GUIDE Version 1 April 2012 TIL VELGØRENDE ORGANISATIONER BetterNow Worldwide ApS Kirsten Bernikowsgade 6, 4 sal. 1105 København K CVR.: 34205566 www.betternow.dk - Tel. 77 34 08 86 E-mail: orgsupport@betternow.dk
Indholdsfortegnelse VELKOMMEN PÅ BETTERNOW...4 1. KORT FORTALT...5 JERES ORGANISATIONS PROFILSIDE...5 JERES INDSAMLERES SIDER...7 JERES ORGANISATIONS PROJEKTER...8 LOGIN PÅ BETTERNOW...9 STARTSIDE OG DASHBOARDS...9 ROLLER OG RETTIGHEDER...9 BETTERNEWS... 11 2. FEM TRIN TIL AT KOMME GODT FRA START PÅ BETTERNOW... 12 1. TILDEL ALLE RELEVANTE I JERES ORGANISATION ET LOGIN... 12 2. SPRED NYHEDEN OM AT I ER KOMMET PÅ BETTERNOW INTERNT I JERES ORGANISATION... 12 3. LÆG ET LINK PÅ JERES HJEMMESIDE... 13 4. SØRG FOR DE FØRSTE PAR INDSAMLINGER KOMMER FRA START... 15 5. FORTÆL LØBENDE OM DE GODE HISTORIER PÅ MEDLEMSNYT, BLOG, FACEBOOK... 15 3. ADMINISTRATION AF INDSAMLEDE MIDLER... 16 OVERFØRSEL AF INDSAMLEDE MIDLER... 16 PRISER... 17 MÅNEDSRAPPORTER... 17 INDBERETNING AF DONATIONER TIL SKAT... 18 HVORDAN OPSIGER I JERES KONTO HOS BETTERNOW... 18 4. FAQ OM EGENINDSAMLINGER PÅ BETTERNOW... 19 HVAD ER EN EGENINDSAMLING?... 19 Hvem kan oprette en egenindsamling?... 19 Hvem bestemmer indholdet på en indsamlingsside?... 19 Hvordan fungerer en egenindsamling?... 20 Hvordan fungerer kommentar-feltet?... 21 Hvilke kreditkort kan bruges?... 21 Hvordan fungerer SMS-donationer?... 21 Hvordan oprettes en indsamling?... 22 Hvordan retter vi som organisation i en indsamling?... 27 Hvad hvis vi har en god idé til en ændring?... 27 2
Hvad hvis indsamleren skriver noget forkert eller misvisende?... 27 Hvad hvis indsamleren ved en fejl har valgt en forkert organisation eller projekt?... 28 BETTERNOWS KOMMUNIKATION MED INDSAMLERE... 29 JERES KOMMUNIKATION MED INDSAMLERE... 29 DONATIONSKVITTERING TIL DONORER... 30 JERES KOMMUNIKATION MED DONORER... 30 5. FAQ OM PROJEKTER PÅ BETTERNOW... 31 HVAD ER ET PROJEKT?... 31 Hvordan opretter vi et projekt?... 34 Hvad skal vores projekt indeholde?... 34 Hvor meget tekst må vi skrive?... 34 Hvordan redigerer eller nedlægger vi et projekt?... 34 Hvordan modtager vi de indsamlede midler fra et projekt?... 35 KONTAKT MED BETTERNOW... 35 3
Velkommen på BetterNow Denne guide er lavet til jer som organisation på BetterNow. Uanset om I lige er kommet på BetterNow eller har været med længe, kan alle i jeres organisation have glæde af læse denne guide. For jer som er i oprettelsesfasen Hvis du som læser repræsenterer en organisation i oprettelsesfasen af samarbejdet med BetterNow, skal du udfylde alle nødvendige oplysninger om jeres organisation og uploade tilmeldingsformularen. Er du i tvivl om hvordan du gør, kan du læse mere om tilmeldingen her www.betternow.dk/get-started Når vi har godkendt jeres tilmelding, er jeres organisation online på BetterNow. For jer som allerede er online Når jeres organisation er online på BetterNow, kan alle der har lyst starte en indsamling til jeres arbejde, og pengene vil automatisk blive overført til jer. Vi anbefaler dog at I læser denne guide, for at få størst muligt udbytte af at være på BetterNow. Del den også gerne med kollegaer, for jo flere I er, som kender og forstår mulighederne og funktionaliteterne, jo nemmere er det at få succes med egenindsamlinger til jeres organisation. Guiden er bygget op over 5 kapitler: 1. Forklarer de grundlæggende funktionaliteter på BetterNow 2. Beskriver 5 vigtige gøremål for at jeres organisation kan komme godt fra start 3. Handler om administration af jeres konto og indsamlede midler 4. Guider dig gennem spørgsmål og svar om egenindsamlinger 5. Guider dig gennem spørgsmål og svar om projekter 4
1. Kort fortalt På BetterNow kan alle privatpersoner, grupper og virksomheder oprette deres egen online indsamling og samle penge ind til jeres arbejde. Det kan f.eks. være i forbindelse med en fødselsdagsfest, et maratonløb eller en hvilken som helst anden anledning eller aktivitet, som personen har lyst til at dele og fortælle som anledning for indsamlingen. I modsætning til traditionelle former for indsamlinger, der handler om at støtte den sag, der samles ind til, sætter egenindsamling derudover fokus på indsamlerens personlige historie omkring indsamlingen. Egenindsamlingen bliver en del af en interaktion mellem f.eks. venner, familie og kollegaer online og via SMS. Med BetterNow gør I det muligt for jeres medlemmer og frivillige at gøre en meget større forskel end blot at give en donation. Der er mange, der gerne vil hjælpe, men som savner et alternativ til raslebøssen. De har ofte lyst til at bidrage med deres tid, energi og kreativitet, når de opretter en online egenindsamling. Med egenindsamling giver I jeres støtter en digital raslebøsse i hånden alle 365 dage om året. Til at aktivere jeres indsamlere har I tre vigtige værktøjer på BetterNow: Jeres organisations profilside, jeres projekter og jeres indsamleres sider. Jeres organisations profilside Jeres profilside er hovedsiden for jeres organisation på BetterNow. Her kan man læse mere om jeres organisation, og oprette en indsamling til jeres generelle arbejde. Er I online på BetterNow, men ved du ikke hvor du finder jeres profilside, så find den i oversigten på www.betternow.dk/organisations På næste side ser du et eksempel på en organisations profilside. 5
