Business One 9650 IP-telefon Sådan fungerer Avaya IP-telefon (H.323/VPN) i Business One

Transkript

1 Business One 9650 IP-telefon Sådan fungerer Avaya IP-telefon (H.323/VPN) i Business One

2 Indhold 1 Tilslut IP-telefonen til datanetværk eller Internet Indmelding på telefonen Beskrivelse af telefonens display efter indlogning Funktionslisten Beskrivelse af telefonen generelt... 6 Cirque A/S Business One 9650 IP-telefon (H.323/VPN) brugervejledning v2.3 2

3 1 Tilslut IP-telefonen til datanetværk eller Internet Tilslutning af Avaya IP-telefonen til datanetværk eller Internet (ved VPN-telefon) gøres på følgende måde (se tegning herunder): 1. Tilslut det mørkegrå netværkskabel i IP-telefonen. Det skal tilsluttes til den øverste port på bagsiden af telefonen. Det er markeret med en lukket firkant. 2. Tilslut dette mørkegrå netværkskabel til PoE-adapteren (står AVAYA på) i porten PHONE Tilslut det lysegrå netværkskabel til PoE-adapteren i porten LAN/PBX 4. Tilslut det lysegrå netværkskabel til datanetværket/internettet. 5. Tilslut PoE-adapteren jeres normale strømnet. 6. Dermed tændes telefonen, og den begynder at lede efter Business One telefoncentralen, der står hos Cirque A/S. Lad endelig telefonen være, indtil den skriver Login i displayet. Internet Port øverst på bagsident Kundens LAN/ Datanetværk LAN/PBX PoE-adapter PHONE AVAYA Strøm Cirque A/S Business One 9650 IP-telefon (H.323/VPN) brugervejledning v2.3 3

4 2 Indmelding på telefonen Når IP-telefonen er opkoblet og klar, viser den: Login Enter Extension Enter Extension and press Enter or OK Extension [ ] Password [ ] Enter 1. Indtast dit 7-cifrede lokalnummer (kundenummer xxx + lokalnummer xxxx) og afslut med # i feltet Extension. 2. Indtast din login-kode i feltet Password. Login-kode er den samme som dit 4-cifrede lokalnummer. Afslut med # eller tryk Enter eller OK. 3. Telefonen viser nu: 1 [x Lokalnr Tid Dato Telefon Avaya one-x Tryk for funktionsliste xxx-lokalnr xxx-lokalnr Genkald Medflyt Indtræk Se funktionerne i Funktionslisten 3 Beskrivelse af telefonens display efter indlogning I øverste venstre hjørne vises et tal samt [x, hvis du har mistede opkald på dit nummer. Tallet angiver antallet af mistede opkald. Derefter vises hvis mobil-twinning (sam-ringning mellem mobil- og bordtelefon) er aktiveret. Derudover informerer den øverste linie på telefonen om, hvem der er indlogget på telefonen i form af brugerens lokalnummer samt tid og dato. 3. linie giver dig mulighed for at skifte fra telefon-forsiden til funktionslisten ved at trykke på piletasterne til højre eller venstre. Første xxx-lokalnr linie er den visuelle visning af udringning, indringning og aktive opkald. Du kan f.eks. besvare/afbryde et opkald ved at trykke OK på den markerede linie (xxx er jeres kundenummer på løsningen). Anden xxx-lokalnr anvendes til omstilling og konference (op til 6-parts konference ad gangen). Genkald giver mulighed for nemt at foretage et genkald til det seneste opringede nummer. Blot tryk på knappen Genkald. Denne knap er kun synlig og aktiv, hvis du allerede har foretaget opkald ud. Medflyt anvendes når du ønsker at medflytte/viderestille dit nummer til en anden telefon. Tryk på knappen og vent til du får en ny klartone. Herefter tast nummeret som opkaldene skal flyttes/viderestilles til (NB: Husk 0 foran et eksternt nummer). Når en hurtig bid-lyd lyder, er medflytningen gennemført. For at fjerne den igen, skal du blot trykke på Medflyt igen. Med Indtræk kan du indtrække et opkald, som ringer hos din kollega, f.eks. hvis kollegaen er væk fra sin telefon eller er optaget. Du skal blot afløfte eget rør og trykke på knappen for at trække din kollegas ringende telefon. Cirque A/S Business One 9650 IP-telefon (H.323/VPN) brugervejledning v2.3 4

