Center for Kultur og Fritid Mål- og Rammeaftaler for 2013 Dato for indgåelse 16. april 2013 Indgået mellem Direktør Centerchef Mette Jensen Søren Nabe-Nielsen Planlagt opfølgning Møde 1 Møde 2
Rammer og forudsætninger Budget for center for Kultur og Fritid dækker over budgetterne for politikområderne 60, 61, 62, 63, 79 og 80. Endvidere indgår politikområde 80, hvortil hører Team Kultur og Idræt og Idrætsparken administration. Sport-, Fritid- og Kulturudvalget 49.688.900 60 Biblioteket 14.420.300 50 Folkebiblioteker 14.420.300 61 Kultur og Fritid 11.055.600 60 Museer 1.991.400 64 Andre kulturelle opgaver 2.769.900 70 Fælles formål 628.400 72 Folkeoplysende voksenundervisning 1.277.300 73 Frivilligt folkeoplysende foreningsarbejde 1.520.600 74 Lokaletilskud 2.868.000 62 Musikskolen og Trommen 10.785.700 63 Musikarrangementer 6.114.700 64 Andre kulturelle opgaver 4.671.000 63 Idrætsparken 13.427.300 31 Stadion og idrætsanlæg 13.364.700 70 Fælles formål 62.600 Erhvervs- og Beskæftigelsesudvalget 172.500 79 Erhverv og turisme 172.500 64 Andre kulturelle opgaver 172.500 Økonomiudvalget 3.930.100 80 Administration og Planlægning 3.930.100 51 Sekretariat og forvaltninger 3.930.100 Total 53.791.500 Nettodriftsudgifter (1.000,- kr.)
ØKONOMISKE MÅL FOR ÅRET Budgettilførsel anlæg I 2013 og 2014 afsættes der årligt kr. 8.000.000,- til udvikling og realisering af Kulturhus Trommen Anlæg kvalitetetsfondsmidler SFKU har i 2013 en ramme på kr. 7.000.000,- til prioritering af anlægsprojekter. ØKONOMISKE opmærksomhedspunkter og perspektiver SFKU skal i løbet af 1. halvår 2013 undersøge mulighederne for at foreninger under folkeoplysningsloven kan søge tilskud til at anvende Kulturhus Trommens lokaler. Organisatoriske mål og rammer
I Center for Kultur og Fritid indgår Team Kultur og Idræt, som overordnet økonomi- og personalefunktion for centeret. Endvidere forestår teamet den politiske betjening og sagsbehandling i forhold til folkeoplysningsområdet, Team Hørsholm, anlægsprojekter samt udvikling af nye indsatser alene eller sammen med biblioteket eller idrætsparken. Trommens sekretariat (team administration og produktion) har det kunstneriske, økonomiske, udviklings- personalemæssige og administrative ansvar for Trommen og Musikskolen. Biblioteks og turistchefen har ansvaret for biblioteket og turisme med ansvar for drift, økonomi, personale og udvikling. Idrætschefen har ansvar for idrætsparken og er daglig leder med ansvar for drift, økonomi, personale og udvikling. Centerchef Søren Nabe-Nielsen Team Kultur og Idræt Centerchef Søren Nabe-Nielsen Hørsholm Idrætspark Idrætschef Svend Erik Søgaard Hørsholm Bibliotek Konstitueret bibliotekschef Marianne Wulf Trommen Musikchef Bina Hjorth Musikskolen Musikchef Bina Hjorth
EGNE ORGANISATORISKE MÅL FOR ÅRET Politikområde 60, 61, 62 Ja. Budgettilførsel anlæg I 2013 og 2014 afsættes der årligt kr. 8.000.000,- til udvikling og realisering af Kulturhus Trommen. Ombygning af Kulturhus Trommen Styring af proces, ombygning og drift under ombygningen Ønsket effekt: Skabe et nyt spændende Kulturhus Trommen til glæde for borgere, foreninger og medarbejdere. Sikre en proces med inddragelse af politikere, medarbejdere samt borgere med henblik på at kvalificerer og sikre arkitektprogram for ombygningen, baseret på konkurrenceprogrammet for Kulturhus Trommen. Tilvejebringe økonomi og elementer i projektet der sikrer at husets forskellige funktioner fungerer hver for sig og samtidigt i huset. Flytte biblioteket til Møllehuset under ombygningen og herunder indretning af Møllehuset til midlertidigt bibliotek. Tilføre huset en tredje part i form af en restaurant eller cafe gennem en forpagter- eller koncessionaftale. Handling: I 2012 afholdt Hørsholm Kommune en arkitektkonkurrence. Vinderen blev Arkitema der indenfor et budget på kr. 15. mio. fordelt over to budgetår har udarbejdet forslag til: etablering af ny indgang i form af en glasåbning/indgangsparti mod Bibliotekstorvet (indgår ikke i budget 2013-2015) Cafe/restaurant, med udeservering tilføres huset og indrettes udfor børnebiblioteket og legeplads CM salen ombygges til Lilletrommen med øget adgang for foreninger