Referat - bestyrelsesmøde Mandag d. 27. januar 2014 - kl. 17.30-21.00 på DGI Midtjyllands kontor i Silkeborg. Deltagere: Per Bang, Rie Merrild Dieckmann, Daniel Andersen (mødeleder), Martin Damholdt, Frits Vistisen, Erik Madsen, Merete Østergaard, Kurt Søndergaard, og Ole T. Sørensen (referent) Peter Sig Kristensen deltog under pkt. 1-5 Dorthe Mikkelsen deltog under pkt. 9 Afbud: Kirsten Hoffmann, Mette Trier Andersen og Thomas Dohm. Emne 1. Underskrift af referat fra bestyrelsesmøde d. 9. december 2013 Referat underskrevet. Bestyrelsen underskrev ansøgning om lokaletilskud i Skive Kommune. 2. Gennemgang af dagsorden Dagsorden tilføjet - Orientering fra idrætskonferencer på landsplan (pkt. 11) - DGIambassadør-aften onsdag d. 5. februar (pkt. 13) Per bød velkommen til Merete Østergaard, Skive, nyt medlem af bestyrelsen som repræsentant for DGI Nordvest/Skive Kommune. Merete er endvidere nyvalgt formand for Skive Atletik og Motion. 3. Opfølgning på opgaver fra seneste møder - Opsamling KV 2013 v/ Thomas - udsat til næste møde behandles sammen med strategi for kommunekontakt 2014 - Formands- og bestyrelseskandidater - Per orienterede om at Lars Engeborg, Sejs, er ny formandskandidat. Der udsendes pressemeddelelse og orientering til DGI Midtjyllands udvalgsmedlemmer - Martin er i dialog med kandidat fra Herning-området. - Martin, Per, Lars Engeborg og Ole fortsætter processen med at rekruttere yderligere et bestyrelsesmedlem. Ole rundsender liste over kandidater til bestyrelsen. 4. Handlingsplaner og udvalgsbudgetter DGI Midtjyllands udvalg
Der er udarbejdet arbejds- og handlingsplaner 2014 i badminton, fodbold, gymnastik, landevejscykling, løb, mountainbike, svømning og tennis Handlingsplan gymnastik og fitness Handlingsplan badminton Handlingsplan løb Handlingsplan tennis Handlingsplan fodbold Handlingsplan landevejscykling Handlingsplan MTB Handlingsplan svømning Hovedbudgettal udvalg - 2014 Håndbold udarbejder på næste udvalgsmøde en handlingsplan der min. omhandler de fire indsatsområder: Håndboldskoler, DGI Trænerguiden,DGI Håndboldstævner U6- U12 og Kurser og uddannelse U8-U16. Skydning udvalget har på første møde med idrætskonsulent Allan Melby og Ole drøftet prioritering af Allans opgaver udover de faste arrangementer udvalget gennem årene har afviklet. Fokusområderne for Allan er i samarbejde med udvalget at sikre: Administrativ integration af skytteforeninger i DGI Midtjylland, opsøgende foreningskontakt og igangsættelse af træner- og instruktørkurser. Alle andre udvalg har udarbejdet budgetter og er i gang med handlingsplaner eller sæsonprogrammer. Bestyrelsen skal drøfte evt. opmærksomheder og udfordringer i de udarbejdede handlings- og arbejdsplaner. Bestyrelsen skal drøfte hovedbudgettal for udvalgene. Bestyrelsen skal endvidere drøfte forventninger til fremtidige arbejds- og handlingsplaner for prioriterede idrætter, satsningsområder og øvrige idrætter Beslutning Per og Kurt indledte punktet. Pkt. 4 behandlet i sammenhæng med pkt. 5a. Prioriterede idrætter og satsningsområder. Bestyrelsen havde følgende kommentarer og opmærksomhedsfelter til handlingsplanerne i.f.t. de fælles prioriterede indsatsområder i hele DGI - Gymnastik har lavet egen prioritering fordi der på landsplan ikke er prioriteret skarpt nok - Badminton 60+ ikke med i handlingsplan (planen udarbejdet allerede i august 2013 før de fælles satsningsområder blev vedtaget) Side 2
