledelsesansvar. Da ligebehandling er en del af den enkelte institutions personalepolitik, skal den også indgå i samarbejdsudvalgets drøftelser af institutionens arbejds- og personaleforhold og i fastlæggelsen af eventuelle retningslinier herom, således at ligebehandling bliver en integreret del af institutionens personalepolitik. Samarbejdsudvalget har derfor et medansvar for at sikre, at kvinder og mænd har lige muligheder med hensyn til valg af job, uddannelse, forfremmelse og øvrige arbejdsvilkår samt for en vurdering af, om arbejdsforholdene er tilpasset begge køn. Opstilling af konkrete handlingsplaner med præcise måltal og tilhørende tidsrammer for arbejdet med at fremme ligestillingen mellem kvinder og mænd er en af måderne at gøre ligestillingsarbejdet synligt på. Ingen arbejdspladser er ens. Den enkelte arbejdsplads skal derfor opstille sine egne mål for anvendelsen af kvinders og mænds ressourcer. I forbindelse med opstilling af handlingsplaner kan henvises til pjecen To køn - lige vilkår. Ligestilling på statens arbejdspladser, udsendt af Centralrådets ligestillingsudvalg. Institutionernes ledelse skal samarbejde med de ansatte om udarbejdelse af retningslinier for ligestillingsarbejdet. I forbindelse hermed anbefales det, at der tages passende hensyn til, at både kvinder og mænd skal have mulighed for at tage ansvar for såvel arbejde som familie. Det anbefales endvidere, at personalepolitikken tilrettelægges således, at der sikres et arbejdsklima uden seksuel chikane samtidig med at eventuelle klagere og vidner i sager herom beskyttes mod diskrimination. Det kan være hensigtsmæssigt, at systematisere samarbejdsudvalgets ligestillingsarbejde. Dette kan for eksempel ske i et særligt ligestillingsudvalg under samarbejdsudvalget. Som eksempler på spørgsmål, der kan drøftes i ligestillingsudvalg, kan nævnes: Hvilke mål kan opstilles for ligestilling vedrørende rekruttering, avancement, spørgsmål i forbindelse med barselsorlov mv. Hvilke synlige og usynlige barrierer i institutionen skaber vanskelighed for at nå målene Hvilke initiativer kan lette sammenhængen mellem arbejdsliv og familieliv Hvad og hvilke initiativer skal/kan/bør igangsættes. Om ligestilling henvises til: Lov nr. 157 af 24. april 1985 om ligestilling mellem mænd og kvinder ved udpegning af medlemmer til offentlige udvalg, kommissioner o.lign., Lov nr. 238 af 20. april 1988 som ændret ved lov nr. 374 af 20. maj 1992 om ligestilling mellem mænd og kvinder, Lov nr. 427 af 13. juni 1990 om ligestilling mellem mænd og kvinder ved besættelse af visse bestyrelsesposter i statslig forvaltning, Bekendtgørelse nr. 686 af 11. oktober 1990 af lov om ligebehandling af mænd og kvinder med hensyn til beskæftigelse og barselsorlov mv., Bekendtgørelse nr. 639 af 17. juni 1992 af lov om lige løn til mænd og kvinder. FORBUD MOD FORSKELSBEHANDLING 8. Det er en fælles opgave for ledelse og ansatte aktivt at arbejde for at fremme lige vilkår for alle nuværende og fremtidige ansatte på statens arbejdspladser. 14