6
Jeres indsamleres sider Fra jeres profilside kan alle trykke Opret indsamling og starte en online indsamling til jeres organisation. Når man starter en indsamling, laver man sin egen indsamlingsside, som man selv udfylder med tekst og billeder. Indsamlinger kan modtage bidrag fra alle der har lyst til at støtte via kreditkort eller SMS. Læs mere om indsamlinger i kapitel 4. Her ser du et eksempel på en indsamlingsside. 7
Jeres organisations projekter Udover jeres profilside har I mulighed for at oprette projektsider. En projektside for jeres organisation, er en måde for jer at kommunikere et specifikt mål eller en anledning for at samle ind til jer. Indsamlere som opretter deres indsamling fra en projektside, samler ind til det pågældende projekt hos jer. Læs mere om projekter i kapitel 5. Her ses et eksempel på en projektside. 8
Login på BetterNow Alle der starter en indsamling på BetterNow, opretter samtidig et login, sådan at de kan redigere i deres indsamlingsside. Når du er tilknyttet BetterNow som bruger fra en velgørende organisation, har du ikke nødvendigvis din egen indsamling, og du oprette ikke selv dit login, men får tildelt et specielt login, som er tilknyttet jeres organisation. Du får en email om at du er blevet tildelt adgang, med et link til hvor du selv ændrer din adgangskode. Dit login som bruger fra en velgørende organisation giver dig adgang til din organisations administrationsområde på BetterNow. Hvis du ikke har fået tildelt et login, kan du rette henvendelse til kontaktpersonen som står angivet på jeres profilside, og bede vedkommende om at oprette dig som en bruger fra jeres organisation. Startside og Dashboards Når du logger ind på BetterNow, vil du som det første stifte bekendtskab med din startside. Fra din startside har du overblik over hvad du kan gøre med dit login til BetterNow. Du vil fra din startside kunne se jeres organisations dashboard og muligvis dashboards for et eller flere af jeres projekter. Hvilke dashboards du har adgang til, og hvad du kan gøre fra dem, afhænger af hvilke roller du er blevet tildelt med dit login. Roller og rettigheder Alle brugere tilknyttet jeres organisation på BetterNow er tildelt en eller flere roller i forhold til adgang til jeres administrationsområde. Rollerne hedder: organisations-administrator, bogholder, kommunikator, projekt-administrator og organisations-bruger. Når I som organisation starter på BetterNow, er det oftest kun personen som har tilmeldt jeres organisation, som har et login. Denne person har som en af de første opgaver at tilføje flere personer til de forskellige roller. Rollerne kan altid tildeles og fratages af den som er administrator for jeres organisation på BetterNow. Organisations-administrator Organisationens administratorer har adgang til administration af jeres organisation på BetterNow. Dette indebærer: at redigere indholdet på jeres organisations profilside på BetterNow. at se kontaktoplysninger på alle indsamlere. at tildele flere i organisationen roller og rettigheder. at oprette, redigere og godkende projektsider. at modtage notifikationer om nye indsamlinger og projekter til organisationen. 9
Projekt-administrator En projekt administrator har adgang til administrere et specifikt projekt på BetterNow. Dette indebærer: at redigere indholdet på projektsiden på BetterNow. at se kontaktoplysninger på alle projektets indsamlere. at modtage notifikationer med særlig relevans for det pågældende projekt. Bogholder Bogholderen er personen der står for at bogføre jeres indsamlede midler samt registrere navn og CPR-numre på donorer der ønsker skattefradrag. Personen vil hver måned få tilsendt den månedlige opgørelse over indsamlinger og donationer til jeres organisation, med angivelse af hvor mange midler der er indsamlet på de enkelte projekter, og fra hvilke indsamlinger. Kommunikator Kommunikatorer er personer der arbejder med at kommunikere jeres arbejde enten via Facebook, nyhedsbrev, medlemsblad eller pressearbejde. Personen vil med lav frekvens (max. 1 gang pr uge) modtage en besked om særligt aktive indsamlinger til jeres organisation. Kommunikatorer har ingen adgang til administration, og denne rolle kan derfor godt gives til eksterne