- Løb Løb i forening i.st.f. Løb med DGI og løbeskoler Peter orienterede om at ny fælles beskrivelse er på vej - Fodbold positivt med højt ambitionsniveau - Landevejscykling går vi efter at etablere nye klubber? Kontakt til etablerede i første omgang. Ny landskonsulent i landevejscykling fra Herning bruger DGI Midtjylland som pilotprojekt - Svømning kun ét indsatsområde Open Water beskrevet ikke med i handlingsplan hvor stort er potentialet i DGI Midtjyllands område? Ole orienterede om hovedbudgettallene, hvor der er lavet realistiske budgetter med afsæt i regnskabstal 2012 og 2013. Handlingsplaner og budgetter for 2014 blev godkendt. Satsningsområderne blev behandlet og godkendt med følgende bemærkninger: - Certificeringer markedet er størst for recertificeringer på SFO-området nye muligheder i børnehaver og vuggestuer/dagplejer - Foreningsfitness fortsat henvendelse fra foreninger som vil starte op DGI Midtjylland står for uddannelsesforløb - Idræt om Dagen Allan Melby er konsulent på opgaven. Der satses på 5-10 nye foreninger fordelt på traditionel Idræt om Dagen/tværgående og i enkelte idrætter, hvor det giver mest mening badminton, tennis, løb, skydning m.m. - Profilskoler materialet får offentlighedens lys. June og Peter inviterer sig selv til dialogmøder i foreninger og skoler med fokus på at få gang i den lokale dialog mellem skoler og foreninger. Der opfordres til ét møde pr. skoledistrikt. Der udsendes i nærmeste fremtid brev til foreningsformænd og skoleledere og evt. også til skolebestyrelsesformanden. Bestyrelsen besluttede at der i det nye bestyrelsesår evt. skal nedsættes følgegruppe for certificeringer og profilskoler. Tages med til konstituering i den nye bestyrelse. Peter orienterede om de begrænsede muligheder for at søge midler til projekter fra ministerielle puljer. Bedre muligheder i kommunale partnerskaber. Administrationen udfylder målregistreringsskemaer senest d. 7. februar for prioriterede idrætter og satsningsområder og sender til DGI Vingsted. Bestyrelsen følger løbende udviklingen gennem kvartalsrapporter. Kurt kommer på bestyrelsesmøde d. 3. marts med udspil til arbejds- og handlingsplaner for 2015 herunder evt. differentiering mellem store og mindre idrætter. Fremadrettet sammenhæng med indsatsområder. 5. Skarpere prioritering og tydeligere arbejdsdeling i DGI 5a) Prioriterede idrætter og satsningsområder Side 3
DGI s årsmøde har vedtaget en skarpere prioritering og tydeligere arbejdsdeling, ligesom formænd, næstformænd og direktører på landsledelsesmøde d. 8. december konkretiserede de prioriterede idrætters indsatsområder og satsningsområderne og der blev opnået: - enighed om den konkrete beskrivelse af alle indsatsområder og skal-opgaver - enighed om hvordan vi måler indsatsen for hvert enkelt indsatsområde og hver enkelt skal-opgave - Sikkerhed for at vi kan arbejde med enkle registreringer som ligger til grund for målingerne DGI Midtjylland skal senest d. 7. februar indsende de konkrete mål til DGI på landsplan. Målregistrering prioriterede idrætter og satsninsområder 2014 DGI Midtjyllands bestyrelse har endvidere afholdt møde med formænd og konsulenter for de prioriterede idrætter d. 7. januar. Der er udarbejdet kvartalsrapporter for 4. kvartal 2013 for projekter og partnerskaber, mens evalueringer for hele 2013 indgår i idrætternes handleplaner for 2014 og derfor ikke udarbejdet kvartalsrapporter for idrætter for 4. kvartal. (Dokument nedenfor læses bedst ved at zoome ind og ikke skrive ud) Kvartalsrapport projekter og partnerskaber 4. kvartal 2014 Bestyrelsen skal kort drøfte udbytte og opmærksomhedspunkter fra møde med formænd og konsulenter d. 7. januar. Kvartalsrapport for projekter og partnerskaber for 4. kvartal indgår i drøftelsen. Direktøren indstiller at afdelingsledere og tilknyttede konsulenter får ansvaret for at udfylde skemaet med målregistrering med afsæt i 2014-handlingsplaner og budgetter og høring i de respektive udvalg. Bestyrelsen følger op på målene i.f.m. opfølgning på kvartalsrapporter for 1. halvår 2014. Bestyrelsen skal drøfte om der er indsatsområder i de prioriterede idrætter og satsningsområder hvor DGI Midtjylland skal øge ambitionsniveauet