Formålet er at fremme en udvikling, så alle medarbejdere - uanset race, hudfarve, religion, politisk anskuelse, seksuel orientering eller national, social eller etnisk oprindelse - også reelt får samme mulighed for ansættelse, uddannelse, forfremmelse samt arbejdsvilkår i øvrigt. Det er derfor en opgave for samarbejdsudvalget at sikre, at der ikke forekommer forskelsbehandling på den enkelte institution jf. lov om forbud mod forskelsbehandling på arbejdsmarkedet. Samarbejdsudvalget skal arbejde for at direkte og indirekte forskelsbehandling forebygges gennem personalepolitikken at sikre en åben dialog på institutionen/virksomheden at informere om gældende regler mv. Samarbejdsudvalget skal fastlægge retningslinier for dette arbejde for eksempel i form af en handleplan om mål, informationsindsats og forslag til evaluering og opfølgning. Forbud mod forskelsbehandling skal medvirke til at styrke arbejdet for at sikre lige vilkår for alle ansatte på statslige arbejdspladser. Formålet er at sørge for, at der ikke forekommer forskelsbehandling på grund af race, hudfarve, religion, politisk anskuelse, seksuel orientering eller national, social eller etnisk oprindelse (jf. f.eks. straffelovens 266 b og lovbekendtgørelse nr. 626 af 29. september 1987 om forbud mod forskelsbehandling på grund af race mv.). Statens arbejdspladser har en særlig forpligtelse til at sørge for, at der ikke sker forskelsbehandling. At sikre lige vilkår for alle ansatte er en fælles opgave for institutionernes ledelser og ansatte. Samarbejdsudvalget har derfor et medansvar for at sikre, at alle nuværende og fremtidige ansatte har lige muligheder med hensyn til valg af job, uddannelse, forfremmelse og øvrige arbejdsvilkår. Samarbejdsudvalget skal derfor arbejde for, at ligebehandling indgår i drøftelserne af institutionens arbejds- og personaleforhold, således at direkte og indirekte forskelsbehandling forebygges gennem personalepolitikken. Samarbejdsudvalget skal endvidere arbejde for at sikre en åben dialog på arbejdspladsen samt informere og rådgive om gældende regler mv.. Herved kan der skabes en mulighed for at tage eksisterende holdninger op til vurdering og eventuel ændring. Det anbefales endvidere, at samarbejdsudvalget opstiller en handlingsplan om mål, informationsindsats og forslag til evaluering og opfølgning. JOB PÅ SÆRLIGE VILKÅR (SOCIALT KAPITEL) 9. I forbindelse med samarbejdsudvalgets drøftelser af institutionens/virksomhedens arbejds- og personaleforhold skal udvalget løbende undersøge mulighederne for at integrere grupper, der har vanskeligt ved at få en placering på arbejdsmarkedet bl.a. via brug af de social- og arbejdsmarkedspolitiske ordninger 15
løbende undersøge mulighederne for at etablere job på særlige vilkår, jf. aftalen om job på særlige vilkår løbende drøfte retningslinier for beskæftigelse af ledige i puljejob, jobtræning og individuel jobtræning. Heri kan f.eks. indgå følgende elementer: antal af ledige, der er ansat/aktiverede og disses fordeling på områder merbeskæftigelsesforudsætninger det generelle indhold i jobbet overgang til ordinær beskæftigelse løbende drøfte, hvilke særlige behov ansatte i puljejob, jobtræning og individuel jobtræning har i forhold til ordinært ansatte med hensyn til f.eks. oplæring, medarbejdersamtaler og efteruddannelse fastlægge generelle retningslinier for udformning af job på særlige vilkår (arbejdsindhold, antal stillinger der kan besættes på særlige vilkår mv.), hvis det besluttes at etablere sådanne på baggrund af samarbejdsudvalgets løbende drøftelser. De statslige arbejdspladser har et fælles ansvar for at udvikle et åbent og rummeligt arbejdsmarked. De statslige aftaleparter har med aftalen om job på særlige vilkår (Socialt kapitel) villet sikre, at de statslige arbejdspladser påtager sig et socialt ansvar og tilskynder samtidig til, at anvendelsen af de social- og arbejdsmarkedspolitiske ordninger på de statslige arbejdspladser øges. De statslige arbejdspladser skal derfor gøre mest muligt for at fastholde medarbejdere med nedsat