Bilag 4: Dokumentation

Bilag 4: Dokumentation Udbud af løn- og personalesystem Side 1

Indhold bilag 4 Bilag 4 Dokumentation... 3 4.1 Indledning... 3 4.2 Overordnede dokumentationskrav... 3 4.3 Dokumentation af leverance... 3 4.4 Levering af dokumentation... 5 4.4.1 Dokumentationstyper som leveres ved tilbudsafgivelse... 6 4.4.2 Dokumentationstyper som leveres i afklaringsfasen... 8 4.4.3 Dokumentationstyper hvis leverings tidspunkt aftales i afklaringsfasen... 10 Side 2

Bilag 4 Dokumentation 4.1 Indledning Leverandøren skal tilvejebringe Dokumentation med det formål, at Kunden får tilført viden, der sætter Kunden i stand til at teste, idriftsætte, anvende, drive, vedligeholde og videreudvikle Leverancen i overensstemmelse med Kontrakten - enten på egen hånd eller gennem tredjepart - samt at tilfredsstille revisionsmæssige krav. Det er desuden et formål at sikre kvaliteten af anskaffelsen gennem udarbejdelse og anvendelse af dokumentation. Leverandøren inddrager Kunden i review af dokumentation. Leverandørens dokumentation skal etableres med den navngivning og i den struktur, som angives i nærværende bilag. Kravet til beskrivelser og dokumentation er knyttet op imod Leverancebeskrivelse og kravspecifikation, Bilag 3, og frister for aflevering af dokumentation fremgår af dette bilag. I nærværende bilag fremgår Kundens krav til Leverandøren i forbindelse med levering af dokumentation. Indholdet i bilaget er udtryk for Kundens mindstekrav, med mindre Kunden eksplicit har angivet andet i bilaget. 4.2 Overordnede dokumentationskrav Dokumentationen skal i omfang og fuldstændighed være af en sådan kvalitet, at den kan anvendes som grundlag for, at vedligehold eller videreudvikling kan overtages af Kunden eller tredjepart. Kravskema: Overordnede dokumentationskrav ID Beskrivelse af krav 4.2.1 MK Dokumentationen skal overdrages til Kunden i søg- og redigerbar elektronisk kopi samt på papir. Som følge af initiativet med at implementere åbne standarder inden for det offentlige, skal Dokumentationen fra den 1. januar 2008 også foreligge i de anbefalede åbne standarder. 4.2.3 MK Sprog i dokumentation: Alle vejledninger skal leveres på dansk. Teknisk dokumentation foretrækkes på dansk, men engelsk accepteres. 4.2.4 MK Brugervejledning skal være på redigerbar digital form, som er velegnet til print i gængse formater, f.eks. A4 eller A5. 4.3 Dokumentation af leverance Kravskema: Dokumentation af leverance ID Beskrivelse af krav 4.3.1 MK Dokumentationen udarbejdes af Leverandøren med inddragelse af Kunden. 4.3.2 MK Leverandøren skal levere følgende dokumentation: Side 3

- 4A. Løsningsbeskrivelse - 4B Arkitekturbeskrivelse - 4C Testdokumentation - 4D Installationsvejledning og driftsprocesser - 4E Vejledninger til brugere, superbrugere og administratorer - 4F Implementering og udrulning - 4I Undervisningsmateriale Side 4

4.4 Levering af dokumentation Dokumentationen skal udvikles af Leverandøren og afleveres ved afgivelse af Tilbud eller i afklaringsfasen /gennemførelsesfasen jf. Tidsplanen i Bilag 1. Formålet er, at Dokumentationen er til stede på det rette tidspunkt i forhold til første anvendelsesbehov for Dokumentation. Fx: at beskrivelse af miljøerne til løsningen er til stede som grundlag for opbygningen af miljøerne forud for installation af testsetup osv at Testplaner er til rådighed i tide, så aktiviteter kan detailplanlægges, og de rette kompetencer kan allokeres til opgaven i forhold til overenskomstmæssige varsler osv. Kravskema: ID Beskrivelse af krav 4.4.1 MK Dokumentationen skal udvikles af Leverandøren og afleveres som angivet i skema for dokumentationskrav i afsnit 4.4.1-4.4.5 4.4.2 MK Leverandøren skal ændre ovennævnte Dokumentation på baggrund af Kundens ønsker. 4.4.3 MK Det er et krav, at der sker en løbende opdatering af Dokumentation. 4.4.4 MK Tidligere leveret Dokumentation i henhold til Kontrakten skal ved overtagelsesprøven være ajourført i forhold til eventuelle ændringer i implementeringsperioden og afleveret til Kunden, samt skriftligt godkendt af Kunden. 4.4.5 MK Dokumentationen skal være fuldstændig i henhold til skemaet med krav til omfang og indhold for typer af Dokumentation. Dokumentation skal godkendes af Kunden. Overtagelsesprøven kan ikke afsluttes, hvis der udestår leverancer af Dokumentation fra Leverandøren, eller hvis der foreligger Dokumentation, som Kunden ikke kan acceptere. Side 5