m.m. foyeen indrettes således, at cafeen/restauranten kan have udeservering fælles receptionsø for biblioteket og Trommen med salg af Tromme- og biblioteksbilletter, borgerservice i form af pas- og Nem-ID relaterede opgaver og turisme flytning af børnebiblioteket flyttes til stuen etablering af legeplads udfor det nye børnebibliotek (indgår som del af BSU-området) selvbetjeningsbiblioteket i tidsrummet fra kl. 8-11 og kl. 18-22 ved at der opsættes indgang med nøglekortsadgang, RFID-anlæg og overvågningskameraer etablering af yderligere mødelokaler to kontorer på 1. sal overgår og indrettes til biblioteket personale. Gennem interessentmøder med medarbejdere i Kulturhuset, borgere, foreninger og samarbejdspartnere kvalificeres ombygningen af Kulturhus Trommen. På baggrund af inputtene udarbejder Arkitema to dispositionsforslag og efterfølgende program for ombygningen. Sideløbende afdækkes mulige cafe-/restaurant operatører, som SFKU skal vælge imellem med henblik på at få en cafe/restaurant etableret i huset. Omkostninger til udflytning af biblioteket, inventar, udeserveringsområde, teknisk udstyr herunder indgangsløsninger til huset og biblioteket m.m. undersøges og prioriteres for efterfølgende at blive fremlagt til politisk behandling. Tidsperspektiv: Løber gennem hele 2013 med fokus på at kvalificerer og sikre arkitektprogram for ombygningen, tilvejebringe økonomi og elementer i projektet i første halvdel af 2013, flytning af biblioteket til Møllehuset medio 2013 og påbegyndelse af ombygningen af Kulturhus Trommen ultimo 2013. Koordination: Sker i styregruppen for Kulturhus Trommen, medarbejdergrupperne samt SFKU i samarbejde med eksterne
byggerådgiver COWI og Arkitema. Status: Pågår Politikområde 61 og 63 Ja. Anlæg kvalitetetsfondsmidler - SFKU har i 2013 en ramme på kr. 7.000.000,- til prioritering af anlægsprojekter. Etablering af anlæg og faciliteter Ønsket effekt: At skabe rammer der understøtter den fysiske aktivitet der hører under den selvorganiserede form med henblik på at skabe bedre rammer for fysisk udfoldelse. Formålet med at understøtte den selvorganiserede idræt, er blandt at aktivere den målgruppe der falder udenfor det etablerede foreningsliv og som ønsker at udfolde sig aktivt på anden vis. Handling: Sker gennem: Etablering af flowbane på ca. 900 m2 for kr. kr. 4. mio ved Birkelunden i Hørsholm Idrætspark samt halvtag over minirampe på kr.300.000,-. Evt. indgår belysning af skaterbanen. Etablering af naturlegeplads for kr. 1.mio. der i størrelse ligner eksisterende baner i Hornbæk eller Hillerød Skabelse af aktivitetsfaciliteter i Hørsholm Svømmehal med udgangspunkt i klatrevæg, luftdysser i undervisningsbassinet, vandkanoner og romersk bad indenfor en ramme på kr.1. mio. Afledte driftsomkostninger skal afholdes indenfor eksisterende budget. Tidsperspektiv: På SFKUs møde d. 31.10 2012 traf udvalget beslutning om anlæg og økonomisk ramme for etablering og udvikling. Start 2013 træffer SFKU beslutning om skaterbanemodel og placering samt placering af naturlegeplads. sommer/efterår påbegyndes etableringen med henblik på åbning i svømmehallen efter sommerlukning og af naturlegeplads/skaterbane i efteråret 2013. Såfremt SFKU vælger en placering af banen, der forudsætter ændring af lokalplan igangsættes proces i foråret 2013. Koordination: Sker i Center for Kultur og fritid, med brug af eksterne rådgivere og entreprenører og Center for Teknik. Beslutninger træffes af SFKU, der ligeledes holdes løbende orienteret. Status: Pågår Politikområde 61 og 63 Ja Klima Ønsket effekt: En realisering af kommunens overordnede klimastrategi Handling: Gennemføre rammestyring af energitilskud til de privatejede ketcherhaller i Idrætsparken og fortsætte energirenoveringen og derved nedbringe energiforbruget i HRTs tennishaller gennem renoverings- og vedligeholdelsesaftalen mellem klubben og Hørsholm Kommune. Tidsperspektiv: Fortsætter ind i 2014 gennem Ikke-lånefinansierede energirenoveringer i Idrætsparken for kr.2. mio i 2014. Koordination: Energirenovering i HRTs tennishaller besluttes i renoverings- og vedligeholdelses udvalget med deltagelse af Hørsholm Kommune og klubben.