erhvervsevne, forbygge sygdom og nedslidning, samt integrere personer der har vanskeligt ved at opnå en fast tilknytning til arbejdsmarkedet, herunder personer med nedsat erhvervsevne Samarbejdsaftalens bestemmelse om job på særlige vilkår skal sikre, at samarbejdsudvalgene får drøftet og eventuelt fastsat retningslinier for arbejdspladsens anvendelse af det sociale kapitel. Indenfor rammerne af det sociale kapitel kan der indgås lokale aftaler om job på særlige vilkår med mulighed for fravigelse af overenskomsternes/organisationsaftalernes bestemmelser. Job på særlige vilkår kan etableres for såvel tjenestemænd som overenskomstansatte. I forbindelse med samarbejdsudvalgets drøftelser af arbejdspladsens arbejds- og personaleforhold skal samarbejdsudvalget løbende undersøge, hvilke muligheder arbejdspladsen har for at indgå lokale aftaler om job på særlige vilkår. Samarbejdsudvalget skal desuden løbende undersøge, hvilke muligheder arbejdspladsen har for at benytte de social- og arbejdsmarkedspolitiske ordninger. En forebyggende indsats og formulering af en sygdomspolitik på institutionerne bør være centrale elementer i udmøntningen. Beslutter samarbejdsudvalget sig for at etablere job inden for rammerne af det sociale kapitel, skal samarbejdsudvalget fastlægge generelle retningslinier for udformningen af sådanne jobs herunder arbejdsindhold og antallet af stillinger, der kan besættes på særlige vilkår mv. 16
Samarbejdsudvalget skal endvidere løbende drøfte retningslinier for beskæftigelse af ledige via arbejdsmarkedspolitiske ordninger ( puljejob, jobtræning og individuel jobtræning) f.eks. antal stillinger, opfyldelse af merbeskæftigelsesforudsætningen og jobindhold. Ansættes ledige efter disse ordninger, skal samarbejdsudvalget løbende drøfte, hvilke særlige behov disse ansatte har med hensyn til f.eks. oplæring, medarbejdersamtaler og efteruddannelse, således at de kan fungere optimalt på arbejdspladsen, herunder hvad der i specifikke tilfælde kan være behov for i relation til en fremtidig beskæftigelse på ordinære vilkår. Det er forudsat, at ansættelser, der foretages i henhold til aftalen om job på særlige vilkår, ikke må medføre afsked af allerede ansatte. Der skal i øvrigt henvises til Finansministeriets og CFUs "Vejledning om SOCIALT KAPITEL i staten". SAMARBEJDSUDVALGSSTRUKTUREN. OPRETTELSE AF SAMARBEJDSUDVALG 10. I institutioner med mindst 25 beskæftigede skal der oprettes samarbejdsudvalg. Er der inden for institutionen flere arbejdssteder med en selvstændig ledelsesfunktion, hvor antallet af beskæftigede er mindst 25, skal der oprettes et samarbejdsudvalg for hvert af disse arbejdssteder. Oprettes der inden for en institution flere samarbejdsudvalg, skal der også oprettes et hovedsamarbejdsudvalg, der er fælles for hele institutionen. Forpligtelsen til at oprette samarbejdsudvalg gælder også institutioner, der modtager statstilskud. I institutioner, hvor der på grund af det begrænsede antal medarbejdere ikke skal oprettes samarbejdsudvalg, skal der samarbejdes efter samme principper, som er indeholdt i denne aftale. Er der i den enkelte institution enighed mellem ledelsen og de forhandlingsberettigede organisationers repræsentanter, kan der i stedet aftales udvidede samarbejdsformer, jf. Finansministeriets cirkulære nr. 87 af 10. juni 1999 om rammeaftale om udvidet medarbejderindflydelse i statens institutioner og rammeaftale om organisering af sikkerheds- og sundhedsarbejdet i staten. Ved opgørelsen af antallet af beskæftigede i en institution eller et selvstændigt ledelsesområde, for hvilket der skal/kan oprettes samarbejdsudvalg, opgøres det samlede antal medarbejdere knyttet til vedkommende ledelsesfunktion. Det er dog en forudsætning, at medarbejderne har en fast tilknytning til arbejdspladsen. I opgørelsen medregnes derfor ikke løst ansatte medarbejdere. Ved afgørelsen af, om en arbejdsplads kan betragtes som en "institution", for hvilken der er pligt til at oprette samarbejdsudvalg, indgår blandt andet en vurdering af, om der i ledelsesfunktionen indgår: 17