4.4.1 Dokumentationstyper som leveres ved tilbudsafgivelse I dette afsnit beskrives hvilke dokumentationstyper, der skal leveres i tilbudsfasen. Dokum enttype Beskrivelse Formål og indhold Kvalitetskrav Svarform og tidspunkt Løsningsbeskrivelse Løsningsbeskrivelsen Omfatter en samlet beskrivelse af den tilbudte løsning incl. eventuelle optioner Løsningsbeskrivelse skal have en logisk sammenhæng med kravene til den efterspurgte løsning jf. Bilag 3, Leverancebeskrivelse og kravspecifikation. Gerne understøttet af aktørdiagrammer eller lignende.. Løsningsbeskrivelsen skal desuden beskrive den overordnede tilgang til og strategi for, hvordan funktionaliteten kan testes i den tilbudte løsning. Indgår i grundlaget for Tilbudsevaluering. Underbilag 4A Løsningsbeskrivelse Dokum enttype Beskrivelse Formål og indhold Kvalitetskrav Svarform og tidspunkt Arkitekturbeskrivelse Skal beskrive Leverancens overordnede strukturer Arkitekturbeskrivelse skal beskrive den ordnede struktur for den tilbudte løsning, herunder: Dokumentation skal indeholde Topologitegning f.eks ved hjælp af Visio- tegning. Skal beskrive Leverancens overordnede struktur. Underbilag 4B Arkitekturbeskrivelse Side 6

Arkitekturbeskrivelse Klientsiden: Tilbudsgiveren skal dokumentere hvilke typer af enheder (pc, mobil, tablet ) løsning kan afvikles på samt krav til enheder i den forbindelse Mindstekrav til RAM og CPU for pc der skal afvikle klienten i Løsningen. Dokumentation for hvilke pc styresystemer, løsningen kan afvikles på. Dokumentation for hvilke browsere, løsningen kan afvikles på. Mindstekrav til RAM og CPU for mobile enheder, der skal afvikle klienten i Løsningen. Dokumentation for hvilke mobile styresystemer løsninger kan afvikles på. Skal beskrive Leverancen så kunde kan afgøre hvilke enheder løsningen kan afvikles på. Underbilag 4B Arkitekturbeskrivelse Krav til software og version der skal være preinstalleret på kundens enhederne. Arkitekturbeskrivelse Netværkssiden: Tilbudsgiveren skal dokumentere krav til dimensionering af infrastrukturen (Netværk) med henblik på at sikre skalerbarhed, stabilitet og performance. Dokumentation af netværksopsætning for at Leverancen fungerer som beskrevet. Dokumentation for hvilke minimums krav til netværk båndbredde og tolerancer løsningen kræver for at fungere som beskrevet Skal beskrive Leverancen, så netværksopsætning kan bestilles og klargøres i Kundens itmiljø, og Leverandøren efterfølgende kan færdiggøre installationen. Underbilag 4B Arkitekturbeskrivelse Installation og driftsprocesser Dokumentation af driftsoperationer og logning Detaljeret redegørelse for, hvorledes der skal tages Backup, for at Systemet kan genetableres ved restore /genetablering med data efter disaster. Beskrivelse af procedure for genetablering af Systemet ved restore af data. Detaljeret redegørelse for hvorledes det tilbudte System kan driftsafvikles og overvåges. Detaljeret redegørelse for hvorledes svartidsmålingen set fra klient siden fortages. Detaljeret redegørelse for Systemets logning ud over standard server logning. - Underbilag 4D Installation og driftsprocesser Side 7