personer med interesse for jeres arbejde. Personer kan også sættes til udelukkende at være kommunikator på et udvalgt projekt, og dermed vil vedkommende kun modtage notifikationer om interessante indsamlinger til det pågældende projekt. Organisations-bruger Organisations-bruger er en samlet betegnelse for alle brugere som er tildelt et login tilknyttet jeres organisation. Hvis ikke man er tildelt andre roller er det eneste man som organisationsbruger kan gøre, at oprette projektsider for jeres organisation. Før en nyoprettet projektside bliver aktiveret og vises på jeres profilside skal en organisations-administrator for jeres organisation godkende projektet. Det ikke altid muligt at forudsige hvilke projekter der egner sig bedst til at motivere egenindsamlere, eller hvem fra jeres organisation der har de bedste ideer eller forudsætninger for at lave et projekt på BetterNow. Det er derfor godt at give mange personer fra jeres organisation et login som organisationsbruger. Når personer tildeles rollen som organisations-bruger, vil de automatisk få en velkomstmail, med deres login, og en introduktion til BetterNow. De vil også få en notifikation, hvis der er særligt spændende indsamlinger til jeres organisation. Derudover vil de 2 gange om måneden modtage vores nyhedsbrev for velgørende organisationer, BetterNEWS, med inspiration og konkrete tips og værktøjer til fundraising og egenindsamlinger. 10
BetterNEWS Egenindsamling er et værktøj med mange forskellige anvendelsesmuligheder, og derfor ligger der en stor kommunikationsopgave i at få klædt jeres medarbejdere, frivillige og medlemmer på til at lave effektive og sjove projekter og indsamlinger. BetterNow vil gerne være med til at løfte denne formidlingsopgave ved at bidrage med et fast nyhedsbrev pakket med inspirerende cases, brugbare tips, og ansigter på personer fra branchen der har brugt egenindsamling på spændende måder. Alle organisationens brugere vil automatisk modtage BetterNEWS to gange om måneden. BetterNEWS kan til enhver tid afmeldes nederst i nyhedsbrevet, hvis du ikke ønsker at modtage det længere. BetterNEWS kan læses online på http://news.betternow.org 11
2. Fem trin til at komme godt fra start på BetterNow 1. Tildel alle relevante i jeres organisation et login Som første organisations-bruger fra din organisation er det første du bør gøre at tilføje flere brugere til de forskellige roller. Start fra jeres organisations dashboard og vælg brugere. Her tilføjer du alle de personer du synes er relevante til de forskellige roller. Vi vil automatisk sende dem en velkomstmail, og give information om hvordan de kan bruge BetterNow. 2. Spred nyheden om at I er kommet på BetterNow internt i jeres organisation En af de vigtigste kilder til succes med egenindsamling, er at alle i jeres organisation kender til mulighederne med værktøjet. Når alle i jeres organisationen kender til brugen af egenindsamlinger, er I mange flere til at spotte potentielle egenindsamlere, og til at få gode ideer til projekter og indsamlinger. Det er derfor af stor betydning at I spreder budskabet om at I er kommet på BetterNow sådan at alle jeres kollegaer ved hvad det handler om. Her er et forslag til en e-mail du kan sende internt i jeres organisation, for at fortælle hvad BetterNow og online egenindsamling er: 12
Egenindsamling til vores projekter! - Sig hej til vores nye partner BetterNow "Kære alle Nu er vi kommet med på BetterNow. Flere af jer har nok hørt navnet, men måske ikke lige fundet ud af, hvad BetterNow er. Derfor vil jeg forklare det i denne mail. Egenindsamling til vores arbejde www.betternow.dk er en online indsamlingsportal, hvor personer eller grupper kan oprette deres egen indsamling til velgørende organisationer. (Organisationens navn) er kommet på BetterNow, sådan at alle kan lave online indsamlinger til os, f.eks. i forbindelse med en aktivitet eller en begivenhed som et maratonløb, en fødselsdag eller en virksomhedsindsamling. Hvordan det praktisk virker På vores profilside på BetterNow, www.betternow.dk/xxxxxx, kan alle - os selv, dem som støtter os, vores medlemmer, private og virksomheder lave deres egen indsamlingsside. Her fortæller de om sig selv, og deres personlige motivation for at samle ind. De deler linket med deres netværk, og opfordrer venner, familie og kollegaer til at give en donation. Når man donerer lægger man samtidig en kommentar til indsamleren, som kan ses af andre der donerer. Her er et eksempel på en privat indsamling til Kræftens Bekæmpelse: http://www.betternow.dk/daniel-cph BetterNow står for alt det praktiske/tekniske omkring indsamlinger, og sender hver måned alle indsamlede midler til vores konto, fratrukket gebyr på 7,5% af det indsamlede. Mulighed for at lave indsamlinger til