selvstændig ledelsesret beslutnings- eller indstillingsret ved ansættelser og afskedigelser selvstændigt budget- og regnskabsansvar Det er parterne i den enkelte institution, der må vurdere, om det er rimeligt at oprette flere samarbejdsudvalg. Begrebet "arbejdssteder med selvstændig ledelsesfunktion" kræver en nærmere vurdering af parterne i den enkelte styrelses/institutions samarbejdsudvalg. Vejledende er der tænkt på et ledelsesområde med en sådan selvstændig personaleadministration og budgetforvaltning, at det er rimeligt at oprette samarbejdsudvalg for det pågældende område. Opnås der ikke enighed, må spørgsmålet afklares via de sædvanlige kanaler for løsning af uoverensstemmelser (jf. samarbejdsaftalens punkt 22). Hvis antallet af medarbejdere i en institution eller et arbejdssted med selvstændig ledelsesfunktion på grund af personalereduktion kommer under et antal af 25 medarbejdere, bortfalder pligten til at opretholde selvstændigt samarbejdsudvalg. Aftaler om nedlæggelse, størrelse og fordeling af pladser i eksisterende samarbejdsudvalg kan opsiges af en af parterne med 3 måneders varsel. Opsigelsesperioden benyttes til at fastlægge fremtidige samarbejdsprincipper, som opfylder aftalens bestemmelser. I institutioner/arbejdssteder med selvstændig ledelsesfunktion, hvor antallet af medarbejdere er mindre end 25, skal der samarbejdes efter samme principper, som er indeholdt i aftalen. Dette indebærer, at ledelse og medarbejdere må finde et forum eller en fremgangsmåde, hvorefter gensidig information og drøftelse kan finde sted. Det kan f.eks. ske i medarbejdermøder eller ved etablering af samarbejdsudvalg. Om kommentarer til rammeaftale om udvidet medarbejderindflydelse i statens institutioner og rammeaftale om organisering af sikkerheds- og sundhedsarbejdet i statens institutioner henvises til side? VIRKSOMHEDS- OG MINISTERIESAMARBEJDSUDVALG 11. Det er af afgørende betydning for samarbejdet, at samarbejdsudvalgsstrukturen afspejler organisationsstrukturen. Hvis der er enighed om det, vil der derfor ud over lokale samarbejdsudvalg og hovedsamarbejdsudvalg kunne oprettes samarbejdsudvalg for større økonomisk selvstændige enheder (virksomhedssamarbejdsudvalg el. lign.) og for et ministerområde (ministeriesamarbejdsudvalg). Samarbejdsaftalens grundlæggende ide er, at samarbejde skal finde sted på alle niveauer i institutionerne og virksomhederne. 18
Samarbejdssystemet bygger på udvikling af det lokale samarbejde mellem ledelse og medarbejdere. Grundstenen i samarbejdssystemet er derfor det lokale samarbejdsudvalg (LSU). Rammerne for samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere fastlægges i samarbejdsudvalget. Udvalget skal arbejde for at inddrage så mange som muligt i det daglige samarbejde og øge medarbejdernes forståelse for institutionens drift og økonomi samt behandle spørgsmål vedrørende arbejds- og personaleforhold for herigennem at skabe fælles accepterede rammer om institutionens målsætning. Behandlingen af disse spørgsmål skal ske