Status: Administrationen har afholdt møde med ketcherklubberne, hvor beslutning om rammestyring, fordeling af ramme for 2013 og energirenovering i 2014 blev præsenteret. Energirenovering i HRTs haller pågår. Politikområde 60, 61, 62 Oprettelse af og skabelse af et fælles Kulturhus Trommen Fælles arbejdsfunktioner, løsninger og organisering i Kulturhus Trommen. Ønsket effekt: Opnå en fælles opgaveløsning og forståelse, samt et mere effektivt og sammenhængende Kulturhus Trommen Handling: Gennem en proces med arbejdsgrupper og medarbejderinddragelse udvikles og defineres: 1) opgaver der kan indgå i ny og fælles opgaveløsning, herunder fælles reception og betjentopgaveløsning 2) Fælles udstyrsbank for det nye Kulturhus Trommen. Tidsperspektiv: Proces med udvikling og definering af fælles opgaveløsninger påbegyndes medio 2013 Koordination: Proces og fremdrift forankres i chefgruppen i Kulturhus Trommen. Status: Igangsættes medio 2013 Politikområde 60, 61, 62 Oprettelse af og skabelse af et fælles Kulturhus Trommen Ønsket effekt: Øget kendskab til aktiviteter i KOF samt udvikling af fælles KOF identitet Handling: Øget fokus på løbende opdatering og udvikling af KOF s hjemmesider til glæde for borgere og medarbejdere. For 2013 udvikles en ny hjemmeside for Kulturhus Trommen, der indeholder nyt om ombygningsprojektet herunder proces, forslag og endelig arkitekttegning, aktiviteter i huset og herunder bookning af mødelokaler mm.. Fra hjemmesiden linkes der til bibliotekets og Trommens hjemmesider. For Kulturhus Trommen skal der endvidere udvikles et logo for huset og dertilhørende design, der indgår i materialer og indretningen af huset. Idrætsparkens og Kultur og Fritids hjemmesider skal løbende indeholde nyheder og oplysninger til brugere, foreninger om aktuelle forhold. Tidsperspektiv: 2013 - Koordination: Proces og fremdrift forankres i KOFs chefgruppe. For Kulturhus Trommen oprettes en arbejdsgruppe med medarbejdere fra Trommen og biblioteket der udvikler og drifter Kulturhus Trommehjemmesiden. Status: Igangsættes medio 2013. Politikområde 60, 61, 62 Oprettelse af og Ønsket effekt: Skabe en fælles markedsføring af og identitet i Kulturhus Trommen
skabelse af et fælles Kulturhus Trommen Fælles markedsføring og identitet i Kulturhus Trommen Handling: I 2013 skal chefgruppen i Kulturhus Trommen forberede og planlægge rammerne og organiseringen af en fælles markedsføring og identitet i Kulturhus Trommen, Formålet med den fælles markedsføring og identitet skal først og fremmest give borgere/brugere et godt overblik over husets mange aktiviteter og signalerer at Kulturhus Trommen er et levende og visionært kulturhus. Dernæst skal det indadtil, blandt huset medarbejdere, skabe en fælles forståelse og organisering samt et sammenhold omkring huset aktiviteter og identitet. Den fælles markedsføring introduceres ved åbning af det ombyggede Kulturhus Trommen, maj 2014, hvor en ny fælles informationsskærm med informationer fra huset, idrætsparken, kultur og idræt, musikskolen, museer og andre kulturelle institutioner præsenteres og indgår som et synligt aktiv i det nye hus. Trommemagasinet, der udgives halvårligt, skal fra august 2014, ændres til Kulturhus Tromme magasinet, med omtale og alle aktiviteter i Kulturhuset. Tidsperspektiv: Fælles magasin fra august 2014 og fælles infoskærm fra maj 2014. Koordination: I 2013 skal chefgruppen i Kulturhus Trommen forberede og planlægge rammerne og organiseringen af en fælles markedsføring og identitet i Kulturhus Trommen. Chefgruppen skal udarbejde oplæg, organisationsplan samt økonomisk model for infoskærm og især fælles magasin. 