specifikke projekter Ud over at lave indsamlinger til vores generelle arbejde, kan der også oprettes projektsider i forbindelse med en event, eller et specifikt projekt der skal finansieres. Dvs. hvis nogle af jer arbejder på et område hvor egenindsamling kan bruges, er dette måske en oplagt mulighed for medfinansiering. Som eksempel kan I her se hvordan IBIS har oprettet et projekt til fordel for skoler i Sydsudan, og opfordret skoleklasser til at lave indsamlinger: http://www.betternow.dk/motioner-for-verdens-boern Hvis I har gode ideer, så kontakt mig gerne. Jeg ser frem til at snakke mere med jer om brugen af BetterNow og hvordan vi bedst muligt kan bruge online egenindsamlere I vores arbejde. Venlig hilsen (fornavn)" 3. Læg et link på jeres hjemmeside Det er vigtigt, at de der gerne vil oprette en indsamling til fordel for jeres arbejde, kan finde muligheden via jeres hjemmeside. Læg derfor et link til jeres organisations profilside på 13
BetterNow, samme sted hvor I fortæller om andre muligheder for at støtte jeres arbejde. Her eksempler på hvor andre organisationer har sat muligheden ind i deres menu-linje. www.noedhjaelp.dk www.diabetes.dk www.julemaerket.dk Her er inspiration til tekst I kan skrive på jeres hjemmeside: Eksempel 1. På betternow.dk/jeres-navn kan du gratis starte din egen indsamling til fordel for (organisationens navn). Du får din egen indsamlingsside, som du kan udbygge med billede og tekst, og så er det ellers bare at opfordre dem du kender til at støtte. Alt det tekniske er der sørget for; du skal bare fortælle om din indsamling - og dele linket med alle dem du vil. Eksempel 2 På betternow.dk/jeres-navn kan du lave din egen online indsamling, hvor familie og venner kan give dig bidrag til din egen indsamling til (organisations navn). Nu kan du gøre en hvilken som helst begivenhed eller interesse i dit liv til en støtte for (organisationens navn). Brug for eksempel din fødselsdag, et nytårsforsæt, et maratonløb, et loppemarked, eller en udfordring til at samle ind til (organisationens navn). Kun fantasien sætter grænser for hvordan du kan lave din egen online indsamling til (organisationens navn). "Sådan gør du - det tager kun få minutter: 1. Gå ind på (link til jeres profilside på BetterNow) og opret gratis din egen indsamlingsside til fordel for (jeres organisation). Tryk på den blå knap opret indsamling. 2. Du kan uploade et foto eller en video, som du synes passer til formålet og skrive din egen personlige tekst, eller du kan benytte den standardtekst, som bliver foreslået. 3. Del din indsamling i dit netværk. Brug for eksempel e-mail og Facebook til at gøre opmærksom på indsamlingen. Alle kan give bidrag med deres kreditkort og støtte med et valgfrit beløb til din indsamling til (jeres organisation). - Se og støt andre indsamlinger til (organisationens navn) (Link). 14
4. Sørg for de første par indsamlinger kommer fra start Det er en god idé at gøre en aktiv indsats for at få skabt de første indsamlinger, dels for at blive fortrolig med egenindsamlinger og dels for at jeres potentielle indsamlere kan se eksempler til inspiration. Den dag i kommer på BetterNow er der højst sandsynligt ikke mange af jeres medlemmer der kender til egenindsamling. Eksemplet er den bedste måde at kommunikere dette, derfor anbefaler vi at I selv aktivt hjælper til med at få de første 2-3 indsamlinger i gang. Den allerførste indsamling kan f.eks. startes af en jer i organisationen, eller I kan spørge en person, som I synes kan være en god rollemodel. Eksempler på anledninger for indsamlinger kan være: - I anledning af min fødselsdag ønsker jeg mig donationer til min indsamling - Jeg stiller op til en udfordring. Hvis jeg samler 5000,- kr. ind, løber jeg halvmaraton i smoking - Jeg giver en lille gave til alle der giver et bidrag til min indsamling - Vi holder fest og samler i den forbindelse ind Kun fantasien sætter grænser for hvordan en indsamler kan gøre sin indsamlingsside interessant og motiverende for donorer. 5. Fortæl løbende om de gode historier på medlemsnyt, blog, Facebook Bag hver eneste indsamling på BetterNow er en interessant historie - om en person der har valgt at gøre en forskel ved aktivt at gøre sig til ambassadør for jeres sag og samle penge ind. Mange indsamlinger er kreative, sjove, anderledes. Når først I er i gang, så husk at fortælle alle disse fantastiske historier - derved inspirerer og motiverer I andre til også at gøre en forskel og samle ind til jeres arbejde. Det kan gøres på mange måder, f.eks. ved at sætte links til jeres indsamlere på jeres Facebook side, skrive om spændende historier i jeres nyhedsbrev og medlemsblad, og i særlige tilfælde fortælle pressen om de gode historier. Jo oftere man som jeres medlem hører om muligheden for at lave sin egen indsamling, jo større er chancen for at man f.eks. til sin næste fødselsdag dropper gaverne til sig selv og i stedet laver en indsamling til jer. Sørg for at personerne der står for at skrive jeres medlemsblad, lave online nyhedsbrev, pressearbejde eller opdatere jeres Facebook-side er tilføjet som kommunikatorer - så vil de automatisk få en e-mail når der er spændende indsamlinger med meget høj aktivitet. 15