inden for den kompetence, som gælder for den lokale ledelse. Da samarbejdsaftalen endvidere lægger vægt på, at samarbejdsudvalgsstrukturen afspejler organisationsstrukturen, er der i aftalens punkt 10 en bestemmelse om, at der skal oprettes et hovedsamarbejdsudvalg (HSU) fælles for hele institutionen i de tilfælde, hvor der inden for en institution er oprettet flere (lokale) samarbejdsudvalg. Hovedsamarbejdsudvalgets opgaver er at behandle spørgsmål vedrørende arbejds- og personaleforhold samt drift og økonomi inden for det område, som hovedsamarbejdsudvalget dækker. Hovedsamarbejdsudvalgets behandling af sådanne spørgsmål bør resultere i fastlæggelse af rammer, der giver de lokale samarbejdsudvalg mulighed for at udmønte rammerne, således at de passer til de lokale forhold. Ud over lokale samarbejdsudvalg og hovedsamarbejdsudvalg er der mulighed for - når parterne finder det hensigtsmæssigt i forhold til institutionens/virksomhedens struktur og i øvrigt er enige herom - at oprette virksomhedssamarbejdsudvalg (VSU) og ministeriesamarbejdsudvalg (MSU). Der kan herudover være behov for at oprette andre samarbejdsudvalg, for eksempel område- eller kredssamarbejdsudvalg. Sådanne udvalg kan oprettes, hvis det er hensigtsmæssigt i forhold til institutionens/virksomhedens struktur, og der kan opnås enighed herom i overliggende samarbejdsudvalg, f.eks. hovedsamarbejdsudvalg. Virksomhedssamarbejdsudvalg kan oprettes inden for større økonomisk selvstændige enheder, f.eks. inden for de store etater. VSU's organisatoriske placering i forhold til HSU og LSU kan variere afhængigt af organisationsstrukturen. VSU's arbejdsområde ligner meget et HSU's. VSU bør fastlægge rammer eventuelt i form af retningslinier vedrørende arbejds- og personaleforhold, drift og økonomi, som kan udmøntes i de underliggende samarbejdsudvalg. Ministeriesamarbejdsudvalg kan oprettes for et helt ministerområde. Pågældende departementschef er formand. Forudsætningen for, at et ministeriesamarbejdsudvalg kan oprettes, er, at pågæl- 19
dende ministeriums organisation er entydig. Dette indebærer, at der ikke kan oprettes MSU på ministerområder med flere departementer. Den organisatoriske placering af MSU indebærer, at udvalget kun kan beskæftige sig med spørgsmål af helt overordnet karakter inden for ministerområdets arbejds- og personaleforhold samt økonomi og drift. Fælles for alle overliggende samarbejdsudvalg - HSU, VSU, MSU - er, at de også skal behandle spørgsmål, som et underliggende samarbejdsudvalg forelægger. SAMMENSÆTNING AF SAMARBEJDSUDVALG 12. Antallet af pladser i samarbejdsudvalget fastsættes ved aftale mellem ledelsen og de forhandlingsberettigede personaleorganisationers repræsentanter. Det skal tilstræbes, at samarbejdsudvalgets sammensætning bliver så repræsentativ som mulig. Er der flere forhandlingsberettigede organisationer repræsenteret i institutionen, fastsættes fordelingen mellem organisationerne ved aftale mellem disse. Antallet af pladser i samarbejdsudvalget kan normalt ikke overstige 7 fra hver side, og der må ikke være flere ledelsesrepræsentanter end medarbejderrepræsentanter. Den ansvarlige leder af institutionen eller af den pågældende del af institutionen er formand for samarbejdsudvalget og udpeger de øvrige ledelsesrepræsentanter samt suppleanter for disse. Medarbejderrepræsentanterne og suppleanterne for disse udpeges af de forhandlingsberettigede personaleorganisationer blandt de i institutionen anmeldte tillidsrepræsentanter. Skal der udpeges flere medarbejderrepræsentanter, end