Caresolutions - helt enkelt

Transkript

1 Caresolutions - helt enkelt

2 Indhold: 1. log ind 2. vælg IP-telefoni 3. hvad er tidsstyring? 4. opret tidsstyringsskema 5. hvad er et specialskema? 6. opret specialskema 7. hvad er en besked? 8. opret en besked 9. indtal/aflyt en besked 10. hvornår bruges viderestilling? 11. sådan viderestiller du 12. hvad er omstilling? 13. sådan stiller du om 14. hvad er en menu? 15. rediger en eksisterende menu 16. opret en ny menu 17. indtal/aflyt besked til menu 18. hvad er en fælleskø? 19. opret en fælleskø 20. at melde sig ind/ud af en fælleskø 21. indtal besked til cpr-indtastning

3 Log in Åben i en browser fx google chrome Indtast brugernavn og kodeord Klik på Log ind Klik på IP-telefoni

4 Så skifter skærmen til oversigten Tidsstyring For at oprette tidsstyringsskemaer, Klik på opsætning

5 Nu kommer der ekstra valgmuligheder i venstre side, der klikker du på tidsstyring. Nu kommer du ind i omstillingsbordets tidsstyringsmodul

6 Tidsstyringsskemaerne bruges til at styre klinikkens ugentlige telefontid. Dvs. den åbningstid og de bekskeder der er regelmæssigt tilbagevendende i løbet af en almindelig uge. Her har vi 3 dele på tidsstyringen af Care Solutions. Den grønne linie kaldet hovedmenu styrer hvad der sker i vores åbningstid. Åbningstiden er defineret som og dette tidsrum er denne menu aktiv. Den grå linie kaldet Binni her dirigeres alle opkald ind til vores tekniker. Den gule linie kaldet Lukket - styrer, hvad der sker i det tidsrum hvor vi holder lukket. Denne linie styrer den tid hvor der ikke er åbent på telefonerne. Den træder i kraft når Hovedmenuen og Binnimenuen ikke er aktive, dvs. i tidsrummet Opret et tidsstyringsskema: Klik på tilføj nyt tidsstyringsskema og vælg hvilken telefonmenu eller telefonbesked, der skal knyttes til dette skema.

7 Vælg den ønskede tilknytning ud fra dropdown menuen. Vælg ved at klikke på en af mulighederne, her har jeg valgt hovedmenuen. Vælg nu hvilken periode skemaet skal gælde for: Her er det hovedmenuen dvs. den grundlæggende besked kunder/patienter møder i åbningstiden.

8 Som regel er det en god ide at bruge muligheden Alle ugedage med fast tidsrum i en periode. Dette tidsstyringsskema skal være aktiv hele tiden i det tidsrum som er klinikkens eller virksomhedens åbningstid. Derfor sætter jeg prik i Altid aktiv

9 Så vil vi gerne definere vores åbningstid og her vælger jeg at sætte prik i specifikt tidsrum og så definere åbningstiden. Tryk herefter på Tilføj og skemaet bliver aktivt inde i din tidsstyring.

10 Til alle tidsstyringsskemaer hører der muligheden for en besked Opret en besked Til alle tidsstyringsskemaer og specialskemaer hører der beskeder. Beskeder er lydfiler dvs. talebeskeder akkurat som på en telefonsvarer. For at oprette beskeder, skal du stå i IP-telefoni og klikke på Beskeder Så får du muligheden for at tilføje en ny besked klik på tilføje en ny telefonbesked

11 I feltet Navn skal du indtaste et navn der kan fortælle dig og dine kolleger hvad denne besked indeholder. Det kunne f.eks. være at i har brug for en besked der skal svare under jeres sommerferie så i kalder beskeden Sommerferie. Herefter vælger i hvad der skal ske med opkaldet, når patienten har hørt beskeden. Der er mange muligheder

12 Her vælger vi i dropdownmenuen, at opkaldet skal stilles videre til vores tekniker. V vælger at viderestille til Binni mobil og husker at klikke på Tilføj Beskeden er nu gemt og den dukker op i oversigten sammen med de beskeder vi har i forvejen.

