Referat af hovedbestyrelsesmøde 3/2016 Mødested Institut for Idræt, Dalgas Avenue 4, 3. sal Mødedato Tirsdag den 26. april 2016 kl. 16.30-21.00 (middag kl. 18.30) Mødedeltagere Referat Gæster Walther Rahbek, formand (WRM) Torben Seir, næstformand (TS) Kate Nielsen (KN) Claus Poulsen (CP) Michael Sørensen, direktør (MS) Michael Sørensen Helge Lang Pedersen (HLP), formand, eliteområdet og Lars Lindstrøm (LL), landstræner under pkt. 2 Frederik Børsting Lund, Søren Lyng og Mark Kloch Haurum under pkt. 5. Afbud: Michael Leth Jess (MLJ) Steen Frandsen (SF) Kjeld Arildsen (KA) Mødeoplæg: Alm. skrift Referat: Kursiv Dagsorden 1. Godkendelse af referat fra møde 2/2016 Bilag 1: Referat HB-møde 2/2016 Godkendt uden yderligere bemærkninger. 2. Eliteplan 2017-2020 Eliteudvalgsformand Helge Lang Pedersen og landstræner Lars Lindstrøm deltager under dette punkt. Eliteudvalget giver en status på arbejdet med Eliteplan 2017-2020 forud for indgåelse af samarbejdsaftale med Team Danmark for den kommende støtteperiode. Følgende punkter vil blive præsenteret og diskuteret: Tidsplan for arbejdet med Eliteplan 2017-2020 med præsentation af hovedlinjer. Organisationen i Eliteplan 2017-2020 Snitflader mellem eliteområdet og øvrige områder og klubber. Bilag 2: Notat om eliteorganisationen
HLP opridsede rammerne for arbejdet med Eliteplan 2017-2020, herunder tidsplan og hovedlinjerne i den røde tråd fra talent til seniorlandshold. LL gennemgik hovedindsatserne indenfor henholdsvis seniorlandshold, elitecenter, juniorlandshold, talentcentre, landsholdskultur og folkeskolesamarbejde. Disse fremgår af referat fra seneste eliteudvalgsmøde. MS gennemgik tanker omkring fremtidig organisering og kompetenceudvikling indenfor eliteområdet. HB drøftede dette og udtrykte enighed i den grundlæggende struktur som MS ridsede op herunder at samle beslutningskompetencerne hos en central ledelsesperson for elitearbejdet. HLP refererede fælles møde mellem områdeformændene for Elite, Motion & Foreningsliv, DOF Akademiet, Rekruttering, Stævne & Reglement (se dagsordenspunkt 8). HB orienteres om processen med Eliteplan 2017-2020 igen på HB-mødet den 29. september. Dette sker forud for styregruppemødet med Team Danmark, der er planlagt 25. oktober, hvor aftale med Team Danmark forventes indgået. 3. Ændring af forretningsorden Forretningsordenens punkt 3.0 Mødedeltagere foreslås præciseret som nedenfor anført (tekst i kursiv angiver ny tekst der forslås ikke fjernet tekst): 3.0 Mødedeltagere 3.1 HB består af 7 medlemmer. Et medlem er valgt i hver kreds og 4 medlemmer er valgt af repræsentantskabsmødet. DOF s formand indgår i disse fire. Medlemskabet af HB er personligt og uafhængigt af det bagland, der har valgt eller udpeget medlemmet. 3.2 Såfremt et af de repræsentantskabsvalgte HB medlemmer får varigt forfald skal denne straks meddele dette til formanden som herefter indkalder HB suppleanten. Såfremt et af de kreds valgte HB medlemmer får varigt forfald udpeger kredsen en afløser. 3.3 HB konstituerer sig hvert år på senest på det første møde efter repræsentantskabsmødet med følgende: Valg af næstformand for det kommende år Udpegning af kontaktperson til samtlige områder for det kommende år Ændringerne i forretningsordenen vedtaget som angivet! 4. HB konstituering Efter afvikling af repræsentantskabsmødet og i henhold til præciseringen af forretningsordenen foreslået under dagsordenens punkt 3, skal Hovedbestyrelsen udpege næstformand for det kommende år, ligesom posterne som kontaktperson til de enkelte områder skal fordeles. TS blev genvalgt som næstformand for DOF frem til næste repræsentantskabsmøde.
