Af: Anders C. H. Pedersen E-mail: Achp@norddjurs.dk Revideret: 14. maj 2015 IT-AFDELINGEN Vejledning Telefoni Guide til opretning af begivenheder i Trio Present og synkronisering med Outlook kalender. Norddjurs Kommune Torvet 3 8500 Grenå Tlf.: 89 59 10 00 www.norddjurs.dk
Velkommen til Norddjurs vejledninger. Forløbet I denne vejledning gennemgår vi dele af programmet Trio Present. Dette vil omhandle hvordan du bygger din kalender i Outlook for at den kan synkronisere med Trio Present, og hvordan man kan oprette en aftale til sin kalender gennem Trio Present. Trio Present er et program der sørger for at Kalender og telefon snakker sammen. Så hvis man laver en aftale i sin kalender vil telefonen vide det og f.eks give besked om at man er væk og hvor længe. Obs. Denne vejledning forudsætter viden om kalender opbygning i Outlook og at programmet NDK Telefon Trio er installeret på din computer. # 1 Opbyg din kalender # 2 Trio Present indstillinger Dette skal du bruge: Dit lokalnummer NDK Telefon Trio installeret så kontakt IT-Helpdesk på Helpdesk@norddjurs.dk. Retur til oversigt: 2 /11
# 1 Opbyg din kalender Når du opretter begivenheder i din kalender, så skal du for at Trio Present kan finde ud af hvad det skal gøre, bruge nogle specifikke forkortelser foran din planlagte begivenhed. Listen over koder kan ses her: Billede 01 Derudover skal du afslutte denne kode ved enten at bruge et kolon (:) hvilket indikere at telefonen skal lukkes, eller et semi-kolon (;) for at holde telefonen åben. Derfor vil en aftale for eksempel se sådan ud: MØD: Møde med Nordjurs Det eksempel vil for telefonen betyder at du er i et møde, og telefonen skal være lukket. Hvis du bruger dette vil din kalender f.eks se sådan ud: Billede 02 så kontakt IT-Helpdesk på Helpdesk@norddjurs.dk. Retur til oversigt: 3 /11
# 2 Trio Present Indstillinger Start med at starte programmet NDK Telefon Trio. Hvis du ikke lige ved hvor det er så kan du søge efter den ved at gå gennem startmenuen og så skrive NDK Telefon Trio i søgefeltet, så burde det dukke op. Obs! Udseende kan variere, det vigtige er navnet. Billede 03 så kontakt IT-Helpdesk på Helpdesk@norddjurs.dk. Retur til oversigt: 4 /11
INSTRUKTION 2.. fortsat Dette vil åbne login vinduet for Trio Present. Her skal du udfylde både Brugernavn og Kodeord med dit lokalnummer. Dette er standard, men du kan efter ønske ændre kodeord efter første login. Billede 04 Når du logger ind vil du nu have adgang til både at se dine beskeder, indstillinger osv. Hvis du har opsat din kalender som beskrevet tidligere, så vil der måske allerede være nogle aftaler under Mine fraværsbeskeder. Dette skyldes at din telefon nu synkronisere med din Outlook kalender. Billede 05 Alle aftaler synkroniseres, også private (Disse oplyses som mødeaktivitet til omstillingen). så kontakt IT-Helpdesk på Helpdesk@norddjurs.dk. Retur til oversigt: 5 /11
INSTRUKTION 2.. fortsat Udover at få Outlook til at synkronisere aftaler, så kan du også oprette aftaler gennem Trio Present. Dette gøres ved at klikke på Ny under Mine fraværsbeskeder. Billede 06 Dette åbner en ny side, hvor du kan vælge de ønskede indstillinger for den nye begivenhed. Vigtigst er selvfølgelig årsag, telefonhåndtering samt start -og sluttid. Fakta boksen på siden beskriver meget godt de forskellige indstillinger, så den er værd at læse. Når du har fået angivet det ønskede, så tryk på Gem. Du har nu oprettet en ny begivenhed. Billede 07 så kontakt IT-Helpdesk på Helpdesk@norddjurs.dk. Retur til oversigt: 6 /11
INSTRUKTION 2.. fortsat Som en sidste ting skal lige nævnes nogle ekstra muligheder: Hvis du går ind under Voice mail (og Indstillinger ) kan du bestemme om Trio Present skal oplæse en standard besked om din status, eller om den skal afspille dit personlige svar. For standard svar, vælg Oplys henvisningsbeskeden først For personligt svar, vælg Direkte til Voicemail boksen Billede 08 For at indtale et personlig svar skal du ringe til: 1713 (Dette er samme sted du kan aflytte voicemails). Når opkaldet er gået igennem tryk på 2-1 - 1 og indtal den ønskede besked. så kontakt IT-Helpdesk på Helpdesk@norddjurs.dk. Retur til oversigt: 7 /11