1. januar 2014 etableres og starter arbejdsgruppe med repræsentanter fra Trommen og biblioteket der står for infoskærm og magasin. Gruppen referer til chefgruppen i Kulturhus Trommen. For 2014 drifter arbejdsgruppen dagligt husets digitale informationsskærme. Status: Mangler Politikområde 61 Flytning af Kultur og Idrætssekretariatet til Rådhuset Ønsket effekt: At opnå en større synergi af sekretariats opgaver med opgaveløsningen i de øvrige centre på rådhuset samt mere effektiv sagsbehandling. Ligeledes frigøres kontorarealer i Kulturhus Trommen. Handling: Gennem direktionen afsøges nødvendig og relevant placering på Rådhuset. Tidsperspektiv: Påbegyndt Koordination: Centerchef koordinerer med direktionen. Status: Er påbegyndt. Politikområde 61 Fusion af museerne i Hørsholm, Hillerød og Gribskov KOmmuner Ønsket effekt: Sikre fortsat arkæologisk museumsvirksomhed forankret i Nordsjælland og øget faglighed, formidling og bæredygtighed til glæde for borgerne i Nordsjælland. Handling: På grundlag af den internationale evaluering af den danske arkæologiske virksomhed som Kulturarvsstyrelsen
præsenterede i 2010, besluttede Kulturstyrelsen i 2012, at der inden udgangen af 2013, skal ske en centralisering af de landsdækkende arkæologiske opgaver med udgravninger og tilsyn med de fredede fortidsminder. Evalueringen konkluderede bl.a., at de fleste nuværende arkæologiske enheder er for små til at kunne varetage arkæologisk forskning på nationalt og internationalt niveau. Museernes arkæologiske virke skal således med virkning fra januar 2014 samles på færre antal enheder. Pr.1.1. 2013 varetages arkæologien i Nordsjælland af tre kulturhistoriske museer, i henholdsvis Gribskov, Hillerød og Hørsholm Kommuner. De tre museer - Folkemuseet i Hillerød Kommune, Holbo Herreds Kulturhistoriske Centre i Gribskov Kommune og Hørsholm Egns Museum i Hørsholm Kommune er alle selvejende- eller foreningsejede museer, som primært finansieres af offentlige tilskud i form af driftstilskud fra hjemkommunen samt et tilskud fra staten. Derudover opnår museerne differentierede tilskud fra kommunerne i deres respektive arkæologiske dækningsområde samt refusion af bygherrebetalte undersøgelser. De 3 arkæologiske museer varetager arkæologien i 9 nordsjællandske kommuner - Allerød, Fredensborg, Furesø, Gribskov, Halsnæs, Helsingør, Hillerød, Hørsholm og Rudersdal og har et samlet dækningsområde omfattende mere end 360.000 indbyggere. Det var en forudsætning fra Kulturstyrelsen, at der indenfor hvert af de nye arkæologiske dækningsområder kun skal være ét ansvarligt arkæologisk museum og at dette skal være udpeget i løbet af 2013 med henblik på opstart 1. januar 2014. På grundlag heraf og som en naturlig konsekvens af det allerede eksisterende samarbejde gik kulturcheferne i de tre kommuner samt museumschefer og bestyrelsesformænd for Holbo Herreds Kulturhistoriske Centre (Gribskov) Hørsholm Egns Museum og Folkemuseet i Hillerød i gang med at drøfte en mulig samling af arkæologien i én enhed.. Tidsperspektiv: Proces og udredning pågår løbende med henblik på åbning af et nyt fælles museum Nordsjælland 1. januar 2014. Koordination: Processen ledes af en styregruppe bestående af de tre museers bestyrelsesformænd og de tre kulturchefer. De tre museers bestyrelsesformænd etablerer herudover en formandsgruppe alene bestående af bestyrelsesformændene. Ad hoc vil der endvidere blive afholdt 3x3 møder mellem museumsledere, bestyrelsesformænd og kulturchefer. Status: pågår.
