Office/Outlook. Vejledning. Book et mødelokale og bestil frokost, kaffe mv. IT-AFDELINGEN

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "Office/Outlook. Vejledning. Book et mødelokale og bestil frokost, kaffe mv. IT-AFDELINGEN"

Lasse Andresen
10 år siden
Visninger:

1 Af: Anders C. H. Pedersen Revideret: 1. juni 2015 IT-AFDELINGEN Vejledning Office/Outlook Book et mødelokale og bestil frokost, kaffe mv. Norddjurs Kommune. Torvet Grenå Tlf.:

Velkommen til Norddjurs vejledninger. Forløbet I denne vejledning gennemgår vi, hvordan du kan booke et mødelokale og bestille frokost, kaffe mv. til mødet.

2 Velkommen til Norddjurs vejledninger. Forløbet I denne vejledning gennemgår vi, hvordan du kan booke et mødelokale og bestille frokost, kaffe mv. til mødet. Vejledningen består af 5 uafhængige instruktioner. Bemærk! Booking af mødelokaler og bestilling af forplejning foregår via din Norddjurs Outlook kalender. # 1 Book et mødelokale # 4 Aflysning af møde # 2 Bestil forplejning # 5 At booke for en anden # 3 Forplejning til eget/andet kontor Spørgsmål 2 /15

til mødet. Vejledningen består af 5 uafhængige instruktioner. Bemærk!

3 # 1 Book et mødelokale Fra din Norddjurs Outlook kalender kan du se, om dit mødelokale er ledigt ved at åbne mødelokalets kalender. Vælg Kalender. Billede 01 Spørgsmål 3 /15

INSTRUKTION 1 Vælg Åben kalender og derefter Fra adressekartoteket. Billede 01 02 Her skal du skrive ordet mødelokale i søgefeltet.

4 INSTRUKTION 1 Vælg Åben kalender og derefter Fra adressekartoteket. Billede Her skal du skrive ordet mødelokale i søgefeltet. En liste over mødelokaler dukker op og du kan nu markere det mødelokale hvis kalender du ønsker at se. Klik på Kalender og derefter på OK. Billede 03 Spørgsmål 4 /15

En liste over mødelokaler dukker op og du kan nu markere det mødelokale

Billede 04 Indtast Starttidspunkt og Sluttidspunkt (dato og klokkeslet) samt Emne for mødet. Herefter klikker du på Ressourcer.

5 INSTRUKTION 1 Du kan nu vælge mellem forskellige kalendervisninger, alt efter om du ønsker at se en enkelt dag ad gangen eller f.eks. en månedsvisning som her. Når du har set, at dit mødelokale er ledigt på det ønskede tidspunkt klikker du på Nyt møde. Billede 04 Indtast Starttidspunkt og Sluttidspunkt (dato og klokkeslet) samt Emne for mødet. Herefter klikker du på Ressourcer. Billede 05 NB: Emnet vil blive vist på infoskærme og mødet vil kunne åbnes af kolleger, ligesom din egen kalender kan åbnes, så vær påpasselig med, hvad du skriver i din mødeindkaldelse. Spørgsmål 5 /15

6 INSTRUKTION 1 Du skal nu vælge et lokale til mødet. Marker det lokale du ønsker og klik på Vælg. Billede 06 NB: Hvis det ønskede lokale i mellemtiden er blevet optaget i det angivne tidsrum, vises det ikke på listen. Du vil se, at dit mødelokale nu står i Til -feltet. Klik på Til for at invitere gæster til mødet. Billede 07 Spørgsmål 6 /15

Billede 06 NB: Hvis det ønskede lokale i mellemtiden er blevet optaget i det angivne

7 INSTRUKTION 1 Brug feltet Søg til at finde den person du vil invitere og marker personen på listen af medarbejdere. Klik på Nødvændig, Valgfri eller Ressource for din gæst og tilføj herefter evt. flere gæster. Når du er klar klikker du på OK. Du vil senere kunne tilføje eller slette gæster. Billede 08 Medmindre du vil bestille forplejning (kaffe, frugt, mad osv.) til dit møde, er du nu færdig med at booke lokale og kan sende din invitation. Klik på Send. Billede 09 Tjek eventuelt om alt er som det skal være ved at åbne mødet i din kalender. Tjek eventuelt også mødelokalets egen kalender for at se, om dit møde er gået igennem her også. NB: Vil du senere redigere i mødet, skal du finde det i din kalender, åbne det og så kan du redigere i det. Spørgsmål 7 /15

Billede 08 Medmindre du vil bestille forplejning (kaffe, frugt, mad osv.) til dit møde, er du nu færdig med at booke lokale og kan sende din invitation. Klik på Send.

