Business One OneVoicemail Sådan fungerer OneVoicemail i Business One
Indhold Introduktion... 3 Sådan tilgår du OneVoicemail... 3 3 Menustrukturen i OneVoicemail... Personlige velkomsthilsner og indstillinger... 5 Cirque A/S Business One OneVoicemail brugervejledning v.
Introduktion OneVoicemail er din personlige telefonsvarer i Business One Pro til hver bruger, som sikrer at opkald på dit OneNumber bliver besvaret ordentligt - og ikke blot ender i en mobilsvarer eller ringer ud... Men OneVoicemail er mere end den sædvanlige telefonsvarer-tjeneste, som man kender fra f.eks. mobilsvar. OneVoicemail håndterer dine viderestillinger med en automatisk talegengivelse af dit fravær med fx besked om, hvornår du forventes tilbage. Derudover kan du i OneVoicemail give mulighed for to-sproglig præsentation (velkomsthilsen på fx dansk og engelsk) samt sørge for at indringende har mulighed for at blive viderestillet direkte fra din telefonsvarer til en kollega, som måske kan afhjælpe den indringendes forespørgsel. OneVoicemail er naturligvis integreret i OnePresence webklienten, som muliggør, at du kan aflytte, slette, gemme, videresende telefonbeskederne samt indstille kollega-gruppe og sprog i webklienten. Med OneVoicemail får du: Telefonsvarer med mulighed for automatisk omstilling til reception/kollega Dynamisk telefonsvarer med to-sproglig professionel talesyntese heriblandt dansk Talegengivelse af din status og evt. aktiviteter i din kalender (kræver Exchange statusintegration) Tast selv menu (sæt status igennem din telefonsvarer, webklient og/eller bordtelefonen) Sådan tilgår du OneVoicemail Du kan tilgå OneVoicemail fra alle din værktøjer i Business One løsningen. Fra mobiltelefonen skal du ringe til: 8888 Tip: Læg dette nummer ind i din telefonbog og tildel det speeddial nr. på mobiltelefonen, så du nemt og hurtigt fremover kan tilgå OneVoicemail. Når du er kommet ind i OneVoicemail skal du validere dig ved at taste dit lokalnummer + # (7 cifre = kundekode(3 cifre) + lokalnr.( sidste cifre i dit OneNumber) efterfulgt af din kode + #. Fra din bordtelefon skal du enten trykke på Voicemail-knappen eller taste 5. Når du ringer fra bordtelefonen bliver du automatisk valideret og kommer direkte i OneVoicemail menuen. Fra din OnePresence webklient går du til fanen Telefonbesked, hvor du via en intern eller ekstern afspiller kan høre din voicemail-beskeder. Cirque A/S Business One OneVoicemail brugervejledning v. 3
3 Menustrukturen i OneVoicemail Når du har ringet ind til din OneVoicemail finder du følgende struktur: HOVEDMENU INDSTILLINGER Aflyt nye meddelelser Aflyt gamle meddelelser Indtal dit eget navn som velkomsthilsen Slet meddelelse 3 Indtal en velkomsthilsen som afspilles efter besked om omstilling Gå til foregående meddelelse Gentag meddelelse Gå til næste meddelelse Gem meddelelse som ny Gem meddelelse 5 6 7 8 Start telefonsimulation Aktiver/deaktiver hurtigaflytning Tilbage til Hovedmenu 5 Ring afsender op Indstillinger * HÅNDTERING AF VELKOMSTHILSNER Indtal ny hilsen-besked Slet aktuelle hilsen-besked Lyt til aktuelle hilsen-besked Aktiver/deaktiver hilsen-besked Tilbage til Hovedmenu 3 Hovedmenuen har primært fokus på de meddelelser, der er blevet lagt til dig, mens du i menuen Indstillinger (tastevalg * i hovedmenuen) giver dig mulighed for at håndtere dine velkomsthilsner. Cirque A/S Business One OneVoicemail brugervejledning v.
Personlige velkomsthilsner og indstillinger I OnePresence webklienten under Indstillinger og Besked kan du vælge dine personlige indstillinger for OneVoicemail, som har indflydelse på, hvordan vi præsenterer vores velkomsthilsner se eksemplet herunder: Vælges fx at man skal kunne vælge sprog ved indkommende opkald, med dansk som det primære sprog og engelsk som det sekundære sprog, bliver velkomsthilsnen præsenteret således: For information in English, press 5. Velkommen. Du har ringet til Har du aktiveret muligheden for at lægge besked til dig, lyder velkomsthilsnen endvidere: Velkommen. De har ringet til Anders Andersen. Personen De søger svarer ikke. Indtal Deres meddelelse efter tonen Hvis funktionen omstil til receptionist er aktiv: Velkommen. De har ringet til Anders Andersen. Personen De søger svarer ikke. Indtal Deres meddelelse efter tonen. For at komme til receptionisten tryk. Du har derudover to muligheder for at gøre din OneVoicemail personlig enten blot ved at præsentere dit eget navn eller ved at give en hilsen, der afspilles efter tale-beskeden om din viderestilling. Vælger du blot at præsentere dit eget navn, kunne hilsnen være: Velkommen. De har ringet til Anders Andersen. Personen De søger svarer ikke Mens den personlige hilsen lyder: Velkommen. Personen De søger svarer ikke. Hej! Det er Anders Andersen. Jeg er på ferie Begge personlige velkomsthilsner indspilles i din OneVoicemail, hvorfra du også aktiverer dem Ring til OneVoicemail og tryk *, (eget navn) eller (egen hilsen), indtal hilsnen (tryk ) og aktivér den (tryk ). Hvis du har aktiveret din egen velkomsthilsen, vil den blive afspillet frem for velkomsthilsnen der inkluderer dit navn. Cirque A/S Business One OneVoicemail brugervejledning v. 5