13 Så er den grundlæggende del af telefonbeskeden sat op nu skal vi have den indtalt. Indtal en besked Klik på den lille mikrofon i linien Sommerferie

14 Nu sker der det, at serveren ringer op til din IP-telefon og du tager telefonen og svarer, som ved et almindeligt opkald. Serveren beder dig nu om at indtale din besked efter tonen, derefter lyder der et bip og du kan nu indtale beskeden v.hj.a. telefonens headset eller telefonrør. Læg røret på umiddelbart efter din besked er slut. Det er altid en god ide lige at lytte efter, om man har fået det med på beskeden, som man havde polanlagt. For at aflytte beskeden, klik på den højtalerikonet. Nu ringer serveren dig op igen og afspiller den besked du lige har indtalt. Hvis du ikke er tilfreds gentager du blot processen med at indtale en besked indtil den lyder som den skal. Tal langsomt og tydeligt og sig tak, det giver noget ekstra kvalitet til patienter/kunder og det er gratis. Der er ingen begrænsning i beskedens længde dog skal du huske at tænke på om du evt. kan henvise til en hjemmeside hvor kunden eller patienten kan finde de relevante oplysninger. Slet gamle beskeder Ind imellem er det en god ide at få ryddet op i gamle beskeder. De slettes let ved at klikke på det røde kryds.

15 For en sikkerhedsskyld spørger Netklinik, om du nu er sikker på at du vil slette beskeden, her vælger du ok og beskeden slettes permanent. Viderestilling Viderestilling bruges, hvis fx en medarbejder skal arbejde hjemmefra og derfor gerne vil modtage opkald på sin mobil eller softphone. Klik på Telefoner Herefter vises alle virksomhedens telefoner

16 Vælg den telefon der skal viderestilles til et andet nummer ved at klikke på det lille A4-ark med blyanten i den pågældende telefons linie Sådan ser opsætningen ud uden viderestilling. I feltet Viderestillet er der angivet Ingen telefonen ringer ved den vanlige bordtelefon.

17 Når man ønsker at viderestille, klikkes der på det lille redigeringikon m. A4-ark og blyant. Klik på feltet Viderestillet til: for at få valgmulighederne frem i dropdown-menuen

18 Vælg i dropdownmenuen hvilken telefon der skal viderestilles til. Herefter klikkes der på Gem nederst til venstre. Alle samtaler til Caroline viderestilles nu til den valgte telefon. Afslut viderestilling: Når denne viderestilling ikke længere ønskes, skal gentages proceduren blot vælges der i drop-downmenuen muligheden Ingen. Klik på Gem. Telefonen er således ikke længere viderestillet.

19 Omstilling Omstilling er, når man har et aktivt opkald i omstillingsbordet, som man gerne vil sende videre til en kollega. Omstillingsbordet åbner et lille overblik over den igangværende samtale Nu skal man vælge hvor samtalen skal stilles hen, klik på dropdown menuen og vælg en modtager ud fra listen.

20 Klik derefter på Stil om Samtalen er nu stillet om til den valgte medarbejder. Hvad er en Menu? En menu er den situation hvor en patient eller kunde bliver præsenteret for valgmuligheder via indtastning. Det kan være et valg imellem forskellige medarbejdere (eksempelvis læge og sygeplejerske, eller imellem at tale med en medarbejder eller at høre informationer om for eksempel åbningstider.

21 Rediger en eksisterende Menu Klik på Menuer i oversigten på det lille A4-ark/redigeringsikon ud for den Menu du ønsker at redigere Du får nu mulighed for ændre i opsætningen af en eksisterende Menu. Brug dropdownmenuerne til at foretage dine valg. Her kan de forskellige valgmuligheder ændres efter behov.

22 Hvis man f.eks. har fået nye medarbejdere, er der her mulighed for at få dem føjet til hovedmenuen så kunder/patienter kan få muligheden for at blive stillet ind til vedkommende. Når man ændrer i en Menu her hovedmenuen så er det vigtigt at man husker at ændre i den tilhørende besked, så de nye muligheder bliver opdateret og kunderne præsenteres for mulighederne. Klik på den lille mikrofon ud for den Menu hvor du vil indtale en besked.