8 # 2 Bestil Forplejning Bemærk! Forplejning skal bestilles senest kl (i Glesborg kl ) dagen før dit møde. Hvis du ikke nåede det inden fristen skal du kontakte den relevante kantine. Når du vil bestille forplejning til dit møde, skal du først åbne dit møde. Klik på Kalender og dobbeltklik på dit møde. Billede 10 Spørgsmål 8 /15

Hvis du ikke nåede det inden fristen skal du kontakte den relevante kantine.

9 INSTRUKTION 2 Klik på Services. Billede 11 Der åbner sig et lille vindue. Se først om antallet af deltagere er korrekt i feltet Deltagere. Du kan her bestille flere eller færre portioner end antallet af deltagere i din mødeinvitation. Klik herefter på Ny bestilling. Billede 12 Spørgsmål 9 /15

Du kan her bestille flere eller færre portioner end antallet af deltagere

10 INSTRUKTION 2 Vælg dine varer. Angiv leveringstidspunkt Leveres kl. og eventuelt afrydningstidspunkt Afryddes kl.. Herefter klikker du på OK. Billede 13 Hvis du vil give en besked til kantinen, trykker du på Besked og skriver dit ønske i skrivefeltet Besked. Herefter klikker du på Ok. Billede 14 Bemærk! Når du bestiller frokost skal du i Besked skrive antallet af spisende, der ikke er med i frokostordningen. Spørgsmål 10 /15

Billede 13 Hvis du vil give en besked til kantinen, trykker du på Besked og skriver dit ønske i

11 INSTRUKTION 2 Du kan godt bestille flere varer leveret til det samme tidspunkt på én gang, men hvis det f.eks. er et længere møde og du vil bestille forplejning til forskellige tidspunkter i løbet af mødet skal du oprette en Ny Bestilling (Billede 12) for hvert leveringstidspunkt. Her er der f.eks. lavet 2 bestillinger til samme møde. Klokken 10 leveres frugt, kaffe/the og vand og klokken leveres frokost. Billede 15 Når du er færdig med at bestille lukker du bestillingsvinduet ned på krydset i højre hjørne. Du kan redigere din bestilling senere, hvis det bliver nødvendigt. Til sidst sender du din bestilling ved at klikke på Send Billede 16 Du har nu booket lokale og forplejning. Spørgsmål 11 /15

Her er der f.eks. lavet 2 bestillinger til samme møde. Klokken 10 leveres frugt, kaffe/the og vand og klokken 12.00 leveres frokost.

12 # 3 Forplejning til eget/andet kontor Der er mange kontorer, der ikke kan bookes, f.eks. dit eget. Du kan dog stadig bestille forplejning til et møde på dit eget eller et andet kontor. Du går ind og laver et nyt møde som i Instruktion 1. Som Ressource (Billede 5) vælger du Eget kontor Grenaa (eller Allingåbro/Glesborg) og laver derefter en forplejningsbestilling til mødet som i Instruktion 2. Husk i bestillingen at give besked om, hvilket kontor forplejningen skal afleveres til. Ofte skal du selv afhente din forplejning i kantinen. Der leveres ikke til alle kontorer. Billede 17 Spørgsmål 12 /15

Som Ressource (Billede 5) vælger du Eget kontor Grenaa (eller Allingåbro/Glesborg) og laver derefter en forplejningsbestilling til mødet som i

13 # 4 Aflysning af møde Hvis du vil aflyse dit møde og din forplejningsbestilling, skal du finde dit møde i din kalender. Klik på Kalender og dobbeltklik på dit møde. Billede 18 Spørgsmål 13 /15

14 INSTRUKTION 4 Klik på Annulller møde. Dit møde er nu aflyst og din bestilling af forplejning slettes. Billede 19 Sletter du en forplejningsbestilling meget tæt på mødets starttidspunkt, advisér da venligst kantinen. Spørgsmål 14 /15

15 # 5 At booke for en anden Hvis du skal booke for en kollega, men ikke selv skal med til mødet, skal du have adgang som stedfortræder til din kollegas kalender. Se hvordan du bliver stedfortræder i en kollegas kalender i vejledning Opsætning af stedfrotræder i Outlook. Den finder du her: Spørgsmål 15 /15

Se hvordan du bliver stedfortræder i en kollegas kalender i vejledning Opsætning af stedfrotræder i

Relaterede dokumenter

Vejledning til booking af mødelokaler og bestilling af mødeforplejning

Vejledning til booking af mødelokaler og bestilling af mødeforplejning Booking af mødelokaler og bestilling af forplejning foregår via Outlook Kalender. Der flere måder at gøre det på, men her følger en