3. Administration af indsamlede midler Overførsel af indsamlede midler Vi opgør de indsamlede midler månedsvis den 15. i efterfølgende måned, og sender samtidig en rapport til jer. Pengene overføres direkte til jeres bankkonto 1-5 arbejdsdage efter I har modtaget jeres månedlige rapport. Det beløb vi overfører omfatter alle donationer til indsamlinger oprettet til jeres organisation fratrukket månedligt abonnementsbetaling, gebyr til BetterNow på 7.5%, samt SMS- og betalingskortgebyr. Her ser du en illustration af hvad det fratrukkede beløb går til: 16
Priser Alt praktisk, teknisk og administrativt forbundet med indsamlingen tager vi os af fra det øjeblik, indsamleren opretter sig på siden og til pengene er overført til jeres konto. Vi betaler for servere, holder platformen ved lige, yder service og support til alle indsamlere og donorer, udvikler nye funktioner og markedsfører mulighederne ved egenindsamling. For disse ydelser betaler I et beløb svarende til 7,5% af det indsamlede, samt et fast abonnement på 300 kr. pr. måned, uanset antallet af indsamlinger. Dertil kommer betalingsudbyderens faktiske gebyr pr. transaktion. Aktuelt er dette 1,35% plus 30 øre pr. transaktion for betalingskort og 4% plus 20 øre pr. transaktion for SMS-betalinger. Månedsrapporter Vi sender en gang om måneden en mail til jeres bogholder med en opgørelse over indsamlede midler samt data på indsamlere og donorer. Vedhæftet denne mail er en datafil hvor I kan finde udspecificeret information om periodens donationer, herunder fordelingen på forskellige projekter. Datafilen indeholder også information om hver enkelt donation i opgørelsesperioden, med følgende information: Beløb, tidspunkt, indsamling og evt. projekt for hver enkelt donation. Navn og CPR/CVR-nummer på de donorer der har ønsket at deres donation bliver indberettet til SKAT. Navn og email-adresse på de donorer der har accepteret at blive kontaktet af jer. Her ses et eksempel på en sådan datafil: 17
Indberetning af donationer til SKAT I ovenstående datafil finder I under fanebladet Detaljer oplysninger om beløb, navn og CPR nummer på de donorer der ønsker fradrag. Hvis I har et system hvor I løbende registrerer donationer kan I blot copy-paste dataene ind. Såfremt I ønsker det, kan vi i januar sende én stor fil med alle årets donationer klar til indberetning. Vi kan ikke indberette på jeres vegne, det er kun jer som organisation der kan lave denne indberetning til SKAT. Hvordan opsiger I jeres konto hos BetterNow I kan opsige jeres samarbejde med BetterNow med en måneds varsel med udgangen af måneden. Dette gøres ved at organisations-administratoren fra jeres organisation retter skriftlig henvendelse til orgsupport@betternow.dk. 18
4. FAQ om egenindsamlinger på BetterNow Hvad er en egenindsamling? En egenindsamling er en indsamlingsside på BetterNow, som kan modtage donationer. "Egen" indikerer at det er en person (eller gruppes) egen indsamlingsside til fordel for en velgørende organisation. Personen der har oprettet siden hedder en egenindsamler, eller blot indsamler. Hvem kan oprette en egenindsamling? Alle kan i princippet oprette en egenindsamling. Egenindsamlere har alle aldre, og kan være privatpersoner, grupper eller virksomheder. Børn og ældre mennesker uden internet-erfaring kan have brug for hjælp til at oprette indsamlingssiden, men derudover kan indsamlere være hvem som helst, som har lyst til at rejse penge til en velgørende organisation. Hvem bestemmer indholdet på en indsamlingsside? Indsamleren bestemmer selv det meste af indholdet til sin indsamlingsside: Hvilken organisation der samles ind til (vælges kun i oprettelsesfasen) Titlen på indsamlingen Billede/video til siden Tekst til siden Indsamlingsmål Slutdato URL Indsamleren kan til enhver tid ændre i ovenstående bortset fra organisation/projekt Indsamleren kan ikke ændre: Hvilken organisation eller hvilket projekt der samles ind til, når først indsamlingen er oprettet. Hvorvidt SMS-muligheden er aktiveret for indsamlingen eller ej. Dette afhænger af om organisationen er tilmeldt denne ordning. På næste side kan du se et screenshot med forklaringer af elementerne på en indsamlingsside. 19
Hvordan fungerer en egenindsamling? 20