og gøre en ekstra indsats og hvordan bestyrelsen i givet fald vil følge udviklingen. Beslutning Se pkt. 4 4b) Øvrige idrætter For øvrige idrætter har landsdelene alene det politiske ansvar. I forhold til tidligere indebærer det et øget ansvar for at følge og lede udviklingen i disse idrætter. Økonomisk er der overført 4,0 mio. kr. til landsdelsforeningerne til øvrige idrætter. DGI Midtjylland har fået andel efter fordelingsnøglen (ca. 300.000) Hvordan løfter vi det? Der er nedenfor udarbejdet oversigt over antal arrangementer, omsætning/budget, frivilllige, medarbejderressorcer m.v. i øvrige idrætter. De idrætter hvor DGI Midtjyl- Side 4
lands bestyrelse har et ledelsesmæssigt ansvar er fremhævet. Atletik Agility Organisering Frivillige/ medarbejderress. 4 frivillige Administreres fra DGI Sønderjylland Kompetencegruppe landsplan + landsdelsudvalg Regionsudvalg DGI Midtj. Ansvarlig Antal arrangementer pr. år Omsætning/ budget 5 Udvalgsarbejde ca. 5000/år 2013: Kurser: 6 Stævner: 1 Turneringer: 7 2013-omsætn. /regnskab - 160.000/ +15.000 2014-budget 210.000/ +12.000 7 frivillige DGI Østj./Midtj. 3-4 medarb.- timer/uge Basketball Bordtennis Kompetencegruppe landsplan Regionsudvalg DGI Østj. ansvarlig Dans og musik Landsdelsudvalg 2013: Kurser: 6 2013-omsætn. /regnskab - 77.000/ -13.000 2014-budget 100.000/ -15.000 5 frivillige Ca. 5 med.arb.timer /uge Kampidræt Kroket Kompetencegruppe landsplan Landsdelsudvalg 2013: Stævner: 20 (lokale ingen DGI-økonomi) Turneringer: 5 Lejre/skoler: 2 2013-omsætn. /regnskab - 30.000/ -11.000 2014-budget 36.000/ -10.000 7 frivillige Ca. 3 med.arb.timer /uge Petanque Landsdels- 2013: 2013-omsætn. 3 frivillige Side 5
udvalg Stævner: 6 (+lokale stævner) Turnering: 1 /regnskab 30.000/ -12.000 2014-budget 30.000/ -5.000 Ca. 2 med.arb.timer /uge Senioridræt Volleyball Landsdelsudvalg Regionsudvalg DGI Nordj. ansvarlig 2013: Vejledn.: 1 Kurser: 2 Stævner: 10 Kulturellle arr.: 6 2013-omsætn. /regnskab 70.000/ -15.000 2014-budget 95.000/ -15.000 9 frivillige Ca. 6 med.arb. timer/uge Bestyrelsen skal drøfte hvordan det udvidede politiske ansvar kan løftes. Kontaktpersonordningen skærpes og beskrives nøjere i forhold til de forskellige øvrige idrætters forskellige status. Hvad betyder det at være kontaktperson? Bestyrelsen skal endvidere forholde sig til anvendelse og fordelingen af de tildelte midler. Beslutning Per indledte punktet med at pointere at bestyrelsen i DGI Midtjylland har fået et øget politisk ansvar i agility, dans/musik og petanque i.f.m. nedlæggelse af landsudvalgene i de pågældende idrætter. Det betyder at vi skal være ekstra skarpe og give ekstra opmærksomhed på udvalgenes trivsel og udvikling som kontaktpersoner i de tre idrætter Vi skal ligeledes være opmærksomme på at der kan være behov for ekstra økonomi i de pågældende idrætter. Øvrige idrætter drøftes igen på næste herunder økonomi. 6. Frivillig kampagne v/ Rie Frivilligkampagnen kører fra 1. maj til 1. december 2014. Formålet er tiltrækning og anerkendelse af frivillige i foreningerne. DGI Midtjylland har nedsat en kampagnegruppe bestående af Rie, Per og Magnus Korsgaard Nielsen, foreningskonsulent. 20. januar har de været til inspirationsmøde på landsplan. Kampagnegruppen tegner rammerne for en handlingsplan for DGI Midtjylland, som Side 6