5 4 Funktionslisten På Business One løsningen er en række telefoni-funktioner gjort tilgængelige på IP-telefonen, som du tilgår ved at gå i telefonens Funktionslisten. De første otte funktioner er tilgængelige på telefonens display (de nederste 2 linier på telefonen), mens yderligere otte funktioner optræder ved sideskift på tasten til højre for displayets funktioner. Afhængig af løsningen kan telefonerne indeholde følgende funktioner: Indtræk, som er beskrevet herover. Tryk på Åben tlf, hvis du kommer tilbage til din telefon inden et aktivt fravær (sat via kalenderintegration, via OnePresence webklient eller af en receptionist) er ophørt, og du ønsker at være tilgængelig på din telefon igen. Et fravær er markeret ved [=> i øverste venstre hjørne på telefonen. Mobil-twin er funktionen, der skaber mobil-twinning (sam-ringning) mellem mobil- og bordtelefon. Når denne funktion er aktiveret (lampen ud for funktionen lyser), vil begge apparater ringe, når du modtager opkald. Funktionen vil kun være tilgængelig for brugere med Business One Mobil abonnementer. Med -> mobil kan du overføre en igangværende samtale fra bord- til mobiltelefon, uden at samtalepartneren bemærker det. Blot tryk på knappen og din mobiltelefon begynder at ringe. Besvar den, læg røret på din bordtelefon, og du har nu samtalen i mobiltelefonen. Denne funktion er ligeledes kun tilgængelig for Business One Mobil brugere. Medflyt er beskrevet herover. Pause xxxx giver dig mulighed for at melde dig på pause for opkald til ringegruppe(r), således at du ikke får opkald fra gruppen, men stadig kan modtage direkte opkald til dit eget lokalnummer. Når du er på pause for gruppeopkald, vil lampen ud for funktionen lyse, mens en slukket lampe indikerer, at du er klar til at modtage gruppeopkald. Gruppenummeret xxxx kan rekvireres gennem virksomhedens IT-afd./IT-ansvarlige. Optaget indikation af en kollega fås via Optgt xxxx, hvor xxxx udgør lokalnr. for den kollega der ønske status på. Hvis lampen udfor denne funktion lyser, er kollegaen optaget på telefonen. Knappen anvendes også til opringning af kollegaen blot ved at trykke på den. Med team-funktionen T:Navn på kollega udvides ovenstående funktion med notifikation af indgående opkald, screening af opkald og indtrækning af opkald. Et vandret rør betyder at kollegaen er tilgængelig, mens et lodret rør indikerer optaget. Når kollegaen modtager et opkald vil lampen udfor funktionen blinke, og du kan screene opkaldet ved at trykke OK én gang (nummeret på indringende står øverste i telefonens display). Ønsker du at trække dette opkald, trykkes endnu engang på OK. NB: Team-funktionen er begrænset til at 15 kollegaer kan overvåge et lokalnummer. Funktioner specifikke for Agenter/Receptionister: Login/742xx (*) logger dig ind i agent-/receptions-gruppen, MEN du modtager ikke opkald, før du også har aktiveret Klar (efter indlogning er du i Pause). Logout/SD #74(*) logger dig ud af agent-/receptions-gruppen. Med Klar gør du dig klar til at modtage opkald fra agent-/receptions-gruppen. Lampen udfor funktionen lyser, når du er klar. Pause giver dig mulighed for at holde en kort pause for opkald til agent-/receptionsgruppen, dog uden at du er logget helt ud. Opkald til agent-/receptions-gruppen vil i din Pause-periode gå til øvrige Agenter/Receptionister eller vente til du er Klar igen. NB: Besvarer du ikke dine opkald til gruppen, sættes du automatisk i Pause. (*) Hvis 742xx og SD #74 står på telefonen, bør disse navngives til hhv. Login og Logout. Se venligst Label ændring herunder. Cirque A/S Business One 9650 IP-telefon (H.323/VPN) brugervejledning v2.3 5

6 Funktioner specifikke for virksomhedens Administratorer: For virksomhedens Administratorer tilbydes en række funktioner, der giver mulighed for at styre opkaldshåndteringen (call flows) til virksomhedens hovednummer/-numre. Call flows er specifikke for hver enkelt virksomhed, hvorfor nedenstående funktioner afhænger af løsningens design: SøgGrpNat xxxx gør det muligt at aktivere nat-indstillinger for en specifik søgegruppe (gruppenummer xxxx). Når nat-indstillingerne er aktiveret, lyser lampen udfor funktionen. MidlLukket: Ved tryk på denne funktion aktiveres Midlertidigt lukket funktionen, og den automatiske tidsstyring af call flowet tilsidesættes. NB: Der er ingen synlig visning af, om funktionen er aktiv. MidlAabent: Ved tryk på denne funktion aktiveres Midlertidigt åbent, og den automatiske tidsstyring af call flowet tilsidesættes. NB: Der er ingen synlig visning af, om funktionen er aktiv. Automatik sætter call flowet tilbage til automatisk tidsstyring, hvorved det følger det aftalte forløb for tidsstyring af virksomhedens hovednummer/-numre. NB: Der er ingen synlig visning af, om funktionen er aktiv. 5 Beskrivelse af telefonen generelt 1 USB port 13 OK 2 Besked-venter lampe 14 Telefon/tilbage til startskærm 3 Antal mistede opkald 15 Kontakter 4 Informationslinie 16 Opkaldsliste 5 Skærmindikatorer (LED) 17 Avaya menu 6 Tildeling af specialtaster 18 Volumen 7 Specialtaster 19 Headset 8 Skift af side 20 Lydløs 9 Tildeling af funktionstaster 21 Højtaler/medhør 10 Funktionstaster 23 Scroll bar 11 Besked-venter lampe 24 Numerisk tastatur 12 Piletaster Cirque A/S Business One 9650 IP-telefon (H.323/VPN) brugervejledning v2.3 6