23 Nu sker der det, at serveren ringer op til din IP-telefon og du løfter røret/aktiverer headsettet som ved et almindeligt opkald. Serveren beder dig nu om at indtale din besked efter tonen, derefter lyder der et bip og beskeden indtales v.hj.a. telefonens headset eller telefonrør. Læg på umiddelbart efter din besked er slut. Det er altid en god ide lige at lytte efter, om man har fået det med på beskeden som man havde polanlagt. For at aflytte beskeden, klik på den højtalerikonet. Nu ringer serveren dig op igen og afspiller den besked du lige har indtalt. Hvis du ikke er tilfreds gentager du blot processen med at indtale en besked indtil den lyder som den skal. Tal langsomt og tydeligt og sig tak, det giver noget ekstra kvalitet til patienter/kunder og det er gratis. Der er ingen begrænsning i beskedens længde dog skal du huske at tænke på om du evt. kan henvise til en hjemmeside hvor kunden eller patienten kan finde de relevante oplysninger. Ind imellem er det en god ide at få ryddet op i gamle beskeder. De slettes let ved at klikke på det røde kryds. For en sikkerhedsskyld spørger Omstillingsbordet, om du er sikker på, at du vil slette beskeden. Hvis beskeden skal slettes, klikker du på ok og beskeden slettes permanent.

24 Opret en ny Menu Fra oversigten klikkes på Menuer Klik derefter på tilføje en ny menu

25 Giv din Menu et sigende navn Herefter besluttes hvilke valgmuligheder patienten/kunden skal præsenteres for.

26 Vælg derefter hvilken handling du ønsker skal ske ved de forskllige tastemuligheder Patienten/kunden kan præsenteres for: en menu en telefonbesked (besked) fælles telefonkøer en telefon (en linie til en medarbejder eller en afdeling)

27 Opret Fælleskø Klik på Fælleskø i oversigten Klik på tilføje en ny fælles telefonkø Giv din nye fælleskø et passende navn

28 Vælg i dropdown-menuen hvilken ventemusik der skal afspilles under ventetiden Vi anbefaler at man IKKE sætter begrænsninger på antallet der kan vente i kø. Det er vores erfaring at folk selv vælger at lægge på, hvis de ikke vil stå i en lang kø. Det er langt mindre belastende for serverne, end at skulle håndtere begrænsninger. Hvor folk vil

29 forsøge mange gange i træk frem for at vente lidt med at ringe op igen. Vælg hvilke medarbejdere der skal tilsluttes fælleskøen ved at sætte flueben ud for dem

30 Klik på Tilføj. Nu er den nye fælleskø oprettet. Opret telefonbesked til din CPR-intastning Klik på indtastninger i oversigten For at bruge muligheden for at bede patienter eller kunder om en 10-cifret indtastning kræves det, at der indtales en besked. Nu sker der det, at serveren ringer op til din IP-telefon og du løfter røret/aktiverer headsettet som ved et almindeligt opkald.

31 Serveren beder dig nu om at indtale din besked efter tonen, derefter lyder der et bip og beskeden indtales v.hj.a. telefonens headset eller telefonrør. Læg på umiddelbart efter din besked er slut. Det er altid en god ide lige at lytte efter, om man har fået det med på beskeden som man havde planlagt. For at aflytte beskeden, klik på den højtalerikonet. Nu ringer serveren dig op igen og afspiller den besked du lige har indtalt. Hvis du ikke er tilfreds gentager du blot processen med at indtale en besked indtil den lyder som den skal. indtast venligst dit 10-cifrede cpr-nr. uden bindestreg Tal langsomt og tydeligt og sig tak, det giver noget ekstra kvalitet til patienter/kunder og det er gratis.

32 Der er ingen begrænsning i beskedens længde dog skal du huske at tænke på om du evt. kan henvise til en hjemmeside hvor kunden eller patienten kan finde de relevante oplysninger.