Egenindsamleren gør opmærksom på sin side via e-mail og sociale medier. Støtte vil typisk komme fra indsamlerens eget netværk, som ikke kun støtter en god sag, men også motiveres af at bakke op om en person som de kender. Hvordan fungerer kommentar-feltet? Donationer bliver vist i kommentarfeltet på indsamlingssiden, og donoren vælger selv om hun vil lade sit navn blive vist, og skrive en kommentar til indsamleren, eller forblive anonym. Her ses hvordan kommentarfeltet er bygget op. Hvilke kreditkort kan bruges? Der kan betales med internationale kreditkort visakort (herunder visa-dankort), maestro og mastercard. Hvordan fungerer SMS-donationer? Donorer kan også give bidrag til en indsamling pr. SMS, hvis i har SMS-muligheden aktiveret for jeres organisation. Hver indsamling har sin egen SMS-kode, som kan ses på den pågældende indsamling. 21
For at støtte en indsamling pr. SMS, skriver man indsamlingens unikke kode efterfulgt af det beløb man vil donere, og sender SMS en til 1231. Hvis en indsamling f.eks. har koden BN 475 og man vil donere 50,- kr., skriver man BN 475 50. SMS-muligheden er især praktisk og relevant for indsamlere som kommunikerer offline, f.eks. ved sports events, foredrag eller koncerter. Egenindsamleren kan her vælge at skrive sin SMSkode på et skilt, så der kan doneres på stedet, selvom donorerne ikke er i nærheden af en computer. Hvordan oprettes en indsamling? Alle kan nemt oprette en indsamling, også jer selv som organisation. Proceduren er den samme, uanset hvem der opretter en indsamling. 1. Start på organisationens profil Skriv det direkte link til jeres organisation i din browser, eller find jeres organisation i oversigten på: http://www.betternow.dk/organisations 2. Tryk Opret indsamling på den store blå knap. 22
3. Login eller opret en bruger Hvis du ikke i forvejen er logget ind, bliver du nu bedt om at logge ind. Indsæt din emailadresse og password, eller opret dig som ny bruger. 23
4. Skriv din egen tekst Nu er du i gang med oprettelsen. Siden er på forhånd udfyldt med forslag, som du kan acceptere eller redigere som du vil. Vælg en fængende overskrift og skriv hvad du synes skal stå på indsamlingssiden. 5. Udfyld de resterende oplysninger Sæt et mål for hvor meget du ønsker at samle ind, og hvor længe du ønsker at indsamlingen skal løbe. Du kan også tilføje et billede eller en video til din indsamlingsside. Til sidst vælger du 24
hvad linket til din indsamling skal hedde, og trykker opret. Hvis du senere ønsker at ændre noget, kan du altid redigere din indsamlingsside. 6. Beskær billedet Hvis billedet ikke passer helt i størrelse, vil du blive bedt om at beskære det, så det passer til din indsamlingsside. Så er indsamlingen oprettet, og klar til at modtage donationer. Du kan altid finde din indsamling på det link, som du valgte at give den. Eller i listen over indsamlinger på 25
organisationens profilside. Derudover modtager du en e-mail med en velkomst som indsamler. Her vil også være et link til din indsamling. Sådan ser den færdige indsamling ud for alle der besøger siden. 26
Hvordan redigerer indsamleren sin indsamlingsside? Når indsamleren er logget ind, kan han øverst på sin indsamlingsside se et sort felt med sit eget navn, samt teksten edit. Ved at trykke her kan han redigere sin indsamlingsside. Hvordan retter vi som organisation i en indsamling? I kan ikke som organisation redigere i en indsamling. En indsamling administreres af egenindsamleren selv. Det er egenindsamlerens personlige side at dele med venner, familie og netværk, og I er ikke ansvarlige for det indhold de lægger på deres side. I kan som organisation kun redigere indsamlinger I selv har oprettet. Hvad hvis vi har en god idé til en ændring? Organisations- og projektadministratorer kan se indsamlerens kontaktoplysninger øverst på indsamlingssiden, når I er logget ind, og I er altid velkomne til at rette henvendelse til indsamlere for at takke eller støtte deres indsats. Har I en god idé til indsamleren, er I også velkomne til at henvende jer til dem. Under afsnittet Jeres kommunikation med indsamlere på næste side, kan du læse mere om hvordan I ser kontaktoplysninger på indsamlere. Hvad hvis indsamleren skriver noget forkert eller misvisende? I kan være sikre på, at pengene altid går til jer, når indsamlingen er oprettet til jeres organisation. Uanset hvad indsamleren skriver, så overføres indsamlede midler altid til jer, og I er ikke ansvarlige for at anvende pengene til andre formål end I selv har beskrevet. I det tilfælde at en indsamler skriver noget helt misvisende i sin tekst, kan I vælge at kontakte vedkommende, hvis I vil. Derudover er I også altid velkomne til at rette henvendelse til os på orgsupport@betternow.dk eller tlf. 7734 0886. 27