bestyrelsen forholder sig til. Bestyrelsen opfordrer alle frivillige og ansatte til aktivt at bidrage til kampagnen og til opfyldelsen af DGI Midtjyllands handlingsplan og målsætninger. Handlingsplanen behandles og godkendes på bestyrelsesmøde d. 3. marts Beslutning: Rie orienterede om mødet i Vejle d. 20. januar og har aftalt et møde med de øvrige foreningskonsulenter i DGI Midtjylland. Der vil blive meget præcise og målbare handleplaner for indsatsområderne. Fokuseret og prioriteret indsats i kampagneperi-oden 1. maj-1. december. Oplæg fra DGI Østjylland medsendes som bilag. godkendt. 7. Kommisorium Ledelses- og foreningsudvikling i DGI Midtjylland v/ Rie Uddannelsesnetværket har opdateret og redigeret kommisoriet for deres arbejde Kommisorium ledelses- og foreningsudvikling Kommisoriet indstilles til godkendelse. Beslutning: Kommisoriet godkendt med en bemærkning om at gennemskrive og bruge samme betegnelser i hele kommisoriet. 8. DGI Midtjyllands årsmøde v/ Daniel og Erik Daniel og Erik har sammen med Lars Skafte, foreningskonsulent, holdt møde med repræsentanter fra Karup KIK d. 20. januar og udarbejdet et oplæg med forslag til program og indhold. Notat fra mødet: Som en start på eftermiddagen / aftenen forestiller vi os forskellige workshops Det kan være flere ting: Aktivitetsudvalg der holder møde derude forud for årsmødet (så de har yderligere en grund for at møde op) En DGI Midtjylland salgsbod hvor man kan høre mere om alle de tilbud og muligheder DGI Midtjylland tilbyder Forskellige aktiviteter man enten kan få inspiration af eller selv deltage i det kan være skydning, Floorball, løb, spinning, Yoga eller noget helt andet. Men aktiviteter som KKIK står for og som deres medlemmer fremviser En rundtur i hallen derude med fortællinger om, hvordan tilbygningen blev til samtidig koblet op af en medarbejder der kan fortælle om søgning af fonde og puljer Ovenstående vil være ting man skal tilmelde sig til så vi / KKIK på forhånd ved hvor mange der deltager. Men kort sagt vil vi prøve at skabe så meget aktivitet derude som man enten kan blive inspireret af eller selv tage aktiv del i. Side 7
Derudover har vi talt om muligheden for en ekstern foredragsholder til at slutte dagen. Vi synes, at vi skal prøve noget nyt for at tiltrække folk til årsmødet. Lars og KKIK taler rigtig varmt om en Thomas Grønnemark. Men hvad siger økonomien til det?? Foredraget koster ca. 10.000 + moms. KKIK vender tilbage i løbet af ugen med priser på forplejning. En råskitse for en tidsplan kan være: 17-18: Div aktiviteter eller udvalgsmøder 18-18.45: Årsmøde del 1 (beretning) 18.45-19.15: Spisning 19.15-20: Årsmøde del 2 20-21.30: Foredrag Bestyrelsen skal drøfte oplægget og komme med forslag til evt. ændringer/tilføjelser. Beslutning: Erik og Daniel orienterede om møde med Karup KIK og et udkast til program med mulighed for at prøve forskellige idrætter i lokale Karup-foreninger og en attraktiv foredragsfolder, for at få flere til at deltage i årsmødet. Mulighed for aktivitetsmøder fra kl. 17-18. Kurt undersøger om der er udvalg der er interesserede. Program tilrettes foredrag 1 time. Afsættes god tid til spisning. Sluttidspunkt tilstræbes at være kl. 21.00. Oplægget godkendt med de nævnte tilrettelser af programmet. Bestyrelsen drøftede muligheden for at vi på sigt kan udvikle årsmødet til et forkælelsesarrangement for frivillige og foreninger. Det skal overvejes om vi allerede i efteråret 2014 skal lave et sådant arrangement med inspiration fra bl.a. DGI Sydøstjylland og DGI Sønderjylland. 9. Living the brand v/ Dorthe Mikkelsen DGI har besluttet at gennemføre en brandingproces og bl.a. udpeget brandingambassadører i alle landsdelsforeninger. Dorthe Mikkelsen og Anita Hylke Møller er brandingambassadører i DGI Midtjylland og har bl.a. deltaget i en uddannelsesdag. Dorthe kommer med en kort orientering om brandingprocessen indtil nu og hvilke tiltag der er planlagt for frivillige og medarbejdere i DGI Midtjylland. Bestyrelsen kommer med evt. yderligere forslag til tiltag. Beslutning Dorthe orienterede om brandingprocessen og sammenhængen med kulturmålingen. Opgaven som brandambassadører er at hjælpe ledelsen med at gøre brandværdierne levende i DGI Midtjylland. Første skridt har været en intern proces på kontoret. Side 8