DIREKTIONENS TVÆRGÅENDE MÅL Politikområde 60, 61, 62 Trivsel i Kulturhus Trommen Ønsket effekt: Fremme trivsel og arbejdsglæde i Kulturhus Trommen. Handling: Kultur og Idræt, Trommen og Biblioteket afholder fortsat egne personalemøder og arrangementer. Derudover skal der være fokus på trivslen i Kulturhuset gennem: Fælles forståelse og ansvar for husets udvikling gennem visionen for kulturhuset og retningslinjer for arrangementer i Kulturhuset der præciserer samarbejde og mål for Kulturhus Trommen udviklingsproces der definerer succeskriterier for Kulturhus Trommen afholdes af et fælles jule-/nytårsarrangement MED-udvalg for Kulturhuset med centerchefen som formand og repræsentation fra hhv. Biblioteket og Trommen herunder arbejdsmiljømedarbejder, tillidsfolk og øvrige medarbejdere. Trivselsmåling blandt alle medarbejder i Kulturhus Trommen før og efter udviklingsprocessen. Tidsperspektiv: Pågår hele året Koordination: Trivselsmåling gennemføres sammen med Center for Udvikling og Digitalisering Status: I gang Politikområde Årshjul med beskrivelse af ser viceopgaver i Idrætsparken 63 og materielgården Ønsket effekt: Fastholdelse af en effektiv og faglig vedligeholdelse samt drift af Idrætsparkens udendørsarealer kombineret med serviceopgaver for klubberne Handling: Den overordnede plan for Materielgårdens arbejde med udendørsarealerne og årshjul, hvori serviceopgaverne og det næste års drifts- og vedligeholdelsesopgaver indgår opdateres og justeres løbende. Tidsperspektiv: Pågår løbende. Koordination: Idrætsparken og Materielgården indkalder og afholder møder med klubberne og andre faste brugere. Status: pågår. BIDRAG / FORVENTNINGER TIL TVÆRGÅENDE PROJEKTER Politikområde Alle
Digitalisering Ønsket effekt: Fremme borgernes muligheder for selvbetjening og informationsniveau. Handling: Øget adgang og selvbetjening skal udvikles og yderligere indføres. For Kulturhus Trommen: Øge adgangen gennem indførelse af selvbetjeningsbiblioteket i ydertimerne på biblioteket Gennem afholdelse af kurser for foreninger og borgere øge selvbetjeningen vedr. booking af mødelokaler i Kulturhuset og på Kammerrådsvej Tidsperspektiv: Løber i 2013 og frem. Koordination: Digitalisering projekt sommerferieaktiviteter er et samarbejde mellem Kultur og idræt og Ungdomsskolen Status: Projekterne igangsat FAGLIGE MÅL FOR ÅRET Politikområde Alle /Ja (Team Hørsholm indgår i budgetaftalen 2011-2014) Udvikle, koordinere og profitere af samarbejde med virksomheder i og omkring Hørsholm Kommune. Ønsket effekt: Øget samarbejde med virksomhederne i og omkring Hørsholm Kommune til glæde for institutionerne i KOF og udvalgte områder herunder eliteidrætten. Handling: Ved at koordinere samarbejdet med virksomhederne, som finder sted ved starten af 2012, i Team Hørsholm og Trommens erhvervsforum, skal institutioner og områder, som f.eks. eliteidrætten, støttes og udvikles det privat-offentlige samarbejde til glæde for KOF. Tidsperspektiv: Team Hørsholm og Trommens erhvervsklub er etableret. Koordination: Sker gennem KOF s centerchef gruppe. Status: Skal påbegyndes. Politikområde Kulturaftalerne KMØ Alle Ønsket effekt: At udvikle samarbejdet på tværs af kommunegrænserne i region Hovedstaden gennem deltagelse i Kulturmetropol Øresund (KMØ) og indgå i projekterne Projektspace og KOMON, som en del af KMØ. Handling: Sport-, Fritid og Kulturudvalget (SFKU) har i 2011 valgt at tilslutte sig det tværkommunale kultursamarbejde KMØ for perioden 2012-2015. I alt indgår 26 kommuner i samarbejdet. Udover at indgå i en overordnet udvikling og indsats på kulturområdet, indgår Hørsholm Kommune i projekterne Projektspace og KOMON. I Projektspace indeholder fælles tværkommunal ungerådgivning i forhold til udvikling og forespørgsler indenfor kultur, fritid og sport og forskellige unge happenings og arrangementer. I KOMON er der etableret en virtuel og fysisk markering af hemmelige stier, der forbinder kommunernes kulturelle og historiske mindesmærker.
Tidsperspektiv: KMØ har et foreløbigt tidsperspektiv på perioden 2012-2015. Koordination: Formanden for SFKU indgår i KMØ politiske styregruppe og centerchefen i den administrative. I Projeksspace og KOMON indgår center for Kultur og Idræt i hvert projekt med en projektdeltager. I KOMON indgår endvidere Hørsholm Egns Museum. Status: Pågår.