Her ser du, hvordan man altid kan se på indsamlingen hvad den samler ind til. Hvad hvis indsamleren ved en fejl har valgt en forkert organisation eller projekt? Det er ikke muligt at ændre hvilken organisation en indsamlingsside samler ind til, når den først er oprettet. Hvis indsamleren ved en fejl er kommet til at vælge en forkert organisation, eller skifter mening undervejs, kan vedkommende i stedet oprette en ny indsamling til den tilsigtede organisation, og frit afslutte eller fortsætte den første. Man kan oprette så mange indsamlinger man vil, og det er derfor også muligt for en indsamler at have forskellige indsamlingssider til forskellige organisationer. Hvis indsamleren har oprettet til den rigtige organisation, men til et forkert projekt, kan indsamleren rette henvendelse til vores supportafdeling, og vi vil flytte indsamlingen til det rette projekt. Vi kan kun flytte en indsamling mellem projekter inden for den samme organisation, og kun såfremt indsamlingen endnu ikke har modtaget donationer. 28
BetterNows kommunikation med indsamlere Vi sender automatisk en velkomst-mail til alle, der starter en indsamling på BetterNow. Hej Mia Velkommen som indsamler på BetterNow. Du har oprettet din egen indsamlingsside og kan være med til at hjælpe UNICEF ved at rejse støttemidler sammen med dit netværk og derved aktivt støtte deres sag. På din indsamlingsside kan din familie, venner, kollegaer og alle andre på en enkel og sikker måde donere et bidrag med deres betalingskort. Vi opfordrer dig til at følge tre simple skridt for at komme godt i gang med din indsamling: 1. Skriv en personlig tekst på din indsamlingsside, hvor du fortæller om din motivation for at samle ind via BetterNow. Vedhæft samtidig et billede eller video, som understøtter dit budskab og vækker opmærksomhed og appel i dit netværk. 2. Send en hilsen pr. mail til dine venner, bekendte, familie og kollegaer, hvor du vedhæfter linket til din indsamlingsside og opfordrer dem til at støtte. Gør gerne dine mails personlige og målrettede, så dine kollegaer får en specifik mail og familien en anden - det højner motivationen. 3. Del din indsamling på Facebook og andre sociale medier. Det er en god idé løbende at opdatere dine netværk omkring din indsamling. Aktualitet og opdaterede nyheder virker motiverende og engagerende, og vil ofte generere utilsigtede donationer. Få flere råd og tips til, hvordan du bedst får succes med din indsamling: http://betternow.dk/10-tips-for-your-fundraiser Besøg og rediger din indsamlingsside her: http://betternow.dk/fundraisers/mias-indsamling-til-unicef Hold dig opdateret om BetterNow på vores Facebook side. Tak fordi du vil være med til at gøre en forskel. Du kan altid kontakte os, hvis du har brug for hjælp på support@betternow.org De bedste hilsner, og held og lykke med indsamlingen Med venlig hilsen Team BetterNow Support på din indsamling: support@betternow.org Din indsamling: http://betternow.dk/fundraisers/mias-indsamling-til-unicef Råd og tips til din indsamling: http://betternow.dk/10-tips-for-your-fundraiser Derudover sender vi notifikationer til indsamlerne når de modtager nye donationer. Jeres kommunikation med indsamlere Her ser du hvordan du ser kontaktoplysninger for indsamlere til jeres organisation, når du er logget ind 29
Mange indsamlere vil sætte pris på at høre direkte fra organisationen som de samler ind til. I kan vælge at ringe eller skrive til indsamlerne for at sige tak for deres indsats. Her er til inspiration et eksempel på hvad I kan skrive. Kære Bent Jeg kan se at du har startet en indsamling til fordel for vores organisation på betternow.dk. Det er vi rigtig glade for og håber, at du når din ambition om at indsamle x antal kroner. For de penge kan vi f.eks. gøre x og y og din indsats vil være med til at bidrage til z. Vores erfaring med indsamlinger på BetterNow er, at de første donationer ofte inspirerer de efterfølgende til at give lignende beløb, samt at der er flere der donerer, når de kan se, at der er andre der har givet bidrag. Hvis du har spørgsmål vedrørende din indsamling er du velkommen til at skrive til mig. Du kan også finde mere information om vores arbejde på www.organisationenshjemmeside.dk Endnu engang tak for din indsats og opbakning. Venlig hilsen Donationskvittering til donorer Vi sender automatisk en donationskvittering til alle, der donerer til jeres organisation på BetterNow. I kvitteringen takker vi for deres bidrag, og oplyser om hvilken indsamling de har doneret til. Således kan donationskvitteringen bruges som dokumentation eller billet til en ydelse eller et produkt som indsamleren evt. udlover. Jeres kommunikation med donorer Når en donor giver en donation, bliver de spurgt om I må kontakte dem. Alle donorer som siger ja til denne mulighed, får I emailadresser på I jeres månedlige datafil under fanebladet detaljer. Vær opmærksom på at mange donorer giver et bidrag, fordi de kender indsamleren, og ønsker at støtte dennes initiativ. Bidraget afspejler ofte et ønske om at støtte en vens initiativ, og det er ikke sikkert at donoren ellers interesserer sig for at støtte den pågældende organisation. 30