DGIambassadøraften for frivillige d. 5. februar næste skridt i processen. Brandværdierne kommet til på baggrund af analyser og undersøgelser blandt foreninger. Præsentere små værktøjer ved passende lejligheder samtidig med at der sker anerkendelse. Målrettethed er en ny trend i DGI og med en lidt anden twist. Brandværdier for det DGI vi kender og bygger ovenpå de allerede kendte værdier. Definition på brand = det løfte vi giver omverdenen Bestyrelsen tilsluttede sig oplægget. 5 bestyrelsesmedlemmer deltager i DGI-ambassadøraften d. 5. februar (Rie, Frits, Mette, Daniel og Erik) 10. Nyt fra DGI Midtjyllands foreninger, udvalg og projekter Håndbold Daniel orienterede om ny organisering i håndbold med ledelsesgruppe på tre personer og kompetencegrupper. Daniel med i ledelsesgruppen sammen med Bjarke og Peder fra tidl. DGI Nordvest. Økonomi v/ Martin og Ole Martin og Ole gav en kort orientering om afslutningen af regnskab 2013. Regnskabet behandles på bestyrelsesmøde d. 3. marts. Underskudsgaranti i.f.m. DGI Nordvest blev drøftet. Kulturmåling frivillige v/per Per orienterede om de overordnede resultater fra kulturmålingen. Bestyrelsen enige om at man vil holde sig til de overordnede tendenser i rapporten. Bestyrelsesmedlemmer opfattede målingen som meget standardiseret og ikke helt tilpasset frivillige. Per orienterede om møde med bladudvalget. Tilbagemelding om at de var ved at køre trætte i arbejdet pointen var at de manglede tilbagemelding fra bestyrelsen på deres løsning af opgaver. Udvalget ønsker et større netværk med sparringspartnere fra frivillige foreninger. Bestyrelsen opfordret til at finde emner. 11. Idrætspolitik stort og småt Seminar 25-50-75 med DIF og landsledelsesmøde 7.-9. marts v/ Per DGI har tilsluttet sig DIF s vision: I 2025 er 50% af befolkningen aktive i en forening og 75% idrætsaktive. Samarbejdsmuligheder afsøges p.t. Hvilke muligheder og begrænsninger vil vi pege på og evt. indenfor hvilke forudsætninger? Per orienterede om baggrunden for mødet. Side 9
Senioridrætskonference v/ Rie Rie og Kirsten deltager i senioridrætskonference d. 30. marts. Idrætskonferencer - landsplan Bestyrelsen drøftede kort de afholdte idrætskonferencer. 12. Orientering fra kontoret v/ Ole Ole orienterede kort om: Kulturmåling DGI Midtjylland rapport medarbejdere Referater fra ledermøder (sendes til bestyrelsen) Nye lokaler 13. Forberedelse kommende møder og arrangementer Bestyrelsens mødeplan pr. 29. januar opdateres Tid Sted Mødets formål Onsdag d. 5. februar kl. 17.00-20.30 Kontoret DGI Ambassadøraften Mandag d. 3. marts kl. 17.30-21.00 Bestyrelsesmøde Fredag d. 7. marts søndag d. 9. DGI Byen Landsledelsesmøde marts Torsdag d. 20. marts Årsmøde Skive Idrætsråd Mandag d. 31. marts kl. 17.30-21.00 Bestyrelsesmøde Torsdag d. 10. april Jet Hallen Årsmøde DGI Midtjylland Karup Torsdag d. 24. april Repræsentantskabsmøde Idrætsrådet i Herning Kommuune 14. Dagsordenspunkter til kommende bestyrelsesmøder 3. marts - Arbejdsgruppemøder aktivitetsudvalg (øvrige idrætter/kontaktpersonordning) og kommunesamarbejde - Frivilligkampagne - handlingsplan - Kulturmåling frivillige - Bladudvalg holdning til UDSPIL m. indstik og INDSPIL - Regnskab 2013 15. Idrætspolitisk kommunikation a) Generelt på kort og lang sigt b) Emner til kommunikation/formidling fra mødet c) Deadlines Udspil Midtjylland( Synspunkt )Udkommer 10. februar (Frits) 4.-6. marts Efterfølgende nummer (Per) Side 10
16. Eventuelt Tilmeldingsprocedurer og bekræftelser ved tilmeldinger via CRM blev kort drøftet. Merete omtalte radioudsendelse om professiossionalisme og frivillighed indenfor social- og sundhedsverdenen. Merete forsøger at finde link og rundsender. 17. Evaluering af mødet Hvordan var mødet sat op imod DGI s Brandværdier: - Gejst? - Målrettethed? - Samfundssind? - Styrke? Godt møde. Side 11