SINAS, spørgemøde 18. september 2013, spørgsma l-svar

Transkript

1 19. september 2013 SINAS, spørgemøde 18. september 2013, spørgsma l-svar Spørgsmål og svar 1. Spørgsmål: Tidsplanen er områdebaseret, hvor vi måske er mere produktbaserede - kan udviklingen foregå fra nov-feb så det hele rulles ud, når det endelig produkt er færdig? Ja og der er ligeledes lagt op til i annonceringsmaterialet, jf. Bilag 1, pkt. 3, at Tilbudsgiver kan komme med sit forslag til en hensigtsmæssig tidsplan og opdeling i delleverancer samt rækkefølge ud fra Tilbudsgivers perspektiv. Dog skal ønsket om at påbegynde udviklingsarbejdet vedrørende informationsskærme og grupperumsskærme i 2013 fastholdes, jf. Bilag 1, pkt Spørgsmål: Har I overvejet hvorledes pågældende Leverandør skal bidrage i forbindelse med implementeringen? Det er ikke fuldt ud beskrevet i annonceringsmaterialet, da vi mener, at det skal foregå i tæt dialog med Leverandøren. Der er dog taget stilling til, at selve implementeringen i forhold til uddannelse sker ved at klæde superbrugere og administratorer på i Sundheds- og Omsorgsafdelingen, som står for den efterfølgende uddannelse af øvrige medarbejdere inden for Sundheds- og Omsorgsafdelingen., jf. Underbilag 3.1, VII Spørgsmål: I forhold til praktisk implementering af hardware hvem står for det? Det er Silkeborg kommune, som tager sig af denne del. Heidi Duus (14888) Silkeborg Kommune Økonomi og IT Søvej 1, 8600 Silkeborg Telefon: Søvej Silkeborg Tlf.:

2 4. Spørgsmål: Er hardware specificeret, og hvorledes i forhold til leverancer af hardware tidsmæssigt? Nej, hardware er ikke specificeret hvad angår informations- og grupperumsskærme, jf. Bilag 2, pkt. 2.8, som nu er tilføjet efter spørgemødet. Her er der rum til anbefalinger fra Tilbudsgiver side Mobile enheder er specificeret, jf. Bilag 2, pkt. 2.8, som er nu er tilføjet efter spørgemødet. I forhold til leverancer af hardware forventes det indkøbt via kommunens indkøbsaftaler, og dermed skal hardware ikke i udbud. 5. Spørgsmål: Hvorfor har man valgt en agil proces? Projektet har været undervejs i stykke tid, og det har været undersøgt, hvad der er på markedet i dag. Der er ikke umiddelbart en løsning på markedet, som opfylder Sundheds- og Omsorgsafdelingens behov, særligt ønsket om Single-Sign-On. Ligeledes går udviklingen meget stærkt, og vi har derfor ønsket en udviklingsproces, hvor vi kan få input, sparring og rådgivning fra Leverandøren, og hvor der kan være tale om en innovativ udviklingsproces. 6. Spørgsmål: Hvorvidt spiller ønsket omkring høj grad af samarbejde sammen med dagbøder? Kan der gives dagbøder, hvis leverandøren ikke overholder tidsplanen, som fremgår af annonceringsmaterialet? Den overordnede tidsplan i annonceringsmaterialets Bilag 1 er alene et oplæg. Tilbudsgiver kan komme med et andet forslag i tilbuddet, og den endelige, overordnede tidsplan fastlægges først i afklarings- og planlægningsfasen. I forbindelse med planlægningen af de enkelte delleverancer, skal parterne endvidere aftale detaljerede tids- og aktivitetsplaner for de pågældende delleverancer. Efter kontraktudkastets 79 betaler Leverandøren en bod, hvis der sker overskridelse af en af de i Bilag 1 (Tids- og aktivitetsplan) anførte frister for Overtagelse, hvis overskridelsen sker som følge af Leverandørens forhold. Henvisningen til Bilag 1 skal forstås som en henvisning til de detaljerede tids- og aktivitetsplaner, som parterne aftaler i forbindelse med de enkelte delleverancer. Side 2