5. FAQ om projekter på BetterNow Hvad er et projekt? Et projekt er en underside til organisationens profilside på BetterNow. Det er en side som oftest er oprettet af organisationen selv. Et projekt opfordrer til indsamlinger af en bestemt type eller til et nærmere defineret formål. Der kan ikke doneres på selve projektsiden, men på indsamlinger oprettet til projektet. Dvs. et projekt fungerer som en mappe for indsamlinger af en bestemt type eller til et bestemt formål. En organisation kan have et eller flere projekter på BetterNow, og på den måde målrette kommunikationen til forskellige typer indsamlere eller forskellige anledninger. Et projekt kan f.eks. sætte fokus på: organisationens generelle arbejde en bestemt begivenhed - som f.eks. jul eller landsindsamling en bestemt type af indsamlere - som f.eks. maratonløbere eller konfirmander et øremærket formål - som f.eks. en bestemt kampagne eller en bestemt lokalafdeling 31
Her ses den nederste del af en organisations profilside, hvor alle organisationens projekter vises på en liste. Når man trykker på et af projekterne kommer man ind på dets side. Her kan man se hvad projektet handler om, og se hvor mange indsamlinger der allerede er oprettet til projektet, samt hvad der i alt er samlet ind til projektet. Det er også herfra man opretter en ny indsamling til det pågældende projekt. 32
33
Hvordan opretter vi et projekt? Alle organisationens-brugere kan oprette et projekt til organisationen. Det kræver blot at du logger dig ind, og via dit dashboard trykker opret projekt, skriver en tekst og uploader et billede. For at gøre projektsiden synlig over organisationens projekter, skal en administrator af din organisation dog godkende projektet, før det dukker op i oversigten over projekter på jeres organisations profilside. Hvad skal vores projekt indeholde? En overskrift Et fængende billede En tekst der beskriver projektet. F.eks. kan teksten beskrive: om det er målrettet en bestemt type indsamlere. (f.eks. skoleklasser, maratonløbere, dagplejemødre) om det er målrettet en bestemt begivenhed eller anledning. (f.eks. jul eller landsindsamling) om pengene går til et specifikt øremærket formål (f.eks. en lokalforening, eller en bestemt kampagne) hvorfor projektet er vigtigt (Beskriv kort og præcist, så det er forståeligt og motiverende for målgruppen det henvender sig til.) En afsluttende opfordring til at støtte projektet ved at oprette en indsamling. Navn, e-mail og telefonnummer på kontaktperson for projektet Hvor meget tekst må vi skrive? Vi har ingen regler for hvor meget teksten må fylde, men et tip er at du holder det til ca. 100 ord, mere læser folk generelt ikke. Hvis du vil give mere info om projektet, så henvis med et link i teksten til hvor folk kan få flere oplysninger. Hvordan redigerer eller nedlægger vi et projekt? Organisations-administratoren kan altid redigere og deaktivere projekter fra sit dashboard. Projekt administratorer kan redigere og deaktivere det projekt som de er administrator af. Når I ikke vil have et projekt synligt længere, f.eks. efter at en begivenhed er overstået, deaktiverer I det blot. I det øjeblik projektet deaktiveres kan aktive indsamlere ikke længere modtage donationer på deres indsamlinger, vi anbefaler derfor at I er meget eksplicitte om en eventuel slutdato for projektet i kommunikationen til jeres indsamlere. Selv efter I har afsluttet jeres projekt, vil indsamlinger der er oprettet under projektet stadig være synlige på lige fod med alle andre indsamlinger. Projektet er dog ikke længere synligt i oversigten over jeres projekter på jeres organisations profilside, og der kan ikke startes nye indsamlinger til projektet. 34
Hvordan modtager vi de indsamlede midler fra et projekt? En gang om måneden modtager jeres organisation samtlige indsamlede midler, fratrukket gebyrer på jeres konto. Samtidig modtager bogholderen for jeres organisation en rapport med en oversigt over hvordan de indsamlede midler fordeler sig på de enkelte projekter, således at pengene kan viderefordeles til de relevante interne puljer. Vi sender kun pengene til én konto hos jer. Hvis penge fra et projekt skal sendes videre til en anden konto, skal det således aftales internt med den ansvarlige for jeres organisation, og jeres organisation skal selv varetage overførslen af pengene. Kontakt med BetterNow Har du spørgsmål som ikke er besvaret i denne guide er du velkommen til at kontakte os på orgsupport@betternow.dk eller på tlf. 77 34 08 86. 35