7 Besvar opkald For at besvare et opkald, løft røret. For at besvare et opkald med højttaler, tryk på SPEAKER eller Svar (1. specialstast fra venstre). For at besvare et opkald med headset, tryk på HEADSET. Ring op Indtast det nummer, du ønsker at ringe til. NB: Husk at trykke 0 for et udgående opkald. Når opkaldet bliver besvaret, løft da røret eller tal via højttaleren. Hold Tryk på Hold for at sætte samtalen på hold. Hold er den første af specialtasterne fra venstre. For at genoptage samtalen, tryk på OK udfor den linie, hvor samtalen er på hold (hurtigt rødt blink) eller tryk Resume. Omstil en samtale For at omstille en samtale, tryk på Omstil (3. specialtast). Indtast telefon-/lokalnummer, som der skal omstilles til. Tryk på Udfør igen for at stille samtalen igennem. Konference Du kan afholde 6-parts konference-opkald direkte fra din bordtelefonen. Når du er i gang med en samtale, tryk på Konf (2. specialtast). Det vil sætte samtalen på hold. Ring til den person, du vil tilføje til konferencen. Når der er forbindelse til den nye person, tryk på Forbind, hvis personen vil deltage i konferencen. Hvis personen ikke vil deltage, tryk på Fortryd eller Drop eller på tasten, der lyser med hurtige røde blink, for at genoptage konferencen. Hvis du skal inkludere flere personer, tryk på Tilføj. De tilbageværende i konference kan fortsætte konference mens flere bliver inkluderet. Ring til den person, som skal deltage i konferencen, og når personen svarer og vil deltage, tryk på Forbind igen. For afslutte egen deltagelse i konferencen/samtalen lægges røret blot på. De øvrige personer kan fortsætte samtalen. Flyt igangværende opkald fra bordtelefon til mobiltelefon Imens du har en igangværende samtale på bordtelefonen, kan du flytte samtalen til din mobiltelefon ved at trykke på -> mobil knappen i Funktionslisten. Når du har trykket på -> mobil, begynder din mobiltelefon at ringe. Besvar mobiltelefonen og samtalen er dermed flyttet til mobiltelefonen. Flyt igangværende opkald fra mobiltelefon til bordtelefon Imens du har en i gangværende samtale på mobiltelefonen, kan du flytte samtalen til din bordtelefon. På telefon-forsiden lyser knappen ud for øverste lokalnr.-linie. Markér denne linie og tryk OK. Læg opkaldet på fra din mobiltelefon. Dermed har du flyttet samtalen fra mobiltelefonen til bordtelefonen. Forudsætning: Opkaldet skal være modtaget via OneNumber. Opkald direkte til mobilnummer kan ikke overføres til bordtelefonen på denne måde. OneVoic Når du trykker på knappen MESSAGE, ringer du op til din OneVoic , hvorfra du kan aflytte beskeder, indtaler velkomsthilsner og m.m. Cirque A/S Business One 9650 IP-telefon (H.323/VPN) brugervejledning v2.3 7

8 Opkaldsliste Kontakter Tryk på CALL LOG. Brug højre/venstre piletaster for at se lister for mistede, besvarede og udgående opkald. Brug op/ned piletaster for at vælge den person/det nummer, du vil ringe til. Tryk på OK eller specialtasten Kald for at ringe op. Du kan gemme et nummer fra CALL LOG i dine kontakter ved at trykke på specialtasten KONTAKT. Blot skriv kontaktens navn ind i feltet og Gem. Tryk på CONTACTS for at komme til dine personlige kontakter. Brug op/ned piletasterne til at vælge den person/det nummer, du vil ringe til. Tryk på OK eller specialtasten Ring for at ringe op. Tilføj nye kontakter ved at trykke Ny. Udfyld detaljerne og tryk Gem. Label ændring Tryk på MENU. Følg følgende sti: Optioner/Indstilling -> Telefon indstilling -> Personlige labels Brug højre/venstre piletasterne for at skifte til Funktionslisten. Brug op/ned piletasterne til at vælge den label, der skal ændres og tryk OK. Indtast ny navn for funktionen på op til 13 karakterer og tryk Gem. Cirque A/S Business One 9650 IP-telefon (H.323/VPN) brugervejledning v2.3 8