3 7. Spørgsmål: Hvorledes spiller dagbøderne ind i forhold til konsortium-konstruktion? Er det den enkelte konsortiumdeltager, som hæfter, eller er der solidarisk hæftelse? Silkeborg Kommune vil alene indgå kontrakt med én part, som er befuldmægtiget til at tegne hele konsortiet. Hvilken intern organisering i konsortiet, der vælges, er et anliggende mellem disse parter og er Silkeborg Kommune uvedkommende. Det samme gælder eventuelle interne aftaler i forhold til fordeling af indtægter, risici m.v. Alle deltagere hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte leverance over for Kommunen. Kommunen vil dog som klart udgangspunkt rette eventuelle krav mod den part, som kontrakten er indgået med. 8. Spørgsmål: Forventer Silkeborg Kommune, at der vil være et marked i forhold til SINAS? Ja, det forventer vi. Andre dele af kommunen, f.eks. på dagtilbuds- skoleområdet og Handicap- og Psykiatriområdet, vil evt. kunne have glæde af tilsvarende løsninger i forhold til deres fagsystemer. Handicap- og Psykiatri afventer resultatet af SINAS. Andre kommuner spørger også ind til, hvor langt vi er med vores projekt. Ligeledes vil regioner formentlig være interesserede. Tanken omkring Single-sign-on er en tanke og et behov, der spreder sig inden for flere fagområder, da flere og flere digitale løsninger kommer til, som den enkelte medarbejder og borger skal forholde sig til. 9. Spørgsmål: Hvad forventes der af integrationer - er det til alle fagsystemer, der er nævnt i annonceringen. Ja det er vores håb men listen kan evt. justeres. Det bliver afklaret i forbindelse med afklarings- og planlægningsfasen. Der forventes dog generelt etableret en specificeret snitflade, som kan benyttes i forbindelse med etablering af fremtidige integrationer til kommende tredjepartssystemer. 10. Spørgsmål: Hvad forventer I rent designmæssigt er der en designlinje? Der er ingen rammer til det grafiske design udover det skitserede i annonceringsmaterialet, jf. Underbilag 3.1, I.8. Dog skal kommunens logo fremgå, som nu er tilføjet efter spørgemødet. Side 3

4 11. Spørgsmål: Har man overvejet at vente til NemId virker til mobile enheder? Vi forventer, at der kommer et NemID, der fungerer på mobile enheder fra Digitaliseringsstyrelsen omkring april Ønsket om SSO på mobile enheder er netop fremsat som en frivillig option, således det er op til Tilbudsgiver at vurdere, hvorvidt denne frivillige option vil influere på kvaliteten af den øvrige leverance, når kontrakten skal holdes under udbudstærskelværdien. Det vil være tilfredsstillende, at tilbyde en løsning, som kun kan bruges på en pc, indtil NemId til mobile enheder er lanceret fra fællesoffentlig side. 12. Spørgsmål: Er det muligt at få oplysninger omkring kommunes kapacitet i forbindelse med etablering af de forskellige miljøer? Disse oplysninger er ikke som sådan relevante for Tilbudsgiver. Tilbudsgiver skal blot opgøre deres krav og behov. Opgørelsen skal angives i virtuelle enheder, f.eks VM-marks eller tilsvarende, jf. Bilag 2, pkt. 3, 5 og Spørgsmål: Kontraktlængden hvordan spiller kontraktlængden ind, når udviklingen stort set kun foregår i det første år. Når implementeringen er gennemført er der efterfølgende vedligeholdelsesordningen, herunder support, i løbet af kontraktperioden. 14. Spørgsmål: Har kommunen præferencer i forbindelse med licensstruktur: Nej, i forbindelse med vurderingen af delkriteriet Økonomi lægges vægt på den samlede pris over en 4-årig periode. I Underbilag 13.1 fremgår hvilke vederlag, der indgår i kontraktværdien og hvilke, der indgår i forbindelse med evalueringen under delkriteriet Økonomi. Der er ikke fuldt ud sammenfald mellem disse. 15. Spørgsmål: Bruges der eksterne rådgivere i udbudsprocessen? Side 4

5 Nej der er ingen aftaler med eksterne rådgivere. Men i annonceringsmaterialet forbeholder vi os ret til at inddrage eksterne rådgivere, jf. Bilag 9, pkt Spørgsmål: Hvilke netværk indgår kommunen i? Sundheds- og Omsorgsafdelingen indgår i et såkaldt Borgmesterbysamarbejde, der består af 5 kommuner. Derudover deltager kommunen i netværket Business Region Aarhus, der består af 11 kommuner der er altså tale om kommunale netværk. Generelt fra SINAS-projektgruppen Der opfordres til at Tilbudsgiverne benytter sig af at stille spørgsmål til materialet, herunder ligeledes eventuelle spørgsmål i forbindelse med mindstekrav (MK). Spørgeperioden løber frem til den 27. september. Herefter er det kun småspørgsmål, der kan svares på, som går mere på proces fremfor indhold. Rettelser til annonceringsmaterialet Der er foretaget ændringer i annonceringsmaterialet. Følgende rettelser er foretaget i en det opdaterede annonceringsmateriale, der fremgår på kommunes hjemmeside Bilag 2 - It-miljøer: - Tilføjet afsnit 2.7 om Mobile enheder - Tilføjet afsnit 2.8 om Informationsskærme Bilag Behovsopgørelse og Kravliste: - pkt I.17 Overvågning/udrulning er tilrettet med den rettelse, der blev gjort opmærksom på fra Silkeborg Kommunes side på spørgemødet - pkt. I.8 er tilrettet her er tilføjet, at Silkeborg Kommunes logo skal fremgå. Generelt er tilføjet tekst markeret med rødt. Slettet tekst fremgår som overstreget. Side 5