Dokumentation for tekniske snitflader i Leverancen. Tilbudsgiveren skal dokumentere samtlige systemafhængigheder og integrationer både på skrift og i arkitekturtegning(er). Arkitekturbeskrivelse Tekniske grænseflader/ snitflader og komponenter Beskrive komponenter, moduler og deres interfaces ud fra en teknisk synsvinkel, herunder grænseflader, applikationslag med dertil hørende Application Program Interface(s) API. Overblik over leverancens komponenter gerne med et (komponentdiagram) Beskriv bruger- og programmeringsinterfaces. Beskrive datamodellen og dens implementering i produktionsfiler og database for permanent lagring, inklusiv en beskrivelse af forespørgselssprog (query language). Underbilag 4B Arkitekturbeskrivelse Brugervejledning Vejledning, der beskriver hvordan Leverancen bruges, og som skal kunne læses af slutbrugere. Vejledningen skal give brugeren den fornødne viden til at kunne betjene de dele af Leverancen, der er rettet mod brugeren. Brugervejledningen kan supplere undervisning og online-hjælp. Udformningen af brugervejledning afhænger af den specifikke målgruppe den retter sig mod. Brugervejledning, undervisning og online-hjælp skal kunne guide brugeren i at udføre bestemte opgaver inden for en bestemt tidsramme og fejlmargin. Underbilag 4E Vejledninger til brugere, superbrugere og uddannelse 4.4.2 Dokumentationstyper som leveres i afklaringsfasen I dette afsnit beskrives hvilke dokumentationstyper, der skal leveres i afklaringsfasen. Dokum enttype Beskrivelse Formål og indhold Kvalitetskrav Svarform Udrulningsplan for test og produktionsmiljø Plan for, hvordan Leverancen skal implementeres i test og produktionsmiljøet. Plan for hvordan Leverancen skal implementeres i test og i produktionsmiljøet. Det er vigtigt at udrulningsplan for henholdsvis test og produktionsmiljø er adskilt. Hele implementeringen i relevante miljøer er planlagt og beskrevet. 4F Implementering og udrulning Afklaringsfasen Side 8

Testdokumentation Teststrategi Dokumentation af Teststrategi i detaljer Testplan Testrelateret risikostyring Testdækning Sporbarhed Testcases, Testdata Omfang af test Testrapporter Teststrategi ved nye versioner dokumenteres af Leverandøren, så Kunden har dokumentation til brug for Kundens andel af forberedelse af test samt dokumentation af gennemført test. Det overordnede formål med Prøver jf. Bilag 14 er, at Kravspecifikationen skal kunne påvises leveret og dokumenteret samt godkendt af Kunden. Underbilag 4C Testdokumentation Aftales i Afklaringsfasen Undervisningsmateriale Materiale til undervisning af slutbrugere Undervisningsmaterialet til hhv. superbrugere og brugere samt administratorer Diverse undervisningsmateriale, der understøtter brugernes indlæring af brugen af Leverancen. Leverandørens undervisningsmateriale skal være målrettet systemfunktionalitet, og vil sandsynligvis med ønske at berige materialet med praksisanvisninger. Dvs. at beskrivelsen af hvad systemet kan udbygges så det beskriver hvordan medarbejderne skal agere i systemet. Undervisnings - materialet skal guide brugeren i at udføre bestemte opgaver inden for en bestemt tidsramme og fejlmargin. Underbilag 4I Undervisningsmateriale Aftales i Afklaringsfasen E-learning/demonstrationsvideoer Side 9

4.4.3 Dokumentationstyper hvis leveringstidspunkt aftales i afklaringsfasen I dette afsnit beskrives hvilke dokumentationstyper, der skal leveres senest før overtagelsesprøven. Dokum enttype Beskrivelse Formål og indhold Kvalitetskrav Svarform og tidspunkt Installations-vejledning Driftsplan Vejledning der beskriver, hvordan Leverancen installeres, flyttes og ændres. Oversigt og tidspunkt for alle kørsler, som vedrører Leverancen. Vejledningen skal give Kunden den fornødne viden til at kunne installere Leverancen. En oversigt over de kørsler, der kører på bestemte tidspunkter. Det kan f.eks. være back-up-kørsler, afsendelse af breve mv. Det skal af planen fremgå, hvornår kørslerne sættes i gang, og hvad der sker ved et evt. output. Driftsplanen vil ofte blive bygget ind i driftsorganisationens samlede driftsplan. Leverancen skal kunne installeres på kundens enheder. Alle kørsler skal være beskrevet og planlagte. Ansvar for aktiviteterne skal være placeret. Kørsler skal kunne afvikles hos nuværende eller ny driftsleverandør. - Underbilag 4D Installation og driftsprocesser Underbilag 4D Installation og driftsprocesser Leveringstidspunkt aftales i afklaringsfasen Leveringstidspunkt aftales i afklaringsfasen Vejledning til administratorer Vejledning, der beskriver, hvordan Leverancen administreres. Leverandøren skal i tilbuddet angive, hvilke dele af Systemet, der kan konfigureres af Kunden, og hvilke dele der kræver konfiguration fra Leverandøren efter den initielle opsætning. Konfigurabilitet relaterer sig f.eks. til grafisk udtryk, redaktionelle tekster, fejlbeskeder, samt værdilister, tidsfrister, og andre parametre styrende for forretningslogikken, valideringslogik, scheduleringsog datakommunikationslogikken. Dokumentation for bruger/rolle/rettighedsmodel i systemet skal være indeholdt. Vejledningen skal give Kunden den fornødne viden til at kunne administrere Leverancen. Det kan f.eks. være brugeradministrati on eller konfigurationsænd ringer. Underbilag 4E Vejledninger til brugere, superbrugere og uddannelse Leveringstidspunkt aftales i afklaringsfasen Side 10