der er tillidsrepræsentanter, foretages udpegningen blandt institutionens øvrige medarbejdere. De pågældende anmeldes over for institutionens ledelse. Suppleanterne anmeldes på tilsvarende måde. Samarbejdsudvalgets næstformand vælges af medarbejderrepræsentanterne. Medlemmer og suppleanter udpeges for 2 år ad gangen. En udpegning bortfalder, når grundlaget for den ikke længere er til stede. Antallet af pladser i samarbejdsudvalget fastsættes ved aftale mellem ledelsen og de forhandlingsberettigede personaleorganisationers repræsentanter. Ved oprettelse af nye samarbejdsudvalg aftales fordelingen af pladser på medarbejdersiden mellem de forhandlingsberettigede organisationers tillidsrepræsentanter. Samarbejdsaftalens bestemmelser om alsidig repræsentation skal ses i forhold til antallet af forhandlingsberettigede organisationer og ikke alene på grundlag af en forholdsmæssig repræsentation i forhold til medlemsgrundlaget. 20
Der skal altså ikke hermed foretages en nøje fordeling efter antal medlemmer på stedet, idet det er af særlig betydning, at flest mulige organisationer kan være repræsenteret. Et stort antal medlemmer kan naturligvis spille en rolle, navnlig hvis den pågældende organisations medlemmer har flere funktioner eller adskilte arbejdssteder. Hensynet til at få tilgodeset forskellige afdelinger, geografiske områder og funktioner må komme i anden række på medarbejdersiden, men kan meget vel være afgørende på ledelsesside. Hvis der er specielle forhold i en institution, som gør det ønskeligt at overskride antallet på 7 repræsentanter for den ene eller den anden side, aftaler det enkelte samarbejdsudvalg selv sin størrelse. Der må dog ikke være flere ledelsesrepræsentanter i samarbejdsudvalget, end der er medarbejderrepræsentanter, men der må til gengæld gerne være færre. Der er således ingen minimumsgrænse for antallet af ledelsesrepræsentanter. Samarbejdsudvalgets formand udpeger de øvrige ledelsesrepræsentanter. Da samarbejdsudvalg ikke nødvendigvis behøver at være paritetisk sammensat, afgør SU-formanden også antallet af ledelsesrepræsentanter i samarbejdsudvalget. Ledelsesgruppen i samarbejdsudvalget bør imidlertid indeholde ledere med ansvar for budget/regnskab og personale af hensyn til samarbejdsudvalgets muligheder for indgående drøftelser af disse områder. Det må anses for uhensigtsmæssigt for samarbejdet, at ledelsen udpeger tillidsrepræsentanter til ledelsessiden. Medarbejderrepræsentanter og suppleanter udpeges som hovedregel blandt de i institutionen anmeldte tillidsrepræsentanter. En forhandlingsberettiget organisation kan blandt sine tillidsrepræsentanter udpege medarbejdere med ledende funktioner til samarbejdsudvalgets medarbejderside. Skal der udpeges flere medarbejderrepræsentanter, end der er tillidsrepræsentanter, foretages udpegningen blandt institutionens øvrige medarbejdere. Med hensyn til valgbarhed som SU-medlem bør den medarbejder, der udpeges, have samme anciennitet, som kræves for medarbejdere, der vælges som tillidsrepræsentant. Udpegede medarbejderrepræsentanter skal anmeldes over for institutionens ledelse. Ved udpegning af medarbejderrepræsentanter, som i forvejen er tillidsrepræsentanter, har ledelsen allerede ved udpegning af de pågældende som tillidsrepræsentanter haft mulighed for at gøre indsigelse i henhold til gældende tillidsrepræsentantregler mv. Udpeges medarbejderrepræsentanter, som ikke er tillidsrepræsentanter, har ledelsen samme indsigelsesret som over for anmeldte tillidsrepræsentanter på området. 21