Plan for fordeling af HB-medlemmerne på de 14 områder blev udarbejdet. Denne sendes i kort høring blandt de HB-medlemmer, der var forhindret i at deltage i mødet, inden den sendes til områdeansvarlige til information og offentliggøres på DOF s hjemmeside. MS sørger for at også listen over medlemmer i de enkelte områder sendes til opdatering. 5. GPS-projekt status Status på projektet og præsentation af mulig løsning. Deltagelse af Frederik Børsting Lund, Søren Lyng og Mark Kloch Haurum. Bilag 3: Funktionalitetsliste for mulig applikation HB vedtog at lade de tre studerende arbejde videre på projektet for egen regning og risiko frem til august, hvor de vil præsentere resultatet i form af en demo på app og web-versionen, hvorefter HB vil tage stilling til den videre proces. WRM informerer leverandøren af det tidligere modtagne tilbud herom samt kobler de studerende med Condes for at afklare snitflader. MS informerer den tidligere nedsatte arbejdsgruppe og Stævne & Reglementsområdet om udviklingen. 6. Klubudviklingsprojektet status Status for klubudviklingsprojektet. KA viderebringer seneste nyt fra projektet. I KA s fravær videregav MS en kort status, som HB tog til efterretning. 7. Områdegennemgang Områdegennemgang, herunder opdateret status på strategier/handleplaner samt opdatering på medlemmer i de enkelte områder. Børn & Unge Elite Skole MTBO Motion & Foreningsliv Rekruttering Kort Skov Stævne & Reglement Kommunikation DOF Akademiet Organisation Finansiering Internationalt arbejde
Få områder har opdateret strategier og handleplaner MS rykker herfor! Den akutte mangel på en formand for Børn & Unge blev fremhævet. WRM meddelte, at han har talt med 2 emner, hvoraf det ene er gået i tænkeboks. Opdatering pr 4/5-16: Pågældende har meddelt, at hun ikke vil påtage sig hvervet, hvorefter posten stadig forsøges besat. 8. Kobling mellem områdernes strategi Input fra fælles områdeformandsmøde den 8/4 samt fra Heidi Kristensen fra seneste HB-møde. 4 hovedpunkter blev udvalgt for det videre arbejde på baggrund af mødet mellem formændene for rekruttering, motion&foreningsliv, elite, stævne®lement og DOF Akademiet: Udviklingsmatricen et fælles værktøj til fastholdelse og kompetenceløft Kobling M&F og B&U Stævnecertificering og konkurrenceudvikling Rekruttering Koblingen mellem områdernes strategi dagsordensættes til næste HB-møde. 9. Orientering om status på processen omkring ansættelse af ny administrativ medarbejder MS gav status det forventes, at stillingen besættes i indeværende uge, og den nye medarbejder tiltræder stillingen pr. 1. juni. Anne Marie Hein har forventeligt sidste arbejdsdag 3. juni. Når Find vej Plus ophører pr. 1. oktober fortsætter Anne Marie Kamilles i en deltidsstilling som ansvarlig projektleder for Find Vej med 25 timer ugentligt. 10. DOF-deltagelse i klubledermøderne i juni (6/6 SYD, 8/6 NORD, 13/6 ØST) Der blev aftalt følgende omkring DOF s deltagelse på klubledermøderne i juni: NORD: CP afvikler debat om klubudvikling. ØST: TS afvikler debat om klubudvikling. SYD: Der er pt ikke aftalt DOF-deltagelse eller indlæg vedrørende klubudvikling. WRM/MS deltager først i efterårets klubledermøder. 11. Eventuelt KN fremlagde et ønske om, at alle i HB har samme viden også selvom man ikke har deltaget i et møde. Det er væsentligt, at man kan opdateres gennem referaterne eller - hvis der er ting, der ikke skrives i referaterne så bliver videregivet på anden vis. Det er også vigtigt, at dagsordenen til et møde er klar og tydelig, så alle ved, hvad der skal debatteres.
Mødeplanen 2016/2017 Februar 2016 Mandag den 1. februar kl. 19-21 Hovedbestyrelsesmøde SKYPE Marts 2016 Fredag den 4. marts kl. 18.30-22 Hovedbestyrelsesmøde Brøndby Forb. Repr.mødet Lørdag den 5. marts kl. 9-16 Repræsentantskabsmøde Brøndby April 2016 Tirsdag den 26. april kl. 16.30-21 Hovedbestyrelsesmøde Aarhus Juni 2016 Mandag den 6. juni Klubledermøde, Syd Vejle Tirsdag den 7. juni kl. 19-21 Hovedbestyrelsesmøde SKYPE Onsdag den 8. juni Klubledermøde, Nord Karup Mandag den 13. juni Klubledermøde, Øst Roskilde August 2016 Onsdag den 31. august kl. 18-21 Hovedbestyrelsesmøde Trekantområdet September 2016 Torsdag den 29. september kl. 19-21 Hovedbestyrelsesmøde SKYPE Oktober/November 2016 Mandag den 24. oktober Klubledermøde, Syd Middelfart 4.-5. november Strategiseminar Middelfart HB og områder Mandag den 7. november Klubledermøde, Øst Roskilde Onsdag den 9. november Klubledermøde, Nord Skive December 2016 Torsdag den 15. december kl. 18-21 Hovedbestyrelsesmøde Trekantområdet Buget 2017 vedtagelse
Januar 2017 Onsdag den 18. januar Klubledermøde, Nord Viborg Mandag den 30. januar Klubledermøde, Syd Kolding Mandag den 30. januar Klubledermøde, Øst Roskilde Tirsdag den 31. januar kl. 19-21 Hovedbestyrelsesmøde SKYPE Marts 2017 Fredag den 3. marts kl. 18-22 Hovedbestyrelsesmøde Middelfart Forb. Repr.mødet Lørdag den 4. marts kl. 9-16 Repræsentantskabsmøde Middelfart